phần iv chương trình bảng tính

PHẦN

IV
CHƯƠNG

TRÌNH

BẢNG

TÍNH
(16 tiết)
BÀI

1

:

LÀM

QUEN

VỚI

EXCEL
Microsoft Excel là một chương
trình

bảng tính cho phép bạn tổ chức, định
dạng v
à

tính

toán

dữ

liệu

số.

Excel

hiển

thị

dữ

liệu

theo

dạng

thức

hàng
-và-cột,
với đường đứt quãng ngăn giữa các

hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toán
hay giấy đồ thị. Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với
kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác
mà

việc

tổ

chức

dữ

liệu

dưới

dạng

thức

như

bảng

có

th ể

có

ích.

Giáo

viên
thường ghi

thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường
cất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel.
Bài

học này giúp bạn làm

quen với

Excel

thông qua một

số thao tác cơ
bản như khởi

động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng.
Nội dung bài học bao gồm:
o

Khởi động Excel
o

Thám hiểm cửa sổ Excel
o

Giới thiệu về sổ tính và trang tính
o

Mở một hoặc nhiều sổ tính
o

Tạo sổ tính mới
o

Lưu sổ tính v
à

thoát

khỏi

Excel
Kết thúc b
ài

học

này

học

viên có thể:

o

Nắm được
các

khái

niệm

cơ

bản

về

Excel:

Cửa

sổ

làm

việc,

sổ

tính

và

trang tính.
o

Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng.
130
1.1

KHỞI

ĐỘNG

CHƯƠNG

TRÌNH

EXCEL
Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Từ nút
Start
của Windows
Nhấp chuột vào nút
Start
, chọn
Programs
, chọn
Microsoft

Office
, chọn
Microsoft

Office

Excel

2003
.
Cách

2:

Sử

dụng

biểu

tượng

lối

tắt

Excel

trên

màn

hình

nền

của
Windows.
Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối

tắt

Microsoft

Office

Excel

2003
trên
màn hình nền.
Sau khi khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây:
131
1.2

THÁM

HIỂM

CỬA

SỔ

EXCEL
Giao diện của chương
trình

bảng

tính

Excel

có

các

thành

phần

chính

như
minh họa dưới
đây:
Thanh công th
ức
Thanh thực đơn
Các thẻ trang tính
Thanh công cụ
Thanh tiêu đề
VÙNG

TRANG

TÍNH
Thanh trạng thái
Thanh cuộn ngang/ dọc
Giải

thích

các

thành

phần

trong

cửa

sổ

Excel:
 Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang
được mở.
 Thanh công cụ: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng
tính thông qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này.
 Thanh

công

thức:

Hiển

thị

địa

chỉ

ô

dữ

liệu,

nội

dung

ô

dữ

liệu,

cho
phép nhập và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ô hiện
tại.

 Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất.
 Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính.
 Thanh

trạng

thái:

Hiển

thị

thông

tin

về

bảng

tính,

về

trạng

thái

soạn
thảo, kết quả cộng đơn giản…

132
 Thẻ

trang

tính:

Cho

bạn

biết

đang l
àm

việc

với

trang

tính

nào

và

cho
phép bạn di chuyển giữa các trang tính.

1.3

KHÁI

NIỆM

VỀ

SỔ

TÍNH

VÀ

TRANG

TÍNH
Sau

khi

khởi

động

chương

trình

Excel,

chúng

ta

có

một

sổ

tính
(
workbook
).

Trong

sổ

tính

có

nhiều

trang

tính

(
worksheet
).

Một

sổ

tính

có
thể chứa tối đa 255 trang tính.
Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C Z,
AA , AB, AC…và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536.
Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel:
Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặt
tên là
Sheet1
,
Sheet2
,
Sheet3
, sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và
chúng được đặt tên tăng dần là sheet4, sheet5,…
Hình minh họa các trang tính
Sheet1,

Sheet2,

Sheet3

133

Ô

–

Cell
Ô của trang tính l
à

giao

của

một

cột

và

một

hàng.

Ô

trên

trang

tính

có

địa
chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái t
ên

cột

đứng

trước

và

số

thứ

tự

hàng
đứng sau. Ví dụ địa chỉ ô đầu tiên là

A1
và địa chỉ của ô cuối cùng trên bảng
tính là
IV65536
.

Địa chỉ ô A1
1.4

MỞ

MỘT

HOẶC

NHIỀU

SỔ

TÍNH

Mở

một

sổ

tính
1)

Nhấp chuột vào biểu tượng

Open
hoặc mở thực

File

, chọn lệnh
Open
.
Hộp thoại Open xuất hiện.
2)

Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thông qua ô
Look

in
.
3)

Chọn sổ tính cần mở rồi nhấp
Open
, hoặc:
Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở.

