Khóa Luận Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng (9,1 điểm)

Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1
2
3
4
5
6
7

KSNB
DN
BCTC
KTVNB
GTGT
CP
TSCĐ

SVTH: Đinh Thị Huyền

Kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp
Báo cáo tài chính
Kiểm tốn viên nội bộ
Giá trị gia tăng
Cổ phần
Tài sản cố định


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
PHẦN 1..................................................................................................................... 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN..........1
I. Khái quát chung về KSNB trong DN....................................................................1
1. Khái niệm KSNB...................................................................................................1
2. Sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB.................................................................1
3. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KSNB.......................................................1
4. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB của DN.............................................2
4.1 Mơi trường kiểm sốt...........................................................................................2
4.1.1 Đặc thù về quản lý.............................................................................................2
4.1.2 Cơ cấu tổ chức...................................................................................................2
4.1.3 Chính sách nhân sự..........................................................................................3
4.1.4 Công tác kế hoạch.............................................................................................3
4.1.5 Uỷ ban kiểm sốt...............................................................................................3
4.1.6 Các nhân tố bên ngồi.......................................................................................3
4.2 Hệ thống kế tốn..................................................................................................3
4.2.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống kế toán..............................................................3
4.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kế toán hữu hiệu..............................................4
4.3 Thủ tục kiểm soát.................................................................................................4
4.3.1 Các nguyên tắc cơ bản xây dựng thủ tục kiểm soát...........................................4
4.3.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu...........................................................................5
4.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ....................................................................................6
5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB....................................................6
II. KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong DN................................................6
1. Những vấn đề chung về chu trình bán hàng và thu tiền.....................................6
1.1 Bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền.......................................................6
1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền........................................7
1.3 Các phương thức tiêu thụ và thanh toán..............................................................9

1.3.1 Phương thức tiêu thụ.........................................................................................9
1.3.2 Phương thức thanh toán...................................................................................10
1.4 Tổ chức hệ thống kế tốn liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền............10
1.4.1 Tổ chức hệ thống chứng từ..............................................................................10
1.4.2 Tổ chức sổ sách và tài khoản kế tốn có liên quan..........................................11
1.4.3 Tổ chức báo cáo kế tốn..................................................................................12
1.5 Những sai sót và gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền....12
1.6 Những rủi ro chủ yếu xảy ra trong quá trình bán hàng và thu tiền...................12

SVTH: Đinh Thị Huyền


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
2. Quy trình kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền..........................................13
2.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua......................................................13
2.2 Xét duyệt bán chịu.............................................................................................13
2.3 Chuyển giao hàng hóa.......................................................................................14
2.4 Lập hóa đơn và kiểm tra hóa đơn......................................................................14
2.5 Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán............................................................14
2.6 Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá.........................................................15
2.7 Lập dự phòng nợ phải thu khó địi.....................................................................15
2.8 Xóa sổ các khoản phải thu khơng thu hồi được................................................15
3. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền.................................................15
3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng...............................................................................15
3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền..................................................................................16
4. Thủ tục KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền.........................................16
4.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng...............................................................................16
4.1.1 Kiểm soát tổ chức............................................................................................16
4.1.2 Kiểm soát vật chất...........................................................................................16
4.1.3 Kiểm soát kế toán............................................................................................16

4.2 Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền..............................................................................17
4.2.1 Kiểm soát tổ chức............................................................................................17
4.2.2 Kiểm soát vật chất...........................................................................................17
4.2.3 Kiểm sốt kế tốn............................................................................................17
PHẦN 2: KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP
NHỰA ĐÀ NẴNG..................................................................................................19
A/ Giới thiệu về công ty CP Nhựa Đà Nẵng..........................................................19
I. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty CP Nhựa Đà Nẵng.....................19
1. Quá trình hình thành............................................................................................19
2. Quá trình phát triển.............................................................................................19
II. Chức năng và nhiệm vụ của công ty CP Nhựa Đà Nẵng.................................20
1. Chức năng............................................................................................................20
2. Nhiệm vụ..............................................................................................................20
III. Đặc điểm, tổ chức sản xuất của công ty CP Nhựa Đà Nẵng...........................21
1. Đặc điểm sản xuất của công ty.............................................................................21
2. Tổ chức sản xuất tại công ty.................................................................................21
IV. Tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng......................22
1. Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý..........................................................................22
2. Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban.........................................................23
V. Tổ chức bộ máy kế tốn tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng....................................25
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán...............................................................................25
2. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán các bộ phận....................................................25
SVTH: Đinh Thị Huyền


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
VI. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty CP Nhựa Đà Nẵng.............................26
1. Hình thức kế tốn tại cơng ty...............................................................................26
2. Chế độ kế tốn của cơng ty..................................................................................27
3. Một số chính sách kế tốn áp dụng......................................................................27

