(Luận văn thạc sĩ) tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần petec bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ BÍCH TRÂM

h

TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PETEC BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ BÍCH TRÂM

TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

h

TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PETEC BÌNH ĐỊNH
Chun ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS. TRẦN ĐÌNH KHƠI NGUYÊN

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả luận văn

NGUYỄN THỊ BÍCH TRÂM

h


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ........................................ 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Kết cấu của luận văn ............................................................................. 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 3

CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM
SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG

DOANH NGHIỆP ................................................................................... 5
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ......... 5

h

1.1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ.......................................... 5
1.1.2. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ...................... 7
1.1.3. Hạn chế của HTKSNB.................................................................. 14

1.2. KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP.................................................................... 15
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền................................ 15
1.2.2. Nội dung kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
trong doanh nghiệp .................................................................................. 24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ....................................................................... 34
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PETEC
BÌNH ĐỊNH ........................................................................................... 35


2.1. TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA
CƠNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH...................................................... 35
2.1.1. Q trình hình thành phát triển Công ty ....................................... 35
2.1.2. Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.................. 36
2.1.3. Đặc điểm hoạt động của chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty.. 36

2.2. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG
TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH .................................................................. 39
2.2.1. Mơi trường kiểm sốt.................................................................... 39

2.2.2. Đặc điểm cơng tác kế tốn ............................................................ 46

2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
– THU TIỀN TẠI CƠNG TY................................................................. 56
2.3.1. Cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng ................. 56
2.3.2. Cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình thu tiền ................................ 70

h

2.3.3. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Chu trình
bán hàng – Thu tiền ................................................................................. 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 85
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT
NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CƠNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH .................................................. 86
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CP
PETEC BÌNH ĐỊNH............................................................................... 86
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI
VỚI ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY
CP PETEC BÌNH ĐỊNH......................................................................... 88
3.2.1. Hồn thiện mơi trường kiểm sốt ................................................. 88


3.2.2. Hồn thiện cơng tác kế tốn phục vụ cho kiểm soat nội bộ chu
trình bán hàng – thu tiền tại Cơng ty cp Petec Bình Định....................... 92
3.2.3. Hồn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng –
thu tiền tại Cơng ty CP Petec Bình Định................................................. 101

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ..................................................................... 115
KẾT LUẬN .......................................................................................... 116
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

h


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Diễn giải

CP

Cổ phần

KTNB

Kiểm toán nội bộ

KSNB

Kiểm soát nội bộ

HĐQT

Hội đồng quản trị

GTGT

Giá trị gia tăng

DT

Doanh thu

KS

Kiểm soát
Kiểm toán viên

SXKD

Sản xuất kinh doanh

UBND

Ủy Ban Nhân Dân

h

KTV

VLXD

Vật liệu xây dựng

HĐQT

Hội Đồng Quản Trị

BTGĐ

Ban Tổng Giám Đốc

TGĐ

Tổng giám Đốc

P.TGĐ

Phó Tổng Giám Đốc

P.KTTC

Phịng Kế tốn tài chính

NVBH

Nhân viên bán hàng

P.TCHC

Phịng tổ chức hành chính


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Số hiệu
Bảng biểu

Tên bảng

Trang

3.1.

Đơn đặt hàng (Hoàn thiện)

95

3.2.

Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng

98

3.3.

Báo cáo phân tích cơng nợ khách hàng

99

3.4.

Báo cáo doanh thu tuần

100

3.5.

Phiếu thẩm định khách hàng

104

h


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình

Tên hình

Trang

Chu trình bán hàng và thu tiền

17

2.1.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty

45

2.2.

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty

48

2.3.

Q trình ln chuyển chứng từ hoạt động bán bn

51

2.4.

Q trình ln chuyển chứng từ hoạt động bán lẻ

54

2.5.

Quy trình kiểm sốt hoạt động bán bn tại Cơng ty

59

2.6.

Sơ đồ kiểm sốt doanh thu hoạt động bán bn

68

2.7.

