(Tiểu Luận) Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Prom Cho Sinh Viên Khoa Du Lịchpromise – Shooting Star.pdf

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.45 MB, 21 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGKHOA DU LỊCH</b>

<b>KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN PROM CHO SINH VIÊN KHOA DU LỊCH</b>

<b>PROMISE – SHOOTING STAR</b>

<b>Thành viên nhóm: Hà Anh KhôiNguyễn Minh HàĐỗ Minh ThưLý Thị Phương NgaNguyễn Thị Thu HiềnPhan Thị Phương Châu</b>

<b>MỤC LỤC</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

5. Những hoạt động cho sự kiện...5

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

Bắt đầu một năm học mới, chúng ta có buổi bế giảng, kết thúc một năm học, ta cóbuổi bế giảng. Nhưng khi dần lên đại học, các buổi lễ đánh dấu sự khởi đầu mới và kết thúcấy dường như dần nhạt nhịa đi trong kí ức của mỗi sinh viên. Và đặc biệt là với sinh viênnăm cuối, họ chỉ có một buổi lễ tốt nghiệp để đánh dấu sự trưởng thành và sự sẵn sàng bướcra đời của họ.

Nhưng liệu sự kết thúc như vậy đã đủ để những người sinh viên ấy đánh dấu hơn 12năm đèn sách của họ?

Các trường cấp 3 trên địa bàn thành phố Đà Nẵng (ví dụ như Phan Châu Trinh, LêQ Đơn) đã có phong trào tổ chức Prom hằng năm dành cho các học sinh cuối cấp để tri âncũng như tạo cơ hội để các bạn học sinh ấy hồi ức về năm tháng thanh xuân tươi đẹp củamình.

Vậy tại sao, một ngôi trường đại học như trường Kinh tế chúng ta – một ngôi trườnghội tụ các sinh viên “Năng động – Sáng tạo – Đoàn kết”, và đặc biệt là khoa Du lịch, nơi cóchuyên ngành Quản trị sự kiện, không tổ chức một buổi Prom đầy ý nghĩ ấy cho sinh viêncủa mình?

Đây là một dịp để các sinh viên chưa từng được trải nghiệm Prom, được một lầntrong đời tham gia vào buổi tiệc mà học sinh – sinh viên nào cũng từng mơ ước được thamgia một lần trong đời. Đồng thời, tạo điều kiện cho các bạn sinh viên trải nghiệm, tổ chứcmột sự kiện lớn cho khoa.

<b>Too long to read onyour phone? Save to</b>

read later on yourcomputer

Save to a Studylist

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>I.GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN</b>

Prom là từ được viết tắt của Promenade. Sự kiện được tổ chức vào khoảng cuối nămhọc cũng là thời điểm sinh viên và giáo viên có dịp chia tay nhau, vì vậy có thể nói đây như

là một bữa tiệc nhằm để tri ân những học sinh, sinh viên sắp ra trường và cịn là một buổi dạhội khiêu vũ trong một khơng gian sang trọng, hiện đại.

Khẳng định khả năng tổ chức các sự kiện trẻ trung, năng động, thu hút được nhiều sựquan tâm của sinh viên trong và ngồi trường.

Thơng qua sự kiện để xây dựng hình ảnh khoa Du lịch, từ đó quảng bá và đưa khoaDu lịch đến gần hơn với các bạn học sinh có ý định theo học trường Đại học Kinh tếĐà Nẵng.

<b>2. Những người liên quan đến sự kiện</b>

Đơn vị tổ chức: Nhóm 3 không xa hoa Đơn vị tham gia hỗ trợ tổ chức:

o Tình nguyện viên là sinh viên năm 1, năm 2, năm 3 trong hoặc ngoài trường Đạihọc Kinh tế Đà Nẵng và học sinh cấp ba

o Ban chấp hành Liên chi Đoàn khoa Du lịch Người tham gia sự kiện: Sinh viên năm 4 khoa Du lịch Khách mời:

o Giảng viên khoa Du lịch o Phụ huynh của sinh viên tham gia o Duli Crew

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Phòng hội thảo Khách sạn Mường Thanh Luxury Đà Nẵng với sức chứa từ 300-600chỗ ngồi.

Lý do lựa chọn địa điểm là vì:

o Khơng gian kín, đảm bảo an tồn cho sinh viên cũng như các thành phần tham dựkhác.

o Cơ sở vật chất đầy đủ.

o Phù hợp với tính trang trọng và tao nhã của sự kiện.

o Thuận tiện trong việc quản lý và kiểm soát tiến độ của sự kiện.

