phân tích hệ thống quản lý hoạt động mua bán của doanh nghiệp an thượng yến

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (884.16 KB, 23 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ

BÁO CÁO THẢO LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA BÁN CỦA DOANH NGHIỆP AN THƯỢNG YẾN

GVHD : Th.S Trần Thị Nhung LHP : 232_ECIT0311_02 Nhóm : 4

Hà Nội, 04/2024

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN

LỜI MỞ ĐẦU ... 1

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN ... 2

1.1. Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) ... 2

1.1.1. Khái niệm, vai trò của sơ đồ phân cấp chức năng ... 2

1.1.2. Đặc điểm, mục đích của sơ đồ phân cấp chức năng ... 2

1.1.3. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ... 3

1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) ... 5

1.2.1. Luồng dữ liệu mức ngữ cảnh ... 6

1.2.2. Luồng dữ liệu mức đỉnh ... 6

1.2.3. Luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ... 6

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH ĐẶC TẢ VỀ QUY TRÌNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP AN THƯỢNG YẾN ... 8

2.1. Mô tả nghiệp vụ hệ thống ... 8

2.1.1. Các nhiệm vụ cơ bản ... 8

2.1.2. Mô tả nghiệp vụ hệ thống ... 8

2.2. Xây dựng mơ hình phân cấp chức năng ... 9

2.2.1. Tại sao phải xây dựng mơ hình phân cấp chức năng ... 9

2.2.2. Cách thức xây dựng mô hình phân cấp chức năng của tồn bộ hệ thống ... 9

2.3. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ... 13

2.3.1. Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh ... 13

2.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ... 13

2.3.3. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh ... 14

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

2.4. Nhận xét, đánh giá và bình luận ... 17

2.4.1. Ưu điểm của hệ thống quản lý mua - bán hàng... 17

2.4.2. Nhược điểm của hệ thống quản lý mua - bán hàng ... 18

KẾT LUẬN ... 19

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

LỜI MỞ ĐẦU

Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, cạnh tranh trong thị trường mua bán trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Để tạo ra lợi thế trên cuộc đua này, doanh nghiệp cần chuyển đổi số và mở rộng kênh bán hàng nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, trong đà phát triển nhanh về doanh thu và quy mô, các doanh nghiệp lại gặp một vấn đề mới: làm thế nào để vận hành hiệu quả? Bên cạnh đó, tình trạng thất thốt hàng hóa đang xảy ra khá thường xun, gây ra những hậu quả xấu cho công việc kinh doanh của cửa hàng. Để hạn chế thất thoát xảy ra, nhiều chủ cửa hàng tìm đến các hệ thống quản lý bán hàng.

Hiểu được tầm quan trọng của hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp, nhóm 4

chúng em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích hệ thống quản lý hoạt động mua bán của doanh

nghiệp An Thượng Yến”.

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1. Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC)

1.1.1. Khái niệm, vai trò của sơ đồ phân cấp chức năng Khái niệm:

Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng do cơng ty IBM phát triển vì vậy cho đến nay nó vẫn cịn được sử dụng. Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn; và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.

Vai trị:

Có thể nói rằng, biểu đồ phân cấp chức năng BPC là một hệ thống đóng vai trị làm vật trung gian giữa các cơng ty, doanh nghiệp với mơi trường, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất. Vai trị của hệ thống thơng tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Về bên ngoài: Biểu đồ phân cấp chức năng BPC có vai trị thu thập các dữ liệu từ mơi

trường bên ngồi, và đưa thơng tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngồi. Các loại thơng tin được thu thập và cung cấp ra bên ngồi bao gồm thơng tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,…

Về mặt nội bộ: Biểu đồ phân cấp chức năng BPC nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trị

như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra. Ví dụ như thơng tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thơng tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thơng tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; thơng tin về bán hàng, doanh thu, tài chính…

1.1.2. Đặc điểm, mục đích của sơ đồ phân cấp chức năng Đặc điểm:

- Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã.

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

3 - Dễ thành lập vì tính đơn giản: Nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm như thế nào?

- Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức năng. Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa.

- Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta khơng đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức.

