vẽ biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu các mức cho quy trình nghiệp vụ của một cửa hàng bán đồ diện dân dụng

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ </b>

------

<b>BÀI THẢO LUẬN </b>

<i><b>ĐỀ TÀI: VỄ BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CHO QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA MỘT </b></i>

<i><b>CỬA HÀNG BÁN ĐỒ ĐIỆN GIA DỤNG </b></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>Hệ Thống thông tin quản lý Lớp học phần: 232_ECIT0311_02 </b>

3 Lê Thị Kim Anh 4 Đỗ Thị Bích Loan 5 Lôi Thị Lựu

6 Đào Thị Mai Xuân

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>MỤC LỤC </b>

<b>LỜI MỞ ĐẦU ... 3 </b>

<b>CHƯƠNG I: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ ... 4 </b>

<b>CHƯƠNG II. VẼ BIỂU ĐỒ ... 6 </b>

<b>1. Biểu đồ phân cấp chức năng ... 6 </b>

<b>2. Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức ngữ cảnh (DFD mức 0)... 6 </b>

<b>3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) ... 7 </b>

<b>4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2) ... 8 </b>

<i>Sơ đồ 1: Chức năng nhập hàng ... 9 </i>

<i>Sơ đồ 2: Chức năng bán hàng ... 10 </i>

<i>Sơ đồ 3: Chức năng bảo hành ... 10 </i>

<i>Sơ đồ 4: Chức năng báo cáo ... 11 </i>

<b>KẾT LUẬN ... 12 </b>

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 13 </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>LỜI MỞ ĐẦU </b>

Trong một thị trường ngày càng cạnh tranh và tiêu dùng ngày càng thông minh, việc quản lý và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ của một cửa hàng bán đồ điện gia dụng trở nên vô cùng quan trọng. Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, cần phải áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại để đảm bảo cửa hàng không chỉ hoạt động hiệu quả mà còn cung cấp trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng. Trong bối cảnh này, việc xây dựng và thực hiện biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu các mức cho quy trình nghiệp vụ trở thành một phần khơng thể thiếu để đạt được mục tiêu này.

Biểu đồ phân cấp chức năng là một công cụ quan trọng trong việc phân tích và tổ chức các chức năng của cửa hàng theo cấp độ khác nhau. Bằng cách này, cửa hàng có thể phân rã các hoạt động thành các bước cụ thể và xác định rõ vai trò của từng bộ phận và nhân viên. Điều này giúp tăng cường hiệu quả quản lý và phân công công việc, từ đó giảm thiểu sự trùng lặp và tăng cường sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Luồng dữ liệu các mức là một phần quan trọng khác của quy trình nghiệp vụ. Nó mơ tả cách dữ liệu được truyền đi và xử lý từ một bước sang bước khác trong quy trình. Bằng cách này, cửa hàng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ các bước không cần thiết và tăng cường sự linh hoạt trong việc xử lý đơn hàng và thông tin khách hàng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>CHƯƠNG I: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ </b>

Một cửa hàng bán đồ điện gia dụng.

Cửa hàng nhập hàng từ nhà cung cấp. Khi có nhu cầu nhập hàng, cửa hàng sẽ nhận các thông tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp. Thông tin về thiết bị muốn nhập bao gồm: xuất xứ, cách tháo lắp, mã hàng, tên hàng, bảo hành, bảo dưỡng, giá. Sau đó, cửa hàng lập phiếu nhập hàng.

Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của cửa hàng có kèm theo hóa đơn mua hàng. Hóa đơn mua hàng gồm: mã hóa đơn, ngày mua, tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền. Cửa hàng sẽ thanh tốn cho nhà cung cấp thơng qua hóa đơn mua hàng. Thủ kho nhập thiết bị thơng qua hóa đơn mua hàng và phiếu nhập hàng của cửa hàng. Phiếu nhập hàng bao gồm các thông tin: mã phiếu, ngày mua, tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã hàng, tên hàng, số lượng.

Sau đó sẽ lưu các thông tin về việc nhập hàng vào sổ nhập kho. Sổ nhập kho bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày nhập về, thời gian bảo hành, người vào sổ. Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu mã thiết bị và số lượng đến cửa hàng. Thông tin khách hàng gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại. Nhân viên thu ngân sẽ nhập thông tin mã hàng và số lượng vào máy tính. Máy tính tự động tính tiền và tạo hóa đơn bán hàng (kèm phiếu bảo hành).

Sau đó ghi vào sổ xuất kho. Sổ xuất kho bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày xuất, thời gian bảo hành, người vào sổ. Thơng tin hóa đơn bán hàng gồm: mã hóa đơn, ngày lập, người lập, tên khách hàng, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền. Phiếu bảo hành gồm: mã phiếu, tên khách hàng, ngày mua, tên hàng, mã hàng, số lượng, thời gian bảo hành.

Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị đã mua, cửa hàng sẽ xem xét kiểm tra phiếu bảo hành. Nếu thiết bị đang trong thời gian bảo hành thì bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra, sửa chữa và gửi lại thiết bị cho khách kèm theo hóa đơn bảo hành. Hóa đơn bảo hành gồm: mã hóa đơn, tên khách hàng, mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày xuất hóa đơn, chi phí phát sinh. Các thông tin về việc bảo hành sẽ được lưu lại trong sổ bảo hành. Sổ bảo hành bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày vào sổ, thời gian bảo hành, người vào sổ. Hàng tháng, cửa hàng sẽ tạo báo cáo tình hình xuất, nhập kho các thiết bị, báo cáo doanh thu hàng tháng, báo cáo bảo hành hàng tháng cho chủ cửa hàng tiện theo dõi và xử lý.

Xác định các tác nhân bên ngoài, bên trong và các kho dữ liệu của hệ thống - Tác nhân ngoài:

+ Nhà cung cấp + Khách hàng + Chủ cửa hàng + Ngân hàng - Tác nhân bên trong:

+ Nhân viên cửa hàng + Thủ kho

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

+ Bộ phận bảo hành

<b>Mức ngữ cảnh Mức đỉnh Mức dưới đỉnh </b>

Quản lý cửa hàng bán đồ điện gia dụng

Quản lý nhập hàng - Lập phiếu nhập hàng - Lưu vào sổ nhập nhập kho

Quản lý bán hàng

- Nhập mã hàng, số lượng - In hóa đơn thanh tốn kèm

phiếu bảo hành - Ghi vào sổ xuất kho

Quản lý bảo hành - In hóa đơn bảo hành - Lưu vào sổ bảo hành

Quản lý báo cáo - Báo cáo xuất, nhập kho - Báo cáo doanh thu - Báo cáo bảo hành

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>CHƯƠNG II. VẼ BIỂU ĐỒ 1. Biểu đồ phân cấp chức năng </b>

<b>2. Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức ngữ cảnh (DFD mức 0) Đây là mơ hình được xây dựng ở mức tổng quan nhất </b>

<b>Ở mức này, chức năng tổng quan của hệ thống là Quản lý cửa hàng. </b>

Với hệ thống này, có bốn tác nhân ngồi có khả năng tác động đến hệ thống

<b>về mặt dữ liệu (có thể rút ra từ sơ đồ quy trình nghiệp vụ ) là: </b>

− Nhà cung cấp. − Khách hàng. − Chủ cửa hàng. − Ngân hàng.

Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngồi, ta có mơ

<b>hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) như sau: </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

<b>3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) </b>

Chức năng chính Quản lý cửa hàng (chức năng mức 0) có thể phân rã thành năm

<b>chức năng con là: </b>

- Nhập hàng. - Bán hàng. - Bảo hành. - Báo cáo.

<b>Ta có các bước xây dựng mơ hình đồ luồng dữ liệu như sau: </b>

- Từ DFD mức khung cảnh, với DFD mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra.

- Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là các chức năng chính bên trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1.

- Xây dựng thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh.

TT

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

<b>4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2) </b>

Ở mức này, ta có thể thấy 5 chức năng: chức năng nhập hàng, chức năng bán hàng, chức năng bảo hành, chức năng báo cáo. Cụ thể là:

- Chức năng nhập hàng được phân rã thành hai chức năng : Lập phiếu nhập hàng và lưu vào sổ nhập kho.

- Chức năng bán hàng được phân rã thành 3 chức năng: Nhập mã hàng, số lượng; in hóa đơn bán hàng kèm phiếu bảo hành; ghi vào sổ xuất kho.

- Chức năng bảo hành được phân rã thành 2 chức năng: in hóa đơn bảo hành; lưu vào số bảo hành.

- Chức năng báo cáo được phân rã thành thành 3 chức năng: báo cáo xuất, nhập kho; báo cáo bảo hành; báo cáo doanh thu.

Sau khi đã tiến hành xây dựng sơ đồ DFD mức 1 và xác định được các chức năng phân rã, ta tiếp tục xây dựng sơ đồ DFD mức 2 theo nguyên tắc:

- Thực hiện phân rã đối với mỗi tiến trình của mức đỉnh.

- Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con sẽ xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu.

- Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết.

Khi phân rã các tiến trình phải đảm bảo tất cả các luồng thơng tin vào ra ở tiến trình mức cao phải có mặt trong các tiến trình mức thấp hơn và ngược lại.

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

<i>Sơ đồ 1: Chức năng nhập hàng </i>

Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho hàng bắt đầu từ khi cửa hàng lập phiếu nhập kho dựa trên thông tin sản phẩm do nhà cung cấp cung cấp, bao gồm mã hàng, số lượng, giá cả và thông tin thiết bị chi tiết (nếu có). Phiếu nhập kho sẽ được lưu trữ để sử dụng cho các bước tiếp theo.

Tiếp theo, nhà cung cấp sẽ giao hàng đến kho hàng theo thời gian đã thỏa thuận, kèm theo hóa đơn bán hàng và thơng tin thiết bị (nếu có). Nhân viên kho hàng có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa về số lượng, chất lượng và thông tin thiết bị để đảm bảo khớp với thông tin trên phiếu nhập kho và hóa đơn bán hàng. Kết quả kiểm tra sẽ được ghi nhận vào phiếu nhập kho.

