CHƯƠNG 5: KIỂM SỐT CHU
TRÌNH BÁN HÀNG
GV: Trần Phan Khánh Trang – Bộ mơn Kiểm tốn – Đại học Kinh Tế Huế 2018
MỤC ĐÍCH
• Nắm đặc điểm, quy trình bán hàng – thu tiền
• Nhận diện rủi ro và các đưa ra các thủ tục kiểm soát phù hợp
ĐẶC ĐIỂM VÀ MỤC TIÊU
Nhận
đơn
đặt
hàng
Lập
lệnh
bán
hàng
Thu
tiền
Theo
dõi nợ
phải
thu
Xét
duyệt
bán
chịu
Lập
hoá
đơn
Gởi
hàng
Bán hàng
ĐẶC ĐIỂM
Chấp nhận
bán hàng
Giao hàng
Nợ phải thu
Xoá sổ nợ
phải thu
Thu tiền
MỤC TIÊU
• Mục tiêu
• Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: hoạt động bán hàng giúp
đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng
trưởng
• Báo cáo tài chính đáng tin cậy: các khoản mục trên BCTC liên quan
đến chu trình bán hàng như: khoản phải thu, doanh thu, hàng tồn
kho được ghi nhận đúng đắn
• Tuân thủ pháp luật quy định: tuân thủ quy đinh của nhà nước và đơn
vị như ký kết hợp đồng, quản lý hoá đơn, xét duyệt, phịng chống
cháy nổ, chất phóng xạ….
SAI PHẠM VÀ
THỦ TỤC KIỂM SỐT VỤ THỂ
• Sai phạm
• Thủ tục kiểm sốt cụ thể
• Xử lý đơn đặt hàng
• KS q trình tiếp nhận đơn hàng
và xét duyệt bán chịu
• Đơn hàng khơng được phê duyệt
• Đồng ý bán hàng nhưng khơng có khả
năng cung ứng
• Thơng tin trên hợp đồng sai: số lượng,
chủng loại, nhầm lẫn đơn hàng…
• Xét duyệt bán chịu
• Khách hàng khơng đủ tiêu chuẩn bán
chịu, dễ mất hàng, khơng thu được
tiền
• Cấp q nhiều hạn mức tín dụng gây
rủi ro tín dụng quá mức
• Xác minh người mua hàng
• Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng
của khách hàng vói bảng giá chính
thức của đơn vị
• Xác nhận khả năng cung ứng
• Lập lệnh bán hàng
• Xét duyệt bán chịu
SAI PHẠM VÀ
THỦ TỤC KIỂM SỐT VỤ THỂ
• Sai phạm
• Thủ tục kiểm sốt cụ thể
• Giao hàng
• KS q trình giao hàng và lập hố đơn
• Giao hàng khi chưa được xét duyệt
• Giao hàng khơng đúng chủng loại, số
lượng, khơng đúng khách hàng
• Hàng bị thất thốt khơng rõ người chịu
trách nhiệm
• Phát sinh thêm chi phí trong q trình giao
hàng
• Lập hố đơn
• Bán hàng khơng lập hố đơn
• Lập hố đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế
của KH
• Khơng bán hàng nhưng vẫn lập hố đơn
• Nv BP giao hàng kiểm tra Lệnh bán hàng đã được xét
duyệt chưa.
