Rationale report group2ac alibaba english centre viet ver

Machine Translated by Google

ĐẠI HỌC HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VÀ DU LỊCH

---o0o---

DỰ ÁN CAPSTONE 2022

QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI

TRUNG TÂM ANH NGỮ ALIBABA

Báo cáo cơ sở lý luận_Nhóm 2AC

Người hướng dẫn: Bà Đỗ Vân Anh

Thành viên: Nguyễn Thị Hồng Vân 1704010124
Cao Thu Huyền 1804010043
Ngô Thị Huyền 1804010047
Đặng Thị Khánh Linh 1804010056

_Ngày 23 tháng 5 năm 2022_

Machine Translated by Google

Mục lục

Trừu tượng................................................. .................................................... ........................................ 4
1. Giới thiệu............................................... .................................................... ............................... 5
2.Giới thiệu công ty ................................................ .................................................... .............. 5

Một. Tóm tắt lịch sử ................................................................ .................................................... ......................... 5
b, Tầm nhìn và Sứ mệnh.................................................. .................................................... ................. 6
c, Cơ cấu tổ chức.................................................. .................................................... ....... 6
3. Báo cáo vấn đề.................................................... .................................................... .................... 7
4. Tổng quan tài liệu .............................................................. .................................................... ...................... số 8
4.1. Quản lý chi phí trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. ...................................... số 8
4.2. Quản lý chi phí cho các trung tâm dạy tiếng Anh tại Việt Nam................................... 9
4.3. Ghi nhận chi phí theo tiêu chuẩn VAS .............................................. ......................... 10
4.4. Chi phí hành chính. .................................................... ............................................... 10
4.5. Quản lý chi phí tiền lương. .................................................... .................................... 10
4.6. Quản lý chi phí hoa hồng. .................................................... .............................. 13
5. Phương pháp điều tra .............................................................. .................................................... .................... 13
5.1. Thiết kế câu hỏi phỏng vấn ................................................................ ................................................... 13
5.2. Thu thập dữ liệu ................................................ .................................................... ................15

5.2.1 Phản hồi của giảng viên và trợ giảng ............................................ ..................... 15
5.2.2 Phản hồi của ban lãnh đạo công ty............................................. .................... 17
5.2.3. Phản hồi của CEO ............................................................ .................................................... ...... 17
6. Kết quả của dự án.................................................... .................................................... ............... 18
7. Kế hoạch hành động.................................................. .................................................... ............................. 22
7.1. Tuyển nhân viên kế toán. .................................................... .................................................... .. 22
7.2. Xây dựng Phòng Kế toán .............................................................. ............................... 23
7.2.1. Nhiệm vụ và chức năng ............................................................ .................................................... 23
7.2.2. Kế hoạch tuyển dụng Phịng Kế tốn............................................... ...... 24
7.3 Chi phí quản lý............................................................... .................................................... .. 24
7.3.1. Chi phí photocopy ............................................................ .................................................... .24
7.3.2. Chính sách về các chi phí phát sinh trong khóa học.................................................... .................... 25
7.4. Chi phí tiền lương.................................................................. .................................................... ............... 26

2

Machine Translated by Google

7.4.1. Chấm công vân tay hoặc thẻ .............................................................. ................................ 26
7.4.2. MISA (ASO) ............................................................ .................................................... ............... 26
7.5 Chi phí hoa hồng ............................................................ .................................................... ....... 29
8. Kết luận .................................................... .................................................... .............................. 31
NGƯỜI GIỚI THIỆU................................................. .................................................... .................... 32
PHỤ LỤC ............................................................. .................................................... ................................ 33
CÂU HỎI PHỎNG VẤN ................................................ .................................................... .... 38

3

Machine Translated by Google

trừu tượng
Qua 7 năm hoạt động (2015-2022), Trung tâm Anh ngữ Alibaba đã đạt được sự tăng trưởng vượt
bậc và nhanh chóng về số lượng học viên hơn 40.000. Một trong những mối quan tâm hàng đầu
của doanh nghiệp là kiểm sốt chi phí. Quản lý chi phí là một yếu tố quan trọng vì nó cũng
thúc đẩy hiệu quả hoạt động của công ty, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ và trong
giai đoạn khó khăn, cụ thể là hai năm dịch Covid-19. Trung tâm Anh ngữ Alibaba là công ty
có quy mơ vừa nên trung tâm này cũng bộc lộ những vấn đề chung về quản lý chi phí yếu kém.
Vì lý do này, để giúp cơng ty củng cố thương hiệu, duy trì tính cạnh tranh trên thị trường
và duy trì hiệu quả hoạt động tốt, quản lý chi phí hiện là ưu tiên hàng đầu của ban lãnh
đạo trung tâm. Dự án này nhằm cải tiến hệ thống quản lý chi phí tại một trong những Trung
tâm Anh ngữ nổi tiếng tại Việt Nam, đó là Trung tâm Anh ngữ Alibaba. Các vấn đề về chi phí,
ảnh hưởng của chi phí đến mục tiêu của tổ chức sẽ được thể hiện trong dự án. Dự án này nhằm
hỗ trợ công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến chi phí, cụ thể là chi phí hành chính,
chi phí hoa hồng và chi phí tiền lương. Dữ liệu được thu thập từ công ty để xác định vấn đề

tồn tại trong hệ thống quản lý chi phí thơng qua phỏng vấn các nhà quản lý và nhân viên,
quan sát trực tiếp quy trình và xem xét các tài liệu liên quan. Bất chấp những khó khăn
trong việc tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm và Giám đốc điều hành của công
ty Alibaba, chúng tôi mong muốn phát triển một số cơng cụ và quy trình thuận tiện để hỗ trợ
ban quản lý kiểm sốt chi phí. Qua đó, chúng tôi đã đưa ra các kế hoạch hành động như sử
dụng thêm phần mềm kế toán MISA, sử dụng máy chấm cơng, thành lập bộ phận kế tốn và có
những chính sách cụ thể.

4

Machine Translated by Google

1.Giới thiệu Chi
phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong q trình tổ chức hoạt động kinh
doanh mà doanh nghiệp phải bỏ ra để hoạt động kinh doanh. Chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến tất
cả các hoạt động của doanh nghiệp, không tách rời cho từng hoạt động cụ thể. Đồng thời, tùy thuộc vào
cách thức hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí quản lý cũng khác nhau. Do đó, điều mà hầu hết các giám
đốc đều quan tâm là phương pháp xử lý khoản chi phí này một cách hợp lý nhất cho hoạt động kinh doanh của
họ.

Quản lý doanh nghiệp là cơng việc địi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa
quy trình quản lý cũng như tối ưu chi phí để quản lý doanh nghiệp hiệu quả mang lại lợi nhuận lớn hơn. Để
tối đa hóa lợi nhuận, mỗi doanh nghiệp phải tối đa hóa doanh thu và tối thiểu hóa chi phí. Đối với nhiều
doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm một tỷ trọng nhỏ. Một trong những chìa khóa quan trọng
giúp doanh nghiệp quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả là xác định định mức quản lý doanh nghiệp.

Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp lập dự tốn hoạt động vì để lập dự tốn nhân cơng phải có định mức
giờ công, định mức nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu. Ngồi ra, nó cịn giúp nhà quản lý
kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, là cơ sở để đánh giá,
góp phần cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý ra các quyết định hàng ngày như định giá sản phẩm,

chấp nhận hay từ chối đơn hàng, phân tích khả năng sinh lời . Cụ thể hơn, nó gắn trách nhiệm của mỗi nhân
viên với việc sử dụng tiết kiệm các nguồn lực.

Quản lý tốt chi phí doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả, tối ưu hóa
các chi phí khơng cần thiết, kiểm sốt tài chính của doanh nghiệp.

Tính đến thời điểm hiện tại Cơng ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý nguồn chi phí
bao gồm: chi phí lương, chi phí quản lý và chi phí thưởng.

Do đó, giải pháp của chúng tôi cho công ty là thuê ngay một nhân viên để ghi nhận các chi phí
phát sinh ở thời điểm hiện tại, trong 1 tháng tới, thành lập bộ phận kế tốn hồn chỉnh.
Công ty nên mua một chiếc máy in để phục vụ các tài liệu cần thiết cho q trình giảng dạy. Ngồi ra, nên
lắp đặt máy chấm cơng tại 4 vị trí. Đặc biệt, cơng ty phải ban hành các chính sách về chi phí hoa hồng,
chi phí quản lý và chính sách tiền lương.

2. Giới thiệu công ty
Một. Sơ lược lịch

sử Alibaba English – công ty mà chúng tôi tiến hành tìm hiểu là cơng ty trách nhiệm hữu hạn có
trụ sở chính tại 186 Giải Phóng, Hà Nội do ông Ngô Xuân Thắng sáng lập. Công ty được thành lập từ tháng 8
năm 2015 với chặng đường phát triển tính đến nay đã gần 7 năm. Sau 2 năm hoạt động, đến năm 2017, Alibaba
lọt top 100 doanh nghiệp trẻ tiêu biểu Việt Nam. Đến nay, Alibaba đã trở thành trung tâm tiếng Anh lớn
nhất Hà Nội với hơn 40.000 học viên và cũng là trung tâm ngoại ngữ có học phí rẻ nhất Hà Nội. Sau 6 năm
thành lập,

5

Machine Translated by Google

Công ty hiện đã mở rộng quy mô lên 7 cơ sở với 4 cơ sở tại Hà Nội, 2 cơ sở tại Nghệ An và 1

cơ sở tại Sài Gịn. Trọng tâm mà nhóm chúng tơi muốn nghiên cứu là về cơ sở vật chất tại Hà
Nội. Hệ thống đào tạo tại công ty bao gồm phát âm, ngữ pháp, giao tiếp và TOEIC. Ngoài đào
tạo kiến thức chuyển ngành, trung tâm cịn tích hợp dạy học viên về tư duy phản biện, tư duy
sáng tạo, kỹ năng thuyết trình và làm việc nhóm, đặc biệt hơn và cũng là điểm sáng nhất.
Alibaba là một môi trường năng động, khác biệt so với các trung tâm tiếng Anh khác.

b, Tầm Nhìn và Sứ Mệnh
Ngay từ khi thành lập, công ty đã mang theo tâm nguyện của người sáng lập công ty là

đưa tiếng Anh trở thành ngôn ngữ phổ cập cho người Việt Nam trong bối cảnh kinh tế hội nhập
và toàn cầu hóa kinh tế hiện nay, với sứ mệnh giúp một triệu học viên nói được. tiếng Anh như
tiếng mẹ đẻ của họ. Hơn nữa, Alibaba cịn mang trong mình sứ mệnh xây dựng cộng đồng tiếng Anh
vững mạnh và không ngừng nỗ lực kết hợp với các đối tác hàng đầu trong lĩnh vực để tạo cơ hội
và tương lai tốt đẹp hơn cho người Việt Nam.
c, Cơ cấu tổ chức Để công

ty hoạt động linh hoạt thì cơ cấu tổ chức đóng vai trị hết sức quan trọng. Alibaba có
đội ngũ nhân viên vô cùng trẻ trung, năng động và nhiệt huyết, tồn cơng ty tính đến thời
điểm hiện tại có khoảng 150 nhân viên. Cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn một
thành viên. Ơng Ngơ Xn Thắng là chủ sở hữu kiêm Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm về các
khoản nợ và nghĩa vụ tài sản có liên quan của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.
Cơng ty có 4 phịng ban chính gồm phòng marketing, phòng tuyển dụng, phòng đào tạo và phòng
kinh doanh.

6

Machine Translated by Google

3. Báo cáo vấn đề
Cộng đồng mục tiêu của nhóm chúng tơi sẽ tập trung vào Trung tâm tiếng Anh Alibaba dành cho

mọi lứa tuổi muốn học với trọng tâm là giao tiếp hàng ngày cũng như giao tiếp chuyên sâu. Trung tâm
Anh ngữ Alibaba được thành lập từ năm 2015, sau 7 năm hoạt động trung tâm đã có 7 chi nhánh trên toàn
quốc và hơn 40.000 học viên. Với hệ thống quy trình đào tạo và giảng dạy tập trung vào giao tiếp cơ
bản hàng ngày cho mọi lứa tuổi, Ablibaba đã khẳng định vị thế của mình trong việc giúp học viên luyện
nghe nói tiếng Anh trong thực tế. Tuy nhiên, khi đi sâu vào hệ thống quản lý của công ty, chúng tôi
nhận thấy có lỗ hổng do quản lý chi phí yếu kém. Đặc biệt, trong cơng tác quản lý chi phí quản lý,
chi phí lương, chi phí hoa hồng cịn nhiều yếu kém, sơ hở có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng
trong việc cải thiện sự phát triển của công ty sau này. Sau khi khảo sát và làm việc với công ty,
chúng tơi được biết, khơng có bộ phận kế toán cụ thể nào chịu trách nhiệm ghi chép các loại chi phí
và chứng từ liên quan. Và khi ghi nhận các loại chi phí sẽ do Mr.

NCH, giữ vị trí giảng viên vs. kiểm sốt chi phí, sau khi mọi người tải dữ liệu lên tệp drive để so
sánh. Về lương sẽ có file Excel trên Google Drive để kiểm sốt hoạt động giảng dạy cũng như thu chi
sau buổi học. Hơn nữa, khi có chi phí phát sinh, mỗi nhân viên có trách nhiệm up lên Google Drive hóa
đơn hoặc ảnh chụp để đối chiếu và thanh toán cho anh NCH. File Excel sẽ tự động tính số tiền phải trả
người lao động theo công thức:

Phải trả người lao động = Tiền lương (dựa trên yêu cầu của họ) + Chi phí họ trả trước
Một khi ơng NCH một mình cáng đáng mọi cơng việc liên quan đến chi phí phát sinh sẽ dẫn đến
nhiều kẽ hở. Hơn nữa, vì Alibaba khơng có bộ phận kế tốn nên chị LA, nhân viên phòng kinh doanh, là
người đáng tin cậy để ghi lại các giao dịch vào nhật ký dựa trên tệp Drive & dựa trên kiểm tra của
anh NCH vào cuối tháng. Tuy nhiên, bà L.A đã vi phạm ngun tắc kế tốn chi phí của Thơng tư 200 vì
bà L.A không chủ động ghi nhận chi phí tại thời điểm phát sinh mà chỉ ghi nhận tồn bộ chi phí vào
cuối tháng. Do việc quản lý chi phí chưa chặt chẽ đã dẫn đến những hậu quả sau.

