Giáo Trình Microsoft Access 2007 docx

Giáo Trình Microsoft Access 2007
Chương 1: T
Chương 2: B
Chương 3: Truy v
Chương 4: Bi
Chương 5: Báo cáo
Chương 6: T
Chương 7: Tùy bi
Chương 8: Ngôn ng
Chương 9: Môi trư
Chương 10: Bài t
Gồ
m 18 bài t
-
Phan 1: Bài t
-
Phan 2: Bài t
-

Phan 3: Bài t
-
Phan 4: Bài t

Phầ
n thư gi
Mỗ
i chương
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Chương 1: T
ổ
ng quan v
Chương 2: B
ả
ng d
Chương 3: Truy v
Chương 4: Bi
ể
u m
Chương 5: Báo cáo
Chương 6: T
ậ
p l
Chương 7: Tùy bi
Chương 8: Ngôn ng
Chương 9: Môi trư
Chương 10: Bài t
m 18 bài t
ậ

p v
Phan 1: Bài t
ậ
p b
Phan 2: Bài t
ậ
p truy v
Phan 3: Bài t
ậ
p v
Phan 4: Bài t
ậ
p v
n thư gi
ãn: V
i chương
đề
u kèm Bai kiem tra kien th
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Giáo Trình Microsoft Access 2007
ng quan v
ề
Microsof Access
ng d
ữ liệu -

Chương 3: Truy v
ấn dữ li
ệ
u m

ẫu-
Form
Chương 5: Báo cáo
-
Report
p l
ệnh -
Macro
Chương 7: Tùy bi
ến biể
u m
Chương 8: Ngôn ng
ữ
Visual Basic for Applications
Chương 9: Môi trư
ờng ứ
ng d
Chương 10: Bài t
ập tổ
ng h
p v
ớ
i hơn 100 câu h
p b
ảng
p truy v
ấ
n
p v
ề biể

u m
p v
ề
báo cáo
ãn: V
ới trò ch
ơi ghép h
u kèm Bai kiem tra kien th
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Microsof Access

Table
ệ
u -
Query
Form

Report

Macro

u m
ẫu hoặ
c báo cáo
Visual Basic for Applications
ng d
ụ
ng nhi
ng h

ợ
p Access
i hơn 100 câu h
ỏ
n

u m
ẫu
báo cáo

ơi ghép h
ình, tìm c
u kèm Bai kiem tra kien th
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Microsof Access

Query

c báo cáo

Visual Basic for Applications
ng nhi
ều ngườ
i dùng
p Access

ỏ
i:
ình, tìm c

ặ
u kèm Bai kiem tra kien th
ứ
c !
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Giáo Trình Microsoft Access 2007

Visual Basic for Applications

i dùng

ặ
p, tinh m
ắ
c !

Giáo Trình Microsoft Access 2007
Giáo Trình Microsoft Access 2007
ắ
t.
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Giáo Trình Microsoft Access 2007
Giáo Trình Microsoft Access 2007
1

Giáo Trình Microsoft Access 2007

Giáo Trình Microsoft Access 2007

2

MS Access - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft
Access 2007
Microsoft Office Button (biểu tượng hình tròn màu vàng ở phía góc trên bên trái) thực thi rất
nhiều chức năng mà được đặt ở thực đơn File trong các phiên bản Access cũ. Nút này cho phép
bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới (
New
), mở một cơ sở dữ liệu đã tồn tại (
Open
), lưu (
Save
) và lưu
với tên (
Save as
), in ấn (
Print
),
Send
hay
Close
.

Hình 1: Microsoft Office Button

Ribbon
Ribbon là vùng phía trên của tài liệu. Nó có 5 tab:
Home
,
Create

,
External Data
,
Database Tools
,
và
Datasheet
. Mỗi tab được tách thành các nhóm. Các nhóm tập hợp các tính năng thiết kế để
thực thi các chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong việc phát triển hay chỉnh sửa cơ sở dữ liệu
Access.
3


Hình 2: Các tab trong vùng Ribbon

Các tính năng phổ biến được hiển thị trên vùng Ribbon. Để thấy các tính năng thêm trong mỗi
nhóm, kích vào mũi tên phía góc dưới bên phải mỗi nhóm.

Hình 3: Ví d
ụ tính năng trong nhóm Font

Home: Views, Clipboard, Fonts, Rich Text, Records, Sort & Filter, Find.

Create: Tables, Forms, Reports, Other.

External Data: Import, Export, Collect Data, SharePoint Lists.

