114127Ba 6244

★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★

Đề tài:
“Báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại

di động bằng VBnet”

1
★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★

Lời nói đầu

Điện thoại di động trong khoảng thời gian gần đây đang được sử dụng rất rộng rãi.
Vì vậy, hàng loạt các Cửa hàng mua bán và trao đổi điện thoại di động đã mọc ra và
ngày càng tăng lên nhanh chóng.

Hiện nay, công việc quản lý cửa hàng của các cửa hàng này thường được thực
hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:

- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác
động của môi trường bên ngoài.

- Lưu trữ thơng tin khó, dễ bị lộ.
- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột
xuất của ban lãnh đạo.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.
- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ khơng đáp
ứng được.
Bài tốn đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên
quan tới quản lý cửa hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị.

Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện
của đơn vị ứng dụng hệ thống.
Hiện nay, sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng
rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản
lý cũ, các bài tốn quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá, giảm
được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh
doanh.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý cửa hàng để tiến hành phân
tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hố các chức năng có thể được thực hiện trên
máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các

chức năng như: quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp
vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ...

Cuối cùng đạt được mục tiêu là xây dựng một phần mềm quản lý cửa hàng điện
thoại di động hiện đại, dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong
quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Chương 1. Khảo sát hiện trạng cửa hàng.

1.1. Giới thiệu về cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương

Cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương chuyên cung cấp các sản phẩm điện

thoại di động.

Thị trường chủ yếu của cửa hàng là trong thành phố.

Các sản phẩm của cửa hàng được nhập từ nhà sản xuất nội địa và ở nước ngoài.

Được thành lập từ năm 2005.

Tổng số nhân viên trong cửa hàng là 10 người.

Địa chỉ : Số nhà 23 tổ 17- Phương Đồng Quang- TP. Thái Nguyên

Điện thoại : 0280 3852 500

1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận của cửa

hàng Điện thoại di động Minh Lương.

1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức.

1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
* Chủ cửa hàng: + Quản lý và phân phối hoạt động của cửa hàng.

+ Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên.
+ Phân loại khách hàng.
+ Quyết định giá chính thức cho từng loại mặt hàng. Tuy nhiên, giá được chia
theo từng loại tuỳ vào loại khách hàng.
+ Nhận báo cáo từ các bộ phận khác.
+ Theo dõi biến động giá cả và đưa ra bảng giá thích hợp cho từng loại hàng.
* Bộ phận bán hàng:
Cửa hàng khơng có phương thức bán thiếu nhưng khách hàng phải đăng ký ở Bộ

phận bán hàng các thông tin về minh để dễ liên lạc và quản lý như: tên khách hàng, địa
chỉ liên lạc, số điện thoại,... và mỗi khách hàng được quản lý bằng mã số riêng.

Khách hàng có thể tự chọn những điện thoại bằng cách tự chọn từ quầy thông qua

tờ bảng giá. Mỗi loại hàng hố được gián tem có in tên của cửa hàng. Khi khách hàng
mua hàng, Bộ phận bán hàng sẽ trao đổi thông tin cùng khách hàng, chịu trách nhiệm
hướng dẫn, làm đơn đăng ký mua hàng (trong trường hợp khách mua). Sau khi tiếp nhận
yêu cầu trên Bộ phận bán hàng sẽ làm hoá đơn và thanh toán tiền.

Trong trường hợp nhiều cơng ty, cửa hàng,... có u cầu đặt hàng qua điện thoại
thì cửa hàng nhanh chóng làm phiếu đăng ký mua hàng, phiếu giao hàng cho từng loại
hàng và giao hàng theo yêu cầu.

Các công việc vụ thể cho bộ phận bán hàng:
+ Theo dõi được hàng hoá trong kho.
+ Nhân viên bán hàng cần phải nhập những thông tin cần thiết của từng mặt hàng
với mã số riêng của từng loại.
+ Nhập thông tin khách hàng với mã số riêng biệt.
+ Lưu phiếu bảo hành cho hàng hoá.
* Bộ phận kỹ thuật:
Xem xét thơng tin tính năng điện thoại của các đơn vị, cá nhân hay các hãng nổi
tiếng,.. và nắm rõ từng đặc tính cụ thể, những sai sót của từng loại linh kiện, thiết bị.
Bảo hành, sửa chữa theo yêu cầu phiếu đăng ký sửa chữa theo từng thứ tự ưu tiên.
Trong trường hợp có thay thế linh kiện thì nhân viên có nhiệm vụ liên lạc với khách
hàng để báo giá nếu may đã hết hạn bảo hành hoặc máy không mua của cửa hàng.
Ghi nhận thông tin các lần bảo hành.
Giao hành đúng thời hạn, thời gian yêu cầu.
Mỗi mặt hàng sửa chữa đều có mã số riêng và có kèm mã nhân viên kỹ thuật.
* Bộ phận kho:
Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán hàng,
bộ phận kỹ thuật và theo dõi số lượng hàng tồn kho.
Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hoá bị hư

hỏng, sắp hết sau đó đề xuất Chủ cửa hàng.

