Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp - Quản Trị Văn Phòng - Đề Tài - Nghiệp Vụ Hành Chính Của Cơ Quan Ubnd Huyện Yên Định

Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN......................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................5
Phần I: CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND-UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH.....7
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẦU TỔ CHỨC CỦA
HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH....................................................................7
1. Chức năng...............................................................................8
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND - UBND huyện Yên Định..........................8
2.1.Về kinh tế............................................................................... 8
2.2. Về xây dựng - giao thông vận tải.....................................................9
2.3. Về lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin, thể dục thể thao.............9
2.4. Về quốc phòng - an ninh - trật tự an tồn xã hội..................................10
2.5. Về chính sách dân tộc, tôn giáo.....................................................10
2.6. Về thi hành pháp luật...............................................................10
2.7. Về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.........................11
2.8. Về lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai...........11
2.9. Về lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.....................................11
2.10. Về lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch..........................................12
2.11. Về lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường.........................12
3. Cơ cấu tổ chức của HĐND - UBND huyện Yên Định................................12

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH.........................................14
1. Chức năng, nhiệm vụ..................................................................14
a) Chức năng.............................................................................14
b) Nhiệm vụ..............................................................................15
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND - UBND huyện Yên Định...................16

III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA HĐND - UBND
HUYỆN YÊN ĐỊNH............................................................................................18
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng..............................18
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho HĐND - UBND huyện Yên Định........................18
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của HĐND
– UBND huyện n Định.................................................................20
1.3. Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của HĐND – UBND
huyện Yên Định..........................................................................20
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan HĐND –
UBND huyện Yên Định..................................................................21
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa
cơng sở của HĐND – UBND huyện Yên Định..............................22
1.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mơ hình tổ chức bộ máy
của văn phịng cơ quan HĐND – UBND huyện Yên Định.............23
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ.................................................24
2.1. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư cơ quan............................................................24

1


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản....................25
a. Quy trình soạn thảo văn bản...........................................................25
b. Kỹ thuật soạn thảo văn bản............................................................25

c. Thẩm quyền ban hành văn bản........................................................26

2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản........................26
a. Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến....................................................26
b. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.......................................................27
c. Đăng ký văn bản đến...................................................................27
d. Trình văn bản đến...................................................................... 27
e. Sao văn bản đến........................................................................27
f. Chuyển giao văn bản đến...............................................................28
g. Giải quyết theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến...........................28
2.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi........................28
a. Trình văn bản..........................................................................28
b. Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn bản........................................28
c. Đóng dấu cho văn bản đi...............................................................29
d. Đăng ký văn bản đi.....................................................................29
e. Chuyển giao văn bản đi................................................................29
f. Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu...........................................29

2.1.4. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ................................................................................29
2.1.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:.........................30
2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...............................30
2.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan............................................31
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu............................................................33
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu....................................................................33
2.2.4 Cơng cụ tra tìm tài liệu Lưu trữ của UBND huyện Yên Định...................34
2.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ của cơ quan...................................34
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ......................................35

Phần II............................................................................36

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH.....................................................36
Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...............................43
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong
cơng tác văn phịng ở UBND huyện n Định.......................43
1. Ưu điểm.....................................................................43
2. Nhược điểm................................................................45
II. Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm trong cơng tác hành chính tại UBND huyện n Định............................49
PHẦN KẾT.......................................................................54
2


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

PHẦN PHỤ LỤC............................................................................... 55

3


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Thực hiện Kế hoạch số 66/KH-ĐHNV ngày 10 tháng 02 năm 2014 của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về tổ chức thực tập tốt nghiệp cho sinh viên bậc
cao đẳng hệ chính quy khóa học 2011 – 2014; Kế hoạch số 72/KH-QTVP ngày 17

