phân tích hệ thống thông tin quản lý mua hàng của siêu thị gia đình

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (915.13 KB, 17 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ... 2

I. Mô tả nghiệp vụ hệ thống ... 3

1. Các nhiệm vụ cơ bản ... 3

2. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm ... 3

a. Bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật ... 3

b. Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa.. ... 3

c. Bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa ... 3

d. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý ... 3

II. Xây dựng mơ hình phân cấp chức năng ... 5

1. Tại sao cần xây dựng mơ hình phân cấp chức năng ... 5

2. Cách thức xây dựng mơ hình phân cấp chức năng của toàn bộ hệ thống ... 5

a. Giai đoạn 1 – Sử dụng phương pháp top - down để tìm kiếm những chức năng chi tiết. ... 5

b. Giai đoạn 2 – Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng ở mức cao hơn. ... 7

III. Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu ... 9

3.1 Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) ... 9

3.2 Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) ... 10

3.3 Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2) ... 11

KẾT LUẬN ... 16

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh ngày nay, sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin đã mang lại những tiện ích đáng kể cho nhiều lĩnh vực, trong đó khơng thể khơng kể đến ngành bán lẻ và quản lý mua hàng. Siêu thị Gia Đình, như một mơ hình tiêu biểu trong lĩnh vực này, đặt ra bài tốn khơng chỉ về việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả, mà cịn về khả năng quản lý thơng tin để tối ưu hóa q trình mua sắm của khách hàng.

Phân tích hệ thống thơng tin quản lý mua hàng của Siêu thị Gia Đình khơng chỉ là việc nghiên cứu về cách thức thu thập, xử lý thông tin mua bán, mà cịn là việc tìm hiểu về cách mà hệ thống này góp phần vào sự linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng đa dạng và phong phú.

Qua đề tài này, chúng ta sẽ bước vào thế giới của công nghệ thông tin và quản lý kinh doanh, từ đó đề xuất những giải pháp, cải thiện để nâng cao hiệu suất hoạt động, cũng như trải nghiệm mua sắm của khách hàng tại Siêu thị Gia Đình. Hãy cùng nhau khám phá và đàm luận về vai trị quan trọng của hệ thống thơng tin trong việc tạo ra một môi trường mua sắm thú vị và tiện lợi hơn bao giờ hết.

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

I. Mô tả nghiệp vụ hệ thống 1. Các nhiệm vụ cơ bản

- Thực hiện thủ tục xuất, nhập, chứng từ, hàng hóa. - Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu.

- Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho. - Sắp xếp hàng hóa trong kho.

- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho.

- Tuân thủ quy định về phịng cháy chữa cháy và an tồn trong kho.

- Báo cáo, thống kê theo tháng, quý về tài liệu và thơng tin các hàng hóa trong

kho.

2. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Hệ thống quản lý mua hàng bao gồm ba bộ phận chính, ba bộ phận này có quan

hệ tương đối độc lập trong quy trình xử lý công việc:

- Bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật

- Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa - Bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa

a. Bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật

Nhiệm vụ của bộ phận này là mua hàng hóa, nhập hàng hóa từ nhiều nguồn khác nhau (các công ty sản xuất và phân phối hàng hóa, chợ đầu mối, các đại lý ủy quyền, các nhà phân phối trung gian,..). Liên hệ với bộ phận bán hàng để có danh sách các loại hàng hóa được yêu cầu bổ sung. Bộ phần này cịn có trách nhiệm xử lý kỹ thuật đối với những mặt hàng được nhập về như đóng dấu, dán nhãn giá, làm hồ sơ cho các loại hàng hóa, đăng ký vào sổ tài liệu tài sản của doanh nghiệp, nhập vào cơ sở dữ liệu.

b. Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa

Khi nhận được hàng hóa từ bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật , bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa có trách nhiệm phân loại hàng hóa và định ra từ khóa để phục vụ cho các cơng tác tìm kiếm thơng tin hàng hóa sau này. Bên cạnh đó, bộ phận này cịn hồn thiện quy trình cập nhật thơng tin hàng hóa bằng cách đưa về kho, phân loại theo từng kho và nhập cơ sở dữ liệu đối với những trường hợp cần bổ sung đối với từng loại mặt hàng.

c. Bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa

Bộ phận này có trách nhiệm trực tiếp tiếp xúc với bộ phận bán hàng, quản lý thơng tin tình hình xuất hàng trong kho. Đối với những loại hàng hóa dễ vỡ, dễ hư hỏng cần được bảo quản cẩn thận thì bộ phận này cần có biện pháp quản lý đặc biệt. Đối với những mặt hàng sắp hết hạn, bộ phận này cần thông báo với bên bộ phận bán hàng để có những biện pháp xử lý tối ưu. Đối với những mặt hàng đã hết hạn thì cần thơng báo lại với nhà cung cấp để đổi trả hàng theo điều kiện hợp đồng hai bên đã thỏa thuận.

d. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý

Khi có yêu cầu về bổ sung thêm hàng hóa, bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa sẽ đưa ra những yêu cầu bổ sung đó vào danh sách các yêu cầu để phục vụ

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

cho công tác bổ sung của bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật. Tùy theo mức độ ưu tiên của mỗi loại yêu cầu, hoặc hoàn cảnh của mỗi yêu cầu, bộ phần bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ lập được kế hoạch bổ sung thêm hàng hóa mới, hay số lượng hàng hóa trong kho. Thông thường các yêu cầu này rơi nhiều vào các thời điểm như lễ tết, cuối năm hoặc đầu năm.

Bên cạnh đó, bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa cũng là một bộ phận trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý kho hàng của doanh nghiệp nên bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa có thể nắm bắt được rất rõ tình hình tiêu thụ các loại hàng hóa của doanh nghiệp. Với những mặt hàng mà có số lượng hư hỏng, hết hạn hay nhu cầu đối với mặt hàng đó lownsshif bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa có thể tạo ra yêu cầu phải đổi trả hàng hóa hay bổ sung thêm số lượng mặt hàng này lên bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật.

Tại mỗi thời điểm, doanh nghiệp có kế hoạch mua, bổ sung thêm hàng hóa, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ thống kê và duyệt đối với các yêu cầu bổ sung hàng hóa, xem xét nhu cầu, cân đối kinh phí và lên một danh sách các mặt hàng sẽ được mua. Đối với những hàng hóa là đặc thù của doanh nghiệp, do doanh nghiệp sản xuất, không mua được những loại hàng hóa đó bên ngồi thì bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật có thể tạo rồi gửi yêu cầu sản xuất hàng hóa cho bộ phận sản xuất của doanh nghiệp hay các xưởng sản xuất quen biết hoặc thuê ngoài, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ lên danh sách các mặt hàng cần mua với các thông tin về nhà cung cấp và tạo đơn đặt hàng. Sau đó, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ gửi đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp, các đại lý trên thị trưởng. Sau khi nhận được hàng hóa và hóa đơn u cầu thanh tốn từ nhà cung cấp, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra hàng nhận được, nếu có sai sót thì phải gửi khiếu nại lại nhà cung cấp yêu cầu nhà cung cấp đổi lại lô hàng khác hoặc giảm giá, chiết khấu lô hàng đó. Trong trường hợp hàng hóa nhận được kiểm tra tốt, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật đóng dấu hóa đơn nhận được rồi gửi hóa đơn u cầu thanh tốn đó đến phịng tài chính của doanh nghiệp. Sau khi các thủ tục thanh tốn hồn tất, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ nhận hàng về và làm cơng tác riêng của mình để chuẩn bị chuyển hàng vào kho hay đưa đến bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa. Sau khi nhận sách về, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật cũng có nhiệm vụ thực hiện các công tác xử lý kỹ thuật như đóng dấu, gán nhãn giá,...Sau đó là đăng kí vào số tài sản của doanh nghiệp và nhập cơ sở dữ liệu theo các form đã ghi trong số tài sản của doanh nghiệp.

Cuối cùng, hàng hóa sẽ được chuyển giao sang bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa. Tại đây bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa sẽ phân loại tiếp các loại hàng hóa đã nhận được thành nhiều phần ( như dựa vào hạn sử dụng, dựa vào độ sai sót của hàng, dựa vào độ bền của sản phẩm...). Tiếp theo bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa sẽ xác định ra một số từ khóa cho từng lơ hàng để phục vụ cho việc tìm kiếm. Nhập các từ khóa này lên cơ sở dữ liệu của thư viện để phục vụ cho việc kiểm tra bằng máy tính. Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa sẽ làm tiếp nhiệm vụ phân loại hàng hóa về các khu vực kho khác

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

nhau.