Sơ đồ kiểm sốt doanh thu hoạt động bán lẻ

70

2.8.

Quy trình kiểm soát nợ phải thu

74

3.1.

Sơ đồ thẩm định khách hàng

103

h

1.1.


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn luôn gặp những rủi ro và
hiểm hoạ khôn lường từ công tác quản lý, một trong những vấn đề được các
nhà quản lý quan tâm đặt lên hàng đầu đó là quản lý rủi ro và kiểm sốt nội
bộ trong q trình thực hiện các chu trình bán hàng của mình. Một trong
những nội dung cơ bản để có thể đảm bảo rằng những “sự cố” khó có cơ hội
để xảy ra trong doanh nghịêp và tổ chức đó là cơng tác kiểm sốt nội bộ.
Hiện nay, Cơng ty CP Petec Bình Định kinh doanh trong nhiều kĩnh vực

thương mại bao gồm các mặt hàng với giá trị lớn như xăng dầu, xi măng. Để
quản lý tốt hiệu quả kinh doanh và đích cuối cùng là mục tiêu lợi nhuận của
Cơng ty thì một trong những mấu chốt quan trọng trong công tác quản lý đó là
cần tăng cường cơng tác quản lý và trong đó, nổi bật lên là phải tăng cường

h

kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền nhằm đáp ứng yêu cầu
quản lý, để đảm bảo doanh thu bán hàng được thể hiện chính xác và tránh bị
thất thốt tiền thu bán hàng. Bởi nó ảnh hưởng đến việc đánh giá sử dụng hiệu
quả đồng vốn của Công ty và đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực các thơng
tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định.
Nghiệp vụ bán hàng - thu tiền rất phức tạp vì liên quan đến nhiều chỉ tiêu
như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm
trừ,… và được xem là chu trình cuối cùng của q trình sản xuất kinh doanh
của Cơng ty. Nó khơng những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó
như chu trình tiền, cung ứng, tiếp nhận, hồn trả vốn,…mà cịn đánh giá hiệu
quả của tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời
phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng qui
mô sản xuất của Công ty.


2
Bán hàng – Thu tiền cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phịng ban,
là một khâu vơ cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên
đây cũng là khâu có nhiều rủi ro và gian lận nhất nếu doanh nghiệp khơng có
một hệ thống kiểm sốt hữu hiệu. Do tính chất phức tạp nên khả năng tồn tại
nhiều rủi ro là rất lớn. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Cơng
ty tuy đã thực hiện nhưng trên thực tế cho thấy cịn rất nhiều nhược điểm cần
phải khắc phục để cơng tác bán hàng, thu tiền và quản lý công nợ tại Cơng ty

được tốt hơn.
Chính vì vậy, Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền hữu hiệu có ý
nghĩa rất lớn nó hạn chế được các sai phạm xảy ra nhằm đạt được các mục tiêu
về doanh thu, lợi nhuận cũng như đảm bảo được an toàn về vốn cho Công ty.
Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết và tầm quan trọng nói trên, dưới góc
độ là một kế tốn tại Cơng Ty CP Petec Bình Định, với mục đích xây dựng

h

trong Cơng ty một hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả mà bản thân đã lựa
chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại
Cơngh ty CP Petec Bình Định” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hố các vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán
hàng - thu tiền trong doanh nghiệp.
Trên cơ sở lý luận trên, đánh giá thực trạng hệ thống kiếm sốt nội bộ về
chu trình bán hàng – thu tiền tại Cơng Ty CP Petec Bình Định
Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng - thu tiền tại Cơng Ty CP Petec Bình Định nhằm xây dựng
một hệ thống kiểm sốt nội bộ thực sự trở thành cơng cụ quản lý đắc lực của
Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tập trung vào nghiên cứu lý luận về vai trò của hệ thống kiểm soát


3
nội bộ trong quản lý nói chung và cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với chu trình
bán hàng – thu tiền tại các doanh nghiệp thương mại nói chung và áp dụng cụ
thể trong Cơng ty CP Petec Bình Định, một doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh thương mại.

Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn ở
cơng tác kiểm sốt nội bộ về kế toán đối với bán hàng và thu tiền trong kinh
doanh thương mại tại Cơng ty CP Petec Bình Định
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cứu
lý luận với tổng kết thực tiễn. Trên cơ sở đó luận văn sử dụng các phương
pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, chứng minh,… các số liệu từ các tư liệu
thực tế để là rõ vấn đề cần nghiên cứu và đưa ra các giải pháp thực hiện.
Do vậy, các phân tích của luận văn sẽ dựa trên cơ sở các lý luận chung

h

và so sánh với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
5. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc của luận văn gồm 3 phần:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kiểm soat nội bộ chu trình bán hàng
– thu tiền tại Cơng ty CP Petec Bình Định
Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu
tiền tại Cơng ty CP Petec Bình Định
Chương 3: Một số giải pháp Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại Cơng ty CP Petec Bình Định
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp đã được rất nhiều tác
giả nghiên cứu. Qua tham khảo một số luận văn thạc sĩ chuyên ngành kế tốn,
kiểm tốn có liên quan đến KSNB đã được bảo vệ tại trường Đại học Kinh tế
Đà Nẵng, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội như:


4
Đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu cước

viễn thông tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” của tác giả Vương
Quốc Anh Hạnh do cán bộ hướng dẫn khoa học TS. Đoàn Thị NGọc Trai thực
hiện năm 2011, tại trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng. Đề tài: “Hoàn thiện hệ
thống kiểm sốt nội bộ về doanh thu tại Cơng ty CP tập đoàn Hoà Phát” của
tác giả Nguyễn Thị Hoa, do cán bộ hưởng dẫn khoa học PGT. TS. Nguyễn Trí
Tuệ thực hiện năm 2010, tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội.
Qua tìm hiểu các tài liệu tác giả đã đi sâu phân tích những thuận lợi và
khó khăn về cơng tác “Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Cơng ty CP Petec Bình Định”, bản thân là một kế tốn tại Cơng ty với mục
đích xây dựng trong Cơng ty một hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả trong
xu thế hội nhập kinh tế quốc tế. Được sự tư vấn và giúp đỡ tận tình của cán bộ
hướng dẫn khoa học TS. Trần Đình Khơi Ngun mà bản thân đã lựa chọn đề

h

tài này để thực hiện nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Kinh tế - Chuyên ngành kế
toán. Tác giả đã dựa trên những luận chứng là nền tảng cơ sở lý luận của những
đề tài đã nghiên cứu và trên cở sở tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu, sách tham
khảo về các lĩnh vực kiểm soát nội bộ, kiểm tốn nội bộ,…là những giáo trình
giảng dạy tại các trường đại học kinh tế để tiến hành nghiên cứu.


5
CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SỐT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

a. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm sốt
ln giữ vai trị quan trọng trong q trình quản lý và được thực hiện chủ yếu
bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp.
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều
cơng ty cịn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, cịn

h

những cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra
đầy đủ. Cả hai mơ hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những
quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Quá trình nghiên cứu về hệ thống KSNB đã dẫn đến nhiều định nghĩa
khác nhau.
- Theo quan điểm của ủy ban COSO (Committed Of Sponsoring
Organization) – là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian
lận báo cáo tài chính – thì: “KSNB là một q trình bị chi phối bởi Ban giám
đốc, Nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính.
Mục tiêu về sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” [9, tr 2]
- Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VAS 400) thì: Hệ thống KSNB


6
là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng
và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để
kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai xót; để lập báo cáo
tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả

tài sản của đơn vị. [2]
Như vậy, qua các khái niệm trên, có thể hiểu KSNB là một chức năng
của quản lý, trong phạm vi một đơn vị bao gồm những phương pháp và chính
sách được thiết kế để tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong tất cả các
khâu của quá trình quản lý nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai xót để
bảo đảm an tồn tài sản, sự tin cậy của báo cáo tài chính, khuyến khích hiệu
quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình
được thiết lập.
b. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

h

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ
bằng hệ thống kiểm sốt phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại hoặc bị lạm
dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau.
- Bảo đảm độ tin cậy các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế tốn thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định
của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị. Vì vậy, các thơng tin cung cấp phải
đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt
động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động
kinh tế, tài chính.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế
trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn
vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy


7
tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong HTKSNB – Chìa khóa vàng của quản trị doanh nghiệp hiệu quả,
Ths. Dương Đình Ngọc (Giám đốc điều hành Cơng ty TNHH kiểm tốn
APEC) đưa ra hệ thống kiểm sốt nội bộ (HTKSNB) gồm các thành phần chủ
yếu: Mơi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán; Đánh giá rủi ro; Hoạt động
kiểm soát (các thủ tục kiểm soát); Giám sát độc lập (Kiểm toán nội bộ). Trong
các thành phần của hệ thống kiểm sốt nội bộ, mơi trường kiểm sốt là thành
phần quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của HTKSNB; nếu
mơi trường kiểm sốt nội bộ yếu, thiếu thì chắc chắn HTKSNB sẽ khơng hiệu
quả, kể cả các thành phần còn lại hoạt động tốt. [7]

h

a. Mơi trường kiểm sốt

Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý
thức kiểm soát của mỗi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các
biện pháp của hệ thống KSNB.
Mơi trường kiểm sốt bao gồm các nội dung cơ bản: Quan điểm, cách
thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch; tính trung thực và giá trị đạo
đức; cơ cấu tổ chức bộ máy; hệ thống chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục
kiểm sốt; chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người
quản lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề
kiểm soát và sự quan trọng của nó đối với đơn vị đó.
(1) Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác lập kế
hoạch:
Quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý là đặc thù cơ bản
của hệ thống kiểm soát hiệu quả. Nếu như người quản lý cấp cao coi kiểm

8
sốt là quan trọng và thơng qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh
lệnh rõ ràng cho các nhân viên về tầm quan trọng của kiểm sốt thì những
thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ tuân theo một
cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập. Mặc khác nếu như các
thành viên trong một tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm sốt khơng phải là vấn
đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự
hỗ trợ trong cơng việc kiểm sốt từ phía người lãnh đạo thì chắc chắn mục
tiêu kiểm sốt của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.
Ngồi ra, cơng tác lập kế hoạch cũng là một khía cạnh khác của cách
thức điều hành. Hệ thống kế hoạch trong đơn vị thường bao gồm: kế hoạch
sản xuất, kinh doanh; kế hoạch tiêu thụ; kế hoạch khai thác, chăm sóc khách
hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu; kế hoạch đầu tư; kế hoạch tài chính
cũng như các dự án, phương án tiêu thụ chiến lược của bộ phận quản lý; kế

h

hoạch giá thành... Kế hoạch là cơ sở tốt cho các mục tiêu để phấn đấu, là căn
cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng hơn
là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế
hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện. Hệ thống
kế hoạch được xây dựng tốt sẽ trở thành một công cụ kiểm sốt hữu hiệu,
giúp đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai xót, gian lận trong
các hoạt động sản xuất kinh doanh, vì thế các nhà quản lý luôn quan tâm, xem
xét về tiến độ thực hiện, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch để phát
hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý.
(2) Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức
là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc

họ được truyền đạt thông tin và tăng cường thực hiện như thế nào. Chúng bao
gồm những hoạt động làm gương của người lãnh đạo để làm giảm và xoá bỏ
những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không


9
trung thực, làm những chuyện phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo
đức. Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn
mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản
lý v.v... Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực
trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan
trọng để thiết lập nề nếp và văn hóa của doanh nghiệp.
(3) Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ
tục kiểm sốt: Người lãnh đạo có năng lực, quan tâm và coi trọng cơng tác
kiểm sốt thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm sốt thích hợp bao
gồm việc tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm sốt như:
chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt.
Cơ cấu tổ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự
phân chia nhiệm vụ quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu

h

tổ chức hợp lý phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách
nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận sao cho không bị chồng chéo, bảo đảm sự độc
lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm sốt giữa các bộ
phận. Đối với cơng việc kiểm soát, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm
soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phịng kế
hoạch, phịng kế tốn và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm sốt q trình mua vật
tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh.

