Tìm hiểu về hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG HÀ NỘI
VIỆN QUẢN TRỊ KINH DOANH


BÀI TIỂU LUẬN
Học phần: Hệ thống thông tin quản trị

ĐỀ TÀI:

“Tìm hiểu về hệ thống thơng tin hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp ERP”

Giảng viên hướng dẫn :

GV. Nguyễn Thị Hội

Lớp học phần

:

DQK0201

Thực hiện

:

Nhóm 2

1

Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

Mục Lục
Lời mở đầu..........................................................................................................................................3
I.

Khái niệm, đặc điểm, chức năng:...............................................................................................4

1.

Khái niệm:...............................................................................................................................4

2.

Đặc điểm:................................................................................................................................5

3.

Chức năng:..............................................................................................................................7

II.

Các phân hệ:............................................................................................................................8

1.

Kế tốn tài chính:...................................................................................................................9

2.

Quản lý phân phối và bán hàng:...........................................................................................9

3.

Quản lý vật tư:......................................................................................................................10

4.

Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị:................................................................................10

5.

Lập kế hoạch và quản lý sản xuất:.....................................................................................10

6.

Quản lý dự án:......................................................................................................................11

7.

Quản lý dịch vụ:...................................................................................................................11

8.

Quản lý nhân sự:..................................................................................................................11

9.

Báo cáo quản trị:..................................................................................................................11

10.

Báo cáo thuế:........................................................................................................................11

III.

Vai trò trong tổ chức, doanh nghiệp:....................................................................................12

1. Quản lý dễ dàng và hiệu quả nguồn nhân lực...........................................................................12
2. Tiết kiệm chi phí quản lý ............................................................................................................12
3. Tăng doanh thu và lợi nhuận......................................................................................................12
IV.

Quy trình triển khai chọn hệ thống ERP:.............................................................................13

1.

Tám bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp:............................13

2.

Tám sai lầm các doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai ERP.............................16

3.

Quy trình triển khai chọn ERP của Vinamilk:.................................................................18

V. Tình hình ứng dụng trên thế giới và ở Việt Nam :..................................................................21

1.

Trên thế giới:........................................................................................................................21

2.

Tại Việt Nam:.......................................................................................................................22

Tài liệu tham khảo...........................................................................................................................26

2


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

Lời mở đầu
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói chung và cơng
tác kế tốn nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hội
nhập kinh tế ngày nay. Theo công bố vào tháng 6/2008 của Bộ Thông tin và truyền
thông, tại Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp đang ứng dụng ở các mức độ khác
nhau, trong đó số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp) chỉ đạt 7%.
ERP là một cơng cụ tích hợp q trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền
tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cung
cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạch
định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Với một tư duy quản lý mới,
ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực
của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh
nghiệp quan tâm.
Khác với excel và phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho cơng tác kế

tốn khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng
chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho q trình cung cấp thơng
tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy. Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được
xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra
những thơng tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý. Mặc dù ERP đã phát triển
nhiều năm trên thế giới nhưng từ số liệu thống kê nêu trên cho thấy: ERP vẫn chưa
được ứng dụng phổ biến tại Việt Nam. Với mong muốn giúp ích cho các doanh
nghiệp cũng như những người làm cơng tác kế tốn hiểu rõ về ERP và thực tế triển
khai, từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả của
việc cung cấp thơng tin kế tốn, Nhóm 2 đã chọn tên đề tài là: “Tìm hiểu về hệ
thống thơng tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP”.

3


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

I. Khái niệm, đặc điểm, chức năng:
1. Khái niệm:
ERP (Enterprise Resourecs Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một
cách tự động, giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt như kế tốn, phân
tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất,
quản lý nhân sự, ... và các nghiệp vụ khác.
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa
của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung
bao gồm cả tài chính, nhân lực và cơng nghệ. Tuy nhiên trong ERP, resource cịn
có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị cơng ty địi hỏi
chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải:

- Làm cho mọi phịng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho
công ty.
- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao
cho giữa các bộ phận ln có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực
của công ty.
- Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ
“lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngồi cơng ty.
P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị
kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra
sao?