Mở

nhiều

sổ

tính

cùng

lúc
1)

Nhấp chuột vào biểu tượng

Open
hoặc mở thực

File
, chọn lệnh
Open
.
Hộp thoại Open xuất hiện.
2)

Chọn thư
m
ục chứa các sổ tính cần mở thông qua ô
Look

in
.
3)

Nhấp chuột v
ào

sổ

tính

đầu

tiên,

ấn

và

giữ

phím

Ctrl
.
4)

Nhấp chuột v
ào

các

sổ

tính

cần

mở.
5)

Nhấp nút

Open
.
Chú

ý:
Để mở

nhiều bảng tính li
ên

tiếp

nhau,

thay

vì

ấn

phím

Ctrl

sau
khi

chọn

bảng

tính

đầu

ti
ên,

bạn

ấ
n,

giữ

phím

Shift

rồi

nhấp

chuột

v
ào

bảng
tính cuối cùng trong dãy các bảng tính cần mở rồi nhấp nút

Open
.
134
1.5

TẠO

SỔ

TÍNH

MỚI

Tạo

sổ

tính

mới

theo

mẫu

khuôn

mặc

định
Bạn nhấp chuột vào biểu tượng

New
trên thanh công cụ chuẩn hoặc
nhấn tổ hợp phím
Ctrl

+

N
.

Tạo

sổ

tính

mới

theo

khuôn

mẫu

lựa

chọn

Khuôn

mẫu

sổ

tính:

Thông

thường,

khi

làm

việc

với

các

sổ

tính,

bạn
muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi
khi

tạo một

sổ tính mới, bạn có thể vẽ lại

từ đầu hoặc sử dụng từ

một

khuôn
mẫu sổ tính đã có sẵn.

Các khuôn mẫu sổ tính được lưu với phần mở rộng là
.xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới, một bản sao của bảng gốc
được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên. Để tạo
khuôn mẫu sổ tính, trước
tiên

bạn

cần

tạo

mới

một

sổ

tính

chứa

tất

cả

các

thành
phần định dạng, sau đó lưu
lại

dưới

dạng

tệp

tin

.xlt
.
Bạn

thực

hiện

các

bước

sau

để

mở

một
số tính mới theo khuôn mẫu sẵn có:
1) Mở thực đơn
File,
chọn lệnh
New
.
Ô

New

Templates

xuất

hiện

bên

phía
phải cửa sổ Excel.

2) Trong phần Templates,

chọn

On

my
computer
.
Hộp thoại Templates xuất hiện.
135
3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút
OK
.
1.6

LƯU

SỔ

TÍNH

VÀ

THOÁT

KHỎI

EXCEL


Lưu

sổ

tính
Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính:
1)

Nhấp chuột vào biểu tượng

Save
trên thanh công cụ chuẩn hoặc
ấn tổ hợp phím
Ctrl

+

S.
Hộp thoại
Save

as
xuất hiện.
2)

Nhấp vào ô

Save

in

để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính

(mặc định là thư
mục My Document).
3)

Nhập tên sổ tính vào ô

File

name
.
4)

Nhấp nút
Save
hoặc ấn phím
Enter
để ghi sổ tính.
136

Đóng

sổ

tính
Để đóng sổ tính sau khi l
àm

việc,

bạn

mở

thực

đơn

File
, chọn lệnh
Close
hoặc ấn tổ hợp phím
Ctrl

+

W
.
Chú

ý:

Nếu

bạn

chưa

lưu

sổ

tính

và

chọn

chức

năng này,

chương trình
Excel sẽ hiển thị thông báo nhắc bạn lưu sổ tính.
oChọn

Yes
:

Sẽ

xuất

hiện

hộp

thoại

Save

as

để

bạn

đặt

tên

cho

sổ

tính
(hoặc tự động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽ
đóng sổ tính lại.
oChọn
No
: Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó
đóng sổ tính đang làm việc.
oChọn
Cancel
: Hủy bỏ hộp thoại n
ày,

tiếp

tục

quay

về

làm

việc

với

sổ

tính.
TỔNG

KẾT

B
ÀI
Trong bài học n
ày

bạn

đã

học

các

nội

dung:
o

Khởi động Excel
o

Thám hiểm cửa sổ Excel
o

Khái niệm về sổ tính và trang tính
o

Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có
o

Tạo sổ tính mới
o

Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel
CÂU

HỎI

VÀ

BÀI

TẬP
1.

Ô (cell) trong Excel là gì?
2.

Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhi
êu

trang

tính?
3.

Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu?
4.

Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì?
5.

Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và
đặt

tên

cho

các

sổ

tính
này là BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls. Đóng chương trình Excel.
137
BÀI

2:

LÀM

VIỆC

VỚI

Ô,

HÀNG,

CỘT,

TRANG

TÍNH
Khi

làm

việc với

Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng
ngày tháng) vào ô. Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu,
bạn

phải

tăng

độ

rộng/chiều

cao

ô.