Cơ chế hoạt động kiểm soát: Bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình,
thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lãnh đạo về kiểm sốt.
Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt về tài chính, kế tốn trong đơn
vị thường bao gồm: quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn,
quy định về định mức chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ... quy chế quản
lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ


10
kế tốn; quy chế mơ tả u cầu trình độ và nội dung cơng việc của từng vị trí
trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát. Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn
thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của
doanh nghiệp. Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh
đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để
kiểm sốt hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm sốt sẽ rất hạn chế.
(4) Chính sách nguồn nhân lực: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn
gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng nhất của
KSNB. Nếu những nhân viên có năng lực, trung thực và làm việc hiệu quả có
thể làm việc ở trình độ cao, nhiều q trình kiểm sốt khác có thể khơng cần
thực hiện mà vẫn đảm bảo được mục tiêu đề ra của KSNB. Bên cạnh đó mặc
dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm sốt
chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên năng lực kém trong công việc và thiếu

h

trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB khơng thể phát huy hiệu
quả. Mặc khác cho dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họ chắc
chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng. Ví dụ như họ có thể trở
nên buồn chán hoặc khơng hài lịng, các mối quan hệ nhân sự có thể làm gián
đoạn hoạt động của họ, hoặc mục tiêu của họ có thể bị thay đổi.

Tóm lại, với những lý do trên, các nhà quản lý cần có những chính sách
cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật
nhân viên.Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng
lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức tạo nên sự kiểm sốt có hiệu quả.
b. Hệ thống kế tốn
Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện nghi chép kế toán và lập báo cáo
tài chính.
Hệ thống kế tốn là một thành phần quan trọng của hệ thống KSNB.


11
Thực hiện tốt các chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán, hạch
toán kế toán và báo cáo tài chính), thì tự thân những hoạt động này đồng thời
là hoạt động kiểm soát của kế toán.
(1) Một trong những nội dung quan trọng kiểm soát của kế toán là kiểm
tra tài liệu, chứng từ kế tốn: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của
các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn; Kiểm tra tính hợp pháp
của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối
chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính
xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn. Ngồi ra, một số khía cạnh
khác của kiểm sốt kế tốn đó là kiểm sốt về vật chất, như kiểm kê vật tư,
nguyên vật liệu, kiểm kê tài sản, giám sát việc nhập, xuất kho nguyên vật
liệu... Kế toán thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát hồ sơ tài liệu kế
toán và kiểm soát vật chất là hoạt động kiểm soát thực sự hữu hiệu.

h

(2) Hệ thống tài khoản kế tốn, báo cáo tài chính: Hệ thống tài khoản kế
toán được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc

cân đối giữa nguồn vốn và tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là
yếu tố quan trọng của kiểm sốt. Sơ đồ kế tốn rất có ích trong việc chống lại
những sai xót trong hạch tốn, báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo đơn vị
những thông tin cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những người
khác sử dụng báo cáo tài chính.
c. Hoạt động kiểm soát (Thủ tục kiểm soát)
Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
Môi trường kiểm sốt có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ
tục kiểm sốt. Mơi trường kiểm sốt mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục
kiểm sốt cụ thể. Tuy nhiên mơi trường kiểm sốt mạnh khơng đồng nghĩa
với HTKSNB mạnh. Mơi trường kiểm sốt mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính


12
hiệu quả của tồn bộ HTKSNB. Mơi trường kiểm sốt tốt là điều kiện cần,
quan trọng để hoạt động kiểm sốt có hiệu quả. Tuy nhiên, để hoạt động kiểm
sốt có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết
lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát.
(1) Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:
- Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện cơng tác kế
tốn. Lý do khơng cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm
thời hoặc thường xun được làm cơng tác kế tốn về tài sản là để bảo vệ cho
công ty chống lại sự tham ô. Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có
một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân
và điều chỉnh những báo cáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân. Ví dụ một
người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc cùng một người làm
thủ kho kiêm kế toán các tài khoản về kho.

h

- Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản
có liên quan: Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên
quan bởi cùng một người có thể làm tăng việc tham ơ trong tổ chức. Ví dụ
như một người làm kế tốn thanh tốn kiêm thêm chức năng mua hàng hoá;
Lãnh đạo đơn vị là người duyệt chi đồng thời trực tiếp mua sắm tài sản.
- Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động:
Hoạt động kiểm sốt chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực
trong quản lý phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên
quan, bao gồm cả việc ủy quyền. Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ
ràng, sẽ bảo đảm hoạt động kiểm soát được thực hiện thơng suốt, khơng bị
chồng chéo, bỏ sót; Gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của
hoạt động kiểm soát.
(2) Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu
trên, việc thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được


13
các mục tiêu kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm:
Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế tốn; Kiểm tra tính chính xác của
các số liệu tính tốn; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, sổ kế tốn tổng
hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; So
sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế tốn; Phân tích,
so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạn việc tiếp cận trực
tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán...
d. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý.
Thông thường trong các hoạt động của đơn vị có một số cơng việc rất ít khả
năng xảy ra sai phạm, nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra
thất thốt, lãng phí hoặc sai phạm là rất lớn. Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của

hệ thống kiểm sốt, doanh nghiệp khơng thể tập trung ở mức cao các nguồn

h

lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung
nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả
năng xảy ra sai phạm. Để thực hiện tốt cách thức đó, người quản lý phải đánh
giá rủi ro, bao gồm rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Đánh giá rủi ro tiềm
tàng là đánh giá khả năng xảy ra sai xót, gian lận nằm ngay trong đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, như đối với đơn vị xây dựng, thì
khả năng thất thốt vật tư, ngun vật liệu là lớn hơn những đơn vị chế biến
cá đông lạnh, do các hoạt động của đơn vị xây dựng phải thực hiện bên ngồi
khn viên của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro kiểm sốt là đánh giá tính hiệu
quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm sốt
thiếu và yếu khơng thể kiểm sốt có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường
nhân lực, vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc
của hệ thống kiểm soát. Như vậy việc thường xuyên đánh giá rủi ro kiểm soát
sẽ giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh,


14
củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp.
e. Kiểm tốn nội bộ (KTNB)
Yếu tố cuối cùng của q trình kiểm sốt là việc xem xét lại cẩn thận
liên tục đối với bốn thành phần đã nêu trên của KSNB. Liên quan tới việc
xem xét lại là kiểm tra độc lập hay thẩm tra trong nội bộ. Đối với nhiều công
ty, đặc biệt là những cơng ty lớn, thiết lập một phịng kiểm tốn nội bộ là cần
thiết để cho hoạt động giám sát đạt hiệu quả. Để một chức năng kiểm toán nội
bộ có hiệu quả thì nhất thiết Kiểm tốn viên (KTV) nội bộ phải độc lập với cả
phịng kế tốn và điều hành; và khi đó nó sẽ báo cáo trực tiếp tới bộ phận

quản lý cấp cao trong đơn vị đó hoặc là người quản lý cao nhất, hoặc là người
đứng đầu ban kiểm toán. Sự cần thiết phải kiểm tra độc lập là do KSNB có xu
hướng biến đổi trừ khi có sự xem xét lại thường xuyên. Nhân viên có thể sẽ
quên hoặc dễ thất bại khi tuân theo những thủ tục kiểm sốt hoặc có thể họ trở