4


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

Trước hết, ERP tính tốn và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá
trình điều hành sản xuất/kinh doanh của cơng ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy
tính tốn chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên
tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm
này cho phép cơng ty ln có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho
quá lớn gây đọng vốn.
E-Enterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp - thứ mà ERP muốn
nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa
các phịng ban, cập nhật mọi thơng tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự
động trong hoạt động cơng ty và giảm sai sót trong q trình xử lý nghiệp vụ.
Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các
nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng

hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính
tốn ra phương án mua ngun liệu, tính được mơ hình sản xuất tối ưu… Đây là
biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo
ra mối liên kết giữa văn phịng cơng ty với đơn vị thành viên, phịng ban với phịng
ban và trong nội bộ các phịng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ
mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.
Triển khai ERP là q trình tin học hóa tồn diện các hoạt động của doanh
nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ
do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động
hố, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế tốn,
phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản
xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý
bán hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích
hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số

5


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp.
2. Đặc điểm:
Thông thường, trong một doanh nghiệp sử dụng các phần mềm như phần
mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị,... Các phần mềm quản lý rời rạc
thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể (như phịng kinh doanh,
phịng kế tốn, phịng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của
phịng ban khác. Việc chuyển thơng tin từ phịng, ban này sang phòng, ban khác
được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, sao chép tệp...) với năng suất
thấp và khơng có tính kiểm sốt.

Thứ nhất, phần mềm ERP được thiết kế theo từng module chức năng.
Khác với các phần mềm truyền thống riêng rẽ, hệ thống ERP là một phần
mềm duy nhất tích hợp nhiều module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực hiện
các chức năng tương tự hoặc cao hơn các phần mềm quản lý rời rạc. Tính tích hợp
là điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều
phần mềm quản lý đơn lẻ, nó cho phép kết nối để tự động chia sẻ thông tin giữa
các phân hệ với nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh. Hệ thống phần mềm có thể
mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà khơng
làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.
Thứ hai, trang bị đầy đủ các chức năng chuyên nghiệp.
Mặc dù mỗi module sẽ đảm nhiệm xử lý nghiệp vụ riêng của từng phịng ban
nhưng khơng vì thế mà thơng tin giữa các bộ phận bị tách biệt. Các thông tin được
tính hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa và chia sẻ dữ liệu giữa các
phòng ban. Nhờ vậy mà các nguồn thông tin được thống nhất và đồng bộ. Từ đó

6


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

giúp giảm tải thời gian, cơng sức và q trình xử lý dữ liệu bị rải rác giữa các
phịng ban.
Nhìn chung, các module trong hệ thống ERP vừa được thiết kế mang tính
chun biệt, vừa có khả năng tích hợp nhằm phục vụ những đòi hỏi và yêu cầu
khắt khe về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận, cũng như đảm bảo hệ thống
dữ liệu được thống nhất và xuyên suốt trong tồn doanh nghiệp.
Thứ ba, tích hợp khả năng đánh giá theo thời gian thực.
Hệ thống ERP thông qua những báo cáo tổng hợp tự động của các phòng ban
mà tiến hành phân tích và đánh giá hiệu quả, tiến độ của hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó, ERP giúp doanh nghiệp giải quyết được tối đa

việc quản lý về hệ thống đánh giá các hoạt động kinh doanh. Đồng thời, hệ thống
này hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các chiến lược mới phù hợp với hệ thống của công
ty.
Thứ tư, cấu trúc được thiết kế linh hoạt.
Mỗi doanh nghiệp ln có xu hướng thay đổi và cập nhật liên tục, không
ngừng về mặt tổ chức hoạt động và cách vận hành. Do đó, phần mềm quản lý
doanh nghiệp ERP cần được thiết kế linh hoạt để có thể dễ dàng đáp ứng những
thay đổi và điều chỉnh trong tổ chức không chỉ 1 lần mà rất nhiều lần.
Hệ thống ERP có thiết kế mở, điều đó cho phép doanh nghiệp bổ sung thêm
những module cần thiết hoặc tháo bỏ những module không cần thiết mà không làm
ảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử
dụng hệ thống.
Thứ năm, cơ sở dữ liệu tích hợp chung trên một phần mềm quản lý doanh
nghiệp.
Tất cả các dữ liệu riêng của từng bộ phận như dữ liệu tài chính, nhân sự, kế
tốn, bán hàng,… đều được tích hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung của