Nếu

bạn

cần

tạo

một

bảng

biểu

mới,

bạn
thường thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thông
tin vào bảng hoặc xóa một dòng thôn

g tin không cần thiết. Như vậy, trong quá
trình làm việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính,
hàng, cột và ô. Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn có
thể tạo một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiệ n.
Nội dung bài học bao gồm:
o

Trang hiện h
ành

và

ô

hiện

hành
o

Các loại con trỏ
o

Nhập dữ liệu v
ào

ô
o

Các thao tác chọn
o

Thêm, xoá hàng, cột
o

Thay đổi kích thước hàng, cột
o

Chèn, xoá ô, hàng, cột
o

Giấu và bỏ giấu hàng cột
o

Cố định và bỏ cố định hàng/cột tiêu đề
o

Di chuyển giữa các trang tính
o

Thêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính
o

Tìm kiếm và thay thế
o

Sắp xếp dữ liệu
Kết thúc bài học này bạn có thể:
o

Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ô.
o

Nhập các loại dữ liệu vào ô
o

Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
o

Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí b
ạn

đề

ra.
138
2.1

Ô

HIỆN

H
ÀNH,

TRANG

HIỆN

HÀNH

Trang

hiện

hành
Trên sổ tính đang l
àm

việc,

tại

một

thời

điểm

bạn

chỉ

có

thể

thao

tác

với
các ô trên một trang tính, trang này được gọi là

trang hiện hành.
Sheet1 là trang tính hiện hành.
Để chuyển tới trang tính khác, bạn chỉ việc thực hiện một thao tác rất đơn
giản là nhấp chuột vào tên của trang tính đó.

Ô

hiện

hành
Trên trang hiện hành, tại một thời điểm bạn chỉ có thể làm việc với một ô,
ô đó được gọi là ô hiện hành .
Ô A1 là ô hiện hành.
2.2

CÁC

LOẠI

CON

TRỎ
Trên trang hiện hành bạn sẽ thấy các loại con trỏ sau:
 Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm
sẽ xuất hiện xung quanh ô hiện hành.
 Con trỏ soạn thảo:

Có hình dạng thanh đứng màu
đen,

nhấp

nhá
y, xác
định vị trí nhập dữ liệu cho ô.
139
 Con

trỏ

chuột:

thay

đổi

hình

dạng

tùy

thuộc

từng

vị

trí

của

nó

trên
bảng tính.
2.3

NHẬP

DỮ

LIỆU

VÀO

Ô

Các

phím

thường

dùng
-

Phím
Tab
: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột.
-

Phím

Enter
:

di

chuyển

con

trỏ

ô

xuống

dòng

dưới

và

kết

thúc

việc
nhập/sửa dữ liệu.
-

Các
phím

mũi

tên

←↑→↓
: di chuyển con trỏ ô sang trái, lên trên, sang
phải và xuống dưới một cột/hàng.
-

Ctrl

+

Home
: di chuyển con trỏ ô về ngay ô

A1
.

Nhập

dữ

liệu
- Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu.
- Nhập v
ào

d
ữ liệu từ bàn phím, s
ử

dụng

các

phím

Backspace
và
Delete
để xóa kí tự. Sử dụng phím
Home/End
để di chuyển nhanh đến h
àng

cần

nhập.
- Nhấn phím

ESC
nếu muốn kết

thúc nhập nhưng
không

lấy

dữ

liệu

đã
nhập. Nhấn
Enter
để đưa
dữ

liệu

vừa

nhập

cho

ô

và

kết

thúc

nh
ập.

Chỉnh

sửa

dữ

liệu
Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau:
-

Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu rồi ấn phím
F2
hoặc
Nhấp đúp chuột trái vào ô cần sửa.
-

Chỉnh sửa dữ liệu
-

Nhấn
Enter
để kết thúc chỉnh sửa .
Chú

ý:
Để xóa dữ liệu trong ô, bạn chọn ô cần

xóa dữ liệu rồi ấn phím
Delete
trên bàn phím.

Nhập

dữ

liệu

kiểu

số
Dữ

liệu

kiểu

số
được tạo bởi các kí tự chữ số:

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9
và một
số kí tự khác:
+

-

(

),

/

$

%
. E e. Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08
140
Nếu muốn nhập số

âm, bạn đánh dấu

"-"
trước số đó hoặc nhập số v
ào
giữa cặp ngoặc đơn

(

)
. Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu

"."
để
ngăn cách phần nguy
ên

với

phần

thập

phân.

Nhập

dữ

liệu

kiểu

ngày

tháng
Dữ

liệu

ngày

tháng

trong

Excel

được

xem

là

kiểu

số.

