Kế hoạch tự Động hoá thư viện

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (193.67 KB, 16 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>BỘ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCHTRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI</b>

<b>BÁO CÁO</b>

<b>XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỰ ĐỘNG HĨA CHO THƯ VIỆN </b>

<b>MƠN: Tự động hóa trong hoạt động thơng tin thư viện </b>

<b>Giảng viên : Nguyễn Văn Thiên </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>MỤC LỤCTrang</b>

1.1 Lý do tiến hành xây dựng kế hoạch tự động hóa thư viện trường

1.2. Mục đích của việc tự động hóa hoạt động thông tin thư viện 6

<b>Phần II: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓATRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NGOẠITHƯƠNG</b>

82.1. Cơ sở vật chất và hạ tầng ICT: 8

2.3. Công tác phục vụ bạn đọc 9

3.1. Hạ tầng công nghệ thông tin: 103.2. Áp dụng các chuẩn trong hoạt động thư viện 113.3. Công nghệ và các thiết bị chuyên dụng: 113.4. Nâng cao trình độ công nghệ thông tin và ngoại ngữ cho cán bộ

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

Chúng ta cùng lật giở những tờ lịch quay lại cách đây hơn một thập kỷtrước hay xa hơn và nhận thấy rằng thư viện và trung tâm thông tin đã vàđang đối mặt với khá nhiều thay đổi diễn ra đối với cung cấp tài liệu đọctrong những bộ sưu tập của họ. Chúng ta có thể dự báo ít ra một số mặt nàođó của thế giới thư viện này dựa trên những xu hướng đang diễn ra rõ nét

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

ngày hôm nay. Mặc dù nhiều điều xảy ra cụ thể nào đó sẽ tác động đến cáchình thức thay đổi và thời gian cần thay đổi, nhưng điều quan trọng là giờ đâychúng ta cần bắt đầu suy nghĩ về tương lai lâu dài của thư viện. Cùng với sựthay đổi nhu cầu và mong muốn của người dùng tin, những thay đổi về mơhình kinh tế trong lĩnh vực xuất bản, những tiến bộ trong công nghệ quản lývà phát hiện tài nguyên thông tin nối kết mạng, và áp lực gia tăng từ dịch vụthơng tin tồn cầu bên ngồi mơi trường thư viện, thư viện ngày hôm nayđang đứng giữa sự thay đổi to lớn. Với sự phát triển của công nghệ thông tinđã làm thay đổi phương thức mà thông tin được tạo ra và phân phối. Cùng vớiđó là hiện tượng bùng nổ thơng tin, thơng tin gia tăng nhanh chóng theo cấpsố nhân, ra đời các sản phẩm thông tin dạng mới như: sách điện tử, tạp chíđiện tử, các loại CSDL... Đứng trước những thay đổi và thách thức đó để tổchức, khai thác và quản lý tốt tài liệu phục vụ nhanh và hiệu quả cho ngườidùng tin thì việc tự động hóa trong thư viện ttrường Đại học Ngoại Thươnglà rất cần thiết. Các cán bộ thư viện phải thích ứng với sự thay đổi này và bổsung kỹ năng trong việc sử dụng các hệ thống tự động hóa trong thư viện.

Tự động hóa trong thư viện là việc ứng dụng công nghệ thông tin vàocác hoạt động và dịch vụ của thư viện. Các chức năng có thể tự động hóa làbất kì hay tất cả các chức năng sau: bổ sung, biên mục, truy cập công cộng(OPAC và WebPAC), đánh chỉ mục và tóm tắt, lưu thông, quản lý các ấnphẩm liên tục, dịch vụ tham khảo…

<b>TÍNH CẤP THIẾT CỦA KẾ HOẠCH</b>

<b>1. 1 Lý do tiến hành xây dựng kế hoạch tự động hóa thư viện trường</b>

<b>Đại học Ngoại Thương</b>

Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương là một thư viện chuyên ngànhcung cấp thông tin của cả chuyên ngành xã hội và chuyên ngành tự nhiên, phục

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

vụ cho công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trongtrường. Trung tâm TT-TV Trường ĐHNgoại Thương đã từng bước chuyểnbiến và đổi mới nhằm hoàn thiện các khâu nghiệp vụ, nâng cao chất lượng vàkhả năng phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc.

Thư viện trường Đại học Ngoại Thương đã bắt đầu ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động thư viện như: sử dụng phần mềm Ilib-me trong xâydựng và quản lý các biểu ghi thư mục tài liệu, trong in mã vạch và số đăng kícá biệt cho tài liệu… tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ chưa thực sự đượckhai thác triệt để, chưa tiến hành đồng bộ dẫn đến hoạt động không hiệu quả,gây lãng phí rất nhiều.

Trong xu thế chung của thế giới cũng như trong nghành thư viện ở ViệtNam, việc tiến hành tự động hóa thư viện là một việc làm cần thiết và phù hợpvới xu thế, nhằm khắc phục những hạn chế của lối làm việc truyền thống, nângcao chất lượng của các sản phẩm, dịch vụ của thư viện, giúp thư viện hoạtđộng tốt hơn, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc mà cụ thể là sinh viên,cán bộ giảng viên trong trường.

Tự động hóa trong thư viện là việc ứng dụng công nghệ thông tin, truyềnthông và trang thiết bị hiện đại nhằm tăng cường chất lượng và hiệu quả hoạtđộng thông tin thư viện. Đây là một khát vọng của các thư viện nói chung vàcủa thư viện Đại học Ngoại Thương nói riêng. Tuy nhiên, nó là một dự ánphức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng. Việc lập kế hoạch sẽđảm bảo thành công và phát triển trong tương lai.

<b>1. 2. Mục đích của việc tự động hóa hoạt động thơng tin thư viện</b>

- Xây dựng Thư viện Đại học Ngoại Thương thành một thư viện tiên tiếnvà hiện đại, đồng bộ, tồn diện, tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ quantrọng của thư viện, đưa Thư viện trở thành trung tâm thông tin đáp ứng tối đanhu cầu của bạn đọc, trở thành giảng đường thứ 2 của sinh viên trong trường,

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

là nơi nghiên cứu thực sự của nghiên cứu sinh, cán bộ giảng viên, nhân viêntrong nhà trường.

- Tiến hành tự động hóa thư viện tiến tới xây dựng thư viện số, vớinhững thiết bị và cơng nghê hiện đại, có khả năng kết nối với hệ thống thư việncác trường đại học cùng khối chuyên nghành đào tạo và đồng thời hướng đếnnhu cầu liên kết, chia sẽ, trao đổi nguồn lực thông tin giữa các thư viện trongnước, khu vực và thế giới, mở ra một cơ hội cho sinh viên, giảng viên trongtrường tiếp cận với nền tri thức khổng lồ của nhân loại.

+ Khâu tra cứu thông tin và truy tìm tài liệu+ tự động hóa được cơng tác phục vụ bạn đọc

=> Giảm thiểu cường độ làm việc của CBTV và nâng cao được chấtlượng sản phẩm, dịch vụ của thư viện.

- Xây dựng được hệ thống thơng tin có thể chia sẻ trực tiếp nguồn lựcthơng tin với các thư viện đại học trong nước: Thư viện Học viện Ngoại giao,Đại học khoa học xã hội và nhân văn, các trường đại học cùng khối ngành đàotạo…

=> Đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc- Dịch vụ thư viện được tự động hóa

- Tự động hóa hoạt động quản lý thư viện

- Ứng dụng thành cơng chuẩn trao đổi dữ liệu Z39.50 để tìm kiếm vàkhai thác thông tin giữa thư viện với các thư viện khác

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNGCỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

<b>- Thư viện được bố trí tại tầng 6, 7 nhà E với tổng diện tích gần 1.000m</b><small>2</small>. Tấtcả các phòng đều được trang bị đầy đủ bàn ghế, giá sách, hệ thống ánh sáng, điềuhòa. Phịng đọc tổng hợp với diện tích gần 400m<small>2</small> , phục vụ cùng lúc khoảng 300 bạnđọc;

- Cả thư viện có 1 chiếc máy photocopy, 8 máy tính cho các cán bộ thư viện ởcác phịng, 3 máy tính giúp bạn đọc tra cứu thông tin.

- Phần mềm IlipMe được ứng dụng với các chức năng cơ bản của hoạt độngTT – TV được tự động hóa nhưng mới chỉ dừng lại ở biên mục và tra cứu trực tuyến.

- Mạng trong thư viện sử dụng là mạng Internet tuy nhiên việc tra cứu của bạnđọc thì chỉ là tra cứu offline (khơng có OPAC).

- Chưa có chuẩn tra cứu liên thư viện Z39.50

- Chưa đầu tư ứng dụng bất cứ công nghệ và thiết bị chuyên dụng nào cho cáchoạt động của thư viện

<b>2. 2.Nguồn nhân lực: Các cán bộ trong thư viện hiện nay bao gồm: 14 người</b>

bao gồm: 05 cán bộ có trình độ thạc sĩ, 09 cán bộ trình độ cử nhân và đang theo họccử nhân. Trong đó, số cán bộ có trình độ cao về cơng nghệ thơng tin và ngoại ngữcịn thấp.

<b>Nguồn lực thơng tin</b>

- Hiện tại, thư viện đang có vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú phục vụ chocông tác đào tạo và NCKH của trường.

<i>* Tài liệu truyền thống (sách, báo và tạp chí)</i>

+ Thư viện có trên 100 loại báo – tạp chí, trong đó trên 50 loại báo - tạp chí làchuyên ngành đào tạo của trường;

+ Trên 10.000 đầu sách tương đương 150.000 bản sách bao gồm các loại giáotrình – bài giảng do trường in ấn và biên soạn, sách chuyên khảo và tham khảo;

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

+ Trên 3.000 bản luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài NCKH cáccấp, báo và tạp chí đóng lưu.

+ Từ năm 2004 đến nay, Thư viện đã xây dựng được các CSDL sau: CSDLsách, CSDL Báo-tạp chí, CSDL luận án-luận văn với trên 10.000 biều ghi đáp ứng tốtcho quá trình tra cứu của bạn đọc;

+ Trên 150 đĩa CD-Rom là các chuyên đề, chuyên ngành đào tạo của trường.

- Tại phịng đọc, phịng cho mượn và cho th giáo trình, phịng báo tạp chí, tấtcả đề phục vụ bạn đọc bằng phương thức truyền thống, ghi sổ cho mượn sách, khơngcó hệ thống máy móc hỗ trợ lưu thơng và đảm bảo an ninh trong thư viện.

<b>NỘI DUNG KẾ HOẠCH</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Dựa vào tình trạng tự động hóa hoạt động thơng tin thư viện tại thư viện đạihọc Ngoại Thương, trên cơ sở va nguyên tắc của tự động hóa các hoạt động thư việnnói chung, tơi đề xuất chi tiết nội dung kế hoạch như sau:

Do thư viện đã tiến hành tự động hóa được một phần các hoạt động nên để thưviện không cần phải đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, phần mềm, mang… lạitoàn bộ mà chỉ cần bổ sung những phần cịn thiếu, để hồn thiện được việc tự độnghóa toàn bộ các hoạt động trong thư viện:

<b>3.1. Hạ tầng công nghệ thông tin:</b>

Đây là yếu tố hàng đầu, không thể thiếu và là cơ sở để xây dựng, vận hành mộthệ thống TV.

Cụ thể:

- Đầu tư mua hệ thống máy tính: Do thư viện đã có hệ thống 11 máy tính trạmtrong đó có 8 máy cho cán bộ thư viện và 3 máy dùng để tra cứu, tìm tin, nhận thấysố lượng máy như vậy chưa đáp ứng được nhu cầu của cả các cán bộ và bạn đọc nênthư viện sẽ bổ sung thêm như sau:

Tổ chức hệ thống mạng theo mơ hình khách - chủ (Client-Server) trong đó có:+ 2 máy chủ: 1 máy chủ cơ sở dữ liệu và 1 máy chủ dịch vụ

+ 20 máy trạm: trong đó, 14 máy cho cán bộ thực hiện các công việc nghiệp vụvà 6 máy phục vụ bạn đọc tra cứu, khai thác thông tin.

- Mạng: thiết lập hệ thống mạng Internet cho tất cả các máy tính trong tồn thưviện

- Đây cũng là một thành phần không thể thiếu đối với hệ thống tự động hóa thưviện. Nó có khả năng tích hợp tồn diện các chức năng quản lý và hoạt động của thưviện theo hướng tự động như: theo dõi bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tại

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

chỗ hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thongtin thư mục với các thư viện khác…

- Hiện tại, thư viện đang áp dụng phần mềm IlibMe do công ty CMC cung cấpcho việc lưu trữ, xây dựng và quản trị CSDL. Theo đánh giá, phần mềm này đã rấtphù hợp với lại thư viện cỡ vừa như thư viện đại học Ngoại Thương nên thư viện sẽkhông phải thay đổi phần mềm thư viện tích hợp.

<b>3.2. Áp dụng các chuẩn trong hoạt động thư viện</b>

<i>* Chuẩn trong tổ chức thông tin: </i>

- Sử dụng khổ mẫu biên mục MARC, cấu trúc biểu ghi sẽ tuân theo các chuẩnquốc tế về định dạng trao đổi thông tin ISO.2709.

<i>* Tiêu chuẩn và quy tắc mô tả:</i>

Mô tả theo chuẩn AACR2- quy tắc mô tả Anh- Mỹ

<i>* Chuẩn tra đổi dữ liệu Z39.50: giúp vieecjm]ợn liên thông giữa cá thư viện.</i>

<b>3.3. Công nghệ và các thiết bị chuyên dụng:</b>

Thực trạng cho thấy việc ứng dụng các công nghệ và các thiết bị ngoại vi vàotrong hệ thống tự động hóa thư viện là hồn tồn chưa có. Dựa vào đặc điểm của thưviện, cũng như xét thấy nhu cầu lưu thông tài liệu với tần xuất không quá cao, bản kếhoạch xin được đưa ra các công nghệ phù hợp sẽ được ứng dụng như sau:

<i>* Sử dụng cơng nghệ mã vạch trong q trình lưu thông tài liệu, quản lý bạnđọc và kiểm kê, trong đó sẽ bổ sung:</i>

- 1 Máy in mã vạch sẽ được trang bị đặt tại phòng xử lý

- Tại bàn làm việc của cán bộ phòng đọc và phòng mượn sẽ được trang bị 4máy đọc mã vạch được kết nối với 4 máy tính có phần mềm sử lý chuyên dụng củaCBTV, đảm bảo mỗi cán bộ phục vụ có 1 máy đọc và một máy tính

<i>* Sử dụng cơng nghệ từ tính để đảm bảo an ninh cho tài liệu trong thư viện:</i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Đây là cơng nghệ ứng dụng dịng điện từ trường vào hoạt động đảm bảo anninh, an toàn cho tài liệu trong thư viện (đặc biệt là kho mở) khỏi những hành vimang tài liệu ra ngoài thư viện một cách trái phép.

Cơng nghệ này sẽ được ứng dụng cho phịng đọc mở của thư viện. Cụ thể nhưsau:

- Tiến hành gắn chỉ từ lên tất cả tài liệu tại phòng đọc mở.- Trang bị 1 cổng từ tại cửa ra vào của phòng.

- Tại bàn làm việc của cán bộ phịng đọc mở sẽ có một máy nạp khử từ

<b>3.4. Nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin và ngoại ngữ cho cán bộ thưviện.</b>

Trong tất cả các yếu tố giúp tiến hành tự động hóa thư viện thành cơng, yếu tốquan trọng nhất vẫn là con người, bao gồm cả cán bộ thư viện và bạn đọc thư viện.Nếu cán bộ thư viện khơng có kiến thức cũng như kĩ năng cơng nghệ thơng tin thìkhơng thể vận hành hiệu quả hệ thống tự động hóa được. Vì vậy, chúng ta phải nângcao trình độ cơng nghệ thơng tin của cán bộ thư viện bằng cách:

- Cử cán bộ đi học thêm tại các thư viện lớn, đầu ngành và nhưng thư viện đãcó kinh nghiệm trong việc vận hành hệ thống tự động hóa.

- Mở các cuộc tham quan, khảo sát thực tế cho tất cả các cán bộ trong thư việntới các thư viện điển hình trong nước và cả nước ngoài.

- Tạo cho cán bộ thư viện:

+ Tâm thế sẵn sàng với sự thay đổi + Kỹ năng và kiến thức của nhân viên+ Khả năng sẵn sàng truy cập Internet+ Tăng động, sáng tạo

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

<b>3.5. Đào tạo người dùng tin.</b>

Như đã nói ở trên, người dùng tin của thư viện cũng có vai trị quan trọngkhơng kém trong hệ thống tự động. Họ là mục tiêu cuối cùng của cả hệ thống. Vì vậy,nếu chúng ta khơng đào tạo người dùng tin để họ có thể sử dụng được hệ thống tựđộng một cách hiệu quả thì việc đầu tư cho hệ thống sẽ là rất lãng phí.

Có một số hoạt động mà chúng ta sẽ phải tiến hành:

- Mở các lớp học đào tạo sinh viên đầu mỗi năm học để sinh viên nắm đượcnhững kiến thức cơ bản nhất.

- Đăng những thông tin, kiến thức cơ bản lên trang Web nhà trường để sinhviên có thể nắm bắt bất cứ lục nào.

- Lựa chọn những tài liệu quý hiếm, có giá trị lâu dài, được nhiều người dùngtin sử dụng… để số hóa hiện tại và số hóa hồi cố, xây dựng các bộ sưu tập khác nhaucó nội dung phong phú, giá trị, nhằm phục vụ nhu cầu bạn đọc mọi lúc mọi nơi, đápứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc.

- Từ đó, giúp thư viện tiến dần đến việc xây dựng một thư viện số để phục vụbạn đọc trong giai đoạn tiếp theo.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

Bổ sunghạ tầng

Nguyễn Văn

ATrang

bị các thiết bị chuyên dụng

1.BùiVăn B

TCử cán

bộ đihọc

Nguyễn Thế

AĐi tham

quanthư viện

Nhật C

Đào tạongườidùng tin

x x x x x x 20 triệu HồngThị TTiếp tục

sưu tầmvà sốhóa tài

x x x x x x 30 triệu Hà ThuH

- Nhóm giám sát, kiểm tra thực hiện kế hoạch: Ban giám hiệu trường Đại họcNgoại Thương, Ban quản lý kế hoạch.

<i>Hà Nội, ngày 16 tháng 11 năm 2023</i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

<b>Người phê duyệt kế hoạchNgười lập kế hoạch</b>

Tự động hóa trong thư viện là khát vọng. Tuy nhiên, nó là một dự ánphức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng. Việc lập kế hoạch sẽđảm bảo thành công và phát trong tương lai.

Tự động hóa là phương tiện để đạt kết quả chứ không phải là đoạn kết.Việc lập kế hoạch cho tự động hóa phải là một phần kế hoạch chiến lược pháttriển của thư viện.

Việc triển khai ứng dụng công nghệ RFID chưa phải là quá trình kếtthúc. Tương lai còn chứa đựng rất nhiều phát triển mới cần được quan tâm.

</div>