hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trung tâm khảo kiểm nghiệm và kiểm định chăn nuôi cục chăn nuôi trong điều kiện công nghệ 40

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.84 MB, 120 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO </b>

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á </b>

<b>NGÔ THÙY LINH </b>

<b>LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN </b>

<b>TÊN ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TRUNG TÂM KHẢO, KIỂM NGHIỆM VÀ KIỂM ĐỊNH CHĂN NUÔI </b>

<b>– CỤC CHĂN NUÔI TRONG ĐIỀU KIỆN CÔNG NGHỆ 4.0 </b>

<b>BẮC NINH – 2023</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO </b>

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á </b>

<b>TÊN ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TRUNG TÂM KHẢO, KIỂM NGHIỆM VÀ KIỂM ĐỊNH CHĂN NUÔI </b>

<b>– CỤC CHĂN NUÔI TRONG ĐIỀU KIỆN CÔNG NGHỆ 4.0 </b>

<b>Chun ngành: Kế tốn Mã ngành: 8340301 </b>

<b>NGƠ THÙY LINH </b>

<b>Học viên </b>

<b>Ngô Thùy Linh </b>

<i>Bắc Ninh, ngày ... tháng.... năm 20.... </i>

<b>Người hướng dẫn </b>

<b>TS. Lê Thị Minh Châu </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>LỜI CAM ĐOAN </b>

Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập của cá nhân tôi, chưa được công bố trong bất cứ một cơng trình nghiên cứu nào. Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.

Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình.

<i>Bắc Ninh, ngày …… tháng …. năm 2023 </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

1. Tính cấp thiết của đề tài………..………..………...1

2. Tổng quan tài liệu nghiên cứu liên quan đến đề tài………..………...3

3. Mục tiêu nghiên cứu……….………...…….…4

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……….…...……4

5. Phương pháp nghiên cứu……….………..……..….5

6. Kết cấu của luận văn…...………...…….….7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN CÔNG NGHỆ 4.0..……… 8

1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp…..………...…...8

1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn……….………...…...8

1.1.1.1 Khái niệm về tổ chức cơng tác kế tốn……….………...……8

1.1.1.2. Ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn………..………..………... 9

1.1.1.3. Vai trị tổ chức cơng tác kế tốn………...……9

1.1.2. Nhiệm vụ và tác động của công nghệ 4.0 đến tổ chức cơng tác kế tốn...…...……10

1.1.2.1. Ngun tắc và nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn ……….….………...…..10

1.1.2.2. Tác động của công nghệ 4.0 đến tổ chức công tác kế toán…………..……..…...14

1.2. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị sự nghiệp trong điều kiện công nghệ 4.0………...………..………16

1.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn trong điều kiện cơng nghệ 4.0.…………..…………..….16

1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong điều kiện công nghệ 4.0…………...…..21

1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán trong điều kiện công nghệ 4.0...27

1.2.4. Tổ chức lập báo cáo và cung cấp thông tin qua báo cáo kế toán trong điều kiện

1.3.1.1. Nhân tố chất lượng của đội ngũ lao động kế tốn...………..……39

1.3.1.2. Nhân tố về nhu cầu thơng tin kế toán………...…………..……39

1.3.1.3. Nhân tố cơ sở vật chất………..………...……..40

1.3.2. Các nhân tố khách quan….………...….…...…………40

1.3.2.1. Nhân tố từ môi trường pháp lý………..………....………41

1.3.2.2. Cơ chế tự chủ đối với đơn vị sự nghiệp………...……….………39

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

iii

1.4. Kinh nghiệm thực tiễn và bài học đối với Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm

định Chăn nuôi………...………...… 42

1.4.1. Kinh nghiệm thực tiễn về tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp……..42

1.4.2. Bài học kinh nghiệm từ tổ chức công tác kế toán đối với Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi………..………..44

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM KHẢO, KIỂM NGHIỆM VÀ KIỂM ĐỊNH CHĂN NUÔI………...…45

2.1. Đặc điểm của Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi………....… 45

2.1.1. Tổng quan chung………..………..…..45

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm ………...46

2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế tốn của Trung tâm trong điều kiện cơng nghệ 4.0..51

2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong điều kiện công nghệ 4.0…………....….51

2.2.3. Tổ chức lập chứng từ và luận chuyển chứng từ trong điều kiện công nghệ 4.0…..58

2.2.3.1. Tổ chức lập chứng từ………...………...………...……58

2.2.3.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ……...……….………..………58

2.2.4. Tổ chức lập hệ thống tài khoản và sổ kế tốn trong điều kiện cơng nghệ 4.0....60

2.2.4.1. Hệ thống tài khoản kế toán………...………...60

2.2.4.2. Sổ kế tốn………...……61

2.2.5. Tổ chức Báo cáo tài chính và Báo cáo quyết tốn trong điều kiện cơng nghệ 4.0..67 2.2.5.1. Báo cáo quyết toán ………...………...……..………..….67

2.2.5.2. Báo cáo tài chính ………..….………..….68

2.2.5.3.Tổng hợp tình hình chung của Trung tâm Khảo kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi (tình hình tài chính)……….…….…………..68

2.2.6. Cơng tác kiểm tra, kiểm soát kế toán tại Trung tâm trong điều kiện công nghệ 4.0………...75

2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin…………..……….….….76

2.2.8. Các nhân tố ảnh hưởng đến thực trạng cơng tác kế tốn tại Trung tâm …………..77

2.2.8.1.Những nhân tố chủ quan……….…...……….…………...…77

2.3.2.8.2 Những nhân tố khách quan..………..……...…………..…..78

2.3.Đánh giá chung tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm………...…...80

2.3.1 Những kết quả đạt được trong tổ chức cơng tác kế tốn…….………..………..…..80

2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân..………..….81

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TRUNG TÂM GIAI ĐOẠN 2021-2025 ….……….……….83

3.1. Định hướng tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm giai đoạn 2021-2025………...83

3.1.1. Cơ sở đề xuất phương hướng, giải pháp của tổ chức cơng tác kế tốn………....…83

3.1.2. Định hướng và mục tiêu của tổ chức cơng tác kế tốn………..………...…84

3.2. Giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm………...85

3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế tốn……….………...85

3.2.2. Hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn……….86

3.2.3. Hồn thiện cơng tác kiểm tra, giám sát tổ chức cơng tác kế tốn………87

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

3.2.5. Các ngun tắc khi hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán……….87 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ………...………....…….89

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>LỜI CẢM ƠN </b>

Trong quá trình thực hiện luận văn này, tác giả xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của TS. Lê Thị Minh Châu trong suốt quá trình viết và hoàn thành luận văn.

Ngoài ra, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo, cán bộ, nhân viên Khoa Tài chính kế tốn, trường Đại học cơng nghệ Đơng Á đã tận tình dạy dỗ và giúp đỡ em trong những năm trên giảng đường cao học.

