luận văn tốt nghiệp phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
************
Bài tập lớn:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
VẬT TƯ
Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh
Nhóm 4 K45/41.01: Vũ Thị Hòa
Vũ Thị Lan
Phạm Thị Luyến
Hà Nội 2010
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
MỤC LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO 76
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN
1.1 Hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Khái niệm
Định nghĩa Hệ thống : Là môt tập hợp các phần tử có các mối quan
hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung.
Định nghĩa Dữ liệu: là những mô tả về sự vật, con người van sự kiện
trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như
bằng kí tự, chữ viết, biểu tượng, âm thanh, hình ảnh…
Định nghĩa Thông tin : Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường
là một thông báo hay bản tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng
nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự
kiện và hiện tượng
Định nghĩa Hệ thống thông tin : Là một hệ thống được tổ chức để thu
thập xử lý,lưu trữ phân phối … số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết
cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí

nghiệp, doanh nghiệp.
Định nghĩa Hệ thống thông tin quản lý : là một tập hợp các thành
phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,… các dữ liệu
nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành của một doanh
Nhóm 4 K45/41.01
2
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
nghiệp ,tổ chức…Một số mô hình của hệ thống thông tin quản lý trong
doanh nghiệp như:
 Hệ thống quản lý nhân sự
 Hệ thống quản lý tiền lương
 Hệ thống quản lý tài sản cố định
 Hệ thống quản lý vật tư
 Hệ thống quản lý bán hàng, mua hàng
1.1.2 Sự cần thiết để phát triển một hệ thống thông tin quản lý trong
doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp
có thể:
- Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra.
Tạo ra năng lực, chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách
thức.
Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những
yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp.
Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh
nghiệp
1.1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý
Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống
thông tin nhưng sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7
giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn

phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát
triển của hệ thống đó. Phát triển hệ thống là một quy trình lặp. Tùy theo kết
quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn
trước khắc phục những sai sót.
Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu
• Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
Nhóm 4 K45/41.01
3
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
• Làm rõ yêu cầu
• Đánh giá khả thi
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn II: Phân tích chi tiết
• Lập kế hoạch phân tích chi tiết
• Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại
• Nghiên cứu hệ thống thực tại
• Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
• Đánh giá lại tính khả thi
• Sửa đổi đề xuất của dự án
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn III: Thiết kế logic
• Thiết kế cơ sở dữ liệu
• Thiết kế xử lý
• Thiết kế các luồng dữ liệu vào
• Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
• Hợp thức hóa mô hình logic
Giai đoạn IV: Đề xuất các phương án của giải pháp
• Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
• Xây dựng các phương án của giải pháp

• Đánh giá các phương án của giải pháp
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp
Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài
• Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
• Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
• Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa
• Thiết kế các thủ tục thủ công
Nhóm 4 K45/41.01
4
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống
• Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
• Thiết kế vật lý trong
• Lập trình
• Thử nghiệm hệ thống
• Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác
• Lập kế hoạch cài đặt
• Chuyển đổi
• Khai thác và bảo trì
• Đánh gía
1.1.4 Các khái niệm và kí pháp sử dụng
1.1.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu:
Để có thể hiểu và phân tích, thiết kế được hệ thống một cách khoa
học và chính xác, chúng ta sử dụng các công cụ khác nhau như: phân tích
từng phần, phân tích biểu đồ, danh sách kiểm tra…và biểu đồ luồng dữ liệu
là một phương pháp rất phù hợp bởi tính đơn giản van dễ hiểu, dễ tiếp cận,
khoa học trong việc phân tích hệ thống.

Biểu đồ luồng dữ liệu là “bản chụp nhanh” của dữ liệu di chuyển
trong tổ chức hoặc của một nhóm tổ chức. Nhằm xác định và ghi lại cốt yếu
của quy trình bằng cách thể hiện dòng dữ liệu trong tiến trình đó.
Biểu đồ ngữ cảnh: Là mức cao nhất của biểu đồ luồng dữ liệu, nó chỉ
ra mục đích được mô hình hóa.
Thực thể ngoài:
Ví dụ: tên phòng ban, tên tổ chức…
Tiến trình xử lý
Nhóm 4 K45/41.01
5
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Là một hay một số công việc hay hành động có tác động lên dữ liệu
- Được thể hiện bằng hình tròn hoặc hình chữ nhât tròn góc
- Được đánh số và có tên gọi
- Tên thường bao gồm 1 động từ theo sau 1 đối tượng
Kho dữ liệu
- Được thể hiện trong hình chữ nhật có kẻ khung.
- Có số và tên gọi.
- không chỉ ra được cách thức lưu trữ dữ liệu.
Dòng dữ liệu
- Là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác.
- Được thể hiện bởi mũi tên và đường mũi tên định hướng.
- Thông thường sơ đồ luồng dữ liệu được chia làm nhiều mức, mỗi
mức thể hiện một phần chi tiết trong tiến trình xử lý nhóm.
1.1.4.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các công việc cần thực hiện của
hệ thống thông tin cần phát triển. Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của hệ
thống sau này. Được biểu diễn dưới dạng hình cây. Gốc của cây là chức
năng chung.