Kiểu

v iết

ngày
tháng được hệ điều hành quy định trong mục

Regional

Settings

trong cửa sổ
Control

Panel
.

Thông thường là

nhập

theo

khu

ôn

mẫu

dạng:

tháng

-

ngày

-
năm
.
Ví dụ:
Nếu

bạn

nhập

vào

ô

nội

dung

22-06-06

rồi

nhấp

Enter

thì

kết

quả

xuất
hiện trong ô là 22-06-06, đây không phải là trị kiểu số (do bạn gõ không đúng
kiểu viết ngày tháng).
Nếu

bạn

nhập

vào

ô

nội

dung

06-22-06

rồi

nhấp

Enter

thì

kết

quả

xuất
hiện trong ô là 6/22/06, đây là

giá trị

kiểu số (do bạn gõ đúng kiểu viết

ngày
tháng).
Excel

tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết

dữ liệu trong một

ô.
Nhưng

nếu

một

ô

đã

cố

định

độ

rộng

làm

cho

dữ

liệu

số

không

thể

hiển

thị
được hết thì bạn sẽ nhìn thấy dạng thông báo "#######".
Chú

ý:
o Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là
không

thay

đổi

khi

chúng

t
a thay
đổi lại khuôn dạng hiển thị dữ liệu tr
ên

màn

hình.
o Khi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được
căn

lề

phải

ô

dữ

liệu.

Nhập

dữ

liệu

kiểu

văn

bản
Dữ

liệu

kiểu

văn

bản
được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống.
Ví d ụ :
- 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A.
- 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách).
141
Khi số kí tự nhập v
ào

lớn

hơn

độ

rộng

của

của

ô

và

ô

bên

phải

còn

trống
thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự c
òn

lại

của

ô

đó

sang

bên

phải.
Khi số kí tự nhập vượt

quá độ d
ài

của

ô

và

ô

bên

phải

đã

có

dữ

liệu

thì
Excel che dấu các kí tự vượt quá ô. Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị
đã nhập của ô.
Để

nhập

dãy

số

theo

kiểu

văn

bản,

ví

dụ

nhập

vào

dãy

số

chứng

minh
nhân dân của một người, chúng ta nhập kí tự đầu

tiên là kí tự ép kiểu, gồm: kí
tự nháy đơn (

'
), kí tự nháy kép (
"

). Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa kí
tự ép kiểu.
2.4

CÁC

THAO

TÁC

CHỌN

Chọn

ô
o Chọn một ô:
Để chọn một ô, bạn nhấp chuột vào ô cần chọn hoặc di chuyển con trỏ ô
đến ô đó.
o Chọn vùng

ô liên tục hình chữ nhật
Bạn thực hiện theo các bước sau:
1)

Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái của vùng cần chọn.
2)

Ấn và giữ phím

Shift

rồi kích chuột vào ô dưới cùng bên phải.
3)

Nhả phím
Shift
để kết thúc việc chọn.
Chú

ý:
1)

Bạn

có

thể

nhanh

chóng

thay

đổi

vù

ng

chọn

bằng

cách

nhấp

chuột
thay đổi ô dưới
cùng

bên

phải

mà

bạn

không

cần

phải

làm

lại

từ

đầu.
2)

Nếu bạn quen d
ùng

chuột

bạn

thực

hiện

thao

tác

này

như

sau:

nhấp
chuột vào
ô

đầu

tiên

trong

vùng

cần

chọn,

giữ

phím

chuột

rồi

kéo

di

theo

đường
tréo của v
ùng

c

ần chọn, kết thúc bạn nhả phím chuột.
3)

Địa chỉ của v
ùng

chọn

sẽ

được

hiển

thị

theo

khu
ôn dạng:

Địa

chỉ

ô
đầu:Địa

chỉ

ô

cuối
. Ví dụ vùng ô ở hình dưới đây là:

B1:D4
.
142
Chọn v
ùng

ô

theo

hình

chữ

nhật.
o Chọn v
ùng

ô

rời

rạc
Bạn thực hiện theo các bước sau:
1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật.

2) Ấn và giữ phím
Ctrl
trong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo.
3) Nhả phím
Ctrl
khi kết thúc.
Chọn vùng ô rời rạc.

Chọn

cột
o Chọn một cột: bạn nhấp chuột vào tên của cột cần chọn trên đường viền
ngang.
o Chọn dãy cột liên tục :
1) Nhấp vào tên cột đầu tiên trong dãy cột cần chọn.
2) Ấn và giữ phím
Shift
rồi nhấp vào tên cột cuối cùng của dãy.
3) Thả phím
Shift
khi kết thúc.
oChọn d
ãy

cột

rời

rạc
1) Chọn cột hoặc d

ãy

cột

liền

nhau.
2) Ấn và gi
ữ

phím

Ctrl
trong khi bạn nhấp chọn cột hoặc d
ãy

cột

tiếp

theo.
3) Thả phím
Ctrl
khi kết thúc.
143
Dãy cột chọn rời rạc A, C:D, F.