Nhân dịp này, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè đã động viên, khuyến khích và tạo điều kiện cho em trong quá trình học tập và quá trình thực hiện luận văn này.

Do hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm, thời gian tìm hiểu và thực hiện nên luận văn chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận được nhiều ý kiến đóng góp của thầy, cơ và các bạn để em có được cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề này.

<i><b> Trân trọng cảm ơn! </b></i>

<i> Bắc Ninh, ngày …… tháng …. năm 2023 </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

SXKD : Sản xuất kinh doanh ĐVSNCL : Đơn vị sự nghiệp công lập

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Bảng 1.Tình hình lao động của Trung tâm từ năm 2019-2021………....49

Bảng 2. Các chứng từ bắt buộc tại Trung tâm………..…...54

Bảng 3. Tổng hợp chứng từ kế toán từ năm 2019-2021……….……….55

Bảng 4. Tình hình Tài sản - Nguồn vốn của Trung tâm từ năm 2019 -2021………..69

Bảng 5. Báo cáo kết quả hoạt động của Trung tâm từ năm 2019-2021...72

<b>DANH MỤC SƠ ĐỒ </b> Sơ đồ 1.1. Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn…..……….………..25

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm………..47

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Trung tâm……….………..53

Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ thu hoạt động dịch vụ……….59

Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ chi………...60

Sơ đồ 2.5. Sơ đồ ghi sổ kế tốn trên máy tính phần mềm Misa….……….66

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Phụ lục 1. Bảng câu hỏi phỏng vấn ... a Phụ lục 2. Một số mẫu chứng từ bắt buộc tại Trung tâm ... c Phụ lục 3. Một số mẫu chứng từ thanh toán tiền lương tại Trung tâm ... g Phụ lục 4. Một số chứng từ hàng tồn kho ... i Phụ lục 5. Hệ thống tài khoản sử dụng tại Trung tâm ... k Phụ lục 6. Mẫu Báo cáo quyết toán ... q Phụ lục 7. Mẫu Báo cáo tài chính ... z Phụ lục 8. Mẫu Báo cáo kết quả hoạt đông ... s

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

<b>PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu </b>

Đơn vị sự nghiệp cơng chính là các tổ chức do cơ quan có thẩm quyền cuả Nhà nước, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật có tư cách cá nhân, cung cấp các dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực như giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, lao động – thương binh và xã hội, thông tin truyền thông và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định.

Các đơn vị sự nghiệp công lập được thành lập với mục đích cung cấp dịch vụ sự nghiệp công trong lĩnh vực nhà nước chịu trách nhiệm cung cứng cho nhân dân hoặc lĩnh vực mà khu vực phi nhà nước khơng có khả năng đầu tư hoặc không quan tâm để đầu tư.

Tiếp theo là cơ chế hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập đang ngày càng được đổi mới theo hướng tự chủ và được thực hiện hạch toán một cách độc lập.

Các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động theo cơ chế độ thủ trưởng. Đồng thời nhằm đảo bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, tránh cách tình trạng lạm quyền, vượt quyền, phòng chống tham nhũng, pháp luật đã đưa ra các quy định về việc thành lập Hội đồng quản lý tại các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và đầu tư vào các đơn vị sự nghiệp công lập khác trong trường hợp cần thiết.

Nhân sự tại đơn vị sự nghiệp công lập chủ yếu được tuyển dụng theo vị trí việc làm, theo hợp đồng, được quản lý, sử dụng tư cách là viên chức. Trong khi đó thì người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập là công chức.

Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi được thành lập theo Quyết định 310/QĐ-BNN-TCCB ngày 07/02/2005 của Bộ Nông nghiệp và PTNT. Trong thời gian thành lập Trung tâm đã gặp vơ vàn khó khăn về nguồn tài chính và nguồn nhân lực. Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hoạt động Trung tâm đã xin cơ quan quản lý cấp trên cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến cơng tác kế toán.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Trong thời gian tìm hiểu hoạt động kế toán tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi, tác giả nhận thấy tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý. Tổ chức công tác kế tốn trong đơn vị hợp lý khoa học có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị thể hiện trên các khía cạnh sau:

- Cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho lãnh đạo đơn vị và các đối tượng quan tâm để có các quyết định đúng đắn, kịp thời.

- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong đơn vị.

- Tạo điều kiện cho kế toán đơn vị thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ trong hệ thống các công cụ quản lý và tổ chức bộ máy kế tốn trong đơn vị.

Thơng tin kế toán trở thành một yếu tố quan trọng cho sự phát triển của đơn vị. Hiện nay, trong điều kiện cơng nghệ 4.0 cho phép người kế tốn có thể quản lý các hoạt động hiệu quả hơn, linh hoạt hơn thông qua cơ sở của Internet khi tất cả các hoạt động đều trong thời gian thực và thông tin được chia sẻ ngay lập tức. Thành tựu cơng nghệ mới thì thơng tin kế tốn sẽ là những dịng dữ liệu tài chính theo thời gian thực thay vì dữ liệu trong q khứ, cơng việc kiểm tốn trở nên dễ dàng hơn, kế tốn có thể phát hiện các thơng tin sai sót, gian lận nhanh hơn giúp hạn chế rủi ro, đồng thời phân tích được xu hướng tài chính và đưa ra những khuyến nghị cho nhà quản lý theo thời gian thực.

Nguồn kinh phí hoạt động của Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn ni gồm có 2 nguồn đó là Ngân sách Nhà nước cấp để thực hiện các nhiệm vụ và thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ. Trong quá trình hoạt động về kế tốn cịn bộc lộ một số yếu tố không chủ quan; tổ chức kiểm tra kế tốn chưa hiệu quả cịn một số hạn chế….

Với mong muốn góp phần nghiên cứu và hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn giúp cho việc hệ thống hóa thơng tin kế tốn đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

phục vụ cho công tác quản lý tại đơn vị tác giả đã lựa chọn nghiên cứu đề tài

<b>“Hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi – Cục Chăn nuôi trong điều kiện công nghệ 4.0”. </b>

<b>2. Tổng quan tài liệu nghiên cứu liên quan đến đề tài </b>

Công tác kế tốn là cơng tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, sự vận động của tài sản trong đơn vị một tổ chức kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc, giám sát tồn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó. Do đó, bất cứ một đơn vị nào nếu bộ máy kế toán khoa học, sẽ có tác động tích cực đến việc cung cấp thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời cho yêu cầu quản lý và là cơ sở quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả.

