Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại công ty tnhh sản xuất và thương mại trung á
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (11.64 MB, 119 trang )
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
ĐỖ THỊ HUỲNH TRANG
HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CƠNG TY TNHH
SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI TRUNG Á
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Đà Nẵng – 2022
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
ĐỖ THỊ HUỲNH TRANG
HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CƠNG TY TNHH
SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI TRUNG Á
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 834 03 01
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Phan Thị Đỗ Quyên
Đà Nẵng – 2022
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Ý nghĩa của đề tài.................................................................................. 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 3
7. Bố cục đề tài.......................................................................................... 5
CHƢƠNG 1: CHƢƠNG 1 DDDĐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC
THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI
DOANH NGHIỆP ........................................................................................... 6
1.1. KHÁI QT VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN......................... 6
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn ........................................ 6
1.1.2. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác
trong doanh nghiệp............................................................................................ 7
1.2. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG9
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng ............................... 9
1.2.2. Chức năng của chu trình cung ứng ............................................... 11
1.2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng ............. 14
1.2.4. Tổ chức dữ liệu đầu vào của chu trình cung ứng.......................... 15
1.2.5. Tổ chức quy trình xử lí thơng tin trong chu trình cung ứng ......... 19
1.2.6. Tổ chức đầu ra trong chu trình cung ứng...................................... 32
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................ 34
CHƢƠNG 2: CHƢƠNG 2 FFFFFF THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG
TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CƠNG TY
TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI TRUNG Á ................................. 35
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI
TRUNG Á ....................................................................................................... 35
2.1.1. Giới thiệu chung............................................................................ 35
Ngành nghề chính của cơng ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á36
2.1.2. Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty............................... 37
2.1.3. Tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty ............................................ 40
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU
TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG
MẠI TRUNG Á .............................................................................................. 43
2.2.1. Đặc điểm chu trình cung ứng tại cơng ty TNHH Sản xuất và
Thƣơng mại Trung Á ...................................................................................... 43
2.2.2. Thực trạng mã hóa các đối tƣợng kế tốn và tổ chức dữ liệu trong
chu trình cung ứng tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á ..... 47
2.2.3. Thực trạng tổ chức dữ liệu đầu vào trong chu trình cung ứng tại
công ty TNHH Sản xuất và thƣơng mại Trung Á ........................................... 49
2.2.4. Thực trạng tổ chức quy trình xử lý thơng tin trong chu trình cung
ứng tại cơng ty TNHH Sản xuất và thƣơng mại Trung Á............................... 58
2.2.5. Thực trạng tổ chức thông tin đầu ra trong chu trình cung ứng tại
cơng ty ............................................................................................................. 69
2.2.6. Đánh giá về thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình
cung ứng tại công ty. ....................................................................................... 76
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2................................................................................ 79
CHƢƠNG 3: CHƢƠNG 3 FFFFFF MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN
THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH
CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI
TRUNG Á....................................................................................................... 80
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ
TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN
XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI TRUNG Á ......................................................... 80
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG
TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CƠNG TY TNHH
SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI TRUNG Á ................................................ 81
3.2.1. Hồn thiện chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và
Thƣơng mại Trung Á. ..................................................................................... 81
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức dữ liệu đầu vào trong chu trình cung ứng ..... 82
3.2.3. Hồn thiện quy trình xử lý thơng tin kế tốn trong chu trình cung
ứng................................................................................................................... 84
3.2.4. Hồn thiện tổ chức thơng tin đầu ra trong chu trình cung ứng của
cơng ty ............................................................................................................. 90
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3................................................................................ 92
KẾT LUẬN .................................................................................................... 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
DANH MỤC HÌNH VẼ
Số hiệu Tên hình vẽ Trang
hình vẽ
Hình 1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn 7
Hình 1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các 9
hệ thống thơng tin khác trong doanh nghiệp
Hình 1.3 Các chức năng chính trong chu trình cung ứng 14
Hình 1.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung 15
ứng
Hình 1.5 Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung 18
ứng
Hình 1.6 Sơ đồ dịng dữ liệu trong chu trình cung ứng 20
Hình 1.7 Sơ đồ dịng dữ liệu quy trình xử lý đơn đặt hàng 23
Hình 1.8 Sơ đồ dịng dữ liệu quy trình xử lý nhận hàng 26
Hình 1.9 Sơ đồ dịng dữ liệu quy trình cập nhật hóa đơn và 28
thanh tốn
Hình Mối quan hệ giữa các tập tin CSDL trong chu trình
31
1.10 cung ứng
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH 37
Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty TNHH Sản 40
xuất và Thƣơng mại Trung Á
Số hiệu Tên hình vẽ Trang
hình vẽ 42
Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Chừng từ ghi 42
Hình 2.4 sổ tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung 46
Hình 2.5 Á 61
Hình 2.6 Hình thức kế tốn tại cơng ty TNHH Sản xuất và 64
Thƣơng mại Trung Á
Hình 2.7 Thực trạng quy trình cung ứng tại Công ty TNHH 69
Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á. 87
Hình 2.8 Lƣu đồ mơ tả thực trạng quy trình tiếp nhận u cầu 89
mua hàng và xử lý đặt hàng trong chu trình cung
Hình 3.1 ứng tại cơng ty TNHH SX và TM Trung Á.
