INTERNAL CONTROL
PAYROLL SYSTEM
1. Hiring
personnel
3.
Recording
time
2. Payroll
Master files
4.
Terminatin
g Personnel
5.
Calculating
Payroll
6. Payment
&
Recordings
RISK
Risk
• Lập hồ sơ thanh tốn lương giả để chiếm dụng
tiền
• u cầu thanh tốn nhiều hơn so với giừo cơng
làm
• Thay đổi mức chi trả chưa được phép
• Tính tốn sai thuế và các khoản khấu trừ
• Chi trả nhầm người
• Ghi nhận sai chi phí lương và các khoản phải
CONTROL OBJECTIVE
1. Toàn bộ nhân viên mới hoặc
nhân viên nghỉ việc đều được
phản ánh vào hồ sơ tiền lương
2. Toàn bộ những thay đổi được
cập nhật vào hệ thống là
chính xác và có thực
3. Giới hạn việc truy cập đến dữ
lieu ngăn ngừa gian lận, sai
sót.
CONTROL OBJECTIVE
4. Đảm bảo thời gian làm việc được ghi
nhận chính xác
5. Đảm bảo thời gian làm thêm có thực mới
được thanh toán.
6. Chỉ trả lương cho những nhân viên thực
sự tồn tại
CONTROL OBJECTIVE
7. Đảm bảo tiền lương và các khoản giảm
trừ được tính tốn chính xác đầy đủ
8. Các khoản thanh toán cho nhân viên
được thanh toán đúng giá trị
9. Khoản thanh tốn đến nhân viên là có
thực (tiền mặt và ckhoan)
10. Chi phí lương và các khoản phải trả
nhân viên phải ghi nhận đầy đủ, chính xác
CONTROL ACTIVITES
1. Authorization – Phê duyệt
2. Segregation of duties – Phân chia trách
nhiệm
3. Information processing – Xử lý thông
tin
4. Peformmance review – Soát xét
5. Physical control – Kiểm soát vật chất
•
Cập nhật hồ sơ tiền lương
•
Theo dõi thời gian làm việc chấm cơng
•
Tính lương và các khoản giảm trừ
•
Thanh tốn lương, nộp thuế và ghi
CONTROL ACTIVITES
1.
-Tách biệt trách nhiệm của BP Nhân sự
(Nhân viên xử lý cập nhật thơng tin) và
bp tính lương (chun nhập thông tin vào
hệ thống)
- Sử dung mẫu thông báo thay đổi nhân
sự để ghi lại thông tin về sụ thay đổi.
CONTROL ACTIVITES
2. Báo cáo phản ánh sự thay đổi đã được
nhập vào hệ thống phải được soát xét
bởi ng giám sát
3. Hệ thống tiền lương bảo vệ mật khẩu,
quản lý bộ phận tiền lương thay đổi mật
khẩu hàng tháng, sử dung hệ thống tạo
mật khẩu tự đồng – (KSVC)
CONTROL ACTIVITES
4. Tất cả các nhân viên phải quẹt thẻ khi
đến và đi, thẻ quẹt có tất cả thơng tin,
Việc giám sát quẹt thẻ được thực hiện
bởi ng giám sát hoặc camera (I)
5. Phê duyệt cho những nhân viên làm
thêm
CONTROL ACTIVITES
6. –Phịng nhân sự xử lý thơng tin về ng
mới, người rời, sd mẫu phiếu thông báo ,
thông báo cho bp tiền lương
- Sau khi cập nhật bang phiếu thơng
báo thì hệ thống tạo ra sự thay đổi,
tạo ra báo cáo thay đổi
- Báo cáo cần được phê duyệt
CONTROL ACTIVITES
7 – Chuyển dữ liệu chấm công tự động từ
hệ thống chấm công sang hệ thống tiền
lương
- Hệ thống tiền lương sẽ tự động tính
tốn các khoản khấu trừ và tiền lương
thực nhận
- Nhân viên BP tiền lương chọn mẫu tính
tốn lại kết quả tính lương
- Giám sát sẽ sốt xét lại việc tính tốn
CONTROL ACTIVITES
8. - Phân tách trách nhiệm giữa BP tính
lương và trả lương
- Phê duyệt lệnh chuyển tiền bởi trưởng
bộ phận tài chính kế tốn
9 – Đối với tiền mặt, yêu cầu cung cấp
giấy tờ tuỳ than khi nhận tiền
CONTROL ACTIVITES
10. – Hằng tháng trưởng bộ phận đối
chiếu tk ks khoản mục tiền lương, tìm
hiểu nuyên nhân chênh lệch
- Sổ cái Tk chi phí lương và dự tốn cp
lương
- Đối chiếu sao kê ngân hàng & sổ nhân
viên
BÀI TẬP
1,2,3/253
2/141