Bài Tập Lớn - Soạn Thảo Văn Bản - Đề Tài - Công Văn Đôn Đốc, Nhắc Nhở Về Việc Thực Hiện Công Tác Pccc Tại Doanh Nghiệp

Công văn đôn đốc, nhắc nhở về việc thực
hiện công tác PCCC tại doanh nghiệp.
I, Khái niệm và phân loại công văn
1, Khái niệm công văn
Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc
cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức đồn thể.
2, Vai trị
- Cơng văn là hình thức văn bản tác nghiệp hành chính phổ
biến dùng trog các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp.
- Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan
nhà nước với cấp trê, cấp dưới và công dân.
- Công văn là văn bản nội bộ trong một cơ quan, cũng có thể
là văn bản đến và đi giữa các cơ quan, các tổ chức kinh tế,
chính trị, xã hội.
3, Phân loại công văn
Nội dung của công văn rất đa dạng nhưng có thể xếp cơng văn
vào các loại sau:
-

Cơng
Cơng
Cơng
Cơng
Cơng
Cơng

văn
văn
văn
văn

văn
văn

đề nghị.
hướng dẫn.
giải thích.
trả lời ( phúc đáp).
thăm hỏi.
cảm ơn.


- Công văn đôn đốc , nhắc nhở.
- Công văn mời họp.
4, Phạm vi sử dụng của công văn
- Thông báo một vấn đề, một chủ trương trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức đoàn đã được ban hành trong một văn bản trước.
- Hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên.
- Thông báo một hoạt động diễn ra trong tương lai.
- Hỏi ý kiến về một vấn đề trong hoạt động của cơ quan , tổ
chức đoàn
- Trình bày một kế hoạch mới, xác nhận một vấn đề liên quan
đến hoạt động của cơ quan, tổ chức đồn...
5, u cầu khi soạn thảo một cơng văn
- Mỗi văn bản chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần
nhất sự vụ.
- Viết ngắn gọn, rõ rang, sát với chủ đề.
- Ngôn ngữ vừa nghiêm túc, vừa lịch sự thể hiện đúng mối
quan hệ giữa các chủ thể soạn thảo, gửi đi với chủ thể tiếp
nhận công văn, có sức thuyết phục cao
- Có thể thức đúng với quy định của pháp luật nhà nước, đặc

biệt phải có trích yếu cơng văn dù là cơng văn khẩn (theo
bản điều lệ về công tác công va ưn giấy tờ của thủ tướng
chính phủ).
6, Xây dụng bố cục của một công văn
Thông thường bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:


-

Quốc hiệu và tiêu ngữ.
Địa danh và thời gian gửi công văn.
Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
Chủ đề nhận công văn ( cơ quan hoặc cá nhân).
Số và kí hiệu của cơng văn.
Trích yếu nội dung.
Nội dung của cơng văn.
Chữ kí và đóng dấu.
Nơi gửi.

7, Kết cấu và cách trình bày
Cơng văn thơng thường bao gồm 3 phần: đặt vấn đề, giải quyết
vấn đề và phần kết thúc công văn.

a , Đặt vấn đề:
- Nêu rõ căn cứ để viết công văn, giới thiệu tổng quát nội dung
vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề

b,Giải quyết vấn đề
Tùy theo từng chủ đề của công văn ( đề nghị, giải thích,
hướng dẫn....) để lựa chọn cách viết nhưng khi viết cần lưu

ý:
- Sắp xếp những ý chính theo trình tự hợp lý để làm nổi bật
chủ đề của công văn.
- Sử dụng từ ngữ và văn phong phải phù hợp với từng thể loại
công văn:
+ Hướng dẫn phải cụ thể, rõ ràng, để chủ thể tiếp nhận hiểu
rõ, chính xác nội dung để thực hiện đúng


+ Tiếp thu ý kiến, mềm dẻo khiêm tốn
+ Từ chối phải lịch sự có động viên an ủi
+ Đơn đốc nhắc nhở thì phải nghiêm túc, dứt khốt và chỉ rõ
những công việc cần phải khẩn trương thực hiện...
+ Thăm hỏi phải chân tình, khơng chiếu lệ, sáo rỗng

c, Phần kết thúc công văn
phần này cần phải ngắn gọn, nhấn mạnh lại chủ đề và các yêu
cầu hoặc đề nghị nếu có.