<b> Chính vì vậy trong những năm vừa qua, đã có nhiều tác giả quan tâm </b>

nghiên cứu các giác độ, lĩnh vực, khía cạnh nghiên cứu khác nhau nhưng chủ yếu tập trung vào một số lĩnh vực sự nghiệp cơng lập có ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống xã hội như y tế, văn hóa, giáo dục, tài ngun, mơi trường, … Đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực khác thường ít có đề tài ngun cứu. Dưới đây là một số đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp:

Đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng nghề Đà Nẵng” của học viên Trần Thị Thuận sinh viên cao học Trường Đại học Đà Nẵng năm 2014. Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về cơng tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo có thu, phân tích thực trạng đưa ra những nhận xét đánh giá những kết quả đạt được cũng như những tồn tại trong công tác kế tốn từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn tại Trường Cao đẳng nghề Đà Nẵng.

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Trường Lê Duẩn” của học viên Bùi Thị Ngọc Trâm sinh viên cao học Trường Đại học Lao động – xã hội năm 2017. Đề tài góp phần làm rõ những vấn đề lý thuyết cơ bản về công tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp cơng lập, đưa ra những thực trạng chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm từ đó chỉ ra những tác động tiêu cực của những vấn đề còn tồn tại với yêu cầu công tác quản lý.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội” của học viên Đặng Thị Trà My sinh viên cao học Trường Đại học Lao động – xã hội năm 2018. Đề tài góp phần làm rõ những vấn đề lý thuyết cơ bản về công tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp cơng lập hiên nay phân tích thực trạng tổ chức kế tốn áp dụng và đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội.

<b>3. Mục tiêu nghiên cứu </b>

<i><b>3.1. Mục tiêu chung </b></i>

Phân tích thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi - Cục Chăn nuôi trong điều kiện công nghệ 4.0 khi áp dụng quản lý bằng phần mềm kế toán, xuất hóa đơn điện tử, kê khai nộp nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và các phần mềm quản lý khác từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán tại Trung tâm.

- Hệ thống hóa cơ sở pháp lý về tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp công.

- Phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi.

- Chất lượng thông tin của hệ thống thơng tin kế tốn khi ứng dụng công nghệ. Hệ thống quản lý điều hành tập trung, thơng tin được cập nhật chính xác đầy đủ.

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi trong điều kiện công nghệ 4.0.

<b>4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu </b>

<i><b>4.1. Đối tượng nghiên cứu </b></i>

Nghiên cứu các vấn đề liên quan tới tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi.

<i><b>4.2. Phạm vi nghiên cứu </b></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

Phạm vi nội dung: Tập trung vào tìm hiểu nội dung tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức lập báo cáo và cung cấp thông tin, áp dụng công nghệ thông tin 4.0 vào tổ chức công tác kế tốn.

Phạm vi khơng gian: Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi Phạm vi thời gian: các tài liệu liên quan được thu thập từ năm 2019-2021.

<b>5. Phương pháp nghiên cứu </b>

Luận văn sử dụng phương pháp khảo sát thực tế, diễn giải và giải thích thực trạng, lập luận để đề xuất giải pháp. Thực trạng kế toán được nghiên cứu tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi, thông qua nghiên cứu chứng từ, sổ sách kế tốn, tìm hiểu cơng tác kế tốn các phần hành chính và cơng tác lập báo cáo tài chính. Trên cơ sở bằng chứng được thu thập, kết hợp với cơ sở lý thuyết để giải thích, đánh giá.

<i><b>5.1. Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp </b></i>

Thu thập tài liệu về cơ sở lý luận và thực tiễn qua sách, báo, thư viện và Internet.

Thu thập số liệu thứ cấp qua báo cáo tài chính của Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi năm 2019, 2020, 2021; chứng từ sổ sách kế toán năm 2021.

<i><b>5.2. Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp </b></i>

<i>* Phương pháp phỏng vấn và phương pháp quan sát </i>

Phỏng vấn là đưa ra những câu hỏi với người đối thoại để thu thập thông tin. Thực chất, phỏng vấn tựa như quan sát gián tiếp bẳng cách “nhờ người khác quan sát hộ”, sau đó hỏi lại kết quả quan sát.

Để thực hiện phương pháp này, tác giả đã thực hiện phỏng vấn có chuẩn bị trước đối với nhà quản lý và kế toán trưởng, là những người am hiểu nắm rõ tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị để có thể khai thác sâu hơn cơ cấu, chức năng tổ chức kế toán tại đây.

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

Đồng thời kết hợp phương pháp phỏng vấn, tác giả đã tiến hành quan sát tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi. Quan sát số lượng nhân viên kế toán, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và từng nhân viên kế toán, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và từng nhân viên kế toán, …. Từ đó khái qt được sơ đồ kế tốn tại Trung tâm.

Quan sát trình tự lập, luân chuyển, biểu mẫu chứng từ kế toán; vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, kiểm tra cơng tác kế toán và ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi.

<i>* Phương pháp điều tra trắc nghiệm bằng bảng hỏi </i>

Nhằm mục đích thu thập các thơng tin về tình hình tổ chức cơng tác kế toán tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi, tác giả đã thiết lập bảng câu hỏi và phát các phiếu khảo sát tới các nhà quản lý và nhân viên kế tốn trực tiếp tham gia cơng tác kế toán tại Trung tâm. Các phiếu khảo sát được thiết kế dạng câu hỏi kèm phương án trả lời có sẵn, dạng câu hỏi kèm phương án trả lời “có” và “khơng”, hoặc dạng câu hỏi sắp xếp mức độ quan trọng của vấn đề

<b>(phụ lục 1 trang a). </b>

<i><b>5.3. Phương pháp phân tích và xử lý số liệu </b></i>

<i>* Phương pháp xử lý số liệu </i>

Các số liệu thứ cấp về tình hình lao động, tình hình tài sản nguồn vốn và kết quả kinh doanh thu thập được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm Excel, làm

<i>* Phương pháp phân tích số liệu </i>

<b>Phương pháp thống kê mô tả: </b>

Phương pháp này sử dụng các phương pháp chun mơn của kế tốn bao gồm: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi sổ kép, phương pháp tổng hợp cân đối kế tốn để mơ tả các nội dung liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

<b>Phương pháp so sánh: </b>

So sánh các chỉ tiêu trong bảng tình hình lao động, tình hình tài sản nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh để thấy được những biến động và xu hướng biến động. Bao gồm:

<i>So sánh số tuyệt đối: so sánh số lượng, quy mô doanh nghiệp đạt được với </i>

các chỉ tiêu kinh tế của kì phân tích với kì gốc, và kì trước với kì phân tích.

<i>So sánh số tương đối: phản ánh cơ cấu, tỉ trọng, mối quan hệ, tốc độ phát </i>

triển của các chỉ tiêu.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị sự nghiệp công trong điều kiện công nghệ 4.0.

- Chương 2: Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi trong điều kiện công nghệ 4.0.

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Khảo, kiểm nghiệm và kiểm định Chăn nuôi trong điều kiện công nghệ 4.0.

