Báo Cáo - Tổ Chức Sản Xuất Đa Phương Tiện - Dự Án - Tổ Chức Đêm Nhạc Gây Quỹ Từ Thiện

TỞ CHỨC SẢN X́T ĐA PHƯƠNG TIỆN

Dự án: Tở chức đêm nhạc gây quỹ từ thiện


A. Phác thảo dự án:
- Phạm vi dự án.
- Mốc thời gian quan trọng.
- Kinh phí.


I. Phạm vi dự án:
- Đêm nhạc gây quỹ từ thiện hướng đến đối tượng là các bạn sinh viên nên đêm
nhạc cần có các tiết mục đặc sắc, sơi động, nhiều màu sắc  hướng đến gu nghe
nhạc của giới trẻ nhưng vẫn cần có tính chất hướng đến gây quỹ từ thiện để người
xem cảm thấy hài lòng với sự ủng hộ của mình. Đêm nhạc dự kiến sẽ gồm 3000
khán giả, bán vé gây quỹ và mời 1 số ca sỹ như Chipu, Thùy Chi, Only C, ….

II. Mốc thời gian quan trọng:
-

1/1/2017 họp bàn phác thảo dự án.
10/1/2017 nhận tài trợ.
11/1/2017 mời ca sĩ và bắt đầu kế hoạch truyền thông.
31/1/2017 diễn ra đêm nhạc


B. Ước tính chi phí dự án:
• Kinh phí: 50 triệu đờng.
• Chi phí: 40 triệu đờng.
• Dự phòng: 10 triệu đồng.

Bảng ước tính chi phí:
STT

Chi phí

1

In ấn

1 triệu đồng

2

Trang thiết bị âm thanh ánh sáng

10 triệu đồng

3

Mời MC, ca sĩ

28 triệu đồng

4

Đi lại, tiếp khách

1 triệu đồng

5

Dự phòng

10 triệu đồng
Tổng 50 triệu đồng


C. Mô hình tổ chức dự án:


D.Bản mô tả phạm vi dự án
VIII. Các kế
hoạch sơ bộ
xác định rủi
ro

I. Giới thiệu
chung về
dự án

II. Phương
án thực hiện

VII. Danh
sách các chủ
thể liên quan
QUẢN LÝ PHẠM
VI DỰ ÁN

III. Mô tả về

sản phẩm dự
án

VI. Mốc kiểm
soát
V. Thước đo
thành công

IV. Kết quả
đạt được


I, Giới thiệu chung về dự án
Tên dự án

Tổ chức đêm nhạc gây quĩ từ thiện

Thời gian
thực hiện

Ngày bắt đầu 1/1/2017 Ngày kết thúc 31/1/2017
Ngày diễn ra: 31/1

Chi phí dự 50 triệu
án
Nhân sự

10 người

Mục tiêu

dự án

Tạo ra 1 buổi đêm nhạc sôi động và thành công , tạo nên tiếng vang
lớn.Tạo tiền đề vững chắc để phát triển các dự án dự sau này. Gây
quỹ từ thiện

Nhiệm vụ
dự án

Mang lại cho mọi người một buổi nhạc thật sôi động và cảm xúc .
Đáp ứng được lợi nhuận hậu chương trình

Phạm vi,
đối tượng
dự án

Sinh viên trường và người dân địa phương


II, Phương án thực hiện
- Đêm nhạc gây quỹ từ thiện hướng đến đối tượng là các bạn sinh viên nên đêm nhạc cần có
các tiết mục đặc sắc, sơi động, nhiều màu sắc hướng đến gu nghe nhạc của giới trẻ nhưng vẫn
cần có tính chất hướng đến gây quỹ từ thiện để người xem cảm thấy hài lòng với sự ủng hộ của
mình. Đêm nhạc dự kiến sẽ gồm 3000 khán giả, bán vé gây quỹ và mời 1 số ca sỹ như Chipu,
Thùy Chi, Only C, ….
- Mơ phỏng đêm nhạc :
Đêm nhạc sẽ có phần lễ để giới thiệu về chương trình, các khách mời. Sau đó sẽ là phần chính của
đêm nhạc bao gồm các tiết mục nghệ thuật đặc sắc và cuối cùng là phần kết chương trình. Trong quá
trình diễn ra đêm nhạc, kêu gọi khan giả ủng hộ bằng hình thức : ủng hộ trực tiếp hoặc nhắn tin,…
- Nhân lực :

+ Nhóm truyền thơng : Truyền thơng trước, trong, sau đêm nhạc để đêm nhạc lan tỏa rộng rãi.
+ Nhóm sự kiên : trang trí sân khấu, ổn định khan giả và các tiết mục, chạy chương trình từ đầu đến
cuối.
+ Nhóm tài chính : lên kế hoạch chi tiêu cho đêm nhạc từ đầu đến cuối, tìm nhà tài trợ và các kế
hoạch gây quỹ cho đêm nhạc.
Có thể tuyên thêm nhân lực trong trường hợp các bộ phận thiếu người.