<b>5. Những hoạt động cho sự kiện</b>

Tên sự kiện “PROMISE - SHOOTING STAR” ý nói ở đây, Prom như là một ngơi saobăng vụt sáng trên bầu trời, đến và để lại nhiều lưu luyến cho tâm hồn mỗi người đang làsinh viên năm cuối của trường ĐHKTĐN. Bên cạnh đó, hình ảnh sao băng vụt qua và hoàlẫn vào bầu trời cịn mang theo tâm tư, hồi bão của những con người ấy bay cao, bay xa. Với concept “Bầu trời đầy sao”, các sinh viên được ví nhưng những vì sao tinh tú tỏa sángtrên bầu trời khi khoác trên mình những trang phục lộng lẫy và tinh tế.

Dress code: Váy dạ hội và vest với 2 tông màu chủ đạo là trắng - đen Ẩm thực:

o Buffet với thực đơn bao gồm các loại bánh ngọt, bánh mặn o Các loại snack

o Trái cây o Đồ uống

Hoạt động trong bữa tiệc:

o Khiêu vũ: Sinh viên sẽ bắt cặp một người bất kỳ để làm bạn đồng hành trongxuyên suốt buổi khiêu vũ

o Bầu chọn: Sau khi kết thúc phần khiêu vũ, mọi người sẽ cùng bầu chọn cho cặpđơi mình u thích nhất

o Mini game: Truyền giấy và Đuổi hình bắt chữ

o Thưởng thức âm nhạc với những màn trình diễn từ Duli Crew

o Ứng xử: BTC sẽ đặt câu hỏi cho những sinh viên trong top cao để sinh viên thựchiện phần thi ứng xử, đây cũng là một phần không thể thiếu để giúp chọn ra đượcKing và Queen cho đêm tiệc

o Viết confession: Là hoạt động gần cuối của chương trình và mang nhiều ý nghĩanhất. Tại đây, mọi người có thể thơng qua confession của bản thân để tỏ bày, thổlộ với một người nào đó mà mình mong muốn, hay là gửi những lời tri ân, nhữnglời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cơ những người đã hỗ trợ cũng như làgóp phần dìu dắt mình trong khoảng thời gian ngồi trên ghế nhà trường. Bên cạnh

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

đó, với sự góp mặt của cha, mẹ thì các anh/chị sinh viên có thể mang những tâmtư tình cảm của mình đến cho họ thông qua confession.

o Chọn ra King và Queen: Cơng bố nam, nữ có lượt bình chọn nhiều nhất trênFacebook, điểm từng phần thi, điểm tổng kết tất cả các phần thi và cuối cùng côngbố “King và Queen” chính thức trở thành những gương mặt nam thanh nữ tú đạidiện cho Khoa Du Lịch.

<b>II.PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI1. Tài chính</b>

Bảng dự trù sơ lược chi phí sự kiện

1 Thuê địa điểm tổ chức (bao gồm setup bàn ghế theo yêu cầu, hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình led)

Phịng hội nghị sức chứa 300-600 khách của đơn vị Mường Thanh Luxury Đà Nẵng Hotel

28 cuốn (25 vé/cuốn)

15.000Thẻ thành viên

BTC và dây đeo

Nước trái cây

Vương miện King 2 cái 300.000

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

& Queen

Dụng cụ vẽDây kim tuyến

6 Dụng cụ chơi minigame

Dây thừng mỏngLưu bút

7 Chi phí phát sinh Dự trù khi sự kiện gặp rủi ro

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Địa điểm: Phòng hội nghị sức chứa 300-600 khách của đơn vị Mường Thanh LuxuryĐà Nẵng Hotel, thuận lợi về vị trí địa lý. (gần trường Đại học Kinh Tế ĐHĐN).

Kêu gọi tài trợ từ các nhà tài trợ tiềm năng đã từng tài trợ cho các hoạt động của khoaDu Lịch và trường Đại học Kinh tế - ĐHĐN:

o Kính mắt Annao CodeGym

o AUG Student Serviceo Akina Centero Summer 21 Beautyo VNB Cosmeticso Yani Makeupo V-Vesto leici.studioo …

Đặt mục tiêu kêu gọi tài trợ dao động từ 6.000.000 - 8.000.000 VND.

Đội ngũ tổ chức sự kiện:

Ban tổ chức: Nhóm 3 khơng xa hoa (5 thành viên)

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Nhân viên được Mường Thanh Hotel bố trí (Nhân viên kỹ thuật, nhân viên hướngdẫn,...)

Nâng cao khả năng làm việc tập thể.