7


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

toàn bộ doanh nghiệp. Các dữ liệu này chỉ cần nhập 1 lần và sẽ được lưu hành cho
tất cả các phòng ban cùng sử dụng. Đặc trưng này giúp cho dữ liệu của tồn doanh
nghiệp ln thống nhất, dễ kiểm sốt. Đặc biệt, tránh được các hiện trạng thất
thoát, phân tán hay trùng lặp, dư thừa dữ liệu.
Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một
là “Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết
nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa
năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm tốn,

phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động,
đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của
môi trường bên ngồi. Trên thế giới, hiện có rất nhiều cơng ty lớn triển khai thành
công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình.
Việc triển khai thành cơng ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem
lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
3. Chức năng:
Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinh
doanh thơng thường. Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương,
mua sắm, phải thu và phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự,
thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản
xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng.
- ERP tính tốn và dự báo: các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều
hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính
chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng
nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng... Cách này cho
phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn khơng để lượng tồn kho quá
lớn gây đọng vốn.
8


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

- ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong
sản xuất kinh doanh. Ví như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua
hàng giúp tính tốn ra phương án mua ngun liệu, nhằm giảm thiểu sai sót trong
xử lý nghiệp vụ.
- ERP tạo ra liên kết văn phịng cơng ty - đơn vị thành viên, phòng ban phòng ban và trong nội bộ các phịng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý
nghiệp vụ một cách liên tục.

II. Các phân hệ:
Các phân hệ của phần mềm ERP thường bao gồm:
1. Kế toán tài chính (Finance Accounting)
2. Quản lý phân phối và bán hàng (Distribution and Sales)
3. Quản lý vật tư (Material Management)
4. Quản lý bảo dưỡng thiết bị (Machinery & Equipment Management)
5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
6. Quản lý dự án (Project Management)
7. Quản lý dịch vụ (Service Management)
8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
9. Báo cáo quản trị (Management Reporting)
10. Báo cáo thuế (Tax Reports).
Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngồi các phần hệ trên cịn có thêm
các giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm
tay phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho
truy nhập từ xa và không dây…
Trên đây chỉ là liệt kê các phân hệ chính của một hệ thống ERP. Trong mỗi
phân hệ nêu trên lại có các phân hệ/chức năng con của nó.
9


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

Chi tiết tất cả các phân hệ/chức năng con sẽ gồm có:
1. Kế tốn tài chính:


Sổ cái (General Ledger)



Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)



Công nợ phải thu (Accounts Receivable)



Công nợ phải trả (Account Payable)



Tài sản cố định (Fixed Assets)



Lập dự toán ngân sách (Budgeting)



Kế tốn chi phí trung tâm (Cost Centre Accounding)



Kiểm sốt đối tượng chi phí (Cost Object Controlling)



Hợp nhất báo cáo tài chính (Financial Statement Consolidation).



Quản lý ngân sách (Tiền mặt, Rủi ro thị trường, Quỹ,..)



…

2. Quản lý phân phối và bán hàng:


Thông tin (cơ sở dữ liệu)



Khách hàng (Customer files)



Cập nhật đơn hàng (Order Entry)



Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order)



Quản lý kho hàng ( Warehouse Managament)



Hóa đơn thanh toán (Billing)



Giá bán (Pricing)



Hỗ trợ kinh doanh (Sales Support)



Phân tích bán hàng (Sales Analysis)



Lập kế hoạch giao hàng và vận chuyển (Delivery Planning and

Shipment).


…

3. Quản lý vật tư:

10

Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2



Danh điểm vật tư (Stock Item Data)



Nhập xuất kho (Stock Transactions)



Kiểm kê kho (Physical Count).



Đánh giá nhà cung cấp (Vendor Evaluation)



…

4. Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị:


Kiểm sốt bảo trì (Preventive Maintenance Control)



Quản lý thành phần (Component Tracking)



Theo dõi điều chỉnh bảo dưỡng (Plant Maintenance Calibration

Tracking)


Yêu cầu bảo hành (Warranty Claim)



…

5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất:


Khai báo công thức/định mức sản phẩm (BOM – Bill of Meterial)



Khai báo dây chuyền sản xuất (Routing)



Kiểm soát điều độ sản xuất (Shop Floor Control)



Tính giá thành sản phẩm (Standard and Actual Product Costing)



Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule)



Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements

Planning)


Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability Requirements

Planning)


Quản lý phân xưởng (SFC – Shop Floor Control)



Quản lý lệnh sản xuất (Work Order).