Chọn

h

àng
o Chọn một h
àng:
Nhấp chuột v
ào

số

thứ

tự

dòng

có

trên

đường

viền

dọc.
o Chọn d
ãy

dòng

liền

kề

nhau
1) Nhấp chuột v
ào

số

thứ

tự

dòng

đầu

tiên

(trên

cùng

hoặc

d
ưới c
ùng

của
dãy) trên đường viền dọc.

2) Giữ và ấn phím

Shift
và nhấp vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy.
3) Thả phím
Shift
khi kết thúc.
o Chọn dãy hàng rời rạc
1) Chọn một hàng hoặc dãy hàng liên tục.
2) Ấn và giữ phím
Ctrl
trong khi nhấp chọn hàng hoặc dãy hàng tiế p theo.
3) Kết thúc thả phím
Ctrl
.
Chọn dãy hàng rời rạc 2,4:6, 9.

Chọn

toàn

bộ

bảng

tính
Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:
144
o Nhấp chuột v
ào

nút

giao

nhau

của

đường

viền

ngang

và

đường

viền

dọc.
o Bấm tổ hợp phím
Ctrl

+

A
.
2.5

THÊM,

XÓA

Ô,

HÀNG,

CỘT

Thêm

hàng
Bạn thực hiện các bước
sau

để

thêm

hàng:
1)

Chọn số hàng bạn cần thêm.
2)

Mở thực đơn
Insert,
chọn

Rows
(hoặc nhấp chuột phải vào các hàng
bạn vừa chọn rồi chọn lệnh
Insert
từ hộp lệnh thả xuống).

Xóa

hàng
Bạn thực hiện các bước
sau

để

xóa

hàn
g:
1) Chọn các h
àng

cần

xóa.
2) Mở

thực

đơn

Edit,

chọn

Delete

(hoặc

nhấp

chuột

phải

v
ào

các

hàng
bạn vừa chọn rồi chọn lệnh
Delete
từ hộp lệnh thả xuống).

Thêm

cột
Bạn thực hiện các bước sau để thêm cột:
1) Chọn số cột bạn cần thêm.

2) Mở thực đơn

Insert,
chọn
Columns
(hoặc nhấp chuột phải vào các cột
bạn vừa chọn rồi chọn lệnh
Insert
từ hộp lệnh thả xuống).
145

Xóa

cột
Bạn thực hiện các bước sau để xóa cột:
1) Chọn các cột cần xóa.
2) Mở thực đơn
Edit
, chọn

Delete
(hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn
vừa chọn rồi chọn lệnh
Delete
từ hộp lệnh thả xuống).

Thêm

ô/vùng

ô
Bạn thực hiện các bước sau để thêm ô hoặc một vùng ô:
1) Chọn ô hoặc vùng ô cần thêm.
2) Mở thực đơn

Insert
và chọn

Cells
(hoặc nhấp chuột phải v
ào

ô

hoặc
vùng ô vừa chọn v
à

chọn

lệnh

Insert
trong hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Insert xuất hiện.
3) Chọn mục ph
ù

hợp

rồi

nhấp

OK.
Giải thích các mục trong hộp thoại
Insert
:
o
Shift

cells

right
: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí
chèn sang bên phải.
o
Shift

cells

down
: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô nằm

dưới vị
trí chèn xuống dưới.
o
Entire

row

: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới.
o
Entire

column
: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải.
146

Xóa

ô/vùng

ô
Bạn thực hiện các bước
sau

để

xóa

ô

hoặc

một

vùng

ô:
1) Chọn ô hoặc v

ùng

ô
cần xóa.
2) Mở thực đơn

Insert
và chọn
Delete
(hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc
vùng ô vừa chọn và chọn lệnh
Delete
trong hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Delete xuất hiện.
3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp
OK
.
Giải thích các mục trong hộp thoại
Delete
:
o
Shift

cells

left
: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô bên phải vị trí xóa sang
bên trái.
o
Shift

cells

up
:

Xóa

ô

hoặc

vùng

ô

và

đẩy

các

ô

nằm

dưới

vị

trí

xóa
lên trên.
o
Entire

row
: Xóa cả d
òng

và

đẩy

các

dòng

từ

vị

trí

xóa

lên

trên.

o
Entire

column
: Xóa cả cột và
đẩy

các

cột

từ
vị trí xóa sang trái.
2.6

THAY

ĐỔI

KÍCH

THƯỚC

HÀNG/

CỘT
Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải. Chiều cao hàng
được đặc trưng bởi mép trên và mép dưới.
Cạnh phải cột B
Mép dưới dòng 6