Vấn đề đầu tiên, dựa trên quan sát trực tiếp sau khi làm việc trong môi trường này trong một
thời gian dài, là chi phí hành chính mà khơng có người chun trách hoặc bộ phận quản lý chi phí/tài
sản. Trên thực tế, giảng viên/nhân viên mua tài liệu, in bài, liên hoan, thưởng hoàn toàn tự do và up
chi phí lên file Excel nhưng file này không được quan tâm lắm.
Nếu khơng có người quản lý dịng tiền chun dụng, thì việc sao chụp, in tài liệu, tiền tiệc, tiền

thưởng và tiền phạt chỉ là một vài ví dụ và nếu khơng có người quản lý kho thì khơng thể theo dõi
chứng từ, giấy tờ trùng lặp không được xử lý và bất kỳ ai cũng có thể đến và đi từ nhà kho. Điều này
dẫn đến các chi phí mờ ám, khơng có căn cứ, có thể dẫn đến nhiều hoạt động gian lận, mờ ám.

Mối quan tâm về chi phí thứ hai là chi phí trả lương khá phức tạp. Trên thực tế, giảng viên
và nhân viên sẽ tự động báo cáo ngày làm việc trên một tệp Excel. Chúng tôi thấy rằng ông NCH vừa là một

7

Machine Translated by Google

giáo viên và một người kiểm tra lương thông qua kinh nghiệm thực tế khi làm việc tại công ty và
xem qua tài liệu tài chính của Alibaba khi được nhóm này hỏi.

Cuối cùng, theo chính sách của cơng ty, bạn sẽ được trả hoa hồng nếu giới thiệu được
người khác tham gia khóa học thử. Về cách tính hoa hồng cho từng người thì mỗi nhân viên đều có
đóng góp cho cơng ty là điểm tích lũy và nhân viên tự kê khai phần đóng góp của mình trên file
excel. Tuy nhiên, ba sự cố nhân viên tạo email giả để đăng ký khóa học thử đã bị phát hiện vào
tháng 12 năm 2019 và ba nhân viên đó cũng phụ trách việc xem xét các học viên đã đăng ký. Kết
quả là tôi đã lừa được một số học viên đăng ký học thử để hưởng hoa hồng. Giám đốc điều hành
vẫn chưa tìm ra giải pháp hồn chỉnh cho hai thách thức nêu trên.

Dự án này sẽ đưa ra cách giải quyết các vấn đề về quản lý chi phí một cách phù hợp nhất
theo quan điểm của nhóm chúng tơi. Đây là cơ sở để hỗ trợ doanh nghiệp lập dự toán hoạt động,
vì dự tốn nhân cơng cần định mức giờ cơng, định mức nguyên vật liệu cần định mức nguyên vật
liệu. Hơn nữa, vì chi phí tiêu chuẩn là cơ sở để đánh giá, nó hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát
các hoạt động kinh doanh của tổ chức bằng cách cung cấp thông tin kịp thời để các nhà quản lý
đưa ra quyết định hàng ngày, chẳng hạn như định giá sản phẩm, chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt
hàng và xem xét khả năng sinh lời. Cụ thể hơn, nó ràng buộc trách nhiệm giải trình của mỗi nhân
viên với việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Nó sẽ ảnh hưởng tích cực đến khía cạnh cộng đồng

về lâu dài. Một tác dụng tích cực đối với tổ chức là nó sẽ giúp cơng ty nắm được chi phí tiền
vào và tiền ra, dễ dàng quản lý cũng như phân bổ hợp lý mà khơng lãng phí tiền bạc. Alibaba sẽ
có thể hoạt động hiệu quả hơn, giảm chi phí thừa và theo dõi tình hình tài chính của mình với
việc quản lý chi phí doanh nghiệp tốt.

4. Đánh giá tài liệu
4.1. Quản lý chi phí trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trong kế tốn chi phí truyền thống, người ta cho rằng chi phí cố định độc lập với mức độ
hoạt động và chi phí khả biến thay đổi tỷ lệ thuận với sự thay đổi của mức độ hoạt động. Chi phí
nên được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi Hầu hết kế toán quản trị mong đợi rằng
tỷ lệ giữa chi phí và hoạt động có nghĩa là hoạt động tăng 1% dẫn đến chi phí tăng 1% và hoạt
động giảm 1% dẫn đến giảm 1%. về chi phí (Allen, 2007).

Quản lý chi phí là một chỉ số tổng hợp để đo lường trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Nói chung, các cơng ty có khả năng tiếp cận vốn hạn chế có chi phí nội bộ cao hơn bao gồm tiền
lương và chi phí th. Có hai loại trong chi phí xử lý là ra quyết định hợp lý và động lực.
Việc ra quyết định hợp lý coi chi phí là hệ quả của việc cân nhắc giữa chi phí và lợi ích kinh
tế. Thứ hai là động lực và kích thích, cung cấp các động lực để làm việc, ví dụ như đặc quyền
và tiền thưởng. Ở một số công ty, việc thưởng cho nhân viên vì đã cải thiện hiệu quả hoạt động
của công ty đã trở thành một thông lệ. Tuy nhiên, do một số chi phí có thể thay đổi nên

số 8

Machine Translated by Google

quy trình ra quyết định của ban quản lý gặp một số khó khăn, địi hỏi phải có thơng tin quan trọng (Rougnaghi, 2017).

Ngày nay, nhiều công ty quản lý chi phí của họ bằng cách tận dụng các nguồn lực sẵn có như nhân cơng, máy
móc và đất đai. Khi kết quả hoạt động hiện tại không tốt như mong đợi, quyết định quan trọng của người quản lý là
duy trì các nguồn lực đó và duy trì khả năng chi phí trong ngắn hạn hay cắt giảm ngay lập tức. Thật không may, hầu

hết các thơng tin liên quan đến chi phí mà các nhà quản lý nhận được chủ yếu từ báo cáo tài chính trong khi một
doanh nghiệp có thể có nhiều hành vi chi phí khác nhau.
Từ lâu, người ta đã tin rằng chi phí quản lý, chi phí chung và chi phí bán hàng thay đổi tùy theo mức độ hoạt động.
Tuy nhiên, các nghiên cứu thử nghiệm gần đây đã tiết lộ bằng chứng cho thấy việc giảm chi phí có thể dẫn đến chất
lượng xử lý bán hàng thấp hơn trong tương lai (Anderson et al, 2019) . Như vậy, trong một số trường hợp, việc tăng
chi phí có thể mang lại kết quả tích cực cho hoạt động kinh doanh. Để quyết định chi phí của doanh nghiệp và có
nên trừ chi phí hay khơng, cần phải có một q trình cân nhắc và phân tích lâu dài trước khi áp đặt các chi phí đó
cho doanh nghiệp.