Hình 3.2 Lƣu đồ mơ tả thực trạng quy trình nhận hàng trong
chu trình cung ứng tại Cơng ty TNHH Sản xuất và
Thƣơng mại Trung Á
Lƣu đồ mô tả thực trạng quy trình cập nhật hóa đơn
và thanh toán cho nhà cungcấp trong chu trình cung
ứng tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại
Trung Á
Sơ đồ hồn thiện tổ chức thơng tin trong quy trình
xác định nhu cầu và xử lý đặt hàng
Sơ đồ hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán trong quy
trình nhận hàng
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thông tin là một trong những nguồn lực quan trọng đối với sự tồn tại
của một tổ chức kinh doanh. Với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin một cách thuận lợi nhất, hệ thống thông tin không chỉ giúp cho các nhà
quản trị của doanh nghiệp có bức tranh tồn cảnh về tình hình sản xuất, kinh
doanh, tài chính để từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp,
đúng đắn và có hiệu quả, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp mà
nó cịn giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra
trơn tru và tiết kiệm thời gian.
Trong doanh nghiệp thƣơng mại và sản xuất, việc xây dựng tốt hệ
thống thơng tin trong chu trình cung ứng đóng vai trị quan trọng, khơng chỉ
làm cho q trình cung ứng đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả mà cịn góp
phần đảm bảo các mục tiêu kiểm sốt và quản lý nội bộ doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á là đơn vị chuyên sản
xuất các thiết bị điện, xây lắp các cơng trình điện, cơng nghiệp, dân dụng nên
hoạt động sản xuất có thể xem là hoạt động chính của cơng ty. Trong q
trình sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất để tạo ra
sản phẩm nên đóng vai trò quan trọng. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ,
kịp thời và đảm bảo chất lƣợng ảnh hƣởng rất lớn đến kết quả sản xuất cũng
nhƣ các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Quản lý tốt nguyên
vật liệu sẽ hạn chế đƣợc những mất mát, hƣ hỏng, hạn chế đƣợc những rủi ro
xảy ra trong q trình sản xuất và địi hỏi phải đƣợc tổ chức chặt chẽ từ khâu
thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao
hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán cũng đƣợc đơn vị chú trọng. Tuy
2
nhiên, tổ chức thông tin kế tốn trong hoạt động cung ứng cịn nhiều bất cập,
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn chƣa đƣợc đồng bộ,
chƣa có tính kết nối logic, thống nhất hoàn chỉnh, bổ trợ cho nhau mà chỉ
mang tính riêng lẻ, phục vụ cho nhu cầu của từng bộ phận. Phần mềm kế toán
chƣa hỗ trợ, kết nối thông tin tại bộ phận kho, việc nhập và theo dõi các số
liệu chỉ thực hiện trên excel. Do đó việc theo dõi, đối chiếu nguyên vật liệu
mua về và hàng tồn kho giữa bộ phận kho và kế tốn gặp nhiều hạn chế. Vì
vậy bộ phận cung ứng rất khó khăn trong việc xác định chính xác số lƣợng
hàng tồn kho các loại nguyên vật liệu để tính tốn lƣợng ngun vật liệu cần
mua và thơng tin về tình hình cơng nợ của nhà cung cấp khi đặt hàng.