1.1.4.3 ma trận thực thể dữ liệu chức năng
Nhóm 4 K45/41.01
6
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Là một bảng bao gồm các hàng và các cột, trong cột tương ứng với
một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương với một chức năng ở mức tương đối chi
tiết.
1.1.4.4 mô hình thực thể liên kết
Bao gồm các thực thể có mối liên kết với nhau thỏa mãn các rằng
buộc xác định nhằm mô tả dữ liệu của hệ thống thông tin.
1.1.4.5 mô hình quan hệ
Bao gồm một tập các quan hệ có mối quan hệ với nhau, thỏa mãn các
rằng buộc và các yêu cầu của thiết kế dữ liệu nhằm mô tả dữ liệu nghiệp vụ
của hệ thống thông tin.
1.2 Lý luận nghiệp vụ
1.2.1 Giới thiệu
Trong doanh nghiệp vật tư bao gồm rất nhiều loại: nguyên liệu, vật
liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, Nguyên liệu, vật liệu
là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó
không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nguyên vật liệu chỉ
tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị của nguyên vật liệu
được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào
chi phí kinh doanh trong kỳ.
Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, dụng cụ và các đồ dùng không
đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định.
Khác với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi tham gia vào hoạt
động sản xuất kinh doanh nó mang đặc điểm giống tài sản cố định: một số
loại công cụ dụng cụ có thể tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh

và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Đồng thời, công cụ
dụng cụ mang đặc điểm giống nguyên vật liệu: một số loại công cụ dụng cụ
Nhóm 4 K45/41.01
7
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn; do đó cần thiết phải dự trữ cho quá
trình sản xuất kinh doanh, công cụ dụng cụ được xếp vào là tài sản lưu
động
1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư
Phản ánh đầy đủ ,kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các
loại vật tư cả về giá trị và hiện vật ,tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá
thành thực tế ) của từng loại ,từng thứ vật tư nhập ,xuất tồn kho ,đảm
bảo cung cấp đầy đủ ,kip thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý
vât tư của doanh nghiệp.
Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua dự trữ và sử
dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
1.2.3 Phân loại vật tư
1.2.3.1 Nguyên liệu vật liệu
Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động
mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý ,nguyên liệu vật liệu bao gồm :
+Nguyên liệu ,vật liệu chính
+Vật liệu phụ
+ Nhiên liệu
+Phụ tùng thay thế
+Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
+Các loại vật liệu khác

Nguyên liệu ,vật liệu chính :Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu vật
liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành
Nhóm 4 K45/41.01
8
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
nên thực thể sản phẩm ,toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào
giá trị sản phẩm mới.
Vật liệu phụ : Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để
tăng chất lượng sản phẩm ,hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công
việc quản lý sản xuất ,bao gói sản phẩm …. Các loại vật liệu này không cấu
thành nên thực thể sản phẩm.
Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong
quá trình sản xuất kinh doanh ,phục vụ cho công nghệ sản xuất ,phương
tiện vận tải ,công tác quản lý Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng ,thể rắn
hay thể khí.
Phụ tùng thay thế :Là những vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy
móc ,thiết bị ,phương tiện vận tải công cụ dụng cụ
Vật liệu và thiết bị xậy dựng cơ bản.Đối với thiết bị xây dựng cơ bản
bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp,công cụ khí cụ và vật
kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác : Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại
trên .Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế
liệu vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ
Căn cư vào ngồn gốc nguyên liệu được chia ra thành :
• Nguyên liệu vật liệu mua ngoài
• Nguyên liệu vật liệu tự chế biến ,gia công
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu vật liệu được chia
thành:
• Nguyên liệu vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh

• Nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác quản lý
• Nguyên liệu vật liệu dùng cho các mục đích khác
1.2.3.2 Công cụ dụng cụ
Nhóm 4 K45/41.01
9
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn của
TSCĐ về thời gian sử dụng và giá trị .Tuy nhiên theo quy định hiện hành
những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng
vẫn được hạch toán là công cụ dụng cụ :
• Các đà giáo ,ván khuôn, công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dùng
cho công tác xây lắp.
• Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có
trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ bảo quản:
+Dụng cụ ,đồ nghề bằng thủy tinh,sành sứ.
+Phương tiện quản lý ,đồ dùng văn phòng.
+Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.
Công cụ dụng cụ cũng có nhiều tiêu chẩn phân loại.Mỗi tiêu chuẩn
phân loại có tác dụng riêng trong quản lý .
Căn cứ vào phương pháp phân bổ ,công cu ,dụng cụ được chia
thành:
• Loại phân bổ nhiều lần
• Loại phân bổ một lần (100% giá trị)
Loại phân bổ 1 lần là những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời
gian sử dụng ngắn .Loại phân bổ 2 lần trở lên là những công cụ dụng cụ có
giá trị lớn hơn .thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng.
Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành :
• Lán trại tạm thời ,đà giáo cốp pha dùng trong XDCB,dụng cụ
gá lắp chuyên dùng cho sản xuất ,vận chuyển hàng hóa

• Dụng cụ đồ dùng bằng thủy tinh sành sứ …
• Quần áo bảo hộ lao động
• Công cụ dụng cụ khác
Nhóm 4 K45/41.01
10
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán ,công cụ
dụng cụ được chia thành :
• công cụ dụng cụ.
• bao bì luân chuyển.
• Đồ dùng cho thuê.
Căn cứ vào mục đích sử dụng công cụ dụng cụ được chia thành :
• Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh.
• Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý.
• Công cụ dụng cụ dùng cho các mục đích khác.
1.2.4 Đánh giá vật tư
* Nguyên tắc đánh giá:
- Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá
gốc. Trong trường hợp giá trị thuần thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị
thuần có thể thực hiện đó. Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng.
Thực hiện ngyên tắc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên
vật liệu.
- Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể
so sánh được giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân
theo nguyên tắc nhất quán. Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn
phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong
suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã
chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày
thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lí hơn, đồng thời phải giải thích

được sự thay đổi đó.
* Các cách đánh giá vật tư:
Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế:
Nhóm 4 K45/41.01
11
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho
từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua
Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn
Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và
thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia
tăng theo phương pháp trực tiếp.
Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại,
bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…
+ Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công:
Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số
tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận
+ Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản
xuất.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị
giá vốn thực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi nhận.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế
của nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí
phát sinh sau khi giao nhận.
Đánh giá theo giá hạch toán: giá hạch toán của vật tư là giá do
doanh nghiệp tự qui định và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong
một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị

vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư
xuất kho theo hệ số giá.
Hệ số
gía
=
Trị giá vốn thực tế
vật tư tồn đầu kỳ +
Trị giá vốn TT
vật tư nhập trong
kỳ
Nhóm 4 K45/41.01
12
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Trị giá hạch toán
VT tồn đầu kỳ +
Trị giá hạch toán
VT nhập trong
kỳ
Trị giá vốn thực
tế vật tư xuất kho =
Trị giá thực tế vật tư
xuất kho * Hệ số giá
* Phương pháp tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho:
Theo chuẩn mực kế toán số 02-Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất
kho được thực hiện theo các phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này khi
xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá
thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương
pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và

nhận diện được từng lô hàng.
- Phương pháp bình quân gia quyền: trị giá vốn thực tế của vật tư
xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật xuất kho và đơn giá bình quân
gia quyền, theo công thức:
Nhóm 4 K45/41.01
13
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng
dựa trên giả định nguyên vật liệu được mua trước hoặc sản xuất trước thì
được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại cuối kì là nguyên vật liệu được
mua hoặc sản xuất thời điểm cuối kì. Theo phương pháp này thì trị giá hàng
xuất kho được tính theo trị trị giá hàng nhập kho ở thời điểm cuối kì. Theo
phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của hàng nhập
ở thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kì còn tồn kho.
- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả
định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập. Trị giá
hàng tồn kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
1.2.5 Hạch toán chi tiết vật tư
Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong hai
phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song son và phương pháp số dư.
-Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp
dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.
-Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp
vụ kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết
vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp
dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn
kho.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
+ Tại kho: thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có về tình hình