+ Quản lý hàng hoá:
Nguồn hàng được lấy từ các nhà phân phối,.....
Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt với hàng

hoá khác. Các mặt hàng đều phải đầy đủ thông tin như: tên hàng, các chi tiết hàng, giá
cả, thông tin nhà sản xuất,...

Các quy định về mã số hàng hoá của cửa hàng thường được lữu trữ nội bộ do Chủ
cửa hàng đặt ra.

+ Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp:
Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hoá trong kho và đề xuất lên Chủ cửa
hàng về những mặt hàng cần nhập. Trong quá trình đặt hàng thi Chủ cửa hàng sẽ có
trách nhiệm xem xét các đề xuất về những mặt hàng yêu cầu và quyết đinh loại hàng, số
lượng hàng cần đặt và phương thức đặt hàng với nhà cung cấp.
+ Quá trình nhập hàng vao kho:
Quá trình nhập hàng vào kho có những loại sau:
- Mua từ bên ngoài
- Hàng bị trả lại
- Nhập hàng do nhà cung cấp giao lại vì hàng khơng đạt u cầu.
Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng từ cửa hàng, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho cửa
hàng có kèm theo hố đơn hay bảng kê chi tiết các loại hàng hoá. Thủ kho sẽ kiểm tra lô
hàng của từng nhà cung cấp và trong trường hợp hàng giao không đúng yêu cầu đặt hàng
hay kém chất lượng,.... Thì thủ kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt
hàng bị trả lại và thủ kho phải ghi lại những hàng hố đó.
Kế tiếp thủ kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng để gán giá trị thành tiền cho từng
loại sản phẩm. Những loại hàng này sẽ được cung cấp một mã số và được cập nhật ngay
vào giá bán.
Thủ kho nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập và in một
phiếu nhập để lưu trữ trong hồ sơ.

+ Quá trình xuất hàng:

Quá trình xuất hàng có những hình thức sau:
- Xuất hàng theo hoá đơn bán hàng.
- Xuất hàng theo phiếu giao hàng.
- Trả lại cho nhà cung cấp trong trường hợp hàng không đạt yêu cầu, kém chất
lượng, bán chậm,. kem theo các giấy tờ có liên quan.
- Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng.
+ Định giá:
Việc định giá cho một mặt hàng tuỳ vào sự quyết định của bộ phận kho, giá không
đúng với giá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi phí phát sinh khác.
Công thức cụ thể:
- Giá nhập = giá mua + chi phí khác (thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển,...).
- Giá vốn = giá nhập + chi phí khác (bao bì, quảng cáo,....).
- Giá bán = giá thị trường.
- Lãi lỗ = giá bán - giá vốn.
- Số lượng tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu ky + số lượng nhập - số lượng xuất.
* Bộ phận tài chính:
+ Theo dõi công nợ đối với khách hàng. Là bộ phận trực tiếp nhập số tiền theo
hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
+ Lập bảng thanh toán thu - chi hàng tháng cho công ty.
+ Báo cáo tình hình tài chính lên Chủ cửa hàng.
1.2.3. Mục tiêu - yêu cầu cho hệ thống mới.
* Đánh giá về hệ thống hiện hành.
Cửa hàng đã đưa ra bộ máy tổ chức rất gọn, vừa đủ cho hoạt động của 1 doanh
nghiệp nhỏ:
+ Chủ cửa hàng
+ Bộ phận kỹ thuật.
+ Bộ phận bán hàng.
+ Bộ phận kho.

+ Bộ phận tài chính.

Điểm bất cập ở đây chính là ở chỗ, các phịng ban này hoạt động và làm việc
không thật sự hợp lý. Các cơng đoạn trong khâu bán hàng, nhận hàng cịn trồng chéo lên
nhau. Nhiệm vụ của các phịng ban khơng đúng với lý thuyết, cơ cấu của một hệ thống
bán hàng chuyên nghiệp. Ví dụ về cái bất hợp lý trong hoạt động:

+ Bộ phận kho ở đây kiêm luôn cả giao dịch với nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng
rồi nhập hàng. Điều đó làm giảm đi tính chun nghiệp trong khâu nhập hàng, gây ra
khó khăn cho việc kiểm tra hàng về từ đó ảnh hưởng đến chất lượng bán ra cho khách.