Mục đích:

Mục đích của việc tạo sơ đồ phân cấp chức năng BPC trong hệ thống thông tin quản lý là để hỗ trợ cho quá trình quản lý kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách phân loại và tổ chức các chức năng và tính năng trong phần mềm BPC theo một cách hợp lý và có hệ thống, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và sử dụng các tính năng một cách hiệu quả.

Cụ thể, sơ đồ phân cấp chức năng BPC giúp cho doanh nghiệp:

- Tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tài chính: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC cho phép doanh nghiệp định hướng các chức năng và tính năng của phần mềm BPC một cách rõ ràng và có hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và tài chính của mình, giảm thiểu các sai sót và tăng tính hiệu quả của hoạt động.

- Nâng cao khả năng quản lý và phân tích: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về các tính năng của phần mềm, giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý và phân tích dữ liệu một cách tốt nhất. Điều này giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn và nhanh chóng hơn trong hoạt động kinh doanh.

- Tăng cường tính linh hoạt: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC giúp doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và điều chỉnh các tính năng của phần mềm BPC phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Điều này giúp doanh nghiệp có tính linh hoạt cao trong việc quản lý tài chính và kinh doanh.

1.1.3. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng Bước 1: Xác định chức năng

Đầu vào: Các chức năng đã được khảo sát trong công đoạn khảo sát và xác lập dự án. Phương pháp:

- Phân nhóm các chức năng có liên quan, đánh số thứ tự và theo nhóm. - Xác định:

• Mức 1: Nút gốc là chức năng tổng quát của hệ thống. • Mức 2: Phân rã ở chức năng thấp hơn là chức năng nhóm.

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

4 - Các mức tiếp theo được phân rã tiếp tục và mức cuối cùng là chức năng nhỏ nhất không phân chia được nữa.

Đầu ra: Biểu đồ BPC

Bước 2: Phân rã các chức năng

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thơng tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn

chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó.

Biểu đồ phân cấp chức năng BPC giúp phân rã và mô tả các chức năng của hệ thống BPC thành các cấp độ khác nhau theo cấu trúc hình cây. Mỗi cấp độ chức năng được biểu diễn bởi một ơ vng hoặc hình chữ nhật trong biểu đồ.

Các chức năng ở cấp độ trên cùng của biểu đồ thường liên quan đến các chức năng tổng thể của hệ thống, chẳng hạn như cấu hình và quản lý người dùng. Các chức năng ở các cấp độ dưới đó sẽ phân rã chi tiết hơn các chức năng tổng thể này thành các chức năng con cụ thể hơn.

Các chức năng con này có thể được phân ra thành các chức năng con khác hơn nữa, tạo thành một cấu trúc phân cấp chi tiết của tất cả các chức năng trong hệ thống BPC. Biểu đồ phân cấp chức năng BPC cho phép người dùng nhìn thấy cấu trúc tổng thể của hệ thống, mối quan hệ giữa các chức năng và cách mà chúng tương tác với nhau.

Đánh giá mức độ quan trọng của từng chức năng: Từ đó, mức độ quan trọng của từng chức năng cần được đánh giá để xác định vị trí và mức độ ưu tiên của chúng trong biểu đồ phân cấp chức năng BPC.

Sắp xếp chức năng theo cấp độ ưu tiên: Sau đó, các chức năng cần được sắp xếp theo cấp độ ưu tiên. Các chức năng quan trọng hơn cần được đặt ở cấp độ cao hơn trong biểu đồ phân cấp.

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

5 Xác định các tính năng cần thiết cho từng chức năng: Khi đã xác định các chức năng và sắp xếp chúng theo cấp độ ưu tiên, các tính năng cần thiết cho mỗi chức năng cần được xác định. Điều này giúp xác định các yêu cầu chức năng cụ thể cho phần mềm BPC.

Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng BPC: Cuối cùng, các chức năng và tính năng cần được xây dựng thành biểu đồ phân cấp chức năng BPC. Biểu đồ này có thể được tổ chức thành các cấp độ chức năng và các tính năng con của từng chức năng. Nó cho phép nhân viên của doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các tính năng cần thiết của phần mềm BPC.