biến động của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.
+ Tại phòng kế toán căn cứ vào chứng từ nhập xuất để lập bảng kê
nhập xuất hoặc tổng hợp để ghi sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ
theo từng thứ cả số lượng và giá trị.
1.2.6 Lập báo cáo
Nhóm 4 K45/41.01
14
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
* Khi nhập vật tư:
Khi vật tư về nhập kho, thủ kho kiểm tra lô hàng nhập về theo tiêu
chuẩn chất lượng, quy cách, vật tư đạt yêu cầu , người lập phiếu dựa vào
hoá đơn giao và bảng tài khoản để để từ đó viết phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho gồm có 3 liên:
+ Một liên đưa cho người giao hàng để làm căn cứ thanh toán.
+Một liên thủ kho giữ
+Một liên để cuối tháng nộp cho kế toán vật tư vào sổ; và chỉ mới
ghi phần số lượng thực xuất mà chưa ghi giá trị nhập.
*Khi xuất vật tư:
Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất. Khi yêu cầu xuất được
giám đốc xưởng phê duyệt và gửi đến người lập phiếu, người lập phiếu
liên lạc với thủ kho để biết được tình hình tồn kho của vật liệu cần xuất
kho, từ đó viết Phiếu Xuất kho (2 liên) và chuyển xuống kho để thủ kho
làm thủ tục xuất kho. Thủ kho sẽ ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất.
* Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho sẽ dựa vào
chứng từ (phiếu Nhập và phiếu Xuất) để ghi thẻ kho (chi tiết cho từng loại
vật liệu).
*Đến cuối tháng, người lập phiếu sẽ chuyển phiếu nhập, phiếu xuất
cho phòng kế toán và bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành tập hợp số liệu
tính ra giá trị vật liệu nhập kho được tính bằng số tiền trên hoá đơn và các

chi phí liên quan khác, từ đó hoàn thiện cột giá trị trong Phiếu nhập. Từ
đó tính đơn giá bình quân gia quyền của nguyên vật liệu trong kì, để tính
được trị giá vật tư xuất kho trong kì, hoàn thiện các chỉ tiêu về giá trị thực
xuất trên phiếu xuất và ghi sổ chi tiết vật liệu.
* Kế toán vật tư lập Bảng kê Nhập - xuất - tồn để đối chiếu với số
liệu trên thẻ kho của thủ kho, số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Nhóm 4 K45/41.01
15
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
* Kế toán vật tư cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư thực tế,
dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê Nhập - Xuất - tồn lập Biên
bản kiểm kê.
Dựa vào báo cáo sản xuất sản phẩm của bộ phận sản xuất để lập báo
cáo sử dụng vật tư gửi lên ban lãnh đạo
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, kế toán vật tư phải lập Báo cáo
Nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu vật liệu gửi cho bộ phận quản lí để có
kế hoạch mua, xuất vật tư cho tháng tiếp theo.
CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU VÀ YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN
2.1 Mục tiêu của hệ thống
2.1.1 Nghiệp vụ:
Thực hiện theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành của
Nhà nước và của công ty.
Phản ánh kịp thời đúng thời gian quy định số hiện có và tình hình
biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính chính xác được
giá gốc (hoặc giá thực tế )của từng loại,từng thứ vật tư nhập,xuất tồn
kho;đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu
quản lý vật tư của doanh nghiệp
Quản lý được nguyên vật liệu tồn kho nhằm đảm bảo được các yêu
cầu của công tác kế toán về nguyên vật liệu.

Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế toán mua,dự trữ và sử dụng
từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập báo cáo về tình ình nguyên vật liệu.
2.1.2 Kinh tế:
Nhóm 4 K45/41.01
16
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Xây dựng một HTTTQL tốt phục vụ các yêu cầu đề ra.
Phục vụ và đảm bảo các yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu của công
ty.
Giảm thiểu được những tổn thất mất mát do sự quản lý không chặt
chẽ…
Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về nguyên vật
liệu cho các đối tượng sử dụng.
Đảm bảo được chi phí hợp lý,chi phí triển khai và đào tạo thấp.
2.1.3 Sử dụng:
Hệ thống dễ sử dụng ,dễ triển khai lắp đặt,không tốn kém nhiều tài
nguyên.
Tự động cập nhật các dữ liệu thông tin trong quản lý kịp thời và
chính xác.
Tạo một giao diện thân thiện, dễ theo dõi kiểm tra và giám sát, thông
báo lỗi tốt.
Dễ bảo trì, có khả năng nâng cấp phát triển không giới hạn phạm vi
quy mô.
Khắc phục các nhược điểm của hệ thống cũ: không cồng kềnh phức
tạp, dễ lắp đặt ,triển khai cũng như kiểm thử.
Không tốn quá nhiều chi phí xây dựng cũng như các chi phí để duy
trì hoạt động.Đảm bảo đượcc ác yêu cầu về tính bảo mật thông tin.
2.2 Các yêu cầu