Quản lý dữ liệu kĩ thuật (Engineering Data Management)



Quản lý chất lượng đầu ra (Quality Management)



Kiểm soát hàng theo đợt (Serialisation Control)
11


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2



…

6. Quản lý dự án:


Báo cáo giá thành từ lúc khởi công cho đến hồn thành.



Dự đốn, mơ phỏng và tính tốn khấu hao.



Theo dõi chi tiết dự án, cơng trình, hạng mục cơng trình.



Phân tích lợi nhuận.



…

7. Quản lý dịch vụ:


Quản lý dịch vụ khách hàng



Quản lý bảo hành, bảo trì.



…

8. Quản lý nhân sự:


Quản lý nhân sự (HR Management)



Hệ thống thơng tin tuyển dụng (Recruitment Systems)



Tính lương Chấm cơng.



Quản lý phúc lợi (Benefis Administration)



Quản lý cơ cấu tổ chức (Organization Structure)



Quản lý thời gian làm việc (Time Attendance Management)



Phát triển nhân lực (Human Resource Development)



Đào tạo và quản lý sự kiện



…

9. Báo cáo quản trị:


Các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu đa chiều trên cơ sở liên

kết số liệu từ tất cả các phân hệ.



…

12


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

10. Báo cáo thuế:


Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu

cho các cơ quan chức năng.
Ngồi ra, các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm
ERP là: quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện
đa ngơn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng
phân tích dữ liệu Drill-Down…

III. Vai trò trong tổ chức, doanh nghiệp:
1. Quản lý dễ dàng và hiệu quả nguồn nhân lực
Phần mềm ERP giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý nguồn nhân lực của
mình một cách dễ dàng.
Khi các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP thì đồng nghĩa với việc tạo ra
một hệ thống quản lý toàn bộ bao gồm các hoạt động công việc và kết quả của
từng nhân viên trong cơng ty.
Cũng chính vì vậy, phần mềm ERP đang là sự lựa chọn tốt nhất và tối ưu nhất
dành cho các doanh nghiệp hiện nay.
2. Tiết kiệm chi phí quản lý

Phần mềm ERP giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, tối đa hóa năng
suất của người lao động nhờ tính liên kết giữa các phịng ban và chuẩn hóa quy
trình xử lý cơng việc theo quy trình thơng qua việc sử dụng phần mềm. Đặc biệt
hơn là giúp tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp.
Phần mềm ERP quản trị tất cả các hệ thống quản lý khác như: mua hàng, bán
hàng, sản xuất, kế toán… giúp tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm.

13


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

3. Tăng doanh thu và lợi nhuận
Phần mềm ERP giúp giữ chân khách hàng cũ và gia tăng khách hàng mối tốt
hơn, điều này giúp cho doanh nghiệp ngày càng tiếp cận được nhiều khách hàng
hơn và do đó gia tăng được doanh thu bán hàng.
Với tính năng quản trị hoạt động bán hàng, được liên kết với tính năng quản
lý kho, tính năng quản trị tài chính – kế tốn giúp cho doanh nghiệp kiểm soát hiệu
quả lượng hàng xuất nhập kho, kiểm sốt hiệu quả dịng tiền thu về từ hoạt động
bán hàng, do đó giảm thiểu được tối đa các loại chi phí cũng như thất thốt giúp
gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

IV.Quy trình triển khai chọn hệ thống ERP:
Vì sao phải lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP?
Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng thay
đổi cơng ty bằng cách hợp lý hóa sản xuất và tối ưu q trình vận hành. Tuy nhiên,
nhiều doanh nghiệp đang “vật lộn” để có thể triển khai hệ thống này thành công.
Các chuyên gia hàng đầu khẳng định rằng :
 Chỉ 7% dự án hồn thành đúng thời hạn
 Khoảng 79% doanh nghiệp khơng đạt được mục đích đề ra

 Chỉ 30% hài lịng với sự thành công của những dự án ERP
Dưới đây là một vài ví dụ về rủi ro khi việc triển khai ERP thất bại:
 Năm 2000, Nike mất doanh thu 100 triệu USD sau một dự án chuỗi
cung ứng thất bại. Công ty đã phải đối mặt với một loạt các vụ kiện và
giá cổ phiếu giảm 20%.