Những nguyên tắc trên giúp cho việc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng BPC trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, đảm bảo rằng hệ thống thông tin quản lý được phát triển phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Hỗ trợ quản lý dự án: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC cung cấp một khung làm việc cho việc quản lý dự án, giúp định hướng và phân chia các nhiệm vụ cho các nhóm và cá nhân trong dự án.

Tăng tính dễ sử dụng: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC giúp người dùng dễ dàng hiểu các tính năng của hệ thống thông tin quản lý và sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Hỗ trợ cho việc nâng cấp và mở rộng hệ thống: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC giúp các nhà phát triển hệ thống thơng tin quản lý hiểu rõ hơn về các tính năng và chức năng hiện có, từ đó có thể dễ dàng mở rộng và nâng cấp hệ thống trong tương lai.

Giảm thiểu rủi ro: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC giúp tránh nhầm lẫn và giảm thiểu rủi ro trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý, đảm bảo tính ổn định và bảo mật của hệ thống.

1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

Khái niệm:

Biểu đồ luồng dữ liệu (còn được gọi là sơ đồ luồng/dòng dữ liệu) (Data Flow Diagram – DFD) được sử dụng để mơ hình hóa tiến trình xử lý nghiệp vụ hay biểu diễn đồ thị các chức năng

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

6 của quá trình thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường của nó.

1.2.1. Luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Là mơ hình hệ thống ở mức tổng qt nhất, tương ứng với mức 1 trong biểu đồ phân cấp chức năng. Trong biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (còn gọi là mức khung cảnh hay mức 0):

- Coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất.

- Xác định tất cả các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngồi với hệ thống.

- Khơng xuất hiện kho dữ liệu.

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết.

1.2.3. Luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Được phân rã từ luồng dữ liệu mức đỉnh. Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản. Các thành phần của biểu đồ được phát triển như sau:

Về chức năng: Các chức năng sẽ được phân rã từ chức năng cấp trên thành chức năng cấp

dưới thấp hơn theo dạng phân cấp “gia phả”.

Luồng dữ liệu: Các luồng dữ liệu vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo tồn) ở mức dưới (phân

rã). Có thể bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu nếu cần thiết.

Kho dữ liệu: Các kho dữ liệu dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ trao đổi lưu trữ trong

hệ thống.

Tác nhân ngoài: Ngay từ đầu các tác nhân ngoài sẽ xuất hiện đầy đủ ở bảng dữ liệu mức

ngữ cảnh, ở mức dưới khơng thể thêm hoặc bớt tác nhân ngồi nào.

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

7 Tóm lại biểu đồ BLD là một trong những công cụ quan trọng trong phân tích cấu trúc hệ thống thơng tin. Nó trình bày một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng hay q trình của hệ thống với thơng tin nó sử dụng. BLD là 1 phần chủ đạo của các yếu tố chỉ định quá trình, bởi vì nó quyết định thơng tin nào cần cho q trình trước khi nó được thực thi.

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Quản lý số lượng, loại hàng, thời gian nhập hàng hóa vào kho.

Quản lý về q trình lưu trữ hàng hóa trong kho và q trình đưa hàng vào mua bán. Quản lý các báo cáo tài chính theo tháng, q về q trình mua bán hàng hóa của doanh nghiệp.

2. Quản lý kho hàng (QLKH):

Sau khi nhập hàng, bộ phận QLKH sẽ lập và lưu trữ phiếu nhập kho. Các nhóm hàng hóa được nhập kho sẽ được phân loại vào những khu vực khác nhau phù hợp với điều kiện bảo quản hàng hóa. Bộ phận QLKH phải liên tục theo dõi và quản lý các sản phẩm trong kho. Khi được ban giám đốc gửi yêu cầu, bộ phận QLKH có nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa trong kho sau đó cập nhật hàng xuất kho và gửi báo cáo kho hàng xuất cho ban giám đốc. Khi nhận yêu cầu xuất hàng của bộ phận QLBH, bộ phận QLKH sẽ có trách nhiệm lập phiếu xuất hàng theo số lượng hàng hóa bộ phận QLBH yêu cầu.