2.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ:
Đáp ứng được các yêu cầu hiện tại và tương lai:Đảm bảo phản ánh
một cách trung thực hiện trạng bản chất sự việc nội dung và giá trị của các
nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp về vật tư,đồng thời cập nhật
được dữ liệu về những thay đổi của vật tư trong doanh nghiệp một cách kịp
thời chính xác và khách quan.
Nhóm 4 K45/41.01
17
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Thông tin,số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh
đến khi kết thúc hoạt động kinh tế,tài chính ,từ khi thành lập đến khi chấm
dứt hoạt động của đơn vị;số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo
số liệu kế toán của kỳ trước.
Phân loại,sắp xếp thông tin,số liệu kế toán theo trình tự,có hệ thống
và có thể so sánh được.
2.2.2 Yêu cầu kĩ thuật:
Hệ thống mới phải phù hợp với tình hình tài chính, kĩ thuật hiện tại
của công ty cũng như trong tương lai.
Đảm bảo được tính mở trong xây dựng chương trình,cũng như đảm
bảo được tính ổn định về đầu vào và đầu ra của hệ thống
Hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao
tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo
lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ hiểu, đảm bảo an toàn dữ liệu.
Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối
lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống
kê số liệu cuối kỳ.
2.2.3 Yêu cầu người dùng:
Người dùng phải có trình độ chuyên môn kĩ thuật về sử dụng máy
tính cũng như sử dụng chương trình ,đồng thời có chuyên môn về phan tích

thiết kế hệ thống.
Am hiểu, nắm vững được các nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành,
đồng thời nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của công ty.
2.3 Phạm vi triển khai
Đối tượng áp dụng: Bộ phận kế toán của đơn vị.
Quy mô áp dụng: Các phòng ban của đơn vị có liên quan đến quy
trình nhập xuất vật tư của đơn vị,các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
liên quan đến vật tư.
Nhóm 4 K45/41.01
18
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GÍA HIỆN TRẠNG
3.1 Mô hình tổ chức của doanh nghiệp
3.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty:
Công ty cổ phần tập đoàn Tân Mai được thành lập theo giấy chứng
nhận đăng kí kinh doanh và đăng kí thuế công ty cổ phần 3600260196,
đăng kí lần đầu ngày 31 tháng 12 năm 2008, đăng kí thay đổi làn 1 ngày 29
tháng 12 năm 2009.
+ Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh thay đổi tìm
thấy lần thứ nhất là 700.749.270.000 đồng và được chia thành 70.074.927
cổ phần.
Trong đó:
TT Cổ đông Số vốn góp Số cổ phần Tỷ lệ vốn
góp
1 Tổng công ty giấy Việt
Nam
202.605.630.000 20.260.563 28,91%
2 Nhà xuất bản Giáo Dục 72.165.760.000 7.216.576 10,30%
3 Công ty CP Đồng Nai 267.653.190.000 26.765.319 38,20%

