Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu Insert (Nguyễn Quốc Trung) doc

MỤC LỤC

IV. MENU INSERT IV.1
1. Chèn các dấu ngắt. Lệnh Insert\Break: IV.2
a). Khái niệm Section: IV.2
b). Chèn các dấu ngắt: IV.2
2. Đánh số trang. Lệnh Insert\Page Number: IV.3
3. Chèn ngày tháng và thời gian hệ thống. Lệnh Insert\Date and Time: IV.4
4. Sử dụng AutoText. Lệnh Insert\AutoText: IV.5
5. Chèn các trường dữ liệu. Lệnh Insert\Field: IV.8
6. Nhập các ký hiệu đặc biệt. Lệnh Insert\Symbol: IV.11
7. Ghi các chú thích. Lệnh Insert\Comment: IV.13
8. Chèn các cước chú vào văn bản. Lệnh Insert\Footnote: IV.14
9. Lệnh Insert\Caption: IV.15
10. Tạo tham chiếu chéo. Lệnh Insert\Cross-reference: IV.16
11. Tạo bảng mục lục. Lệnh Insert\Index and Tables: IV.18
a). Lớp Index: IV.18
b). Lớp Table of Contents: IV.25
c) Lớp Table of Figures: IV.26
d) Lớp Table of Authorities: IV.26
12. Chèn hình vào văn bản. Lệnh Insert\Picture: IV.27
a). Chèn hình trong Clip Art của bộ Office. Lệnh Insert\Picture\Clip Art: IV.28
b). Chèn hình từ file hình có sẵn. Lệnh Insert\Picture\From File: IV.29
c). Lệnh Insert\Picture\AutoShapes: IV.30
d). Tạo chữ nghệ thuật WordArt. Lệnh Insert\Picture\WordArt: IV.30
13. Lệnh Insert\Text Box: IV.31
a). Cách vẽ Text Box: IV.31
b). Di chuyển Text Box: IV.31
c). Điều chỉnh kích thước Text Box: IV.31
d). Tô nền trong Text Box: IV.31

e). Chọn kiểu đường và độ rộng đường bao: IV.32
14. Chèn nội dung tập tin từ đóa vào văn bản hiện hành. Lệnh Insert\File: IV.32
15. Chèn các đối tượng vào văn bản. Lệnh Insert\Object: IV.33
16. Đánh dấu đoạn văn bản. Lệnh Insert\Bookmark: IV.34
17. Tạo liên kết đến tập tin. Lệnh Insert\Hyperlink: IV.35

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.1-
IV. MENU INSERT



Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.2-
1. Chèn các dấu ngắt. Lệnh Insert\Break:
a). Khái niệm Section:
Một văn bản có thể có nhiều trang, giữa các trang được phân cách bới dấu ngắt trang
(Page Break). Thông thường các trang trong văn bản có thể có đònh dạng giống nhau như:
Khổ giấy (Paper Size), các lề (Margins), tiêu đề và hạ mục (Header and Footer)…
Nếu muốn trong một văn bản có những đònh dạng trang khác nhau thì cần phải chia văn
bản đó thành nhiều phần (gọi là Section). Mỗi section có thể có những đònh dạng trang khác
nhau. Nếu không phân chia thì toàn bộ văn bản xem như một phần duy nhất.
Ở chế độ hiển thò Normal (lệnh View\Normal), các dấu ngắt trang được ký hiệu:



Còn các dấu ngắt phần được ký hiệu:

b). Chèn các dấu ngắt:
Lệnh Insert\Break dùng để chèn các dấu ngắt. Để xem được các dấu ngắt thì cần chuyển
qua chế độ hiển thò Normal bằng lệnh View\Normal.
Cách thực hiện chèn các dấu ngắt:
 Đặt chon trỏ tại vò trí muốn chèn dấu ngắt.
 Chọn lệnh Insert\Break, hội thoại Break xuất hiện. (Hình IV-1)
 Chọn một trong các mục dưới đây.
 Nhắp OK để thực hiện.
 Pape break: Chèn dấu ngắt trang tại con trỏ.
 Column break: Chèn ngắt cột tại con trỏ.
 Next pape: Chèn dấu ngắt phần vào tại con trỏ,
section mới sẽ bắt đầu từ trang sau.
 Continuous: Chèn dấu ngắt phần vào tại con trỏ,
section vẫn nằm liên tục với section trước. Trong trường
hợp này phần văn bản đầu tiên của section mới có thể
nằm ở phần còn lại của trang cuối của section trước.
 Even pape: Chèn ngắt phần vào tại con trỏ, section
mới bắt dầu ở một trang chẵn.
 Odd pape: Chèn ngắt phần vào tại con trỏ, section
mới bắt đầu ở một trang lẻ.
Hình IV-1
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.3-
2. Đánh số trang. Lệnh Insert\Page Number:
Nhiều tài liệu, nhất là những tài liệu dài, sẽ rất có lợi nếu ta thêm số trang vào, Word
cho những các linh động để đặt đònh dạng và các số trang.
Muốn chèn thêm số trang vào trong tài liệu:
 Chọn lệnh Insert\Page
Number, hội thoại Page Number
xuất hiện.

 Trong mục Position, chọn
vò trí muốn đánh số trang Top of
Page hoặc Bottom of Page để chọn
đánh số trang ở đầu hoặc ở cuối
trang.
 Trong mục Alignment,
chọn Left, Center, Right hoặc Inside
hay Outside để đặt số trang ở bên
trái, giữa trang, bên phải, nằm cùng
phía trong hay phía ngoài của trang.
 Đònh dạng mặc nhiên là các số A-rập. Muốn chọn một kiểu đònh dạng khác, bấm
trên nút Format (Hình IV-3) và chọn đònh dạng mà ta muốn. Đánh số trang có thế kết hợp cả
số thứ tự của từng chương, mục (có thể xem lại lệnh View\Header and Footer ở mục 8).
 Chọn OK.

Hình IV-3



Xem thêm thủ thuật:
Khi in văn bản chỉ có 1 hoặc 2 trang thì không nói chi, còn nếu văn bản có nhiều trang
thì sau khi in ra, rất dễ sắp xếp nhầm giữa các trang. Để tránh trường hợp này, bạn nên chèn
số trang cho mỗi trang in.
- Chèn số trang trực tiếp: Bấm menu Insert>Page Numbers. Ở cửa sổ hiện ra, bấm ô
Position chọn Top of page/Bottom of page nếu muốn số trang nằm ở đầu/cuối trang giấy. Khi
đó ô Alignment có 5 lựa chọn đi cùng, nhằm xác đònh vò trí nơi hiển thò số trang: Left, Right,
Center (trái, phải, chính giữa); Inside, Outside (số trang sẽ nằm gần hoặc xa nhau khi đặt 2
trang giấy cạnh nhau).
Hình IV-2

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.4-
Mặc đònh khi chèn số trang, Word sẽ đánh số từ 1 trở đi. Do vậy, nếu trang 1 là trang
bìa, bạn bỏ dấu chọn ở mục Show number on first page. Khi đó trang 1 vẫn được tính nhưng số
trang chỉ hiện từ trang 2 trở đi.
Trong 1 số trường hợp bạn không muốn số trang bắt đầu từ 1 thì bấm nút Format ở
cửa sổ chèn số trang, bấm chọn Start at và gõ số trang bắt đầu vào ô trống bên cạnh, bấm
OK.
Nếu muốn ghi thêm chữ “trang” hoặc 1 nội dung ngắn nào đó trước số trang thì bấm
đúp chuột lên số trang, đặt con nháy trước số trang và gõ nội dung. Xong, bấm nút Close ở
thanh công cụ Header and Footer hoặc bấm đúp chuột ở vùng trống bên ngoài.
- Chèn số trang bằng thanh công cụ Header and Footer: Bấm menu View> Header and
Footer. Mặc đònh vò trí hiển thò số trang là góc trên bên trái, lần lượt bấm phím Tab để chuyển
sang vò trí giữa và cuối trang. Có thể bấm nút Switch Between Header and Footer trên thanh
công cụ để chuyển số trang xuống cuối trang.
Một khi đã xác đònh vò trí hiển thò số trang, bấm nút có dấu # để chèn số trang. Nếu
muốn biểu thò dạng số trang/tổng số trang, gõ thêm dấu / rồi bấm nút có dấu ++. Bấm Close.
- Chèn logo công ty hoặc biểu tượng vào từng trang: Cũng bấm menu View>Header
and Footer, trong khung hiện ra, đặt con nháy ở vò trí muốn hiển thò logo, biểu tượng, bấm nút
menu Insert>Picture>From File, bấm chọn logo, biểu tượng cần dùng, bấm nút Insert, bấm
Close.

3. Chèn ngày tháng và thời gian hệ thống. Lệnh Insert\Date and Time:
Word cho phép chèn các giá trò ngày tháng (ví dụ: 10/08/2012) hay thời gian (ví dụ:
2:43:07 PM) hệ thống hoặc cả cụm ngày tháng và thời gian hệ thống vào văn bản. Đây cũng
có thể là các giá trò văn bản thuộc loại trường.
Cách thực hiện:
 Chọn vò trí trong văn bản để
chèn ngày tháng hay thời gian hệ
thống.

 Chọn lệnh Insert\Date and
Time, hội thoại Date and Time xuất
hiện cho phép bạn lựa chọn dạng
ngày tháng và thời gian cần chèn
thích hợp mà bạn muốn.
Chú ý: Nếu dùng bàn phím, bạn
có thể bấm tổ hợp phím Shift+Alt+D
để chèn thêm ngày tháng hệ thống
hoặc Shift+Alt+T để chèn thêm thời
gian hệ thống. Nếu bạn sử dụng ngày
tháng và thời gian hệ thống như là
một trường bạn có thể thường xuyên
cập nhật giá trò ngày tháng và thời
gian hệ thống hiện tại bằng cách bấm
phím F9.

Hình IV-4

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.5-
4. Sử dụng AutoText. Lệnh Insert\AutoText:
AutoText sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời
gian khi phải thường xuyên nhập vào những từ
hay nhóm từ nào đó. AutoText lưu trữ các văn bản đặc biệt và cho chọn
để sử dụng.
* Lệnh Insert\AutoText\AutoText:
 Xác đònh văn bản hay đối tượng muốn tạo AutoText.
 Chọn lệnh Insert\AutoText\AutoText, hội thoại AutoCorrect
xuất hiện (Hình IV-5), lớp AutoText được kích hoạt. Văn bản đã chọn
được “bắt” đưa vào mục Enter AutoText entries here.

 Nhắp nút Add để bổ sung AutoText vào danh sách.
 Nhắp OK để đóng hội thoại.




Lớp AutoText:
 Show AutoComlete tip for
AutoText and dates: Nếu chọn
Word sẽ cho “nhá nhá” nội
dung của AutoText khi bạn bắt
đầu nhập nó vào, khi đó nếu
gõ phím Enter hoặc phím F3
thì văn bản của AutoText đó
sẽ xuất hiện tại vò trí con trỏ.
 Enter AutoText entries
here: Dùng để nhập tên của
AutoText.
 Preview: Hiển thò nội
dung văn bản của AutoText
đang chọn.
 Add: Thêm AutoText vào
danh sách.
 Delete: Xóa bỏ AutoText.
 Insert: Cho chèn nội dung
của AutoText vào văn bản tại
con trỏ.
 Show Toolbar: Hiển thò
thanh công cụ AutoText.
Hình IV-5

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.6-

Lớp AutoCorrect:
AutoCorrect (tự sửa lỗi) là công cụ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian khi nhập văn bản.
Nó giúp bạn tránh những lỗi sai về từ hay cách sử dụng từ. Bạn có thể lợi dụng chức năng
này để tạo những từ viết tắt nhằm tăng tốc độ nhập (tốc ký). Bạn có thể tạo các AutoCorrect
cho văn bản hay các đối tượng khác như hình ảnh (Picture), biểu bảng (Table)…
Cách tạo AutoCorrect:
 Chọn văn bản hay đối tượng muốn tạo AutoCorrect.
 Chọn lệnh Tools\AutoCorrect, hội thoại AutoCorrect xuất hiện (Hình IV-6), văn
bản hay đối tượng được chọn xuất hiện trong mục With.
 Chọn Formatted Text nếu lưu trữ luôn các đònh dạng của văn bản hay đối tượng.
 Nhập từ sai (hay từ đại diện) cho văn bản hay đối tượng đã chọn vào mục Replace.
 Nhắp nút Add để bổ sung vào danh sách AutoCorrect.
 Nhắp OK để đóng hội thoại.
 Correct TWo INitial
CApitals: Nếu nhập hai ký tự
đầu tiên của từ là chữ hoa thì
Word sẽ đổi ký tự hoa thứ hai
thành chữ thường.
 Capitalize first letter of
sentences: Tự động viết hoa
đầu câu.
 Capitalize names of days:
Tự động viết hoa các ngày
trong tuần.
 Correct accidental usage
of cAPS LOCK key: Khi được
chọn, nếu gõ hELLO thì Word

sẽ tự động đổi thành Hello và
tắt đèn Caps Lock.
 Replace text as you type:
Tự động thay thế khi bạn
nhập văn bản.
 Replace: Hiển thò chuỗi
ký tự của mục vào sẽ tự động
sửa lỗi (từ cần sửa lại).
 With: Hiển thò chuỗi ký
tự bạn muốn Word thay thế
cho mục Replace (từ đúng).
 Add/Replace: Thêm mới/Thay thế một mục trong danh sách AutoCorrect.
 Delete: Xóa bỏ mục đang chọn trong danh sách.
 Plain text: Các từ trong mục With được lưu trữ như là văn bản thuần tuý.
 Formatted text: Lưu trữ các từ trong hộp With cùng với các đònh dạng của chúng.

Hình IV-6

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.7-

Lớp AutoFormat As You Type:
 Apply as you type: Tự
động áp dụng đònh dạng khi
nhập vào.
 Headings: Tự động
áp dụng kiểu Heading khi bạn
nhập các đoạn, gõ Enter hai
lần.
 Borders: Nếu được

chọn thì khi nhập Word sẽ tự
động đònh dạng thành Border.
Trong trường hợp này, nếu
bạn nhập từ ba dấu trở lên
của các ký tự sau: - (dấu trừ),
_ (dấu gạch dưới), = (dấu
bằng) và gõ phím Enter thì
Word sẽ tự động đònh dạng
Border nét mảnh, nét dầy, nét
đôi như sau:






 Tables: Nếu chọn, Word sẽ tự động chèn bảng khi nhập vào nội dung có dạng:
+__________+__________+__________+
Word sẽ tạo thành bảng tương ứng:

 Automatic bulleted lists: Nếu chọn Word sẽ tự động tạo Bullet. Khi bạn nhập vào
các ký hiệu *, >, - ở đầu các đoạn theo sau là một khoảng trắng (Spacebar) hay một Tab thì
khi gõ Enter để qua đoạn khác, Word sẽ tự động tạo Bullet cho đoạn đó và đoạn tiếp theo
sau. Muốn bỏ Bullet thì gõ phím Backspace hoặc nhắp nút Bullets (trên thanh Formatting).
 Automatic numbered lists: Nếu được chọn, Word sẽ tự động ghi số thứ tự
(Numbering) ở đầu các đoạn. Cũng giống như Bullet, khi bạn nhập số ở đầu các đoạn theo
sau là khoảng trắng hay Tab thì khi gõ phím Enter để qua đoạn khác, Word sẽ tự động tạo số
thứ tự cho đoạn đó và đoạn tiếp theo sau.
 Replace as you type: Tự động thực hiện thay thế khi nhập, gồm có:
 “Straight quotes” with “Smart quotes”: Nếu chọn, Word sẽ chuyển các dấu nháy

thẳng thành dấu nháy cong. Nếu bỏ mục này nếu như Font chữ bạn đang sử dụng không có
ký tự dấu nháy cong.
 Ordinals (1st) with superscript: Nếu chọn, khi nhập số thứ tự tiếng Anh Word sẽ tự
động chuyển thành dạng chỉ số trên (superscript).
 Fractions (1/2) with fraction character (1/2): Nếu chọn, khi nhập các phân số dạng
1/2, 1/4… thì Word tự động đổi qua dạng
1
/
2
,
1
/
4
…
Hình IV-7

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.8-
 Symbol characters ( ) with symbols (−): Nếu chọn, khi nhập (hai dấu trừ) thì
Word sẽ trở thành symbol −
 *Bold* and _underline_ with real formatting: Nếu chọn, khi hai dấu * bao một
chuỗi ký tự thì Word sẽ đổi chuỗi ký tự này sang chữ đậm. Khi nhập hai dấu gạch _ bao
chuỗi ký tự Word sẽ đổi chuỗi ký tự này sang chữ nghiêng.
 Internet and network paths with hyperlinks: Nếu chọn, Word tự động tạo liên kết
với trang Web trên Internet hay các đòa chỉ trên mạng cục bộ.

Lớp AutoFormat:

Hình IV-8
5. Chèn các trường dữ liệu. Lệnh Insert\Field:

Mỗi trường dữ liệu (Field) được xem như một biến dùng để lưu một thông tin nào đó như:
trường Page dùng để lưu số trang, trường NumPage lưu tổng số trang của văn bản, trường
FileName lưu tên tập tin,…
Cách chèn tên trường:
 Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn tên trường.
 Chọn lệnh Insert\Field, hội thoại Field xuất hiện.
 Chọn nhóm trường trong mục Categories.
 Chọn tên trường trong mục Field names.
 Nhắp OK để chèn tên trường.
Ghi chú:
• Một trường khi chèn vào văn bản có thể trình bày ở dạng giá trò (mặc nhiên) hay ở
dạng tên trường. Để chuyển đổi giữa hai dạng này thì nhắp chuột phải trên tên trường, chọn
mục Toggle Field Codes.
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.9-
• Khi chèn tên trường vào văn bản, Word sẽ lấy giá trò hiện thời để chèn vào. Giá trò
này không tự động cập nhật, để cập nhật tên trường với giá trò mới nhất thì nhắp chuột phải
trên tên trường, sau đó chọn Update Field.
• Muốn cập nhật tất cả các trường trong văn bản thì thực hiện: Chọn toàn bộ văn bản
(xem lại mục 9 lệnh Edit\Select All) sau đó gõ phím F9.
Trong Word có rất nhiều trường và
được phân theo từng nhóm (categories),
dưới đây là một số trường đơn giản và
thường sử dụng:

Trường Date and Time:
• Date: Ngày hiện hành của máy.
• EditTime: Tổng thời gian dùng
để soạn thảo văn bản (phút).
• PrintDate: Ngày in văn bản gần

nhất.
• SaveTime: Ngày lưu văn bản lần
cuối.
• Time: Giờ hiện hành của máy.






Chú ý: Muốn chèn các thông số
cụ thể đối với trường được chọn, bạn có
thể bấm chọn nút Options. Một hộp
thoại Field Options sẽ xuất hiện cho
phép bạn chọn lựa thêm các thông số
và các cách đưa vào cùng với mã
trường.
Hình IV-9

Hình IV-10

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.10-

Trường Document Information:
• FileName: Tên tập tin của văn
bản đang làm việc.
• FileSize: Kích thước (bytes) của
văn bản đang làm việc.
• Page: Số của trang hiện hành.

• NumPages: Tổng số trang của
văn bản đang làm việc.
• NumChars: Tổng số ký tự của
văn bản.
• NumWords: Tổng số từ của văn
bản.
• Thẻ Options: (Hình IV-12)








Hình IV-12

Hình IV-11

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.11-
6. Nhập các ký hiệu đặc biệt. Lệnh Insert\Symbol:
Những ký hiệu đặc biệt như:  … không thể
nhập trực tiếp từ bàn phím mà phải dùng lệnh Insert\Symbol để chèn vào.
Cách thực hiện:
 Đặt con trỏ tại vò trí muốn chèn các ký hiệu đặc biệt.
 Chọn lệnh Insert\Symbol, hội thoại Symbol xuất hiện. (Hình IV-13)
 Chọn lớp Symbols.
 Chọn bộ Fonts trong hộp thả Font.
 Chọn ký hiệu và nhắp đúp, hoặc nhắp nút Insert để chèn vào văn bản.

 Nhắp nút Close để đóng hội thoại.

Lớp Symbol:

Hình IV-13
• Font: Hộp thả cho chọn bộ fonts:

Font Các ký hiệu đặc biệt
Symbol
αβχδεφγηιϕκλµνοπθρστυϖωξψ♣♦♥♠•⊇⊄⊂⊆∈∉∠∇∏√∧∨∑

Webdings

Wingdings
֠


• Shortcut Key: Gán phím tắt cho ký hiệu.

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.12-
 Lớp Special Characters: Chứa một số ký hiệu có ý nghóa nhất đònh mang tính qui ước.

Hình IV-14
 Thẻ AutoCorrect: (Xem lại lệnh Insert\AutoText\lớp AutoCorrect mục 4)

Hình IV-15
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.13-
 Thẻ Shorcut Key: (Xem lại lệnh View\Toolbars\Customize mục 5g phần menu View)

Hình IV-16
7. Ghi các chú thích. Lệnh Insert\Comment:
Mục đích ghi chú thích là nhằm giải thích thêm cho một đối tượng nào đó trong văn bản.
Chú thích có thể là văn bản hoặc âm thanh, để ghi và nghe được âm thanh thì máy tính phải
có card âm thanh, micro và loa.
Cách chèn chú thích:
 Đặt con trỏ tại vò trí muốn chèn chú thích.
 Chọn lệnh Insert\Comment, cửa sổ nhập chú thích xuất hiện. (Hình IV-17)
 Tiến hành nhập chú thích giống như nhập văn bản thông thường, muốn ghi âm thanh
thì nhắp trên biểu tượng cuộn băng.
 Nhập xong nhắp nút Close.

Hình IV-17
- Những chỗ được ghi chú thích sẽ có màu vàng và khi trỏ chuột vào đó sẽ thấy dòng
chú thích. Nếu không thấy dòng chú thích thì kiểm tra lại bằng lệnh Tools\Options\View và
đánh dấu check mark  vào mục ScreenTips.
- Điều chỉnh chú thích: Nhắp chuột phải trên chú thích, chọn Edit Comment để điều
chỉnh giống như lúc nhập.
- Xóa chú thích: Nhắp chuột phải trên chú thích, chọn Delete Comment.
- Di chuyển qua lại của chú thích (có thể xem lại lệnh View\Comments ở mục 10 phần
menu View).

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.14-
8. Chèn các cước chú vào văn bản. Lệnh Insert\Footnote:
Cước chú là phần văn bản được in ở cuối trang (Footnote) hoặc cuối văn bản (Endnote).
Sử dụng cước chú nhằm cung cấp thêm những thông tin về một vấn đề nào đó được đề cập
trong văn bản. Một cước chú gồm có hai phần:
- Phần thứ nhất thường là con số có dạng chỉ số trên (superscript) được gọi là footnote

reference hoặc note reference mark.
- Phần thứ hai là đoạn văn bản tham chiếu thường được gọi là footnote entry hoặc note
text nằm ở cuối trang (Footnote) hoặc ở cuối tập tin (Endnote).
Cách ghi cước chú:
 Đặt con trỏ tại vò trí muốn chèn cước chú vào.
 Chọn lệnh Insert\Footnote, hội thoại Footnote and Endnote xuất hiện. (Hình IV-18)
 Chọn cách đánh số thích hợp trên hội thoại.
 Nhắp nút OK để xác nhận.
 Tuỳ theo lựa chọn (Footnote hay Endnote) mà con trỏ sẽ đònh vò cuối trang hiện hành
hay cuối tài liệu để bạn nhập đoạn note text vào. Cách nhập note text giống như nhập văn
bản thông thường.
Chú ý: Để chuyển qua lại của cước chú có thể
xem lại lệnh View\Footnotes
1
ở mục 9 phần menu
View.
 Insert: Chọn một trong hai loại cước chú:
 Footnote: Chèn cước chú ở cuối trang.
 Endnote: Chèn cước chú ở cuối tập tin.
 Numbering: Chọn dạng số hay ký hiệu làm
cước chú:
 AutoNumber: Cước chú là dạng số.
 Custom mark: Cước chú là một ký hiệu tuỳ
chọn. Bạn có thể nhập trực tiếp ký hiệu tuỳ chọn hoặc
thông qua nút lệnh Symbol. (Hình IV-19)



Hình IV-19

1
Xem lại menu View
Hình IV-18
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.15-
 Option: Mở hội thoại Note Option để đặt các tuỳ chọn cho cước chú. Trên hội thoại
này có hai lớp All Footnote (Hình IV-20) và All Endnotes (Hình IV-21) tương tự nhau:

Lớp All Footnote: Đặt các tuỳ chọn cho
Footnotes.
 Place at: Vò trí của cước chú.
 Number format: Dạng số của cước chú.
 Start at: Số bắt đầu.
 Numbering: Chọn một trong các mục sau:
 Continuous: Đánh số cước chú tăng dần
từ đầu đến cuối văn bản.
 Restart each section: Đánh số cước chú
tăng dần theo mỗi phân đoạn.
 Restart each page: Đánh số cước chú
tăng dần theo mỗi trang.
 Convert: Chuyển từ Footnote sang Endnote
và ngược lại.

 Lớp All Endnotes: Đặt các tuỳ chọn cho Endnotes. Những mục trong lớp này
tương tự như lớp All Footnotes.

Hình IV-21
9. Lệnh Insert\Caption:

Hình IV-22

Hình IV-20

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.16-

Thẻ AutoCaption:

Hình IV-23

Thẻ New Label:

Hình IV-24

Thẻ Numbering:

Hình IV-25
10. Tạo tham chiếu chéo. Lệnh Insert\Cross-reference:
Khi bạn viết sách, nếu muốn tham chiếu đến một đối tượng nào đó ở nhiều điểm khác
nhau và để bảo đảm tính nhất quán thì nên dùng lệnh Insert\Cross-reference.
Cách tạo tham chiếu chéo:
 Đặt con trỏ tại vò trí muốn tạo tham chiếu chéo.
 Chọn Insert\Cross-reference, hội thoại Cross-reference xuất hiện. (Hình IV-26)
 Trong hộp Reference type chọn kiểu tham chiếu rồi chọn loại đối tượng trong hộp
Insert reference to.
 Nhắp nút Insert để chèn đối tượng tham chiếu vào văn bản.
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.17-

Khi di chuyển con trỏ trên tham chiếu thì nó sẽ biến thành hình bàn tay, nếu nhắp
chuột thì con trỏ sẽ nhảy đến đối tượng tham chiếu.


Khi văn bản có thay đổi thì những tham chiếu không được cập nhật. Khi in văn bản thì
các tham chiếu sẽ tự động cập nhật. Muốn cập nhật tất cả các tham chiếu thì trỏ chuột trên
tham chiếu và nhắp chuột phải, sau đó chọn Update Field. Nếu muốn cập nhật chỉ một tham
chiếu thì chọn tham chiếu rồi gõ phím F9.
 Reference type: Hộp thả chọn loại
đối tượng muốn tạo tham chiếu, gồm có:
• Heading: Khối văn bản được đònh
dạng bởi một trong 9 Heading style.
• Bookmark: Tham chiếu là các
Bookmark được tạo bằng lệnh
Insert\Bookmark.
• Footnote: Tham chiếu là các cước
chú ở cuối trang được đưa vào bằng lệnh
Insert\Footnote.
• Endnote: Tham chiếu là các cước
chú ở cuối văn bản được đưa vào bằng lệnh
Insert\Footnote.
• Equation/Figure/Table: Tham
chiếu là các Caption được tạo bằng lệnh
Insert\Caption, kể cả những nhãn do bạn tạo
ra.
 Insert reference to: Hộp thả dùng để chọn đối tượng muốn chèn vào tài liệu. Những
đối tượng này phụ thuộc vào việc chọn Reference type, gồm có:
• Heading Text: Đưa vào khối văn bản của tiêu đề.
• Heading Number: Đưa vào số thứ tự tiêu đề.
• Page Number: Đưa vào số của trang mà đối tượng cư trú.
• Paragraph Number: Đưa vào số thứ tự của paragraph.
• Bookmark Text: Đưa vào khối văn bản được đánh dấu bởi Bookmark.
• Footnote/Endnote Number: Đưa vào ký hiệu tham chiếu cước chú.

Hình IV-26

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.18-
11. Tạo bảng mục lục. Lệnh Insert\Index and Tables:
Với những văn bản có nhiều trang như: giáo trình, luận văn… thì rất cần một bảng mục
lục để giúp độc giả tìm nhanh đến một mục nào đó. Word có thể nhanh chóng tạo ra một
bảng mục lục từ một văn bản có sử dụng các Style Heading. Word thu thập tất cả các văn bản
có đònh dạng theo kiểu Heading và tổ chức các Heading này theo thứ tự trong bảng mục lục.
a). Lớp Index:

Hình IV-27

Thẻ Mark Entry:

Hình IV-28
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.19-

Thẻ AutoMark:

Hình IV-29

Thẻ Modify:

Hình IV-30
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.20-


Thẻ Modify:

Hình IV-31

Thẻ Format:

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.21-
- Chọn Font: (Xem tiếp
Lệnh Format\Font ở mục 1
phần menu Format).

- Chọn Paragraph: (Xem tiếp
Lệnh Format\Paragraph ở mục 2
phần menu Format).
Hình IV-32

Hình IV-33

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.22-
- Chọn Tabs: (Xem tiếp Lệnh Format\Tab ở mục 6 phần menu Format)

Hình IV-34
- Chọn Border: (Xem tiếp Lệnh Format\Borders and Shading mục 4 phần menu
Format)

Hình IV-35
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.23-
- Chọn Language: (Xem tiếp lệnh Tools\Language\Set Language mục 2 menu Tools)

Hình IV-36
- Chọn Frame:

Hình IV-37
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.24-
- Chọn Numbering: (Xem Lệnh Format\Bullets and Numbering mục 3 menu Format)

Hình IV-38
 Thẻ Shorcut Key: (Xem lại View\Toolbars\Customize mục 5 menu View)

Hình IV-39