(Luận văn thạc sĩ) tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần petec bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

NGUYỄN THỊ BÁU

TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN PETEC BÌNH ĐỊNH

h
Chun ngành: Kế tốn
Mã số: 8340301

Người hướng dẫn: PGS.TS. TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của Tôi, dưới sự
hướng dẫn của PGS.TS. TRẦN ĐÌNH KHƠI NGUN. Các nội dung nghiên
cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa từng được ai cơng bố trong bất
cứ cơng trình nào. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích,
khảo sát, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau và chú dẫn trong phần tài
liệu tham khảo. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào Tơi xin hồn tồn chịu
trách nhiệm trước Hội đồng cũng như kết quả luận văn của mình.

h


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành tới Ban Giám hiệu trường Đại học Quy
Nhơn, đã tổ chức khóa học và tạo điều kiện rất tốt cho các học viên chúng tôi trong

suốt thời gian học tại trường.
Tơi xin chân thành cảm ơn tồn thể q Thầy giáo, Cơ giáo tham giảng dạy
lớp thạc sĩ Kế tốn K20 đã tận tâm truyền đạt kiến thức cho học viên chúng tôi.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân
viên Công ty Cổ phần Petec Bình Định đã tích cực giúp đỡ Tơi hồn thành luận
văn;
Đặc biệt, Tơi xin gửi lời cảm ơn đến PGS.TS. TRẦN ĐÌNH KHƠI
NGUN. Giảng viên Trường Đại Học Kinh tế Đà Nẵng, đã tận tình hướng dẫn
Tơi hồn thành luận văn này.

h

Trong q trình học tập nghiên cứu viết luận văn, chắc chắn không thể tránh
khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự thơng cảm và ý kiến đóng góp của q
Thầy cơ.
Xin trân trọng cảm ơn !


MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................... 1
2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu ....................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................ 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 4
5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 4
6. Ý nghĩa khoa học của đề tài ............................................................................. 4
7. Kết cấu của đề tài ............................................................................................ 5

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ......................... 6

h

1.1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ ..................................................................... 6
1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống KSNB ..................................... 6
1.1.2. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ .............................................................. 7
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ................................................................ 7
1.1.4. Vai trị của kiểm sốt nội bộ ................................................................... 8
1.1.5. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................... 8
1.1.6. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................ 18
1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp .............. 19
1.2.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp .... 19
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp ........ 22
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ...................................................................................... 34
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PETEC BÌNH ĐỊNH......................... 36
2.1. Tổng quan về sự hình thành và phát triển ........................................................ 36
2.1.1. Lịch sử hình thành phát triển .................................................................... 36
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh ............................... 37
2.1.3. Đặc điểm hoạt động của chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty ........... 37
2.2. Giới thiệu về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty…………………………42


2.2.1. Mơi trường kiểm sốt ............................................................................... 42
2.2.2. Đặc điểm cơng tác kế toán ....................................................................... 47
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty .......... 48
2.3.1. Cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng .............................. 48
2.3.2. Cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình thu tiền ............................................ 60

2.3.3. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán
hàng và thu tiền ................................................................................................. 66
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ...................................................................................... 77
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PETEC BÌNH ĐỊNH ... 78
3.1. Sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
tại Cơng ty ............................................................................................................. 78
3.2. Giải pháp tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Cơng ty .................................................................................................................. 80

h

3.2.1. Hồn thiện mơi trường kiểm sốt ..................................................................... 80
3.2.2. Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro .......................................................... 83
3.2.3. Nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông và thông tin ........................... 84
3.2.4. Cơng tác lập kế hoạch .............................................................................. 85
3.2.5. Hồn thiện cơng tác kế toán phục vụ cho kiểm soat nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Cơng ty ............................................................................... 86
3.2.6. Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Cơng ty .............................................................................................................. 92
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................................................... 105
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 106
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Giải thích