4.2. Quản lý chi phí cho các trung tâm dạy tiếng Anh tại Việt Nam.
Trương Mạnh, nhà quản lý chiến lược người Việt, chỉ ra mơ hình phổ biến cho các trung tâm dạy tiếng Anh
tại Việt Nam.

Theo ông, các trung tâm dạy tiếng Anh ở Việt Nam thường gặp khó khăn về tài chính do quản lý chi phí kém.
Dòng tiền thực sự phản ánh sự tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Chi phí được chia thành 3 loại: chi phí tiếp thị &
bán hàng, chi phí quản lý và kiểm sốt và các chi phí khác. Tuy nhiên, ở Việt Nam, các trung tâm dạy tiếng Anh chủ
yếu chỉ định một người cụ thể, thường được gọi là kế tốn để kiểm sốt tình hình thu chi, điều này được coi là
thiếu sót lớn trong việc quản lý chi phí. Do đó, nguy cơ gian lận tiền tệ là rất lớn. Người sáng lập được đề xuất
tiến hành một bước ngắn hạn là xem xét tất cả

9

Machine Translated by Google

các giao dịch trong 2 tháng gần nhất, sau đó đánh dấu những giao dịch có khả năng ảnh hưởng ít nhất đến
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để phán đốn và quyết định loại bỏ các giao dịch đó trong tương
lai. Hơn nữa, chi phí cho nguồn nhân lực nên được xem xét bởi vì hiệu quả và hiệu quả đòi hỏi sự đánh
giá kỹ lưỡng, đây là điểm yếu phổ biến ở hầu hết các trung tâm dạy tiếng Anh.
Người lao động được trả lương cao hơn khả năng của họ, dẫn đến tình trạng bội chi (Truong Manh, 2021).

4.3. Ghi nhận chi phí theo tiêu chuẩn VAS.
Thông tư 200 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa với phạm vi kế toán, lập và trình bày báo cáo
tài chính. Điều 82 Thơng tư số 200/2014/TT-BTC định nghĩa, chi phí là các khoản làm giảm lợi ích kinh tế
được ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc có khả năng xảy ra trong tương lai mà chưa hoặc chưa
được trả (VAS,nd).
Hơn nữa, nguyên tắc phù hợp, yêu cầu doanh thu và mọi chi phí liên quan phải được ghi nhận cùng một lúc,
cũng bị vi phạm. Ngoài ra, tài khoản nên xem xét bằng chứng và tính hợp lý cho các giao dịch của mình
trước khi ghi lại, chứ không chỉ bằng cách dựa vào ý kiến và phán đoán của người khác. Kế toán cần theo
dõi các khoản chi phí như tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao tài sản cố định,… Ngoài ra, các khoản chi
phí khơng được coi là tính thuế theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và hạch toán
đúng theo chính sách kế tốn hiện hành khơng được ghi giảm chi phí kế toán mà được điều chỉnh. trong
quyết toán thuế làm tăng số thuế doanh nghiệp phải nộp. Tất cả các tài khoản chi phí đều khơng có số dư
và cuối kỳ phải kết chuyển tất cả các tài khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh
(Luật tài chính Việt Nam 2014)

4.4. Chi phí hành chính.
Chi phí hành chính phản ánh trực tiếp vào hiệu quả của công ty. Nghiên cứu từ Đại học Texas cho
thấy 82% quản lý dòng tiền kém dẫn đến sự thất bại của một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Người quản lý nên
xem lại tất cả các công cụ quản lý văn phịng để theo dõi chi phí tốt hơn (Akerks, 2016). Doanh nghiệp là
một tổ chức bao gồm nhiều cá nhân. Như vậy, rủi ro cao là thiếu kiểm sốt chi phí quản lý, đặc biệt là
một số chi phí biến đổi như in ấn tài liệu, hoa hồng, cơng tác phí. Tại một trung tâm tiếng Anh, chi phí
chính đến từ việc học tài liệu (Truong Manh, 2021). Một số doanh nghiệp có phần mềm và cơng cụ quản lý
hiệu quả để kiểm soát, nhưng phần lớn lại coi nhẹ tầm quan trọng của vấn đề này, dẫn đến thất thu cân
đối ngân sách. Người ta cho rằng những chi phí đó là khó kiểm sốt nhất, do đó là hành vi gian lận được
thúc đẩy nhiều nhất (Styles et al, 2018). Trong hệ thống kế toán Việt Nam, chi phí quản lý doanh nghiệp
(TK 642) được phân loại chi tiết rõ ràng bao gồm thuế, khấu hao tài sản cố định, chi phí hội nghị, nghiên
cứu và đào tạo. Trường hợp của Alibaba, chi phí in ấn tài liệu được hạch tốn vào TK 6427 (Chế độ kế toán
Việt Nam).

4.5. Quản lý chi phí tiền lương.

Theo quy trình kiểm tốn nội bộ đối với các khoản phải trả lương, Alibaba hiện đã khơng hồn
thành tất cả các nhiệm vụ kiểm toán, đặc biệt là vấn đề thiếu sự phân biệt nhiệm vụ. Có 3 khía cạnh cần
được xem xét định kỳ: chi phí tiền lương phát sinh, phương pháp tính tốn và

10

Machine Translated by Google

thu âm tại công ty. Xét đoán kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp xác định các sai phạm có thể xảy
ra và các yếu tố rủi ro tiềm ẩn. Về mặt phân tách nhiệm vụ, các nhà quản lý hoặc kiểm toán viên
nên tiến hành kiểm soát nội bộ để kiểm tra sự phân tách trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự và bộ
phận kế tốn. Ngồi ra, kiểm tốn viên nội bộ nên kiểm tra hợp đồng lao động, tài liệu và chính
sách của công ty cho phép trả lương và hoa hồng cụ thể để xem xét quy trình tuyển dụng, thỏa thuận
trả lương và tính độc lập trong 3 quy trình khác nhau (báo cáo giờ làm việc, trả lương và ghi nhận
chi phí lương). Hơn nữa, các mơ hình liên quan đến tiền lương trong công ty nên được xem xét để
ngăn chặn gian lận và rủi ro trong bảng lương và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ và hồ sơ. Đây là
những chức năng quan trọng nhất do có ảnh hưởng trực tiếp và rộng lớn đến cơng tác quản lý chi phí
tiền lương trong doanh nghiệp (SCIC, nd).

Ngày nay, với sự phát triển kinh tế, các công ty hướng tới quy mô lớn cần xây dựng một hệ
thống quản lý tiền lương vững chắc. Hệ thống quản lý tiền lương có một định nghĩa đầy đủ hơn so
với bản thân từ “quản lý tiền lương”. Nó là sự kết hợp giữa kiểm soát nguồn nhân lực và hoạt động
kinh doanh cũng như phân tích mơ hình hoạch định chính sách và cơ sở dữ liệu của công ty (Zhang et
al, 2012)

Kiểm sốt chi phí nhân viên kém có thể dẫn đến cả sự khơng hài lịng của nhân viên và xử lý
chi phí cao hơn. Do đó, quản lý chi phí đã trở thành một chức năng quan trọng của công ty ngày nay.
Trong một dự án nghiên cứu, Suresh đã đề xuất sử dụng phần mềm như một cách hữu hiệu để quản lý
chi tiết ngày công, giờ làm của nhân viên.

