Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung

Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản
lý hiệu quả và hữu hiệu hơn các nguồn lực kinh tế của Công ty mình như: con người,
tài sản, vốn…, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất
kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững
chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Đặc biệt công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý
nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp, tổ chức. Bởi chu trình bán hàng và thu
tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sử dụng kinh doanh của doanh
nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó như chu trình
tiền, tiếp nhận - hoàn trả vốn, mua hàng và thanh toán…mà còn đánh giá hiệu quả của
toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh của doanh nghiệp.
Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát đối với chu trình bán
hàng và thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đã
học trong nhà trường, so sánh giữa kiến thức và thực tiễn của mỗi doanh nghiệp cũng
như mở rộng hiểu biết, em đã chọn đề tài "Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung"
Chuyên đề gồm có 3 phần:
Phần I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.
Phần II: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ
Phần Thép Miền Trung.
Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung.
Đối với bản thân em khi nghiên cứu về vấn đề này do kiến thức còn hạn chế và
kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế toán thực tế còn ít nên gặp nhiều khó khăn.
Chính vì vậy qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo – TS.
Ngô Hà Tấn cùng tập thể các cô chú, anh chị Phòng kế toán tài chính, Phòng kinh
doanh thị trường Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo
và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này.

Đà nẵng, tháng 05 năm 2010
Sinh viên thực hiện
Vũ Tú Uyên
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 1
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN
  
I. Khái quát về Hệ thống kiểm soát nội bộ
1. Bản chất của Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ, một khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp nước
ngoài nhưng đối với các doanh nghiệp Việt Nam đây là một khái niệm mới chỉ xuất
hiện trong thời gian gần đây nên còn khá mới mẻ. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về
hệ thống kiểm soát nội bộ song có thể nhắc đến một vài quan điểm sau:
+ Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những
chính sách và thủ tục (KSNB) do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo
việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ
tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và
phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và
đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.
+ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống kiểm soát
nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và
áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra,
kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực
và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
+ Tuy nhiên kiểm soát nội bộ được định nghĩa theo khuôn khổ của COSO
(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là ủy ban
các tổ chức tài trợ) là một định nghĩa đầy đủ và chính xác nhất về KSNB đã được

nhiều công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài áp dụng hiệu quả. COSO
định nghĩa KSNB như là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi một thực thể Ban giám
đốc, các nhà quản trị và các nhân viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung cấp
mọi sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu trong các lĩnh vực sau:
• Bảo vệ tài sản
• Hiệu lực và hiệu quả hoạt động
• Độ tin cậy của các báo cáo tài chính
• Phù hợp với luật pháp và quy định hiện hành
KSNB là một quá trình, là phương tiện để đạt được mục tiêu, chứ không phải là
mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp. KSNB được ban quản trị thiết lập và thực thi
nhằm quản lý mọi hoạt động, mọi nhân viên không chỉ trong lĩnh vực tài chính kế toán
mà trong mọi lĩnh vực hoạt động, quản lý của doanh nghiệp và việc tuân thủ chấp hành
luật pháp và các quy định hiện hành. Do đó cần nhận thức rằng KSNB không chỉ đơn
thuần là những văn bản tài liệu về những thủ tục, chính sách của doanh nghiệp hay chỉ
là trách nhiệm của ban quản trị mà KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọi
nhân viên trong tổ chức đều tham gia vào công việc KSNB, vì chính họ là nhân tố
quyết định đến mọi thành quả của tổ chức.
1.2. Chức năng của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của doanh nghiệp thực hiện các chức năng chính sau:
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 2
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
• Bảo vệ tài sản của đơn vị bao gồm các tài sản hữu hình, tài sản vô hình không
bị mất mát, lãng phí, lạm dụng sử dụng sai mục đích, đặc biệt là các sổ sách kế toán và
các tài liệu quan trọng được lưu giữ trên máy tính có thể bị đánh cắp bằng thủ thuật
tinh vi của những hacker.
• Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có
hiệu quả. Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện
pháp giải quyết.
• Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết định đó.
• Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
• Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác với các nghiệp vụ kinh tế xảy ra.
• Đảm bảo việc lập báo cáo kịp thời, chính xác và đảm bảo độ tin cậy của các
thông tin phục vụ quản lý và báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài.
1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu
không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi
riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của
người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân
quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải
chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro
làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ). Bảo vệ tài sản khỏi
bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác
của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy,
quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm
bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt
ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường
hợp Công ty cổ phần).
2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO, một hệ thống KSNB hoàn chỉnh, hoạt động hiệu quả thì nó phải có
đủ năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và
truyền thông, các thủ tục kiểm soát, hệ thống giám sát và thẩm định.
2.1. Môi trường kiểm soát (Control environment)
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 3

Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
Môi trường kiểm soát thiết lập sắc thái chung của một tổ chức thông qua việc chi
phối ý thức kiểm soát của các thành viên, cung cấp một nền tảng cho tất cả các thành
phần khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ,
hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của
kiểm soát. Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và
không thể thiếu đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị sẽ có
nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định, chế độ
đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý
thì chắc chắn các quy chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một
cách hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
 Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Là giá trị căn bản trong kinh doanh, là
xâu chuỗi liên kết các hoạt động của tổ chức, nó chịu sự tác động của văn hóa tổ chức.
Những nhà quản lý cấp cao giữ một vai trò chủ đạo trong việc hình thành văn hóa tổ
chức.
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính
trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình
kiểm soát. Để đáp ứng được điều này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng các
chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho
các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, các nhà quản lý
cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ biến
những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.
 Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan điểm,
nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách, và
thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập Báo
cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài
lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều
lợi nhuận. Một số nhà quản lý lại rất thận trọng với rủi ro. Rõ ràng sự khác biệt về triết
lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và

tác động đến mục tiêu của đơn vị.
 Năng lực của đội ngũ nhân viên: Năng lực của nhân viên được phản ánh qua
kỹ năng và hiểu biết cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Một tổ chức chỉ có thể đạt
được mục tiêu của mình nếu nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo kiến thức và kỹ năng
cần thiết. Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ
công nhân viên, khi thiếu yếu tố này các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng
không được thực thi trong thực tế. Vì thế, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân
viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám
sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: Là mức độ giao quyền từ trên xuống
dưới của một tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm
vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác, các
bộ phận khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc công ty cần
thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên
và quan hệ giữa họ với nhau.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 4
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
 Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm
soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới
trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực
hiện các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị
thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh mối quan hệ về quyền hạn,
trách nhiệm và báo cáo.
 Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội
ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như
chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.
Do đó, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng, đào
tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề

bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức.
 Công tác kế hoạch: Nếu việc lập và thực hiện được tiến hành khoa học và
nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu
hiệu. Vì vậy trong thực tế, các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện
kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện
những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
 Bộ phận kiểm toán nội bộ: Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên
về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Đây là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát.
 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Tại một số quốc gia như Mỹ, các
công ty cổ phần có quy mô lớn, thường thành lập một ủy ban kiểm toán trực thuộc
HĐQT bao gồm những thành viên là chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy
ban kiểm toán thường có nhiệm vụ và quyền hạn như: giám sát việc chấp hành luật
pháp của công ty, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến
trình lập BCTC, dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa BGĐ với các kiểm toán viên
bên ngoài.
 Môi trường bên ngoài: Các nhân tố bên ngoài tuy không chịu sự kiểm soát của
nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các
nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ.
Bao gồm sự kiểm soát của cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ,
môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
2.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp (Risk assessment)
Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức
nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài
tác động:
• Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang
thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi,
mở rộng của sản xuất…
• Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.
Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi

thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần.
Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ
chức
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 5
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác
định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất
hiện và xác định các biện pháp để quản lý, giảm thiểu tác hại của chúng.
2.3. Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and communication)
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì
và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và
bên ngoài.
Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để
có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong
đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên trên và giữa các bộ phận ngang
cấp) và với bên ngoài. Thông tin cần thiết phải được xác định, nắm bắt, xử lý, truyền
đạt đến đúng người để giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình. Thông tin nội bộ, cũng
như các sự kiện, hoạt động bên ngoài phải được truyền thông chính xác, kịp thời, đầy
đủ, dễ nắm bắt và phải đúng thẩm quyền.
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin doanh nghiệp,
một yếu tố quan trọng trong KSNB của đơn vị vì nó không chỉ cung cấp thông tin kinh
tế tài chính cần thiết cho những đối tượng sử dụng thông tin mà còn có tác dụng kiểm
soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị, bằng việc ghi chép nhập xuất tài sản dựa trên
chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian
lận hoặc sử dụng sai mục đích, lãng phí. Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách
kế toán, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về kế toán phải thực hiện đầy đủ các mục
tiêu sau:
• Tính có thực: Kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có

thực vào sổ sách của đơn vị.
• Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn đúng đắn
• Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ đầy đủ.
• Sự đánh giá: Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn. Một cơ cấu
KSNB đầy đủ phải bao gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và ghi
sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình ghi sổ.
• Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản
và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
• Tính đúng kỳ: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, đúng niên độ kế
toán.
• Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được
tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên BCTC của doanh nghiệp.
• Trình bày và khai báo: Số liệu phải được trình bày, khai báo trên BCTC đúng
đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành.
2.4. Các thủ tục kiểm soát (Control activities)
Những hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát diễn ra trong khắp
tổ chức, ở tất cả các cấp, trong tất cả các chức năng. Hoạt động kiểm soát thường liên
quan đến hai yếu tố: một là chính sách thiết lập những gì nên được thực hiện và các
thủ tục nhằm đạt hiệu lực của các chính sách đó.
Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát được thiết kế cho những mục đích, chính
sách sẽ khác nhau và dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nét đặc thù cơ cấu
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 6
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
tổ chức và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là một số các thủ tục kiểm
soát phổ biến:
• Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyêt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.
• Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
• Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.

• Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
• Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
• Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
• So sánh, đối chiếu, kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
• Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và các tài liệu kế toán.
• Phân tích so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
 Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:
• Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các
cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi
quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế
phải được phê chuẩn đúng đắn.
• Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công
việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc
phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, ít xảy ra sai sót
và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các nhân
viên với nhau.
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích hợp về
trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi
lạm dụng quyền hạn. Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ
phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản.
• Kiểm soát vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản
cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chất
như các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động. Ví dụ như hệ
thống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sử
dụng và có password để đăng nhập…Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soát
như ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,…
nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý.
• Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc lập
việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát
hiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Kiểm tra độc lập nên được thực

hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra.
2.5. Hệ thống giám sát và thẩm định (Monitoring)
Giám sát là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao
gồm việc đánh giá thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả việc điều chỉnh các
thủ tục kiểm soát khi cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:
• Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị
• Đánh giá độc lập, chẳng hạn như theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo và
nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của công ty không, hoặc đánh giá việc
thực hiện so với kế hoạch.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 7
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
• Báo cáo những sai sót như là báo cáo cho lãnh đạo những trường hợp về gian
lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy có khả năng làm giảm uy tín của doanh
nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ
thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của
phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán.
Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:
• Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm
soát nội bộ của công ty.
• Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính
chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
• Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây
dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị.
Do đó, với bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của
công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
3. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hoá
3.1. Sự khác nhau giữa thực hành kế toán bằng máy và bằng thủ công ảnh

hưởng tới hệ thống KSNB trong doanh nghiệp
Đặc điểm Thủ công Vi tính
1. Chứng từ kế
toán
Giấy Chứng từ điện tử và giấy
2. Xử lý dữ liệu Dễ dàng Tự động bằng chương trình và
sẽ sai hệ thống nếu chương trình
viết sai
3. Quá trình ghi
chép (cập nhật)
dữ liệu
- Rõ ràng
- Lưu bút tích và mỗi lần chỉ
ghi một sổ
- Khó quan sát, theo dõi
- Cập nhật một lần, lưu vào
nhiều tập tin
4. Nơi lưu trữ dữ
liệu
Sổ Tập tin dữ liệu, trên đĩa cứng…
5. Nhân sự Kế toán viên Kế toán viên và bộ phận IT
6. Dấu vết kiểm
soát
Tồn tại lâu dài Tồn tại trong thời gian ngắn
7. Phát hiện sai
sót
Dễ dàng Khó khăn
8. Quá trình kiểm
soát (đối chiếu
giữa tổng hợp và

chi tiết, lựa chọn
danh mục…)
Thực hiện thường xuyên Tích hợp vào chương trình
9. Khả năng truy
cập dữ liệu
Không thể Có thể truy cập dữ liệu, thực
hiện chương trình từ xa
10. Mức độ tập
trung dữ liệu
Thấp Cao
11. Tính tích hợp
chương trình
Không Cao, tự động xử lý bằng chương
trình
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 8
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
12. Rủi ro đối với
vật lưu giữ dữ
liệu, chương trình
Ít Cao
3.2. Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính
Là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, tổng hợp lập báo cáo
 Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ.
 Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do chương trình
xử lý không chính xác.
 Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không chính xác,
báo cáo có thể được chuyển giao không đúng người nhận.
3.3. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kiểm soát bằng máy tính
Do những đặc điểm khác nhau giữa việc xử lý bằng tay và bằng máy nên việc