VII. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP Nhựa Đà Nẵng giai đoạn từ
năm 2008 đến năm 2010........................................................................................28
B/ KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng.............29
I. Khái quát chung về hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty........................29
1. Mặt hàng kinh doanh của công ty........................................................................29
2. Môi trường kinh doanh sản phẩm nhựa của Công ty...........................................30
3. Khách hàng chủ yếu của công ty.........................................................................30
4. Phương thức bán hàng của công ty.....................................................................30
5. Phương thức thu tiền của cơng ty........................................................................30
II. Mục tiêu kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà
Nẵng........................................................................................................................ 31
III. Thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP
Nhựa Đà Nẵng........................................................................................................31
1. Thực trạng mơi trường kiểm sốt tại cơng ty.......................................................31
1.1 Đặc thù về quản lý..............................................................................................32
1.2 Cơ cấu tổ chức...................................................................................................32
1.3 Chính sách nhân sự............................................................................................33
1.4 Cơng tác kế hoạch.............................................................................................33
1.5 Các nhân tố bên ngồi........................................................................................33
2. Tổ chức hệ thống kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty
................................................................................................................................. 33
2.1 Tổ chức chứng từ ban đầu..................................................................................33
2.2 Tổ chức sổ sách và tài khoản kế toán.................................................................34
2.3 Tổ chức báo cáo kế tốn.....................................................................................34
3. Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty CP Nhựa Đà Nẵng.....35
3.1 Kiểm sốt chu trình bán hàng.............................................................................36
3.1.1 Kiểm sốt tổ chức............................................................................................36
3.1.2 Kiểm sốt vật chất...........................................................................................36
3.1.2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng trực tiếp...........................................................36
3.1.2.2 Trường hợp công ty bán hàng thông qua các cửa hàng:..........................39

3.1.3 Kiểm sốt kế tốn............................................................................................40
3.1.3.1 Lập Hóa đơn GTGT.....................................................................................40
3.1.3.2 Chuyển giao hàng cho khách hàng...............................................................42
3.1.3.3 Đối với các khoản giảm trừ doanh thu.........................................................43
3.1.3.4 Đối với khoản phải thu................................................................................44
SVTH: Đinh Thị Huyền


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
3.2 Kiểm sốt chu trình thu tiền...............................................................................46
3.2.1 Kiểm sốt tổ chức............................................................................................46
3.2.2 Kiểm soát vật chất...........................................................................................46
3.2.2.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt.....................................................................46
3.2.2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng....................................................48
3.2.3 Kiểm soát kế toán............................................................................................49
3.2.3.1 Trường hợp thu trực tiếp bằng tiền mặt........................................................49
3.2.3.2 Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng......................................51
3.2.3.3 Đối với các khoản phải thu quá hạn khó địi................................................52
PHẦN 3................................................................................................................... 54
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KSNB CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP NHỰA ĐÀ NẴNG..54
I. Nhận xét về hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
CP nhựa Đà Nẵng..................................................................................................54
1. Những ưu điểm...................................................................................................54
1.1 Mơi trường kiểm sốt.........................................................................................54
1.2 Hệ thống kế tốn...............................................................................................55
1.3 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty CP Nhựa Đà Nẵng...55
2. Những hạn chế cịn tồn tại trong KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại
công ty CP nhựa Đà Nẵng......................................................................................56
2.1 Môi trường kiểm sốt.........................................................................................56

2.2 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền....................................................57
II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện cơng tác KSNB trong chu trình bán
hàng và thu tiền tại cơng ty CP Nhựa Đà Nẵng....................................................57
1. Hồn thiện mơi trường kiểm sốt.......................................................................57
1.1 Cơ cấu tổ chức...................................................................................................57
1.2 Cơng tác kế hoạch..............................................................................................58
1.3 Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ ở cơng ty....................................................58
2. Hồn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền....................60
2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng..............................................................................60
2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền..................................................................................64
2.3 KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong mơi trường xử lý bằng máy tính....64
KẾT LUẬN
PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO

SVTH: Đinh Thị Huyền


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền

LỜI MỞ ĐẦU

N

gày nay, KSNB đang đóng một vai trị hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý
hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế con người, tài sản, vốn của công ty
mình. Góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh
doanh, đồng thời giúp DN xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ
cho quá trình mở rộng và phát triển của DN.

Trong đó, cơng tác KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có
ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của DN, tổ chức. Đặc biệt các DN sản xuất chu
trình bán hàng và thu tiền diễn ra khá thường xuyên và liên tục phản ánh hiệu quả
hoạt động của DN. Chính vì vậy mà chu trình này ẩn chứa khá nhiều rủi ro liên
quan đến hàng hoá, tiền bạc của DN. Việc quản lý tốt chu trình này sẽ đẩy mạnh
được hoạt động tiêu thụ, tăng lợi nhuận, giảm thiểu gian lận sai sót đồng thời cung
cấp thơng tin chính xác, kịp thời nhất cho nhà lãnh đạo.
Trong thời gian thực tập tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng, em đã nhận thấy
rằng nghiệp vụ bán hàng - thu tiền tại công ty diễn ra với mật độ khá lớn, do đó có
thể ẩn chứa nhiều sai phạm. Nhận thấy tầm quan trọng và tính thực tế của KSNB
nói chung và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng em đã đi sâu tìm hiểu,
nghiên cứu để thực hiện đề tài: “KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty
CP Nhựa Đà Nẵng”.
Bố cục của đề tài bao gồm ba phần:
Phần 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
Phần 2: KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP nhựa Đà Nẵng
Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện cơng tác KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại công ty CP nhựa Đà Nẵng
Mục tiêu đề tài
- Tìm hiểu, phân tích và đánh giá cơng tác KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền tại cơng ty CP nhựa Đà Nẵng
- Thơng qua kết quả tìm hiểu thực tế tại công ty đề ra các giải pháp nâng
cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB.
Do kiến thức có hạn nên khóa luận khơng tránh khỏi những thiếu sót nhất
định. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô để đề tài của em
được hoàn thiện hơn.

SVTH: Đinh Thị Huyền

Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng
dẫn- Ths. Nguyễn Thị Hoài Thương. Cảm ơn cô trong suốt thời gian thực tập đã
ln dõi theo và tận tình giúp đỡ em. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các anh/chị
trong phòng kế tốn Cơng ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng đã ln tạo điều kiện và giúp
đỡ em hồn thành khóa luận này!
Đà nẵng, ngày tháng năm 2011
Sinh viên thực hiện
Đinh Thị Huyền

SVTH: Đinh Thị Huyền


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
PHẦN 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
I. Khái quát chung về KSNB trong DN
1. Khái niệm KSNB
Theo Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (COSO) năm 1992 đã định
nghĩa: “KSNB là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân
viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu: BCTC đáng tin cậy; Các luật lệ và qui định được tuân
thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”.
Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính
sách và thủ tục nhằm thực hiện bốn mục tiêu sau :
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả hoạt động của đơn vị
Như vậy từ các khái niệm trên cho thấy hệ thống KSNB được thiết kế để

điều hành mọi loại hoạt động không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế tốn,
mà cịn phải kiểm sốt mọi chức năng khác về hành chính, quản lý sản xuất.
2. Sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB
- Giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại,
các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...)
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
- Bảo đảm tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ
chức cũng như các quy định của luật pháp.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được
mục tiêu đặt ra.
3. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KSNB
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và
giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải
quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận
của DN.
- Ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định
có liên quan.
SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 1


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
4. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB của DN

Hệ thống KSNB trong DN được cấu thành bởi 4 bộ phận chính như sau:
- Mơi trường kiểm sốt
- Hệ thống kế toán
- Thủ tục kiểm soát
- Bộ phận kiểm toán nội bộ
4.1 Mơi trường kiểm sốt
“Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị
có tính mơi trường tác động đến việc xây dựng, thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu
của các loại hình KSNB”.
4.1.1 Đặc thù về quản lý
* Thứ nhất: Các quan điểm và nhận thức khác nhau của các nhà quản lý
- Khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh: xem các nhà quản lý có
chấp nhận rủi ro trong kinh doanh sau khi đã nghiên cứu kỹ các phương án kinh
doanh không?
- Xem các nhà quản lý có tuân thủ các nguyên tắc đạo đức kinh doanh khơng?
- Có thận trọng trong việc trình bày BCTC hay khơng?
- Các quan điểm trên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định
của DN.
* Thứ hai: Cơ cấu quyền lực tại DN
- Quyền lực tập trung vào tay của một cá nhân: lúc này cần tập trung chú ý đến
phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó.
- Quyền lực được phân tán cho nhiều người: lúc này cần xem xét việc sử dụng
quyền lực của những người phân quyền để đề phịng trường hợp khơng sử dụng hết
quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này.
4.1.2 Cơ cấu tổ chức
Xây dựng cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa
các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện để đảm bảo các
thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Một cơ cấu tổ chức được xem là tốt khi đảm
bảo được các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động của đơn vị, khơng

bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có sự chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận.
- Thực hiện phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài
sản. Sự phân chia này nhằm đảm bảo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ
phận.
- Bảo đảm sự độc lập tương đối của các bộ phận: thể hiện qua việc người phụ trách
bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên.

SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 2


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
4.1.3 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ
của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ
luật đối với nhân viên trong đơn vị.
4.1.4 Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch hoạt động: sản xuất,
kinh doanh, kế hoạch tài chính,...Nếu cơng tác kế hoạch được tiến hành một cách
khoa học và nghiêm túc. Nó sẽ trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu, vì vậy trong
thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi
những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất
thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
4.1.5 Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của Hội Đồng Quản Trị nhưng không kiêm nhiệm các chức
vụ quản lí và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Nhiệm vụ và
quyền hạn của uỷ ban kiểm soát:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.