Các vấn đề nêu trên là cơ sở để tác giả lựa chọn “Hồn thiện tổ chức
thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng tại Cơng ty TNHH sản xuất và
thương mại Trung Á” là đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Trình bày thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng
tại Cơng ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á.
- Đề xuất những giải pháp góp phần hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn
trong chu trình cung ứng tại Cơng ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung
Á.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu là tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung
ứng của Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á, cụ thể tập trung
vào hai giai đoạn mua hàng và thanh toán.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về chu trình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản
xuất tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á.
3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu từ các cơng trình khoa học, giáo trình
về hệ thống thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng để làm cơ sở nghiên
cứu đề tài.
Phƣơng pháp phỏng vấn và quan sát quá trình làm việc của nhân viên
tại công ty; thu thập các chứng từ, sổ sách và báo cáo tại phòng kế tốn và các
bộ phận liên quan đến chu trình cung ứng. Từ đó, tổng hợp, phân tích, đánh
giá và đề xuất giải pháp hồn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong
chu trình cung ứng, cụ thể tập trung vào giai đoạn mua hàng và thanh tốn tại
cơng ty.
5. Ý nghĩa của đề tài
Qua nghiên cứu thực trạng, đề tài đã đƣa ra một số đề xuất về các giải
pháp phù hợp và khả thi nhằm hồn thiện việc tổ chức thơng tin kế tốn trong
chu trình cung ứng tại Cơng ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á. Do
đó, đề tài có ý nghĩa thực tiễn trong công tác tổ chức hệ thống thông tin kế
tốn nói chung & chu trình cung ứng nói riêng tại công ty.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng trong
hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức một cách có khoa học
nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin về tình hình huy động và sử dụng
vốn của doanh nghiệp cũng nhƣ kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong
một thời kỳ nhất định.
Nói về hệ thống thơng tin doanh nghiệp nói chung và hệ thống thơng
tin kế tốn nói riêng, trong thời kỳ cơng nghệ thơng tin đang phát triển nhƣ
hiện nay thì việc tìm hiểu về vấn đề này cũng đang đƣợc các doanh nghiệp
quan tâm.
4
Khi thực hiện nghiên cứu đề tài hồn thiện tổ chức thơng tin kế toan
trong chu trình cung ứng, tác giá đã tham khảo một số tài liệu liên quan, cụ
thể:
Trần Thị Thanh Tâm (2013) đã sử dụng các phƣơng pháp phân tích các
thành phần của hệ thống thơng tin kế tốn và sử dụng các sơ đồ dịng dữ liệu,
mơ hình dữ liệu, lƣu đồ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn trong chu trình cung
ứng, tác giả đã đƣa ra những giải pháp nhằm hồn thiện thơng tin kế tốn
trong chu trình cung ứng tại đơn vị, giúp cho công tác quản lý của lãnh đạo
công ty thêm chặt chẽ, tăng cƣờng khả năng quản lý và kiểm sốt chi phí, góp
phần nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí giá thành, tăng lợi thế cạnh
tranh của doanh nghiệp.
Lê Thị Hạnh Phúc (2014) dựa trên cơ sở lý luận và phân tích thực trạng
chu trình cung ứng thuốc và vật tƣ y tế, nghiên cứu đã đƣa ra các giải pháp cải
tiến việc tổ chức thơng tin kế tốn trong các quy trình tiếp nhận yêu cầu và xử
lý bảng dự trù thuốc, vật tƣ y tế; quy trình nhận và nhập kho bảo quản thuốc,
vật tƣ y tế; quy trình ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh tốn; hồn thiện cơ
sở dữ liệu và bảng mã trong hoạt động cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nhằm mang
lại hiệu quả cao hơn.