1)
Co

giãn

kích

thước

cột
Bạn thực hiện các bước
sau

để

có

giãn

kích

thước

cột:
147
1. Di chuyển con trỏ v
ào

cạnh

phải

tiêu

đề

cột

sao

cho

con

trỏ

chuột
biến th
ành

mũi

tên

hai

chiều.
2. Nhấn v
à

giữ

phím

chuột

rồi

kéo

di

sang

phải

hoặc

trái

để

tăng

hoặc
giảm kích thước của cột.
2)
Tăng

hoặc

giảm

độ

rộng

nhiều

cột

cùng

lúc
1. Chọn dãy các cột cần phải co,

giãn kích thước.
2. Di

con

trỏ

chuột

vào

cạnh

phải

của

một

cột

trong vùng

chọn

sao
cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều.
3. Nhấn và di chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng các
cột.
3)
Đặt

độ

rộng

bằng

nhau

cho

nhiều

cột
Bạn làm theo các bư

ớc sau để đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột:
1. Chọn các cột cần đặt độ rộng bằng nhau.
2. Mở thực đơn
Format
, chọn
Column
, chọn
Width
Hộp thoại Column Width xuất hiện.
3. Nhập kích thước
cột

vào

ô

Column

width
và nhấp
OK
để kết thúc.

Thay

đổi

chiều

cao

h
àng
Bạn thực hiện các bước
sau

để

thay

đổi

chiều

cao

một

hàng/nhiều

hàng
1. Chọn h
àng

hoặc

các

hàng

muốn

thay

đổi.
2. Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới
của

một

hàng.
3. Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới

để thay đổi chiều
cao hàng.

Đặt

chiều

cao

bằng

nhau

cho

nhiều

hàng
Bạn làm theo các bước sau để đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng:
1. Chọn các hàng cần đặt chiều cao bằng nhau.
2. Mở thực đơn
Format
, chọn
Row
, chọn
Height
Hộp thoại Row Height xuất hiện.
148
3. Nhập chiều cao cho hàng trong ô

Row

height
, nhấp
OK
để kết thúc.
2.7

GIẤU

VÀ

BỎ

GIẤU

HÀNG/

CỘT

Giấu

hàng
1. Chọn hàng (hoặc dãy hàng) cần giấu.
2. Mở thực đơn

Format,
chọn

Row
rồi chọn

Hide
(hoặc nhấp chuột
phải vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh

Hide
từ hộp lệnh thả
xuống).

Hiện

hàng

bị

giấu
1. Chọn vùng các hàng

trong đó có chứa các hàng bị ẩn (ở ví dụ trên
bạn phải chọn khoảng hàng từ 1:5 vì các hàng 2:4 đã bị ẩn).
2. Mở thực đơn

Format,
chọn

Row
rồi chọn
Unhide
(hoặc nhấp phải
chuột v
ào

vùng

hàng

vừa

chọn

rồi

chọn

lệnh

Unhide
từ hộp lệnh
thả xuống).
149

Giấu

cột
1. Chọn cột (hoặc dãy cột) cần giấu.
2. Mở

thực

đơn

Format
,

chọn

Column

rồi

chọn

Hide

(hoặc

nhấp
phải chuột v
ào

vùng

cột

vừa

chọn

rồi

chọn

lệnh

Hide
từ hộp lệnh
thả xuống).

Hiện

cột

bị

giấu
1. Chọn vùng các cột trong đó chứa cột (dãy cột) bị giấu.
2. Mở thực đơn
Format
, chọn

Column
rồi chọn
Unhide

(hoặc nhấp
phải chuột v
ào

vùng

cột

vừa

chọn,

chọn

lệnh

Unhide
từ hộp lệnh
thả xuống).

150
2.8

CỐ

ĐỊNH

V
À

BỎ

CỐ

ĐỊNH

HÀNG/CỘT

TIÊU

ĐỀ

Cố

định

h
àng/cột

tiêu

đề
Khi nhập trang tính có nhiều cột, nhiều h
àng,

bạn

sẽ

có

nhu

cầu

cố

đị
nh
một số h
àng

và

cột

trên

trang

tính

trong

khi

các

hàng

và

cột

tiếp

theo

vẫn

được
cuộn.
Bạn thực hiện việc này như sau:
1) Nhấp chọn ô nằm sau các cột/hàng cần cố định.
2) Mở thực đơn
Window
, chọn
Freeze

panens

.

Hủy

bỏ

cố

định

hàng/cột

tiêu

đề
Mở thực đơn
Window
, chọn
Unfreeze

panens
.
2.9

CÁC

THAO

TÁC

ĐỐI

VỚI

TRANG

TÍNH

Di

chuyển

giữa

các

trang

tính
Một sổ tính có nhiều trang tính. Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấp
chuột

vào

tên

trang

tính

(hoặc

ấn

các

tổ

hợp

phím

Ctrl

+

PageUp/Ctrl

+
PageDown
).