<b>6. Khả năng về setup sân khấu</b>

Phịng ốc rộng rãi, tiện lợi cho cơng tác setup sân khấu. Đầy đủ các tiện nghi cần thiết cho quá trình dàn dựng.

Đội ngũ tình nguyện viên nhiệt tình trong các khâu chuẩn bị và tổ chức.

o Ban truyền thơng khoa Du Lịch

o Ban truyền thơng đồn trường ĐHKT-ĐHĐNo Các CLB, đội, nhóm trực thuộc ĐHKT-ĐHĐN

Các hoạt động truyền thơng trước và sau chương trình:

o Đăng bài truyền thông về chương trình ở fanpage chương trình Promise Shooting Star

-o Mời các bên hỗ trợ truyền thông đăng bài hỗ trợ truyền thôngo Tác nghiệp quay, chụp suốt quá trình diễn ra chương trìnho Đăng bài tổng kết chương trình và lời cảm ơn.

Tuyển từ 20 - 30 cộng tác viên.Đối tượng:

o Sinh viên năm 1, năm 2 và năm 3 trong hoặc ngoài trường Đại học Kinh tế o Học sinh cấp ba

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

Quyền lợi cộng tác viên: Giấy chứng nhận hỗ trợ tổ chức chương trình Promise, điểmngoại khóa (dành cho sinh viên ĐHKT).

Để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra sn sẻ, việc lựa chọn loại hình cơ cấu tổ chứcsao cho phù hợp là một trong những nhiệm vụ quan trọng khi phác thảo sự kiện. Cơ cấu tổchức chức năng là dạng cấu trúc cá nhân (nhóm) được giao nhiệm vụ rõ ràng, tránh sự chồngchéo trách nhiệm, các nhóm ( phịng ban ) sẽ có những nhiệm vụ khác nhau, hỗ trợ nhautrong q trình sự kiện diễn ra.

Chịu trách nhiệm: Nhóm 3 khơng xa hoa

Vai trị điều phối và quản lý sự kiện: điều phối các công việc chi tiết được yêu cầu đểđảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và bám sát với kế hoạch đã đề ra.Quản lý vàgiải quyết mọi vấn đề liên quan đến sự kiện.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện lựa chọn địa điểm, concept, lên ý tưởng và thiết kế các<b>:</b>

hoạt động diễn ra trong sự kiện.

Tìm kiếm nhà tài trợ cho sự kiện: lựa chọn nhà tài trợ phù hợp với sự kiện, lên kếhoạch kêu gọi tài trợ để có được một sự kiện thành cơng với khoản ngân sách mongmuốn

o Đón tiếp, chăm sóc thành phần tham dự xây dựng đội ngũ đón tiếp, chăm sóc cụ<b>:</b>

thể từng nhóm thành phần tham gia để mang đến sự hài lịng cho tồn thể sinhviên tham dự.

o Chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện, đảm bảo chosự kiện diễn ra một cách chỉnh chu và suôn sẻ nhất.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

kênh mạng xã hội; đánh giá và theo dõi chất lượng truyền thông trên các nền tảngonline đến với sinh viên như thế nào.

Phối hợp với các ban chuyên môn khác để lên kế hoạch, đề xuất ý tưởng để tìm raKing and Queen trong sự kiện hơm đó.

Thực hiện các hoạt động truyền thơng nội bộ đến các thành viên để mỗi cá nhân cóthể hiểu rõ mục đích mà sự kiện lần này hướng đến.

Truyền thông các thông tin và giá trị đặc biệt của Prom: sự kiện diễn ra để đánh dấucột mốc kết thúc thời của sinh viên, tạo quãng thời gian đáng nhớ. Đồng thời, cịn tìmkiếm King and Queen để có thể hỗ trợ cho các cuộc thi về sắc đẹp do DUE tổ chức.

Để đảm bảo sự kiện thành công, mỗi nhóm phải hồn thành tốt nhiệm vụ của từngnhóm đảm nhận, đồng thời tham gia hỗ trợ các nhóm khác để đảm bảo sự kiện đượcdiễn ra suôn sẻ, chỉnh chu và thành cơng. Ban tổ chức có vai trò quan trọng khi phảiđảm bảo kế hoạch sự kiện phải được thiết kế cụ thể và được chuyển bị kỹ lưỡng, điềuphối giám sát các nhóm khác thực hiện nhiệm vụ và giải quyết những tình huống bấtngờ (nếu có).

Mơ hình SMART là 1 cách để xác định và đặt ra mục tiêu cụ thể, đo lường cho nhữnggiá trị của Sự kiện Prom cuối năm của Khoa Du lịch: Promise - Shooting Star dành cho cácsinh viên năm 4 của Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng.

<b>S - Specific (Tính cụ thể): </b>

o Sự kiện Prom “Promise - Shooting Star” sẽ vừa là 1 buổi tiệc tốt nghiệp, vừa là 1buổi tiệc chia tay nhằm gắn kết các sinh viên Khoa Du lịch và tạo cho các sinhviên năm 4 những kỷ niệm cuối cấp khó quên.

o Sự kiện được tổ chức tại khách sạn Mường Thanh Luxury Hotel - Phòng Hội nghịsang trọng với chủ đề “Shooting Star - Bầu trời đầy sao”.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

o Sự kiện Promise định hướng concept như những ngôi sao sáng trên bầu trời, sinhviên nữ có thể mặc váy dạ hội, sinh viên nam có thể mặc vest, dress code mang 2màu sắc trắng, đen.

o Sự kiện Promise là 1 sự kiện trong nhà (Indoor) gồm có đồ ngọt và đồ uống khơngcồn với các hoạt động như khiêu vũ, minigame, confession.

o Sự kiện Prom cuối năm này cịn mang mục tiêu sẽ tìm ra 2 gương mặt là “Kingand Queen” - người hội tụ đủ những yếu tố về nhan sắc, tài năng và tính cách sẽ lànhững gương mặt “trai xinh, gái đẹp” xây dựng hình ảnh đẹp cho Khoa Du lịch vàcó thể hỗ trợ các thế hệ sau trong cuộc thi Miss and Mister DUE.

<b>M - Measurable (Tính đo lường được):</b>

o Đo lường được độ thành công của sự kiện Prom “Promise - Shooting Star” thôngqua số lượng người tham gia, số lượng vé được bán ra, số tiền thu lại sau sự kiệnvà phản hồi của sinh viên sau sự kiện.

o Đảm bảo sự tham gia của 60% - 80% sinh viên năm cuối Khoa Du lịch trên tổngsố gần 400 sinh viên.

o Đảm bảo số vé bán ra ít nhất 300 vé, thu về ít nhất 30 triệu đồng từ việc bán vé.

o Tìm ra được 2 gương mặt đại diện “King and Queen” đại diện Khoa Du lịch xâydựng hình ảnh, truyền thơng về Khoa tăng 1.000 likes fanpage trong 1 tháng.

<b>A - Achievable (Khả năng thực hiện được):</b>

o Chúng tơi có điều kiện thuận lợi về nhân lực, thời gian, trang thiết bị và khả năngtổ chức sự kiện trong ngân sách cho phép của mình.

o Với 5 thành viên chính của nhóm thuộc “CORE TEAM” sẽ là Trưởng nhóm cácmảng: Điều phối tổng, Truyền thơng, Logistics, HR và Project.

o Tuyển và xây dựng đội ngũ CTV từ 20 - 30 người (học sinh cấp 3 - sinh viên năm1, năm 2 và năm 3) có hiểu biết về sự kiện và các mảng liên quan. Quyền lợi làtình nguyện viên có thêm nhiều kinh nghiệm, nhận được giấy chứng nhận và điểmngoại khóa.

o Khoa Du lịch có mối quan hệ tốt với khách sạn Mường Thanh Luxury Hotel nêncó được các chương trình giảm giá, hỗ trợ cho đối tác trong việc thuê phòng.

o Nguồn cung cấp thức ăn và thức uống uy tín, đảm bảo thực phẩm.

o Các máy ảnh, máy quay, phương tiện truyền thông hiện đại, dễ dàng tiếp cận sinhviên và truyền thông.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

o Thành viên của team và CTV đảm bảo sức khỏe và thời gian để có thể theo sáttiến độ kế hoạch và công việc, tham gia trọn vẹn được sự kiện prom.

o Sự kiện Prom cuối năm sẽ thể hiện tình cảm và kỷ niệm đáng nhớ cho sinh viênnăm 4, kết thúc chặng đường học tập của họ một cách đáng nhớ.

o Đảm bảo kế hoạch không quá phức tạp, không quá tốn kém, gắn với đời sống vàkỷ niệm sinh viên năm cuối, khơng trái với thuần phong mỹ tục.

o Phịng tiệc được được bài trí trang nhã, sang trọng, và trang bị đầy đủ thiết bị hiệnđại nhất. Vì thế đây là không gian lý tưởng để tổ chức các tiệc cưới, gala, hay cácsự kiện.

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

o Giá th phịng hội nghị đã bao gồm:Phịng họp bố trí theo yêu cầuSân khấu & bục phát biểu

Hỗ trợ âm thanh, ánh sáng hội nghị + 02 Micro01 bộ máy chiếu + màn chiếu + bút laser01 bộ flipchart hoặc bảng trắng

Hoa tươi trang trí bục phát biểu, bàn đại biểu, bàn đón tiếpGiấy, bút, nước suối để bàn

Bảng hướng dẫn vào phịng họpNhân viên hỗ trợ ln túc trực

Điều này đảm bảo sự kiện được diễn ra chỉnh chu nhất , đầy đủ nhất mà không cầntốn quá nhiều thời gian hay tiền bạc để thuê từng yếu tố tách riêng

Vị trí của điểm đến:

o Thành phần tham dự sự kiện đa phần là giảng viên, sinh viên trường đại học kinhtế đà nẵng nên vì thế việc tổ chức sự kiện tại Mường Thanh Luxury có vị trí gầntrường tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, cũng như hạn chế rủi ro về giaothông.

o Dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng các bạn tình nguyện viên tham gia hỗ trợ sựkiện.

Thời gian:

o Sự kiện được diễn ra vào thời điểm trước ngày tốt nghiệp và đã sau kì kiểm trahọc kì 2, điều này tạo điều kiện cho các sinh viên năm cuối có thể tham gia đơngđủ và tạo nên kỉ niệm đáng nhớ thời sinh viên.

o Đội ngũ tham gia tổ chức sự kiện trẻ, dồi dào năng lượng, có tư duy sáng tạo, bắtkịp xu thế hiện đại mới.

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

Tính cạnh tranh về địa điểm tổ chức: Để có thể đảm bảo chắc chắn sự kiện được diễnra tại hội trường khách sạn Mường Thanh Luxury cần phải đảm bảo khách sạn sẽkhông ưu tiên cho các sự kiện lớn và sử dụng dịch vụ nhiều hơn khác

Nguồn nhân lực cịn yếu, chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện cũngnhư giải quyết rủi ro.

Ngành công nghiệp sự kiện Đà Nẵng vẫn cịn đang trong q trình phát triển, chưathực sự có nhiều danh tiếng và uy tín

Sự hưởng ứng của cộng đồng: Prom là sự kiện cuối cấp thường được tổ chức ở cáctrường học phương Tây nhưng nó chưa thực sự phổ biến tại Việt Nam. Nên vì thế sựkiện diễn ra có thể sẽ khơng q nhận được sự hưởng ứng lớn từ cộng đồng vì tínhmới lạ của nó.

Tạo kỷ niệm đặc biệt của thời sinh viên: sự kiện promise lần này cung cấp một cơ hộivơ cùng tuyệt vời để các anh chị có thể nhìn lại quãng thời gian 4 năm đã đồng hànhcùng nhau, tạo nên khoảng thời gian và những kỉ niệm đáng nhớ tại buổi prom.

Xây dựng cộng đồng sinh viên: khi sinh viên nhận thấy được rằng tổ chức prom làmột sự kiện vô cùng thú vị, hấp dẫn và có sức lơi cuốn thì ban tổ chức có thể thúc đẩyđược tinh thần đoàn kết và tạo được cộng đồng giữa các sinh viên với nhau.

Xây dựng thương hiệu cho Mường Thanh Luxury Hotel: khi sự kiện được diễn ra thìdù ít dù nhiều cũng sẽ quảng bá hình ảnh cho nơi này. Nếu sự kiện thành cơng, đượcquảng bá rộng rãi sẽ tạo nên sự uy tín, thu hút khách hàng cho doanh nghiệp.

Thúc đẩy sự sáng tạo: có thể nói sự kiện prom là một cơ hội để sinh viên thể hiện sựsáng tạo của bản thân trong việc chọn trang phục, phụ kiện, tư duy sáng tạo trong cảphần thi ứng xử ( các anh chị tham gia). Bên cạnh đó bên phía tổ chức cũng phát huyđược tính sáng tạo qua cách trang trí, setup và chuẩn bị được các hoạt động thú vịtrong buổi prom.

Kết nối mạng: cung cấp môi trường cho sinh viên xây dựng mối quan hệ và mở cửacho cơ hội mở rộng mạng lưới xã hội của họ ( chẳng hạn như post bài viết, up storyhoặc tạo nên những thước phim trên Facebook).

Xây dựng hình ảnh cho khoa Du Lịch: sự kiếm Prom lần này còn hướng đến mục tiêulà tìm ra được “ King and Queen “, từ đó sẽ thấy được sự tài năng, vẻ đẹp và cả tinhthần sáng tạo của khoa, hỗ trợ cho các khoá sau trong cuộc thi Miss and Mister DUEdo trường tổ chức.

</div>