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

<i>Sơ đồ 2: Chức năng bán hàng </i>

<i>Sơ đồ 3: Chức năng bảo hành </i>

X

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

<i>Sơ đồ 4: Chức năng báo cáo </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

<b>KẾT LUẬN </b>

Việc áp dụng biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu các mức cho quy trình nghiệp vụ của một cửa hàng bán đồ điện gia dụng không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp. Bằng cách tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, cửa hàng khơng chỉ tăng cường hiệu quả hoạt động mà còn cung cấp trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng. Điều này khơng chỉ giúp tạo ra sự hài lịng từ phía khách hàng mà cịn tăng cường tính cạnh tranh và bền vững của doanh nghiệp trong thị trường ngày càng cạnh tranh này.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO </b>

1. Hongthuy95 (16/11/2021), Tại sao phần mềm nhân sự AZZA HRM luôn được các thương hiệu khách sạn lớn lựa chọn? Truy cập 20/10/2022, từ Tại sao phần mềm nhân sự AZZA HRM luôn được các thương hiệu khách sạn lớn lựa chọn ?

4. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Truy cập ngày 19/10/2022, từ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự - GIẢI PHÁP ERP (giaiphaperp.vn)

5. Chuyên gia Giải pháp Công nghệ Digistore, Phần mềm quản lí nhân sự AZZA HRM - Chiến lược phát triển cho các doanh nghiệp. Truy cập ngày 23/10/2022, từ Phần mềm quản lí nhân sự AZZA HRM - Chiến lược phát triển cho các doanh nghiệp (digistore.vn)

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

<b>CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc </b>

<b>BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN Lớp 232_ECIT0311_02 </b>

<b> Thời gian: 22 giờ ngày 27/02/2024 </b>

<b>Địa điểm: Google Meet </b>

<b>Thành phần: Tồn bộ thành viên nhóm học phần mơn Hệ thống thơng tin quản lý Có mặt: Đầy đủ thành viên </b>

<b>Nội dung cuộc họp: </b>

1. Xây dựng đề cương cho đề tài thảo luận. 2. Phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên.

Đào Thị Mai Xn Thuyết trình

<b>Mức độ hồn thành: 10% Kết luận: </b>

Nhóm trưởng và các thành viên nhóm thống nhất về nội dung cuộc họp Cuộc họp kết thúc vào lúc 23 giờ 30 phút cùng ngày.

<i>Hà Nội, ngày 27 tháng 02 năm 2024 </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

<b>CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc </b>

<b>BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN Lớp 232_ECIT0311_02 </b>

<b>Thời gian: 22 giờ ngày 11/03/2024 Địa điểm: Google Meet </b>

<b>Thành phần: Toàn bộ thành viên nhóm học phần Hệ thống thơng tin quản lý Có mặt: Đầy đủ thành viên </b>

<b>Nội dung cuộc họp: </b>

1. Nhóm hồn thiện nội dung từng phần, làm cơ sở để hoàn thành nội dung bản tổng hợp nội dung.

2. Nhóm trưởng cùng các thành viên ngồi lại trao đổi cùng nhau về nội dung từng bạn và các phần cần chỉnh sửa, đồng thời kiểm tra và sửa nội dung cần thay đổi trên powerpoint.

<b>Mức độ hoàn thành: 80% Kết luận: </b>

Thành viên Nhiệm vụ Đánh giá chung thành viên Nguyễn Hoàng Anh Chương I + Word Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu Nguyễn Phương Anh Chương II Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu Lê Thị Kim Anh Powerpoint Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu Đỗ Thị Bích Loan Chương III Hồn thành tốt nội dung u cầu Lơi Thị Lựu Chương III Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu Đào Thị Mai Xn Thuyết trình Có tham gia xây dựng bài thảo luận

Cuộc họp kết thúc vào lúc 23 giờ 30 phút cùng ngày.

<i>Hà Nội, ngày 11 tháng 03 năm 2024 </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

<b>CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc </b>

<b>BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN Lớp232_ECIT0311_02 </b>

<b>Thời gian: 22 giờ ngày 03/04/2024 Địa điểm: Google Meet </b>

<b>Thành phần: Toàn bộ thành viên nhóm học phần mơn Hệ thống thơng tin quản lý Có mặt: Đầy đủ thành viên </b>

<b>Nội dung cuộc họp: Tổng kết lại bài thảo luận và chạy thử thuyết trình. </b>

Mức độ hồn thành: 100%

<b>Kết luận: </b>

Nhóm trưởng và các thành viên nhóm thống nhất về nội dung cuộc họp Cuộc họp thông qua với sự đồng ý của các thành viên

Cuộc họp kết thúc lúc 23 giờ 30 phút cùng ngày.

<i>Hà Nội, ngày 03 tháng 04 năm 2024 </i>

</div>