+ Bộ phận bán hàng chỉ có chức năng duy nhất là bán hàng, giao dịch, tư vấn cho
khách hàng về các sản phẩm mà cơng ty mình đang có. Phịng bán hàng không thể trực
tiếp quyết định việc nhập một sản phẩm mới vào cơng ty. Việc này cần phải có một bộ
phận khác, thu thập tin tức thị thường để đưa ra quyết định chính xác nhất.

+ Quản lý cịn làm việc thủ cơng trên giấy bút nên việc tổng hợp và so sánh tốn
nhiều thời gian và khơng thật sự chính xác.

Có thể nói, với sự tổ chức trong bộ máy vận hàng hoạt động của cửa hàng cịn
nhiều điều bất hợp lý và có thể cịn khơng đem lại hiệu quả cơng việc, doanh thu tối đa
cho cửa hàng.

Trong đó ta cịn thấy, việc áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin để giải
quyết khâu quản lý bán hàng của cửa hàng là điều hoàn toàn cần thiết. Bởi khi đưa kỹ
thuật hiện đại vào khâu quản lý sẽ làm giảm sức lao động, giảm số lượng sổ sách tránh
được những sai sót khơng đáng có.

* Mục tiêu của hệ thống mới.
Hệ thống quản lý cửa hàng có nhiệm vụ, chức năng nghiệp vụ về bán hàng. Nó hỗ

trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, lượng hàng nhập,
lượng hàng xuất, quản lý công nợ đối với khách hàng. Nó góp phần làm nâng cao khả
năng hoạt động cho cửa hàng, thúc đẩy q trình bn bán một cách chính xác và hiệu
quả, tạo dựng uy tín. Từ đó thu hút khách hàng, để đạt được hiệu quả cuối cùng đó là
đem lại doanh thu tối đa cho cửa hàng.
* Yêu cầu của hệ thống.
Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành.

Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp.
Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác và kịp thời hỗ
trợ cho nhà quản lý.
Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất.
Quản lý công nợ của khách hàng, quản lý thu chi của cơng ty một cách nhanh
chóng và chính xác.
Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợi nhuận
tối đa cho cửa hàng.
Một số yêu cầu khác của hệ thống đó là :
Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho người sử dụng.
Hệ thống phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ
liệu cho cửa hàng.
Hệ thống phải có chế độ bảo mật tốt, chỉ làm việc đối với người có quyền sử dụng
hệ thống.
Hệ thống phải được cài đặt trên các máy hiện tại của công ty.
* Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng, áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quá
trình quản lý:
Phần cơ sở dữ liệu: xây dựng bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL
Sever.
Phần lập trình: sử dụng cơng cụ Microsoft Visual Studio.
Hệ thống được cài đặt và phát triển dựa trên nền hệ điều hành Windows XP.
Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong cửa

hàng. Tất cả các máy tính trong hệ thống phải nối mạng LAN với nhau để trao đổi dữ
liệu một cách tốt nhất. Hệ thống với giao diện thân thiện sẽ giúp các nhân viên sử dụng
được nhanh chóng mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.
Có thể nói rằng, việc xây dựng, phân tích và thiết kế hệ thống hồn tồn đáp ứng
được các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của công ty, là cơ sở để xây dựng các
ứng dụng sau này.

Chương 2. Phân tích hệ thống.
2.1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng.
2.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng BFD.

Quản lý bán hàng: do bộ phận bán hàng và bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm. Quản lý
tất cả các sản phẩm bán ra và các thông tin về khách hàng, đồng thời đảm nhiệm việc

vận chuyển, bàn giao sản phẩm đến tận tay khách hàng và bảo trì sửa chữa sản phẩm khi
khách hàng có yêu cầu.

- Nhận đơn đặt hàng: Khi tiếp nhận yêu cầu về sản phẩm từ phía khách hàng,
kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập
đơn đặt hàng.

- Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong. Đơn đặt
hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thanh toán với khách hàng.

- Lập phiếu xuất hàng: Sau khi xác định trong kho có sản phẩm khách hàng cần.
Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấy sản phẩm bàn giao cho
khách hàng.

- Lập phiếu bảo hành: Sau khi lấy hàng từ trong kho hàng thì nhân viên bán hàng
lập phiếu bảo hành để đảm bảo quyền lợi của khách hàng.

- Cập nhật thông tin khách hàng: lấy thông tin khách hàng, lưu vào kho dữ liệu,
chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính.