II, Phương pháp soạn thảo một số cơng văn
thông dụng
1, Công văn hướng dẫn
- Công văn hướng dẫn là văn bản giải thích, hướng dẫn, thủ
tục, cách thức cho các đối tượng có quan hệ biết cách thực
hiện, hoặc sử dụng một quyền nào đó nhằm đáp ứng yêu cầu
của của đối tượng giao dịch.
- Nội dung
+ Đặt vấn đề: trong phần này cần nêu tên, số, kí hiệu, ngày
tháng năm, trích yếu của văn bản cần được hướng dẫn triển
khai thực hiện.

+ Giải quyết vấn đề: phần này nêu rõ nguồn gốc xuất sứ của
chủ trương, chính sách, quyết định cần được thực hiện. Phân
tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương về phương
diện kinh tế, chính trị, xã hội... Nội dung chính là chỉ rõ những
trình tự, thủ tục, cách thức tổ chức... cụ thể, rõ ràng.


Ví dụ: Mẫu cơng văn hướng dẫn
TÊN CƠ QUAN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỐ: ……/CV (2)
V/v …(4)

…. (3), ngày …
tháng … năm 200..

Kính gửi : ……….. (5) ……………
Thực hiện … (6) … của …(7)… về …(8)… trước
những khó khăn nảy sinh trong việc thực hiện …(1)… hướng dẫn
cụ thể một số việc phải làm trong quá trình thực hiện những quy
định tại văn bản đó như sau:
……………………………….
………………………………………………..

(9)

…………………………………………………………………………………

….
Văn bản này thay thế văn bản hướng dẫn số …
ngày …. Của …(1).. ..
Nơi
nhận
(10) ………….

………
(Ký

tên, đóng dấu )


Họ
và tên đầy đủ
Chú giải công văn:

(1) Tên cơ quan ban hành công văn
(2) Viết tắt tên cơ quan ban hành
(3) Địa danh
(4) Trích yếu
(5) Tên cơ quan, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
(6) Tên loại, số và kí hiệu văn bản hướng dẫn
(7) Tác giả của văn bản hướng dẫn
(8) Trích yếu của văn bản được hướng dẫn
(9) Nội dung hướng dẫn
(10) Thẩm quyền ký

+ Kết thúc vấn đề: yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức,
cá nhân liên quan biết để thực hiện đúng tinh thần của chủ

trương mà công văn đã hướng dẫn.
2, Công văn giải thích
Đây là cơng văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của
các văn bản như nghị quyết, chỉ thị,... về việc thực hiện ccoong


việc nào đó mà cơ quan hoặc cá nhân nào nhận được chưa rõ,
có thể hiểu sai, thực hiện khơng đúng hoặc không thống nhất.
- Nội dung
+ Đặt vấn đề: nêu tên, số, kí hiệu, ngày tháng năm, trích
yếu của văn bản cần được giải thích cụ thể.
+ Giải quyết vấn đề: trong phần này cần nêu rõ những nội
dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai của văn bản kèm theo nội
dung giải thích cụ thể, tương ứng.
+ Kết thúc vấn đề: tại phần này nêu các cách thức để tổ
chức thực hiện và các biện pháp thực hiện.
Ví dụ: Mẫu cơng văn giải thích
TÊN CƠ QUAN (1)

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỐ: ……/CV (2)

V/v …(4)
…. (3), ngày …
tháng … năm 200..

Kính gửi : ……….. (5) ……………
Thực hiện … (6) … của …(7)… về …(8)… trong

thời gian thực hiện vừa qua cho thấy nhiều quy định được hiểu
khác nhau và áp dụng không thống nhất làm phát sinh những
hậu quả đáng tiếc, đo đó …(1)… giải thích cụ thể một số quy định
trong văn bản trên như sau:


……………………………….
………………………………………………..