-

Timeline cho đội DA triển khai công việc :

1/1/2017 – 3/1/2017
3 nhóm : truyền thơng, tài chính , sự kiện lên kế hoạch cụ thể cho mỗi
nhóm.
4/1/2017 – 30/1/2017
- Nhóm truyền thơng : truyền thơng trước chiến dịch .
- Nhóm sự kiện :  tổ chức các mini game liên quan đến chiến dịch , lên
lịch tập duyệt các tiết mục văn nghệ,  tìm MC, lên timeline cho chương
trình.
- Nhóm tài chính : Tìm nhà tài trợ, làm dự trù kinh phí cho tất cả những
thứ cần mua, tìm các kế hoạch kinh doanh để gây quỹ.
31/1/2017
- Nhóm truyền thơng : Truyền thơng trong chiến dịch
- Nhóm sự kiện : Tổ chức chương trình thành cơng
Sau 31/1/2017
- Nhóm truyền thơng : truyền thơng sau chiến dịch
- Nhóm tài chính : tổng hợp lại tất cả thu chi từ đầu đến cuối chương
trình, tính xem số tiền thu được là bao nhiêu.

III, Mô tả về sản phẩm của dự án
- Sản phẩm của dự án:
+ Sản phẩm có sự đầu tư kỹ lưỡng về mặt con
người lẫn chất lượng sân khấu
+ Chất lượng giải trí cao
+ Mang thơng điệp muốn truyền tải đến mọi người
+ Dự kiến đêm nhạc gồm 1000 người, tổ chức tại
khuôn viên PTIT


IV, Kết quả đạt được
- Thu được lợi nhuận cho team.
- Gây được quỹ từ thiện 30 triệu đồng.
- Tổ chức thành công đêm nhạc, đem lại cảm
xúc cho người xem.
- Mọi người biết đến team tổ chức sự kiện.


V, Thước đo thành cơng

a. Về phía nhà cung cấp dịch vụ:
- Đảm bảo được các yêu cầu tối thiểu của một sự kiện ca nhạc từ thiện.
- Đảm bảo chi phí tổ chức khơng vượt quá mức ngân sách ban đầu.
- Đảm bảo về thời gian thực hiện các cơng việc cụ thể(truyền thơng, …).
b. Về phía khách hàng(sinh viên, người dân,…):
- Tiết kiệm các chi phí sản xuất, tổ chức.(tiết kiệm 10tr VNĐ)
- Tỉ lệ người xem đông.(>3000 người)
- Thu về số tiền lớn cho quỹ từ thiện.( 30tr VNĐ)

VI, Mốc kiểm soát
Mốc thời gian kiểm soát tiến độ dự án : 1 tuần
Sau mỗi tuần tiến hanh rà sốt tiến độ và chất lượng cơng việc theo các
tiêu chí sau :
1.    Kiểm sốt chất lượng dự án:
Kiểm tra chất lượng dự án về các tiêu chí:
*Cách thức làm việc của các thành viên trong nhóm đã được hiệu quả
hay chưa
*Dự án có gặp phải hạn chế gì hay khơng (về kinh phí,nhân lực,...)
2.    Kiểm sốt phạm vi dự án
* Giám sát quy trình thực hiện đúng với dự án
* Q trình tiến hành có đúng quy trình dự án khơng
* Quản lý về vấn đề thay đổi trong quá trình thực hiện dự án
* Thay đổi về thành viên dự án ,nguồn nhân lực
* Thay đổi về chi phí dự án,lỗi kĩ thuật phát sinh và những rủi ro khác
* Dự trù phương án giải quyết
* Có sự chuẩn bị về các điều khoản hợp đồng trong trường hợp có vấn
đề phát sinh


VII. Danh sách các chủ thể liên quan của dự án:

- Nhà tài trợ : Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim chi
nhánh Hà Đông, VNPT, SamSung, Ủy ban nhân dân phường
Mỗ Lao,…
- Khách hàng : Sinh viên trường học viện cơng nghệ bưu
chính viễn thơng,…
- Nhà cung cấp : Phịng cơng tác và chính trị sinh viên Học
viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng

VII. Các kế hoạch sơ bộ xác định rủi ro:
1.Dự đốn rủi ro

Rủi ro về kế hoạch:
* Khơng nhận diện đủ danh sách các nhiệm vụ
* Phân việc không hợp lý
* Ước lượng thời gian khơng chính xác
* Ước lượng ngân sách khơng chính xác
* Lập lịch biều khơng hợp lý
* Kế hoạch và tiến độ bị thay đổi
* Không có nhân sự nào đảm nhiệm việc được giao
Rủi ro về tổ chức:
* Phân bổ nhiệm vụ không hợp lý
* Lựa chọn nhân sự không phù hợp
* Huấn luyện nhân sự không đạt kết quả tốt
* Các buổi họp không đạt được kết quả như mong muốn


