Giới thiệu về Horensho Báo cáo Liên lạc Thảo luận

HORENSO
REPORT– CONTACT - CONSULTATION
VJIP JOINT STOCK COMPANY
TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ
HO CHI MINH, 07/12/2018


AGENDA
q 

Định nghĩa chung

q 

HO – Report

q 

REN – Contact

q 

SO – Consultation


1. HORENSO

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ
HORENSHO

HORENSO LÀ GÌ
Ø 

HoRenSo là một phương pháp giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả được phát
minh bởi người Nhật

Ø 

HoRenSo rất đơn giản nhưng hiệu quả, giúp giảm thiểu tình trạng mù mờ thông
tin, và cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm


THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA HORENSO
Ø 

HO(Hokoku) – Report – Báo cáo

Ø 

REN(Renraku) – Contact – Liên lạc

Ø 

SO(Sodan) – Consultation – Thảo luận



2.
HO(HOKOKU)
- REPORT

ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH
THỨC THỰC HIỆN


REPORT – BÁO CÁO
Định nghĩa:
§ 

Chia để chia sẻ thơng tin q trình cơng việc và kết quả cho Leader/Manager và
các người liên quan

§ 

Báo cáo chứa thơng tin quan trọng cần được tuyển lọc và phân tích

§ 

Mục đích: mọi người có thể nắm bắt được tình hình


CÁCH THỨC BÁO CÁO
Cách thức:
u 

Báo cáo kết quả

u 

Giải thích lý do, bối cảnh và các thông tin cần thiết

u 

Đưa ra ý kiến, quan điểm của bạn

u 

Tóm tắt các điểm quan trọng bạn muốn báo cáo

Chú ý:
u 

Phân biệt giữa thực tế và quan điểm của bạn

u 

Cung cấp thơng tin chính xác


THỜI ĐIỂM THỰC HIỆN BÁO CÁO
u 

Báo cáo ngay sau khi hồn thành cơng việc

u 

Báo cáo định kỳ tiến độ, tình trạng cơng việc trong một khoảng thời gian nhất
định

u 

Khi có sự thay đổi trong cách tiến hành công việc

u 

Khi nhận được thông tin mới

u 

Khi làm sai


CÁC ĐIỀU LƯU Ý
u 

Khi tình huống xảy ra, báo cáo càng sớm càng tốt

u 

Báo cáo định kỳ một cách chính xác

u 

Khơng tự phán đốn giải quyết vấn đề

u 

Ln ln ghi chép các vấn đề quan trọng

u 

Báo cáo càng sớm càng tốt khi khơng chắc chắn về quyết định của mình

u 

Chủ động báo cáo, đừng đợi tới lúc được hỏi


CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ BÁO CÁO
u 

Đừng ngại khi báo cáo với leader/manager kể cả khi họ bận

u 

Báo cáo được ưu tiên hơn các công việc thường ngày

u 

Sử dung công cụ báo cáo 1 cách hợp lý: ví dụ như sử dung điện thoại, fax, e-mail
tùy theo độ ưu tiên của vấn đề

u 

Nếu xảy ra tình huống đột xuất, báo cáo thẳng tới leader/manager

u 

Báo cáo càng sớm càng tốt khi tình huống xấu xảy ra

u 

Báo cáo theo trình tự: kết quả => lý do, bối cảnh => quan điểm


MỘT SỐ SAI LẦM KHI BÁO CÁO
u 

Ngẫu hứng

u 

Thiếu chính xác

u 

Ít thông tin

u 

Báo cáo tin tốt trước

u 

Văn phong thiếu tôn trọng

u 

Thông tin mang tính thống kê

u 

Chỉ hỏi và tham khảo


3. REN(RENRAKU)
- CONTACT

ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH
THỨC THỰC HIỆN


CONTACT – LIÊN LẠC
Định nghĩa:
u 

Cung cấp thôngtin cho người mà bạn nghĩ cần phải thông báo


CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ LIÊN LẠC
u 

Thơng báo tình huống xảy ra

u 

Sử dung điện thoại để liên lạc nếu không ở khu vực làm việc

u 

Nhờ người khác làm việc đó giúp mình


CÁC BƯỚC LIÊN LẠC
u 

Thơng báo kết quả

u 

Giải thích lý do, bối cảnh và các thông tin liên quan

u 

Xác nhận các vấn đề mà bạn vừa giải thích


LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÁC NHẬN
u 

Tổng hợp và sắp xếp các vấn đề bạn muốn nói

u 

Xác nhận về nội dung liên lạc. Luôn luôn làm 5W3H

u 

5W: Who, What, When, Why, Where

u 

3H: How, How much, How many


ĐẶC ĐIỂM KHI LIÊN LẠC
u 

Gỉai thích các tình huống cho sếp và yêu cầu hướng dẫn

u 

Thông báo và phối hợp các phịng ban hoặc các người khác có liên quan

u 

Liên hệ với khách hàng để báo cáo kết quả

u 

Thông báo cho người có trách nhiệm

u 

Trong trường hợp khẩn cấp, cố gang giải quyết càng nhanh càng tốt


NHỮNG ĐIỀU QUAN TRỌNG KHI
NHẬN ĐƯỢC MESSAGE
u 

Viết ra mọi message

u 

Lặp lại message đó

u 

Thơng báo tên sau khi nhận được message


ĐỂ CẢI THIỆN LIÊN LẠC
u 

Thực hiện việc liên lạc với tất cả những người có liên quan mỗi khi hồn thành
một giai đoạn công việc

u 

Thảo luận về các thứ khác khi có cơ hội

u 

Tùy theo tình hình mà chọn cách thức liên lạc phù hợp nhất: điện thoại, email
hoặc tin nhắn


7 ĐIỀU CẦN GHI NHỚ
1. 

Liên hệ trong tình huống khẩn cấp thì quan trọng hơn các cơng việc thường ngày

2. 

Tổng hợp và chuẩn bị các điểm của vấn đề phức tạp

3. 

Báo cáo theo trình tự: kết luận=> lý do, bối cảnh và tình hình

4. 

Khi liên lạc phải đảm bảo các thơng tin đó là chính xác

5. 

Khi được u cầu gửi 1 message: ghi chú=>xác nhận nội dung=> cho biết tên của
bạn

6. 

Nếu thơng báo khẩn cấp, cần nhanh chóng thơng tin cho người có liên quan

7. 

Thời điểm tốt nhất để gửi message là sau khi hoàn thành 1 giai đoạn làm việc


4. SO(SODAN)

– CONSULTATION

ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH
THỨC THỰC HIỆN


CONSULTATION – THẢO LUẬN
Định nghĩa:
u 

Tham khảo các ý kiến đóng góp và xây dung từ leader/manager hoặc những người
có liên quan đến công việc của bạn khi bạn không chắc chắn về cơng việc hoặc
quyết định của mình


CÁC BƯỚC THAM KHẢO
u 

Phân tích tình huống và hiểu vấn đề một cách chính xác

u 

Tự nghĩ cách giải quyết vấn đề

u 

Tham khảo ý kiến của leader/manager và đồng nghiệp

u 

Chuẩn bị thông tin, dữ liệu trước khi tham khảo ý kiến

u 

Tôn trọng những ý kiến phê bình, phản hồi từ người khác