• Sau đó lập chứng từ gởi hàng
• Căn cứ chứng từ gởi hàng, khi nhận được hàng từ kho,
bộ phận giao hàng đối chiếu số lượng và chất lượng
thực tế.. Với chứng từ gởi hàng và lệnh bán hàng đã
được duyệt
• Thủ kho giao khơng đủ: BP giao hàng lập Phiếu đề
nghị mua hàng (3liên): Nv bán hàng báo cho khách
hàng, BP mua hàng đẻ mua thêm, liên cịn lại lưu
chung với lệnh bán hàng
• Thủ kho giao đủ: BP giao hàng sẽ lập chứng từ vận
chuyển (3liên): gởi kèm hàng hoá, Bp lập hoá đơn,
lưu với lệnh bán hàng
• Hằng ngày bộ phận giao hàng tổng hợp hàng đã gởi
đi có đối chiếu với chứng từ vận chuyển, lưu trữ bản
chính và gởi bản sao cho bộ phận lập hoá đơn
SAI PHẠM VÀ
THỦ TỤC KIỂM SỐT VỤ THỂ
• Sai phạm
• Thủ tục kiểm sốt cụ thể
• Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải
thu khách hàng
• KS việc thu tiền và nợ phải thu khách
hàng
• Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh
tốn
• Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu
khách hàng
• Khuyến khích thanh tốn qua ngân hàng,
thẻ tín dụng
• Có biên nhận hố đơn
• Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hố đơn
• Sử dụng máy tính tiền tự động
• Quản lý nợ kém, dẫn đến nợ xấu
• Đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số
tiền mà thủ quỹ ghi chép, trên máy tính
tiền hàng ngày
• Khoản tiền thanh tốn bị chiếm đoạt
• Xố sổ nợ phải thu mà khơng được xét duyệt
• Nợ phải thu bị thất thốt do khơng được
theo dõi chặt chẽ
• Tách biệt chức năng thu nhận tiền tại
thời điểm bán hàng và thu hoạch tiền
trên sổ cái
• Định kỳ kiểm kê kho
SAI PHẠM VÀ
THỦ TỤC KIỂM SỐT VỤ THỂ
• Sai phạm
• Ghi chép doanh thu và theo dõi
nợ phải thu khách hàng
• Khơng lập dự phịng hoặc trích lập
khơng đúng
• Khơng đánh giá lại nợ phải thu có
gốc ngoại tệ cuối kỳ
• Khơng khai báo về các khoản nợ
phải thu bị thế chấp
• Thủ tục kiểm sốt cụ thể
CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG
• 1. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng:
• BP Bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lệnh bán hàng
• BP xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả trường hợp bán chịu theo đúng chính
sách của đơn vị., bán hàng trả chậm có sự phê chuẩn của cấp cao hơn
• BP giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hoá trước khi giao hoặc gởi cho khách hàng
• BP lập hố đơn: lập hố đơn bán hàng
• BP kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã được duyệt
• BP theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích
tuổ nợ và đề xuất xố nợ khó địi
• Kế tốn nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền
CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG
• 2. Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
• KS chung
• Kiểm sốt đối tượng sử dụng:
• Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm
phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn cơng việc của mình
• Đối tượng bên ngồi: thiết lập mật khẩu đê bên ngồi khơng thể truy cập trái
phép vào hệ thống
• KS dữ liệu
• Nhập liệu càng sớm càng tốt
• Sao lưu dữ liệu để đề phịng bất trắc
CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG
• Kiểm sốt ứng dụng
• KS dữ liệu
• KS tính hợp lệ, hợp pháp cảu chứng từ
• Ks sự phê duyệt trên chứng từ
• KS q trình nhập liệu
• Để đảm bảo các vùng dữ liệu đều có thơng tin đầy đủ
• Để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông
tin cần thiết của nhà cung cấp
CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG
• Kiểm sốt ứng dụng
• KS chứng từ sổ sách kế tốn
• Đánh số thứ tự trước khi sử dụng cho tất cả chứng từ (DDH, PNK)
• Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết
• PNK được lập trên cơ sở đặt hàng, hoá đơn mua hàng, biên bản nhận hàng
• Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả
• Uỷ quyền và xét duyệt
• Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cần được người
có thẩm quyền ký duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà
cung câos, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản cảu đơn vị như tiền, hàng hố. Nhà
quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dưới xét duyệt những vẫn đề này thơng qua việc xây
dựng và ban hành các chính sách.
CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG
• 3. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
GIAN LẬN & THỦ TỤC KIỂM SỐT
• Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng (bán giá thấp, cho hưởng chiết
khấu khơng đúng, bán cho KH khơng có khả năng thanh tốn).
• Biển thủ tiền bán hàng thu được
• Chiếm đoạt tiền KH trả do mua hàng trả chậm
- Thủ thuật gối đầu
- Thủ thuật tạo cân bằng giả
- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả Thư nhắc nợ
- Thủ thuật xố sổ nợ phải thu khơng đúng
BÀI TẬP
• Bài tập 3,5 trong chương 3 trang 142,143
• Bài tập 6 trong chương 5 trang 220