Quy trình trao đổi thông tin trong doanh nghiệp

CƠNG TY ABC
Địa chỉ: …

******

QUY TRÌNH
KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN

Người soạn thảo

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn B

Nguyễn Văn C

Chức vụ

Nhân viên TCHC

Trưởng phòng TCHC

Tổng Giám đốc

Ngày

06/01/2023

07/01/2023

09/01/2023

Họ và tên

Chữ ký


QUY TRÌNH
KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN

Mã số: QT-NS.14
Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: Phòng TCHC
Trang /tổng số trang: 01/03

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
Vị trí
Bản tin
Ban ISO

Phân phối



Vị trí
Phịng Kinh doanh

Phân phối


Bộ phận cắt



Ban điều hành sản xuất



Bộ phận may



Bộ phận kế tốn



Hồn thiện



Phịng Kế hoạch



Xuất nhập khẩu



Phịng TCHC, nhân sự



QA, QC



Bộ phận tuận thủ



Kỹ thuật



Bộ phận kho



Cơ điện



THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Trang/vị trí sửa đổi

Nội dung sửa đổi

Ban hành lần đầu

Lần sửa đổi

Ngày áp dụng

01

09/01/2023

1. MỤC ĐÍCH

TS-QT-NS-14: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN

1


QUY TRÌNH
KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN

Mã số: QT-NS.14
Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: Phòng TCHC
Trang /tổng số trang: 02/03

Kiểm sốt thơng tin liên lạc nội bộ và bên ngoài, thu thập, truyền tải và phản hồi kịp thời,
chính xác thơng tin liên quan đến hệ thống quản lý để đảm bảo thông tin nội bộ của công ty
được thông suốt.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho việc truyền đạt và xử lý thông tin nội bộ liên quan đến hiệu quả của hệ
thống quản lý của công ty và trao đổi thông tin với các bên bên ngồi, cũng như phân tích dữ
liệu từ các hoạt động giám sát và đo lường và các nguồn liên quan khác.
3. THAM KHẢO
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015;
Tiêu chuẩn ISO 14001:2015;
4. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
Thơng tin bên ngồi: Kết quả giám sát hoặc kiểm tra và thông tin phản hồi của Sở
TNMT, Sở LĐTBXH, Cơ quan Giám định và cơ quan chứng nhận; Thơng tin về chính sách,
quy định và tiêu chuẩn, chẳng hạn như luật, quy định và tiêu chuẩn liên quan đến chất lượng,
mơi trường và an tồn, PCCC; Thông tin và khiếu nại do các bên liên quan cung cấp (khách
hàng, nhà cung cấp, đơn vị đo lường, phương tiện truyền thông, cư dân địa phương và các tổ
chức xã hội, v.v.); Các thơng tin bên ngồi khác, chẳng hạn như thông tin về chất lượng, môi
trường, an toàn kỹ thuật, quản lý, v.v. do các bộ phận khác nhau trực tiếp lấy từ bên ngoài,
chẳng hạn như thị trường, hiệp hội ngành nghề, sản phẩm mới, hướng phát triển kỹ thuật, v.v.
Thông tin nội bộ: Thông tin bình thường, chẳng hạn như việc hồn thành chính sách
(mục tiêu), hồ sơ giám sát và đo lường, báo cáo đánh giá nội bộ và xem xét quản lý, cũng như
các hồ sơ khác trong quá trình vận hành bình thường của hệ thống; Thơng tin khơng phù hợp,
chẳng hạn như báo cáo không phù hợp về hoạt động hàng ngày của hệ thống và đánh giá nội
bộ, các biện pháp khắc phục / phịng ngừa, v.v.; Thơng tin khẩn cấp, chẳng hạn như thông tin
và hồ sơ về chất lượng, mơi trường và an tồn như sự cố chất lượng lớn, hỏa hoạn, hàng nguy
hiểm, v.v.; Thông tin nội bộ khác, chẳng hạn như đề xuất của nhân viên để cải tiến hệ thống
quản lý.
5. NỘI DUNG
Thông tin có thể được truyền qua miệng, điện thoại, cuộc họp, tài liệu, văn bản, hồ sơ
chất lượng, bảng thông báo, sách báo nội bộ, trao đổi thảo luận, phương tiện điện tử, thiết bị
nghe nhìn, truyền thơng, nhóm Zalo, Internet và các công cụ hoặc phương pháp giao tiếp khác.
5.1. Thu thập và xử lý thơng tin bên ngồi:

TS-QT-NS-14: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN

2


QUY TRÌNH
KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN

Mã số: QT-NS.14
Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: Phòng TCHC
Trang /tổng số trang: 03/03

Phòng TCHC chịu trách nhiệm thu thập các kết quả giám sát, kiểm tra và thông tin phản
hồi từ Sở TNMT, Sở LĐTBXH, Cơ quan Giám định và cơ quan chứng nhận và chuyển đến
các bộ phận liên quan của cơng ty.
Các bộ phận khác có trách nhiệm thu thập, cập nhật, đối chiếu và trình bộ phận quản lý
các dữ liệu và thơng tin về các chính sách, quy định và tiêu chuẩn.
Ban Lãnh đạo chịu trách nhiệm liên lạc với các bộ phận chủ quản của công ty và giới
truyền thơng, tìm hiểu thơng tin liên quan, chuyển thơng tin bên ngồi cho các bộ phận liên
quan, phân tích và ghi chép, đồng thời phản hồi kịp thời cho các bộ phận liên quan.
Các thông tin khác mà từng bộ phận trực tiếp thu được từ bên ngồi, chẳng hạn như cơng
nghệ cải tiến chất lượng, thơng tin quản lý chất lượng, thông tin về môi trường và an toàn, v.v.,
sẽ được cung cấp lại cho bộ phận tương ứng trong vòng một tuần, người sẽ chịu trách nhiệm
phân loại, sắp xếp và chuyển đến các bộ phận liên quan khi cần thiết.
5.2. Thu thập và xử lý thơng tin nội bộ:
Xử lý thơng tin bình thường: từng bộ phận trực tiếp thu thập và truyền thông tin bình
thường hàng ngày; Ban ISO phổ biến các mục tiêu và tình trạng hồn thành cho các bộ phận liên
quan bằng cách phát hành "Báo cáo xem xét lãnh đạo", "Báo cáo đánh giá nội bộ" và "Báo cáo

đánh giá của bên thứ ba", Kết quả đánh giá nội bộ, luật và quy định cập nhật và các thông tin
khác.
Thông tin về sự không phù hợp tiềm ẩn sẽ được xử lý theo "Quy trình kiểm sốt sự
khơng phù hợp và hành động khắc phục".
Thông tin khẩn cấp (chẳng hạn như khi xảy ra sự cố lớn về chất lượng hoặc sự cố về an
tồn mơi trường) do bộ phận phát hiện chuyển đến Ban ISO để xử lý và có thể sử dụng liên lạc
khẩn cấp qua điện thoại.
Đối với các thơng tin nội bộ khác có thể chuyển cho bộ phận tương ứng để xử lý theo
nhiều cách khác nhau.
5.3. Truyền thông tin
Tất cả các bộ phận liên quan chuyển thông tin đến từng bộ phận chức năng, bộ phận chức
năng có trách nhiệm liên hệ với các bộ phận liên quan để liên lạc.
Đối với các cơng tác quản lý hố chất, PCCC, Cơ điện, y tế, … thông tin của người phụ
trách cần được niêm yết tại các khu vực tương ứng để có thể kịp thời thông báo và trao đổi
trong trường hợp phát sinh tình huống khẩn cấp.
---------------------    --------------------------

TS-QT-NS-14: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN

3