Thêm

trang

tính
Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính đ
ược

đặt

tên
là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Để th
êm

trang

bảng

tính

bạn

thực

hiện

các

bước

sau:
1.

Nhấp chuột phải v
ào

tên

của

một

trang

tính

bất

kỳ

chọn

Insert
từ hộp
lệnh thả xuống.
Hộp thoại Insert xuất hiện.
151
2.

Chọn mẫu trang tính cần th
êm

mới

trong

thẻ

General
.
3.

Nhấp nút
OK
.

Xóa

trang

tính
1) Nhấp chọn trang tính cần xóa.
2) Mở thực đơn

Edit
, chọn

Delete

Sheet
(hoặc nhấp chuột phải vào tên
trang bảng tính cần xóa, chọn
Delete
).
Chú

ý:
khi thực hiện thao tác này bạn sẽ không thể khôi phục lại được dữ

liệu trong trang tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý.

Nhân

bản

trang

tính
Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này là
rất quan trọng khi bạn làm việc trên các sổ tính có

cấu trúc tương tự nhau, ví
dụ: bảng lương, bảng bán háng hóa,… Bạn thực hiện chức năng này như sau:
1) Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao.
2) Mở thực đơn

Edit
, chọn
Move

or

Copy
(hoặc nhấp phải chuột v
ào

tên
trang tính cần tạo bản sao, chọn
Move

or

Copy
từ hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Move or Copy xuất hiện.
152
3) Trong hộp

To

book
: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang
bảng tính vừa chọn.
4) Trong mục
Before

sheet
: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ
được đặt trước trang bảng tính nào).
5) Nhấp

vào

ô

Creat

a

copy

để

tạo

bản

sao

(nếu không chọn

mục

này,
Excel sẽ thực hiện chức năng di chuyển trang tính).
6) Nhấp nút
OK
.

Đổi

tên

trang

tính
1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên.
2) Nhập vào tên mới.
3) Ấn

Enter
từ bàn phím hoặc nhấp chuột ra vùng trang tính .
2.10

TÌM

KIẾM

VÀ

THAY

THẾ

Tìm

kiếm

dữ

liệu
1) Mở thực đơn

Edit
, chọn

Find
(hoặc ấn tổ hợp phím

Ctrl

+

F
từ b
àn
phím)
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.
153
2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm trong ô
Find

what
.
3) Nhấp nút
Find

Next
để tìm kiếm.
4) Nếu

tìm

thấy dữ

liệu,

con

trỏ

ô

sẽ

tự

động

chuyển

về

ô

có

chứa

dữ
liệu đó.
5) Nếu chọn
Find

all
, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính
và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới
hộp thoại.
6) Nhấp nút
Close

để kết thúc tìm kiếm.

Thay

thế

dữ

liệu
1) Mở thực đơn
Edit
, chọn
Replace
(hoặc ấn tổ hợp phím
Ctrl

+

H
).
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.
2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm để thay thế trong ô

Find

what
.
3) Nhập dữ liệu thay thế trong ô
Replace

with
.
4) Nhấp nút
Find

next
để tìm kiếm.
5) Nhấp
Replace
để thay thế lần lượt.
6) Nếu chọn
Find

all
, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính
và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu t
ìm

được

trong

ô

bên

dưới
hộp thoại.
154
7) Nếu

chọn

Replace

all
,

Excel

sẽ

tự

động

thay

thế

tất

cả

dữ

liệu

t
ìm

được bằng dữ liệu có trong ô
Replace

with
.
8) Nhấp nút
Close
để kết thúc.
2.11

SẮP

XẾP

DỮ

LIỆU
Khái

niệm

vùng

dữ

liệu:

Là

vùng

địa

chỉ

có

ít

nhất

hai

hàng,

trong

đó
hàng đầu chứa tiêu đề của vùng dữ liệu, hàng tiếp theo chứa nội dung của vùng
dữ liệu gọi là bản ghi (
Record
). Các vùng dữ liệu được cách nhau bởi một cột
trống và một hàng trống.
Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện như sau:
1) Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp.
2) Mở thực đơn
Data
, chọn
Sort
.

