Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản Lý Thư Viện Sách

ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THƠNG

BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Đề tài:
XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN SÁCH
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
CAO VĂN LƯƠNG
MSV:2161030038
LỚP:K24C-CNTT

Thanh Hóa,2023
i


MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................ii
MỤC LỤC HÌNH ẢNH............................................................................................iii
BẢNG KÝ HIỆU......................................................................................................iv
MỞ ĐẦU..................................................................................................................vi
CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG....................................................................1
1. Thông tin cơ bản về Trung tâm Thông tin Thư viện..........................................1
1.1. Mô tả nghiệp vụ hệ thống...........................................................................2
1.2. Mẫu biểu.....................................................................................................3
1.3. Ưu nhược điểm của hệ thống cũ.................................................................5
1.4. Đề xuất cho hệ thống thông tin quản lý thư viện mới:................................6
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG.....................................7
1. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý chức năng.................................................7
1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng.........................................................................10
1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.........................................................12
1.3 Xây dựng biểu đồ mức đỉnh (mức 0).........................................................12

1.4 Xây dựng biểu đồ mức i (i1)...................................................................13
CHƯƠNG 3:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU...........................................17
1. Các thực thể và thuộc tính................................................................................17
1.1 Mối quan hệ giữa các thực thể.......................................................................17
1.2 Mơ hình thực thể liên kết...............................................................................18
1.3 Mơ hình dữ liệu quan hệ................................................................................18
1.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu.....................................................................................20
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ GIAO DIỆN....................................................................21
LỜI KẾT LUẬN......................................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................26

ii


MỤC LỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Thẻ thư viện..................................................................................................3
Hình 2. Phiếu yêu cầu................................................................................................3
Hình 3. Phiếu nhập tin – sách.....................................................................................4
Hình 4: Phiếu biểu mẫu đặt sách................................................................................5
Hình 5. Sơ đồ phân cấp chức năng...........................................................................11
Hình 6. DFD mức ngữ cảnh.....................................................................................12
Hình 7. DFD mức đỉnh (mức 0)...............................................................................13
Hình 8. DFD mức dưới đình (mức 1) của chức năng Đặt mua/Bổ sung...................14
Hình 9.DFD mức 1 của chức năng Quản lý tài liệu..................................................14
Hình 10. DFD mức 1 của chức năng Quản lý mượn trả...........................................15
Hình 11. DFD mức 1 của chức năng Quản lý bạn đọc.............................................16
Hình 12. DFD mức 1 của chức năng báo cáo và thống kê........................................16
Hình 13: Biểu đồ cơ sở dữ liệu.................................................................................20
Hình 14: Giao diện cho màn hình chính...................................................................21
Hình 15: Giao diện cho form quản lý người dùng....................................................21

Hình 16: Giao diện cho form quản lý kho sách........................................................22
Hình 17: Giao diện cho form quản lý kho sách- thêm sách......................................22
Hình 18: Giao diện cho form quản lý thẻ độc giả.....................................................23
Hình 19: Giao diện cho form tìm kiếm.....................................................................23
Hình 20: Giao diện cho form tìm kiếm nâng cao......................................................24
Hình 21: Giao diện cho form quản lý mượn- trả......................................................24

iii


BẢNG KÝ HIỆU
CSDL
CNSX
XDBM
BDMT
CNTT
HSDL

Cơ sở dữ liệu
Bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ
thuật
Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh CSDL
Bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả
Công nghệ thông tin
Hồ sơ dữ liệu

iv


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………........
Thanh Hóa, ngày …tháng…năm 2023
Ký tên

v


MỞ ĐẦU
Trong thời đại hiện đại ngày nay, thông tin đóng vai trị quan trọng khơng thể
phủ nhận, và việc quản lý thơng tin đó trở thành một trong những yếu tố cốt lõi của
mọi tổ chức. Trong lĩnh vực giáo dục và văn hố, thư viện đóng vai trị không thể
thiếu trong việc cung cấp và tạo điều kiện truy cập kiến thức cho mọi người.
Điều này thúc đẩy nhu cầu xây dựng các hệ thống quản lý thư viện hiệu quả,
linh hoạt và tiện ích hơn để hỗ trợ quá trình tổ chức, bảo quản và truy cập thông tin