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

3. Quản lý bán hàng (QLBH):

Tại bộ phận QLBH, sau khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng, bộ phận này sẽ tư vấn nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, thơng tin về khách hàng cũng sẽ được lưu trữ. Sau khi khách hàng đã xác nhận yêu cầu muốn đặt hàng, bộ phận QLBH sẽ gửi đơn đặt hàng xuống bộ phận QLKH. Sau khi đơn đặt hàng được thông qua, bộ phận QLKH sẽ gửi thông tin phản hồi cho bộ phận QLBH. Khi đã có hàng hóa cho khách hàng, bộ phận QLBH có nhiệm vụ lập phiếu xuất và hóa đơn xuất hàng. Phiếu xuất và hóa đơn một phần sẽ được lưu trữ, một phần chuyển cho khách hàng, sau đó bộ phận QLBH nhận tiền thanh toán từ khách hàng và gửi báo cáo bán hàng cho ban giám đốc.

4. Quản lý tài chính (QLTC):

Bộ phận QLTC có nhiệm vụ tính tốn các thanh tốn bằng tiền, tài sản và nguồn vốn. Bộ phận sẽ lập ra các bảng thu chi, xem xét các kế hoạch nhập hàng của bộ phận QLNH, quyết tốn hóa đơn cho Nhà cung cấp hàng hóa. Cuối mỗi kỳ, bộ phận QLTC sẽ thu thập dữ liệu hóa đơn nhập hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất và hóa đơn xuất hàng để nộp bảng báo cáo thống kê lên ban giám đốc.

2.2. Xây dựng mơ hình phân cấp chức năng

2.2.1. Tại sao phải xây dựng mơ hình phân cấp chức năng

Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các cơng việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con. Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Đặc điểm của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho một cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện (rất dễ thành lập bằng cách phân rã các chức năng dần dần từ trên xuống).

Như vậy, việc xây dựng mơ hình phân cấp chức năng là rất cần thiết nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích. Đồng thời, sơ đồ phân rã chức năng cũng là phương tiện trao đổi giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống. Sơ đồ phân rã chức năng cho phép mô tả, khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp hoặc khách quan, phát hiện được các chức năng thiếu và trùng lặp.

2.2.2. Cách thức xây dựng mơ hình phân cấp chức năng của toàn bộ hệ thống

Để xây dựng được mơ hình phân cấp các chức năng của hệ thống quản lý bán và mua hàng, nhóm có sử dụng kết hợp cả hai phương pháp bottom - up và phương pháp top - down. Áp

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

10 dụng cụ thể vào hệ thống quản lý bán và mua hàng, ta sẽ làm lần lượt các bước (có áp dụng hai phương pháp trên) như sau:

- Sử dụng phương pháp top - down để tìm kiếm những chức năng chi tiết được nêu trong phần mơ tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống.

- Sử dụng phương pháp bottom - up để gom nhóm các chức năng chi tiết được liệt kê ở trên thành các chức năng ở mức cao hơn.

- Thực hiện kết hợp việc giản lược hóa từ ngữ đến khi thu được chức năng của toàn bộ hệ thống.

Kết quả thu được:

+ Giai đoạn 1:

- Gạch chân các động từ và bổ ngữ có được từ quy trình nghiệp vụ của hệ thống, loại bỏ các cụm từ khơng có phải là chức năng của hệ thống. Sau đó sửa đổi thay thế các từ ngữ cho phù hợp ta được kết quả sau:

• Nhận yêu cầu mua hàng hóa • Lập kế hoạch nhập hàng • Chọn nhà cung cấp

• Tạo danh sách nhà cung cấp dự trù • Nhận phiếu giao hàng và hóa đơn • Kiểm tra hàng

• Thanh tốn đơn hàng • Lưu trữ hóa đơn nhập hàng • Cập nhật thơng tin đơn hàng • Báo cáo thơng tin nhập hàng • Lập phiếu nhập kho

• Phân loại hàng hóa

• Theo dõi và quản lý sản phẩm • Kiểm kê hàng hóa

• Cập nhật hàng xuất kho • Gửi báo cáo kho hàng • Lập phiếu xuất hàng • Tư vấn khách hàng

• Lưu thơng tin khách hàng

</div>