14


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

 Ngay trước lễ Halloween năm 1999, Hershey’s không thể cung cấp sơ
cơ la trị giá 100 triệu đơ la vì việc triển khai ERP của công ty không
thành công. Cổ phiếu giảm 8% sau vụ việc này.
 Việc triển khai ERP gặp lỗi đã khiến gần 27.000 sinh viên Đại học
Massachusetts không thể đăng ký lớp học và nhận tiền hỗ trợ tài chính
vào năm 2004.
Triển khai ERP thất bại sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp về nhiều
mặt khác nhau. Vì thế, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tỉ mỉ,
chi tiết, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống này.
1. Tám bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp:

 Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bước đầu tiên bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh
doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công
ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình,
phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Triển khai
ERP là một thử thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh
nghiệp có sự chuẩn bị tốt.
 Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một
người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Nhất là đối với dự án quan trọng như triển
khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trị là
“đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần
mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù
hợp với mục tiêu đã đề ra.

15


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

 Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh
nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng
nên đặt ra những câu hỏi sau:
+ Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh
nghiệp?
+ Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
+ Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
+ Giải pháp có phù hợp với mơ hình hoạt động kinh doanh?
Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa
các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Mọi ý kiến và thắc mắc từ các
thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.

 Bước 4: Cài đặt phần mềm
Việc cài đặt phần mềm ERP cũng là tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh
doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành
các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập

một mơ hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Nhà phát triển phần
mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên,
giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.

 Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống
mới. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất của
ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển,
cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa,
không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần

16


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên
một nền tảng duy nhất.

 Bước 6: Thử nghiệm
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ
cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng
sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa
các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm.
Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai
chính thức để tránh xảy ra những sai sót khơng đáng có, gây gián đoạn q trình
hoạt động của doanh nghiệp.

 Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hồn chỉnh cho nhân viên
56% ngun nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở

vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Do đó, q trình này vơ cùng quan trọng. Việc
đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh
nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, đào tạo
người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Phí đào tạo này có thể đã
được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau
này. Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ
hơn.

 Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và
cải thiện nó. Do đó, hãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ
giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được
lợi ích tối đa từ hệ thống này.

17


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

2. Tám sai lầm mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai
ERP
*Không lập kế hoạch chi tiết trước khi triển khai
Nhiều doanh nghiệp quan niệm rằng việc triển khai ERP sẽ cải thiện một cách
kỳ diệu tất cả các quy trình kinh doanh, quy trình làm việc và tăng hiệu quả của họ
chỉ sau một đêm. Thế nhưng, thực tế đã chứng minh, để triển khai thành công cần
rất nhiều thời gian, cơng sức, tiền bạc. Do đó, doanh nghiệp cần có một kế hoạch
kỹ lưỡng để vạch ra những việc quan trọng cần làm, tránh gây gián đoạn đến q
trình kinh doanh. Việc lập kế hoạch tồn diện sẽ cung cấp một lộ trình chắc chắn
để doanh nghiệp tự động hóa ERP thành cơng.
*Thiếu đánh giá kỹ lưỡng về ERP

Ngày nay, phần mềm ERP đã phát triển, không chỉ đơn thuần chỉ là “chất keo
kết dính” các phân hệ mà cịn là một cơng nghệ tiên tiến hỗ trợ cho doanh nghiệp.
Phần mềm ERP ngày nay có thể được truy cập từ mọi nơi, cung cấp thông tin trong
thời gian thực và có thể dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Do đó, việc
đánh giá ERP kỹ lưỡng là hoàn toàn cần thiết. Một thực tế phổ biến là nhiều doanh
nghiệp chỉ lựa chọn giải pháp ERP dựa trên lời khuyên hay các bài “review” mà
không hè có sự xem xét thận trọng trước khi triển khai phần mềm, dẫn đến tổn thất
vô cùng lớn về thời gian, tiền bạc, nhân lực của công ty..
*Không lắng nghe ý kiến của nhân viên
Nhân viên là những người nắm rõ các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
nhất. Vì thế, họ hiểu doanh nghiệp thiếu gì và cần gì để công việc kinh doanh diễn
ra thuận lợi. Nhưng không có nhiều doanh nghiệp lắng nghe ý kiến phản hồi của
nhân viên. Do đó, họ thường chọn triển khai ERP theo xu hướng chứ khơng nhằm
mục đích giải quyết những khó khăn cho nhân viên, dẫn đến các giải pháp ERP
thường không đạt hiệu quả cao.
18