trong thư viện. Đồng thời, việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng hệ
thống quản lý thư viện cũng đặt ra nhiều thách thức cần được nghiên cứu, phân tích
và giải quyết.
Bài tập lớn mơn Phân tích Thiết kế Hệ thống Thơng tin này tập trung vào đề
tài "Xây dựng Hệ thống Quản lý Thư viện Sách", một đề tài mang tính chất thiết
thực và phản ánh nhu cầu thực tế của cộng đồng trong việc tối ưu hóa quản lý tài
liệu, thơng tin trong các thư viện.
Qua q trình nghiên cứu và phân tích, em đã tiến hành xây dựng một hệ
thống đáp ứng những yêu cầu cơ bản như quản lý danh mục sách, thông tin độc giả,
quản lý mượn-trả, và các chức năng hỗ trợ khác nhằm tối ưu hóa hoạt động của thư
viện.
Bài tập lớn này không chỉ hướng đến việc áp dụng kiến thức lý thuyết mà còn
tập trung vào việc áp dụng thực tế, giúp mọi người hiểu rõ hơn về quy trình phân
tích, thiết kế và triển khai hệ thống thông tin trong môi trường thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ và đóng góp quý báu của giảng viên
cũng như sự hỗ trợ từ các nguồn tài liệu, thơng tin và ý kiến đóng góp từ các bạn
đồng nghiệp trong quá trình thực hiện đề tài này.
Hy vọng rằng bài tập lớn này sẽ mang lại những thơng tin hữu ích và đóng
góp nhỏ trong việc nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý thư viện sách trong
thời đại số ngày nay.

vi


CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1. Thông tin cơ bản về Trung tâm Thông tin Thư viện
Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hồng Đức (Thư viện) được
thành lập theo Quyết định số 138 TC/UB ngày 17/01/1998 của Chủ tịch UBND
Tỉnh Thanh Hoá.
Năm 2008, Thư viện được Nhà trường giao thêm nhiệm vụ quản lý, quản trị

hệ thống mạng công nghệ thông tin và website Đại học Hồng Đức.
Tháng 10 năm 2020, tòa nhà Thư viện xây dựng mới chính thức được đưa vào
sử dụng, đây là tịa nhà độc lập gồm 5 tầng với diện tích sử dụng trên 4000m2. Thư
viện có 03 phịng đọc lớn với 600 chỗ ngồi dành cho bạn đọc. Thư viện được thiết
kế theo mơ hình thư viện mở. Tại mỗi phịng đọc đều có đầy đủ sách, tài liệu, máy
vi tính kết nối truy cập interrnet. Tầng 1 nhà Thư viện có dịch vụ cà phê sách và nơi
nghỉ thư giãn cho bạn đọc. Thư viện có 06 phịng học nhóm (tầng 2, 3) đáp ứng nhu
cầu riêng của giảng viên hay cho từng nhóm bạn đọc. Trong các phịng học nhóm có
bảng từ, máy chiếu, màn chiếu và thiết bị âm thanh. Thư viện có phịng dành riêng
cho bạn đọc là học viên thạc sĩ và nghiên cứu sinh, 01 phòng bảo vệ luận văn, 01
phòng họp trực tuyến, 01 phòng mở chuyên tổ chức sự kiện, triển lãm sách. Hệ
thống mạng LAN kết nối internet tốc độ cao với 120 máy tính phục vụ tra cứu.
Thư viện hiện có 165.517 bản sách và tài liệu với 15.927 đầu sách. Trên 3000 luận
án, luận văn đã được số hóa và cập nhật lưu trữ trên cơ sở dữ liệu tài nguyên số của
phần mềm Libol 6.0. Thư viện được kết nối chia sẻ sử dụng tài liệu số của Dự án
Thư viện Điện tử dùng chung cho các cơ sở Giáo dục Đại học ở Việt Nam khối các
trường Kinh tế do Ngân hàng Thế giới (Worldbank) tài trợ. Ngồi ra, trên Website
Thư viện đã tích hợp thư viện số với trên 1,4 triệu tài liệu đã mua bản quyền truy
cập. (thuvienso.hdu.edu.vn)
Đội ngũ cán bộ nhân viên đã phát triển nhanh chóng cả về số lượng và chất
lượng: Hiện tại Trung tâm có 23 cán bộ, nhân viên (TS: 1; ThS: 5; ĐH: 17); trình độ
đội ngũ cán bộ đã khơng ngừng nâng lên đảm nhận và hồn thành tốt công tác quản
lý khai thác tài liệu in, tài liệu số, quản trị hệ thống mạng CNTT &TT, website Nhà
trường và hoạt động của thư viện điện tử.
Hiện nay Thư viện đã có đủ điều kiện để thực hiện chức năng phục vụ cán bộ
giảng viên, phục vụ người học đáp ứng yêu cẩu của công tác đào tạo, NCKH và hội
nghị hội thảo của Nhà trường.
Địa chỉ liên hệ: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Hồng Đức; Số 565 Quang Trung 3, phường Đông vệ, TP. Thanh Hóa. Điện thoại: 0237. 3910 842

1

1.1. Mô tả nghiệp vụ hệ thống
a. Nhiệm vụ cơ bản
- Cập nhật và bổ sung các loại sách, tài liệu, giáo trình và bạn đọc cùng
những thơng tin có liên quan lưu trữ vào CSDL.
- Quản lý bạn đọc mượn trả tài liệu trong thư viện.
- Quản lý thông tin về tư liệu, thư mục, lượng sách còn, đã cho mượn, đã mất.
- Báo cáo, thống kê theo tháng, quý về tài liệu và bạn đọc trong thư viện.
b. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm
Hệ thống quản lý thư viện gồm ba bộ phận chính, có quan hệ tương đối độc
lập trong nhiều quy trình xử lý công việc:
- Bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật (ký
hiệu là CNSX):
+ Nhiệm vụ chính là mua sách và nhập sách. Khi có danh sách các yêu cầu
cập nhật sách từ bộ phận bạn đọc, bộ phần CNSX sẽ tìm kiếm và mua tài liệu phù
hợp với chương trình đào tạo.
+ Xử lý kỹ thuật đối với những đầu sách được nhập về như đóng dấu, gán
nhãn, làm hồ sơ cho sách, đăng ký vào sổ tài liệu tài sản của thư viện, nhập vào
CSDL.
- Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh CSDL (ký hiệu là
XDBM):
+ Khi nhận được sách từ bộ phận CNSX, bộ phận XDBM có trách nhiệm
phải phân loại tài liệu thành nhiều thư mục, định ra từ khóa để phục vụ cho cơng tác
tìm kiếm tài liệu sau này.
+ Hồn thiện quy trình cập nhật sách bằng cách đưa sách về kho, phân loại
sách theo từng kho (kho mật, giáo trình tài liệu tham khảo hay tự chọn nhưng không
được mượn về,…) và nhập vào CSDL đối với những trường cần bổ sung đối với
từng đầu sách.
- Bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả (ký hiệu là BDMT):

+ Tiếp xúc với bạn đọc, quản lý thơng tin tình hình sử dụng sách trong thư
viện. Đối với những loại sách cần được bảo lưu cẩn thận cần có cơ chế đặc biệt để
kiểm tra, gia hạn thời gian đọc và thông báo với bạn đọc trong trường hợp những
sách thuộc loại này đã quá hạn mượn.
+ Phát hiện ra các sai sót về tài liệu được đem trả từ bạn đọc và phạt tiền
trong trường hợp tài liệu được đem trả có hư hỏng.
+ Tiếp nhận các yêu cầu về tài liệu từ Phòng Quản lý Đào tạo, các Khoa và
Bộ mơn trong trường để có kế hoạch rõ ràng cụ thể về việc cập nhật, bổ sung tài liệu
cho bộ phận CNSX.
2


1.2. Mẫu biểu

Hình 1: Thẻ thư viện

Hình 2. Phiếu yêu cầu

3


Hình 3. Phiếu nhập tin – sách

4


Hình 4: Phiếu biểu mẫu đặt sách

1.3. Ưu nhược điểm của hệ thống cũ
Ưu điểm của hệ thống thông tin quản lý thư viện cũ:

1. Quản lý cơ bản: Hệ thống cũ có thể cung cấp chức năng quản lý cơ bản
như lưu trữ thông tin sách và độc giả.
2. Tính ổn định: Nếu được triển khai đúng cách, hệ thống cũ thường ổn định
và có thể đáp ứng các nhu cầu cơ bản của thư viện.
Nhược điểm của hệ thống thông tin quản lý thư viện cũ:
1. Hạn chế trong tìm kiếm: Có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thơng
tin chi tiết hoặc tùy chọn tìm kiếm linh hoạt hơn.
2. Giao diện người dùng kém: Giao diện khơng thân thiện, khơng dễ sử dụng,
gây khó khăn cho người quản lý và người đọc khi sử dụng.

5


3. Thiếu tính đa năng: Hệ thống khơng cung cấp đầy đủ các tính năng cần
thiết như quản lý mượn trả, báo cáo thống kê chi tiết, hoặc tích hợp với các nền tảng
mới.
1.4. Đề xuất cho hệ thống thông tin quản lý thư viện mới:
1. Giao diện thân thiện: Xây dựng một giao diện người dùng thân thiện, dễ sử
dụng, giúp người dùng tìm kiếm thơng tin nhanh chóng và dễ dàng.
2. Tính linh hoạt trong tìm kiếm: Cung cấp cơng cụ tìm kiếm tiên tiến, cho
phép người dùng tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như tên sách, tác giả, chủ
đề, v.v.
3. Quản lý mượn trả hiệu quả: Tích hợp chức năng quản lý mượn trả sách
một cách hiệu quả, giúp đơn giản hóa q trình mượn sách và hạn chế việc mất sách.
4. Bảo mật thông tin: Đảm bảo tính bảo mật và an tồn thơng tin của độc giả
và thông tin quản lý thư viện.
5. Thống kê và báo cáo: Cung cấp các công cụ thống kê và báo cáo chi tiết về
hoạt động của thư viện, giúp người quản lý hiểu rõ hơn về q trình hoạt động.
6. Tích hợp cơng nghệ mới: Sử dụng cơng nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI),
học máy (Machine Learning) để cải thiện trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa quản

lý thơng tin.
7. Hỗ trợ đa nền tảng: Đảm bảo tính tương thích và hỗ trợ trên nhiều nền tảng
và thiết bị khác nhau.
Các đề xuất này sẽ giúp cải thiện hiệu suất và trải nghiệm người dùng, đồng
thời tối ưu hóa quản lý thơng tin trong môi trường thư viện.

6


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
Hệ thống thông tin quản lý thư viện là một nền tảng công nghệ thông tin được
thiết kế để tổ chức, lưu trữ, quản lý và cung cấp truy cập đến tài liệu, sách báo, tạp
chí và các nguồn thơng tin khác trong một thư viện. Hệ thống này giúp tối ưu hóa
q trình quản lý tài liệu, hỗ trợ người quản lý thư viện và độc giả trong việc tìm
kiếm, mượn sách và thực hiện các hoạt động liên quan đến thơng tin.
Các tính năng chính của hệ thống thơng tin quản lý thư viện thường bao gồm:
1. Quản lý danh mục sách: Lưu trữ thông tin về sách và tài liệu có trong thư
viện, bao gồm thơng tin về tác giả, mơ tả sách, số lượng có sẵn, vị trí lưu trữ.
2. Quản lý thông tin độc giả: Ghi nhận thông tin về người đọc, thẻ thành viên,
lịch sử mượn sách, thông tin liên lạc.
3. Quản lý mượn trả sách: Ghi nhận q trình mượn sách, hạn trả, thơng tin
phạt nếu có, cũng như quản lý việc trả sách đúng hạn.
4. Tìm kiếm và truy cập thơng tin: Cung cấp cơng cụ tìm kiếm tiện lợi, cho
phép người dùng tra cứu sách theo nhiều tiêu chí khác nhau như tên sách, tác giả,
chủ đề.
5. Báo cáo và thống kê: Tạo ra các báo cáo về hoạt động của thư viện như số
lượng sách được mượn, sách phổ biến, thông tin về độc giả và các thống kê khác.
6. Giao diện người dùng: Đảm bảo giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả
nhân viên thư viện và người đọc.
7. Bảo mật thông tin: Bảo vệ thông tin độc giả và thông tin quản lý thư viện

khỏi truy cập trái phép.
Hệ thống thông tin quản lý thư viện mang lại nhiều lợi ích như tăng cường
hiệu suất quản lý, cải thiện trải nghiệm người dùng, và tạo điều kiện thuận lợi cho
việc tổ chức và sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của thư viện.

1. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý chức năng
a. Cập nhật sách
- Khi có yêu cầu về cập nhật thêm đầu sách, số lượng sách từ Phòng Quản lý
Đào tạo, các Khoa và Bộ mơn (khi có sự thay đổi về tài liệu dạy học của đề cương
7


chi tiết), bộ phận BDMT (thu thập được nhu cầu thực tế thực sự từ chính bạn đọc
của thư viện hoặc thơng qua thống kê tình hình hiện trạng những đầu sách có số
lượng sách hư hỏng hay nhu cầu cần phải đáp ứng quá nhiều), bộ phận BDMT sẽ
đưa những yêu cầu cập nhật đó vào danh sách các yêu cầu để phục vụ cho công tác
bổ sung, cập nhật của bộ phận CNSX. Tùy theo mức độ ưu tiên hoặc hoàn cảnh của
mỗi yêu cầu, bộ phận CNSX sẽ lập kế hoạch bổ sung thêm đầu sách hay số lượng
sách trong thư viện.
- Khi có kế hoạch mua, bổ sung thêm sách, bộ phận CNSX sẽ thống kê và
duyệt đối với các yêu cầu bổ sung sách, xem xét nhu cầu, cân đối kinh phí và lên
danh sách các đầu sách sẽ được đặt mua.
+ Đối với những đầu sách đặc thù của Trường có thể khơng mua được những
loại sách đó bên ngồi thì bộ phận CNSX có thể tạo và gửi yêu cầu được in hoặc
photo.
+ Đối với loại sách mà bộ phận CNSX thấy có thể mua được ngay bên ngoài,
bộ phận CNSX sẽ lên danh sách sách cần mua với các thông tin về nhà cung cấp và
tạo đơn đặt mua sách.
- Bộ phận CNSX sẽ gửi đơn đặt sách đến các nhà cung cấp sách
- Khi nhận được sách và hóa đơn yêu cầu thanh tốn từ nhà cung cấp, bộ

phận CNSX có nhiệm vụ kiểm tra hàng nhận được
+ nếu có sai sót thì phải gửi khiếu nại lại nhà cung cấp, u cầu nhà cung cấp
có thơng tin phản hồi.
+ Trong trường hợp hàng nhận được kiểm tra tốt, bộ phận CNSX đóng dấu
hóa đơn nhận được rồi gửi hóa đơn u cầu thanh tốn đó đến Phịng kế hoạch tài
chính.
- Sau khi hồn thành các thủ tục thanh tốn, bộ phận CNSX sẽ nhận sách và
xử lý kỹ thuật như đóng dấu, gắn nhãn, làm hồ sơ cho sách. Tiếp đó đăng ký vào sổ
tài sản của thư viện (điền các thông tin chung về đầu sách như: tên sách, nhà xuất
bản, mã sách,…) và nhập vào CSDL theo các form tương tự như đã ghi trong sổ tài
sản của thư viện. Sau đó chuyển giao sách sang bộ phận XDBM.
- Bộ phận XDBM sẽ phân loại tiếp các tài liệu đã nhận được thành nhiều thư
mục (như các chủ đề về tốn, lý, hóa, CNTT,…). Sau đó, bộ phận XDBM sẽ xác
định ra một số từ khóa cho từng đầu sách để phục vụ cho việc tìm kiếm. Kết quả của
cơng việc này đó là sẽ in ra các phích để trong phịng tra tài liệu, và nhập các từ
khóa này lên CSDL của thư viện để phục vụ cho việc tìm kiếm bằng máy tính. Cuối
cùng, bộ phận XDBM sẽ làm tiếp nhiệm vụ phân loại tài liệu về các kho khác nhau.
+ Tài liệu mật sẽ được đưa lên các kho mật, những tài liệu này sẽ chỉ có một
số ít người được phép đọc.

8


+ Tài liệu tự chọn nhưng không được mượn về nhà được đưa lên kho của
phòng đọc.
+ Tài liệu giáo trình hay tài liệu tham khảo thì bạn đọc có thể được mượn về
nhà.
- Với mỗi kho khác nhau, bộ phận XDBM cần phải ghi nhận vị trí trên giá
của mỗi đầu sách vào CSDL, điều này rất cần thiết khi thủ thư tìm kiếm tài liệu.
b. Quy trình mượn sách

- Khi có nhu cầu mượn sách tại thư viện, bạn đọc xuất trình thẻ thư viện.
Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra xem thẻ thư viện có hợp lệ khơng (thẻ có bị rách
khơng? thẻ có q hạn sử dụng khơng?,...).
- Nếu thẻ hợp lệ thì bạn đọc sử dụng máy tính được đặt trong thư viện hoặc
tra cứu thơng tin trong hộp phích để tìm kiếm các thơng tin về đầu sách cần mượn.
- Bạn đọc gửi yêu cầu mượn sách tới bộ phận BDMT, bộ phận BDMT sẽ tìm
kiếm và kiểm tra tình trạng hiện tại của đầu sách được mượn.
+ Nếu sách này không thể mượn hoặc đầu sách đó đã bị mượn hết, bộ phận
BDMT từ chối yêu cầu mượn.
+ Nếu có thể mượn được sách, thủ thư của thư viện cần ghi nhận mã số thẻ
và thông tin mượn sách trong yêu cầu mượn sách vào CSDL.
c. Quy trình trả sách
- Khi bạn đọc đem tài liệu đến trả thư viện, thủ thư sẽ kiểm tra tài liệu được
đem trả.
+ Nếu tài liệu bị hư hỏng hoặc mất, người thủ thư có quyền từ chối nhận tài
liệu được trả lại, in hoá đơn yêu cầu đền sách và yêu cầu bạn đọc phải hoàn trả lại
tài liệu bằng tiền (có xử lý tài liệu bị hư hỏng trong CSDL).
+ Nếu việc trả tài liệu thành công, thủ thư cũng cần cập nhật lại thông tin
đầu sách vừa được trả lại.
+ Khi tài liệu mà bạn đọc mượn bị mất, BDMT cập nhật vào CSDL. Việc này
giúp bộ phận CNSX khi làm các thống kê có thể kiểm sốt được tình hình sách, tài
liệu bị mất và có thể lên kế hoạch cập nhật nếu cần thiết.
d. Quản lý bạn đọc
- Để mượn sách, bạn đọc phải đăng ký để được cấp thẻ thư viện, sau đó bạn
đọc cung cấp các thơng tin cá nhân cho BDMT, bộ phận làm thẻ sẽ dựa trên thông
tin này cấp cho bạn đọc một thẻ thư viện. Thông tin về việc cấp thẻ sẽ được cập
nhập vào CSDL nghiệp vụ của thư viện.
- Bộ phận BDMT cịn có trách nhiệm quản lý danh sách thẻ bạn đọc, hủy và
xóa thẻ đã quá hạn sử dụng, cập nhật và gia hạn thẻ bạn đọc, tìm kiếm bạn đọc khi
cần.

9


e. Báo cáo thống kê
Định kỳ (tháng, quý, năm), phải thực hiện các báo cáo về số lượng bạn đọc
được phục vụ, tình trạng sách,..; đồng thời thống kê tài liệu hỏng, rách, quá hạn,...

1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
Lập bảng phân tích
Động từ + bổ ngữ
Quản lí thư viện
Làm thẻ
Đăng ký làm thẻ
Cung cấp thông tin cá nhân
Cấp thẻ
Cập nhập CSDL
Mượn sách
Xuất trình và kiểm tra thẻ thư viện
Tra cứu thông tin và đưa yêu cầu
về sách cần mượn
Kiểm tra sách bạn đọc yêu cầu
Thông báo cho bạn đọc
Lập phiếu mượn sách
Ghi thông tin vào sổ mượn sách.
Trả sách
Kiểm tra tình trạng và thời hạn
sách
Ghi thơng tin vào sổ trả sách
Lập phiếu và thu tiền nộp phạt

Danh từ
Thư viện
Bạn đọc
Bộ phận làm thẻ
Thẻ thư viện
Thông tin cá nhân
Sách
Nhân viên thư viện
Phiếu yêu cầu mượn sách
Phiếu mượn sách
Sổ mượn sách
Số trả sách
Phiếu nộp phạt

10

Nhận xét
Tác nhân
Tác nhân
Tác nhân
HSDL
HSDL
HSDL
Tác nhân
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL

Quản lý
thư viện

Đặt mua bổ
sung

Quản lý tài
liệu

Quản lý
bạn đọc

Quản lý
mượn trả

Báo cáo
thống kê

Thêm u
cầu bổ
sung tài
liệu

Tìm kiếm
tài liệu

Tìm thơng
tin bạn
đọc

Ghi thông
tin tài liệu
mượn

Thêm yêu
cầu bổ
sung tài
liệu

Lên danh
sách tài
liệu đặt
mua

Cập nhật
thông tin
tài liệu

Cập nhật
thẻ bạn
đọc

Ghi thông
tin tài liệu
trả

Thêm yêu
cầu bổ
sung tài

liệu

Tạo yêu
cầu
đặt/mua
tài liệu

Xử lý tài
liệu hỏng,
quá hạn

Xoá thẻ
bạn đọc

In hoá
đơn yêu
cầu đền
tài liệu

Hình 5. Sơ đồ phân cấp chức năng

11


1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
- Chức năng tổng quát của hệ thống: Quản lý thư viện.
- Bốn tác nhân ngồi: Nhà cung cấp sách, Phịng kế hoạch tài chính, Bạn đọc,
phịng Quản lý đào tạo và Khoa, Bộ môn.
- Các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngồi.

Hình 6. DFD mức ngữ cảnh

1.3 Xây dựng biểu đồ mức đỉnh (mức 0)
- Chức năng chính Quản lý thư viện (chức năng mức 0) phân rã thành năm
chức năng con (như đã được chỉ ra trong sơ đồ phân rã chức năng – DFD) là: + Đặt
hàng/Bổ sung, Quản lý tài liệu, Quản lý bạn đọc, Quản lý mượn trả, Báo cáo thống
kê.
- Giữ nguyên các tác nhân: Nhà cung cấp sách, Phòng kế hoạch tài chính,
Bạn đọc, phịng Quản lý đào tạo và Khoa, Bộ môn.
- Thêm các kho dữ liệu: Tài liệu, Tài liệu mượn, Hóa đơn đền sách, Danh
sách yêu cầu cập nhật/bổ sung
- Giữ nguyên các luồng dữ liệu ở DFD mức ngữ cảnh.
- Ngoài các luồng dữ liệu vào/ra (14 luồng) ở mơ hình luồng dữ liệu mức
khung cảnh (DFD mức 0) được bảo tồn, thì ta thấy luồng thông tin trao đổi giữa ba
chức năng Đặt mua/Bổ sung, Quản lý mượn trả, Quản lý bạn đọc là không trực tiếp
12


mà phải thông qua một vài kho dữ liệu như kho Tài liệu, kho Tài liệu mượn, kho
Hóa đơn đền sách, kho Danh sách yêu cầu cập nhật/bổ sung. Từ đó ta có các bước
xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) như sau:
Hình 7. DFD mức đỉnh (mức 0)
1.4 Xây dựng biểu đồ mức i (i1)
Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 1):
Ở mức này, ta có thể thấy 5 chức năng: Đặt mua/Bổ sung, Báo cáo và thống
kê, Quản lý tài liệu, Quản lý mượn trả, Quản lý bạn đọc còn được phân rã thành
nhiều chức năng con khác. Cụ thể là:
- Chức năng Đặt mua/Bổ sung được phân rã thành 3 chức năng: Thêm yêu
cầu bổ sung tài liệu, Lên danh sách tài liệu đặt mua, Tạo yêu cầu đặt in/mua tài liệu.

13


Hình 8. DFD mức dưới đình (mức 1) của chức năng Đặt mua/Bổ sung

- Chức năng Quản lý tài liệu được phân ra thành 3 chức năng: Tìm kiếm tài
liệu, cập nhật thông tin tài liệu, Xử lý tài liệu quá hạn và hư hỏng

Hình 9.DFD mức 1 của chức năng Quản lý tài liệu
- Chức năng Quản lý mượn trả được phân rã thành 3 chức năng: Ghi nhận
thông tin tài liệu được mượn, Ghi nhận thông tin tài liệu được trả, In hóa đơn yêu
cầu đền tài liệu
14