1

BCTC

Báo cáo tài chính

BGĐ

Ban giám đốc

3

BKS

Ban kiểm sốt

4

BP

Bộ phận

5

CBCNV

Cán bộ cơng nhân viên

6

CNV

Công nhân viên

7

CP

Cổ phần

8

DN

Doanh nghiệp

9

ĐĐK

Đơn đặt hàng

10

GĐ

Giám đốc

11

GTGT

Giá trị gia tăng

12

HĐQT

13

HTKSNB

Hệ thống kiểm sốt nội bộ

14

KH

Khách hàng

15

KTTC

Kinh tế tài chính

16

KQKD

Kết quả kinh doanh

17

KSNB

Kiểm soát nội bộ

18

LBH

Lệnh bán hàng

19

NVBH

Nhân viên bán hàng

20

NQL

Nhà quản lý

21

PXK

Phiếu xuất kho

22

TK

Tài khoản

23

UBND

Ủy ban nhân dân

h

2

Hội đồng quản trị


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1: Các chỉ tiêu chủ yếu đạt được trong năm 2018 ...................................... 41
Bảng 2.2: Bảng nhận diện rủi ro hoạt động trong chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty .......................................................................................... 68
Bảng 2.3: Bảng nhận diện rủi ro BCTC trong chu trình bán hàng và thu tiền tại

Công ty ............................................................................................... 69
Bảng 2.4: Kết quả thống kê nhân tố Thông tin truyền thông .................................. 70
Bảng 3.1: Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng.............................................................. 88
Bảng 3.2: Báo cáo phân tích cơng nợ khách hàng .................................................. 89
Bảng 3.3: Báo cáo doanh thu thuần ....................................................................... 91
Bảng 3.4: Phiếu thẩm định khách hàng .................................................................. 94

h


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013............... 9
Sơ đồ 1.2: Chu trình bán hàng và thu tiền ............................................................ 26
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty .......................................... 46
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty ........................................... 48
Sơ đồ 2.3: Quy trình kiểm sốt hoạt động bán buôn tại Công ty .......................... 50
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kiểm soát doanh thu bán hàng ..................................................... 57
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ kiểm soát doanh thu hoạt động bán lẻ .......................................... 59
Sơ đồ 2.6: Quy trình kiểm sốt nợ phải thu .......................................................... 63
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ thẩm định khách hàng ............................................................... 94

h


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nền kinh tế thị trường cạnh tranh đã và đang diễn ra rất gay gắt nên việc lựa
chọn ngành nghề kinh doanh cũng như tìm các phương án, giải pháp, vạch ra kế

hoạch, chiến lược kinh doanh để sản phẩm khi sản xuất ra thị trường phải được chấp
nhận và đem lại lợi nhuận cho DN tồn tại và phát triển là một q trình hết sức khó
khăn của các nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Một trong những vấn đề các nhà lãnh đạo,
quản lý quan tâm đặt lên hàng đầu đó là quản lý những rủi ro và kiểm soát nội bộ
trong quá trình thực hiện chu trình bán hàng và thu tiền của mình. Và mỗi DN muốn
tăng trưởng và phát triển thì cần phải nâng cao chất lượng sản xuất, đa dạng hóa sản
phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và đặt biệt hơn nữa là phải
quan tâm đến vấn đề kiểm soát nội bộ trong DN. Bởi vì trong mọi hoạt động của

h

DN, kiểm tra kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trong quá trình quản lý và chỉ
được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB của DN. Chỉ có KSNB tốt DN thì mới
có thể đứng vững được trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh giá cả, chủng loại,
chất lượng khốc liệt như hiện nay.
KSNB được thiết lập chính là xác lập một cơ chế giám sát bằng những quy
định rõ ràng, cụ thể để đạt được các mục tiêu đề ra, cũng như tuân thủ tôn chỉ hoạt
động của DN. “KSNB là một quy trình khơng thể thiếu trong một tổ chức, đơn vị
nhằm đạt được các mục tiêu về: hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, bao gồm cả
việc đảm bảo các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản không bị thất thốt,
hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích, đảm bảo Báo cáo tài chính được chính xác và
tin cậy, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy định của DN và luật pháp, bảo vệ
quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng và xây dựng lịng tin đối với họ”.
Cơng ty cổ phần Petec Bình Định có tiền thân là Cơng ty Thương nghiệp Tổng
hợp Bình Định được thành lập ngày 21/3/1991 theo Quyết định số 290/QĐ-UB của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định trên cơ sở hợp nhất giữa hai Công ty: Công ty