Database Tools: Macro, Show/Hide, Analyze, Move Data, Database Tools.
Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn muốn để sử dụng. Bạn

có thể đặt Quick access toolbar phía trên hay dưới vùng ribbon. Để thay đổi vị trí của nó, kích
vào mũi tên cuối dưới thanh công cụ và chọn Show Below the Ribbon.
4


Hình 4: Quick Access Toolbar


Vùng Navigation
Navigation hiển thị các đối tượng cơ sở dữ liệu như các bảng, biểu mẫu, truy vấn và reports.

Hình 5: Navigation Pane
Tabbed Document Window Viewing
Tabbed document viewing mở các bảng, biểu mẫu, truy vấn và reports trong cùng cửa sổ. Kích
vào các tab để chuyển đổi giữa các cửa sổ.
5


Hình 6: Tabbed Document Window Viewing
Bài 2: Customize Access
Access 2007 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh mà cho phép bạn
làm việc với Access tốt hơn. Để truy cập những tùy chọn này:
- Kích Office Button
- Chọn Access Options

Hình 1: Chọn Access Options
Popular
Những tính năng này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với việc sử dụng ScreenTips, vị
trí và định dạng file cho cơ sở dữ liệu, username.
6

Hình 2: Thi
ết lập tính năng Popular

Current Database
Tính năng này cho phép bạn thiết lập các tùy chọn cho Application, Navigation, Ribbon và
Toolbars, AutoCorrect, và Filters.

Hình 3: Thi
ết lập tính năng Current Database

7

Datasheet
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn riêng trong chế độ datasheet, bao gồm
Default colors, Gridlines and cell effects và Default font.

Hình 4: Thiết lập tính năng Datasheet
Object Designers
Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh các tùy chọn cho việc tạo và chỉnh sửa các đối tượng cơ
sở dữ liệu trong Access bao gồm Table Design, Query Design, Forms/Reports, và Error Checking.
8


Hình 5: Thi
ết lập tính năng Object Designers

Proofing
Tính năng này cho phép bạn thay đổi cách Access tự động chỉnh và định dạng nội dung của cơ

sở dữ liệu và cách nó phát hiện lỗi.

Hình 6: Thiết lập tính năng Proofing
9

Advanced
Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh ở mức độ cao cấp trong Access, bao gồm Editing, Display,
Printing và các tùy chọn cao cấp khác

Hình 7: Thiết lập tính năng Advanced
Customize
Customize cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu có công cụ cho phép
bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar.
10


Hình 8: Thiết lập tính năng Customize

Bài 3: Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu
Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu bao gồm bảng (tables), truy vấn (queries), báo cáo
(report), biểu mẫu (forms),
Bảng (Table)
Một bảng là tập hợp các thông tin được đặt trong các dòng và cột. Thông tin về một mục được
hiển thị trong một dòng. Cột chứa thông tin cùng loại với mỗi mục. Bảng có dòng đầu cho bạn
biết dữ liệu được chứa trong cột là gì.

Hình 1: Ví d
ụ về thông tin bảng

Để xem dữ liệu trong một bảng:

- Kích vào mũi tên để mở Navigation pane.
- Chọn đối tượng Tables.
- Sau đó, kích đúp vào tên bảng để mở bảng.
11


Hình 2: Xem dữ liệu trong
b
ảng

Truy vấn (Queries)
Các truy vấn lựa chọn các bản ghi từ một hay nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu, do vậy mà chúng
có thể được xem, phân tích và lưu trữ ở chế độ datasheet. Một truy vấn có thể thực thi các phép
toán và hiển thị kết quả. Tập hợp các kết quả của các bản ghi được gọi là dynaset, được lưu
như một đối tượng cơ sở dữ liệu và có thể sử dụng dễ dàng. Truy vấn sẽ được cập nhập bất cứ
khi nào bảng gốc được cập nhập. Nếu kiểu truy vấn là các truy vấn chọn lọc (select queries)
thì trích dữ liệu từ các bảng dựa trên các giá trị cụ thể, kiểu truy vấn là find duplicate thì hiển
thị các bản ghi với việc sao chép các giá trị đối với một hoặc nhiều trường cụ thể, và kiểu truy
vấn find unmatched hiển thị các bản ghi từ một bảng mà không có các giá trị tương ứng với
bảng thứ hai.
Để thực thi một truy vấn:
- Kích vào mũi tên để mở Navigation pane.
- Chọn đối tượng Queries.
- Kích đúp vào tên truy vấn.

Hình 3: Ví dụ về thiết kế truy vấn
Recordset
12

Recordset là một bảng mà hiển thị nhóm các bản ghi từ một bảng hay một kết quả truy vấn.

Form
Một Form là một giao diện đồ họa được sử dụng để hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu. Forms có thể
được phát triển từ một bảng hay một truy vấn. Forms gồm các phép toán, đồ họa và các đối
tượng như label, textbox, combobox, checkbox,
Để xem dữ liệu từ một form:
- Kích mũi tên để mở Navigation pane.
- Chọn đối tượng Forms.
- Kích đúp vào tên form.

Hình 4: Thông tin trên form Khách hàng

Báo cáo (Report)

Một báo cáo là một đầu ra của dữ liệu theo yêu cầu. Các báo cáo có thể thực thi các phép toán
và hiển thị kết quả. Các báo cáo được sử dụng để in dữ liệu.

Để xem dữ liệu sử dụng một báo cáo:
- Kích mũi tên để mở Navigation pane.
- Chọn đối tượng Reports.
- Kích đúp vào tên báo cáo.

Hình 5: Ví dụ về báo cáo
13


Bài 4: Tạo cơ sở dữ liệu mới
Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu hoặc từ cơ sở dữ liệu wizard.

Tạo cơ sở dữ liệu mới

Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu:
- Kích chọn Microsoft Office Button.
- Chọn New.
- Chọn biểu tượng New Blank Database.

Hình 1: Tạo cơ sở dữ liệu từ New Blank Database
- Nhập tên cho cơ sở dữ liệu vào phần vùng bên phải ngay sau khi chọn New Blank Database.
- Kích Create để tạo.
14


Hình 2: Bước hoàn thành tạo Database
m
ới

Các mẫu cơ sở dữ liệu

Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ các mẫu cơ sở dữ liệu:
- Kích Microsoft Office Button.
- Kích New.
- Chọn mẫu cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo.

Hình 3: T
ạo
cơ s
ở dữ liệu từ Templates

- Nhập tên cho cơ sở dữ liệu.
- Kích nút Download để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ mẫu đó.
15

Hình 4: Hoàn thành việc tạo Database từ Templates

Bài 5: Tạo bảng
Table Views
Có hai cách xem bảng trong Access và thêm dữ liệu vào bảng: Design View và
Datasheet View.
Trong chế độ Design View, bạn có thể xem tất cả các trường với các kiểu dữ liệu và sự mô tả về
bảng (nếu có).

Để xem bảng ở chế độ Design View:
- Kích mũi tên xuống của nút View.
- Chọn Design View.
16


Đối với các bảng mà đã được thêm vào cơ sở dữ liệu trước đó thì có thể không xem được (nếu
muốn xem thì bạn chọn tên bảng đó, kích chuột phải vào bảng và chọn Design View).

Chế độ Design view cho bảng DMKhach
Trong chế độ Datasheet View, bạn có thể hiển thị các bản ghi trong một bảng, mỗi một dòng
là một bản ghi. Tiêu đề cột là các trường bạn định nghĩa cho cơ sở dữ liệu.

Để xem ở chế độ Datasheet View:
- Kích vào mũi tên xuống ở nút View.
- Chọn Datasheet View.

Chế độ Datasheet View cho bảng DMKhach
17

Thêm các trường mới

Có nhiều cách để thêm các trường mới vào một cơ sở dữ liệu. Các trường mới có thể được thêm
trong chế độ Datasheet View hoặc Design View.
Có hai cách để thêm một trường mới trong chế độ Datasheet View: Add New Field hoặc New
Field Button.
Để thêm một New Field trong Datasheet:
- Kích cột Add New Field


Để thêm một trường mới sử dụng nút New Field:
- Kích tab Datasheet trên vùng Ribbon.
- Chọn nút New Field.
- Chọn kiểu trường bạn muốn để thêm từ cửa sổ Field Templates.

Để thêm một trường mới trong chế độ Design View:
18

- Kích nút Design View.
- Kích vào trường sẵn có tiếp theo.
- Nhập tên trường vào cột Field Name.

Các kiểu dữ liệu
Có nhiều kiểu dữ liệu mà một trường có thể được xác định. Khi tạo một trường mới trong cơ sở
dữ liệu, bạn nên đặt kiểu dữ liệu thích hợp cho trường đó.
Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu cho các trường:
Ki
ểu dữ liệu

Ý ngh
ĩa

Text

Ki
ểu văn bản, số, hay chuỗi không quá 255 ký tự

Memo
Tương tự như trường văn bản, có thể chứa kiểu text, số, hay dữ liệu
không quá 2GB.
Number Kiểu số không quá 16bytes
Date/Time

Ki
ểu ng
ày và gi
ờ

Currency

Ki
ểu tiền tệ không quá 8bytes v
à chính xác t
ới 4 số thập phân

AutoNumber

Access tạo một số duy nhất cho mỗi bản ghi mới. Thường dùng làm
khóa chính cho bảng.