- Lập báo cáo bán hàng: Báo cáo về tình hình bán hàng trong tháng sẽ được gửi
cho Chủ cửa hàng.

Quản lý tài chính: do bộ phận tài chính đảm nhiệm. Với chức năng Thu - chi,
quản lý công nợ đối với khách hàng. Đây là phần quan trọng nhất quyết định đến sự vận
hàng của cả cửa hàng.

- Nhận hóa đơn thanh tốn: sau khi hàng được chuyển đến tay khách hàng.
Khách hàng sẽ thanh tốn hóa đơn bán hàng hoặc nợ lại theo các điều khoản đã ghi
trong hợp đồng. Bộ phận bán hàng sẽ gửi trả lại và báo cáo với bộ phận tài chính về hóa
đơn thanh tốn của khách hàng. Từ đó bộ phận tài chính sẽ quản lý cơng nợ đối với
khách hàng thơng qua hóa đơn thanh toán.

- Quản lý thu - chi: là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính. Nó có chức
năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty.

- Lập báo cáo tài chính : Cuối tháng bộ phận tài chính sẽ phải lập những báo cáo
về tình hình thu - chi của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng.

Quản lý kho hàng: do bộ phận kho hàng đảm nhiệm. Với chức năng lưu trữ hàng

hóa, theo dõi nhập - xuất - tồn, lưu chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến người tiêu
dùng thơng qua quy trình bán hàng.

- Lập đơn đặt hàng: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp sản phẩm.
Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hàng lập đơn đặt hàng để mua sản phẩm.

- Lập phiếu nhập kho: sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng và thống nhất
với khách hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tới kho hàng, yêu cầu xuất
hàng cho khách đúng chủng loại, số lượng... Sau đó kho hàng sẽ xuất hàng và lập phiếu
xuất kho.

- Lập phiếu xuất kho: khi có hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyển hàng
đến kho hàng của cửa hàng. Sau khi tiếp nhận đủ về số lượng hàng, chủng loại hàng, bộ
phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ lượng hàng vào
kho.

- Cập nhật thông tin nhà cung cấp: lấy thông tin khách hàng, lưu vào kho dữ liệu,
chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính.

- Lập báo cáo thống kê: là việc không thể thiếu, để báo cáo tình hình hàng trong
kho đến Chủ cửa hàng. Qua đó thơng tin cho bộ phận bán hàng về lượng hàng có trong
kho để trao đổi buôn bán với khách hàng. Cuối tháng bộ phận kho sẽ phải lập những báo
cáo về tình hình nhập - xuất - tồn của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng.

2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý.
2.1.2.1. Phân hệ bán hàng.
- Lưu đồ hồ sơ công việc bán hàng trực tiếp tại cửa hàng.

- Lưu đồ hồ sơ công việc bán hàng qua điện thoại, email.

2.I.2.2. Phân hệ mua hàng.

2.I.2.3. Phân hệ bảo hành.

2.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD.

2.1.3.1, Biểu đồ DFD mức khung
cảnh.

2.I.3.2. Biểu đồ DFD mức đỉnh.

Bảo hành

Linh kiện bảo hành

Chủ cửa hàng < Yêu cầu báo cáo 4. Phiếu xuất linh kiện
Bản báo cáo Bảo hành Hoàn thành giao lại hàng

Mã hàng, mã khách Yêu cầu Khách hàng
bảo hành

Khách hàng Thông tin khách hàng Phiếu bảo hành Nhà cung cấp
Tư vấn Khách hàng

Đơn đặt hàng 1. Nhập - xuất - tồn Thương Thơng tin
hố đơn bán, Quản lý lượng nhà cung
phiếu bảo hành bán hàng Thông tin về hàng cấp, thông
Phiếu xuất hàn tin về
Hoá đơn bán hàng hàng, báo
Bản giá, hoá
báo đơn
cáo
3.
Yêu cầu báo cáo. Quản lý kho

Chủ cửa hàng

Mã Yêu Bản báo cáo Xuất
hàng, Yêu cầu mua hàng hàng
số tiền cầu cho
Chấp nhận mua hàng khách
Thanh toán hoá đơn báo Bản Hoá đơn mua hàng
Mã hàng,
Thông tin khách hàng cáo báo thông tin
Khách hàng khách
cáo

2. Nhà cung cấp
Quản lý Hoá đơn thanh toán
tài chính
Khách hàng
Thanh toán hoá đơn

Nhà cung cấp

Hoá đơn thanh toán

+ Chức năng quản lý bán hàng:
+ Chức năng quản lý tài chính:

+ Chức năng quản lý kho: