giáo trình quản trị dự án nghề tin học ứng dụng cao đẳng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (600.25 KB, 61 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 2

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 3

<b>LäI GIâI THIÞU </b>

Trong nhÿng nm gÅn đây, học nghß và d¿y nghß đã có nhÿng b°ãc phát trián m¿nh m¿ vß sá l°ÿng cùng chÃt l°ÿng. Nhằm thāc hián nhiám vā đào t¿o nguãn nhân lāc kỹ thuÁt trāc tiÁp đáp ứng nhu cÅu xã hái, cùng vãi sā phát trián căa khoa học công nghá trên thÁ giãi, lĩnh vāc Công nghá thơng tin nói chung và ngnh Qun tr mng ỗ Viát Nam nói riêng đã có nhÿng b°ãc phát trián đáng ká.

Ch°¢ng trình đào t¿o ngành QuÁn trị m¿ng đ°ÿc xây dāng trên cÂ sỗ phõn tớch yờu cu ca th trồng ngnh nghò, yờu cu k nng nghò. Nờn chÂng trỡnh c thiÁt kÁ theo các mô đun môn học đá t¿o đißu kián thuÁn lÿi cho nhà tr°ång trián khai, cho giáo viên trong quá trình thāc hián. Vì thÁ viác biên so¿n giáo trình là vÃn đß cÃp thiÁt hián nay.

<i>Quản Lý Dự Án là mô đun đào t¿o chuyên môn căa ngành QuÁn trị m¿ng đ°ÿc biên so¿n </i>

theo hình thức kÁt hÿp lý thuyÁt vãi thāc hành. Trong q trình thāc hián, nhóm biên so¿n đã tham khÁo nhißu tài liáu, kÁt hÿp vãi kinh nghiám trong thāc tÁ. Mặc dÅu có rÃt nhißu cá gắng, nh°ng khơng tránh khßi nhÿng sai xót, rÃt mong nhÁn đ°ÿc sā đóng góp ý kiÁn căa đác giÁ đá giáo trình đ°ÿc hồn thián h¢n.

Tp HCM, ngày 02 tháng 06 nm 2022 Tham gia biên so¿n

1. ThS. TrÅn Vn Ngân

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 4

1.2.1 Tr°¢ng phái cå đián trong thåi kỳ đÅu căa phát trián công nghiáp ... 11

1.2.2 Tr°ång phái tâm lý - xã hái trong thåi kỳ hián đ¿i ... 11

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 5

1.6.2 Ng°åi quÁn lý dā án ... 15

1.6.3 Phẩm chÃt căa ng°åi quÁn lý d ỏn ... 16

1.6.4 Nhng trỗ ngi cho viỏc quÁn lý dā án ... 18

2.2 Vai trò và trách nhiám trong dā án ... 22

2.3 Tài liáu mô tÁ dā án ... 23

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 6

2.6.2 Biáu đã háp (PDM - Precedence Diagramming Method)... 36

2.7 Phân bå nhân lāc, tài nguyên ... 38

4.1.1 Thu thÁp đánh giá hián tr¿ng ... 48

4.1.2 LÁp kÁ hoach phịng ngừa răi ro ... 49

4.1.3 Kiám sốt tài liáu dā án ... 49

4.4.3 Đánh giá rút kinh nghiám cho dā án ... 55

4.4.4 Nguyên nhân thành công ... 55

4.4.5 Nguyên nhân thÃt b¿i... 56

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 7

4.4.6 Đánh giá bÁn thân vãi dā án ... 56

4.4.7 ViÁt báo cáo cuái cùng ... 57

4.4.8 KÁt luÁn... 57

TÀI LIàU THAM KHÀO ... 58

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 8

<b>LäI GIâI THIÞU </b>

Trong nhÿng nm gÅn đây, học nghß và d¿y nghß đã có nhÿng b°ãc phát trián m¿nh m¿ vß sá l°ÿng cùng chÃt l°ÿng. Nhằm thāc hián nhiám vā đào t¿o nguãn nhân lāc kỹ thuÁt trāc tiÁp đáp ứng nhu cÅu xã hái, cùng vãi sā phát trián căa khoa học công nghá trên thÁ giãi, lĩnh vāc Cơng nghá thơng tin nói chung và ngành QuÁn trị mng ỗ Viỏt Nam núi riêng đã có nhÿng b°ãc phát trián đáng ká.

Ch°¢ng trình đào t¿o ngành Qn trị m¿ng đ°ÿc xõy dng trờn cÂ sỗ phõn tớch yờu cu ca thị tr°ång ngành nghß, yêu cÅu kỹ nng nghß. Nên ch°¢ng trình đ°ÿc thiÁt kÁ theo các mơ đun mơn học đá t¿o đißu kián thuÁn lÿi cho nhà tr°ång trián khai, cho giáo viên trong quá trình thāc hián. Vì thê viác biên so¿n giáo trình là vÃn đß cÃp thiÁt hián nay.

<i>Quản lý dự án công nghệ thông tin là mô đun đào t¿o chuyên môn căa ngành QuÁn trị </i>

m¿ng đ°ÿc biên so¿n theo hình thức kÁt hÿp lý thuyÁt vãi thāc hành. Trong quá trình thāc hián, nhóm biên so¿n đã tham khÁo nhißu tài liáu Quản lý dự án, kÁt hÿp vãi kinh nghiám trong thāc tÁ. Mặc dÅu có rÃt nhißu cá gắng, nh°ng khơng tránh khßi nhÿng sai xót, rÃt mong nhÁn đ°ÿc sā đóng góp ý kiÁn căa đác giÁ đá giáo trình đ°ÿc hồn thián h¢n.

<i>Xin chân thành cảm ơn </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 9

<b>CH¯¡NG I CÁC KHI NHIịM Giói thiòu: </b>

<b>- Cung cp nhng kin thức chung vß Khoa học quÁn ký, sā phát trián ca cỏc t tỗng </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

LU HNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 10

- Sā đa d¿ng, phong phú, muôn màu muôn vẻ căa sā vÁt, hián t°ÿng.

- Qn lý c¢ quan hành chính khác quÁn lý doanh nghiáp khác quÁn lý tr°ång học khác quÁn lý dā án.

- QuÁn lý dā án A khác quÁn lý dā án B.

- Khơng phÁi mọi hián t°ÿng đßu mang tính quy lt.

- Khơng phÁi mọi quy luÁt đßu đã đ°ÿc tång kÁt thành lý luÁn.

- QuÁn lý là sā tác đáng đÁn con ng°åi, mà con ng°åi thì rÃt phức t¿p. Địi hßi ng°åi quÁn lý phÁi khéo léo, linh ho¿t.

- Hiáu quÁ quÁn lý phā thuác vào kinh nghiám căa ng°åi quÁn lý, cá tính căa ng°åi quÁn lý, c¢ may, vÁn răi.

- Tång hÿp và vÁn dāng các quy luÁt: kinh tÁ, công nghá, xã hái.

- VÁn dāng nhÿng thành tāu căa khoa học, cơng nghá trong qn lý: các ph°¢ng pháp dā báo, tâm lý học, tin học.

- PhÁi học mãi làm đ°ÿc.

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 11 - Mn thāc hành đ°ÿc, phÁi có đ°ÿc nhißu u tá ban đÅu: cách học, ch°¢ng trình

học, nng khiÁu nghò nghiỏp, ...)

<b>1.2 SÂ lc v phỏt triÃn các t° t°ởng quÁn lý </b>

Ho¿t đáng quÁn lý đã có từ rÃt lâu, nh°ng khoa học quÁn lý l¿i rÃt mãi mẻ. Có tãn t¿i nhißu chă thut khỏc nhau vò qun lý.

<b>1.2.1 TrÂng phỏi c điÃn trong thåi kỳ đầu cÿa phát triÃn cơng nghißp </b>

ThÁ kỷ 18, công nghiáp bt u phỏt triỏn ỗ Châu Âu d¿n đÁn ra đåi các nhà máy, công ty làm xuÃt hián nhu cÅu quÁn lý.

<b>Lý thuy</b><i><b>¿t quÁn lý mát cách khoa hãc (Scientific Management) </b></i>

- Freadrich Winslow Taylor (Mỹ). ...

- Quy trình lao đáng hÿp lý, khơng trùng lặp, tán ít sức, nng st cao - Tiêu chuẩn hố cơng viác, đặt ra định mức, trÁ l°¢ng theo sÁn phẩm - Chun mơn hoỏ lao ỏng

- Tiòn thỗng l ỏng cÂ thúc đẩy sÁn xuÃt

<b>Lý thuy¿t "quÁn lý hành chính - tổ chāc" </b>

- Henry Fayol (Pháp), Max Weber (Đức),... - Các chức nng quÁn lý: POSDCORB - P: Planning - LÁp kÁ ho¿ch

- O: Organizing - tå chức (xác định phân cÃp quÁn lý) - S: Staffing - quÁn lý nhân sā

- D: Directing - Chỉ đ¿o

- CO: coordinating - Phái hÿp (=>họp) - R: Reviewing - Kiám tra

- B: Budgeting - Tài chính, ngân sách

<b>1.2.2 Tr°ång phái tâm lý - xã hái trong thåi kỳ hißn đ¿i </b>

- Coi trọng mái quan há con ng°åi.

- Xem xét quÁn lý trên quan điám tâm lý học

- Nng suÃt làm viác phā thuác rÃt nhißu vào các yÁu tá tâm lý, xã hái căa đái t°ÿng quÁn lý.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 12 - Ng°åi quÁn lý tìm cách gia tng sā thoÁ mãn tâm lý và nhu cÅu tinh thÅn căa nhân

T duy vò qun lớ theo dā án phát trián m¿nh trong thåi kỳ phå cÁp công nghá thông tin,

<b>khi mà môi tr°ång kinh tÁ trỗ thnh ton cu v mang tớnh bin chuyỏn khụng ngừng. 1.3 Dā án là gi </b>

Dā án là mát ho¿t đáng t¿o ra mát sÁn phẩm mãi. Dā án phÁi có tính cā thá và māc tiêu xác định, nhằm đáp ứng mát nhu cÅu chuyên biát. Dā án cũng không phÁi là mát nghiên cứu trừu t°ÿng mà phÁi cÃu trúc nên mát thāc tÁ mãi ch°a tãn t¿i tr°ãc đó. Mặc dù viác nghiên cứu, thử nghiám và phát trián có thá là mát phÅn nhÃt định trong dā án, nh°ng cũng chỉ đóng vai trị hß trÿ trong q trình thāc hián māc tiêu cuái cùng căa dā án mà thôi. Do vÁy cÅn phân biát rõ sā khác nhau giÿa dā án và các đß tài nghiên cứu trián khai mà các c¢ quan, đ¢n vị nghiên cứu v¿n th°ång làm.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 13

Mọi dā án đßu bắt đÅu khi có mát vÃn đß đ°ÿc đặt ra trong thāc tÁ. Kèm theo đó phÁi là nhÿng yêu cÅu cÅn đ°ÿc giÁi quyÁt. Māc tiêu căa dā án là giÁi quyÁt đ°ÿc vÃn đß này. Các māc tiêu căa dā án nhÃt thiÁt phÁi đ°ÿc viết ra một cách rõ ràng ngay từ

<i>đÅu, cÅn phÁi cā thá hố các māc tiêu căa mình cÁ vß mặt định tính và định lượng. </i>

Đái vãi mßi dā án phÁi xác định đ°ÿc mát thåi h¿n phÁi hồn thành, cā thá h¢n là phÁi có thåi điám bắt đÅu và thåi điám kÁt thúc. Thåi điám bắt đÅu là khi vÃn đß giÁi quyÁt đ°ÿc đặt ra. Thåi điám kÁt thúc là h¿n cuái cùng mà dā án phÁi hoàn thành. Thåi điám này phÁi đ°ÿc xác định rõ ràng, nÁu không dā án có thá s¿ khơng bao giå kÁt thúc. Trong thāc tÁ, dā án luôn gặp phÁi nhÿng yêu cÅu thay ồi khi ó ỗ gn giai on cuỏi cựng. NÁu các thay đåi đó đ°ÿc coi nh° là mát phÅn căa dā án, thì dā án khó mà hồn thành đúng h¿n đ°ÿc.

T°¢ng tā nh° trên, mọi dā án đßu phÁi xác định mát kinh phí tái đa, hay nói khác đi là mát khn tißn tái đa mà dā án có thá sử dāng. Mßi dā án trong sā phát trián CNTT đßu phÁi xác định tång dā tốn kinh phí cho tồn bá q trình thāc hián, phân bå theo từng nm thāc hián. Do vÁy, các dā án đßu đ°ÿc xác định nguãn ván khác nhau có thá huy đáng đ°ÿc đá đÁm bÁo đ°ÿc kinh phí cÅn thiÁt thāc hián dā án.

<b>1.4.4 Nguồn nhân lāc </b>

Là tÃt cÁ nhÿng ng°åi tham gia vào dā án. Mßi dā án phÁi xác định danh sách nhÿng ng°åi tham gia, từ mức quÁn lý dā án đÁn nhÿng ng°åi thāc hián, trián khai. Nhân lāc có thá huy đáng từ nhÿng ng°åi có kinh nghiám làm dā án, các chuyên gia trong lĩnh vāc thāc hián, nhÿng ng°åi có khÁ nng hß trÿ hồn thành dā án.

<b>1.4.5 K¿t quÁ chuyÃn giao </b>

Là kÁt quÁ căa dā án hay nói khác đi là sÁn phẩm cuái cùng căa dā án. Māc tiêu căa dā án là giÁi quyÁt vÃn đß đá t¿o ra các kÁt quÁ này. Các kÁt quÁ và các māc tiêu nhÃt thiÁt phÁi đ°ÿc viÁt ra rõ ràng, nÁu không māc đích căa dā án s¿ khơng đ¿t đ°ÿc; s¿ t¿o ra nhÿng kÁt quÁ không đám ứng yêu cÅu.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 14

Răi ro là nhÿng đißu xÁy ra và làm cho dā án phÁi kéo di hÂn hoc phi chi phớ nhiòu hÂn so vói kÁ ho¿ch đã định. VÃn đß là nÁu l°ång tr°ãc đ°ÿc các vÃn đß có thá xÁy ra đá đß xuÃt các bián pháp theo dõi và hành đáng kịp thồi thỡ tỏt hÂn nhiòu so vói viỏc chồ chu mát cách bị đáng.

2. BiÁt đ°ÿc có vÃn đß thāc sā nÁy sinh hay khơng. Có thá, dā án khơng đ°ÿc thāc hián theo sát kÁ ho¿ch đß ra mát cách chính xác, nh°ng đißu đó khơng có ý nghĩa là s¿ gây ra rắc rái. Ví dā mát cơng viác (khơng thc đ°ång Gant) khơng đ°ÿc hồn thành đúng thåi h¿n đã định, thì khơng thá coi là mát vÃn đß.

3.PhÁn ứng đái vãi vÃn đß: có thá là khắc phāc các nguyên nhân gây ra vÃn đß, hoặc là thay đåi kÁ ho¿ch. NÁu kÁ ho¿ch bị thay đåi b¿n phÁi thông báo cho nhÿng ng°åi có liên quan tãi sā thay đåi này.

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 15 Tóm l¿i, quÁn lý dā án không chỉ đ¢n thuÅn là thāc hián mát khái công viác đã đ°ÿc v¿ch định sẵn, mà bao gãm cÁ chính viác hình thành nên khái cơng viác đó. H¢n thÁ nÿa, trong giai đo¿n xác lÁp dā án, ng°åi quÁn lý phi tp trung nhiòu cụng sc hÂn so vói giai đo¿n thāc hián - khi đã có thá giao nhiám vā cā thá cho nhÿng ng°åi thāc hián.

<b>1.6.1 Vai trò trong quÁn lý dā án </b>

 Ng°åi quÁn lí dā án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiám chính vß kÁt q căa dā án. Có vai trị chă chát trong viác xác định các māc đích và māc tiêu, xây dāng các kÁ ho¿ch dā án, đÁm bÁo dā án đ°ÿc thāc hián có hiáu lācvà hiáu quÁ

 Ng°åi tài trÿ dā án (PS-Project sponsor). CÃp tißn cho dā án ho¿t đáng, phê duyát dā án, quyÁt định cho dā án đi tiÁp hay cho chÁt giÿa chừng.

 Tå dā án (PT - Project team). Hß trÿ cho Ng°åi quÁn lý dā án đá thāc hián thành công dā án. Bao gãm nhÿng ng°åi vừa có kỹ nng và nng lāc

 Khách hng. (Client): Th hỗng kt qu d ỏn. Nờu yờu cÅu, cử ng°åi hß trÿ dā án. Là ng°åi chă yÁu nghiám thu kÁt quÁ dā án

 Ban lãnh đ¿o (Senior Mangement): Bå nhiám Ng°åi quÁn lý dā án và Tå dā án, tham gia vào viác hình thành và xây dāng dā án

 Các nhóm hß trÿ (có thá có nhißu hay ít, tuỳ từng dā án): nhóm t° vÃn, nhóm kỹ thuÁt, nhóm th° ký, ...

• Đáng viên, khy đáng tinh thÅn làm viác

• Theo dõi cơng viác: bao gãm theo dõi, thu thÁp hián tr¿ng và đánh giá hián tr¿ng

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

L¯U HÀNH NàI Bà GING VIấN: TRN VN NGN 16 ã Hò trÿ cho mọi ng°åi.

• Bå nhiám ng°åi phā trách.• Phân bå trách nhiám.

• Khun khích tinh thÅn đãng đái.• Làm phát sinh lịng nhiát tình.• Thành lÁp sā tháng nhÃt chỉ huy.• QuÁn lý trách nhiám.

• Cung cÃp mơi tr°ång làm viác tát.• Trao đåi vãi anh em.

• Chịu các sức ép trên vai ng°åi quÁn lý dā án Nhÿng sức ép làm cho ng°åi quÁn lý th°ång r¢i vào phong cách quÁn lý bị đáng. Đó là các sức ép:

- Từ phía khách hàng.- Uy tín, danh dā.- Tài chớnh.

- T th trỗng cp trờn.- Th tc hnh chớnh.

- Nhân sā (sā đãng thuÁn, sā hÿp tác, sā "chung thuỷ").- Thị tr°ång (c¿nh tranh).

- Chuẩn sÁn phẩm/bÁo đÁm chÃt l°ÿng.- Nguãn nhân lāc h¿n chÁ.

- Công nghá

<i>• KhÁ nng tâm sā, thông cÁm vãi ng°åi khác. Người quản lý dự án phải có khả </i>

<i>năng quan hệ tích cực với mọi người. Họ phải tích cực nghe và có khả năng thơng cảm với nhu cầu của mọi ngi. </i>

<i>ã Kh nng diòn t. Ngi qun lý dự án phải có khả năng trình bày các ý tưởng </i>

<i>của mình dưới dạng lời và viết. Trình bày lời thường xuất hiện với các dự án và kĩ </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 17

<i>năng trình bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ. Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án. </i>

<i>• Tính kiên qut. Người quản lý dự án phải không tránh né việc đưa ra các quyết </i>

<i>định cứng rắn. Mặt khác cũng không nên hấp tấp trong đánh giá. Tuy nhiên cần đưa ra quyết định đúng lúc và chấp nhận trách nhiệm về các hậu quả. </i>

<i>• Tính khách quan. Người quản lý dự án nên khách quan, đặc biệt khi nhận những </i>

<i>thơng tin quan trọng khơng muốn nghe. </i>

<i>• Toàn tâm toàn ý. Người quản lý dự án nên dồn tồn tâm tồn ý cho sự thành cơng </i>

<i>của dự án. Sẵn sàng cung cấp những hỗ trợ cần thiết về kĩ thuật, điều hành hành và tài chính để hồn thành các mục đích và mục tiêu. Việc thiu nhit tỡnh</i> cú thỏ trỗ thnh lõy lan sang nhÿng ng°åi tham dā khác, làm cho nng st cóthá bị giÁm.

<i>• Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn. Ng°åi quÁn lý dā án cÅn có khÁ nng làm cho mọi </i>

ng°åi tham dā vào dā án và duy trì sā tham dā đó cho tãi khi đ¿t đ°ÿc các māc đích và māc tiêu. NÁu ng°åi qn lí dā án khơng thá đáng viên đ°ÿc anh em thì cÁ nhóm s¿ khơng thāc hián tát cơng viác.

<i>• Trung thực. NÁu ng°åi qn lí dā án khơng đ¿t vß mặt này, thì viác qn lí dā án </i>

s¿ rÃt khó khn. Sā tin tỗng s b suy gim, gõy n tng khụng tỏt căa anh em.

<i>• Nhất quán. Ng°åi quÁn lý dā án khơng thá đi chách tÅm nhìn, ngo¿i trừ nhÿng </i>

hồn cÁnh bÃt khÁ kháng. Ng°åi qn lí dā án phÁi ra các quyÁt định đá đ¿t tãi các māc đích và māc tiêu dā án. Tính nhÃt quán nuôi d°ỡng cho sā ån định và làm cho nhÿng ng°åi tham dā thích ứng vãi hồn cÁnh thay đåi. Viác thiÁu nhÃt quán hay d¿n đÁn sā bÃt đãng.

<i>• Tầm nhìn xa trơng rộng. Ng°åi qn lý dā án phÁi có khÁ nng thÃy kÁt quÁ ci </i>

cùng, cho dù nó khơng rõ ràng trong ý niám căa nhÿng ng°åi khác. Họ phÁi có khÁ nng hình dung dā án đi tãi đâu và bÁo đÁm mọi thứ xÁy ra đá đ¿t tãi tÅm nhìn dā án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 18

<i>• Phản ứng tích cực. Ng°åi qn lý dā án không đÿi cho sā viác xÁy ra rãi mãi </i>

hành đáng. PhÁi đ°a ra sáng kiÁn đá giÿ cho dā án tiÁn lên theo kÁ ho¿ch. PhÁi chÃp nhÁn đá phức t¿p và sā thay đåi. (Chìa khố là qn lí thay đåi chứ khơngphÁi phÁn ứng thā đáng)

<b>1.6.4 Nhÿng trở ng¿i cho vißc quÁn lý dā án </b>

• Viác đ°a vào kỉ luÁt qn lí dā án khơng dß dàng. Mát sá ng°åi cháng l¿i viác thāc hành quÁn lí dā án bỗi vỡ h cm thy nú ng chm tãi "đác lÁp chun mơn" căa mình, mn "giu nghò".

ã Mỏt sỏ khỏc cú cm giỏc ln bị "sm soi", theo dõi đá ph¿t.

• Mát sá khác đÃu tranh vãi quÁn lí dā án bỗi vỡ h cm thy nú ngn cm s sỏng t¿o.

• Mát sá ng°åi cháng l¿i quÁn lí dā án vì khó chịu vãi nhÿng phißn phức hành chính (họp hành, báo cáo, lÃy chÿ ký, ...). Thāc ra đó là nhÿng viác cÅn thiÁt thāc sā.

Ra quyÁt định là mát hành đáng quan trọng căa ng°åi quÁn lý. Thāc chÃt, quÁn lý là mát quá trình ra quyÁt định. Các mức đá ra quyÁt định: (tu vo tm nh hỗng ca quyt nh n mc tiêu qn lý).

• ỉ cÃp cao, các qut định liên quan tãi các māc tiêu chung.

• æ cÃp trung gian, các quyÁt định liên quan tãi các māc tiêu cā thá, các vÃn ò chuyờn mụn, cụng nghỏ.

ã ổ cp thp, các quyÁt định liên quan trāc tiÁp đÁn sā chỉ đ¿o thāc hián nghiáp vā trong ho¿t đáng

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 19

<b>CH¯¡NG II LắP Kắ HOắCH D N Giói thiòu: </b>

<b>- Cung cÃp nhÿng kiÁn thức chung vß KÁ ho¿ch dā án quÁn lý. Māc tiêu: </b>

- Có kiÁn thức vß lÁp kÁ ho¿ch QuÁn lý dā án. - Ph°¢ng pháp °ãc l°ÿng thåi gian trong dā án. - Các định răi ro cho dā án.

- Phân bå tài nguyên cho dā án.

Ch°¢ng 1 trang bị cho ng°åi học kiÁn thức vß các vÃn đß lÁp kÁ ho¿ch cho dā án.

<b>Nái dung chính: </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 20

<b>Các b°ãc trong quá trình khởi đầu: </b>

- PhÁi làm cho Dā án đ°ÿc công nhÁn.

- Xác định nhÿng gì mà dā án cÅn hồn thành. - Xác định māc tiêu tång thá dā án.

- Xác định kỳ vọng chung căa khách hàng, ng°åi quÁn lý, hoặc các bên liên quan khác. - Xác định ph¿m vi tång thá dā án.

- Lāa chọn các thành viên ban đÅu căa nhóm dā án.

- Ghi ra và tháng nhÃt các đißu khoÁn công viác hoặc hÿp đãng cho dā án.

<b>Quá trình l¿p k¿ ho¿ch bao gồm: </b>

- Xác định các công viác cÅn thiÁt đá hoàn thành dā án. - Xác định các nguãn lāc cÅn thiÁt

- Đß ra lịch trình-kÁ ho¿ch thåi gian

Kế hoạch

Thi cơng

Kiểm sốt

Đóng

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 21 - Phát trián ngân sách

<b>Mát sá nhißm vā thāc hißn bao gồm : </b>

- Đem l¿i các nguãn lāc cÅn thiÁt. - Lãnh đ¿o nhóm.

- Họp vãi các thành viên trong nhóm. - Giao tiÁp vãi các bên liên quan. - Phát trián các sÁn phẩm / dịch vā.

Quy trình kiám sốt là xem vß tång thá dā án. Kiám soát mát dā án liên quan đÁn viác đo l°ång tiÁn đá h°ãng tãi māc tiêu và hành đáng đá đÁm bÁo rằng đá lách từ kÁ ho¿ch không nh hỗng xu n kt qu cuỏi. Ngồi qun lý dā án phÁi quyÁt định giÿa nhÿng lāa chọn thay thÁ đá giÁi qut các vÃn đß.

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 22

ví dā. dā án phát trián phÅn mßm (SW) - quan niám dā án, các yêu cÅu SW, thiÁt kÁ cÃp cao nhÃt, chi tiÁt thiÁt kÁ, thāc hián, tích hÿp, thử nghiám và đánh giá sÁn phẩm .

- Các dā án phát trián phÅn mßm (SW)- quan niám dā án, các yêu cÅu SW, thiÁt kÁ cÃp cao nhÃt, chi tiÁt thiÁt kÁ, thāc hián, tích hÿp, thử nghiám và đánh giá sÁn phẩm .

- BÃt ká nhÿng cái tên giai đo¿n vịng đåi, các chức nng và quy trình qn lý dā án nói chung là nh° nhau, khơng có vÃn đß ngành cơng nghiáp hoặc quy mơ dā án.

- Nhiòu phÂng phỏp qun lý s dng trong kinh doanh ngày nay theo mát mơ hình t°¢ng tā dāa trên kÁ ho¿ch công viác và trián khai kÁ ho¿ch và ngân sách, thāc hián công viác vãi mát đái ngũ và các nguãn lāc khác, và kiám sốt cơng viác thơng qua theo dõi và giám sát tiÁn đá so vãi kÁ ho¿ch.

<b>2.2 Vai trị và trách nhißm trong dā án </b>

Luôn nhã rằng các dā án thành công khi các bên liên quan vß dā án đ°ÿc hài lịng. Xác định đúng và lên danh sách đÅy đă các bên liên quan phÁi là b°ãc đÅu tiên trong ho¿t đáng dā án và thá hián trách nhiám căa các bên tham gia liên tāc trong suát dā án.

<b>Xác đánh vai trị và trách nhißm các bên tham gia </b>

 Ng°åi quÁn lý dā án: lãnh đ¿o và quÁn lý dā án; kÁ ho¿ch, giám sát, theo dõi, kiám soát, tài liáu, và các báo các ho¿t đáng dā án .

 Nhà tài trÿ (có thá là mát đ¿i dián khách hàng hoặc ng°åi quÁn lý chức nng): cung cÃp thẩm quyßn cho mát dā án đá tiÁp tāc thāc hián, H°ãng d¿n và giám sát các dā án trong sā hÿp tác vãi ng°åi quÁn lý dā án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 23  Các ng°åi quÁn lý trong công ty – nhÿng có liên quan đÁn duyát dā án: phê duyát dā án,

quyÁt định cho dā án đi tiÁp hay dừng. bå nhiám ng°åi quÁn lí dā án, thiÁt lÁp các māc tiêu căa dā án và đÁm bÁo rằng nhÿng māc tiêu này đ°ÿc đáp ứng.

 Các khỏch hng : l bờn th hỗng kt qu d án, nêu yêu cÅu, cử ng°åi hß trÿ dā án, là ng°åi chă yÁu nghiám thu kÁt quÁ dā án, đ°a ra yêu cÅu, hß trÿ cho tå dā án đă thông tin đá đÁm bÁo thành công, xét duyát, nghiám thu và ký nhÁn sÁn phẩm bàn giao.

 Các nhóm thāc hián dā án: Cung cÃp thông tin đá lÁp kÁ ho¿ch thāc hián dā án, các công viác phÁi làm, các sÁn phẩm chuyán giao, và các °ãc l°ÿng, hồn thành các cơng viác nh° đ°ÿc xác định trong bÁn kÁ ho¿ch dā án, báo cáo hián tr¿ng cho ng°åi quÁn lí dā án, xác định nhÿng thay đåi ngay khi xuÃt hián.

<b>Māc đích: là nhÿng mơ tÁ dā án s¿ đ¿t tãi cái gì. Māc đích nói chung khơng đo đ°ÿc. </b>

lên rằng viác đ¿t tãi các māc đích tång thá căa dā án đã đi đÁn mức nào.°

Māc tiêu phÁi là:

 Chi tiÁt cā thá căa māc đích.

 Phā ho¿ và nhÃt quán cho māc đích

<i> Khi tÃt cÁ các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt được </i>

Ví dā: Đß án Tin học hố quÁn lý hành chính Nhà n°ãc, giai đo¿n 2001-2005

<b>Māc đích dā án: Xây dāng và đ°a vào ho¿t đáng há tháng thông tin đián tử căa nhà n°ãc, </b>

nhằm nâng cao hiáu lāc, hiáu q đißu hành căa Chính phă, Thă t°ãng Chính phă, Lãnh đ¿o các Bá, c¢ quan ngang Bỏ, cÂ quan thuỏc Chớnh ph v chớnh quyòn địa ph°¢ng các cÃp.

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 24 d/ Tin học hố các dịch vā cơng: Đng ký kinh doanh, cÃp giÃy phép xây dāng, cÃp giÃy chứng nhÁn quyßn sử dāng đÃt, v.v...

e/ Thåi gian thāc hián Đß án : 5 nm 2001-2005 Kinh phí thāc hián Đß án: 1000 tỷ VND

Là tài liáu xác định ra ph¿m vi căa dā án và trách nhiám căa nhng ngồi tham d. L cÂ sỗ ỏ thỏng nht ý kiÁn trong sá nhÿng bên tham gia dā án. Khi tháng nhÃt vß nái dung tài liáu mơ tÁ dā án , khách hàng, ng°åi tài trÿ dā án và ng°åi quÁn lí dā án coi nh° đã nhÃt trí:

 Vß các māc đích và māc tiêu căa dā án.  Ai chịu trách nhiám làm viác gì

Thơng th°ång, khi xây dāng tài liáu mơ tÁ dā án, nẩy sinh nhÿng bÃt đãng ý kiÁn. Tài liáu mô tÁ dā án còn xem nh° bÁn cam kÁt giÿa ng°åi quÁn lí dā án, ng°åi tài trÿ dā án và khách hàng. Khi tÃt cÁ các bên kí đã ký có nghĩa là đã đãng ý tn thă theo nái dung căa tài liáu mô tÁ dā án. ThÁm chí có thá đặt đißu kián rằng viác không tuân thă sau này s¿ bị ph¿t.

 Mơ tÁ ngắn gọn vß dā án.

 GiÁi thích ý đã căa dā án và xác định nhÿng bên tham gia chính. Có thá bao gãm mát sá thơng tin vß bái cÁnh lịch sử:

 Māc đích và māc tiêu. Ph¿m vi dā án

 Xác định ranh giãi căa dā án.  SÁn phẩm kÁt quÁ căa dā án.

 Nhÿng gì đ°ÿc đ°a vào trong dā án và nhÿng gì bị đ°a ra ngồi khn khå dā án. Là nhÿng cá nhân hoặc tÁp thá chịu tác đáng trāc tiÁp căa dā án.

 Xác định nguãn nhân lāc chă chát, cùng vãi trách nhiám căa mßi ng°åi (hoặc nhóm ng°åi) s¿ đÁm nhÁn.

 Khơng nên chỉ xác định các nguãn nhân lāc bên trong 1 tå chức. NÁu có thá, kinh phí đ°ÿc phân chia theo từng giai đo¿n.

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 25  Ghi l¿i nhÿng điám chỉnh sửa so vãi lÅn phác thÁo đÅu tiên.

Cách thức đá hồn thành māc đích và māc tiêu là t¿o ra bÁng công viác, xây dāng các °ãc l°ÿng thåi gian, xây dāng lịch trình thāc hián, phân bá lāc l°ÿng, tính chi phí, và quÁn lí răi ro.

chính/phā cÅn thiÁt đá hoàn thành dā án. Mát BCV là cn cứ đá xây dāng các °ãc l°ÿng thåi gian và chi phí có ích, lịch trình thāc hián.

<i><b>¯ớc l°ợng thời gian: °ãc l°ÿng thåi gian theo các cơng viác chính/phā đ°ÿc liát kê </b></i>

trong BCV. Có mát sá kĩ thuÁt °ãc l°ÿng có thá áp dāng.

<b>L</b><i><b>ách trình thāc hißn: Từ BCV và các ước lượng thời gian để xây dựng lịch biểu. </b></i>

<i> Xác định mối quan hệ logic giữa các công việc.  Áp dụng các ước lượng thời gian cho mỗi cơng việc. </i>

<i> Tính ngày tháng cho từng cơng việc, có lưu ý đến các ràng buộc đối &với dự án. </i>

<b>Phân bá lāc l°ÿng, tài nguyên: Tài nguyên căa dā án gãm con ng°åi, đã cung cÃp, </b>

vÁt t°, trang bị và không gian làm viác.

<b>Tính chi phí: Bao g</b>ãm chi phí cho từng cơng viác và cho tồn bá dā án. Chi phí °ãc tính cuái cùng chính là kinh phí cÅn cÃp.

nhÿng māc tiêu đã đ°ÿc xác định trong tài liáu dā án. C<i>Ån có kÁ ho¿ch l°ång tr°ãc các răi ro đá: </i>

<i> Có các phương án xử lý rủi ro. </i>

<i> Nếu rủi ro xuất hiện, hạn chế thiệt hại do rủi ro gây ra. </i>

 BCV là mát danh sách chi tiÁt nhÿng gì cÅn có đá hoàn thành mát dā án. Viác xây dāng BCV buác ng°åi quÁn lí dā án phÁi vắt óc nghĩ ra nhÿng gì phÁi làm đá

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 26 hoàn thành dā án. NÁu làm BCV tát, s¿ xác định chính xác các b°ãc đá hoàn thnh d ỏn.

BCV l cÂ sỗ ỏ °ãc l°ÿng chi phí. Từ BCV s¿ có 1 bức tranh chung vß kinh phí Dā án.

 BCV l cÂ sỗ ỏ xỏc nh trỏch nhiỏm gia cỏc cỏ nhõn. BCV l cÂ sỗ ỏ xõy dāng lịch trình thāc hián dā án.

 Tham gia xây dāng BCV: ng°åi quÁn lí dā án, khách hàng, thành viên tå, ng°åi tài trÿ dā án và Ban quÁn lý dā án.

Có chißu h°ãng trên xng, bắt đÅu từ sÁn phẩm tồn bá và chia nó ra thành nhÿng u tá nhò hÂn.

Mòi ch ò òu c chia thnh nhng chă đß con, và mßi chă đß con l¿i đ°ÿc chia thêm nÿa thành các phÅn nhß.

Chú ý quan há giÿa mô tÁ công viác và mô tÁ sÁn phẩm.

SÁn phẩm: danh từ (bao gãm: đÅu vào, đÅu ra, đáng tác xử lý).

Công viác: Đáng từ, mô tÁ mát q trình ho¿t đáng, xử lý BCV có thá đ°ÿc phân thành nhißu mức. Khơng phÁi tÃt cÁ "nhánh" căa BCV đßu cÅn chi tiÁt cùng sá mức. Mßi mức cho phép t¿o ra lịch biáu và báo cáo tóm tắt thơng tin t¿i từng mức đó.

BCV ch<i>ỉ viÁt "cái gì", chứ khơng viÁt "nh° thế nào". </i>

<b>BCV bao gồm hai thành phần chính: </b>

 Danh sách sÁn phẩm: DSSP (Product Breakdown Structure): mơ tÁ theo trình tā từ trên xng. Mức đá phân cÃp tuỳ theo đá phức t¿p căa sÁn phẩm. Nói chung, sÁn phẩm càng phức t¿p thì sá các mức càng lãn h¢n. SÁn phẩm tồn bá và từng sÁn phẩm con đ°ÿc mô tÁ bằng danh từ.

 Danh sách công viác (Task Breakdown Structure): xác định các công viác cÅn thāc hián đá xây dāng từng sÁn phẩm con và chung cuác xây dāng nên sÁn phẩm

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 27

con A

Sản phẩm con B

Sản phẩm con B.1Sản phẩm

con B.2

Sản phẩm con C

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 28 KÁt hÿp cÁ 2 danh sách sÁn phẩm và danh sách cơng viác, ta có BÁng cơng viác chi tiÁt

<b>B°ãc 1: ViÁt ra sÁn phẩm chung nhÃt. Dùng danh từ hay thuÁt ngÿ mơ tÁ trāc tiÁp 1 </b>

cách vắn tắt (ví dā: Há tháng phÅn mßm qn lí nhân sā, Bánh vián đa khoa, CÅu mãi, ....). Thông tin lÃy từ tài liáu "Phác thÁo dā án".

<b>B°ãc 2: T¿o danh sách sÁn phẩm: Phân rã sÁn phẩm chung nhÃt thành các sn phm </b>

con ỗ cỏc mc thp hÂn. Núi chung, khoÁng 2-3 mức d°ãi là đă.

Sản phẩm (0.0)

Sản phẩm con A(1.0)

Sản phẩm con B(2.0)

Sản phẩm conB1 (2.1)Mô tả B1

Dầu vào - Xử lý - Đầu ra(2.1.2)

Mô tả XL1(2.1.2.1)

Mô tả XL2(2.1.2.2)

Mô tả XL3(2.1.2.3)

Sản phẩm conB2 (2.2)

Sản phẩm con C(3.0)

BÁng công viác chi tiÁt

</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 29

thÃp nhÃt. Sau đó phân rã từng cơng viác ra thành các mức thÃp h¢n.

Mức phân rã chi tiÁt công viác : NÁu mát công viác cÅn làm nhiòu hÂn 2 tun (hoc 80 giồ) thỡ nờn phõn rã tiÁp.

<b>- Không phân biát nái dung trong 1 ô là sÁn phẩm hay công viác. B°ãc 5: Xét duyát l¿i BCV </b>

¯ãc l°ÿng thåi gian khó h¢n xây dāng bÁng công viác. Nguyên tắc là °ãc l°ÿng thåi gian cho mòi cụng viỏc nhò, t ú cú cÂ sỗ đá °ãc l°ÿng toàn bá thåi gian cho dā án (Bottom-up).

óc lng thồi gian s l cÂ sỗ ỏ đánh giá tiÁn đá căa quá trình thāc hián dā án. Trong khi °ãc l°ÿng thåi gian, xác định ln cơng viác nào quan trọng h¢n, cơng viác nào phi lm tróc ỏ lm cÂ sỗ ỏ xõy dng lịch biáu thāc hián dā án.

 Dāa trên kinh nghiám căa nhÿng ng°åi làm công viác trāc tiÁp.

</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 30  LÃy ý kiÁn căa mát chuyên gia khách quan.

 Tìm mát tác vā t°¢ng tā trong mát dā án hoàn thành đá xem mÃt bao lâu đá hoàn thành.

 Buác phÁi tính đÁn rÃt nhißu u tá (nÁu mn có đ°ÿc MO, MP).  Buác Ng°åi quÁn lý dā án phÁi trao đåi vãi nhißu ng°åi.

 Giá trị nhÁn đ°ÿc là giá trị cân bằng giÿa 2 thái cāc nên đáng tin cÁy.  Làm cho viỏc lp k hoch trỗ nờn chi tit hÂn.

 MÃt thåi gian (căa 1 ng°åi và căa cÁ tÁp thá), khi dā án có q nhißu cơng viác.

 Có thá xÁy ra: tranh luÁn hàng giå vß giá trị bi quan nhÃt cho cơng viác, có nguy c¢ làm cho mọi ng°åi chán nÁn.

 Có thá d¿n đÁn nhÿng tíng tốn rÃt vān vặt, làm cho Ng°åi quÁn lý dā án chỉ "thÃy cây mà không thÃy rừng".

</div>