tháng 02 năm 2014 của Khoa Quản trị Văn phòng về việc thực tập tốt nghiệp lớp
Cao đẳng Quản trị Văn phịng K6 Hệ chính quy (khóa học 2011 – 2014) và Quyết
định số 283/QĐ-ĐHNV ngày 06 tháng 3 năm 2014 của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội về việc cử sinh viên đi thực tập tốt nghiệp từ ngày 10/3/2014 đến ngày
02/5/2014. Được sự tiếp nhận của HĐND – UBND huyện Yên Định, em đã được
tạo điều kiện thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Định.
Trong thời gian thực tập tại Văn phịng HĐND – UBND huyện n Định,
em ln cố gắng học hỏi những kiến thức thực tế, được học hỏi những kinh
nghiệm của các cán bộ, nhân viên trong Văn phịng và đã được tham gia vào một
số cơng việc của Văn phòng như: lấy số văn bản, biên mục văn bản, scan văn bản,
lấy số văn bản đến – đi và được hướng dẫn soạn thảo một số văn bản hành chính
thơng thường. Qua đó, em nhận thức rõ được vai trị quan trọng của cơng tác quản
trị văn phịng trong nền hành chính nhà nước Việt Nam nói chung và nền hành
chính nhà nước HĐND – UBND huyện n Định nói riêng. Bên cạnh đó, em cịn
được học hỏi mọi người trong cơ quan về đạo đực, tác phong làm việc và tinh thần,
trách nhiệm của những người cán bộ, công chức – những người cán bộ của nhân
dân, vì nhân dân phục vụ. Điều đó giúp em ý thức được trách nhiệm cao cả trong
hành trang công tác của em sau này.
Được sự hướng dẫn tận tình của các thầy cơ trong Khoa Quản trị Văn phòng
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các cô, chú, anh, chị cán bộ trong UBND
huyện Yên Định đã giúp em rèn luyện được những kỹ năng nghề nghiệp và giúp
em hiểu rõ hơn những kiến thức chuyên ngành đã được học ở trường. Qua đây, tôi
xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn phịng:
Thạc sĩ Nguyễn Mạnh Cường, Cơ Nguyễn Thị Kim Chi, Cô Lâm Thị Thu Hằng,
Cô Lê Thị Hải Yến và các thầy cô trong Khoa cùng toàn thể các cán bộ, giáo viên
4


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Ngồi ra, tơi cũng xin gửi lời cảm ơn tới cô
Nguyễn Thị Khuyên, chị Nguyễn Phương Nam, cô Nguyễn Thị Phương và các cô,
chú, anh, chị cán bộ trong UBND huyện Yên Định đã nhiệt tình giúp đỡ tơi trong
suốt q trình thực tập. Với những kiến thức đã được học cùng với nổ lực của bản
thân cũng như sự giúp đỡ của các cơ, chú, anh chị trong Văn phịng HĐND –
UBND huyện Yên Định, em đã hoàn thành tốt đợt thực tập này. Qua đợt thực tập
này đã giúp em vững tin hơn trong cơng tác nghiệp vụ của mình./.
Xin chân thành cảm ơn!

Yên Định, ngày 02 tháng 5 năm 2014
Sinh viên

5


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập năm 1971, tên gọi trước đây
là Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội là một trong những cái nôi đào tào nên những nhân tài cho đất nước về những
ngành như: quản trị văn phòng, quản trị nhân sự, văn thư lưu trữ, hành chính học,
quản lí văn hóa,...Với mục tiêu đạo tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ cho cơ
quan, tổ chức thuộc phạm vi hành chính văn phòng nên trong những năm qua Nhà
trường đã đào tạo, bồi dưỡng được khơng ít những sinh viên ra trường có chun
mơn giỏi và kiến thức chun ngành vững vàng. Đáp ứng được nhu cầu tuyển

dụng cho những cơ quan hành chính nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân. Là
cơ sở đào tạo có uy tín trong cả nước.
Cùng với xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức như hiện nay, cơng tác
văn phịng ngày càng được chú trọng hơn và là nguồn nhân lực then chốt cho rất
nhiều cơ quan. Hiểu được vai trò quan trọng đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
trang bị cho sinh viên những kiến thức chuyên môn, mong muốn sinh viên có thể
hiểu rõ được giá trị của ngành nghề mà mình đang học và vai trị của người cán bộ
văn phịng trong thời đại ngày nay.
Ngày này, cơng tác Văn phịng đã trở thành một bộ phận khơng thể thiếu
được trong các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan doanh nghiệp tư nhân nói
riêng. Đó là bộ phận đầu mối cho những thông tin quan trọng và là nơi thu thập, xử
lý những dữ liệu, thông tin, văn bản, giấy tờ có liên quan đến hoạt động của cơ
quan tổ chức. Muốn làm tốt công tác này, địi hỏi người cán bộ văn phịng phải có
kiến thức chun mơn cũng như có lịng u nghề, trách nhiệm và nhiệt huyết với
nghề. Muốn vậy, người cán bộ văn phịng phải khơng ngừng học hỏi trong lý
thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế, có như vậy mới làm tốt được cơng việc của
người cán bộ văn phịng. Xã hội muốn phát triển thì cần có những con người tiến
bộ, ln mang trong mình những nhiết huyết muốn cống hiến cho đất nước. Bên
cạnh đó cịn cần có những kiên thức chuyên ngành vững vàng. Đối với bất cứ