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

<b>CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN </b>

<b>1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp </b>

Theo khoản 4, Điều 3 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 được ban hành ngày 20/11/2015 thì đơn vị kế tốn là cơ quan, tổ chức, đơn vị (cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp, cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước, …..) có thực hiện cơng việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật.

Kế tốn có vai trị quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý của 1 đơn vị đặc biệt khi áp dụng công nghệ 4.0 một cách khoa học và hiệu quả vào trong tổ chức cơng tác kế tốn.

<b>1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn 1.1.1.1. Khái niệm về tổ chức cơng tác kế tốn </b>

<i><b>- Tổ chức cơng tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung </b></i>

cấp thơng tin về hoạt động của đơn vị kế toán trên cơ sở vân dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị nhằm quản lý và điều hành

<i><b>hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. </b></i>

Để thu nhận, xử lý thơng tin kế tốn, phải thông qua một hệ thống các phương pháp khoa học nhất định là phương pháp kế tốn. Đồng thời phải có yếu tố tổ chức bộ máy kế toán với những cán bộ làm cơng tác kế tốn có hiểu biết về chuyên môn và được phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng trong việc thực hiện các công việc kế tốn. Hay nói cách khác là phải có sự tổ chức bộ máy, tổ chức con người làm kế tốn.

Như vậy, tổ chức cơng tác kế toán tại đơn vị kế toán một mặt phải giải quyết được việc tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, và các phương pháp, phương tiện tính tốn nhằm đạt được mục đích của

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

cơng tác kế toán, mặt khác phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý nhằm tạo được sự liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán đảm nhiệm và thực hiện tốt cơng tác kế tốn trong đơn vị.

<i><b>1.1.1.2. Ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn </b></i>

Tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị hợp lý, khoa học có ý nghĩa quan trọng đối với cơng tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị. Thể hiện trên

- Cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thơng tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho lãnh đạo đơn vị và các đối tượng quan tâm để có các quyết định đúng đắn, kịp thời.

- Tạo điều kiện cho kế toán đơn vị thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ trong hệ thống các công cụ quản lý và tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế tốn trong đơn vị.

Cơng tác kế tốn đóng vai trị quan trọng đến thành công của mọi đơn vị - Thông qua công tác kế toán người đứng đầu đơn vị có thể đo lường, phân tích dữ liệu tài chính của đơn vị và đưa ra những định hướng phát triển, gia tăng lợi nhuận trong lĩnh vực mà đơn vị đang hoạt động.

- Giúp cho người đứng đầu đơn vị có cái nhìn trực quan và cụ thể hơn về những gì mà đơn vị mình cần phải làm trong tương lai.

- Duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng và xây dựng thương hiệu hiệu quả hơn.

- Theo dõi được danh sách khách hàng đang nợ và những hạng mục doanh nghiệp đang nợ, quản lý hồ sơ lương, theo dõi khoản lãi và trả lãi, thu hút các nhà đầu tư, đối tác tiềm năng, duy trì ngân sách hoạt động…

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

- Công tác kế toán cho phép người đứng đầu đơn vị nắm rõ tình hình tài chính mà đơn vị mình đang có trên mối tương quan giữa doanh thu và chi phí.

- Quan trọng hơn, thơng qua cơng tác kế tốn người đứng đầu đơn vị sẽ nắm rõ được những dữ liệu, thông số tài chính cụ thể phục vụ cho cơng tác thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Ngân sách Nhà nước của đơn vị.

<b>1.1.2. Nhiệm vụ và tác động của công nghệ 4.0 đến tổ chức công tác kế toán 1.1.2.1. Nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn </b>

Đơn vị sự nghiệp là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý Nhà nước.

- Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp

+ Các đơn vị sự nghiệp được tổ chức và thành lập khơng nhằm mục đích sản xuất vật chất mà nhằm phục vụ cho các nhu cầu chung của xã hội, phải tuân thủ các yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ hướng tới những sản phẩm đặc thù (ví dụ: sức khỏe người bệnh, khoa học, trình độ người học...)

+ Nhìn chung, các đơn vị sự nghiệp, kể cả những đơn vị hoạt động theo mô hình doanh nghiệp hướng tới mục tiêu lợi nhuận, vẫn không phải là những chủ thể kinh doanh thực sự. Bởi chúng được thành lập nhằm cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước, không phải để thực hiện chức năng kinh doanh. Bởi thế các khoản chi cho hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công hầu hết đều do nhà nước cấp.

+ Vì được thành lập với mục đích là phục vụ cho các nhu cầu chung của xã hội nên các đơn vị, tổ chức sự nghiệp cho thấy vai trò và ý nghĩa trong đời sống xã hội.

Các đơn vị sự nghiệp sử dụng kế tốn hành chính sự nghiệp (HCSN) tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm sốt nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết tốn kinh phí; tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản cơng, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị đồng thời cũng cung cấp các hoạt động cung ứng dịch vụ ph ục vụ các nhu cầu của xã hội.

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

Để tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp lý thì cơng tác kế tốn tổ chức phải đúng những quy định trong Luật kế toán và chuẩn mực kế tốn có vận dụng vào trong thực tế từng đơn vị thực hiện các nguyên tắc cơ bản sau:

- Nguyên tắc thống nhất: tổ chức kế tốn phải đảm bảo thơng tin và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp.

+ Thống nhất giữa các đơn vị trong một hệ thống quản lý thống nhất: thống nhất giữa cấp trên với cấp dưới, thông nhất giữa các đơn vị trong ngành, thống nhất giữa các ngành với nhau.

+ Thống nhất trong thiết kế xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán với các chỉ tiêu quản lý.

+ Thống nhất trong nội dung kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán.

+ Thống nhất trong việc áp dụng chính sách tài chính, kế tốn. Thống nhất giữa chế độ chung và việc vận dụng trong thực tế các đơn vị về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán.

+ Thống nhất giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp trong mối quan hệ với bộ máy quản lý của ngành.

- Nguyên tắc phù hợp: tổ chức kế tốn một mặt phải tn thủ khn khổ pháp lý chung nhưng vẫn phải đảm bảo phù hợp với lĩnh vực hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp, các đơn vị này được xếp thành hai nhóm là nhóm đơn vị hành chính và nhóm đơn vị sự nghiệp nhằm trong một hệ thống quản lý của ngân sách nhà nước và được tổ chức theo cấp đơn vị dự toán có quy mơ và phạm vi khác nhau. Do vậy hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán cần xây dựng phải bao phủ được chế độ hành chính sự nghiệp và còn phản ánh được cho từng lĩnh vực cụ thể theo các đặc trung khác nhau cho các yêu cầu cung cấp thông tin và quản lý khác nhau tại các đơn vị mà vẫn tuân thủ các khuôn khổ pháp lý chung.

Tổ chức hạch toán kế toán một mặt phải phù hợp với hệ thống phương tiện vật chất và trang thiết bị hiện có của mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp đồng thời phải phù hợp với thực trạng đội ngũ lao động kế toán tài chính tại đơn vị.

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức hạch toán kế toán đảm bảo tính hiệu quả của các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn trong quản lý tuy nhiên tổ chức hạch toán phải được thực hiện trên nguyên tắc tiết kiệm trong quan hệ hài hòa với việc thực hiện các yêu cầu của quản lý, kiểm soát các đối tượng hạch toán trong đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế tốn vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ kịp thời chính xác. Bên cạnh đó vẫn phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, đối chiếu, chất lượng thông tin cung cấp phải có tính tin cậy khách quan đầy đủ kịp thời, có thể so sánh được và đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi cho việc thực hiện. Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả thự hiện nguyên tắc này đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý thực tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính tốn và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Nguyên tắc tuân thủ: tổ chức cơng tác kế tốn phải đúng những quy định trong Luật kế toán và chuẩn mực kế toán. Đối với Nhà nước kế toán là một cơng cụ quan trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thanh toán của nhà nước, điều hành của nền kinh tế quốc dân. Do đó trong tổ chức cơng tác kế toán phải đúng quy định về nội dung.

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm tại khoản 7 điều 14 Luật Kế toán các hành vi bị nghiêm cấm: “Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm kế tốn, thủ quỹ”.

Do đó, nếu người đó là người điều hành, người quản lý không thể kiêm kế tốn, thủ quỹ, một người khơng thể vừa giữ tiền, vừa tiêu tiền đồng thời được duyệt cả số tiền đó.

Tổ chức cơng tác kế tốn nói chung và tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập nói riêng là một hoạt động đóng vai trị quyết định đến tính hiệu quả, chất lượng làm việc của bộ phận kế toán. Việc hiểu rõ về đặc điểm của bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập sẽ giúp các nhà quản lý thiết lập được một bộ phận kế toán khoa học, tiết kiệm và chặt chẽ.

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

Theo đó, kế tốn HCSN thực hiện những nhiệm vụ sau: Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thơng tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị; Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tư, tài sản cơng ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách; Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên theo quy định…

Tuy nhiên, để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế tốn trong cơng tác quản lý tài chính tại đơn vị, địi hỏi phải tổ chức cơng tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm.

Tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị HCSN một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cơng tác kế tốn mà cịn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí, bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trị của kế tốn là cơng cụ quản lý tài chính trong đơn vị.

Tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị HCSN cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản: Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo chấp hành tốt các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan; Phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại đơn vị; Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động của đơn vị; Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có; Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ, u cầu của cơng tác kế tốn và tiết kiệm được chi phí hạch tốn…

Đặc biệt, với vai trị là một cơng cụ quản lý quan trọng, việc tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ như: Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở tổ chức, để thực hiện được tồn bộ cơng việc kế tốn ở tổ chức với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cơng cụ kế tốn cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán; Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế tốn hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thơng tin kế tốn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

Đồng thời, cần xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong tổ chức về các cơng việc có liên quan đến cơng tác kế toán ở tổ chức; Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế tốn nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức…

- Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế tốn.

Những thành tựu của cách mạng công nghệ 4.0 giúp cho công việc kế toán trở nên dễ dàng, nhanh chóng, kịp thời và trở thành công cụ không thể thiếu trong các đơn vị. Cơng nghệ 4.0 có thể làm điều mà con người khó có thể làm được. Tuy nhiên, nó chỉ là cơng cụ hỗ trợ cơng việc trong kế tốn, hoạt động theo lập trình phần mềm kế toán mà con người lập ra. Chúng khơng thể đưa ra nhận định, phân tích trong từng trường hợp phát sinh xảy ra.

Sự phát triển của cách mạng công nghệ 4.0 cũng cho phép kế tốn có thể thu thập, tổng hợp được các thơng tin bao gồm trong và ngồi đơn vị mà khơng mất nhiều thời gian chi phí như trước đây. Có thể tóm tắt những lợi ích mà cuộc cách mạng này mang lại như sau:

<b>- Thông qua việc sử dụng các trang thiết bị, chương trình, cơng nghệ số </b>

hiện đại, kế tốn viên có thể dễ dàng thu thập được các thông tin, dữ liệu mà trước đây rất khó khăn mới có thể thu thập được. Thông qua việc kết nối của cuộc cách mạng cơng nghệ 4.0, đã giúp cho các kế tốn viên thu thập thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và dễ dàng khơng bị giới hạn bởi khơng gian và thời gian. Hay nói một cách khác, kế tốn có thể thu thập thơng tin và làm việc ngay cả khi khơng cần đến văn phịng làm việc nếu có đường truyền và cơng cụ là máy tính. Việc xây dựng được những trung tâm dữ liệu lớn, giúp cho khoa học phân tích và quản lý dữ liệu trong lĩnh vực kế toán ngày càng có nhiều thuận lợi.

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

những phần mềm tiện ích, chi phí phù hợp, giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực, tiết kiệm thời gian, nhân lực, tiết kiệm chi phí.

- Cách mạng công nghệ 4.0 tác động lớn đến lĩnh vực kế tốn Việt Nam, khơng chỉ là cơng cụ giúp các cơng ty kế tốn nâng cao chất lượng, dịch vụ mà còn là cơ hội tiếp cận với hệ thống kế toán Quốc tế, từ đó có thể mở rộng thị trường dịch vụ kế toán nhờ kết nối internet. Cùng với đó, hệ thống mạng khơng dây, dữ liệu số hóa sẽ giúp cơng việc kế tốn không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

tốn một cách dễ dàng, hiệu quả từ việc thu thập thông tin (Chứng từ kế tốn), xử lý thơng tin (Ghi sổ kế tốn), cung cấp thơng tin (Báo cáo tài chính), lưu trữ bảo quản tài liệu, thơng tin kế toán và tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí cho đơn vị. Cơng nghệ đám mây giúp thông tin được lưu trữ với khối lượng lớn, không bị giới hạn. Cách mạng cơng nghệ 4.0 cho phép kế tốn có thể lưu trữ khối lượng lớn thông tin một cách hệ thống và khoa học và cũng thực hiện cùng lúc nhiều nhiệm vụ, để đạt được kết quả mong muốn.

<b>- Những tiến bộ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã tác động mạnh mẽ </b>

đến việc học tập nâng cao tay nghề và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác chuyên mơn của đội ngũ kế tốn, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng lao động của các kế tốn viên.

Như vậy, cách mạng cơng nghệ 4.0 đã có tác động tích cực đến tất cả các khâu của cơng việc kế tốn, như: Quy trình kế toán, phương pháp kế toán, vấn đề an ninh an tồn bảo mật thơng tin, nhân lực kế toán và cả việc tổ chức bộ máy kế tốn. Cơng nghệ 4.0 có thể làm điều mà con người khó có thể làm được. Tuy nhiên, nó chỉ là cơng cụ hỗ trợ cơng việc trong kế tốn, hoạt động theo lập trình phần mềm kế tốn mà con người lập ra. Chúng không thể đưa ra nhận định, phân tích trong từng trường hợp phát sinh xảy ra. Bên cạnh những lợi ích, cuộc cách mạng cơng nghệ 4.0 cũng mang lại cho nghề kế tốn khơng ít khó khăn và thách thức.

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

<b>1.2. Nội dung tổ chức công tác kế tốn đơn vị sự nghiệp trong điều kiện cơng nghệ 4.0</b>

<b>1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện cơng nghệ 4.0 </b>

Bộ máy kế tốn của đơn vị trong điều kiện công nghệ 4.0 là tập hợp những cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến tồn bộ cơng tác kế toán của đơn vị.

Tổ chức bộ máy kế tốn là việc sắp xếp, bố trí, phân cơng cơng việc cho những người làm cơng tác kế tốn trong đơn vị và mối quan hệ của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức kế tốn nhằm hồn thành tổ chức chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của mình. Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các vấn đề: Xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận kế tốn; quan hệ giữa phịng kế tốn với các phịng ban khác.

Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân cơng cơng việc cho những người làm cơng tác kế tốn trong đơn vị sao cho bộ máy kế toán phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Cụ thể, phải phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị; Đảm bảo chỉ đạo và thực hiện tồn diện, thống nhất và tập trung cơng tác kế tốn, thơng tin kinh tế của đơn vị; Gọn nhẹ, hợp lý, chun mơn hóa, đủ năng lực hồn thành nhiệm vụ của kế tốn đơn vị.

Do vậy, khi tổ chức bộ máy kế toán, nhà quản lý cần căn cứ tới những vấn đề: Căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của đơn vị để vận dụng hình thức tổ chức cơng tác kế toán cho phù hợp; Căn cứ vào biên chế bộ máy kế tốn hiện có để tổ chức, phân chia ra các bộ phận kế toán trong đơn vị một cách hợp lý…

Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những khâu quan trọng trong việc tổ chức thu nhận, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin của đơn vị, quyết định đến chất lượng, hiệu quả của công tác kế tốn, do đó việc lựa chọn các hình

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

thức tổ chức công tác kế tốn cũng có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị.

Lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế tốn khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng cơng việc kế tốn, tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Theo đó, tùy đặc điểm hoạt động của mỗi đơn vị để có thể chọn một trong ba hình thức tổ chức cơng tác kế tốn sau:

+ Mơ hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung.

+ Mơ hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán. + Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân

tán).

<b>Mơ hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung </b>

Theo hình thức này, cả đơn vị sự nghiệp cơng lập chỉ lập một phịng kế tốn duy nhất để thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn của đơn vị. Phịng kế tốn trung tâm của đơn vị thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị.

Ưu điểm: Thuận tiện trong phân cơng, chun mơn hóa cơng việc đối với cán bộ kế toán và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn, xử lý và cơ giới hóa cơng tác kế tốn; Tổ chức bộ máy kế tốn, tiết kiệm chi phí hạch tốn; Việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị; Kiểm tra, xử lý, cung cấp kịp thời thơng tin kế tốn.

Nhược điểm: chuyên môn, trang bị sử dụng phương tiện, kỹ thuật ghi chép, xử lý, cung cấp thông tin chưa cao thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với cơng tác kế tốn cũng như hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế.

Như vậy, mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung thường được áp dụng thích hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, khơng có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt khơng gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại.

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

Kế tốn đơn vị trực thuộc thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa tồn bộ thơng tin kế tốn ở đơn vị mình. Tổ chức lập các báo cáo kế tốn, định kỳ gửi về phịng kế tốn trung tâm.

Ưu điểm: của hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán là tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, hạch tốn kinh tế nội bộ; Công tác kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kinh tế ở các đơn vị, bộ phận trực thuộc được nhanh chóng, kịp thời.

Nhược điểm: cơ bản của hình thức này là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo toàn đơn vị thường bị chậm; Tổ chức bộ máy kế toán cồng kềnh, phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa cơng tác kế toán. Việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ của kế tốn trưởng khơng tập trung.

<b>Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) </b>

Theo hình thức này, ở đơn vị kế tốn cấp trên vẫn lập phịng kế tốn trung tâm, cịn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mơ, u cầu quản lý và trình độ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế tốn riêng.

Phịng kế tốn trung tâm thực hiện các cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc; Hướng dẫn và kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc; Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của cá đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch tốn kế toán riêng và lập báo cáo kế tốn tổng hợp cho tồn đơn vị; Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính tồn đơn vị. Cịn đơn vị kế tốn phụ thuộc thì thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, tài chính phát sinh ở đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo kế tốn, gửi về phịng kế tốn trung tâm.

Hình thức này phù hợp với các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung, vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, trình độ quản lý khác nhau. Việc tổ chức công tác kế toán trong các

</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">

đơn vị sự nghiệp cơng lập có thể thực hiện theo các mơ hình khác nhau, phù hợp với loại hình tổ chức cơng tác kế tốn mà đơn vị đã lựa chọn.

Nhìn chung, việc tổ chức hợp lý bộ máy kế tốn với sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hồn tồn tới chất lượng cơng tác kế tốn của một đơn vị.

<i><b>* Phân công nhiệm vụ trong bộ máy kế toán </b></i>

Hiện nay, hầu hết các đơn vị đều hướng đến mơ hình tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu quả. Để thực hiện được điều này, các đơn vị cần phải xác định số lượng cán bộ làm kế toán tại đơn vị và tổ chức phân công công việc một cách hợp lý, khoa học.

Để xác định được số lượng cán bộ cần thiết làm công tác kế toán tại đơn vị, đơn vị cần căn cứ vào khối lượng cơng việc kế tốn cần thực hiện và trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn tại đơn vị.

Tổ chức phân công, phân nhiệm các cán bộ làm công tác kế toán tại đơn vị cần tiến hành khoa học, hợp lý thông qua việc xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh kế tốn viên và xây dựng kế hoạch cơng tác cho phịng / bộ phận kế tốn của đơn vị. Xây dựng bản mô tả công việc và kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được hiệu quả, liên tục. Đồng thời, đơn vị cần tổ chức kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện và điều chỉnh kế hoạch công tác, phối hợp cơng việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế tốn.

Tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ làm cơng tác kế tốn của đơn vị cũng là một trong những nội dung cần được đơn vị quan tâm chú trọng. Cùng với sự đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, sự phức tạp hoạt động trong bối cảnh cơ chế thị trường địi hỏi các cán bộ làm cơng tác kế toán phải thường xuyên được trau dồi, cập nhật các kiến thức chuyên môn, nghề nghiệp. Đồng thời, cán bộ kế toán tại các đơn vị là những người thường xuyên tiếp xúc với các vấn đề “nhạy

</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">

cảm” là kinh tế và tài chính hay nói cách khác là thường tiếp xúc trực tiếp với các vấn đề liên quan tới tiền. Đây là mơi trường thường “khơi dậy” lịng tham hoặc cám dỗ vật chất, tạo cơ hội cho sự suy thoái đạo đức của mỗi người trong mơi trường đó. Do đó, rất cần thiết phải thường xuyên bồi dưỡng, tuyên truyền và nâng cao nhận thức về đạo đức nghề nghiệp cho các cán bộ, nhân viên kế toán.

* Kế toán trưởng:

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị là người phụ trách kế toán trong trường hợp đơn vị chưa bổ nhiệm được người làm kế toán trưởng.

Kế toán trưởng có trách nhiệm thực hiện các quy định của kế tốn tài chính, tổ chức điều hành bộ máy kế tốn. Đồng thời có quyền độc lập, bảo lưu ý kiến chuyên môn nghiệp vụ kế toán.

Nhiệm vụ của kế toán trưởng:

- Tổ chức hệ thống kế toán của đơn vị để tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê.

- Thiết lập các báo cáo kế toán thuế, thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nước và Điều lệ Công ty đầy đủ và gửi đúng thời hạn.

- Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hướng hiệu quả các nghiệp vụ kế toán quản trị.

- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế tốn do Nhà nước ban hành cho các cấp thừa hành thuộc hệ thống kế toán – thống kê .

- Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán.

- Triển khai thực hiện các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ và xây dựng đội ngũ kế toán viên của đơn vị bằng việc tổ chức các khóa học kế tốn trưởng

- Quản lý các hoạt động liên quan đến ngân sách của đơn vị. - Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn.

* Nhân viên kế toán

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

Nhân viên kế toán (hay Kế toán viên) chịu trách nhiệm quản lý sổ sách và thủ tục tài chính, đối chiếu báo cáo ngân hàng và hạch toán các khoản thuế, thu nhập, chi phí, khấu hao, … Nhân viên kế tốn cung cấp các thơng tin định lượng chính xác về tình hình tài chính, khả năng thanh khoản, dòng tiền của đơn vị, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.

Thu thập và phân tích thơng tin kế toán để lập bút toán tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu.

Ghi chép các nghiệp vụ tài chính.

Thu thập thơng tin, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo khác để tổng kết tình hình tài chính hiện tại.

Kiểm tra chứng từ để xác minh các nghiệp vụ tài chính.

Xây dựng, triển khai các thủ tục kế tốn bằng cách phân tích các thủ tục hiện tại và kiến nghị thay đổi.

Nghiên cứu, diễn giải dữ liệu để trả lời các vấn đề về kế tốn – tài chính. Giữ bí mật thơng tin để bảo vệ giá trị của tổ chức.

Tham gia các khóa đào tạo, đọc các sách báo chuyên ngành, duy trì các mối quan hệ và tham gia các tổ chức nghiệp vụ để cập nhật kiến thức ngành.

Hoàn thành các kết quả liên quan khi cần để hoàn thành nhiệm vụ kế toán.

<b>1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong điều kiện công nghệ 4.0 </b>

Tổ chức công tác kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn là cơng việc tổ chức thu nhận thơng tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ và giao dịch đó. Thu nhận thơng tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị là công việc khởi đầu của tổ chức cơng tác kế tốn, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm sốt hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.

Do đó, cần đảm bảo tính chính xác, tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị, đảm bảo tính trung thực, kịp thời các nghiệp vụ kinh

</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">

tế, tài chính phát sinh nhằm phản ánh đúng tình hình tài sản và sự vận động của tài sản ở đơn vị, phục vụ cho công việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị.

<i><b>a. Tổ chức lựa chọn hệ thống chứng từ </b></i>

Tổ chức lựa chọn hệ thống chứng từ kế tốn là cơng việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ đã được ban hành, quy định các mẫu biểu chứng từ sử dụng tại đơn vị.

Hiện nay Thông tư 107 /2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp.

Tất cả các cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được vận dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định hiện hành; tổ chức, đơn vị khác có hoặc khơng sử dụng ngân sách nhà nước (sau đây gọi tắt là đơn vị hành chính, sự nghiệp).

Đối với các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, nếu thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc có tiếp nhận viện trợ khơng hồn lại của nước ngồi hoặc có nguồn phí được khấu trừ, để lại thì phải lập thêm báo cáo quyết tốn theo quy định .

Đơn vị cần phải tuân thủ đúng mẫu theo quy định, đảm bảo đầy đủ các thông tin phục vụ cho quá trình quản lý và ghi sổ kế tốn.

<i><b>b. Tổ chức lập chứng từ kế toán </b></i>

Tổ chức lập chứng từ kế toán là việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị ở tất cả các bộ phận, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ kế toán theo quy định hiện hành.

Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đểu phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế tốn phải được lập rõ

</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">

ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa có quy định mẫu thì đơn vị được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán.

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế tốn khơng được viết tắt, khơng được tẩy xố sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều khơng có giá trị thanh tốn và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế tốn thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai.

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngồi doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngồi có dấu của đơn vị đó.

Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Khơng được ký chứng từ kế tốn bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

<i><b>c. Tổ chức kiểm tra, phân loại và luân chuyển chứng từ </b></i>

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cơng tác kế tốn, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.

<b> - Tổ chức kiểm tra chứng từ bao gồm: </b>

+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn,

+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu khác có liên quan;

</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34">

+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Khơng xuất quỹ, thanh tốn, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

- Tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý đảm bảo nguyên tắc thời gian luân chuyển ngắn nhất, khơng trùng lặp, khơng bỏ sót các bộ phận chứng từ đã phát sinh.

Sau khi kiểm tra chứng từ kế tốn đảm bảo các u cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính tốn phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán, …

<i><b>Tổ chức phân loại chứng từ </b></i>

Việc phân loại chứng từ nhằm giúp kế toán lưu trữ chứng từ một cách khoa học, tiện lợi và có thể được dễ tìm kiếm khi cần. Dựa vào công dụng và mục đích sử dụng, có nhiều cách để phân loại chứng từ kế tốn sau đây:

Chứng từ mệnh lệnh: lệnh chi tiền, …

Chứng từ chấp hành: phiếu thu/chi, phiếu xuất/nhập kho, … Chứng từ thủ tục: chứng từ ghi sổ, …

Chứng từ liên hợp: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, …

<b>- Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: </b>

Chứng từ bên trong: hóa đơn bán hàng, … Chứng từ bên ngồi: hóa đơn mua hàng, …

<b>- Phân loại theo trình tự lập chứng từ: </b>

Chứng từ ban đầu: hóa đơn bán hàng, phiếu thu/chi, ... Chứng từ tổng hợp: bảng kê, …

</div><span class="text_page_counter">Trang 35</span><div class="page_container" data-page="35">

- Phân loại theo nội dung kinh tế: tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền mặt, TSCĐ

- Phân loại theo dạng chứng từ

Chứng từ thơng thường: hóa đơn giấy Chứng từ điện tử: hóa đơn điện tử

<b>Quy trình ln chuyển chứng từ kế toán </b>

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong đơn vị và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phịng kế tốn, vì vậy kế tốn trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế tốn có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch tốn được kịp thời, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị. Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới

</div><span class="text_page_counter">Trang 36</span><div class="page_container" data-page="36">

<b>Trình tự luân chuyển chứng từ kế tốn bao gồm các bước sau: </b>

<small>• </small> Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; học nghiệp vụ khai báo hải quan

<small>• </small> Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

<small>• </small> Phân loại, sắp xếp chứng từ kế tốn, định khoản và ghi sổ kế tốn;

<small>• </small> Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế tốn khơng cần thiết và tiết kiệm thời gian.

<i><b>d. Tổ chức bảo quản lưu trữ và hủy chứng từ </b></i>

<b>Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán là công việc quan trọng và </b>

thường xuyên của kế toán đơn vị. Về mặt ngun tắc và đảm bảo tính pháp lý thì tài liệu kế toán cần phải được đơn vị tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đầy đủ, an tồn trong q trình sử dụng và lưu trữ.

<i>Theo Luật kế tốn 2015 được Quốc hội thơng qua có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017:</i> Hiện nay, tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây

Tài liệu được lưu trữ ở bộ phận kế toán trong thời gian 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm;

Tài liệu kế toán là những chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm;

Tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phịng thì cần được lưu trữ vĩnh viễn.

<b>Tiêu hủy chứng từ kế toán hết hạn </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 37</span><div class="page_container" data-page="37">

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này, nếu khơng có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theo quy định.

Khi hủy đơn vị phải lập hội đồng tiêu hủy và lập biên bản có đầy đủ chữ ký của những người liên quan.

Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế tốn đã tiêu hủy sẽ khơng thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

<b>1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế tốn trong điều kiện cơng nghệ 4.0 </b>

➢ Tổ chức hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản kế tốn đóng vai trò rất quan trọng trong đơn vị. Tài khoản kế toán là phương tiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính, sự nghiệp.

Hệ thống tài khoản kế tốn chính là phương pháp kế tốn dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian của đơn vị.

Hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp các tài khoản kế toán được sử dụng để ghi chép, phản ánh tình trạng và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán.

Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng để hệ thống hóa thơng tin về hoạt động kinh tế tài chính của 1 đơn vị, phục vụ việc lập báo cáo kế tốn. Hồn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đáp ứng u cầu kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.

Hệ thống tài khoản được áp dụng cho cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp

</div><span class="text_page_counter">Trang 38</span><div class="page_container" data-page="38">

theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Tài khoản trong bảng dùng để kế tốn tình hình tài chính (gọi tắt là kế tốn tài chính), áp dụng cho tất cả các đơn vị, phản ánh tình hình tài sản, cơng nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.

Loại tài khoản ngoài bảng gồm tài khoản loại 0, được hạch tốn đơn (khơng hạch tốn bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước (TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước, theo niên độ (năm trước, năm nay, năm sau (nếu có)) và theo các yêu cầu quản lý khác của ngân sách nhà nước.

Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng: nguồn ngân sách nhà nước cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngồi; nguồn phí được khấu trừ, để lại thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch tốn các tài khoản ngồi bảng, chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước và niên độ phù hợp.

Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị được phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 ... nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.

Các đơn vị được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện

<b>➢ Tổ chức hệ thống sổ kế toán </b>

Đơn vị hành chính, sự nghiệp phải mở sổ kế tốn để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế tốn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 39</span><div class="page_container" data-page="39">

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến đơn vị. Việc kết hợp các loại sổ kế toán với các nội dung kết cấu khác nhau trong một quá trình hạch tốn theo trình tự nhất định nhằm đưa ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý gọi là hệ thống sổ kế tốn.

Đơn vị hành chính, sự nghiệp có tiếp nhận, sử dụng: nguồn ngân sách nhà nước cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngồi; nguồn phí được khấu trừ, để lại phải mở sổ kế toán để theo dõi riêng theo Mục lục NSNN và theo các yêu cầu khác để phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán với ngân sách nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền

Mỗi kỳ kế tốn, đơn vị sẽ có một hệ thống sổ kế tốn chính thức căn cứ vào hệ thống tài khoản, hình thức kế tốn đã chọn và yêu cầu quản lý mở các sổ tương ứng.

Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Tuỳ theo hình thức kế tốn đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

Sổ kế tốn ngân sách, phí được khấu trừ, để lại phản ánh chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước để theo dõi việc sử dụng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí được khấu trừ để lại.

Sổ kế tốn theo dõi q trình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài phản ánh chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước làm cơ sở lập báo cáo quyết toán theo quy định của Thông tư này và theo yêu cầu của nhà tài trợ.

Hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính.

Theo chế độ kế toán hiện hành, các đơn vị được áp dụng một trong 5 hình thức kế tốn sau:

</div><span class="text_page_counter">Trang 40</span><div class="page_container" data-page="40">

Đây là hình thức kế toán thực hiện việc ghi chép các nghiệp kinh tế theo trình tự thời gian và theo tài khoản (nội dung kinh tế) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ cái. Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái phù hợp với những đơn vị có quy mơ nhỏ, có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng ít tài khoản, sổ kế tốn

Khi áp dụng công nghệ thông tin sử dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác quản lý thì hình thức nhật ký – sổ cái đã được áp dụng vào các đơn vị có quy mơ lớn hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp

<b>chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ vào </b>

kế toán sẽ in ra sổ kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký – Sổ cái) và sổ chi tiết.

<i><b>b. Hình thức kế tốn Nhật ký chung </b></i>

Là hình thức kế toán đơn giản, được sử dụng rộng rãi ở các đơn vị có quy mơ lớn, đã sử dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế tốn cùng loại. Hình thức này sử dụng hệ thống số kế toán bao gồm sổ nhật ký chung, 4 nhật ký đặc biệt (nhật ký thu, chi, mua hàng, bán hàng), sổ cái các tài khoản và sổ kế toán chi tiết.

<i><b>c. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ </b></i>

</div>