kiểm soát kế toán cũng có những đặc điểm khác nhau, do đó nhà quản trị cần phải thiết
lập các thủ tục kiểm soát đặc trưng:
3.3.1. Kiểm soát nhập liệu
Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất
việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và quá trình nhập
liệu.
a) Kiểm soát nguồn dữ liệu
Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Những
thủ tục kiểm soát cụ thể gồm:
• Đánh số trước chứng từ gốc để tránh bỏ sót không nhập chứng từ.
• Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ và hợp lý
• Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý
• Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu nhằm tránh nhập hai lần
• Sử dụng các chứng từ luân chuyển và đó là những chứng từ đã được luân chuyển
từ bộ phận này đến bộ phận khác nên đã có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu, tính hợp
pháp, hợp lý…
• Tạo số kiểm tra: cho phép máy tính tự kiểm tra tính chính xác của dữ liệu nhập
vào đặc biệt là các mã quan trọng như mã công nợ, mã tài sản… bằng cách mã hóa các
mã này bằng mã tự kiểm.
b) Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu
Để đảm bảo quá trình nhập liệu vào máy chính xác, đầy đủ cần phải sử dụng
đoạn mã chương trình kiểm tra. Các thủ tục kiểm tra trình tự nhập liệu bao gồm:
• Kiểm soát tính tuần tự: để nhập liệu nhanh chóng và đầy đủ thì dữ liệu phải được
nhập theo đúng trình tự. Phần mềm thiết kế trình tự nhập liệu sao cho tương tự trình tự
trên chứng từ để người dùng dễ nhập, tránh bỏ sót dữ liệu.
• Kiểm soát kiểu dữ liệu: Dữ liệu nhập vào phải đúng với khai báo ban đầu về kiểu
dữ liệu, ví dụ như kiểu memo, text…
• Kiểm soát tính hợp lý của dữ liệu (số, ngày, tháng): ví dụ nhập ngày 30 tháng 2…
• Kiểm soát tính có thực của đối tượng trong danh mục: ví dụ như một khách hàng
chưa khai báo trong danh mục khách hàng của công ty là khách hàng không có thực.

• Kiểm soát tính đầy đủ của các dữ liệu quan trọng trong nghiệp vụ, các vùng này
không được bỏ trống, nếu người dùng không nhập liệu vào những ô này thì hiện thông
báo nhắc nhở.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 9
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
• Định dạng vùng nhập liệu: dấu phân cách hàng ngàn, thập phân, phân cách ngày
tháng.
• Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động: việc sử dụng giá trị mặc định hữu ích
trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểm
nhập liệu, khi đó sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu, ví dụ như các định khoản mặc định
cho các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế. Tạo số tự động áp dụng trong việc tạo số
chứng từ tự động. Hai chức năng này giúp cho việc nhập liệu nhanh và chính xác.
• Thông báo lỗi đầy đủ, chính xác, rõ ràng và hướng dẫn sửa lỗi rõ ràng, dễ thực
hiện: hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng hay gặp phải và hướng dẫn sửa
lỗi.
3.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin
Kiểm soát xử lý là kiểm tra sự chính xác của các thông tin kế toán trong quá trình
xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quản lý, xử lý, đảm bảo cho hệ thống
vận hành như thiết kế ban đầu. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và bảo trì tập tin bao
gồm các thủ tục sau:
• Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: Dữ liệu sau khi nhập vào hệ thống cần
đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, có nghĩa là các dữ liệu có liên kết với nhau
qua các mối liên hệ cho nên sẽ không được xóa khi liên kết dữ liệu vẫn đang tồn tại.
• Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống yêu cầu các mẫu tin trong tập tin dữ
liệu phải nằm theo trình tự. Kiểm soát trình tự sẽ phát hiện ra mẫu tin không nằm đúng
trình tự và báo lỗi cho người sử dụng.
• Báo cáo các thông tin bất thường: tiền mặt âm, hàng tồn kho âm,…
• Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp,
khách hàng, đối chiếu với bảng kê tiền gửi ngân hàng.

• Tự động đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết nhằm ngăn chặn việc chỉnh sửa số
liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái.
• Lập trình các kiểm soát: tự động kiểm tra việc chuyển số liệu vào các tài khoản
liên quan theo nguyên tắc ghi kép, hay chuyển số liệu chi tiết sang tổng hợp thì cần
thiết lập khâu kiểm soát việc có kiểm tra dữ liệu của kế toán tổng hợp hay không trước
khi chuyển sang sổ tổng hợp…
3.3.3. Kiểm soát thông tin đầu ra
Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm
bảo sự chính xác của số liệu. Việc kiểm soát có thể được thực hiện thông qua các thủ
tục sau:
• Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức
phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin.
• Kiểm soát chuyển giao báo cáo đến người nhận: chính xác thông tin đến đúng
người sử dụng thông tin.
• Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của đơn vị.
• Quy định người sử dụng thông tin phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác,
đầy đủ và trung thực các thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo.
• Quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo ra báo cáo trên giấy than và các
bản in thử.
• Kiểm soát quá trình truyền thông tin báo cáo trên hệ thống mạng máy tính.
* * *
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 10
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
Như vậy có thể nói KSNB trong môi trường thông tin thật sự là một vấn đề phức tạp.
Đòi hỏi người làm công tác kiểm soát nội bộ phải thực sự am hiểu về lĩnh vực công
nghệ thông tin, và phải đề ra những thủ tục kiểm soát hết sức chặt chẽ để có thể hạn
chế những gian lận, sai sót ngày càng tinh vi. Chú ý rằng khi thực hiện kiểm soát
chung này thì các kiểm soát khác vẫn phải duy trì như trong môi trường bằng tay như
vậy mới đem lại hiệu quả của quá trình kiểm soát.

II. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền
1. Khái niệm và ý nghĩa
Chu trình bán hàng bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự
chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng. Chu trình bắt đầu bằng yêu
cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng) và kết thúc bằng sự
chuyển đổi hàng hoá hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền
mặt. Trong đó, hàng hoá và tiền tệ được hiểu theo bản chất kinh tế của chúng: Hàng
hoá là những sản phẩm hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được.
Bán hàng là quá trình có mục đích, phương thức thực hiện mục đích ấy rất đa
dạng. Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu tiền mặt trực tiếp
hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức gửi hàng. Với mỗi phuơng thức
khác nhau các thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức kiểm soát cũng khác
nhau.
Kiểm soát quá trình bán hàng có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉ tiêu
trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD. Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu liên quan
đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của doanh nghiệp trên BCKQKD.
Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm cơ sở để xác định đúng số
thuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB ) cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp mà
công ty phải nộp cho nhà nước.
2. Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền
 Xử lý đơn đặt hàng của người mua:
Đặt hàng của người mua là khởi điểm của chu trình bán hàng. Đó là lời đề nghị
mua hàng nhận được từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại, yêu cầu về một hay một số
loại hàng hoá của doanh nghiệp. Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua điện thoại,
thư, fax hay là mẫu đơn in sẵn của đơn vị đưa cho khách hàng.
 Xét duyệt bán chịu
Hầu hết các doanh nghiệp đều có chính sách bán chịu vì bán chịu sẽ giúp cho
doanh nghiệp gia tăng được doanh số bán. Tuy nhiên, việc chấp thuận bán chịu cho
khách hàng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh
toán hoặc cố tình không thanh toán. Bởi vậy việc phê chuẩn bán chịu cần được xem

xét thật chặt chẽ bởi người có quyền hạn.
Trước khi đi đến quyết định bán chịu, cần xem xét từng khách hàng cụ thể, xác
định khả năng nợ tối đa của khách hàng. Trên cơ sở đó quyết định bán chịu một phần
hoặc toàn bộ lô hàng.Việc làm này đảm bảo tăng khả năng thu hồi nợ từ khách hàng.
 Chuyển giao hàng hoá
Chuyển giao hàng là chức năng quan trọng, là điểm đầu tiên trong chu kỳ khi tài
sản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng vào lúc giao hàng
 Lập hoá đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 11
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
Phòng kế toán tài chính sẽ lập hoá đơn bán hàng và thực hiện ghi sổ, đồng thời
theo dõi các đối tượng nợ của công ty.
Hoá đơn bán hàng là một chứng từ trong đó có đầy đủ thông tin về hàng hoá
(mẫu mã, quy cách, số lượng hàng hoá, …) và giá cả thanh toán. Số lượng hàng hoá
được định theo giá bán chính thức của công ty, được ghi căn cứ theo danh sách giá đã
được phê duyệt. Tổng số tiền thanh toán sẽ gồm cả giá gốc hàng hoá, các khoản chiết
khấu cho khách hàng và các yếu tố khác. Hoá đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 được
lưu tại cùi, liên 2 được gửi cho khách hàng và liên 3 được dùng để luân chuyển nội bộ.
Từ sổ nhật ký bán hàng kế toán sẽ tổng hợp doanh thu, thuế VAT phải nộp, chi
tiết công nợ theo từng đối tượng để chuẩn bị số liệu lên BCTC và theo dõi công nợ
phải thu.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu
tránh tình trạng gian lận xảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoản phải thu
được vào sổ hoặc sau đó. Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vào
nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân
hàng một lượng hợp lý. Đối với trường hợp phổ biến là thu tiền qua ngân hàng thì phải
đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu hoặc
giấy báo có.

Xoá sổ nợ phải thu khó đòi
Việc nhân viên công ty đã rất cố gắng trong công tác thu hồi nợ song vẫn có
trường hợp không thu hồi được nợ là điều bình thường.Trường hợp khách hàng mua
hàng song do một số nguyên nhân có thể bị giải thể hoặc phá sản hoặc thậm chí không
chịu thanh toán…, sau khi thẩm định, xem xét, phê duyệt là không thể thu hồi nợ thì
doanh nghiệp phải xoá sổ các khoản phải thu đó. Bộ phận lập hoá đơn lập chứng từ ghi
nhận nghiệp vụ này và kế toán phụ trách phải xoá nợ, ghi giảm khoản phải thu của
những khách hàng này.
Dự phòng nợ khó đòi
Ngoài ra có thể xảy ra trường hợp con nợ không trả được, công ty phải lập dự
phòng cho các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tài
chính và số tiền nợ quá hạn kế toán phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn.Căn
cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:
-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,
bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn
chưa thu được;
-Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng
phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán
- Nhận đơn đặt hàng những hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không
đủ khả năng cung cấp
- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà
doanh nghiệp không thể đáp ứng.
- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không
chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 12
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy

mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức
- Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng
- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng
- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán
- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai
hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế
không giao hàng.
- Nhân viên không nộp tiền thu được từ nghiệp vụ bán hàng
Để xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì chúng ta phải nắm
rõ được các sai phạm thường hay xảy ra nêu trên. Sau đây là nội dung chi tiết về mục
tiêu, thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
III. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Mục tiêu KSNB
Nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu KSNB
tổng quát
Mục tiêu KSNB nghiệp vụ
thu tiền
- Doanh thu chỉ được ghi
nhận khi hàng đã được
thực sự bán trong kỳ.
- Tính có thực - Các khoản thu tiền ghi sổ là số
tiền công ty thực tế nhận được
trong kỳ.
- Các nghiệp vụ bán hàng
phải được phê chuẩn
đúng đắn và liên quan
đến hàng thực nhận
-Sự phát sinh và

quyền kiểm soát
- Các khoản chiết khấu đã được
xét duyệt đúng đắn, phiếu thu
tiền được đối chiếu và ký duyệt.
- Tất cả các nghiệp vụ
bán hàng hiện có đều đã
được ghi sổ
- Sự đầy đủ -Tất cả số tiền nhận được đều
được vào sổ nhật ký thu tiền và
sổ quỹ
- Doanh thu ghi sổ là số
tiền của hàng hoá gửi đi,
được tính đúng và vào sổ
chính xác, đúng kỳ.
- Sự đánh giá - Các khoản tiền thu đã ghi sổ
và đã nộp đều đúng với giá
hàng bán.
- Các nghiệp vụ bán hàng
được phân loại và ghi
chép vào đúng các tài
khoản (hay sổ sách kế
toán).
- Sự phân loại - Các khoản tiền thu đều được
phân loại đúng đắn
- Doanh thu ghi sổ đúng
vào kỳ kế toán mà chúng
phát sinh
- Tính đúng kỳ - Các khoản thu tiền được ghi
đúng thời gian
- Các nghiệp vụ bán hàng