11

Machine Translated by Google

(Ảnh chụp từ dự án của Suresh, 2020)
Dưới đây là những điểm yếu có thể được gây ra do thiếu sự phân biệt nhiệm vụ.

(Trích dẫn trong một thí nghiệm từ nghiên cứu của Audrey, 2010)
Nhìn vào thí nghiệm, trong hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một người được cho là tham gia vào
nhiều nhiệm vụ. Hạn chế về nguồn nhân lực có thể hạn chế số lượng nhân viên, đơi khi dẫn đến sự phân chia nhiệm
vụ. Ngoài ra, sự tham gia hàng ngày của ban quản lý vào các giao dịch vật chất có thể liên quan đến việc giảm
thiểu các vấn đề về phân chia nhiệm vụ. Do đó, một nhà quản lý cấp cao bắt buộc phải tham gia vào tất cả các
giao dịch quan trọng và trực tiếp tham gia vào báo cáo tài chính (Audrey, 2010). Audrey chủ yếu đề xuất đánh
giá quản lý bổ sung và đối chiếu để tăng cường kiểm soát nội bộ. Hơn nữa, nếu việc xem xét của lãnh đạo được
áp dụng trong nội bộ, các nhà quản lý phải có kiến thức phù hợp về cả kế toán và hiểu biết về các giao dịch cơ
bản đang được xem xét.
MISA được đánh giá là ứng dụng tốt giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm soát chi phí, tận dụng hiệu quả
hoạt động kinh doanh. Phiên bản cập nhật mới có thể phục vụ nhu cầu kinh doanh tốt hơn. Misa không chỉ giúp kế
tốn ghi chép mà cịn tổ chức, điều hành và kiểm soát tổng thể hoạt động kinh doanh. Nó phản ánh tình hình các
khoản chi phí. Một trong những chức năng riêng biệt của MISA là kiểm sốt tiền lương. Nó cho phép nhiều cách
khác nhau để tính lương, theo dõi các khoản thanh tốn nâng cao, bảo hiểm và q trình thanh tốn tiền lương.

12

Machine Translated by Google

4.6. Quản lý chi phí hoa hồng.
Trong một trung tâm dạy tiếng Anh, mục tiêu hướng đến chắc chắn phải là doanh số bán các khóa học tiếng Anh.
Do đó, hoa hồng dựa trên hiệu suất sẽ được coi là phần thưởng tốt nhất để thúc đẩy đội ngũ bán hàng gắn bó
với công việc của họ. Tuy nhiên, nó có thể tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh trong công ty (Water, 2005).

Một nhân viên bán hàng có thể đi tắt đón đầu và sử dụng các chiến thuật trái ngược với các giá trị của
doanh nghiệp chỉ để giành lấy các giao dịch và do đó nhận được tiền hoa hồng mà họ mong muốn.
Đơi khi, sẽ có lợi cho cơng ty khi hai hoặc nhiều nhân viên bán hàng làm việc cùng nhau thành một nhóm bán
hàng. Các nhân viên khác nhau hỗ trợ các tổ chức bán hàng đạt được các giải pháp tốt nhất cho các tài khoản
đã xác định. Trong những năm tài chính, một chính sách của cơng ty nên được hoạch định để sử dụng lực lượng
lao động và do đó, thúc đẩy bán sản phẩm (Hiệp hội quản lý bán hàng, 2010). Người quản lý có thể thấy khó
xử lý các thành viên trong nhóm kiếm được số tiền khác nhau. Một trong những giải pháp chính là thiết lập
các mục tiêu thực tế. Để tránh xung đột, các nhà quản lý nên tiến hành đánh giá từng người một thường xuyên
để đảm bảo rằng tất cả các kỳ vọng được đồng bộ hóa với nhau. Hơn nữa, tất cả các nhà quản lý cần kiểm tra
xem nhân viên của họ có tn thủ các giá trị của cơng ty hay không, đây là một số dấu hiệu của các hành vi
gian xảo nhằm đạt được các giao dịch giả. Nếu khơng, cơng ty có thể phải chịu rủi ro mất đi những khách hàng
có giá trị và làm suy giảm đạo đức cũng như danh tiếng của công ty (James, 2019).

5. Phương pháp điều tra
5.1. Thiết kế câu hỏi phỏng vấn Với
mục đích tìm hiểu cơng ty, chúng tôi đã thực hiện một cuộc phỏng vấn kỹ lưỡng và định tính nhằm đi
sâu vào công tác quản lý hàng tồn kho của cơng ty. Thay vì đặt câu hỏi cho tất cả mọi người cùng một lúc,
chúng tôi đã thực hiện các cuộc phỏng vấn riêng với từng nhân viên để đảm bảo tính trung lập và trung thực,
cũng như sẵn sàng cung cấp thông tin cá nhân và suy nghĩ về việc quản lý hàng tồn kho của công ty. Chúng
tôi tin rằng đây là một phương pháp phỏng vấn tuyệt vời mang lại câu trả lời nhanh nhất và rõ ràng nhất,
tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập dữ liệu và hỗ trợ nhóm nhanh chóng xác định các thách thức và
giải pháp cho tổ chức.

13

Machine Translated by Google

Vào ngày 9 tháng 1 năm 2022, nhóm của chúng tơi đã dành một buổi tối để nghiên cứu và cùng
nhau lựa chọn các doanh nghiệp và công ty để chọn làm dự án. Sau 3 tiếng đồng hồ, chúng tôi quyết
định chọn công ty Alibaba - trung tâm tiếng Anh chuyên dạy giao tiếp.

Ngày 10 đến ngày 17 tháng 1 cùng năm, chúng tôi hẹn gặp TGĐ nhờ mối quan hệ của Ngô Thị
Huyền để có thể tiếp cận sơ bộ với cơng ty và có được sơ đồ về bộ máy tính của công ty và xin phép
được xem nội dung của công ty. các tài liệu. Sau khi được sự đồng ý của TGĐ, cả nhóm chúng tơi
truy cập vào các nền tảng mạng xã hội như website, Facebook, fanpage để tìm hiểu về cơng ty dựa
trên các thống kê về doanh thu, chi phí, nguồn vốn, lợi nhuận, đào tạo nhân sự để tìm kiếm thơng
tin về công ty Alibaba. rõ ràng hơn. Chúng tôi dành cả buổi tối, khoảng 4-5 giờ, đọc cùng nhau và
thảo luận ngắn gọn về công ty.