h

nên cẩu thả trừ khi có một người nào đó giám sát và đánh giá hoạt động của
họ. Hơn nữa, cả sự trình bày các báo cáo sai khơng chủ ý và có chủ ý xấu đều
có thể xảy ra kể cả chất lượng của cơng việc kiểm sốt là tốt.
Một đặc điểm quan trọng, cần thiết của những người làm cơng tác kiểm
tra nội bộ đó là họ độc lập với những cá nhân chịu trách nhiệm chuẩn bị dữ
liệu. Cách tốn ít chi phí nhất trong việc kiểm tra nội bộ là phân chia nhiệm vụ
một cách thích hợp để ngăn chặn từ đầu việc tham ô, sai xót và gian lận có thể
xảy ra.
1.1.3. Hạn chế của HTKSNB
Bên cạnh những ưu việt, HTKSNB cũng có những hạn chế, đặc biệt là
HTKSNB thường khó có thể ngăn ngừa hết các gian lận, là những hành vi cố
ý của con người. Lý do:
Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm sốt của HTKSNB do có sự
thơng đồng của một người trong Ban giám đốc hay một nhân viên với người


15
khác ở trong hay ngoài đơn vị; những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm
soát nội bộ lạm dụng đặc quyền cho mình;
Về khách quan: Phần lớn cơng tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến
những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất
thường; Sai xót bởi con người thiếu chú ý, đãng chí, sai xót về xét đốn hoặc
do khơng hiểu rõ u cầu cơng việc; Do có sự biến động tình hình, các thủ tục

kiểm sốt bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
Nắm được những hạn chế của KSNB giúp người quản lý giảm thiểu
những ảnh hưởng tiêu cực của những hạn chế đó bằng những chính sách, thủ
tục kiểm soát bổ sung, đặc biệt là cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh
HTKSNB kịp thời.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP

h

1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
a. Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
- Nội dung
Sản xuất sản phẩm được người tiêu dùng chấp nhận là mục tiêu phấn
đấu của doanh nghiệp vì sản phẩm sản xuất tiêu thụ được thì mới có doanh
thu. Đó là điều kiện cần để tái sản xuất và mở rộng quy mơ doanh nghiệp. Do
đó, để sản phẩm tiêu thụ được cần phải trải qua các quá trình sau:
+) Tìm kiếm thị trường và khách hàng: Đây là hoạt động cơ bản của quá
trình tiêu thụ. Doanh nghiệp cần biết thị trường nào sẽ chấp nhận sản phẩm do
doanh nghiệp đó sản xuất ra và loại đối tượng nào sẽ tiêu thụ sản phẩm đó.
Qua đó, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, tiền của để giữ vững thị trường
truyền thống và tìm kiếm những thị trường tiềm năng để có kế hoạch SXKD
hợp lý.


16
+) Quảng cáo và khuyến mãi: Đây là công cụ hỗ trợ cho việc tiêu thụ sản
phẩm. Thông qua quảng cáo và các chính sách khuyến mãi sẽ thu hút, hấp dẫn
khách hàng biết đến các tính năng của sản phẩm.
+) Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng: Thông qua hoạt động quảng cáo

doanh nghiệp sẽ nhận được các đơn đặt hàng từ khách hàng.
+) Ký kết hợp đồng với khách hàng: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng,
doanh nghiệp tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về chất lượng,
chủng loại, giá cả, số lượng,... Sau khi các điều kiện mua bán thỏa mãn,
doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng.
+) Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng: Căn cứ vào hợp đồng
đã ký, doanh nghiệp tiến hành giao hàng cho khách hàng theo điều kiện đã ký
kết (giao hàng tại kho người bán hay kho người mua).
+) Nhận tiền thanh toán khách hàng: Doanh nghiệp cần khuyến khích

h

khách hàng thanh tốn tiền hàng nhanh bằng các chính sách chiết khấu, giảm
giá phù hợp nhằm tránh các rủi ro trong thu hồi cơng nợ.
- Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng
hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách
hàng của doanh nghiệp. Với ý nghĩa như vậy chu trình này bao gồm các
bước công việc: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu,
giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
(Hình1.1.) [9, tr 133];