được ghi chép đúng đắn
vào các sổ chi tiết và
tổng hợp chính xác
- Sự chuyển sổ và
tổng hợp đúng
- Các khoản thu tiền được ghi
đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng
hợp đúng
2. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 13
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
Mục tiêu kiểm soát
nội bộ
Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
- Doanh thu bán hàng
được ghi sổ là có
thực
- Quá trình vào sổ doanh thu đựợc chứng minh bằng các
chứng từ vận chuyển đã được duyệt và các đơn đặt hàng của
khách hàng đã được phê chuẩn
- Các hoá đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và được
theo dõi ghi chép đúng đắn
- Các nghiệp vụ tiêu
thụ được phê chuẩn
đúng đắn (sự phê
chuẩn).
- Kiểm tra đơn đặt hàng phải có chữ ký của người có thẩm
quyền và đóng dấu của doanh nghiệp mua
- Trường hợp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, email, fax,

cần có những thủ tục để đảm bảo tính pháp lý về việc đã đặt
hàng của khách hàng
- Bộ phận có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng về số
lượng, chủng loại, quy cách
- Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách
hàng biết để tránh các tranh chấp về sau
- Sự phê chuẩn phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và
phù hợp vơí chính sách của công ty .
- Phê chuẩn việc bán chịu trước khi gửi hàng.
- Giá, phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển, và các
khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn.
- Các nghiệp vụ tiêu
thụ hiện hữu đều
được ghi sổ (tính đầy
đủ).
- Các chứng từ vận chuyển (nghĩa là các hoá đơn vận
chuyển) được đánh số trước và thường gồm các thông tin về
quy cách, chủng loại hàng hoá, số lượng và các dữ liệu có
liên quan.
- Hoá đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép đầy đủ.
- Doanh thu ghi sổ là
số tiền của hàng hoá
gửi đi và được tính
đúng và vào sổ chính
xác (sự đánh giá).
- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hoá đơn và quá trình chuyển
sổ; quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người độc
lập.
- Kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh xuất
hàng, chứng từ vận chuyển, thông báo điều chỉnh…

- Ghi giá vào hoá đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị
- Đối chiếu các chi tiết trên hoá đơn với chứng từ vận
chuyển, với đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số
trên hoá đơn.
- Đối chiếu bút toán trên sổ nhật ký bán hàng với hoá đơn
bán hàng.
- Các nghiệp vụ tiêu
thụ được phân loại
đúng đắn (sự phân
loại)
- Xây dựng và sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ.
- Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ.
-Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài
khoản nhất là đối với các nghiệp vụ bất thường.
- Doanh số ghi sổ
theo căn cứ thời gian
( tính đúng kỳ).
- Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ doanh thu
theo căn cứ hàng ngày và càng gần ngày phát sinh càng
tốt.Tốt nhất doanh thu phải được tính và ghi sổ ngay sau khi
gửi hàng.
- Kiểm tra nội bộ: so sánh ngày trên hoá đơn vận chuyển với
ngày trên hoá đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ
phụ có liên quan.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 14
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
- Các nghiệp vụ tiêu
thụ được phản ánh
đúng đắn trong các sổ

phụ và được tổng hợp
chính xác (chuyển sổ
và tổng hợp).
- Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ phụ
các khoản phải thu.
- Gửi đều đặn các biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng cho
khách hàng.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền
3. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền
Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
- Các khoản thu tiền ghi sổ là số
tiền công ty thực tế nhận được
(tính có thực)
- Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt và
ghi sổ sách
- Cân đối độc lập các tài khoản ngân hàng
- Các khoản chiết khấu tiền đã có
sự phê chuẩn (sự phê chuẩn)
- Một chính sách về chiết khấu tiền phải thực sự
tồn tại trong đơn vị
- Doanh nghiệp cần quy định chính sách chiết
khấu thương mại, xét duyệt hàng bán bị trả lại
và giảm giá hàng bán rõ ràng
- Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu tiền
mặt phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và
phù hợp vơí chính sách của công ty.
- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu
tiền
- Tiền mặt nhận được đều được
vào sổ nhật ký thu tiền mặt (tính

đầy đủ)
- Phân chia trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt
và ghi sổ sách
- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các bảng kê
trước tiền mặt
- Quá trình kiểm tra nội bộ của việc ghi sổ các
khoản thu tiền mặt
- Gửi đều đặn các biên bản đối chiếu công nợ
hàng tháng cho khách hàng
-Các khoản thu tiền mặt ghi sổ
được ghi sổ và đem gửi theo số
tiền nhận được (sự đánh giá)
-Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ
và đối chiếu chúng với mức giá đã duyệt trên
các chứng từ bán hàng.
-Kiểm tra đều đặn với tài khoản ngân hàng.
- Các khoản thu tiền mặt được
phân loại đúng đắn (sự phân loại)
- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ
- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ
- Kiểm tra lại các chứng từ chứng minh khoản
thu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài
khoản
- Các khoản thu tiền mặt được ghi
sổ căn cứ theo thời gian (tính
đúng kỳ)
- Quy định thể thức ghi sổ các khoản thu tiền
mặt hàng ngày
- Kiểm tra nội bộ việc ghi thu và nhập quỹ
- Các khoản thu tiền mặt được ghi

vào sổ phụ đúng đắn và được tổng
- Phân chia trách nhiệm giữa việc ghi nhật ký
thu tiền với việc ghi sổ phụ các khoản phải thu
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 15
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
hợp chính xác (chuyển sổ và tổng
hợp)
và sổ quỹ.
- Gửi đều đặn các biên bản đối chiếu công nợ
hàng tháng cho khách hàng
- Kiểm tra nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ
PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN
  
A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN
TRUNG
I. Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung
1. Quá trình thành lập và phát triển
Tiền thân của Công ty Cổ Phần Thép Miền Trung là nhà máy cán thép Miền
Trung - một Đơn vị trực thuộc Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền Trung, một trong 8
đơn vị sản xuất thép của Tổng Công ty thép Việt Nam, Tập đoàn sản xuất và kinh
doanh thép lớn nhất Việt Nam.
Nhà máy được thành lập theo quyết định số1696/QĐ/HĐQT của Tổng công ty
thép Việt Nam vào ngày 11/11/1996 tại khu công nghiệp An Đồn, TP Đà Nẵng. Với số
vốn đầu tư gần 2 tỷ đồng gồm nhà xưởng và một dây chuyền sản xuất. Sau 2 năm xây
dựng, lắp đặt, chạy thử, đến tháng 10/1998 nhà máy cán thép đã đi vào hoạt động với
công suất 40000 tấn/năm.
Sau 10 năm hoạt động nhà máy đã tìm được thế đứng vững chắc trên thị trường
với việc sản xuất và kinh doanh thép trong nước. Đến cuối năm 2008, Nhà máy cán

thép miền trung tách ra khỏi Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền Trung trở thành Công
Ty Cổ Phần Thép Miền Trung. Công ty được thành lập từ sự góp vốn của 3 cổ đông
lớn là Công Ty TNHH An Hưng Tường là 50%, Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền
Trung là 30% và Công Ty Thép Đà Nẵng là 20%. Ngày 03/12/2008 Công Ty Cổ Phần
Thép Miền Trung được cấp giấy phép kinh doanh số 3203002324 và chính thức đi vào
hoạt động.
Tên giao dịch đối ngoại : Central Vietnam Steel Corporation
Tên viết tắt: CSC
Địa chỉ: Khu công nghiệp An Đồn, Quận Sơn Trà, Thành Phố Đà Nẵng
Điện Thoại: 05113-844683,05113-932756. Fax: 05113.814114
Vốn điều lệ: 20 tỷ đồng
Mã số thuế: 0400682519
Thép Miền Trung được xây dựng trên dây chuyền hiện đại và từ nguồn phôi nhập
khẩu của các nước như: Nga, Ukaina, Nhật Bản theo TCVN 1651-85 tương đương
JISG3112 (Nhật ) và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Đặc biệt năm 2004
thép Miền Trung đã đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt và Cúp Vàng Đà Nẵng.
Thép Miền Trung (MT) có ký hiệu chữ MT và chữ số in nghiêng trên mỗi thanh
thép. Sản phẩm thép Miền Trung đã có mặt trên tất cả các vùng miền như:
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 16
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
 Thủy điện Yaly-Gia Lai
 Công trình dự án cấp thoát nước và vệ sinh môi trường TP Đà
Nẵng
 Cầu Thuận Phước-Liên Chiểu Đà Nẵng
 Thương xá Vĩnh Trung
 Bờ kè đường Bạch Đằng Đông
 Thủy Điện Sông Hinh
 Bệnh Viện 600 giường Quảng Ngãi
 Viện nghiên cứu thủy sản Nha Trang…

Điều này chứng tỏ thép Miền Trung đang được các nhà tư vấn thiết kế, giám sát
công trình và ngành xây dựng Việt Nam chọn làm sản phẩm cho các công trình trọng
điểm quốc gia…và được các công trình xây dựng trên địa bàn cũng như trên cả nước
tin dùng.
2. Chức năng hoạt động và nhiệm vụ của công ty
2.1. Chức năng hoạt động
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là sản xuất kinh doanh thép các loại,
gia công các sản phẩm kim loại và phế liệu kim loại. Nắm bắt được nhu cầu về thép
của đông đảo người dân cũng như các tổ chức trên cả nước, Công ty đã cố gắng sản
xuất sản xuất nhiều thép hơn nữa để đáp ứng nhu cầu cũng như mạnh dạn cải tiến công
nghệ và thương lượng để chuyển nhượng thương hiệu sản xuất mặt hàng thép Miền
Nam (TMN-V) góp phần đa dạng hoá sản phẩm.
2.2. Nhiệm vụ của Công ty
Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung được cổ phần hoá, có nhiệm vụ chủ yếu sau:
 Có nhiệm vụ sản xuất và cung cấp cho người tiêu dùng thép xây dựng với chất
lượng đúng như đã cam kết.
 Xây dựng phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để giảm chi phí sản
xuất, giảm giá thành, tăng khả năng cạnh tranh với các nhãn hiệu khác như thép
Pomina, thép Việt - Úc (Vinausteel)), thép Hoà Phát (DANI), thép Thái Nguyên
(TISCO), thép Việt Hàn (VPS), thép Miền Nam (SSC), thép Việt Nhật (VKS),
thép Đà Nẵng, không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả hoạt động
kinh doanh, nâng cao chất lượng.
 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong công việc phát triển sản xuất kinh
doanh mặt hàng thép.
 Tối đa hoá lợi nhuận.
 Tạo việc làm ổn định cho người lao động.
 Đóng góp cho ngân sách nhà nước.
 Đẩy mạnh việc đầu tư phát triển Công ty theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại
hoá.
3. Một vài thông tin khác của Công ty vào năm 2009

• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ : 236.433.364.564
• Doanh thu thuần : 234.841.434.964
• Lợi nhuận trước thuế : 2.511.940.235
• Lợi nhuận sau thuế : 2.052.786.848
• Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành : 459.153.387
• Nguồn kinh phí và quỹ khác : 75.371.949
• Vốn chủ sỡ hữu : 22.128.158.797
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 17
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
• Thu nhập bình quân : 2.000.000
• Tổng số công nhân viên và người lao động : 123 người
II. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy
Quan hệ chỉ đạo :
Quan hệ chất lượng :
Quan hệ phối hợp :
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 18
Hội đồng
quản trị
Tổng
Giám Đốc
Phó Tổng
Giám đốc
Phó Tổng
Giám đốc
Phó Tổng
Giám đốc
Phòng Kế

toán - Tài
chính
Phòng Tổ
chức - Hành
chính
Phòng Kế
hoạch - Kỹ
thuật
Phân xưởng
Tổ trưởng KCS
Tổ viên KCS
Phòng Kinh
doanh - Thị
trường
Ban kiểm
soát
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh
Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản
xuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của Công ty đồng
thời quyết định giải pháp thị trường, công nghệ, thông qua các hợp đồng mua, bán, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng của Công ty,
quyết định mức lương và lợi ích kinh tế khác của các cán bộ quản lý đó, quyết định cơ
cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập chi nhánh, văn
phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. Chủ tịch hội
đồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT, chuẩn bị chương trình,
nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ tọa cuộc họp HĐQT.
- Tổng giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách
nhiệm về tài sản, vốn và kết quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị.

- Phó tổng giám đốc: trực tiếp quản lý các phòng ban, hỗ trợ trong điều hành, báo cáo
thông tin và đề xuất xử lý lên Tổng giám đốc.
- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập, làm việc theo chế độ
chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo
và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, trung
thực và chính xác trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi sổ kế toán, báo
cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ Công ty.
- Phòng kế toán tài chính:
• Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực công tác tài chính
và kế toán. Thực hiện các chế độ về kế toán tài chính doanh nghiệp theo quy
định Pháp luật và Điều lệ Công ty.
• Quan hệ với các tổ chức tài chính, tín dụng đảm bảo vốn cho hoạt động
sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển, đổi mới doanh nghiệp. Đảm bảo cân
đối tiền - hàng, lưu chuyển tiền tệ.
• Theo dõi, ghi chép, thống kê, cập nhật hoá đơn chứng từ để hạch toán kế
toán.
• Chấp hành chế độ báo cáo, quyết toán kiểm kê đảm bảo yêu cầu chính
xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ. Tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh
phục vụ công tác hạch toán và phân tích hoạt động kế toán.
• Định kỳ tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế của Công ty,
báo cáo HĐQT, Tổng giám đốc.
- Phòng tổ chức hành chính:
• Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy,
cán bộ, lao động, tiền lương, đào tạo bồi dưỡng, bảo vệ, quân sự, quản trị
hành chính, thi đua - khen thưởng, kỷ luật, y tế, văn thư lưu trữ, phòng
chống bão lụt.
• Xây dựng đội ngũ cán bộ, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
nâng bậc cho CB CNV công ty.
• Xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương. Thực hiện các chế độ chính
sách đối với người lao động theo quy định của Nhà nước, của Công ty. Tổ

chức quản lý tốt lực lượng lao động trong toàn Công ty.
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất. Xây dựng các nội quy,
quy chế, quy định thuộc chức năng và nhiệm vụ của Phòng.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 19
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
- Phòng kinh doanh thị trường:
• Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác tổ chức
tiêu thụ sản phẩm của Công ty, công tác tổ chức kinh doanh của Công ty.
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, khai thác các khách hàng truyền
thống và các khách hàng mới, tạo nguồn hàng trong và ngoài nước, xây
dựng các quy chế, quy định quản lý các mặt công tác thuộc chức năng,
nhiệm vụ của Phòng.
• Trực tiếp tổ chức mua nguyên liệu cho sản xuất của Công ty.
• Tổ chức công tác Marketing, nghiên cứu dự báo thị trường như: quan hệ
cung - cầu, giá cả, tiếp thị, quan hệ khách hàng,…Công tác khách hàng.
• Tổ chức công tác tiếp nhận vận chuyển hàng hoá, soạn thảo theo dõi và
quản lý các hợp đồng kinh tế, quản lý theo dõi kho nguyên liệu, thành phẩm,
hàng hoá.
- Phòng kế hoạch kỹ thuật:
• Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác kế
hoạch; công tác kỹ thuật; công tác KCS; công tác quản lý kho; công tác
công nghệ và thiết bị; quản lý hệ thống chất lượng; xây dựng cơ bản; nghiên
cứu khoa học; sáng kiến tiết kiệm; công tác sữa chữa lớn; đào tạo nâng bậc;
an toàn lao động; phòng chống cháy nổ.
• Xây dựng các kế hoạch và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức
sữa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị, dự phòng nguyên vật liệu phục vụ
công tác sản xuất sản phẩm của Công ty.
• Quản lý kho tàng, bảo quản hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho
công tác sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý phương tiện cơ giới, bàn

cân của Công ty. Kiểm tra chất lượng sản phẩm, máy móc thiết bị, nguyên
nhiên vật liệu thành phẩm nhập kho và đang lưu thông trên thị trường.
• Xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, quy phạm về các mặt quản lý
các lĩnh vực công tác thuộc chức năng của Phòng.
- Phân xưởng sản xuất:
• Trực tiếp tổ chức sản xuất theo kế hoạch được giao, đảm bảo các chỉ tiêu
định mức về kinh tế kỹ thuật, chất lượng sản phẩm do Công ty quy định.
• Chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm và chỉ tiêu tiêu hao theo
định mức được duyệt.
• Thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch tháng, quý, năm.
• Thực hiện công tác thống kê ghi chép số liệu các hoạt động tại Phân
xưởng. Định kỳ báo cáo số liệu sản xuất và tình hình thiết bị của Phân
xưởng theo quy định của Công ty.
• Phối hợp với các phòng chức năng trong Công ty thực hiện các nhiệm vụ
có liên quan. Xây dựng các quy định quản lý thuộc chức năng nhiệm vụ của
phân xưởng.
III. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
1. Tổ chức bộ máy kế toán
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 20
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn


Quan hệ trực tuyến
Quan hệ nghiệp vụ
Nhiệm vụ của từng người:
- Kế toán trưởng: là người điều hành chung về công tác kế toán, chịu trách nhiệm về
thông tin kế toán cung cấp trong cũng như ngoài đơn vị, tham mưu cho giám đốc về
tình hình tài chính. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc và cấp trên về tính
chính xác của số liệu và chịu trách nhiệm trong việc chấp hành chế độ thống kê, kế

toán của Công ty và Nhà nước quy định.
- Kế toán tổng hợp: là người thực hiện tổng hợp số liệu từ các phần hành khác, lập báo
cáo tổng hợp và quyết toán cuối kỳ. Ngoài ra còn theo dõi tình hình biến động của tài
sản cố định trong Công ty, kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp với cục thuế.
- Kế toán vật tư, thành phẩm và nợ phải trả: là người theo dõi về thành phẩm, việc mua
nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ và nợ phải trả nhà cung cấp. Kế toán vật tư,
thành phẩm và nợ phải trả theo dõi tình hình hiện có, tình hình biến động của nguyên
vật liệu, thực hiện ghi sổ các phiếu nhập xuất kho mà thủ kho gửi lên. Kế toán phần
hành này theo dõi chi tiết tình hình biến động nợ phải trả nhà cung cấp.
- Kế toán tiêu thụ và nợ phải thu (kiêm kế toán ngân hàng): theo dõi tình hình tiêu thụ
của từng sản phẩm và các khoản mà khách hàng còn nợ của Công ty. Đồng thời kế
toán phần hành còn theo dõi và làm việc với các ngân hàng.
- Kế toán tiền mặt (kiêm thủ quỹ): chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, xuất chi
tiền theo lệnh của kế toán trưởng hoặc giám đốc để thực hiện nghĩa vụ và lập báo cáo
quỹ. Đảm bảo an toàn tiền mặt theo đúng quy định.
- Nhân viên cân xe: chuyên cân hàng.
2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức chứng từ ghi sổ và được thực
hiện trên máy tính với phần mềm kế toán EFFECT để phản ánh các nghiệp vụ phát
sinh trong toàn Công ty.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 21
Kế toán trưởng
Kế toán
vật tư,
thành
phẩm và
nợ phải
trả

Nhân viên
cân xe
Kế toán
tiêu thụ và
nợ phải thu
( kiêm kế
toán ngân
hàng)
Kế toán tổng hợp
Kế toán
tiền mặt
(kiêm thủ
quỹ)
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
Ghi hằng ngày

Ghi định kỳ
Đối chiếu
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Thông qua quy trình làm việc trên có thể thấy việc cập nhật dữ liệu vào phần hành kế
toán đã được kiểm soát chặt chẽ qua các công đoạn :
 Công đoạn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc do kế toán
viên ở các phần hành kế toán cụ thể thực hiện.
SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 22
Chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiếtSổ chi tiết tài khoảnSổ quỹ
Báo cáo kế toán
Bảng cân đối tài khoản
Sổ tổng hợp tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết

Chứng từ gốc, Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng
loại
Báo cáo kế toán quản trị
Phần mềm
kế toán
Tập tin nhật ký
Tập tin trung gian
Nhập liệu
Xử lý
Báo cáo tài chính, Sổ sách kế toán
In ấn
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
 Phần mềm tự động kiểm tra các thông số mà kế toán khai báo khi cập nhật
chứng từ vào từng phần hành cụ thể, ví dụ: kỳ hạch toán, đối ứng số tiền theo nguyên
tắc ghi kép , tự động
đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết.
 Công đoạn kiểm tra lại các số liệu trên các sổ sách của kế toán tổng hợp, kế
toán trưởng đơn vị trước khi phê duyệt.
 Công đoạn đối chiếu và kiểm tra thường ngày.
Quy trình ghi chép:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài
khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm. Theo quy trình, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng
từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Phần mềm kế toán có thể đưa ra báo cáo kế toán phục vụ cho công tác quản trị
bất cứ khi nào. Cuối kỳ, sau khi khoá sổ, phần mềm kế toán sẽ tự thực hiện bút toán
kết chuyển, tự lập các báo cáo kế toán tài chính. Tất cả các sổ sách ngoài hình thức bảo
quản bằng cách lưu trong máy, đều phải được in ra và lưu trữ.
Tại Công ty, giữa các kế toán có sự phân công phân nhiệm với nhau và có sự

liên hệ để theo dõi đầy đủ tình hình của phần hành mình chịu trách nhiệm, tránh ghi
trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ.
B. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG
I. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền
Trung
1. Đặc điểm sản phẩm hàng hoá và phương thức bán hàng tại Công ty
1.1. Đặc điểm sản phẩm hàng hoá
- Hàng hoá mua trong nước: bao gồm thép sản xuất trong nước và vật liệu xây dựng,
phôi thép phế liệu.
 Thép xây dựng: Bao gồm thép tròn cuộn, thép tròn trơn, thép cây, thép
vằn… do các nhà máy trong nước sản xuất như Công ty Thép Miền Nam,
Gang thép Thái Nguyên, Thép Hoà Phát.
 Thép phế liệu: Bao gồm thép phế liệu HMS1/2, ray, phế lon ép bánh, ống
cắt,…chủ yếu được nhập khẩu từ các nước Mỹ, Nga, Philippin…và một số
được thu gom trong nước.
- Hàng hoá nhập khẩu: thép chính phẩm, thép tấm, lá, hình H,U,I và thép ống đạt tiêu
chuẩn, được nhập khẩu từ các nước Nga, Trung Quốc…và cung cấp bởi các nhà máy
sản xuất thép trong nước như Công ty thép miền Nam, Công ty gang thép Thái
Nguyên
Nhìn chung đặc điểm hàng hoá của Công ty là:
 Thép dễ bị gỉ, khả năng chịu nhiệt và thời tiết thấp nên cần được bảo quản
cẩn thận.
 Các sản phẩm thép thường nặng, cồng kềnh nên việc vận chuyển rất khó
khăn và tốn chi phí cao.
 Giá thép thường xuyên biến động phụ thuộc vào tình hình chung trên thế
giới
1.2. Phương thức bán hàng
- Hàng được giao tại kho của Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung. Chi phí bốc
hàng lên phương tiện vận tải sẽ do Công ty đảm nhiệm.

SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 23
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
- Đặc biệt khách hàng khi mua hàng của Công ty có thể được gửi lại hàng tại kho
của Công ty để nhờ giữ hộ.
2. Đặc điểm hoạt động thu tiền, phương thức thu tiền tại Công ty
2.1. Đặc điểm hoạt động thu tiền
Hầu hết các giao dịch bán hàng hoá của Công ty đều có giá trị lớn nên việc thu
tiền đa số đều phải thông qua ngân hàng nhằm đảm bảo an toàn, còn một số ít giao
dịch có giá trị nhỏ thì mới trả bằng tiền mặt. Ngoài ra Công ty còn có chế độ cho phép
khách hàng thanh toán trả chậm theo các hình thức: bảo lãnh thanh toán của ngân
hàng, thế chấp tài sản bằng tiền mặt, công trái của nhà nước phát hành, sổ tiết kiệm gửi
tại các ngân hàng có giá trị tương ứng với giá trị sản phẩm được xuất kho trong tháng
(căn cứ hoá đơn GTGT do Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung phát hành).
2.2. Phương thức thu tiền
- Thu tiền qua phương thức uỷ nhiệm thu: uỷ nhiệm thu là phương thức thu tiền
mà Công ty lập theo mẫu mà ngân hàng quy định; làm việc với ngân hàng để
yêu cầu ngân hàng thu tiền hộ từ những khách hàng của Công ty.
- Thu trực tiếp bằng tiền mặt: hiện tại Công ty vẫn có tuy nhiên phương thức này
ít dùng vì hầu hết giao dịch bán hàng của Công ty đều có giá trị lớn.
3. Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung
Hoạt động tiêu thụ là một khâu quan trọng, góp phần tạo nên hoạt động liên tục
và sự tồn tại của Công ty. Chính vì vậy, cũng như các đơn vị khác tại Công Ty Cổ
Phần Thép Miền Trung quy định tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều chịu sự quản lý và
giám sát chặt chẽ của Ban giám đốc, phải được sự uỷ quyền và phê duyệt của các cấp
có thẩm quyền. Để thực hiện tốt công tác kiểm soát nội bộ đảm bảo nhân viên không
gian lận, không có sự chồng chéo trong quá trình làm việc. Ban lãnh đạo đã đề ra các
quy chế và bản mô phỏng công việc bán hàng và thu tiền cho từng nhân viên trong
từng phòng ban cụ thể như sau:
Trách nhiệm Tiến trình công việc

SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 24
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn
Nhân viên P.KDTT
Nhân viên P.KDTT
Nhân viên P.KDTT
Nhân viên P.KDTT
Tr,Phòng KDTT
Phó TGĐ

Tổng Giám đốc
Nhân viên P.KDTT
Nhân viên P.KDTT/ P.KTTC

Phó TGĐ

Nhân viên P.KDTT

Tr,Phòng KDTT
Thủ kho, Nhân viên cân xe,
Nhân viên P.KDTT, Bảo vệ,
Khách hàng

Nhân viên P.KTTC
Phó TGĐ


Bán trực tiếp
Ngoài
qui định

Trong
qui định





SVTH: Vũ Tú Uyên
Lớp 32K06.3 Trang 25
Xác định
nhu cầu
Chào hàng
Tiếp nhận đơn hàng
Hợp đồng
Soát xét
Tờ Trình
Soát
Duy
ệt
Ký HĐ
Xác nhận đơn hàng
Soát
Duy
ệt
Lệnh xuất hàng
Xuất hàng
Duy
ệt
Viết hóa đơn/Phiếu xuất kho
Ký hóa đơn