Vào ngày 7 đến 14 tháng 2 trong khoảng 2 giờ mỗi đêm để gặp nhau để phân tích lợi nhuận của
công ty thông qua báo cáo tài chính & tìm ra một số vấn đề của cơng ty

Ngay sau đó, ngày 15-20/2, chúng tôi đã cùng nhau khảo sát sơ bộ và xác định vấn đề nghiêm
trọng là quản lý chi phí kém. Đồng thời, hai thành viên Linh và Vân của chúng tôi đã đến các địa
điểm làm việc và giảng dạy của cơng ty để có những quan sát nhất định và khách quan nhất về môi
trường làm việc của cơng ty. Sau đó, cả nhóm chúng tôi dành một buổi để thiết kế những câu hỏi
phỏng vấn hợp lý nhất và tìm ra những vấn đề cịn tồn đọng của cơng ty.

Rất tiếc vì dịch Covid19, Cao Thu Huyền và Ngô Thị Huyền phải đặt lịch phỏng vấn trực
tuyến với CEO và các nhân viên khác. Cụ thể, ngày 21/2, hai thành viên đã dành khoảng 2,5 tiếng
trị chuyện để tìm hiểu cũng như phỏng vấn CEO bằng những câu hỏi được thiết kế sẵn và áp dụng hình
thức phỏng vấn định lượng. Ban đầu, CEO của Alibaba từ chối cung cấp nhiều thông tin liên quan đến
dữ liệu của cơng ty vì sợ các cơng ty tư nhân của cơng ty bị rị rỉ. Tuy nhiên, sau khi chúng tôi
thuyết phục và bàn bạc, anh ấy đã hợp tác và chúng tôi đã có được báo cáo chi phí phát sinh của
các cơ sở tại Hà Nội từ năm 2018 đến năm 2020. Ngày 23/2, hai quản lý là anh P.
NCH và bà LA, chúng tôi đã dành khoảng 2 giờ cho cuộc phỏng vấn. Nhờ sự khéo léo trong cách đặt
câu hỏi cũng như tạo khơng khí vui vẻ khi trị chuyện, chúng tơi đã tìm hiểu thành cơng một số
thơng tin có thể giúp ích cho dự án của bạn. chúng tôi thêm nhiều điểm hấp dẫn hơn. Vào ngày 26
tháng 2, chúng tôi đã xin phép nhân viên và trợ giảng dành 15-20 phút cho bảng câu hỏi và chúng
tôi đã phản hồi về việc nhân viên cần che giấu tất cả thông tin nhận dạng khi thực hiện bảng câu

hỏi. Dù đã trả lời phỏng vấn trực tuyến nhưng sau khi dịch Covid19 được kiểm soát, C.T.Huyền và
N.T.Huyền vẫn nhiều lần trực tiếp đến công ty để trao đổi với nhân viên cũng như tìm hiểu thêm
thông tin, số liệu về các vấn đề của công ty.

Khi tổng hợp tất cả các câu trả lời phỏng vấn, cả nhóm dành khoảng 7 ngày (từ 1 đến 7/3)
để xây dựng các đề xuất dự án. Từ ngày 8 đến ngày 15 tháng 3, chúng tôi đã đánh giá tiềm năng và
hạn chế của các vấn đề.

14

Machine Translated by Google

5.2. Thu thập dữ liệu
5.2.1 Phản hồi của giảng viên và trợ giảng Khảo sát
được thực hiện bởi 35 người, bao gồm cả trợ giảng và giảng viên. Khi được phỏng vấn, họ yêu
cầu giữ bí mật tên của họ. Kết quả khảo sát có thể tiết lộ nhiều điều về kinh nghiệm của đa số giảng
viên trong công ty đối với công việc của họ. Có thể thấy 60% giảng viên tham gia khảo sát cho biết
đã gắn bó với cơng ty từ 1 đến 2 năm, trong khi hơn 1/4 số người được hỏi cho biết đã gắn bó với
công ty trên 2 năm. năm. Điều này chứng tỏ rằng phần lớn những người tham gia coi công việc là toàn
thời gian. Theo thống kê, gần một nửa trong số họ chọn vị trí tuyển dụng này vì sở thích và sở
thích, hơn 1/3 cho biết họ ứng tuyển vì lý do tài chính hạn chế và 20% cho biết họ khơng có lựa chọn
công việc nào khác tốt hơn. Với trợ giảng, họ thường chỉ làm việc tại công ty dưới một năm và coi
công việc này là bán thời gian.

Khi chúng tơi hỏi về cách hạch tốn các khoản chi tiêu, hầu hết họ thường điền vào file Excel chi
phí đi lại và chi phí phát sinh trong ngày hơm đó. Những chi phí đó sẽ được ghi vào hồ sơ cùng với
hóa đơn. Tuy nhiên, nhiều khoản chi sẽ khơng có hóa đơn, chứng từ xác minh như photocopy, in tài
liệu. Vì Giám đốc điều hành khơng cung cấp bảng lương, chúng tôi đã cố gắng thu thập tiền lương của
một số nhân viên dựa trên mơ-đun theo khóa học. Chúng tơi muốn có được tổng số khóa học mở từ
2018-2020 theo loại khóa học.

Tuy nhiên, khi giáo viên, cán bộ tự ghi các khoản thu chi cũng như tự điểm danh các tiết dạy
thì nảy sinh nhiều vấn đề. Điều đáng ngạc nhiên là một tỷ lệ lớn các bài giảng ở trung tâm tiếng Anh
cảm thấy hồ sơ chi phí này khơng phức tạp và không đáng tin cậy, với khoảng 2/3 số bài giảng. Vì họ
có thể dễ dàng vào lớp mà không bị trễ học hay bị trừ lương. Khi giảng viên quên điểm danh bằng file
excel, họ có thể dễ dàng gửi đơn khiếu nại.
Họ có thể cung cấp bảng điểm của buổi học ngày hôm đó hoặc yêu cầu những sinh viên đã tham gia lớp
học xác minh điều đó cho họ. Số giảng viên còn lại cảm thấy cách ghi nhận chi phí bao gồm tiền lương
và các khoản chi khác chưa hợp lý chiếm 35% tổng số giảng viên của trung tâm.
Họ cảm thấy rằng hồ sơ chi phí như vậy sẽ khơng đủ tin cậy và có khả năng giả mạo hóa đơn.
Họ cũng chỉ ra rằng có thể xảy ra trường hợp nhiều giáo viên khơng tổ chức lớp học hơm đó nhưng vẫn
điểm danh.

15

Machine Translated by Google

Để cải thiện cơng tác quản lý chi phí, biểu đồ đã cung cấp số liệu thể hiện mức độ hài
lòng của trợ giảng cũng như giảng viên. Phần lớn cán bộ, giảng viên cảm thấy khá hài lòng về
cách quản lý chi phí, chiếm khoảng 45%. Nhóm cịn lại tỏ ra trung lập trong việc quản lý chi
tiêu, họ khơng gặp khó khăn gì trong việc ghi chép chi tiêu, chiếm 20%. 35% còn lại cảm thấy
khơng hài lịng với cách quản lý chi phí như vậy. Việc quản lý chi phí không thuận tiện, đôi
khi khiến cán bộ, giảng viên nhầm lẫn tổng số giờ dạy cũng như các khoản chi phí phát sinh
khơng được ghi chép chính xác.