(9)

…………………………………………………………………………………
….
Văn bản này thay thế văn bản hướng dẫn số …
ngày …. Của …(1).. ..
Nơi
nhận
(10) ………….

………
(Ký

tên, đóng dấu )
Họ
và tên đầy đủ
Chú giải cho công văn
(1) Tên cơ quan ban hành công văn
(2) Tên viết tắt cơ quan ban hành
(3) Địa danh
(4) Trích yếu

(5) Tên cơ quan, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
(6) Tên loại, số và kí hiệu văn bản hướng dẫn
(7) Tác giá của văn bản hướng dẫn
(8) Trích yếu của văn bản được hướng dẫn
(9) Nội dung


(10) Thẩm quyền ký

3, Công văn chỉ đạo
Công văn chỉ đạo là văn bản của các cơ quan cấp trên
thông tin cho các cơ quan cấp dưới về công viêc cần phải
triển khai, cần phải thực hiện.
- - Nội dung
+ Đặt vấn đề: nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần
phải triển khai, cần phải thực hiện.
+ Giải quyết vấn đề: nêu những yêu cầu cần phải đạt được,
nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để đạt được những yêu
cầu, nhiệm vụ đó.
+ Kết thúc vấn đề: nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần
phải thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp chỉ đạo.
Ví dụ: Mẫu cơng văn chỉ đạo
TÊN CƠ QUAN (1)

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỐ: ……/CV (2)

V/v …(4)

…. (3), ngày …
tháng … năm 200..

Kính gửi : ……….. (5) ……………


Để tiến hành công tác tổng kết năm 200 … và
đề ra phương hướng, kế hoạch công tác năm …(1)… các cơ quan
chuẩn bị nội dung tổng kết như sau:
1. Nêu rõ tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan trong
năm 200…, phân tích thuận lợi, khó khăn và các vấn đề lớn còn
tồn tại.
2. Nêu rõ các mặt cơng tác chủ yếu.
3. Trình bày các kiến nghị về chủ trương, biện pháp để
giải quyết những tồn tại.
4. Dự kiến phương hướng, kế hoạch năm tiếp theo, cách
thức, biện pháp thực hiện
Các cơ quan phải báo cáo về … (6) … trước ngày
…
giao cho … (7) … cùng … (8)… tổng hợp và dự thảo báo
cáo cho … (1) … chậm nhất vào ngày …
Nơi nhận
………….

……… (9)
(Ký

tên, đóng dấu )
Họ
và tên đầy đủ

Ghi chú:


(1) Tên cơ quan ban hành công văn
(2) Viết tắt tên cơ quan ban hành cơng văn
(3) Địa danh
(4) Trích yếu
(5) Tên cơ quan, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
(6) Cơ quan có trách nhiệm tổng hợp
(7) Cơ quan, cá nhân có trách nhiệm tổng hợp chính
(8) Cơ quan, cá nhân có trách nhiệm phối hợp tổng hợp
(9) Thẩm quyền ký

4, Công văn đôn đốc nhắc nhở
Công văn đôn đốc nhắc nhở là văn bản của các cơ quan cấp
trên gửi cho cơ quan cấp dưới nhằm trán chỉnh, nhắc nhở
hoạt động thi hành các chủ trương, biện pháp hay quyết
định nào đó.
- Nội dung
+ Đặt vấn đề: nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới
trong văn bản đã được tổ chức thực hiện hoặc nhắc lại một
chủ trương đã yêu cầu cấp dưới thực hiện. Có thể nêu một
số nhận xét ưu, nhược điểm cơ bản của cấp dưới trong việc
thực thi nhiệm vụ được giao, đặc biệt nhấn mạnh những
khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoàn thành tốt
nhiệm vụ đã được giao.


+ Giải quyết vấn đề: nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện

nhiệm vụ được giao cho cấp dưới; đề ra các biệp pháp, thời
gian thực hiện các nhiệm vụ được giao (cần chú ý các biện
pháp cơ bản nhằm đem lại hiệu quả mong muốn); vạch ra
những sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa
cho tập thể hay cá nhận trực tiếp thực hiện...
+ Kết thúc vấn đề: yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân
có trách nhiệm triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết
quả thực hiện lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định.
Ví dụ: Mẫu cơng văn đơn đốc
TÊN CƠ QUAN (1)

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
Độc lập – Tự do – Hạnh

phúc
SỐ: ……/CV (2)

V/v …(4)
…. (3), ngày … tháng … năm 200..