Hộp thoại Sort xuất hiện.
3) Nếu

chọn

Header

row
,

Excel

sẽ

tự

động

chọn

to
àn

bộ

vùng

dữ

liệu

cần sắp xếp và không chọn phần tiêu đề vùng dữ liệu.
4) Nếu chọn
No

header

row
, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu
cần sắp xếp và bao gồm cả phần tiêu đề của vùng dữ liệu.
5) Trong ô
Sort

by
, nhấp chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp chính.
155
6) Trong các ô
Then

by
, chọn cột tham gia làm
điều

kiện

sắp

xếp

tiếp

theo.
7) Nếu chọn
Ascending
, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần.
8) Nếu chọn
Descending
, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần.
9) Kết thúc nhấp
OK
.
TỔNG

KẾT

BÀI
Trong bài học này bạn đã học các nội dung:
oTrang hiện hành và ô hiện hành
oCác loại con trỏ
oNhập dữ liệu vào ô
oCác thao tác chọn
oThêm, xoá hàng, cột
oThay đổi kích thước hàng, cột
oChèn, xoá ô, hàng, cột
oGiấu và bỏ giấu hàng cột
oCố định v
à

bỏ

cố

định

hàng,

c
ột
oDi chuyển giữa các trang tính
oThêm, xoá, nhân bản, đổi t
ên

trang

tính
oTìm kiếm v
à

thay

thế
oSắp xếp dữ liệu
CÂU

HỎI

VÀ

BÀI

TẬP

1.

Hình dáng con trỏ ô, con trỏ nhập như thế nào?
2.

Tại một thời điểm bạn có thể nhập dữ liệu vào mấy ô?
3.

Trình bày hai cách nhập số âm.
4.

Trình bày cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel.
5.

Trình bày cách sắp xếp dữ liệu trong Excel.
6.

Trình bày cách thêm 5 hàng.
7.

Mở Excel và tạo một bảng có nội dung như dưới đây:
156
Lưu

ý:
Bạn có thể không cần tạo đường viền (do nội dung này chưa học).
8.

Dùng chức

năng tìm

kiếm

và

thay thế

để

thay thế

“Điểm

toán”

bằng
“Điểm lý”.
9.

Sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột “Điểm Trung bình”.
10. Lưu trang tính trong tệp tin:
Bai2.xls
.
157
BÀI

3:

ĐỊNH

DẠNG

TRANG

TÍNH
Trong bài này, bạn sẽ học cách định dạng văn bản, định dạng số và định
dạng ngày tháng. Bạn cũng sẽ học cách thêm các đường viền quanh các ô được
chọn và học cách kết hợp nhiều ô thành một ô đơn nhất.
Bài học bao gồm các nội dung sau:
o Định dạng số
o Định dạng ngày tháng
o Định dạng văn bản
o Căn lề
o Tạo đường viền
o Hợp nhất ô
Kết thúc bài học bạn có thể:
oĐịnh dạng các dữ liệu trong trang tính và trình bày trang tính đẹp mắt.
158
3.1

ĐỊNH

DẠNG

SỐ
Bạn thực hiện các bước
sau

để

định

dạng

dữ

liệu

số:
1) Chọn ô dữ liệu muốn định dạng.
2) Nhấp thực đơn
Format
, chọn
Cells
.
Hộp thoại Format cells xuất hiện.
3) Chọn thẻ
Number
.
4) Chọn mục
Number
trong nhóm định dạng
Category
.
5) Trong

ô

Decimal

places
:

nhập

vào

số

chữ

số

được

hiển

thị

sau

dấu
thập phân.
6) Nếu nhấp chọn vào

Use

1000

sperator
(
,
), Excel sẽ sử dụng dấu phẩy
(
,
)

để

ngăn

cách

nhóm

hàng nghìn

(3

chữ

số)

của

số

có

nhiều

chữ

số.

Ví

dụ:
1,000,000.
7) Nhấp nút
OK
Chú

ý:
Dù bạn đã định dạng như ở trên nhưng giá trị nhập trong ô không
hề thay đổi.
3.2

ĐỊNH

DẠNG

NGÀY

THÁNG
Bạn thực hiện các bước sau để định dạng ngày tháng:
159
1) Chọn các ô cần định dạng.
2) Nhấp thực đơn

Format
, chọn
Cells
.
Hộp thoại Format cell xuất hiện.
3) Chọn mục
Date
trong nhóm định dạng
Category
.
4) Nhấp

mục

Locale

(location)

để

chọn

định

dạng

ngày

cho

từng

khu
vực.
5) Trong ô
Type
chọn kiểu định dạng ngày tháng cần sử dụng.
6) Nhấp nút
OK
.
Chú

ý:

Để

định

dạng

ngày

tháng

theo

ý

bạn,

trong

nhóm

định

dạng
Category

chọn

Custom
,

nhập chuỗi

kí

tự

dd/mm/yyyy

(kiểu định dạng ngày
tháng của Việt Nam) vào ô
Type
, nhấp nút
OK
.
3.3

ĐỊNH

DẠNG

VĂN

BẢN

TRONG

Ô
Bạn thực hiện các bước sau để định dạng văn bản trong ô:
1) Chọn các ô cần định dạng.
2) Nhấp thực đơn
Format
, chọn
Cells
.
Hộp thoại Format cell xuất hiện.
3) Chọn thẻ
Font
.
160