6


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

ngành nghề nào cũng cần có những con người say mê u ngành, u cơng việc
mình đang làm.
Xác định được những mục tiêu trước mắt và lâu dài, trong quá trình học tập

tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em luôn cố gắng học tập và không ngừng phấn
đấu để có thể trở thành một nhà quản trị văn phịng có kiến thức chuyên ngành
vững vàng. Được học tập dưới mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội là niềm vinh
hạnh vô cùng lớn lao đối với em cũng như bao bạn sinh viên khác.
Trong thời gian thực tập tại UBND huyện n Định, bản thân em ln tìm
tịi nghiên cứu những tài liệu có liên quan đến cơng tác hành chính văn phịng với
mong muốn hiểu biết sâu sắc hơn nữa về cơng tác văn phịng trong hoạt động của
HDND - UBND huyện Yên Định và Văn phòng HDND – UBND huyện n Định.
Vì thời gian có hạn và kinh nghiệm của bản thân còn chưa nhiều nên lượng
kiến thức thu thập được còn hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
các thầy, cơ và các cơ, chú trong Văn phịng HĐND – UBND n Định để bài báo
cáo của em được hoàn thiện hơn. Dưới đây em xin được giới thiệu về bài báo cáo
của mình.
Nội dụng chính của bài báo cáo gồm : 3 phần
Phần I. KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND – UBND
HUYỆN YÊN ĐỊNH
Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA
HĐND – UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

7


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phần I: CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND-UBND HUYỆN N ĐỊNH
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẦU TỔ CHỨC CỦA
HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH

Yên Định một vùng đất có bề dày lịch sử lâu dài trong trong thời kỳ dựng
nước và giữ nước. Đã trãi qua mấy nghìn năm, với sự phát triển khơng ngừng, từ
một vùng quê nghèo giàu lòng yêu nước đến nay Yên Định đang và sẽ trở thành
một huyện phát triển ở tỉnh Thanh Hoá. Trong thời kỳ kháng chiến chống quân
xâm lược, những con người nơi đây đã hăng hái lên đường nhập ngũ, là một trong
những huyện tham gia phong trào đấu tranh chống quân xâm lược sôi nổi. Vinh dự
được Bác Hồ (1961) về thăm trong thời kỳ kháng chiến, những con người nơi đây
càng vững niềm tin trong chiến đấu chống kẻ thù xâm lược góp phần đem lại hồ
bình của đất nước. Đến hơm nay n Định vẫn khơng ngừng chiến đấu trên mặt
trận hồ bình xây dựng kinh tế.Với tiềm năng phong phú, phong cảnh hữu tình,
Yên Định hứa hẹn là vùng đất phát triển đi lên cùng đất nước.
Với diện tích 21.600m2 với khoảng 173.000 người, trong đó dân tộc Kinh
chiếm đa số, ngồi ra cịn có một số dân tộc ít người như dân tộc Thái, dân tộc
Mường. Các dân tộc này hiện nay đang được Đảng và Nhà nước quan tâm đầu tư
phát triển rất nhiều, trong tương lai đang thu hút đầu tư của các doanh nghiệp trong
và ngoài nước. Với tiềm năng phát triển kinh tế trong tương lai, Yên Định đang
chờ những bàn tay khối óc của những con người biến tiềm năng đó để xây dựng
quê hương ngày một giàu đẹp.
Yên Định là vùng đất nằm ở phía Tây Bắc của tỉnh Thanh Hố bao gồm 29
đơn vị hành chính trong đó có 02 thị trấn và 27 xã, Yên Định tiếp giáp với nhiều
huyện như: Phía đơng giáp với huyện Thiệu Hố; Phía Tây giáp với huyện Thọ
Xn, Cẩm Thuỷ, Ngọc Lặc; Phía Bắc và Đơng bắc giáp với huyện Hậu Lộc, Hà
Trung; Phía Tây bắc giáp với huyện Vĩnh Lộc, kẹp ở giữa là sông Mã và sông Cầu
Chày.
Từ khi hình thành và phát triển Yên Định đã có nhiều lần đổi tên, cụ thể là
ngày 05 tháng 7 năm 1977 Hội đồng Chính phủ quyết định số 177/CP giải thể
8


