Giáo trình nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin

SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ĐỒNG THÁP
TRƯỜNG TRUNG CẤP THÁP MƯỜI

GIÁO TRÌNH

NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG VÀ
LƯU TRỮ THÔNG TIN

Đồng Tháp


BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHỊNG
1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ hành chính văn phịng
1.1. Khái niệm:
Văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập,
xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ
hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm sốt kinh doanh. Văn
phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần
đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Nghĩa là nơi
soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin
sao cho có hiệu quả.

1.2. Chức năng, nhiệm vụ của hành chính văn phịng:
Chức năng, nhiệm vụ của hành chính văn phịng thơng thường sẽ đảm nhận các
nhóm cơng việc sau đây:
- Lễ tân văn phịng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thơng tin ban đầu và
hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các

cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch
văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
- Chấm cơng, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong
quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm cơng cho tất cả nhân viên.
2


- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phịng
phẩm cho cơng ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các
nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phịng,
thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
- Duy trì mơi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ
chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng
ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hịa các mối quan hệ vì lợi ích
chung của cơng ty.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý,
hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác của cơng ty.
2. Quản trị hành chính văn phòng
2.1. Khái niệm:
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Quản trị hành chính văn phịng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hoá và kiểm sốt các hoạt động xử lý thơng tin.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng:
- Chức năng, nhiệm vụ của quản trị
+ Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa
chọn các giải pháp thích hợp để hồn thành các mục tiêu đó.
+ Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh
nghiệp để đảm Nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về

nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
+ Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ
thể để đạt được mục tiêu của tổ chức.
+ Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai
trái đi lệch với mục tiêu.
- Chức năng, nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phịng:
+ Hoạch định cơng việc hành chính
+ Tổ chức cơng việc hành chính văn phịng
+ Lãnh đạo cơng việc hành chính văn phịng
+ Kiểm sốt cơng việc hành chính
+ Dịch vụ hành chính văn phịng
3. Tổ chức văn phịng
3.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
* Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) :

3


+ Chánh văn phịng (Trưởng phịng hành chính): Chánh VP là người điều
hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc
quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác,
hồn chỉnh các dự thảo VN quan trọng, cơng tác cơ yếu…
+ Giúp việc có các Phó văn phịng (hoặc Phó Trưởng phịng HC)
Văn phịng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phịng
phải đề cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng.
* Các bộ phận trực thuộc Văn phịng :
+ Bộ phận hành chính,văn thư : Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý,
bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp; Tổ chức công
tác lễ tân, khánh tiết; Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục
vụ cho hoạt động của văn thư

+ Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ
trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chun mơn có liên quan;
Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; Theo
dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ
trưởng và đề xuất phương án giải quyết.
+ Bộ phận lưu trữ: Thực hiện công tác lưu trữ; Phân loại, đánh giá, chỉnh lý,
thống kê tài liệu lưu trữ; Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Bộ phận Quản trị: Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; Sửa chữa , quản lý, sử dụng các
phương tiện vật chất có hiệu quả.
+ Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )
+ Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …
3.2. Tổ chức và bố trí nơi làm việc:
Nơi làm việc là những khoảng khơng gian nhất định được trang bị và bố trí
những phương tiện cần thiết, trong đó Cán bộ, cơng chức thực hiện cơng vụ, nhiệm
vụ của mình.
* Những u cầu chung cần thiết của nơi làm việc:
- Phù hợp với tính chất và quy mơ hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quan phải
thể hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, tuy nhiên khơng phơ trương
quá mức làm lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nước. Các cơ quan cần sắp xếp,
bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ cơng việc.
- Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: mơi trường xung quanh thích hợp (không
quá ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (ln được hồn thiện, cải tiến) phục vụ
cho cơng vụ và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm lý tích cực,
giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cũng như giữa
họ và nơi làm việc.
- Tính dễ dàng liên hệ giao dịch
- Tính bảo mật.
4

* Sắp xếp bố trí nơi làm việc:
- Các bộ phận lãnh đạo, văn phịng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và
có tư thế nhất. Các phịng làm việc được bố trí theo ngun tắc bảo đảm giải quyết
dây chuyền giải quyết cơng việc, các phịng ban có quan hệ thường xun với nhau
được bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào …
- Các phịng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt
lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị
- Diện tích phịng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận
- Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố
trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái trong
làm việc.
- Phịng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố
tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng,
màu sắc….
- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính tồn cơ quan, từng phịng làm việc,
từng chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác.
* Các phương pháp bố trí văn phịng:

 Văn phịng “mở”:
Hiện nay các cơ quan, Doanh nghiệp có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng
mở. Các phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong , các ơ vng
cao khoảng 2m….
- Ưu điểm:
+ Tiết kiệm chi phí diện tích;
+ Dễ giám sát quản lý;
+ Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc;
+ Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng;
+ Dễ thay đổi khi cần thiết

5


 Văn phịng “đóng”:
Hệ thống văn phịng đóng được ngăn cách bởi các phịng riêng. Ưu điểm của
nó là đảm bảo tính an tồn, bí mật, sự riêng tư, và phù hợp với cơng việc địi hỏi tập
trung cao.
Tuy nhiên nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc
chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phịng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công
việc.

* Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc :
- Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu
năng. Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng
thiên nhiên
- Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc trong văn phòng và khách
đến. Màu sắc phản chiếu ánh sáng rất đa dạng. Sau đây là một số khái niệm về sự
phản chiếu ánh sáng :
+ Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc:
50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh lá cây 40%; Nói chung các văn phịng hãy
dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên bức tường trước mặt nhân viên vì nó
làm dịu mắt. Các phịng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hồ tránh đơn điệu;
phịng tầng hầm hoặc kho nên dùng màu sáng và phản chiếu ánh sáng cao.
- Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu năng của
văn phịng . cần sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn,
tránh dùng nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm an toàn khi dùng các
thiết bị điện , thực hiện phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định.
3.3. Hiện đại hóa cơng tác văn phòng:
Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản trị , nó có thể thực hiện theo các hướng:
văn phịng điện tử, văn phịng tự động hóa…

* Mục tiêu của hiện đại hố văn phịng:
+ Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức
+ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải
thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức
6


+ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý
thốt khỏi những cơng việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy tính
sáng tạo của mỗi Cán bộ cơng nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối
ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng .
* Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa cơng tác văn phịng:
- Tổ chức bộ máy văn phịng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng
- Từng bước công nghệ hóa cơng tác văn phịng, tin học hóa văn phòng, sử
dụng mạng LAN, internet,wireless…
- Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy
ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực,
đem lại năng suất cao trong hoạt động.
- Khơng ngừng hồn thiện kỹ năng và nghiệp vụ.
4. Tổ chức bộ máy hành chính văn phịng
4.1. Hình thức tổ chức bộ máy:
Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phịng nên tập trung hay phân
tán? Phân tán nghĩa là cơng việc hành chính văn phịng của mỗi bộ phận phịng ban
đề do bộ phận đó quản lý một cách đội lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hiệu quả
là cơng việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp nhau, hao tốn văn phòng phẩm và
sức lực, Vì vậy, cần phải tập trung cơng việc hành chính văn phịng sao cho thống
nhất. Có hai hình thức tập trung:
- Tập trung theo địa bàn
- Tập trung theo chức năng.

* Tổ chức theo hình thức tập trung theo địa bàn (Physical centralization):
Hành chính văn phịng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: Mọi hoạt động hồ
sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phịng hành chính,
dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính.

- Ưu điểm: Dễ huy động được nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dễ
sử dụng trang thiết bị và dễ dàng nghiên cứu cải tiến thủ tục.
- Nhược điểm: Khó chun mơn hố, cơng việc thiếu chính xác, trì trệ do
chuyển giao công việc…

7


Vì vậy chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá
thể.
* Hành chính văn phịng tập trung theo chức năng
Hành chính văn phịng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành
chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên mơn của nó nhưng phải được dặt
dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà Quản trị hành chính.

- Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên
viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành
chính văn phịng cho từng bộ phận chuyên môn.
- Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp
quản trị chuyên mơn Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.
4.2. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
4.2.1. Khái niệm:
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác
nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ kinh
doanh của doanh nghiệp.

4.2.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
 Cơ cấu theo trực tuyến
Cơ cấu theo trực tuyến là một mơ hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra
quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới
chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp
trên.
Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau:

8


Đặc điểm cơ bản của loại hình này là: Mối quan hệ giữa các thành viên trong
tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh
lệnh từ một người phụ trách trực tiếp. Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy,
mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực
tiếp và nhận sự báo cáo của họ.
Trong thực tế, trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ
trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản phẩm
và dịch vụ, sản xuất và phân phối sản phẩm. Người đứng đầu bộ phận trực tuyến
được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp.
Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ
trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi
của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp. Mặt khác theo cơ cấu này
những người chịu sự lãnh đạo rất dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong
mệnh lệnh phát ra.
Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chun gia có
trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và địi hỏi người lãnh đạo phải có kiến
thức tồn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chun mơn. Nhưng trong thực
tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro
cao. Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mơ nhỏ và việc

quản lý không quá phức tạp.
 Cơ cấu theo chức năng
Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng
quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc
điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành
thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.
Sơ đồ cơ cấu theo chức năng:

9


Cơ cấu này có ưu điểm là: Thực hiện chuyên mơn hố các chức năng quản lý,
thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên mơn vào cơng
tác quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận.
Thúc đẩy sự chun mơn hố kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng
giải quyết vấn đề. Các quyết định đưa ra có độ rủi ro thấp hơn so với cơ cấu trực
tuyến. Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu
mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên do đễ làm suy yếu
chế độ thủ trưởng, các nhà quản lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp.
 Cơ cấu theo trực tuyến – chức năng
Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng.
Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ
phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và
kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.
Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - chức năng:

Cơ cấu theo trực tuyến chức năng sẽ thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết
các vấn đề chun mơn, do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý. Tuy nhiên cơ
cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đó làm cho bộ
máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối và địi hỏi người lãnh đạo phải ln điều hoà

phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp, cục
bộ của các cơ quan chức năng.
 Cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu

10


Cơ cấu này có đặc điểm là người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn chịu
trách nhiệm về quyết định của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo
phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc.

Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên
môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. Nhưng nó địi hỏi
người lãnh đạo phải tìm và tuyển chọn được những chuyên gia giỏi trong các lĩnh
vực và đương nhiên chi phí để chọn được những chuyên gia này là rất lớn.
 Cơ cấu ma trận
Cơ cấu ma trận là kiểu cơ cấu quản lý hiệu quả, hiện đại. Cơ cấu này được xây
dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình – mục tiêu. Việc quản lý
theo từng lĩnh vực hoạt động của tổ chức: Nghiên cứu khoa học, khảo sát, thiết kế,
sản xuất, cung ứng. ..được xây dựng phù hợp với cơ cấu trực tuyến. Việc quản lý
các chương trình được tổ chức phù hợp với cơ cấu chương trình – mục tiêu. Trong
cơ cấu này, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế
ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm
quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật:

11


A: Chủ nhiệm của đề án 1.

B: Chủ nhiệm của đề án 2.
Trong cơ cấu ma trận nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của hai người
lãnh đạo: Giám đốc bộ phận chuyên môn và lãnh đạo chương trình. Trong chương
trình này người lãnh đạo chương trình làm việc với chun gia khơng dưới quyền
mình, họ trực thuộc quyền của người lãnh đạo trực tuyến, Người lãnh đạo chương
trình quyết định cái gì và khi nào phải làm theo chương trình cụ thể, cịn những
người lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện và thực hiện như thế nào
công tác này hoặc công tác khác.
Để hình thành cơ cấu tổ chức ma trận, khi xác định cơ cấu theo chiều ngang
cần phải lựa chọn và bổ nhiệm người lãnh đạo chương trình và cấp phó của họ theo
từng quan hệ, phù hợp với cơ cấu chương trình. Xác định và bổ nhiệm những người
thực hiện có tinh thần trách nhiệm trong mỗi bộ phận chuyên mơn hóa, tổ chức
phịng, ban chun mơn hố để quản lý chương trình. Tổ chức các mối liên hệ và
các luồng thông tin.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo ma trận là: giảm bớt công việc của người
lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho cấp quản lý trung gian quyền ra quyết định
trong điều kiện duy trì sự thống nhất giữa công tác phối hợp và kiểm tra những
quyết định về tổ chức kỹ thuật chủ chốt ở cấp trên. Bảo đảm tính mềm dẻo và linh
hoạt để sủ dụng các nguồn lực khi thực hiện một số chương trình trong phạm vi tổ
chức: Xố bỏ những khâu và cơ cấu trung gian trong việc quản lý các chương trình
về mặt nghiệp vụ. Tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo đối với
chương trình nói chung cũng như với từng yếu tố của chương trình. Các nhà quản lý
có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận, đem lại kiến thức chuyên sâu
về các loại sản phẩm – dự án, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức,
12


cho phép tổ chức áp dụng các biện pháp quản lý hiện đại. Mặt khác cơ cấu ma trận
còn tạo điều kiện cho việc phân bổ một cách có hiệu quả các chuyên gia và tận dụng
được tính hiệu quả nhờ quy mô thông qua việc cung cấp cho tổ chức những người

có tài năng nhất và sử dụng họ nhằm mang lại hiệu qủa cao.
4.3. Các bước đi để đạt được một tổ chức hành chính văn phịng có hiệu
quả:
Thực hiện theo tiến trình 5 bước:
xác định các hoạt động hành chính

Đánh giá các hoạt động hành chính

Thành lập các nhóm hoạt động tương quan

Chỉ định phân cơng

Theo dõi các hoạt động

4.4. Các nguyên tắc tổ chức với nhà quản trị
4.4.1. Nguyên tắc về mục tiêu
- Mỗi nhóm có một mục tiêu xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu tổ
chức.
- Mục tiêu của mỗi nhóm phải được mô tả rõ ràng.
- Mục tiêu của hành chánh là: Phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu
quả.HCVP là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác.
- Mục tiêu của nhóm phục vụ phải ở dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính.
4.4.2. Ngun tắc về chức năng
- Một tổ chức hoàn thiện là một tổ chức đơn giản và dễ hiểu.
- Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi các cá nhân được bổ
nhiệm vào chức vụ đó
- Các đơn vị tổ chức phải được bình quân dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng.
- Khi các chức năng nhiệm vụ đã được phân công, các chức năng mới khác có
thể sẽ phát sinh.
13

- Việc thiếu hụt mất mát nhân viên trong bất cứ trường hợp nào không được
ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức.
4.4.3. Nguyên tắc liên quan đến cá nhân
- Nên để cho công nhân tham gia thảo luận các vấn đề về quản trị có ảnh
hưởng đến cơng việc của họ.
- Cần phải ý thức và xem xét những dị biệt cá nhân giữa công nhân với nhau
trong khi tổ chức.
- Các khuyến khích sẽ thúc đẩy nổ lïực của các cá nhân nhiều nhất.
- Nhân viên cần phải có khẳ năng xác định vai trị của mình đối với các mục
tiêu và thủ tục.
- Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ ý thức được tại sao phải thực hiện cơng
việc đó, tại sao phải tn theo một số chính sách nào đó và tại sao lại có một vài qui
định nào đó.
4.4.4. Nguyên tắc về trách nhiệm
- Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công
- Khi phân công công việc phải chú ý đến việc chun mơn hố
- Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần được ghép chung lại với
nhau thành một nhóm
- Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ ràng.
4.4.5. Nguyên tắc về báo cáo
- Mỗi công nhân chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất
- Hình thức, khoảng cách và phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng
- Báo cáo chỉ bao gồm những dữ kiện chính yếu
- Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt.
4.4.6. Nguyên tắc về quyền hạn
- Quyền hạn phải được phân chia và chỉ định một cách phù hợp
- Quyền hạn phải được giao cụ thể và người được giao quyền hiểu rõ ràng
- Quyền hạn phải bằng trách nhiệm

4.4.7. Nguyên tắc về uỷ quyền
- Quyền hạn và trách nhiệm có thể được uỷ thác cho người khác
- Sự uỷ thác quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả giúp ta dễ dàng sử dụng
nguyên tắc biệt lệ
4.4.8. Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát
14


- Số nhân viên thuộc cấp có thể báo cáo trực tiếp cho một cấp trên.
- Cơ cấu tổ chức phải được duyệt lại theo định kỳ
* Tầm hạn kiểm soát hay tầm hạn quản trị cho biết một nhà quản trị quản lý
được bao nhiêu người cấp dưới hay nói một cách khác: có bao nhiêu người cấp dưới
phải báo cáo một người cấp trên. Tầm hạn quản trị được phân loại:
+ Tầm hạn quản trị rộng: một nhà quản trị quản lý được nhiều người cấp dưới.
+ Tầm hạn quản trị hẹp: một nhà quản trị quản lý được ít người cấp dưới.
4.4.9. Nguyên tắc điều hành tổ chức
- Sơ đồ tổ chức là một kim chỉ nam hướng dẫn.
- Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực sự là kết quả của
phần đóng góp của nhiều cá nhân.
- Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển.
- Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết cho việc tổ chức và quản trị có hiệu
quả.
4.5 Các mối quan hệ của nhà quản trị hành chính
- Mối quan hệ nội bộ
- Mối quan hệ liên bộ phận
- Mối quan hệ với khách hàng
- Mối quan hệ nghề nghiệp
--------------------

15

BÀI 2. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

1. Quản trị thời gian:
1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian
- Quản lý thời gian là:
+ Quá trình sắp xếp, lên kế hoạch các công việc cần làm và thời gian hồnh
thành.
+ Các kế hoạch có thể được thiết kế theo buổi (sáng, trưa, chiều, tối), theo
ngày (kế hoạch cả một ngày, kế hoạch 3 ngày,…), theo tuần (các ngày trong tuần),
theo tháng hoặc theo năm,… tùy vào mục đích, mục tiêu của người thiết kế.
- Quản lý thời gian hợp lý nhằm:
+ Chạy nhanh đến thành công
Để đi đến thành cơng nhanh nhất, ít tốn thời gian và cơng sức thì một lộ trình
rõ ràng là khơng thể thiếu. Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học sẽ đạt thành cơng
nhanh hơn, tốt hơn so với những người khơng có kế hoạch. Khơng có kế hoạch, làm
theo cảm tính khả năng gặp thất bại là rất lớn.
Với một kế hoạch sử dụng thời gian khoa học, bạn sẽ tự tin hơn khi thực hiện
kế hoạch. Bạn sẽ cảm nhận con đường tới thành công ngắn hơn khi kế hoạch đang
dần được hồn thành, đạt được thành cơng từng bước.
+ Giảm áp lực cơng việc

Q tải cơng việc, các dealine “dí” liên tục khiến bạn rơi vào tình trạng mệt
mỏi, chán nản. Điều này sẽ làm giảm năng suất công việc của bạn, ảnh hưởng đến
các quyết định. Chất lượng công việc, sức khỏe thể chất và tinh thần đều không
được đảm bảo tác động tiêu cực đến cuộc sống.

16

Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc. Mọi công việc khi
được phân bổ hợp lý trong kế hoạch, bạn sẽ không bị rơi vào tình trạng quá tải.
Phong thái, tâm lý làm việc ảnh hưởng đến thành công của bạn. Phong thái làm việc
thoải mái giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn. Đồng thời, sức khỏe sẽ không
phải chịu các gánh nặng tâm lý.
+ Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc
Cùng một công việc, một khoảng thời gian như nhau nhưng chất lượng công
việc của mỗi người lại không giống nhau. Người có khả năng quản lý thời gian tốt
hơn sẽ hồn thành cơng việc một cách khoa học, đúng thời hạn với chất lượng tốt.
Ngược lại, người không biết sử dụng thời gian, “nước tới chân mới nhảy” ln
trong tình trạng bất mãn, chạy đua với công việc, sản phẩm đem lại không thực sự
chất lượng.
Tối ưu thời gian làm việc cũng chính là tối ưu sức lao động của bản thân mình.
Bạn sẽ có cơng việc thoải mái hơn, dễ dàng hơn, hiệu quả đem lại cao hơn. Quản lý
thời gian thông minh là cách tạo nên sự khác biệt của bạn với mọi người. Khác biệt
để thành công.
+ Tạo sự cân bằng trong cuộc sống

Thời gian dành cho cơng việc, thời gian dành cho gia đình, thời gian chỉ dành
riêng cho bản thân,… Mỗi ngày đều chỉ có 24 giờ nhưng mỗi người chúng ta phải
sử dụng thời gian cho rất nhiều các hoạt động, các đối tượng.
Tập trung thời gian cho công việc không dành thời gian yêu thương gia đình,
thời gian cho bản thân,… Tập trung cho bản thân quên mất công việc,… Đây là biểu
hiện của mất cân bằng cuộc sống.
Mất cân bằng trong một thời gian dài ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần con
người. Mệt mỏi, stress liên tục sẽ tiêu diệt các năng lượng tích cực.
Con người khơng thể bỏ cơng việc, khơng thể bỏ gia đình, khơng thể bỏ bản
thân. Làm việc nhưng cũng cần giải trí, nghỉ ngơi, tương tác với mọi người nhưng
đôi lúc cũng cần khoảng thời gian riêng một mình. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn

17


cân bằng cuộc sống: giữa công việc, cuộc sống gia đình, cá nhân, làm việc và nghỉ
ngơi,…
+ Hạn chế thói quen xấu
Trì trệ, trì hỗn cơng việc là thói quen xấu. Nó khơng chỉ ảnh hưởng đến cá
nhân bạn mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Việc lên một thời gian biểu
phù hợp, sẽ giúp bạn hạn chế các thói quen khơng tốt, biết nói “khơng” với những
cơng việc khơng cần thiết. Ngồi ra, quản lý tốt thời gian cịn tạo động lực cho bạn
làm những cơng việc lớn hơn.
1.2 Các biện pháp quản trị thời gian
- Nhận thức được những yếu tố gây lãng phí thời gian: giúp sử dụng thời
gian hiệu quả hơn. Các yếu tố gây lãng phí có thể là yếu tố khách quan, chủ quan
như:
+ Môi trường làm việc bữa bộn: mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu,…
+ Những người có tính trì hỗn xung quanh: tiếp xúc, dành q nhiều thời gian
cho họ sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng tâm lý
trì hỗn.
+ Ngại nói “khơng” với mọi người: bạn khơng biết cách từ chối sự nhờ vả của
người khác sẽ khiến kế hoạch bị phá vỡ, tiêu tố thời gian những công việc không
cần thiết, không đủ thời gian làm công việc của mình,…
+ Giao tiếp kém: khơng biết dừng câu chuyện đúng lúc, không biết cách đi
thẳng vấn đề, dễ bị mất tập trung các thông tin khác, bị cuốn theo các câu chuyện
không cần thiết,… Bạn tưởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều thời
gian? Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi cộng tổng các con số thời gian này lại.
+ Chủ nghĩa hoàn hảo: quan tâm dành quá nhiều thời gian cho từng việc nhỏ,
làm đi làm lại, sẵn sàng lùi kế hoạch,…
- Lập kế hoạch, quản lý thời gian (SMART)
+ S (Specific): cụ thể. Xác định cụ thể mục đích muốn đạt được, việc muốn

làm.
+ M (Measurable): đánh giá. Đánh giá các mục tiêu, khả năng bản thân. Xây
dựng kế hoạch với mốc thời gian, nội dung rõ ràng.
+ A (Achivable): khả năng thành công. Lựa chọn mục tiêu, cơng việc phù hợp
có khả năng thành công tránh phi thực tế.
+ R (Relevant): phù hợp: Xem xét các mục tiêu trong toàn bộ kế hoạch có cần
thiết, có khả thi khơng.
+ T (Timed): thời gian. Xác định tổng thời gian, phân chia giai đoạn, kế hoạch
bé hơn để thực hiện.

18


- Sắp xếp công việc theo mức độ
+ Cần thiết và khẩn cấp: cơng việc cần hồn thành có hạn gần tới.
+ Cần thiết nhưng không khẩn cấp: công việc, gia đình, bạn bè,…
+ Khơng cần thiết nhưng khẩn cấp: những cơng việc có thể ủy quyền, nhờ sự
hỗ trợ,…
+ Không cần thiết và không khẩn cấp: nhậu nhẹt, đi chơi,….
+ Tùy vào mức độ cần thiết của công việc, chúng ta sẽ dành sự ưu tiên phù
hợp.
- Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch

Ngay từ khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch và trong suốt giai đoạn bạn cần
nghiêm chỉnh thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Trì hoãn hay sai kế hoạch một ngày sẽ
làm lệch hướng kế hoạch của bạn. Thực hiện sai kế hoạch dù chỉ một chút cũng là
không nên bởi ảnh hưởng cả quá trình thực hiện và tâm lý về sau.
Tâm lý kế hoạch đã chậm, tiếp tục chậm. Tâm lý sai kế hoạch, bỏ ngang,
không tiếp tục. Khả năng xuất hiện các suy nghĩ này rất cao khi kế hoạch của bạn bị
lệch nhịp. Công việc một hôm bị chậm trễ sẽ làm một loại các cơng việc phía sau

cũng ảnh hưởng.
Duy trì quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch từ khi bắt đầu đến trong suốt quá
19


trình cách tốt nhất để kế hoạch bạn đề ra chắc chắn thành công. Sẽ rất đáng tiếc với
các kế hoạch bị bỏ dở, lãng phí thời gian và cơng sức bỏ ra.
- Điều chỉnh kế hoạch
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có những cơng việc bạn phát hiện không
cần thiết. Một số điểm trong kế hoạch không hợp lý. Đừng ngại ngần điều chỉnh lại
kế hoạch. Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, khơng cần thiết chính là lãng phí
thời gian của chính bản thân.
2. Quản trị thông tin
2.1 Tổng quan
Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế
hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách
hiệu quả các thơng tin của tổ chức đó. Các thơng tin này bao gồm cả các bản ghi đã
được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc.
Thông qua quản trị thơng tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thơng
tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ
chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.
Những người liên quan đến quản trị thông tin – Bao gồm:
+ Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như
tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
+ Người chăm sóc thơng tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin
và các vấn đề liên quan tới cơng nghệ thơng tin.
+ Người sử dụng (trong và ngồi tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do
người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thơng tin cho phép.
2.2. Xử lý cơng văn đến
* Khái niệm:

Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến gọi
chung là văn bản đến.
* Nguyên tắc quản lý văn bản đến:
- Các văn bản đến đều được qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý
thống nhất.
- Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phịng hoặc
Trưởng phịng hành chính trước khi phân phối cho cơ quan đơn vị , cá nhân giải
quyết.
- Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng.
- Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính
xác và giữ bí mật theo quy định Nhà nước.
* Quy trình xử lí văn bản đến:
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải đ|ợc tập trung tại văn thư cơ quan,
tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư|, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết gồm các bước:
20