Chap10 managemeddddddddddddddddddnt

MONITORING AND
CONTROLLING
ĐIỀU KHIỂN VÀ
KIỂM SỐT

1
0
Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-1
18 - 1


MỤC TIÊU CHƯƠNG
1.

Giải thích bản chất và tầm quan trọng của kiểm sốt.

2.

Mơ tả ba bước trong quy trình kiểm sốt.

Giải thích hiệu suất của tổ chức và nhân viên được đo
lường như thế nào.
 Biết cách đưa ra phản hồi hiệu quả.
4. Mô tả các công cụ được sử dụng để đo lường hiệu quả

của tổ chức.
3.

5.

Thảo luận vấn đề đương đại trong kiểm sốt.

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-2
18 - 2


NỘI DUNG CHƯƠNG
1. Khái niệm, vai trò và các yêu cầu của kiểm
sốt
2. Qui trình kiểm sốt
3. Kiểm sốt kết quả hoạt động của tổ chức
4. Cơng cụ kiểm sốt kết qủa của tổ chức
5. Các vấn đề hiện hành trong cơng tác kiểm
sốt
Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương

KiểmPearson
sốt

10-3


KIỂM SỐT LÀ GÌ?*
 Kiểm sốt (Controlling) – q trình theo dõi,

so sánh và hiệu chỉnh hiệu quả cơng việc
•

Mục đích
–

Để đảm bảo rằng các hoạt động được hồn
thành theo cách dẫn đến việc hoàn thành các
mục tiêu của tổ chức.

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-4
18 - 3

TẠI SAO KIỂM SOÁT LẠI QUAN TRỌNG?
Là liên kết cuối cùng trong các chức năng quản trị:
– Hoạch định - Planning – kiểm soát cho phép người quản
lý biết liệu mục tiêu và kế hoạch của họ có đạt được hay
không và những hành động cần thực hiện trong tương
lai.
– Trao quyền cho nhân viên - Empowering employees –
hệ thống kiểm sốt cung cấp cho người quản lý thơng
tin và phản hồi về hiệu suất của nhân viên.
– Bảo vệ nơi làm việc - Protecting the workplace – kiểm
soát tăng cường an ninh vật lý và giúp giảm thiểu sự
gián đoạn tại nơi làm việc.
Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-5
18 - 4


Control is important because it's the only way managers know whether
organizational goals are being met and if not, the reasons why. The value of
the control function can be seen in three specific areas: planning,
empowering employees, and protecting the workplace.


As the final step in the management process, controlling provides the

critical link back to planning. If managers didn't control, they'd have no
way of knowing whether their goals and plans were being achieved and
what future actions to take.



The second reason controlling is important is because of employee
empowerment. Many managers are reluctant to empower their
employees because they fear employees will do something wrong for
which they would be held responsible. Many managers are tempted to do
things themselves and avoid empowering. But an effective control system
can provide information and feedback on employee performance, thus
reducing potential problems.



The final reason that managers control is to protect the organization and
its assets. Today's environment brings heightened threats from natural
disasters, financial scandals, workplace violence, supply chain
disruptions, security breaches, and even possible terrorist attacks.
Managers must have plans in place to protect the organization's
Copyright10
© -2014
Education, Ltd
10-6
Chương
KiểmPearson
sốt
employees,
facilities,

data, and infrastructure. Having comprehensive
controls and backup plans will help assure minimal work disruptions.


MINH HOẠ 10-1
MỐI LIÊN KẾT HOẠCH ĐỊNH – KIỂM SỐT

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
soát

18-7
18 - 5


Q TRÌNH KIỂM SỐT*
Quy trình kiểm sốt:
1. Đo lường việc thực hiện công việc trong
thực tế. (Measuring)
2. So sánh việc thực hiện trong thực tế so
với một tiêu chuẩn (Comparing)
3. Hành động để sửa chữa những sai lệch
hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn đầy đủ.
(Taking managerial action )
Copyright10
© -2014
Education, Ltd

Chương
KiểmPearson
sốt

18-8
18 - 6


MINH HOẠ 9-2
Q TRÌNH KIỂM SỐT

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-9
18 - 7


Q TRÌNH KIỂM SỐT (TT.)
 Bước 1:
Đo lường hiệu suất thực tế
– Cách đo lường– quan sát cá nhân, báo cáo
thống kê, báo cáo bằng miệng và báo cáo
bằng văn bản.
– Nội dung đo lường – những gì được đo
lường có lẽ quan trọng hơn đối với quy trình

kiểm sốt so với cách đo lường.

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-10
18 - 8


Q TRÌNH KIỂM SỐT (TT.)
 Bước 1:
Đo lường hiệu suất thực tế
• Nguồn thơng tin:
₋ Quan sát cá nhân (personal
observations)
₋ Báo cáo thống kê (statistical reports)
₋ Phỏng vấn trực tiếp (oral reports)
₋ Báo cáo viết (written reports)
Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-11

18 - 8


MINH HOẠ 10-3
NGUỒN THƠNG TIN ĐỂ ĐO LƯỜNG
HIỆU SUẤT

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
soát

18-12
18 - 9


Các nguồn thông tin phổ biến cho
việc đo lường kết quả
Tiêu chí

Ưu điểm

Hạn chế

Biết được khả năng
Thành kiến cá nhân
thực tế
Quan sát cá

Thông tin không bị lọc Mất nhiều thời gian
nhân
Bao qt tất cả hoạt
Gây sự khó chịu
(Personal
observations) động cơng việc
Dễ dàng hình dung
Hạn chế trong cung
cấp thơng tin
Báo cáo
thống kê Hiệu quả trong việc Lờ đi một số vấn đề
(Statistical
tìm ra các mối quan
reports)
hệ
Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

10-13


Các nguồn thông tin phổ biến cho
việc đo lường kết quả
Tiêu chí

Ưu điểm

Nhanh chóng lấy
được thơng tin
Báo cáo
miệng
Các phản hồi bằng
(Oral reports) lời hoặc cử chỉ
Toàn diện
Báo cáo viết
(Written
Dễ dàng sắp đặt và
reports)
khơi phục
Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

Hạn chế
Thơng tin bị lọc
Thơng tin không
được báo cáo bằng
văn
Cần bản.
thời gian chuẩn
bị thông tin

10-14

Q TRÌNH KIỂM SỐT (TT.)
 Bước 2:

So sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn :
– Xác định mức độ khác biệt giữa hiệu suất
thực tế và tiêu chuẩn.
– Vùng dung sai (Range of variation) – các
tham số chấp nhận được của phương sai
giữa hiệu suất thực tế và tiêu chuẩn.

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-15

18 - 10


MINH HOẠ 10-4
VÙNG CHẤP NHẬN ĐƯỢC CỦA DUNG SAI

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương

KiểmPearson
soát

18-16
18 - 11


MINH HOẠ 10-5
GREEN EARTH GARDENING SUPPLY—DOANH SỐ
THÁNG 6

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-17
18 - 12


Q TRÌNH KIỂM SỐT (TT.)
 Bước 3: Hành động quản trị
– Hành động khắc phục ngay lập tức
(Immediate corrective action) – hành động
khắc phục sự cố ngay lập tức để đưa hiệu suất
trở lại đúng hướng.
– Hành động khắc phục cơ bản (Basic
corrective action) – hành động khắc phục xem

xét cách thức và lý do hiệu suất bị sai lệch
trước khi khắc phục nguồn gốc của sai lệch.
Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
sốt

18-18
18 - 13


Q TRÌNH KIỂM SỐT (TT.)
 Bước 3 Hành động quản trị

– Sửa đổi tiêu chuẩn (Revise the
Standard) – nếu hiệu suất liên tục vượt
quá mục tiêu, thì người quản lý nên xem xét
liệu mục tiêu có quá dễ dàng và cần được
nâng lên hay không.

– Các nhà quản lý phải thận trọng về
việc sửa đổi một tiêu chuẩn đi xuống.

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson

soát

18-19
18 - 14


MINH HOẠ 10-6
QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ TRONG Q TRÌNH KIỂM
SỐT

Copyright10
© -2014
Education, Ltd
Chương
KiểmPearson
soát

18-20
18 - 15