Đối với yêu cầu xuất kho hàng hóa của bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ gửi một yêu cầu xuất kho đến bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa, bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa sẽ kiểm tra tình trạng của mặt hàng đó và cho bộ phận bán hàng biết có thể xuất kho hay khơng. Nếu có thể xuất kho thì bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa in phiếu xuất kho và ghi nhận xuất kho hàng hóa vào cơ sở dữ liệu.

Trong trường hợp một số mặt hàng điện tử đang trong thời gian bảo hành bị hư hỏng và khách hàng mang đến đổi thì bộ phận bán hàng sẽ mang cho bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa kiểm tra lại hàng. Nếu là do lỗi kỹ thuật trong quá trình sản xuất thì bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa sẽ chấp nhận đổi hàng và mang hàng hóa bị lỗi đó đi đổi trả với nhà cung cấp.

II. Xây dựng mơ hình phân cấp chức năng

1. Tại sao cần xây dựng mơ hình phân cấp chức năng

Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là cơng cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra các công việc con. Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Đặc biệt các sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã cho một cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện (rất dễ thành lập bằng cách phân rã

các chức năng dần dần từ trên xuống).

Như vậy, việc xây dựng mơ hình phân cấp chức năng là rất cần thiết nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích. Đồng thời, sơ đồ phân rã chức năng cũng là phương tiện trao đổi giữa nhà thiết kế và người sử dụng, trong khi phát triển hệ thống. Sơ đồ phân rã chức năng cho phép mô tả, khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp hoặc khách quan, phát hiện được các chức năng thiếu và trùng lặp.

2. Cách thức xây dựng mơ hình phân cấp chức năng của tồn bộ hệ thống

Để xây dựng được mơ hình phân cấp các chức năng của hệ thống quản lý Mua hàng của công ty , tôi kết hợp 2 phương pháp bottom-up và top-down. áp dụng vào hệ thống

quản lý mua hàng, ta làm lần lượt các bước sau :

- Sử dụng phương pháp top-down đề tìm kiếm những chức năng chi tiết được nêu trong phần mơ tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống.

- Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chi tiết được liệt kê ở trên thành các chức năng ở mức cao hơn.

- Thực hiện kết hợp việc giản lược hóa từ ngữ đến khi thu được chức năng của toàn bộ hệ thống.

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

Bước 1: Gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống thống (những chức năng chi tiết sẽ được mô tả thông qua các động từ và bổ ngữ này).

Bước 2: Từ danh sách các động từ và bổ ngữ thu được ở bước 1 ta tìm và loại bỏ những chức năng trùng lặp hay những cụm không phải là chức năng của hệ thống.

Bước 3: Từ danh sách thu được ở bước 2, gom nhóm những chức năng nào đơn giản do một người hay một bộ phận thực hiện lại.

Bước 4: Trong danh sách thu được từ bước 3, loại những chức năng khơng có ý nghĩa với hệ thống

Bước 5: Chinh sửa lại các chức năng được chọn sau bước 4 cho hợp lý. Kết quả thu được:

- Gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống, loại bỏ các cụm từ không phải là chức năng của hệ thống ta được kết quả sau:

1. THÊM YÊU CẦU BỔ SUNG HÀNG HÓA 2. LẬP DANH SÁCH ĐƠN HÀNG ĐẶT MUA

3. BÁO CÁO TÌNH HÌNH THEO DÕI ĐƠN ĐẶT HÀNG 4. TÌM KIẾM HÀNG HĨA

5. LẬP KẾ HOẠCH BỔ SUNG HÀNG HĨA 6. CẬP NHẬT THƠNG TIN TỪNG MẶT HÀNG 7. CẬP NHẬT BẢNG GIÁ

8. CHỌN NHÀ CUNG TỐT NHẤT CHO CÔNG TY 9. THỐNG KÊ YÊU CẦU BỔ SUNG HÀNG HĨA 10. GHI NHẬN THƠNG TIN XUẤT KHO HÀNG HÓA 11. PHÂN LOẠI HANG HOA

12. GHI NHẬN THƠNG TIN NHẬP KHO HÀNG HĨA 13. THỐNG KÊ TÌNH TRẠNG HIỆN TẠI CỦA HÀNG HĨA 14. TÌM KIẾM THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

15. PHÂN LOẠI VÀ SẮP XẾP HÀNG HÓA THEO KHO 16. XỬ LÝ HÀNG HÓA QUÁ HẠN, HƯ HỒNG

25. CẬP NHẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG 26. IN HĨA ĐƠN

27. BÁO CÁO 28. THƠNG KẾ

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

- Gom các nhóm chức năng trùng lặp hoặc các chức năng có thể khái quát hóa lại được ta có kết quả dưới đây:

1 → 1 20 → 20 16 → 16 4 → 4

6 +7 + 11→ 6 8 + 22 + 23 → 8 17 + 2 + 5 + 19 → 17 21 → 21

24 → 24 10 → 10

12 + 15 + 18 → 12 25 + 14 → 25 26 → 26 27 + 3 → 27 28 + 9 + 13 → 28

Sửa đôi thay thế các từ ngữ cho phù hợp ta thu được kết quả cuối cùng là danh sách các chức năng chi tiết như sau:

+ THÊM YÊU CẦU BỔ SUNG HÀNG HÓA + KIỂM TRA SỐ LƯỢNG HÀNG TỒN KHO + XỬ LÝ HÀNG HĨA Q HẠN, HƯ HỎNG + TÌM KIẾM HÀNG HĨA

+ CẬP NHẬT THƠNG TIN TỪNG MẶT HÀNG + CHỌN NHÀ CUNG TỐT NHẤT CHO CÔNG TY + ĐƠN ĐẶT HÀNG

+ TẠM DỪNG HOẶC HỦY ĐƠN HÀNG + QUẢN LÝ CÔNG NỢ

+ GHI NHẬN THƠNG TIN XUẤT KHO HÀNG HĨA + GHI NHẬN THÔNG TIN NHẬP KHO HÀNG HOA + CẬP NHẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

+ IN HÓA ĐƠN + BÁO CÁO + THỐNG KÊ

b. Giai đoạn 2 – Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng ở mức cao hơn.

Sau khi làm cơng đoạn gom nhóm các chức năng nhỏ được liệt kê trong giai đoạn một, ta sẽ thu được các chức năng ở mức độ cao hơn như sau:

1. ĐẶT MUA BỊ SUNG HÀNG HĨA 2. QUẢN LÝ HÀNG HÓA

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

3. QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP 4. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

5. QUẢN LÝ XUẤT KHO, NHẬP KHO 6. BÁO CÁO VÀ THỐNG KÊ

Lập bảng tập hợp các chức năng của hệ thống:

QUẢN LÝ MUA HÀNG

HÓA

ĐẶT MUA BỔ SUNG HÀNG HÓA

Thêm yêu cầu bổ sung hàng hóa Đơn đặt hàng

Tạm dừng hoặc hủy đơn hàng

QUẢN LÝ HÀNG HĨA

Tìm kiếm hàng hóa

Cập nhật thơng tin hàng hóa Kiểm tra số lượng hàng tồn kho Xử lý hàng hóa quá hạn, hư hỏng

QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP

Chọn nhà cung cấp tốt nhất cho công ty

Quản lý công nợ

Bổ sung danh sách nhà cung cấp

QUẢN LÝ THÔNG TIN

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

III. Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu

3.1 Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0)

Đây là mơ hình được xây dựng ở mức tổng quan nhất.

Ở mức này, chức năng tổng quan của hệ thống là Quản lý hàng hóa. Với hệ thống này, có bốn tác nhân ngồi có khả năng tác động đến hệ thống về mặt dữ liệu

- Nhà cung cấp hàng hóa. - Ban tài chính.

- Bộ phận bán hàng. - Bộ phận quản lý kho.

Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngồi, ta có biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh như sau:

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

3.2 Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1)

Chức năng Quản lý hàng hóa (chức năng mức 0) có thể phân rã thành năm chức năng con là:

- Chức năng đặt hàng/bổ sung. - Quản lý hàng hóa.

- Quản lý nhà cung cấp.

- Quân lý thông tin khách hàng. - Quản lý xuất kho, nhập kho. - Báo cáo thống kê.

Ngoài các luồng dữ liệu vào/ra ở mơ hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) được bảo tồn, thì ta thấy luồng thông tin trao đổi giữa ba chức năng Đặt mua Bổ sung, Quản lý xuất kho nhập kho, Quản lý thông tin khách hàng là không trực tiếp mà phải thông qua một vài kho dữ liệu như kho Hỏa đơn chứng từ, giấy tờ biên lai xuất kho nhập kho, đơn đối hàng... Danh sách yêu cầu cập nhật bổ sung hàng hóa. Từ đó ta có các bước xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) như sau:

- Từ DFD mức khung cảnh, với DFD mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra.

- Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đình là các chức năng chính bên trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1.

- Xây dựng thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh.

</div>