Rủi ro về kiểm soát:
*Việc kiểm soát vé gặp trục trặc
* Kế hoạch dự phịng có nhiều sai sót
* Theo dõi khơng chính xác về:
+ Chi phí
+ Chất lượng
+ Tiến độ
+ Kiểm soát thay đổi kém
Rủi ro về kỹ thuật :
* Hệ thống loa đài hỏng hóc

* Quá trình truyền thông cũng như chuẩn bị bị gián đoạn bởi lý do kĩ thuật ( mất
mạng , hỏng máy tính ,...)
* Các tài liệu liên quan đến hợp đồng , giá cả khơng chính xác, ảnh hưởng đến sự
nhất quán


2.Bảng biểu phân tích quản lý rủi ro

•Rủi ro về kế hoạch
• Rủi ro về nội bộ
• Rủi ro về thực hiện


E. Bảng phân rã WBS và Tiến độ dự án:
Mã công việc Tên công việc
1Khởi sự
TT1.1 Nghiên cứu thị hiếu của tầng lớp sinh viên
SK1.1Phác thảo dự án
TC1.2Liên hệ nhà tài trợ
TC1.3Tổ chức gặp và thuyết phục nhà tài trợ
TC1.4Ký hợp đồng tài trợ
TC1.5Nhận tài trợ
2Lập kế hoạch
KD2.1Xây dựng dự thảo kinh doanh. Hợp đồng và phương án dự phòng
TT2.1 Xây dựng dự thảo truyền thông
SK2.1Xây dựng kế hoạch tập luyện
SK2.2Xây dựng mơ hình sân khấu
SK2.3Xây dựng kế hoạch tổng duyệt
SK2.5Lên KH mời MC & ca sĩ
SK2.5Xây dựng timeline chương trình

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

Tổng thời gian

1-Jan-17
1-Jan-17
8-Jan-17
9-Jan-17
10-Jan-17
10-Jan-17
10-Jan-17

10-Jan-17
8-Jan-17
9-Jan-17
9-Jan-17
10-Jan-17
10-Jan-17
10-Jan-17

10
8
2
1
1
1
1

11-Jan-17

12-Jan-17

2

11-Jan-17

11-Jan-17

1

11-Jan-17
11-Jan-17
11-Jan-17
11-Jan-17
11-Jan-17
11-Jan-17

11-Jan-17
11-Jan-17
11-Jan-17
11-Jan-17
11-Jan-17
12-Jan-17

1
1
1

1
1
2


3Tiến hành

11-Jan-17

31-Jan-17

21

11-Jan-17

31-Jan-17

21

TT3.1.1 Thiết kế Baner, poster,…

11-Jan-17

12-Jan-17

2

TT3.1.2 Viết bài truyền thông

11-Jan-17

31-Jan-17

21

TT3.1.3 Tạo mini game online

11-Jan-17

30-Jan-17

20

TT3.2 Truyền thông offline

12-Jan-17

30-Jan-17

19

TT3.2.1 Truyền thông giảng đường và hộ dân xung quanh

12-Jan-17

30-Jan-17

19

TT3.2.2 Đặt bàn giới thiệu

13-Jan-17

30-Jan-17

18

SK3.1Mượn địa điểm, sân khấu
KD3.1Dựng và trang trí các gian hàng

30-Jan-17

30-Jan-17

1

30-Jan-17

30-Jan-17

1

KD3.2Tiến hành bán vé

12-Jan-17

31-Jan-17

20

SK3.1Dựng sân khấu & chạy chương trình

30-Jan-17

31-Jan-17

2

SK3.2Quy định trình tự các mục thực hiện đề ra

30-Jan-17

30-Jan-17

1

SK3.3Lên kế hoach chỉ đạo liên hệ từ xa

30-Jan-17

30-Jan-17

1

4Kết thúc
NT4.1Nghiệm thu tiền vé

1-Feb-17

1-Feb-17

1

1-Feb-17

1-Feb-17

1

NT4.2Nghiệm thu tiền kinh doanh

1-Feb-17

1-Feb-17

1

SK4.1Báo cáo ,đánh giá

1-Feb-17

1-Feb-17

1

1-Feb-17

1-Feb-17

1

1-Feb-17

1-Feb-17

1

TT3.1 Truyền thông online

TT4.1

Đăng bài kèm hình ảnh, clip tổng kết đêm nhạc, liên hệ báo đài để đưa tin

SK4.2Họp tổng kết


- Sơ đồ Gantt về tiến độ dự án:

Tổng thời gian

SK4.2
TT4.1
SK4.1
NT4.2
NT4.1
4
SK3.3
SK3.2
SK3.1
KD3.2

KD3.1
SK3.1
TT3.2.2
TT3.2.1
TT3.2
TT3.1.3
TT3.1.2
TT3.1.1
TT3.1
3
SK2.5
SK2.5
SK2.3
SK2.2
SK2.1
TT2.1
KD2.1
2
TC1.5
TC1.4
TC1.3
TC1.2
SK1.1
TT1.1
1
0

5

10

15

20

25