Nguyễn Thị Mai Hịa (2016) đã khái qt các chu trình chính trong hệ
thống thơng tin kế tốn ở Cơng ty D&C nhƣ chu trình chi tiêu, chu trình bán
hàng và chu trình cung cấp dịch vụ bằng cơng cụ lƣu đồ chứng từ. Qua đó, chỉ
ra các thơng tin cung cấp cho kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, phân tích
những điểm yếu của quy trình trong hệ thống thơng tin kế tốn. Cuối cùng,
luận văn đề xuất các giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại
Cơng ty D&C, nâng cao khả năng cung cấp thơng tin của hệ thống thơng tin
kế tốn, giúp ra quyết định và tăng tính kiểm sốt của doanh nghiệp.
5
Đề tài “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong Chu trình Cung ứng
tại Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á” là đề tài nghiên cứu về
tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng trong ngành sản xuất kinh
doanh thiết bị điện. Đề tài là kết quả kế thừa từ các cơng trình nghiên cứu của
các tác giả nói trên để vận dụng vào thực tế của công ty, tạo điều kiện cho
công ty thấy rõ tầm quan trọng của hệ thống thơng tin kế tốn nói chung và
trong chu trình cung ứng nói riêng.
7. Bố cục đề tài
Nghiên cứu này đƣợc thực hiện theo cấu trúc gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình
cung ứng tại doanh nghiệp.
Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung
ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á.
Chƣơng 3: Một số giải pháp góp phần hồn thiện tổ chức thơng tin kế
tốn trong chu trình cung ứng tại Cơng ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại
Trung Á.
6
CHƢƠNG 1: CHƢƠNG 1 DDDĐ
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP
Chƣơng này sẽ trình bày về tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình
cung ứng bao gồm các nội dung về khái niệm hệ thống thông tin kế tốn, hệ
thống thơng tin trong chu trình cung ứng và việc tổ chức thơng tin kế tốn
trong chu trình cung ứng. Cụ thể, Mục 1.1 trình bày khái qt về hệ thống
thơng tin kế tốn. Tiếp theo, Mục 1.2 trình bày việc tổ chức thơng tin trong
chu trình cung ứng thông qua việc xử lý những dữ liệu đầu vào trong chu
trình cung ứng để có đƣợc những dữ liệu đầu ra đáp ứng đƣợc những yêu cầu
quản lý trong doanh nghiệp.
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, các
phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lý và cung cấp thơng tin về tình hình huy động vốn, sử dụng vốn cũng nhƣ
kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định. Hai
chức năng của hệ thống thơng tin kế tốn là thơng tin và kiểm tra (Nguyễn
Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011).
7
Dữ liệu Phần Phần Thông tin
kế toán cứng mềm kế toán
Cơ sở Con
dữ liệu ngƣời
Các quy
trình, thủ
tục
Hình 1.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn
(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)
Với các thành phần chính bao gồm con ngƣời, thủ tục và hƣớng dẫn, dữ
liệu, phần mềm, hệ thống thơng tin kế tốn đảm bảo thực hiện các chức năng
thơng tin và kiểm tra tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của
doanh nghiệp theo quy trình ghi nhận, thu thập, lƣu trữ các dữ liệu trong hoạt
động hàng ngày của doanh nghiệp; xử lý và cung cấp các báo cáo cho các đối
tƣợng liên quan; cơ sở cho việc ra quyết định của nhà quản lý doanh nghiệp;
hoạch định và kiểm soát; hỗ trợ hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp.
1.1.2. Mối liên hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
khác trong doanh nghiệp
Các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp bao gồm hệ thống
thơng tin tài chính, hệ thống thơng tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng,
hệ thống thông tin sản xuất… là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều
chức năng đƣợc thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng
buộc chặt chẽ, cung cấp thơng tin lẫn nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ
thống thơng tin kế tốn.
8
Hệ thống thơng tin kế tốn nhận dữ liệu đầu vào từ các hệ thống thông
tin của các bộ phận chức năng cung cấp và sau đó tiến hành xử lý thành thơng
tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để có thể thực hiện chức năng cụ
thể của mình. Do vậy, hệ thống thơng tin quản lý hồn chỉnh của đơn vị đƣợc
cấu thành từ hệ thống thơng tin kế tốn và các hệ thống thông tin chức năng
khác nhằm phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp,
đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả nhất.
Trong q trình hoạt động, có những cơng việc sẽ đƣợc lặp đi lặp lại
một cách thƣờng xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu,
nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia trực tiếp thực hiện.