16

Machine Translated by Google

5.2.2 Phản hồi của ban lãnh đạo công ty Về ban lãnh

đạo công ty gồm có 2 thành viên: Mr.NCH và Mrs.LA, Mr.NCH vừa là giáo viên vừa là người kiểm
tra lương của cơng ty; Mrs.LA là nhân viên phịng kinh doanh, người được tin cậy để ghi lại các giao
dịch vào nhật ký dựa trên tệp Drive và Mr.
NCH kiểm tra vào cuối tháng. Khi được hỏi liệu họ có cảm thấy gánh nặng khi cùng lúc đảm đương hai
trọng trách hay không, nhưng họ vẫn cảm thấy rất ổn với cơng việc mình đang phụ trách. Đầu tiên, họ
cho biết đây không phải là vấn đề nghiêm trọng tại công ty và hiện tại công ty vẫn đang quản lý tốt chi phí.
Theo họ, tiêu chí tính lương sẽ căn cứ vào số giờ cán bộ, giảng viên điểm danh trên hồ sơ cũng như các
khoản chi phí phát sinh trước đó. Khi được hỏi về cách đánh giá lương và chi phí ở cơng ty hiện tại,
họ đều cảm thấy cách này khá đơn giản, dễ so sánh và không mất quá nhiều thời gian để xem xét. Tuy
nhiên, khi chúng tôi hỏi về những trường hợp vi phạm chi phí trước đây, ông NCH và bà LA tỏ ra ngập
ngừng. Họ cũng cho biết, các chi phí phát sinh của cán bộ, giảng viên đôi khi không được biết chính
xác vì nhiều khoản chi (quản lý dịng tiền, photocopy, in tài liệu, tiền tiệc, thưởng, phạt) không rõ
ràng, khơng có hóa đơn chứng từ để đối chiếu. Chi lương và chi quản lý chỉ kiểm tra đối chiếu vào cuối
tháng nên đôi khi xảy ra sai sót, khơng kiểm tra chính xác được. Đặc biệt, khi nhóm chúng tơi hỏi về
việc gian lận chi phí hoa hồng trong năm 2019, họ thừa nhận có trường hợp lợi dụng chính sách cơng ty
để tư lợi.

Tuy nhiên, hãng vẫn chưa tìm ra giải pháp ngăn chặn những vụ việc tương tự xảy ra.

5.2.3. Phản hồi của CEO
Với CEO của công ty – ông Ngô Xuân Thắng, ông cho phép rất nhiều quyền tự do trong các phương
pháp thu thập thơng tin (ví dụ: tham quan công ty, phỏng vấn trực tiếp và yêu cầu dữ liệu). Giám đốc
điều hành cung cấp cho chúng tơi tổng số khóa học mà cơng ty mở từ năm 2018 đến năm 2020, chia theo
loại khóa học.

Anh cho biết cơng ty có 4 phịng ban chính gồm phòng marketing, phòng tuyển dụng, phòng đào tạo
và phịng kinh doanh. Trong cơng ty, ơng Ngơ Xn Thắng cũng xác nhận ông NCH và bà LA chịu trách nhiệm
quản lý chi phí. Vì cả hai đều là nhân viên lâu năm, yêu thích kinh doanh nên chị L.A – nhân viên có
bằng kế toán là nhân viên phòng kinh doanh còn anh NCH vừa là giáo viên vừa là người kiểm tra lương
thông qua kinh nghiệm thực tế làm việc tại công ty và xem qua tài chính của Alibaba. các tài liệu. Khi

chúng tôi đề cập đến vấn đề quản lý chi phí của cơng ty, ơng rất hài lòng và cũng khẳng định rằng vấn
đề của công ty cần được giải quyết ngay lập tức. Anh ấy nhận ra rằng cơng ty có vấn đề trong lỗ hổng
quản lý chi phí và muốn quản lý chặt chẽ vấn đề dịng tiền trong cơng ty. Lúc đầu, anh ấy nghĩ rằng
quản lý chi phí có thể kiểm sốt được và dễ dàng thực hiện, vì vậy anh ấy đã giao nhiệm vụ này cho hai
nhân viên lâu năm và đáng tin cậy. Tuy nhiên, Mr NCH và Ms LA đều đa nhiệm nên không thể tập trung và
kiểm soát chi phí liên tục. Nhiều vấn đề như lương, thưởng, chi phí phát sinh, chi phí thuê mặt bằng,
chi phí quản lý đều được kê khai rõ ràng và được CEO vô cùng tin tưởng. Mãi cho đến khi vụ gian lận
trong hoa hồng được tiết lộ, anh ta mới nhận ra

17

Machine Translated by Google

quản lý chi phí kém của công ty. Anh chia sẻ muốn tập trung quản lý dịng tiền ra vào, anh cũng đang tính
tốn chi phí nếu cơng ty thành lập thêm bộ phận kế toán kiểm toán. Tuy nhiên, các biện pháp tạm thời để
xử lý các vi phạm trong công ty cũng như giảm thiểu khả năng lặp lại các sai phạm tương tự vẫn chưa được
đưa ra rõ ràng.

6. Kết quả của dự án Dựa
trên nghiên cứu chuyên sâu về công ty và tổng quan tài liệu ở trên liên quan đến quản lý chi
phí, các vấn đề cụ thể trong việc kiểm soát chi phí quản lý, tiền lương và hoa hồng tại Trung tâm Anh
ngữ Alibaba đã được phát hiện. Thật không may, hầu hết các nhân viên tự nhận thấy việc quản lý chi phí
hiện tại không hiệu quả và đáng tin cậy.

Trước hết là vấn đề quản lý các chi phí phát sinh trong q trình đào tạo của công ty như chi
phí in ấn tài liệu sổ sách cho học viên, chi phí khen thưởng cho học viên trên lớp. có thành tích tốt
trong lớp… do số lượng và chất lượng học sinh của mỗi lớp khác nhau, việc trừ thưởng không rõ ràng.

Trong q trình giảng dạy, ngồi tài liệu thực hành mà học viên được trung tâm phát để hỗ trợ
học tập, khi lên lớp, trợ giảng hoặc giảng viên sẽ phát thêm tài liệu chỉ khi học trực tiếp buổi đó. Do

bài giảng của mỗi lớp khác nhau và số lượng học sinh của mỗi lớp cũng khác nhau nên các tài liệu này do
giáo viên của lớp đó phụ trách, trước mỗi buổi học trợ giảng sẽ in tài liệu cho học sinh của lớp với số
lượng ứng trước tiền trợ giảng cho công ty và tổng số tiền này sẽ do người lao động tự tổng hợp vào hồ
sơ lương của công ty mà không thông qua bất kỳ giấy tờ xác nhận nào. Ngoài ra, trong giờ học, trợ giảng
hoặc giảng viên có thể mua quà tặng cho những sinh viên có thành tích tốt trong q trình học tập và
điều này phụ thuộc vào phong cách giảng dạy của bài giảng, và những con số quà tặng này không được chứng
minh rõ ràng là con số có chính xác hay khơng. việc mua q có diễn ra hay khơng.

Qua đó, khơng có cá nhân, bộ phận nào đứng ra quản lý các khoản chi phí phát sinh đó.
dẫn đến việc nhân viên có thể làm giả số liệu để điền vào bảng lương để gian lận số tiền đó.