Yes/No Kiểu logic (đúng/sai)
OLE Object
Kiểu nhúng và kết nối đói tượng (hình ảnh, tài liệu, đồ họa) không quá
2GB
Hyperlink Địa chỉ siêu lien kết như các địa chỉ Web
Attachment Đính kém như ảnh, bảng tính, tài liệu và biểu đồ

Chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong trường
Khi tạo các bảng, bạn nên xác định các kiểu dữ liệu của bảng sao cho phù hợp với kiểu dữ liệu
mà được xác định cho trường.
Để chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong Datasheet View:
- Kích trường bạn muốn xác định.
- Chọn tab Datasheet trên vùng Ribbon.
- Kích mũi tên xuống phía bên phải Data Type.
19

- Chọn kiểu dữ liệu mà sẽ xác định cho trường đó.

Để chỉnh sửa định dạng của dữ liệu:
- Kích trường bạn muốn định dạng.
- Chọn tab Datasheet trên Ribbon.
- Chọn mũi tên phía bên phải Format và chọn kiểu định dạng phù hợp.


Để chỉnh sửa Data Type trong chế độ Design View:
- Chọn Design View

- Chọn tên trường bạn muốn để định nghĩa hay tạo một trường mới.
- Kích Data Type.
- Chọn Data Type thích hợp.

- Định dạng trường trong hộp thoại Field Properties.
20


Bài 6: Quản lý bảng

Trong việc quản lý bảng, chúng ta có thể xóa bảng, đổi tên, và tạo các mô tả về bảng
sao cho phù hợp với nội dung chứa trong bảng dữ liệu.
Xóa bảng
Để xóa bảng:
- Mở cơ dở dữ liệu bạn muốn bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open.
- Kích phải vào bảng và chọn Delete.

21

Đổi tên bảng
Để đổi tên một bảng:
- Mở cơ sở dữ liệu từ Microsoft Office Button và kích Open.
- Kích phải vào bảng và chọn Rename.
- Nhập tên mới.

Thêm phần mô tả cho bảng
Để thêm phần mô tả cho bảng:
- Mở cơ sở dữ liệu bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open.
- Kích phải vào bảng và chọn Table Properties.

22

- Kích vào vùng Description.
- Nhập phần mô tả.

Bài 7: Khóa
Khóa chính
Khóa chính là một định danh duy nhất cho một bản ghi. Khóa chính không thể cùng
tồn tại ở cả hai bản ghi. Trường này có thể không không bao giờ được để trống

Khóa ghép
23

Một khóa ghép là một khóa chính mà bao gồm hai hoặc nhiều trường. Nó cũng có thể được gọi
là khóa ràng buộc.
Khóa ngoại
Một khóa ngoại là một trường hay sự kết hợp các trường được liên quan tới khóa chính của bảng
khác.
Bài 8: Thiết lập quan hệ giữa các bảng
Mối quan hệ giữa các bảng là sự liên kết dữ liệu giữa các bảng. Bằng cách xác định
mối quan hệ bảng, bạn có thể kéo các bản ghi từ các bảng có liên quan dựa trên các trường
quan hệ.

Quan hệ một-một

Quan hệ một-một là quan hệ giữa hai bảng mà được thiết lập khi trường quan hệ đều là khóa
chính ở cả hai bảng. Mỗi bản ghi trong bảng A chỉ có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng B.

Quan hệ một - một
Quan hệ một - nhiều
Quan hệ một – nhiều là quan hệ giữa hai bảng mà khóa chính trong một bảng có thể được sao
chép nhiều lần trong bảng khác hoặc có thể hiểu là một bản ghi trong bảng A chỉ có thể có nhiều
bản ghi phù hợp trong bảng B, nhưng một bản ghi trong bảng B chỉ có một bản ghi phù hợp
trong bảng A.

24


Quan hệ một - nhiều
Tạo mối quan hệ bảng
Để tạo mối quan hệ giữa các bảng:
- Kích vào tab Database Tools trên vùng Ribbon
- Chọn nút Relationships

- Kích vào tab Design
- Chọn Show Table

Lựa chọn các bảng muốn tạo quan hệ
- Kích nút Add để thêm các bảng
- Kích nút Close để tắt cửa sổ Show Table.
25


- Chọn trường bạn muốn để tạo một mối quan hệ từ đó
- Kéo một trường ghép với trường quan hệ trong bảng khác
- Kích OK.

In mối quan hệ bảng
- Kích tab Database Tools.
- Kích nút Relationships.
- Kích nút Relationship Report trên tab Design.