Nhằm tăng cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các
bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp; việc chia sẻ thông tin cho các chức
năng, bộ phận trong cùng chu trình; phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ
một cách trọn vẹn; kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận
nhằm phục vụ cho cơng tác kiểm sốt nội bộ trong từng chu trình và trong
tồn doanh nghiệp thì cần thiết phải tiếp cận hệ thống thông tin kế tốn theo
chu trình.
Trong doanh nghiệp sản xuất và thƣơng mại, các hoạt động chính có thể
tổ chức thành bốn chu trình cơ bản gồm chu trình mua hàng và thanh tốn, chu
trình sản xuất, chu trình bán hàng thu tiền và chu trình tài chính. Trong điều
kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin, nhằm tăng cƣờng việc chia sẻ, phối hợp,
trao đổi dữ liệu và thơng tin giữa các phần hành kế tốn và giữa kế toán với
các bộ phận khác trong doanh nghiệp, hệ thống thơng tin kế tốn đƣợc tổ chức
theo chu trình giúp cho thơng tin kế tốn thể hiện đƣợc vai trò quan trọng đối
với hoạt động của một doanh nghiệp.
9
Hình 1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp
(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)
1.2. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG
ỨNG
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng
Chu trình cung ứng tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp. Hai chức
năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng & thanh tốn. Chu trình cung
ứng đóng vai trị quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh
nghiệp sản xuất và thƣơng mại. Bởi vì chi phí cho việc mua hàng thƣờng
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất và có ảnh hƣởng trực tiếp tới
lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì thế, việc tổ chức hiệu quả chu trình này
sẽ có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và là mối quan
tâm hàng đầu của các nhà quản lý.
10
Chu trình này có liên quan đến các chu trình khác và có các đặc điểm
sau:
- Chu trình cung ứng trải qua nhiều khâu và liên quan hầu hết đến các
chu trình, nghiệp vụ khác, liên quan đến các loại tài sản nhƣ tiền, hàng tồn
kho. Mua hàng là bƣớc khởi đầu của q trình sản xuất kinh doanh do nó
cung cấp các yếu tố đầu vào để tiến hành các hoạt động khác. Chu trình này
liên quan đến các phân hệ nhƣ mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán &
chi tiền. Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung
cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí
kho hàng, kế tốn hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán
tiền ngân hàng, kế toán tổng hợp và ngân hàng. Để chu trình vận hành hiệu
quả, cần phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận thông qua việc chia sẻ
thông tin hƣớng đến mục tiêu là cung ứng đầy đủ và kịp thời tất cả các loại
vật tƣ, hàng hóa dịch vụ để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên
tục, đồng thời không để tồn kho quá mức cần thiết gây ứ đọng vốn và làm
tăng chi phí bảo quản.
Mục tiêu của chu trình cung ứng (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị
Hồng Hạnh, 2011).
- Đảm bảo tất cả hàng hóa và dịch vụ đƣợc đặt là cần thiết.
- Nhận hàng hóa và dich vụ đảm bảo yêu cầu về số lƣợng, chất lƣợng
và thời gian theo đơn đặt hàng.
- Bảo quản vật tƣ hàng hóa cho đến khi đƣa vào sử dụng.
- Đảm bảo chứng từ hóa đơn đi kèm với hàng hóa và dịch vụ là hợp
pháp, đầy đủ và chính xác.
- Ghi chép và phân loại các loại chi phí một cách nhanh chóng và chính
xác.
11
- Theo dõi cụ thể thời hạn và số tiền phải thanh toán với từng nhà cung
cấp trên sổ kế toán chi tiết phải trả ngƣời bán.
- Đảm bảo tất cả các khoản phải chi trả đều chính xác, hợp lý và đúng
lúc
- Theo dõi chính xác số thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ.