Kính gửi : ……….. (5) ……………
Thực hiện chủ trương của …(6)…và chỉ thị của …
(7)…về việc …(8)…đã triển khai một số công tác như sau:
Tuy nhiên kết quả đạt được so với tiến độ và
u cầu đặt ra cịn rất chậm. Đó là do …(9)
………………………………………………………………………………….


Trước tình hình đó, để hồn thành kế hoạch đã
đề ra, …(1)… nhắc nhở các …(5)… cần tập trung làm một số việc

như sau…(10)…
Từ nay trở đi…(5)…định kỳ vào ngày …hàng
tháng báo cáo tình hình về …(1)…. Các …(5)…cần khẩn trương
triển khai thực hiện các nhiệm vụ.
Trong quá trình thực hiện nếu có gì khó khăn,
đề nghị phản ánh kịp thời, trực tiếp cho …(1), (11)… để có hướng
chỉ đạo và giải quyết kịp thời.
Nơi
nhận
………….

………

(12)

(Ký tên, đóng dấu )
Họ và tên đầy đủ

Ghi chú:
1) Tên cơ quan ban hành công văn
(2) Viết tắt tên cơ quan ban hành công văn
(3) Địa danh
(4) Trích yếu
(5) Tên cơ quan, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
(6) Có thể là văn bản khác nào đó của cấp trên liên quan đến
vấn đề cần nhắc nhở


(7) Tên cơ quan ban hành công văn này, hoặc cơ quan tổ
chức cấp trên của cơ quan đó

(8) Nội dung cơng việc đã triển khai
(9) Những ngun nhân, lí do làm hạn chế thực hiện
(10) Những nội dung công việc cần thực hiện
(11) Tên cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cần tổng hợp
(12) Thẩm quyền ký
5, Công văn đề nghị, yêu cầu
Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của cơ quan cấp dưới
gửi cho các cơ quan cấp trên hoặc các cơ quan ngang cấp,
ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu giải
quyết những cơng việc nào đó có liên quan đến chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
- Nội dung:
+ Đặt vấn đề: nêu lí do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu
cầu.
+ Giải quyết vấn đề: nêu thực trạng, tình hình dẫn đến việc
phải đề nghị hoặc yêu cầu, nội dung cụ thể của việc đề nghị,
yêu cầu, thời gian và cách thức giải quyết các yêu cầu, đề
nghị đó.
+ Kết thúc vấn đề: thể hiện sự mong mỏi được quan tâm,
xem xét các đề nghị, yêu cầu đó.
Ví dụ: Mẫu cơng văn đề nghị, u cầu
TÊN CƠ QUAN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỐ: ……/CV (2)

V/v …(4)

…. (3), ngày …
tháng … năm 200..

Kính gửi : ……….. (5) ……………
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho …(6)… . Hiện
nay…(7)… tình hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của…
(1)…
Để giải quyết vấn đề nêu trên…(1)… dự kiến…
(8)… và đề nghị…(5)… :
…………………………………(9)……………………………………
Vậy …(1)… kính đề nghị…(5)… xem xét và quan
tâm giải quyết, giúp đỡ. Nếu có gì khó khăn đề nghị Quý cơ quan
cho chúng tôi biết kịp thời
Xin chân thành cảm ơn.
Nơi
nhận
………….

