Bài giảng kiểm soát nội bộ ksnb chap 4 internal control for sales

Internal control for
Sales system
Trần Phan Khánh Trang

2023



Order
placed

Sales
system

• order form

Despatch of
goods

• Goods
despatch
note (GDN)

Goods
invoiced
and
recorded

Invoice

Payment

received

• Remittance
advice


Control
Objectives

 1. Đảm bảo các hh, dv chỉ được cung cấp cho các KH có xếp
hạn tín dụng tốt
 2. Các đơn hàng đều phải được xử lý
 3. Toàn bộ các hàng đã giao phải được xuất hoá đơn đầy đủ
chính xác
 4. Các hố đơn phải được ghi nhận đầy đủ
 5. Các hoá đơn phải ghi nhận đúng kỳ
 6. Hoá đơn xuất ra phải cho các hàng hoá thực tế cty đã
cung cấp cho khách hàng
 7. Đảm bảo thu được hết tiền hàng cho các hoá đơn đã xuất


Order
placed

• Credit assessment
• Order omission
• Wrong order
information

Despatch of

goods

Risk

• wrong customer
or destination
• despatch wrong
order

Goods
invoiced
and
recorded

•Not correctly or
fully invoiced
•Not correctly or
fully recorded
•Recorded in
wrong period
•Sale recorded is
not valid
•Wrong account

Payment
received

• Uncollected
invoice
• Payments

received are
misappropriated
• Record to wrong
customer account


Risk

1.Cty chấp nhận thanh toán sau đối với kh bị xếp hạn tín dụng
thấp
2.Nhân viên bán hàng bỏ sót đơn hàng, ko xử lý
3.Ghi nhận sai thông tin khách hàng hoặc mã, số lượng
4.Giao nhầm đơn hàng, sai khách, sai mã hàng
5.Đơn hàng đã giao nhưng chưa xuất hoá đơn hoặc xuất hoá đơn
sai
6.Đã xuất hoá đơn nhưng chưa ghi nhận sổ sách kế toán hoặc ghi
nhận sai
7.Đã ghi nhận hoá đơn nhưng sai kỳ
8.Dthu ghi nhận vào sổ sách nhưng ko phát sinh- ghi khống
9.Ghi nhầm tài khoản - ghi từ kh A sang kh B
10.
Không thu được tiền
11.
Đã thu tiền nhưng bị chếm dụng
12.
Thanh toán nhầm khách hàng
 


Control

Activites

 Authorization – Phê duyệt
 Segregation of duties – Phân chia trách nhiệm
 Information processing – Xử lý thông tin
 Peformmance review – Soát xét
 Physical control – Kiểm soát vật chất

 


1. Phê duyệt hạn mức tín dụng, phân chia trách nhiệm: bp bán hàng với bp khác (A&S)
2. Các đơn hàng phải đánh số liên tục trước khi dùng, cty kiểm sốt theo thứ tứ các

Control
Activites

đơn hàng để tránh sót, phiếu giao hàng tạo theo dãy số liên tục theo với thông tin trên
đơn hàng, kho giao hàng phải gởi file đính kèm cho bp bán hàng để dễ theo dõi các
đơn hàng chưa giao và đã giao. (I)
3. Bp kho sau khi giao hàng sẽ gởi bản sao phiếu giao hàng cho kế toán để lập hoá đơn,
HD được được đánh số thứ tự trước khi sd và tạo tự động dựa trên thơng tin trên
phiếu giao hàng, tồn bộ hoá đơn phải được phê duyệt trước khi gởi cho khách hàng,
Ng phụ trách đối chiếu Báo cáo doanh thu và báo cáo giao hàng của phòng kho để đảm
bảo tồn bộ hàng vận chuyển đã được xuất hố đơn và hoá đơn đã được ghi nhận sổ
kế toán. (I & A)

 

4. Các Hoá đơn phải được đánh số thứ tự liên tục, kế toán ktra số thứ tự để tránh sót
chưa được ghi nhận, ng phụ trách đối chiếu báo cáo doanh thu hang ngày với các hoá
đơn chi tiêt trong ngày để đảm bảo các HD đã được ghi sổ kế toán, định kỳ quản lý soát
xét Doanh thu và DT kế hoạch để tìm thấy bất thường nếu có. (I&P)

Control
Activites

5. Chứng từ giao hàng sẽ phải được gởi đến bP xuất hoá đơn hằng ngày, ng phụ trách đối
chiếu với báo cáo doanh thu và báo cáo giao hàng của phịng kho để đảm bảo tồn bộ
hàng vận chuyển đã được xuất hoá đơn và hoá đơn đã được ghi nhận sổ kế toán đúng
kỳ. Tập trung các phiếu giao hàng vào sát cuối kỳ kế toán, định kỳ soát xét soát xét dt và
dt kế hoạch đêr tìm tháy bất thường nếu có. (I & P)
6. Phân chia trách nhiệm: cty sắp xếp xử lý đơn hàng, xử lý giao hàng và ghi nhận doanh
thu giao cho 3 nhận viên khác nhau – tránh chiếm đoạt, Doanh thu sẽ chỉ ghi nhận khi
hoá đơn, đơn hàng,chứng từ giao hàng, Định kỳ đói chiếu cơng nợ với khách hàng, xửl ý
chệch lệch kịp thời. Hoá đơn phát hành phải được phê duyệt bởi ng có thẩm quyền. (S,I
&A)
7. Nhân viên chuyên phụ trách quản lý tính dụng bằng cách lập bẳng phân tích tuổi nợ
đối với các khoản phải thu và thực hiện phân tích định kỳ các khoản phải thu này để có
hành động kịp thời đối với các khoản nợ. (I)


 2/219

Bài tập

 6/220
 5/143