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

huyện Thiệu Hoá sáp nhập huyện Yên Định. Sau một thời gian huyện Yên Định lại
có quyết định đổi tên là huyện Thiệu Yên, đến ngày 18 tháng 11 năm 1997 sau gần
20 năm hợp nhất Chính phủ có Nghị định số 72/CP tái lập lại huyện cũ. Huyện
Yên Định lại trở lại tên gọi của mình kể từ đó, vào ngày 01 tháng 01 năm 1997
gồm 27 xã và 02 thị trấn đó là Thị trấn Thống Nhất và Thị trấn Quán Lào. Đến với
vùng đất Yên Định là đến với vùng sơn thuỷ hữu tình, với truyền thống bề dày lịch
sử từ xa xưa, hiện nay Yên Định đang lớn lên từng ngày, không những là anh hùng
trong chiến đấu mà còn là anh hùng trong thời kỳ phát triển kinh tế thời mở cửa
Việt Nam. Trong tương lai Yên Định sẽ là điểm đến thu hút khách du lịch và các
nhà đầu tư và cũng sẽ là một huyện Yên Định giàu mạnh của tỉnh Thanh Hoá.
1. Chức năng

Ủy ban nhân dân huyện Yên Định do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn ban
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhầm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND - UBND huyện Yên Định
2.1.Về kinh tế

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
huyện cùng cấp thơng qua để trình UBND tỉnh Thanh Hoá phê duyệt; tổ chức kiểm

tra việc thực hiện kế hoạch đó
- Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương; điều chỉnh, phân bổ ngân sách; quyết toán ngân sách của huyện.
9


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trong trường hợp cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND
tỉnh, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn; xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn
2.2. Về xây dựng - giao thông vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyển quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt
- Quản lý, khai thác, sử dụng các cơng trình giao thơng và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh
2.3. Về lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin, thể dục thể thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin,

thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của phát luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức
các trường mầm non trên địa bàn huyện
- Quản lý các cơng trình cơng cộng được phân cấp; dướng dẫn các phong
trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thơng tin, thể dục thể thao,

10


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

bảo vệ phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm, trạm y
tế, kiểm tra hoạt động của các ngành nghề y, dược tư nhân
2.4. Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội
- Tổ chức phong trào quần chúng xây dựng lực lượng vũ trang và quốc
phịng tồn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý
lực lượng dự bị động viện, chỉ đạo xây dựng, huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ
- Tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây
dựng lực lượng cơng an huyện vững mạnh
- Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Tuyên truyền, vận động quần chúng nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh trật tự, an tồn xã hội
2.5. Về chính sách dân tộc, tơn giáo
- Tun truyền, giáo dục, phổ biến chính sách về dân tộc, tôn giáo
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số
vùng sâu vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt
- Chỉ đạo vào kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc và tơn giáo, quyền
tự do tín ngưỡng, theo hoặc khơng theo tôn giáo nào của địa phương
- Quyết đinh biện pháp ngăn chặn hành vi xâp phạm tự do tín ngưỡng tôn
giáo hoặc lợi dụng tôn giáo

11


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

2.6. Về thi hành pháp luật
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành hiến pháp luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước
cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện
- Tổ chức việc thực hiện và chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn
- Tổ chức, chỉ đạo thưc hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật
2.7. Về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy
định của pháp luật
- Quy đinh tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
UBND tỉnh Thanh Hoá
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện
2.8. Về lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
- Xây dựng chương trình HĐND - UBND huyện thơng qua các chương trình
khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó
- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo về rừng và khai thác lâm sản, phát trển ngành,
nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thanh tra đất theo quy định của phát luật
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các xã, thị trấn

12


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

2.9. Về lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện
- Xây dựng và phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các
xã, thị trấn
- Tổ chức thực hiện và phát triển các ngành nghề truyền thống, sản xuất sản

phẩm có giá trị tiểu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thủy
sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UNBD tỉnh
2.10. Về lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch
- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên
địa bàn huyện
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn vệ sịnh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn huyện
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn huyện
2.11. Về lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường
- Thực hiện các biện phát ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương
- Tổ chức thực hiện bảo về mơi trường, phịng chống, khắc hậu phục quả
thiên tai bão lũ lụt
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn
3. Cơ cấu tổ chức của HĐND - UBND huyện Yên Định
Chủ tịch UBND huyện – Bà Ngô Thị Hoa là người lãnh đạo và điều hành
công việc của UBND huyện Yên Định, có trách nhiệm giải quyết cơng việc theo
quy định tại điều 126 và điều 127 của Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003

13


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của chủ tịch

UBND huyện quyết định.
Chủ tịch cũng là người trực tiếp giải quyết những vấn đề quan trọng, cấp
bách, những vấn đề có tính chất liên quan đến nhiều lĩnh vực, đơn vị và địa
phương trong huyện.
Khi Chủ tịch UBND huyện đi vắng có thể uỷ quyền cho Phó Chủ tịch phụ
trách và phân cơng trách nhiệm cho các Phó Chủ tịch.
Các Phó Chủ tịch: 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực Nơng nghiệp, 01 Phó
Chủ tịch phục trách lĩnh vực Kinh tế, 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực Văn hoá Xã hội gồm ông Nguyễn Đăng Nhượng, Lưu Vũ Lâm và Nguyễn Văn Xơ
Các Phó Chủ tịch là những người được Chủ tịch UBND huyện phân công
phụ trách một số lĩnh vực công tác. Là người chịu trách nhiệm về cơng tác của
mình trước UBND, Chủ tịch, đồng thời trước các thành viên khác của UBND
huyện Yên Định; chịu trách nhiệm tập thể trước HĐND cùng cấp và UBND cấp
tỉnh. Chủ động kiểm tra đơn đốc, hướng dẫn chỉ đạo các phịng chun môn, cơ
quan thuộc UBND huyện, UBND xã trong việc tổ chức thực hiện Nghị quyết
HĐND huyện.
Báo cáo và đề xuất với Chủ tịch UBND huyện trong việc quyết định giải
quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm
trước quyết định đó.
Các phịng chức năng làm việc theo sự chỉ đạo của các lãnh đạo theo quy
định của Nhà nước và theo quy chế của cơ quan.
Ngoài ra, HĐND – UBND huyện Yên Định cịn có 12 đơn vị quản lý hành
chính nhà nước, 04 đơn vị sự nghiệp và 10 tổ chức xã hội trực thuộc HĐND –
UBND huyện
12 đơn vị quản lý hành chính nhà nước:
- Văn phịng HĐND - UBND

- Phịng Tư pháp

- Phòng Nội vụ

- Thanh tra huyện
14


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

- Phịng LĐTBXH

- Phịng Tài chính - Kế hoạch

- Phịng Tài Ngun Mơi Trường

- Phịng Y tế

- Phịng Giáo dục và Đào tạo

- Phịng Cơng thương

- Phịng Văn hóa

- Phịng Nơng nghiệp

04 đơn vị sự nghiệp:
- Trung tâm Văn hóa Thơng tin
- Đài truyền thanh
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
- Trạm khuyến nông
10 tổ chức xã hội trực thuộc của huyện

- Hội Người mù

- Hội Khuyết tật và trẻ mồ côi

- Hội Làm vườn

- Hội Nhiễm độc màu da cam

- Hội Khuyến học

- Hội Thanh niên xung phong

- Hội Người cao tuổi

- Hội Cựu giáo chức

-Hội Khoa học

- Hội Khoa học kỹ thuật

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định được thể hiện ở sơ đồ sau: (Phụ lục 01)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH
1. Chức năng, nhiệm vụ
a) Chức năng

Văn phòng HĐND-UBND huyện Yên Định là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, là bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND và UBND huyện. Có
chức năng cụ thể như sau:
- Tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND; tham mưu cho

Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành đối với hoạt động của UBND;
tham mưu giúp Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch HĐND-UBND huyện chỉ
đạo điều hành các hoạt động trên địa bàn huyện
15


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

- Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND-UBND và
các cơ quan nhà nước ở địa phương
- Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND-UBND
- Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, các
phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn
- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tại khoản
riêng tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công
tác của UBND huyện động thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chun
mơn, nghiệp vụ của Văn phịng Đồn đại biểu Quốc hội và HĐND và Văn phịng
UBND tỉnh.
b) Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện, chương
trình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thơng qua
- Xây dựng và trình Thường trực HĐND - UBND huyện thơng qua chương
trình cơng tác năm; xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng
và cả năm của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện;
giúp Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện đôn đốn, kiểm tra các phòng,
ban, ngành, UBND các xã, thị trấn thực hiện kế hoạch, chương trình cơng tác của
Thường trực HĐND-UBND huyện và các ý kiến kết luận hội nghị, ý kiến chỉ đạo

của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đơn đốc, kiểm tra cơng tác
phối hợp giữa các phịng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp
luật
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thơng tin, tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND, Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáo tháng,
quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực
HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện chế
độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng Huyện ủy, Văn
phòng UBND tỉnh
16


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

- Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phịng HĐND-UBND huyện
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện
xem xét, quyết định
- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các quyết
định, chỉ thị cua UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên có liên quan. Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức
năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban
và UBND xã, thị trấn
- Quản lý thống nhất các việc ban hành văn bản của Thường trực HĐNDUBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hành chính
của UBND huyện; quan lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ, vận hành,
khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách thủ
tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND & UBND huyện,
thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả theo cơ chế “một cửa”
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảo các
điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND huyện, Cơ quan UBND huyện thơng suốt, hiệu quả
- Phối hợp với Văn phịng Huyện ủy, các ban của Đảng, Ủy ban Mặt trận Tổ
quốc giữ mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND-UBND, Chủ
tịch UBND huyện với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Ủy ban Mặt
trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, Trung
ương đóng trên địa bàn huyện. Duy trì tốt mối quan hệ cơng tác với Văn phịng
Đồn đại biểu Quốc hội và Văn phòng UBND tỉnh, sở, ban, ngành cấp tỉnh

17


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND - UBND huyện Yên Định

Văn phòng HĐND - UBND huyện Yên Định có 44 cán bộ, nhân viên. Gồm
01 Chánh văn phịng, 2 Phó Chánh văn phịng và 42 cán bộ nhân viên. Trong đó có:
Chánh văn phịng HĐND - UBND Vũ Đức Nghĩa
- Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành cơng tác đối nội, đối ngoại của Văn
phịng HĐND & UBND huyện
- Tham mưu cho lãnh đạo Huyện ủy, HĐND - UBND huyện về lĩnh vực

Kinh tế, Ngoại vụ, Công tác nội chính, Cơng tác tiếp dân. Phụ trách Cơng tác tổ
chức, đào tạo, tuyển dụng, thi đua khen thưởng trong phạm vi Văn phòng
- Thẩm định, kiểm tra các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách trình Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND huyện ký duyệt
- Trực tiếp phụ trách bộ phân: Tài vụ
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Thủ trưởng cơ quan giao và ủy quyền
Phó Chánh văn phòng HĐND - UBND Nguyễn Thị Khuyên
- Phụ trách công tác tổng hợp, hoạt động của Thường trực HĐND huyện,
công tác dân tộc, cải cách thủ tục hành chính.
- Thẩm định, kiểm tra các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách trình Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND huyện ký duyệt
- Trực tiếp phụ trách các tổ: Văn thư, Tổng hợp, Công nghệ thông tin, Bộ
phận tiếp nhận hồ sơ và trả lời kết quả
- Thực hiện các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của Văn phòng, của cơ quan
UBND huyện các công việc khác khi lãnh đạo UBNd huyện hoặc Chánh Văn
phịng điều động, phân cơng
Phó Chánh văn phòng HĐND - UBND Mai Tuấn Tường
- Phụ trách cơng tác hành chính, quản trị
- Tham mưu về cơng tác lễ nghi, khành tiết
- Trực tiếp phụ trách các tổ: Hành chính phục vụ, Lái xe, Nhà máy nước,
Bảo vệ
18