Thay vì đưa ra một chính sách cụ thể về q trình giảng dạy, cơng ty cho phép giáo viên tạo ra
các phần thưởng, ví dụ như quà tặng và các bữa tiệc kết thúc khóa học, để thúc đẩy tinh thần của học
viên nhưng không giới hạn ngân sách dành cho những phần thưởng đó. Những phần thưởng đó có thể được mua
bởi trợ giảng hoặc giảng viên mà khơng được phép. Ngồi ra, chi phí thưởng sẽ do cá nhân người lao động
tự khai trong hồ sơ lương do công ty cung cấp mà khơng có bất kỳ xác nhận nào.
Do đó, rủi ro cao là số tiền chính xác chi cho phần thưởng có thể bị phóng đại.

Thứ hai, vấn đề lớn nhất về tiền lương là thiếu sự tách biệt trong quá trình đối chiếu và ghi
chép. Theo câu trả lời của NCH và LA trong cuộc phỏng vấn, được xác nhận bởi các nhân viên khác, trách
nhiệm trong các quy trình đó hiện rất mơ hồ. Giờ đây, tất cả nhân viên có thể thoải mái tải kết quả làm
việc của mình lên File Excel được kiểm tra bởi ông NCH, một giáo viên và một người quản lý tiền lương
cùng một lúc. Hơn nữa, mặc dù mức lương dự kiến sẽ được kiểm tra hai lần (bởi NCH

18

Machine Translated by Google

và LA) trước khi ghi, không thể chắc chắn rằng đã kiểm tra kỹ lưỡng hay chỉ đơn giản là dựa chủ
yếu vào file Excel mà tồn thể nhân viên cung cấp. Nhìn chung, các phương pháp đối chiếu và ghi

chép chi phí tiền lương hiện tại ở Alibaba rất đơn giản và dễ dàng, nhưng có nguy cơ cao về việc
phóng đại lương và gian lận giữa các đồng nghiệp.

Nhận thấy những vấn đề đó, các tác giả cho rằng giải pháp tối ưu cho Alibaba lúc này là xây
dựng một căn hộ kế toán trong tương lai. Tuy nhiên, để giải quyết những tình huống cấp bách, cơng
ty nên thuê một kế toán chuyên trách đối chiếu và ghi chép mọi giao dịch. Sẽ tốt hơn nếu Alibaba
có thể thiết lập một máy chấm công với máy quét dấu vân tay để ghi lại kết quả làm việc của nhân
viên một cách công bằng và hiệu quả, đồng thời ngăn chặn việc che đậy các hành vi gian lận (ví dụ:
đổi ca giữa đồng nghiệp và học sinh che đậy và giả mạo xác nhận giáo viên vắng mặt) .
Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm MISA chủ yếu để quản lý tiền lương và sau đó là hoạt động của tồn
cơng ty nên được cân nhắc vì MISA được đề xuất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đó là vấn đề liên quan đến chi phí hoa hồng mà
CEO cảm thấy bất lực nhất, điều này khiến chúng tơi phải tìm ra các kế hoạch hành động thấu đáo có
thể mang lại một số tác động đáng kể đến hoạt động của nhân viên công ty thông qua thay đổi chính
sách. Hiện tại, Alibaba giới thiệu chính sách hoa hồng một cách khơng chính thức (bằng lời nói)
rằng “Chi phí hoa hồng được tính dựa trên số lượng học viên đăng ký khóa học thử”. Chính sách đã
được coi là không phù hợp với công ty. Điển hình là vào tháng 12/2019, có 3 nhân viên đã tạo email
giả các khóa học thử để hưởng hoa hồng cao. Đáng chú ý, 3 nhân viên đó là những người dung hịa kết
quả làm việc của nhau. Từ đó đến nay, mặc dù TGĐ không phát hiện trường hợp nào khác nhưng chi phí
hoa hồng vẫn ở mức cao (thể hiện trong Bảng kê khai chi phí theo năm 2018-2020- Phụ lục). Từ tất
cả những thông tin thu được từ nghiên cứu, một kế hoạch cấp bách là công ty nên xây dựng chính
sách hoa hồng chính thức (bằng văn bản) và cơng bố rộng rãi trong tồn bộ cơ cấu tổ chức bên trong.
Có một số sửa đổi được đề xuất. Hoa hồng phải được tính dựa trên doanh thu thu được từ số lượng
học viên thực học trong các khóa học chính thức và có hướng dẫn chi tiết. Ví dụ, hiện nay công ty
đang tập trung vào khóa Giao tiếp nhiều hơn Ngữ pháp, nhưng người Việt Nam hiện nay lại thích học
Ngữ pháp hơn Giao tiếp.
Do đó, khơng thể trả tiền hoa hồng cho các khóa học này giống như các khóa học đó.
Hơn nữa, số lượng học viên nên được coi là kết quả của hoa hồng để nâng cao động lực của đội ngũ
bán hàng. Giờ đây, chính sách của Alibaba nói rằng “Tối đa 100 học viên học thử sẽ nhận được

500.000 VND” là không rõ ràng. Nó có lẽ cho biết lý do tại sao một số nhân viên cảm thấy ít động
lực hơn và sau đó gửi email giả mạo. Đó là khi nhân viên và cơng ty khơng có chung mục tiêu - tập
trung vào sự phát triển của công ty. Kết quả hoa hồng phải được bên thứ ba đối chiếu để tránh gian
lận (như tình huống Tiền lương). Chính sách chi tiết sẽ được đề cập trong Kế hoạch hành động của chúng tôi.

Từ những kế hoạch hành động được vạch ra đó, người ta tin rằng việc xử lý máy tính lương
và máy in có thể dễ dàng hơn và ít tốn thời gian hơn. Tuy nhiên, khi Alibaba muốn kiểm soát chặt
chẽ các khoản chi tiêu thì nên bắt đầu từ việc xây dựng các chính sách chính thức, chi tiết bao
gồm quỹ khen thưởng phúc lợi và hoa hồng. Trách nhiệm khó khăn của chúng tơi là giúp Alibaba xây dựng

19

Machine Translated by Google

lên các chính sách chi tiết đó. Tuy nhiên, bởi vì mọi thứ dường như khác nhau giữa các tình huống thực tế và
những gì đã học được ở trường đại học của chúng tơi. Vì vậy, thực sự chúng tôi đã nhận được một số lời khuyên
từ cô Đỗ Vân Anh, cố vấn dự án của chúng tôi. Sau khi nhận được một số phương án gợi ý từ cô ấy, chúng tôi
đã thảo luận lại và lọc ra những gợi ý hợp lý nên tham khảo. Hơn nữa, vì chúng tôi không phải là chuyên gia
trong môi trường giáo dục nên chúng tôi đã thực hiện một số nghiên cứu để tìm ra một số hướng dẫn lý thuyết
và một số trung tâm tiếng Anh tương tự để có cơ sở vững chắc xây dựng các chính sách trong kế hoạch hành động
của mình.
Đây là bảng báo cáo chi phí trong 3 năm (2018-2020) do công ty cung cấp và bảng số liệu khác

20