2
Cơng nghệ phẩm Bình Định và Cơng ty Vật liệu xây dựng Chất đốt Bình Định.

Hiện tại, Cơng ty đã xây dựng hệ thống KSNB nhưng hệ thống này vẫn cịn nhiều
hạn chế cũng cần được đánh giá và hồn thiện sao cho hiệu quả, hợp lý và khoa học
hơn. Xuất phát từ những dẫn chứng thực tế trên, tác giả chọn đề tài: "Tăng cường
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ phần Petec Bình
Định" để làm luận văn thạc sỹ của mình.
2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Một số đề tài nghiên cứu về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các DN
như sau:
Đề tài của tác giả Bùi Minh Nam (2010): “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng - thu tiền tại Cơng ty cổ phần Kim khí miền Trung” - Luận văn thạc
sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Luận văn đánh giá
thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại đơn vị, từ đó

h

nêu ra những kết quả đạt được và những mặt cịn hạn chế của cơng tác kiểm sốt
nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Cơng ty. Rồi từ đó đề xuất những giải pháp
nhằm tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại đơn vị.
Đề tài của tác giả Dương Thị Thúy Liễu (2012), “Kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng”. Luận văn thạc sĩ quản
trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán kế toán, Đại học Đà Nẵng. Mục tiêu nghiên
cứu thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Cơng ty cổ phần
Cao Su Đà Nẵng, chỉ ra những hạn chế cịn tồn đọng cần được khắc phục trong
cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.
Đề tài của tác giả Trần thị Thu Phường (2013), “Tăng cường kiểm sốt nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Sữa đậu Nành Việt Nam (Vinasoy)”.
Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán kế toán , Đại học Đà
Nẵng. Luận văn phân tích làm rõ thực trạng kiểm sốt nội bộ của Cơng ty, nhằm
tim ra những tồn tại cịn hạn chế. Trên cơ sở đó luận văn tìm ra những giải pháp
thích hợp để tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.

3
Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Bảo (2017) , “Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH thương mại tổng hợp Phương Mai”,
Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Mỏ Địa chất Hà Nội. Đề tài
đã hệ thống hóa lý luận cơ bản của hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
trong DN. Đề tài đã nêu lên những bất cập và hạn chế đối với KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại công ty và chỉ ra được những bất cập trong công tác bán hàng và
thu tiền tại công ty do đối tượng khách hàng chính cơng ty là những nhà bán bn,
bán lẻ thu tiền mặt là chính, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác
bán hàng và thu tiền trong thời gian tới.
Đề tài của tác giả Nguyễn Thanh Nam (2018) ,“Tăng cường kiểm sốt nội bộ
chu trình mua hàng và thanh tốn tại Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng
Ngãi”, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Mỏ Địa chất Hà
Nội. Đề tài đã hệ thống hóa lý luận cơ bản của hệ thống KSNB chu trình mua hàng
và thanh tốn trong DN nói chung và thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình

h

mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Ngãi. Đề tài
đã nêu lên những bất cập và hạn chế đối với KSNB chu trình mua hàng và thanh
tốn tại đơn vị, từ đó đưa ra một số giải pháp tương đối hữu hiệu để khắc phục
những hạn chế còn tồn tại trong thủ tục KSNB và góp phần đẩy mạnh cơng tác kiểm
sốt nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh tốn tại đơn vị.
Các cơng trình nghiên cứu nêu trên có mục đích, đối tượng, phương pháp
nghiên cứu, cách tiếp cận khác nhau và chủ yếu nghiên cứu tăng cường cơng tác
kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp. Từ đó, trên cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ,
luận văn có liên quan và tình hình thực tế tại Cơng ty Cổ phần Petec Bình Định nên
tác giả đã chọn đề tài “ Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền tại Cơng ty Cổ phần Petec Bình Định” làm luận văn thạc sĩ.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và
kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền.


4

- Thực trạng về hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ
phần Petec Bình Định.
- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại Cơng ty Cổ phần Petec Bình Định
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan
đến công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ phần Petec Bình
Định.
- Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn ở công tác
tổ chức KSNB đối với hoạt động bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ phần Petec
Bình Định năm 2018.
5. Phương pháp nghiên cứu

h
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu là kết hợp giữa lý luận và thực tế
khảo sát, nắm bắt tình hình tại Cơng ty. Trên cơ sở đó luận văn cịn sử dụng phương
pháp tổng hợp, phân tích và so sánh liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền để
đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ phần Petec
Bình Định để từ đó đề ra các giải pháp nhằm tăng cường công tác KSNB trong thời
gian tới.
6. Ý nghĩa khoa học của đề tài

Đối với Cơng ty Cổ phần Petec Bình Định: giúp cơng ty tìm thấy được
những tồn tại của hệ thống kiểm sốt nội bộ về hoạt động tín dụng, qua đó có
các giải pháp hồn thiện KSNB của cơng ty tốt hơn.
- Đới với các nghiên cứu tiếp theo: làm tài liệu tham khảo cho các công
ty trên địa bàn tỉnh Bình Định nói chung và cung cấp tư liệu tham khảo cho
các nhà nghiên cứu có quan tâm đến lĩnh vực này.


5
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc của luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền trong doanh nghiệp;
Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Cơng ty Cổ phần Petec Bình Định;
Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Cơng ty Cổ phần Petec Bình Định.

h


6

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ
1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống KSNB
- Giai đoạn sơ khai: KSNB đã tồn tại từ thời Hy Lạp có chính quyền kép với
việc phân chia trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế. Kiểm soát nội bộ

xuất hiện với hình thức ban đầu là kiểm sốt tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng
cơng nghiệp chính vì vậy thuật ngữ KSNB bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này.
- Giai đoạn hình thành: Vào năm 1949, Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Mỹ
(AICPA), “KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị
DN và đối với kiểm toán viên độc lập”. Một thời gian sau đó AICPA đã soạn thảo

h

và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm tốn từ đó đã ra đời những khái niệm, khía cạnh
khác nhau của KSNB và khái niệm về KSNB đã không ngừng được mở rộng ra
khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán.
- Giai đoạn phát triển: Ủy Ban COSO đã được thành lập năm 1985, đây là
một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài
chính (thường gọi tắt là Ủy ban Treadway). Ủy ban COSO đã chính thức ban hành
Báo cáo 1992. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn
mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống.
- Giai đoạn hiện đại (từ 1992 đến nay): Nền tảng về KSNB và một số cơ sở lý
thuyết cơ bản được tạo từ báo cáo COSO 1992 nhưng chưa thực sự hồn chỉnh. Từ
đó hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã
ra đời: phát triển về Quản trị rủi ro (ERM 2004) về công ty nhỏ, phát triển theo
hướng cơng nghệ thơng tin (COBIT), theo hướng kiểm tốn độc lập. [1, Trang
8,9,10].


7
1.1.2. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của ủy ban COSO (Committed Of Sponsoring Organization) một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài
chính thì: "KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt

động; Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính; Mục tiêu về sự tuân thủ các quy
định và luật pháp hiện hành."
Theo Liên đồn kế tốn Quốc tế (IFAC): “Hệ thống KSNB là một hệ thống
chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ
tin cậy của các thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả
của hoạt động và năng lực quản lý”.
Theo Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ (AICPA) thì hệ thống KSNB

h

là “Hệ thống kế hoạch, tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận
dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra độ chính xác và
tin cậy của thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ
trương quản lý đã đặt ra”.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VAS 400) thì: “KSNB là các quy định
và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo
đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn
ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý;
nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. [4, Trang 6-8].
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và
tài sản vơ hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau
hoặc bị hư hại nếu khơng được bảo vệ bở các hệ thống kiểm sốt thích hợp. Điều
tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế
toán, các tài liệu quan trọng.


8
- Bảo đảm độ tin vậy của các thông tin: thơng tin kinh tế, tài chính do bộ máy
kế tốn xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định

của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về
thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và
khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống kiểm soát nội bộ được
được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý
liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ
đúng mực.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo
vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng
thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. [10, Trang 6].
1.1.4. Vai trị của kiểm sốt nội bộ

h

Việc thiết lập KSNB trong hệ thống quản lý chính là xác lập một cơ chế giám
sát mà ở đó được quản lý bằng những quy định rõ ràng:
- Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro,
nhất là về con người và tài sản.
- Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng những công việc, sự vụ
hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược
- Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp chun nghiệp hố cơng tác quản lý điều
hành. [11, Trang 8].
1.1.5. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
COSO đã ban hành báo cáo đầu tiên về kiểm sốt nơi bộ vào năm 1992. Đến
năm 2013, Ủy ban COSO đã cập nhật và cải tiến Báo cáo đã ban hành 1992, nhằm
gia tăng sự dễ hiểu, rõ ràng và dễ áp dụng vào thực tế. Điều này cịn do mơi trường
kinh doanh đã thay đổi đáng kể, ví dụ như sự tồn cầu hóa nền kinh tế, sự thay đổi
cách thức kinh doanh, các kỳ vọng về ngăn ngừa và phát hiện gian lận ngày càng

9
cao và đặc biệt hơn là sự phát triển của cơng nghệ thơng tin trên quy mơ tồn cầu.
Việc tồn cầu hóa nền kinh tế thế giới, đã đưa đến u cầu cao về tính minh bạch
thơng tin.
Mục tiêu của Báo cáo COSO 2013 là thiết lập các khuôn mẫu và đưa ra các
hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải
thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của đơn vị. [2, Trang 16].
Hệ thống KSNB bao gồm năm bộ phận: Môi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi
ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin và truyền thơng; Giám sát độc lập (Kiểm tốn
nội bộ). Trong các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, mơi trường kiểm sốt
là thành phần quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của hệ thống
KSNB; nếu mơi trường kiểm sốt nội bộ yếu, thiếu thì chắc chắn hệ thống KSNB sẽ
khơng hiệu quả, kể cả các thành phần còn lại hoạt động tốt. Các bộ phận có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau như Sơ đồ 1.1:

h
Nguồn: Tác giả thu thập, nghiên cứu hình thành sơ đồ
Sơ đồ 1.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm sốt nội bộ theo COSO 2013

1.1.5.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt thể hiện tổng quan tình hình kinh doanh của đơn vị, chi
phối ý thức kiểm soát của mỗi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các
biện pháp của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ các nhân tố có tính chất mơi trường tác


10
động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của
đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của
người quản lý đơn vị.

Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản: Quan điểm, cách thức
điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch; Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính
sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt;tính trung thực và giá trị đạo đức; chính
sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất,
người lãnh đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề kiểm soát và sự quan trọng
của nó đối với đơn vị đó.
Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác lập kế hoạch: Quan
điểm và cách thức điều hành của người quản lý là vấn đề cơ bản của hệ thống kiểm
soát hiệu quả. Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh
tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính,
đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Nếu như người

h

quản lý cấp cao coi kiểm sốt là quan trọng và thơng qua cách thức điều hành của
mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên cấp dưới về tầm quan
trọng của kiểm sốt thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều
đó và sẽ tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập. Bên cạnh
đó, nếu như các thành viên trong một tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không
phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận
được sự hỗ trợ trong cơng việc kiểm sốt từ phía người lãnh đạo thì chắc chắn rằng
mục tiêu kiểm sốt của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu như
họ mong muốn.
Mặt khác, công tác lập kế hoạch cũng là một khía cạnh khác của cách thức
điều hành. Hệ thống kế hoạch trong đơn vị thường bao gồm: kế hoạch sản xuất,
kinh doanh; kế hoạch tiêu thụ; kế hoạch đầu tư; kế hoạch tài chính cũng như các dự
án, phương án tiêu thị chiến lược của bộ phận quản lý; kế hoạch giá thành kế hoạch
khai thác, chăm sóc khách hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu;... Kế hoạch là