………

(10)
(Ký

tên, đóng dấu )
Họ
và tên đầy đủ


Ghi chú:
(1) Tên cơ quan ban hành công văn

(2) Viết tắt tên cơ quan ban hành công văn
(3) Địa danh
(4) Trích yếu
(5) Tên cơ quan được đề nghị
(6) Lý do đề nghị, yêu cầu
(7) Nêu thực trạng của vấn đề cần đề nghị, yêu cầu
(8) Kế hoạch định thực hiện
(9) Nội dung các đề nghị, yêu cầu cụ thể
(10) Thẩm quyền ký

6, Công văn phúc đáp
Công văn phúc đáp là công văn dùng để trả lời những vấn
đề mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan
đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản
này.
- Nội dung


+ Đặt vấn đề: ghi rõ trả lời ( phúc đáp) cơng văn số, kí hiệu,
ngày, tháng, năm nào, của ai, về vấn đề gì...
+ Giải quyết vấn đề: trả lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi
đến đang yêu cầu phải giải đáp, nếu cơ quan được phúc đáp
có đầy đủ thơng tin chính xác để trả lời hoặc trình bày giải
thích lý do từ chối trả lời và hẹn thời gian trả lời, nếu cơ
quan phúc đáp khơng có đầy đủ thơng tin.
+ Kết thúc vấn đề: đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn
đề gì
chưa rõ, chưa thỏa đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu
trả lời. Cách trình bày phải lịch sự, xã giao, thể hiwnwj sự quan
tâm của cơ quan phúc đáp.

Ví dụ: Cơng văn phúc đáp
TÊN CƠ QUAN (1)

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỐ: ……/CV (2)

V/v …(4)
…. (3), ngày …
tháng … năm 200..

Kính gửi : ……….. (5) ……………
Trả lời (hoặc phúc đáp) công văn số …(5)… về
vấn đề …(1)… có ý kiến như sau:
………………………………………(6)…………………………………...
………………………………………………………………………………


Trên đây là ý kiến trả lời chính thức của …(1)…
về cơng văn số …của q cơ quan. Nếu có vấn đề gì chưa rõ ràng
đề nghị quý cơ quan vui lịng báo cho chúng tơi được rõ ràng
bằng văn bản, chúng tơi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời.
Xin chân thành cảm ơn.
Nơi
nhận
………….

………

(7)
(Ký

tên, đóng dấu )
Họ
và tên đầy đủ
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan ban hành công văn
(2) Viết tắt tên cơ quan ban hành
(3) Địa danh
(4) Trích yếu
(5) Tên cơ quan phúc đáp
(6) Nội dung phúc đáp
(7) Thẩm quyền ký
7, Công văn mời họp


Công văn mời họp là công văn của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân chủ trì mời các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan
đến dự họp, hội nghị, dự thảo...về các vấn đề có liên quan.
Cơng văn mời họp có nội dung rất gần với giấy mời họp,
giấy triệu tập.
- Nội dung
+ Đặt vấn đề: nêu lý do mời họp.
+ Giải quyết vấn đề: nêu nội dung chính của cuộc họp ( về
vấn đề gì), thời gian, địa điểm, những yêu cầu, đề nghị cần
thiết ( như chuẩn bị trước báo cáo, ý kiến, tài liệu...).
+ Kết thúc vấn đề: nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần
được mời và xin thơng báo cho biết có đến họp hay khơng
theo địa chỉ..., trước ngày..., giờ...

Ví dụ: Cơng văn mời họp
TÊN CƠ QUAN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỐ: ……/CV (2)

V/v …(4)
…. (3), ngày …
tháng … năm 200..

Kính gửi : ……….. (5) ……………
Thừa lệnh …(6)…, …(1)… kính mời Ơng (Bà)
……. Tham dự cuộc họp về: …………….(7)…………..


Thời gian: Từ …giờ …ngày…tháng…năm…
Địa
…………………………………
Đề
nghị:
…………………………………

điểm: ……………………………….
.

……………………………(8)..

Yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời.

Nếu không tham dự được đề nghị Ông (Bà) báo
trước …giờ, ngày…tháng…năm … theo địa chỉ ……………………..
Nơi
nhận
………….

………

(9)
(Ký

tên, đóng dấu )
Họ
và tên đầy đủ
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan ban hành công văn
(2) Viết tắt tên cơ quan mời họp
(3) Địa danh
(4) Trích yếu: ghi “ v/v mời họp”
(5) Tên cơ qun, tổ chức, cá nhân được mời họp
(6) Căn cứ mời họp