1.2.2. Chức năng của chu trình cung ứng
a. Xác định nhu cầu về vật tư hàng h và dịch vụ
Bƣớc khởi đầu của chu trình cung ứng là phải nhận biết đƣợc nhu cầu
đối với từng loại vật tƣ, hàng hóa và dịch vụ cần phải cung ứng tại mỗi thời
điểm và có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau. Đây là bƣớc vô cùng
quan trọng để xác định nhu cầu mua có thực sự cần thiết hay khơng. Các bộ
phận có nhu cầu lập u cầu mua hàng gửi về phòng cung ứng. Nhu cầu mua
hàng phải có sự xác nhận tồn kho của kế tốn và số lƣợng tồn kho không đủ
đảm bảo cho hoạt động kinh doanh bình thƣờng đƣợc xác nhận của kế tốn thì
phịng mua hàng sẽ lập giấy đề xuất mua hàng để tiến hành bƣớc tiếp theo.
Các bƣớc đƣợc tiến hành lần lƣợt nhƣ sau: Bộ phận kế toán phải tiến hành so
sánh số lƣợng tồn kho hiện tại với kế hoạch sử dụng từng loại trong thời gian
sắp tới hoặc số lƣợng tồn kho tối thiểu. Nếu số dƣ tồn kho của từng loại
không đảm bảo để đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng và dự trữ hiện tại thì bộ
phận mua hàng có thể xác định lƣợng nhu cầu cần phải mua bổ sung thêm. Bộ
phận mua hàng làm giấy đề xuất mua hàng, trong đó ghi rõ về chủng loại, quy
cách, số lƣợng, chất lƣợng hàng cần mua và trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
b. Đặt hàng
Sau khi yêu cầu này đƣợc phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành lập
đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Nội dung chính của đơn đặt
hàng phải đảm bảo những thông tin nhƣ: ngày tháng, chủng loại vật tƣ, hàng
12
hóa, dịch vụ, số lƣợng, đặc tính kĩ thuật, tên của phịng ban và ngƣời yêu cầu,
ngƣời phê chuẩn... Việc lựa chọn nhà cung cấp thƣờng đƣợc căn cứ vào dữ
liệu về xếp hạng, đánh giá nhà cung cấp qua các lần mua trƣớc theo các tiêu
chí về giá cả hàng hợp lý, chất lƣợng hàng tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời
và tính tin cậy của ngƣời bán để đảm bảo khách quan. Sau khi đã xác định
nhà cung cấp, bộ phận đặt hàng tiến hành đặt hàng, thƣơng thảo các điều kiện
giao hàng và thanh tốn, làm các thủ tục và kí kết hợp đồng hoặc chờ sự phản
hồi chấp nhận đặt hàng từ nhà cung cấp theo đúng các nội dung đƣợc yêu cầu
và có lợi nhất cho doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận mua hàng phải gửi thông
tin về đơn đặt hàng cho các bộ phận liên quan theo dõi và thực hiện các bƣớc
tiếp theo. Nhƣ bộ phận nhận hàng cần để theo dõi, chuẩn bị cho công tác nhận
hàng khi hàng về đến doanh nghiệp. Hoặc bộ phận kế toán thanh toán cần để
kiểm tra và làm các thủ tục thanh tốn khi nhận đƣợc hóa đơn của nhà cung
cấp.
c. Nhận hàng và bảo quản
Bộ phận nhận hàng thực hiệnviệc nhận hàng, kiểm nghiệm và nhập kho
tại kho hoặc tại địa điểm đƣợc chỉ định vào thời điểm hàng đƣợc giao. Để
nâng cao hiệu quả kiểm soát, chức năng nhận hàng cần đƣợc tách biệt khỏi
chức năng mua hàng và chức năng quản lý kho hàng. Lúc này, bộ phận nhận
hàng thực hiện hai công việc cơ bản: (1) Đối chiếu hàng giao so với đơn đặt
hàng và chấp nhận hàng giao, (2) Chuyển hàng đến nơi bảo quản hay sử dụng.
Đối với công tác đối chiếu giao hàng nếu có sự khơng phù hợp hoặc phát sinh
thừa thiếu bộ phận nhận hàng phải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền để xử lí
và làm các thủ tục liên quan. Bƣớc tiếp theo, bộ phận nhận hàng phải làm thủ
tục nhập kho hàng hóa, giao thẳng đến bộ phận sử dụng hoặc giao thẳng cho
khách hàng. Lúc này, bộ phận quản lí kho hàng có trách nhiệm quản lí, bảo
quản về mặt hiện vật của vật tƣ, hàng hóa. Thủ kho phải kí nhận vào phiếu