- Kiểm tra và giám sát công việc của KTVNB.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Dung hịa những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám Đốc đối với các KTV bên
ngoài.`
4.1.6 Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố này tuy nằm ngồi sự kiểm sốt của nhà quản lý nhưng cũng có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ cung cách của nhà quản lý cũng như việc thiết kế và
vận hành các quy chế, các thủ tục kiểm sốt cụ thể. Ví dụ như: Luật pháp, sự kiểm
soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ.
4.2 Hệ thống kế toán
Kế toán là một khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng
quan tâm. Chức năng của kế tốn là thơng tin và kiểm tra. Chính vì vậy mà hệ thống
kế tốn là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB.
Hệ thống kế tốn là tồn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ
thống có vai trị xác định, thu thập, phân tích, tính tốn, phân loại, tổng hợp toàn bộ
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.
4.2.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống kế toán
Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán.
* Chứng từ: Chứng từ kế toán yêu cầu cần phải lập đầy đủ, hợp lí, hợp lệ, đúng với
nội dung. Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ,

SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 3


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
thì bảo đảm cung cấp thơng tin kịp thời và chính xác, ngăn ngừa sai phạm, bảo vệ
hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả nguồn lực.

* Sổ sách kế toán: Số liệu từ các chứng từ được lập sẽ được lưu trữ trên các sổ sách
kế tốn thơng qua tiến trình xử lý số liệu kế tốn bằng việc ghi chép, phân loại, tính
tốn, tổng hợp. Để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo. Ngồi ra,
nó giúp tổng hợp, lưu trữ thơng tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trị
trung gian giữa chứng từ và BCTC, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ.
* BCTC: Báo cáo kế tốn là giai đoạn cuối cùng của q trình xử lý, nhằm tổng hợp
các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải
phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị
và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành.
4.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kế tốn hữu hiệu
- Tính có thật: cơ cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép những nghiệp vụ khơng
có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm
rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý.
- Sự đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tính chính xác: Bảo đảm khơng có sai phạm trong việc tính tốn các khoản giá và
phí.
- Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng sơ
đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ chi tiết, sổ
tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh
doanh của đơn vị.
4.3 Thủ tục kiểm soát
4.3.1 Các nguyên tắc cơ bản xây dựng thủ tục kiểm soát
Theo CMKT 400 “Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh
đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản
lý cụ thể”. Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo hệ thống kế tốn cung cấp thơng tin
chính xác và tin cậy. Nó được các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ
bản:

* Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ
phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nó là khơng để cho một
cá nhân hoặc bộ phận nào đó thực hiện mọi công việc của một nghiệp vụ. Việc phân
công, phân nhiệm càng rõ tạo ra sự chuyên môn hố và giúp cho việc kiểm tra lẫn
nhau trong cơng việc.
* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 4


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
Nguyên tắc này đòi hỏi khi sắp xếp, tổ chức, phân chia công việc tránh việc
cho một người nắm giữ nhiều chức vụ vì sẽ dẫn đến việc lạm dụng quyền hạn để có
hành vi gian lận nhằm trục lợi cho bản thân. Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt
trách nhiệm đối với một số công việc sau:
+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách: lý do của việc
không cho phép một người quản lý tài sản vừa là người hạch toán và theo dõi tài sản
vì nếu hai chức năng này do một người đảm nhiệm thì sẽ xảy ra rủi ro họ có thể bán
tài sản để thu lợi cho cá nhân rồi sau đó tiến hành hợp lý hố chứng từ, sổ sách để
che dấu, trốn tránh trách nhiệm.
+ Tách biệt chức năng thực hiện nghiệp vụ và chức năng ghi chép kế toán: phải tách
biệt hai chức năng này, bởi vì nếu người thực hiện nghiệp vụ đồng thời là người ghi
sổ thì gian lận về số liệu thực hiện nghiệp vụ rất dễ dàng, khơng có người kiểm sốt
tính đúng đắn của số liệu do người này ghi. Ví dụ nhân viên kế tốn khơng thể đồng
thời là nhân viên bán hàng vì họ có thể làm sai số liệu doanh thu.
+ Tách biệt chức năng ghi sổ kế toán và chức năng phê duyệt, kiểm soát: Nếu từng
bộ phận trong một tổ chức có trách nhiệm với quá trình soạn thảo sổ sách và báo
cáo của mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng các kết quả hoặc điều chỉnh số liệu để

đạt được mục đích của nhà quản lý.
+ Tách biệt chức năng phê duyệt, kiểm soát với chức năng bảo vệ tài sản liên quan
nếu có thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có quyền phê chuẩn các
nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm sốt tài sản liên quan.
+ Tách biệt hẳn chức năng phê duyệt kiểm soát với chức năng thực hiện nghiệp vụ:
nếu một người vừa có chức năng điều hành vừa đảm nhiệm chức năng thực hiện
nghiệp vụ thì nguy cơ gian lận là rất lớn, vì khơng ai kiểm tra tính trung thực của
cơng việc được thực hiện. Ví dụ trưởng phịng kinh doanh khơng thể là người đi
mua vật tư.
* Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn
Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết
định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Để tn thủ tốt
các q trình kiểm sốt, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự
phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: Phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
Sự phê chuẩn chung được thực hiện thơng qua việc xây dựng các chính sách
chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.Ví dụ xây
dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm, hạn mức tín dụng cho khách hàng.
Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.
4.3.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn.
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và mơi trường tin học
SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 5


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.

- Đối chiếu số liệu với nội bộ bên ngoài.
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán kế hoạch.
4.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ
- Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức trực thuộc một cấp quản lý cao
đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một
quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phịng kế tốn và
phịng kế tốn và các bộ phận hoạt động được kiểm tra.
- Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng
lực chun mơn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.
5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB của bất cứ một đơn vị nào cũng có những mặt hạn chế của nó. Hệ
thống KSNB khơng thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý do những hạn
chế tiềm tàng của hệ thống đó như:
- Yêu cầu thông thường và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hệ thống
KSNB khơng được vượt q những lợi ích mà hệ thống đó mang lại.
- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường
xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ khơng thường xun. Do đó các sai
phạm xảy ra trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Hạn chế xuất phát từ bản thân con người do sự vô ý, bất cẩn khi thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc.
- Khả năng hệ thống KSNB không phát hiện được sự thông đồng của thành viên
trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị.
- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng chức vụ.
- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu
hoặc bị vi phạm.
Đây chính là những hạn chế tiềm tàng khiến hệ thống KSNB chỉ có thể đảm
bảo tính hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình.
II. KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong DN

1. Những vấn đề chung về chu trình bán hàng và thu tiền
1.1 Bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến việc quản lý doanh thu, nợ phải thu
và tiền nhận được từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Một số khái niệm liên quan đến chu trình:
* Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích DN thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ
các hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN, góp phần làm tăng giá trị sản xuất.
SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 6


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh gồm: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ
doanh thu và doanh thu thuần.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ của DN
đã bán hay cung cấp trong kỳ. Đối với DN chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ, doanh thu này không bao gồm thuế.
- Doanh thu thuần là Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã khấu trừ các
khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại,
thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu tính trên doanh thu thực hiện trong kỳ
(nếu có). Đối với DN chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế GTGT đầu
ra được tính vào doanh thu bán hàng nhưng sau đó được đưa vào trong các khoản
được giảm trừ để loại khỏi doanh thu thuần.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là một khoản mục trọng yếu trên BCTC
vì đó là cơ sở để người sử dụng đánh giá về tình hình hoạt động và quy mơ kinh
doanh của DN. Do đó, chu trình bán hàng và thu tiền là đối tượng của nhiều sai
phạm dẫn đến BCTC bị sai lệch trọng yếu vì những lý do như sau:
+ Doanh thu có quan hệ mật thiết đối với kết quả lãi lỗ nên những sai lệch về doanh

thu thường dẫn đến lãi lỗ trình bày khơng trung thực và khơng hợp lý.
+ Tại nhiều đơn vị, doanh thu còn là cơ sở để đánh giá kết quả hoặc thành tích nên
chúng có khả năng bị thổi phồng cao hơn thực tế.
+ Doanh thu có mối quan hệ với thuế GTGT đầu ra nên cũng có khả năng bị khai
thấp hơn thực tế để trốn thuế hay tránh thuế.
* Nợ phải thu của khách hàng được trình bày tại phần A “Tài sản ngắn hạn”, gồm
khoản mục phải thu khách hàng, dự phòng phải thu khó địi được ghi số âm. Riêng
khoản phải thu khách hàng dài hạn được trình bày trong phần B “Tài sản dài hạn”.
- Nợ phải thu của khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận
như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô.
- Nợ phải thu của khách hàng là một khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả
kinh doanh, đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật để thổi phồng doanh thu và lợi
nhuận của đơn vị.
1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1 Lập lệnh bán hàng
Khi người mua có nhu cầu mua hàng thường gửi đơn đặt hàng đến người
bán. Thông qua đơn đặt hàng của người mua, các bộ phận có liên quan trong đơn vị
tiến hành xem xét lời đề nghị của người mua và cân đối với khả năng cung ứng
đúng hạn của DN để chấp nhận (phê duyệt) đối với đơn đặt hàng đó, cụ thể về
chủng loại, số lượng, chất lượng và lập lệnh bán (phiếu xuất kho).

SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 7


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
1.2.2 Xét duyệt bán chịu
Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ
trong và ngồi đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần

đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu nhằm đảm
bảo khả năng thu hồi nợ phải thu. Để hỗ trợ cho công việc này, DN nên thiết lập
chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và ln cập nhật thơng tin về tình hình
tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng.
1.2.3 Xuất kho hàng hóa
Việc chuyển giao hàng hoá thể hiện tài sản và quyền sở hữu tài sản của đơn vị
được chuyển giao cho khách hàng, là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của đơn
vị. Khi thực hiện giao hàng, đơn vị phải lập chứng từ vận chuyển. Chứng từ vận
chuyển là bằng chứng giao hàng cho người mua, đồng thời là cơ sở để lập hoá đơn
bán hàng.
1.2.4 Lập và kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phịng kế tốn và bộ phận bán
hàng. Hóa đơn thường được lập thành 3 liên: một liên gửi cho khách hàng, một liên
lưu tại cuốn và một liên dùng để ghi sổ kế tốn. Hóa đơn thể hiện các thông tin về
số tiền mà khách hàng phải trả, là căn cứ để ghi sổ nghiệp vụ bán hàng và theo dõi
khoản phải thu nên cần được lập một cách chính xác và đúng thời gian.
1.2.5 Theo dõi thanh toán
Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng và ghi nhận doanh thu, kế toán
tiến hành ghi sổ các khoản phải thu. Tiền mặt được ghi vào sổ nhật kí thu tiền, cịn
các khoản phải thu theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số
tiền đúng kỳ.
1.2.6 Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng
bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực
tiếp, thuế nhập khẩu. Theo quy định, khi xuất hàng trả lại cho bên bán:
- Đối với bên mua: phải lập hố đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng trả lại cho bên bán do
không đúng quy cách, chất lượng.
- Đối với các khoản chiết khấu thương mại thì sẽ được điều chỉnh trên hoá đơn bán
hàng kỳ tiếp theo.
-Trường hợp phát sinh khoản giảm giá hàng bán do hàng không đảm bảo về quy

cách, chất lượng bên bán và bên mua phải lập hoá đơn ghi rõ số lượng, quy cách, lí
do giảm, mức giảm theo hố đơn bán hàng nào.
- Đối với bên bán: phải lập hóa đơn chứng minh cho việc chứng minh giảm các
khoản phải thu. Sau đó gửi cho bên mua và làm căn cứ để ghi sổ kế tốn.
1.2.7 Lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi

SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 8


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khoá
sổ kế toán phục vụ công tác lập BCTC, đơn vị phải tiến hành đánh giá các khoản
thu khơng có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản thu này,
như vậy mới có thể đề phịng tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động
về kết quả kinh doanh của kỳ kế tốn. Thơng thường mức lập dự phịng vào thời
điểm cuối niên độ kế tốn thường phụ thuộc vào sự điều chỉnh chủ quan của ban
quản trị DN.
1.2.8 Xố sổ các khoản thu khơng có khả năng thu hồi
Khi khách hàng khơng chịu thanh tốn hoặc mất khả năng thanh tốn. Khi
khơng cịn hy vọng thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lí có trách
nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xố sổ
các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Việc
xoá sổ phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
1.3 Các phương thức tiêu thụ và thanh toán
1.3.1 Phương thức tiêu thụ
1.3.1.1 Phương thức bán buôn
* Bán buôn qua kho
- Phương thức tiêu thụ trực tiếp: DN thực hiện việc giao hàng cho khách hàng trực

tiếp tại kho hoặc tại các phân xưởng sản xuất và chuyển giao quyền sở hữu hàng
hóa cho người mua sau khi hai bên thỏa thuận xong hợp đồng.
- Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: DN tiến hành chuyển giao hàng hóa cho
người mua theo như các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng về thời gian, địa điểm
giao hàng. Hàng hóa chỉ được chuyển giao khi người mua chấp nhận thanh tốn một
phần hoặc tồn bộ giá trị hàng mua.
* Bán buôn vận chuyển thẳng
- Bán buôn vận chuyển thẳng: DN tiến hành mua hàng từ bên cung cấp và vận
chuyển giao thẳng cho người đại diện bên mua đến nhận hàng trực tiếp. Hàng được
xác định là tiêu thụ khi người mua đã nhận đủ hàng, cịn việc thanh tốn tiền hàng
thì dựa trên hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên.
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo phương thức chuyển hàng: DN tiến hành mua
hàng của bên cung cấp và chuyển thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải của
công ty hoặc thuê ngồi vận chuyển. Chi phí vận chuyển do DN tự chịu hoặc bên
mua chịu tùy thuộc vào hợp đồng giữa hai bên. Hàng gửi đi bán vẫn thuộc sở hữu
của đơn vị, quyền sở hữu chỉ được chuyển giao cho bên mua khi bên mua xác nhận
đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán cho DN lúc này hàng hóa được xác
nhận là đã tiêu thụ.
1.3.1.2 Phương thức bán lẻ
* Phương thức bán hàng qua đại lý: là hình thức bán hàng đại lý ký gửi, DN
chuyển hàng đến các đại lý tiêu thụ của mình. Các đại lý nhận hàng từ DN chuyển
SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 9


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
đến và bán hàng hộ cho DN. Và được hưởng hoa hồng do DN chi trả tính trên
doanh số bán của đại lý.
* Phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp: DN thông qua đội ngũ nhân viên bán

hàng của mình để tiêu thụ hàng hóa. Nhân viên bán hàng sẽ giao hàng cho người
mua và trực tiếp thu tiền hàng đã bán.
* Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp: Hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi
đã được giao cho người mua. Việc thanh toán sẽ được thực hiện theo thỏa thuận
giữa hai bên.
1.3.2 Phương thức thanh toán
* Mua hàng thanh toán ngay: đối với những khách hàng mới, khách hàng khơng
thường xun, hoặc khách hàng có lịch sử thanh tốn các khoản nợ khơng tốt thì
DN yêu cầu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng ngay sau
khi mua hàng.
* Phương thức ứng tiền trước khi mua hàng: do tình hình tài chính DN khơng được
tốt hoặc vì tính độc quyền của sản phẩm mà DN có thể yêu cầu người mua ứng
trước một phần hoặc toàn bộ số tiền mua hàng để phục vụ sản xuất hoặc để đề
phòng rủi ro. Người mua sẽ thanh tốn phần tiền hàng cịn thiếu khi đã nhận đầy đủ
số hàng mà hai bên đã thỏa thuận.
* Phương thức thanh toán bằng séc: hoá đơn phải ghi rõ số séc sau đó phải được
bảo lưu tại ngân hàng nơi DN mở tài khoản, kế toán cuối ngày phải lên bảng kê nộp
séc và đến nộp tại ngân hàng để chuyển tiền vào tài khoản của DN.
* Phương thức thanh toán trả chậm: Đây là phương thức thanh tốn giữa người bán
và người mua, trong đó người bán giao hàng cho người mua và sau một khoảng thời
gian sau đó người mua mới trả tiền cho người bán.
1.4 Tổ chức hệ thống kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền
1.4.1 Tổ chức hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải
lập chứng từ kế toán. Nội dung của các chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ
ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ
được lập chứng từ một lần duy nhất. Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những
người liên quan phê duyệt nhằm thể hiện được chứng từ được kiểm tra, kiểm soát
chặt chẽ.
Các chứng từ được sử dụng chủ yếu trong chu trình bán hàng và thu tiền như:

- Đơn đặt hàng của khách hàng: là yêu cầu của người mua về hàng hóa hay dịch vụ.
Khách hàng có thể đặt hàng bằng đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu
qua thư hoặc fax, điện thoại.
- Các hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa người mua với đơn vị
- Lệnh bán hàng được phê duyệt: là chứng từ dùng để ghi mẫu mã, số lượng và các
thông tin liên quan tới hàng hóa đặt mua. Lệnh bán hàng dùng để chứng minh sự
SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 10


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
chấp thuận về phương thức bán hàng, sự phê chuẩn về gửi hàng và là căn cứ để lập
phiếu xuất kho.
- Hóa đơn bán hàng (DN nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) hoặc hóa đơn GTGT
(Trường hợp DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ): là chứng từ do đơn vị lập để
chứng minh cho việc hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu cho người mua, căn
cứ để người mua trả tiền, và là căn cứ để ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu.
- Chứng từ vận chuyển: là căn cứ để lập hóa đơn bán hàng, được lập khi giao hàng.
- Phiếu xuất kho: dùng để theo dõi số lượng sản phẩm, hàng hóa xuất ra khỏi kho
của đơn vị.
- Phiếu thu: là chứng từ chứng minh người mua đã thanh toán cho đơn vị.
- Các chứng từ thanh tốn (séc, giấy báo Có của ngân hàng): là chứng từ mà ngân
hàng sẽ gửi tới cho đơn vị khi người mua thanh toán tiền mua hàng thông qua ngân
hàng.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: là chứng từ vận chuyển trên đường dùng
để theo dõi số lượng sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển từ kho này đến kho khác
trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, giao đại lý.
- Các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu khơng địi được
1.4.2 Tổ chức sổ sách và tài khoản kế tốn có liên quan

Căn cứ từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán tiến hành phân loại chứng từ
theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào các sổ sách kế tốn có liên quan. Sổ
sách và tài khoản kế toán phải phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh, đúng với
mẫu sổ, sổ kế tốn phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền phê
duyệt.
* Các sổ kế tốn sử dụng trong chu trình:
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ chi tiết các khoản phải thu
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ hạch toán hàng tồn kho
- Sổ theo dõi chi phí bán hàng
- Sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu
- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
- Sổ chi tiết theo dõi doanh thu
* Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình:
- Vốn bằng tiền : TK111, TK112
- Các tài khoản phải thu: TK 131, TK 138
- Hàng tồn kho: TK 155, TK 156
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK 511
- Doanh thu bán háng nội bộ: TK 512
- Các khoản giảm trừ doanh thu : TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332
SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 11


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
- Giá vốn hàng bán : TK 632
- Chi phí bán hàng: TK 641
- Chi phí quản lí DN: TK642