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

- Phụ trách công tác chăm lo đời sống cho cán bộ cơng chức, viên chức Văn phịng
- Thực hiện các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của Văn phòng, của cơ quan

UBND huyện các công việc khác khi lãnh đạo UBNd huyện hoặc Chánh Văn
phịng điều động, phân cơng
Phó Chánh văn phòng HĐND – UBND Thiều Sỹ Hưng
- Thực hiện các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của Văn phòng, của cơ quan
UBND huyện và các công việc khác khi lãnh đạo UBND huyện hoặc Chánh Văn
phòng điều động, phân công
- Thẩm định, kiểm tra các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách trình Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND huyện ký duyệt
- Theo dõi và phụ trách lĩnh vực văn hóa - xã hội. Chịu trách nhiệm tổng
hợp nội dung các báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm của UBND huyện
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Yên Định được thể hiện ở
sơ đồ sau: (Phụ lục 02)
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH
1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng
1.1. Vai trị của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho HĐND - UBND huyện Yên Định

Văn phòng HĐND - UBND huyện Yên Định là bộ phận giúp việc cho
HĐND - UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo
hậu cần cho cơ quan. Là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong
công tác lãnh đạo, quản lý điều hành. Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộ nhớ,
bộ lọc của cơ quan. Là nơi cung cấp thơng tin chính xác nhất cho cơ quan.
Trong q trình hoạt động, Văn phịng HĐND - UBND huyện là cầu nối
giữa nhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan. Văn phịng
HĐND – UBND huyện có trách nhiệm trình những văn bản có liên quan đến
quyền lợi của nhân dân lên lãnh đạo cơ quan, đồng thời cũng đưa ra những đề xuất,
kiến nghị, hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan. Văn phòng cũng là nơi lưu
19

Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

giữ tồn bộ văn bản quan trọng của cơ quan, đó là cơ sở để cũng cấp những thông
tin quan trọng cho lãnh đạo cơ quan, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp phải
dựa vào những văn bản quan trọng này nên cơng tác lưu trữ được Văn phịng thực
hiện rất cẩn thận, khoa học. Khơng những vậy, Văn phịng còn tham mưu cho lãnh
đạo cơ quan trong việc xây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan, giúp lãnh
đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; tổng hợp thông tin phục
vụ lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, thể thức cuả văn
bản của cơ quan. Qua đó ta có thể thấy vai trị của văn phịng trong việc tham mưu
đối với cơ quan là vô cùng quan trọng và khơng thể thiếu được trong mỗi cơ quan.
Ngồi ra, Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Định còn là bộ phận trung
gian thực hiện chức năng quan hệ đối nội, đối ngoại theo sự chỉ đạo của Ban lãnh
đạo huyện. Đây là hoạt động mang tính chất thường xuyên nên Lãnh đạo huyện
khơng chỉ giao cho Văn phịng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ
mà còn nhiều việc được Chủ tịch UBND huyện ủy nhiệm cho Văn phòng trực tiếp
xem xét giải quyết. Các hoạt động tiếp khách, chuẩn bị quà, đặt tiệc, chuẩn bị các
tài liệu có liên quan cho lãnh đạo; liên hệ trước nơi công tác khi lãnh đạo đi công
tác; phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp, cung cấp các trang thiết bị văn phịng cho
tồn cơ quan cũng là những nhiệm vụ vơ cũng quan trọng. Tóm lại, cơng tác hậu
cần được Văn phòng chú trọng và quan tâm, ln hồn thành xuất sắc những
nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giao phó.
Hàng tuần, hàng tháng Văn phịng cịn phải lên lịch công tác tuần, công tác
tháng cho lãnh đạo cơ quan. Qua đó, lãnh đạo cơ quan có thể sắp xếp lịch trình
cơng việc sao cho hợp lí, thống nhất và có hiệu quả nhất. Có thể nói, Văn phịng
HĐND – UBND huyện n Định có vai trị rất quan trọng trong việc thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Là bộ

phận gắn liền với sự tồn tại cũng như sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
Một trong những tình huống em đã được gặp trong quá trình thực tập tại
Văn phịng HĐND – UBND huyện n Định mà thơng qua đó em có thể thấy rõ
được chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan của Văn
20