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

*Không chọn được phương pháp triển khai phù hợp
Ngày nay, một nhà sản xuất có thể lựa chọn triển khai hệ thống ERP cài đặt
hoặc ERP đám mây. Trước khi chọn một phương pháp triển khai, điều quan trọng
là phải hiểu ưu và nhược điểm của chúng.
Thiết lập tại chỗ yêu cầu một nhóm CNTT chuyên dụng độc lập, mảng máy
chủ & phần cứng truyền thông, khu vực lưu trữ chuyên dụng, chi phí cơ sở hạ tầng
một lần cao… Thiết lập tại chỗ là hợp lý nếu nó hồn tồn đáp ứng được mục tiêu
của tổ chức và chiến lược kinh doanh. Không nhà sản xuất nào muốn đầu tư vào
một giải pháp không bền vững cho hoạt động kinh doanh của họ. Thiết lập đám
mây khơng phức tạp khi tồn bộ nền tảng phần cứng nằm ở nhà cung cấp đám mây

và chi phí thấp hơn.
*Khơng có phương pháp triển khai hiệu quả
Nhiều tổ chức muốn hoàn thành việc triển khai ERP sớm nhất nên thường lựa
chọn triển khai ERP cùng một lúc. Mặc dù cách tiếp cận này giúp cắt giảm thời
gian, chi phí và đảm bảo nhanh chóng, nhưng mặt trái của nó là làm gián đoạn hoạt
động kinh doanh bình thường, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Trong
trường hợp thất bại, việc quay trở lại hoạt động hệ thống cũ sẽ rất khó khăn và dẫn
đến tổn thất đáng kể trong sản xuất và doanh thu.
Xét theo nhiều khía cạnh, để giữ cho hệ thống được kết nối và tích hợp tốt,
doanh nghiệp nên tiếp cận theo từng giai đoạn là lựa chọn tốt nhất.
*Kỳ vọng không thực tế
Ngay từ khi bắt đầu triển khai, các nhà quản lý mong đợi ERP sẽ được triển
khai với tốc độ nhanh chóng và muốn xem kết quả trong nháy mắt. Bởi họ đã mất
rất nhiều tiền để đầu tư vào dự án này và lo sợ rủi ro thất bại sẽ xảy ra. Tuy nhiên,
cần thận trọng hiểu rằng việc triển khai ERP là một quá trình dài hạn và cần tập

19


Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2

trung vào việc triển khai nó ngay trong tồn bộ tổ chức chứ khơng phải lo lắng về
kết quả tức thì.
*Thiếu thơng tin liên lạc giữa các phòng, ban, ngành
Tất cả mọi người đều chú tâm vào các hoạt động hàng ngày và việc triển khai
ERP đồng thời mà không nhận ra sự cần thiết phải trao đổi những thông tin thay
đổi quan trọng với nhau. Thiếu thông tin liên lạc là một trong những lý do chính
khiến việc triển khai khơng thành cơng và nó có thể xảy ra ở bất kỳ bộ phận và hệ
thống nào. Các giám đốc điều hành có trách nhiệm chính là gửi các thơng tin quan
trọng cho mọi nhân viên trong toàn tổ chức. Tương tự như vậy, họ cần phải nhận

thức được các vấn đề và yêu cầu của nhân viên để đưa ra quyết định chính xác.
*Thiếu quy trình quản lý thay đổi
Việc triển khai ERP sẽ tạo ra sự thay đổi mang tính bước ngoặt đối với nhà
sản xuất về con người, quy trình cũng như cơng nghệ. Trong khi cơng nghệ và quy
trình có thể được khắc phục với quy hoạch phù hợp, thì vấn đề nhân sự lại cần phải
thận trọng.
Nhà quản lý cần phải cung cấp cho nhân viên những thơng tin mới nhất về
q trình triển khai ERP. Ngoài ra, họ cũng cần sắp xếp một bản đồ lộ trình rõ ràng
để thơng báo cho mỗi nhân viên về tương lai của họ trong tổ chức và những kỹ
năng nào họ sẽ cần phải học. Chỉ có một quy trình quản lý thay đổi mạnh mẽ mới
giúp giảm thiểu khả năng chống lại sự thay đổi và vượt qua những thách thức
chuyển tiếp quan trọng.
3. Quy trình triển khai chọn ERP của Vinamilk:
a. Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP:
Công ty Cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong
ngành công nghiệp sản xuất sữa ở Việt Nam. Chiếm khoảng 80% thị phần trong

20