11
mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để nhà quản lý ra các quyết định, đánh giá kết quả
công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hệ thống kế
hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý
doanh nghiệp và trở thành công cụ kiểm sốt nội bộ hiện hữu, giúp đơn vị có thể
phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong các hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục
kiểm sốt: Việc thiết lập hệ thống kiểm soát bao gồm: tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt
động của hệ thống kiểm sốt như: chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt
là thể hiện người lãnh đạo có năng lực, quan tâm và coi trọng cơng tác kiểm sốt.
Cơ cấu tổ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân
chia nhiệm vụ quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị và được hiểu như là một
hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại. Một cơ cấu tổ chức hợp lý, lôgic
phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống, mối

h

quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ
phận, phịng ban sao cho khơng bị chồng chéo, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa
các bộ phận phòng ban, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận. Đối với
cơng việc kiểm sốt, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp
kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phịng kế hoạch, phịng kế
tốn và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm sốt q trình mua vật tư ngun liệu và
xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh.
Cơ chế hoạt động kiểm soát: Quan điểm của người lãnh đạo về kiểm soát
bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt. Hệ thống quy chế,
quy trình, thủ tục kiểm sốt về tài chính, kế tốn trong đơn vị thường bao gồm:
quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức
chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ...; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài

sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ kế tốn; quy chế mơ tả u
cầu trình độ và nội dung cơng việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy


12
kiểm soát. Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ
pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp và nếu thiếu hệ
thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ nhà quản lý của đơn vị chưa thực sự
quan tâm đến cơng tác quản lý và khơng có căn cứ để kiểm soát hoạt động, hiệu
quả hoạt động kiểm sốt sẽ rất hạn chế.
Tính trung thực và giá trị đạo đức: Văn hóa của tổ chức được hiểu là ứng xử
có đạo đức và tính trung thực của tồn thể nhân viên chính là văn hóa tổ chức bao
gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt
và thực hiện trong thực tiễn.
Các nhà quản lý mong muốn các chính sách, các quy định về tính trung thực
và giá trị đạo đức thể hiện. Do danh tiếng của doanh nghiệp là tài sản vô giá, nên
các chuẩn mực ứng xử về đạo đức cần cao hơn việc đơn thuần tuân thủ pháp luật.
Nhà lãnh đạo cao cấp, trước hết là Giám đốc điều hành, đóng một vai trị quan trọng
trong việc xây dựng văn hóa của tổ chức và thiết lập nền tảng đạo đức cho tổ chức

h

đó. Tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của mơi trường kiểm
sốt, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm
soát nội bộ. Người quản lý gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực
trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để
thiết lập nề nếp và văn hóa của doanh nghiệp tạo ra mơi trường làm việc văn minh.
Chính sách nguồn nhân lực: Sự phát triển của một đơn vị vững mạnh thể
hiện ở nguồn nhân lực hùng hậu họ luôn là nhân tố quyết định quan trọng nhất của
kiểm soát nội bộ. Nếu những nhân viên có năng lực, trung thực và làm việc hiệu

quả có thể làm việc ở trình độ cao, nhiều q trình kiểm sốt khác có thể khơng cần
thực hiện mà vẫn đảm bảo được mục tiêu đề ra của kiểm sốt nội bộ. Mặc khác dù
doanh nghiệp có thiết kế và vận hành tốt các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt
chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên năng lực kém khơng có trách nhiệm trong cơng
việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng
thể phát huy hiệu quả. Bên cạnh đó dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực