7 thói quen của người thành đạt Thói quen thứ 3

T

THÓI QUEN THỨ 3

ƯU TIÊN ĐIỀU QUAN TRỌNG



EDUCATION INFOGRAPHIC
W R I T E YO U R S U B T I T L E H E R E

Cuộc sống của tôi thật bề bộn. Tôi chạy quanh
suốt ngày – hợp đồng, điện thoại, giấy tờ, các
cuộc hẹn.

Kết quả công việc của tôi không tồi. Tôi làm
được rất nhiều việc.

Tơi chả biết làm gì cả. Mỗi thứ lướt qua, đụng
vào một lúc, rồi lại chuyển sang việc khác. Và
thời gian trơi đi một cách phung phí.

Tơi cần có thêm nhiều thời gian!
Tôi không tập trung lâu, đi đến cùng được việc
nào cả. Nghĩ ra việc gì đó, làm được một thời
gian rồi lại bỏ dở. Rồi lại chuyển sang việc khác.
Và lại bỏ dở…
.
Ngày hôm sau lặp lại đúng như ngày hơm trước.
Tơi chẳng bao giờ có thời gian cho riêng mình

Tơi muốn hưởng thụ nhiều hơn.


Khảo sát tại FAST (7-2011)
33 người trả lời

55% (18 người)
Cảm thấy không đủ thời gian cho
công việc – học tập – gia đình –

18% (6 người)

27% (9 người)

bạn bè – giải trí…
Dư thừa, cảm thấy đơi khi tiêu
phí thời gian 1 cách vơ ích

Ok. Vừa đủ. Khơng thừa,
khơng thiếu


Vấn đề?
• Q nhiều việc và kơ biết làm thế nào
để hồn thành hết tất cả các cơng việc.
 Có q nhiều mục tiêu.

• Khơng biết làm gì cả.
 Khơng có mục tiêu.

3 quy tắc để trở thành con người tự lập, độc lập
• Quy tắc 1: Là người chủ động. Cuộc đời của tơi là do tơi quyết định.
• Quy tắc 2: Bắt đầu từ mục tiêu được xác định trước. Xác định rõ mục tiêu
cho từng vai trị của mình.
• Quy tắc 3: Ưu tiên cho điều quan trọng nhất. Ưu tiên thực hiện
những việc để đạt mục tiêu đặt ra ở mục 2.



Xác định được các
công việc cần làm để
đạt được mục tiêu

Tơi nhìn nhận cuộc sống,
cuộc đời này như thế nào?
Thế giới quan của tơi?

Đây chính là những
cơng việc quan trọng
cần ưu tiên

Tôi muốn trở thành người
như thế nào? Tôi tuân thủ
theo những giá trị cốt lõi
nào của cuộc sống?

Những
công
việc

không phục vụ những
mục tiêu đặt ra  kô
quan trọng

Tôi muốn đạt được những
gì? Tơi có những vai trị
nào và mục tiêu của tơi ở
từng vai trị.


4 cấp độ quản lý thời gian để thực hiện cơng việc
•
•

•
•

Cấp độ 1: các cơng cụ nhắc nhở
Các ghi chú và danh sách các việc
cần làm.
Chưa có khái niệm về mức độ ưu tiên
và kết nối với các mục tiêu và các giá
trị đề cao. Điều quan trọng nhất =
những thứ xuất hiện trước mặt ta.
Điểm mạnh: linh hoạt, dễ thích ứng.
Điểm yếu: thường thì kơ hồn thành
do khơng có lịch mà chỉ có danh sách
việc cần làm.

4 cấp độ quản lý thời gian để thực hiện cơng việc
Cấp độ 2: lập kế hoạch và chuẩn bị
• Lên lịch (ngày, giờ) làm việc
• Đã quản lý tốt hơn, có mục tiêu, nhưng vẫn
chưa sắp đặt ưu tiên.
• Điểm mạnh: hiệu quả và hiệu suất do có sự
chuẩn bị.
• Điểm yếu: quá tập trung vào lịch làm việc,
đối xử với người khác như là “kẻ thù”. Coi
người khác như là nguồn lực đối với cá nhân
mình. Làm được nhiều việc nhưng có thể kơ
phải là quan trọng nhất.
chúng ta vẫn thường viết ra “to do list” công việc cần làm mỗi ngày – mỗi tuần nhưng rồi sau đó delay nó



4 mức độ quản lý thời gian để thực hiện công việc
Cấp độ 3: lập kế hoạch, đặt ưu tiên và
kiểm soát
Thêm vào so với cấp độ 1 và 2 là ý tưởng
về ưu tiên và kết nối với các mục tiêu và
các giá trị đề cao.
Tập trung vào thiết lập mục tiêu và lập kế
hoạch hàng tuần, hàng ngày.

Gắn với lập kế hoạch “một cách có hiệu quả”, quản trị thời gian hiệu quả…  gị bó, hạn chế  quay về phương án của cấp độ
2 và 1 nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ, sự thoải mái và chất lượng cuộc sống.


4 cấp độ quản lý thời gian để thực hiện cơng việc

• Cấp độ 4
• “Quản trị thời gian” là một tên gọi sai. Thách thức ở đây kô phải là q.trị thời
gian, mà là quản trị bản thân.
• Có được sự hài lòng là do kỳ vọng và thực hiện.
• Kỳ vọng (cũng như hài lịng) nằm trong vịng trịn ảnh hưởng của chúng ta.
• Thay vì tập trung vào sự việc và thời gian - tập trung vào các mối quan hệ và
các giá trị hàng đầu.
• Tập trung vào mục tiêu duy trì sự cân bằng P/PC (sản phẩm/năng lực sx)


Ma trận quản
trị thời gian –
các hoạt động


Audit định kỳ - đột xuất
Huấn luyện AT
Kiểm tra thiết bị
kiểm tra điện
kiểm tra hồ sơ công nhân
Huấn luyện công nhân mới
Kiểm tra biện pháp thi công
UP THKC
Café
Họp cùng NTP – TVGS – CDT
Điều tra sự cố
…….
……

Ma trận quản trị thời gian – kết quả
Kô quan trọng Quan trọng

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

Kết quả (I):
Stress
Kiệt sức
Quản trị khủng hoảng
Ln phải “chữa cháy

Kết quả (II): Chất lượng
Tầm nhìn, tiền đồ
Sự cân bằng
Kỷ luật
Chủ động
Ít khủng hoảng

Kết quả (III): “Sự giả tạo”
Chỉ tập trung vào mục tiêu ngắn hạn
Xử lý khủng hoảng
Tính cách háo danh
Xem nhẹ mục tiêu và KH lâu dài
Tự cho mình là nạn nhân, mất kiểm
sốt
Các mối quan hệ nông cạn hoặc tan vỡ

Kết quả (IV): Lãng phí thời gian

Hồn tồn vơ trách nhiệm
Bị đuổi việc
Phụ thuộc vào người khác
hoặc phụ thuộc vào tổ chức
về những điều cơ bản.


“Tơi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao
giờ khẩn cấp ” – Dwight D. Eisenhower, cha đẻ của Ma trận Eisenhower cho biết.