- Thuế GTGT phải nộp: TK 3331
- Dự phòng nợ phải thu khó địi: TK 139
1.4.3 Tổ chức báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới
thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết
quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định. Báo
cáo kế toán phải được lập theo mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành, phản
ánh chính xác, khách quan tình hình hoạt dộng kinh doanh của DN, phải có đầy đủ
chữ ký của những người có thẩm quyền. Các báo cáo kế tốn thường được sử dụng
trong chu trình:
- Bảng kê bán hàng
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn
1.5 Những sai sót và gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền
- Bán hàng cho những khách hàng “ảo” nhằm tạo ra những khoản phải thu khơng
thật làm thất thốt tài sản của đơn vị.
- Việc khách hàng thanh toán tiền qua ngân hàng không được đưa vào tài khoản của
công ty mà đưa vào tài khoản của một cá nhân nào đó.
- Các khoản giảm giá không được phê duyệt đúng đắn hoặc có sự thơng đồng giữa
nhân viên với khách hàng để chiếm đoạt tài sản của đơn vị.
- Không theo dõi và quản lý chặt chẽ công nợ theo tuổi để có kế hoạch lập dự phịng
phải thu khó địi.
- Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể lấy tiền mà người mua thanh toán cho DN
để sử dụng với mục đích riêng trước khi số tiền đó được ghi nhận là doanh thu.
- Nhân viên quên lập hóa đơn cho một số hàng hóa đã giao hoặc lập hóa đơn khống
trong khi thực tế khơng giao hàng.
- Kế tốn không phản ánh kịp thời nghiệp vụ bán hàng hoặc do phòng kinh doanh
luân chuyển chứng từ bán hàng chậm trễ dẫn đến bỏ sót nghiệp vụ hay ứ đọng công
việc vào cuối tháng. Khiến cho nghiệp vụ bán hàng không được phản ánh đúng kỳ,

ghi sổ trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ.
- Khách hàng nợ mà khơng báo cho bộ phận theo dõi khoản phải thu.
- Nhận đơn hàng và mang bán cho đối thủ cạnh tranh để lấy hoa hồng.
1.6 Những rủi ro chủ yếu xảy ra trong quá trình bán hàng và thu tiền
- Chấp nhận các đơn đặt hàng có những điều khoản khơng hợp lý, không rõ ràng
hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt. Chấp nhận các đơn đặt hàng mà
SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 12


Kiểm Sốt Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền
DN khơng có khả năng cung ứng. Việc chấp nhận các đơn đặt hàng do bộ phận
hoặc cá nhân không có thẩm quyền thực hiện.
- Đưa ra hạn mức bán chịu cho khách hàng quá lâu nhằm tăng doanh thu bán hàng
khiến DN phải chịu rủi ro tín dụng cao.
- Giao hàng không đúng thời gian và địa điểm khiến người mua phàn nàn.
- Nhân viên có thể lập sai, qn khơng lập hóa đơn cho người mua. Lập hóa đơn
nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực tế khơng giao hàng.
- Kế tốn có thể khơng ghi, ghi chậm hoặc ghi sai số tiền mà người mua thanh tốn.
2. Quy trình kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền
2.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua
Chu trình bán hàng và thu tiền được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách
hàng thông qua đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua điện thoại,
tiếp đến là hợp đồng bán hàng được thỏa thuận giữa người mua và người bán. Sau
khi xem xét khả năng cung ứng của mình, người bán sẽ lập lệnh bán hàng. Đối với
trường hợp người mua đặt hàng qua điện thoại, fax, internet thì cần có những thủ
tục để đảm bảo cơ sở pháp lý về việc đã đặt hàng của khách hàng. Sau khi chấp
nhận đơn đặt hàng của khách hàng, DN tiến hành thông báo cho khách hàng được
biết. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát trong giai đoạn lập lệnh bán hàng cụ thể như sau:

- Bộ phận nhận và xử lý đơn đặt hàng cần có một cá nhân chuyên trách về việc xác
minh tính có thật của các đơn đặt hàng, đặc biệt là các đơn đặt hàng qua điện thoại,
fax, đặt hàng qua mạng.
- Các đơn đặt hàng của khách hàng phải được đánh số thứ tự. Việc này sẽ giúp nhân
viên xử lý các đơn đặt hàng theo thứ tự một cách khoa học, ít tốn thời gian. Đồng
thời giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên.
- Cần quy định cụ thể về thời gian và các cá nhân có trách nhiệm thực hiện việc xét
duyệt đơn đặt hàng để tránh tình trạng các đơn đặt hàng bị xử lý chậm làm ảnh
hưởng đến việc kinh doanh của đơn vị.
- Người chịu trách nhiệm xét duyệt đơn đặt hàng thì cần nắm bắt được tình hình sản
xuất kinh doanh của đơn vị để tránh tình trạng chấp nhận đơn đặt hàng của khách
hàng khi đơn vị khơng có khả năng cung ứng đủ số lượng và đúng thời gian.
2.2 Xét duyệt bán chịu
Căn cứ thông tin trên đơn đặt hàng và các nguồn thơng tin trong và ngồi
đơn vị, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách
hàng để xét duyệt bán chịu nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu. Các thủ tục
kiểm sốt có thể áp dụng:
- Đối với những khách hàng thường xun: bộ phận tín dụng cần rà sốt lại việc
thanh tốn của những lần giao dịch trước, từ đó mà quy định hạn mức tín dụng cho
khách hàng.

SVTH: Đinh Thị Huyền

Trang: 13