4 Cổ đông khác 158.324.690.000 15.832.469 22,59%
Cộng 700.749.270.000 70.074.927 100%
+ Ngành nghề kinh doanh của công ty là sản xuất kinh doanh,xuất
nhập khẩu các loại giấy,cellulose, các sản phẩm từ giấy, nguyên vật giấy,
bột giấy,hóa chất,vật tư,thiết bị,phụ tùng ngành giấy.Trồng rừng nguyên
liệu,sản xuất cây giống.Đầu tư xây dựng,kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công
nghiệp và hạ tầng khu dân cư.Sản xuất kinh doanh hơi nước. Gia công in ấn
các loại tập vở,sách,tạp chí, bao bì nhãn hiệu….
+ Một số chỉ tiêu Tài chính của hai Công ty bị hợp nhất và Công ty
hợp nhất đến 31/12/2008:
Giá trị sổ sách tại thời điểm 31/12/2008 :
ĐVT Tân Mai Đồng Nai Hợp nhất
Tổng tài sản Đồng 2.480.093.522.298 360.085.231.448 2.756.601.213.094
- Tài sản ngắn hạn Đồng 1.170.864.337.887 173.384.029.448 1.260.670.826.683
Nhóm 4 K45/41.01
19
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
- Tài sản dài hạn Đồng 1.309.229.184.411 186.701.202.000 1.495.930.386.411
Tổng Nguồn vốn Đồng 2.480.093.522.298 360.085.231.448 2.756.601.213.094
- Nợ phải trả Đồng 2.005.052.285.010 198.395.722.527 2.120.300.566.885
- Vốn chủ sở hữu Đồng 475.041.237.288 161.689.508.921 636.300.646.209
T.đó : Vốn đầu tư của CSH Đồng 472.609.000.000 158.570.370.000 630.749.270.000
Cơ cấu tài sàn và nguồn vốn
ĐVT Tân Mai Đồng Nai Hợp nhất
Cơ cấu tài sản
Tài sản ngắn hạn/Tổng tài sản % 47,21% 48,15% 45,73%
Tài sản dài hạn/Tổng tài sản % 52,79% 51,85% 54,27%
Cơ cấu nguồn vốn
Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn % 80,85% 55,10% 76,92%

Nguồn vốn CSH/Tổng nguồn vốn % 19,15% 44,90% 23,08%
3.1.2 Mô hình tổ chức quản lý bộ máy của doanh nghiệp
 Đặc điểm tổ chức quản lý:
+ Công ty bắt đầu hoạt động theo mô hình công ty cổ phần tập đoàn
từ ngày 01/01/2009. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty gồm: Đại hội đồng
cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát.
+ Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất
của công ty. Đại hội cổ đông họp thường niên hoặc bất thường, ít nhất mỗi
năm họp một lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời
hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
+ Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân
danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công
ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
+ Ban Kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội cổ đông, do Đại hội
đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp
pháp tổng điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty.
+ Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công
ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền
và nhiệm vụ được giao.
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:
Nhóm 4 K45/41.01
20
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Nhóm 4 K45/41.01
21
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
3.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty
3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

- Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ giám sát hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty giúp giám đốc trong việc tạo và quản lý các nguồn
vốn, triển khai các biện pháp bảo toàn và phát triển nguồn vốn.
- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung,
có sự thống nhất từ trên xuống. Bộ máy kế toán có chức năng ghi chép,
kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tổng hợp và lập báo cáo kế toán
của công ty.
- Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiểm tra việc thực
hiện toàn bộ các thông tin kế toán, phụ trách chung các hoạt động công tác
kế toán, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của nhân viên trong phòng,
là đầu mối quan hệ công tác với cục thuế, cơ quan tài chính ngân hàng và
các cơ quan chức năng có liên quan.Theo dõi tài sản cố định, khấu hao tài
sản cố định và đầu tư.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp.
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc
vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
Nhóm 4 K45/41.01
22
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán
công nợ
Kế toán ở các Nhà máy, Trung tâm, Chi nhánh.
kế toán
tổng
hợp
K
kế toán
TSCĐ

K
kế toán
vật tư
kế toán
tiêu thụ
SP
Kế toán
thanh
toán
r
Thủ
quỹ
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
+Đơn vị tiền tệ: VNĐ.
+Hình thức kế toán áp dụng: công ty sử dụng hình thức kế toán nhật
kí chứng từ.
+Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường
xuyên.
+Giá trị hàng tồn kho là nguyên vật liệu được tính theo phương pháp
bình quân gia quyền.
+Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường
thẳng
3.2.2 Các chứng từ sổ sách, mẫu báo cáo kế toán
Hóa đơn thuế giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày… tháng… năm…
Đơn vị bán hàng:………………………………………………………
Địa chỉ:…………………………………………………………………

Số tài khoản:……………………………………………………………
Mã số thuế:………………………………………………………………
Họ tên người mua hàng:…………………… Đơn vị: …………………
Địa chỉ:………………… Số tài khoản:……………
Hình thức thanh toán:…… ……… Mã số thuế:……………
STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá
(Đồng)
Thành tiền
(Đồng)
A B D 1 2 3=1x2
1
… …
Cộng tiền hàng:
Thuế suất thuế GTGT: Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viêt bằng chữ:
Nhóm 4 K45/41.01
23
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ nhật ký mua hàng
Nhóm 4 K45/41.01

24
Phân tích thiết kế HTTT Quản
lý vật tư
Phiếu nhập
Phiếu xuất kho:
Nhóm 4 K45/41.01
25