Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu Format (Nguyễn Quốc Trung) ppt

MỤC LỤC

V. MENU FORMAT V.1
1. Đònh dạng ký tự. Lệnh Format\Font: V.2
2. Đònh dạng đoạn văn bản. Lệnh Format\Paragraph: V.5
3. Chèn ký tự và số đặc biệt vào văn bản. Lệnh Format\Bullets and Numbering: V.8
a). Chèn ký tự đặc biệt đầu hàng: V.8
b). Chèn số thứ tự đầu hàng: V.12
c). Lớp Outline Numbered: V.13
4. Đònh dạng khung và nền. Lệnh Format\Borders and Shading: V.14
5. Chia cột văn bản. Lệnh Format\Column: V.17
6. Đònh dạng Tab. Lệnh Format\Tabs: V.18
a). Cách cài đặt các điểm dừng của Tab: V.18
b). Xóa hay thay đổi điểm dừng của Tab: V.19
7. Tạo chữ to ở đầu đoạn. Lệnh Format\Drop Cap: V.19
8. Xoay chữ trong Text Box. Lệnh Format\Text Direction: V.20
9. Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại. Lệnh Format\Change Case: V.20
10. Đònh dạng nền văn bản. Lệnh Format\Background: V.20
a). Lệnh Format\Background\More Colors: V.21
b). Lệnh Format\Background\Fill Effects: V.23
11. Lệnh Format\Theme: V.25
12. Lệnh Format\Frames: V.25
a). Lệnh Format\Frames\Table of Contents in Frame: V.26
b). Sắp xếp ý tưởng trước khi soạn thảo. Lệnh Format\Frames\New Frames Page: V.26
13. Tự động đònh dạng văn bản. Lệnh Format\AutoFormat: V.27
14. Sử dụng Style khi soạn thảo văn bản. Lệnh Format\Style: V.28
a). Khái niệm Style: V.28
b). Cách tạo Style mới: V.29
c). Cách gán phím gõ tắt: V.34
d). Cách điều chỉnh Style đã có: V.34
e). Xóa bỏ Style do người dùng tạo ra: V.34

f). Áp dụng Style vào văn bản: V.34
g). Tổ chức các Style (Organizer): V.34
15. Đònh dạng ảnh. Lệnh Format\Object: V.36


Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.1 -
V. MENU FORMAT



Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.2 -
1. Đònh dạng ký tự. Lệnh Format\Font:
Các bước đònh dạng ký tự:
 Chọn khối văn bản muốn đònh dạng,
 Chọn lệnh Format\Font (hoặc chọn đònh dạng trên thanh Formatting (nếu có) hoặc sử
dụng phím tắt của lệnh (nếu có)), sẽ mở hộp hội thoại Font. (Hình V-1)
Chú ý: Chọn đònh dạng trên thanh Formatting bạn có thể xem lại lệnh
View\Toolbars\Formatting ở mục 5 phần b menu View.

Lớp Font:
 Font: Liệt kê các Font
chữ được cài trong Windows
và cho chọn, để chọn font
chữ chỉ cần nhắp chọn tên
của nó trong danh sách hoặc
gõ trực tiếp vào.
 Font Style: Liệt kê các
kiểu chữ: Regular (bình

thường), Italic (nghiêng -
phím tắt Ctrl+I), Bold (đậm -
phím tắt Ctrl+B), Bold Italic
(đậm và nghiêng) và cho
chọn.
 Size: Liệt kê các cỡ chữ
và cho chọn. Để giảm font
Size từng đơn vò ta chọn bôi
đen một mẫu tự (hay cụm từ,
câu, đoạn), giữ phím Ctrl bấm
phím dấu ngoặc đứng mở (])
để tăng dần Size chữ, nếu
bấm dấu ngoặc đứng đóng ([)
thì sẽ giảm dần size chữ.
Cách này đặc biệt hữu ích khi
bạn chọn số size không được
ghi sẵn trong ô font Size (ví
dụ 13), mà cũng không thể gõ
vào vì một số bàn phím tiếng Việt (như VNI) làm cho chữ số bò biến dạng.
 Underline: Hộp thả dùng để chọn dạng đường gạch dưới ký tự.
 Color: Hộp thả dùng để chọn màu cho ký tự.
 Effects: Hiệu ứng, gồm các mục:
 Strikethrough: Gạch một đường giữa các ký tự.
 Double Strikethrough: Gạch hai đường giữa các ký tự.
 Superscript: Đònh
chỉ số trên
. Để soạn thảo A
2
: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu
Format>Font, đánh dấu chọn mục Superscript, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ

hợp 3 phím Ctrl, Shift và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift và dấu =.
 Subscript: Đònh
chỉ số dưới
. Để viết công thức H
2
O. Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm
menu Format>Font. Đánh dấu chọn mục Subscript ở cửa sổ hiện ra, bấm OK. Hoặc sử dụng
tổ hợp phím tắt: Gõ chữ H, bấm tổ hợp phím Ctrl và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl và dấu =, gõ
chữ O.
Hình V-1
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.3 -
 Shadow:


C
C
h
h
ư
ư
õ
õ


c
c
o
o
ù

ù


n
n
e
e
ù
ù
t
t


b
b
o
o
ù
ù
n
n
g
g
 Outline:
 Emboss:


C
C
C

h
h
h
ư
ư
ư
õ
õ
õ



c
c
c
h
h
h
a
a
a
ï
ï
ï
m
m
m

n
n
n
o
o
o
å
å
å
i
i
i

 Engrave:



C
C
C
h
h
h
ư
ư
ư
õ
õ
õ

c
c
c
h
h
h
a
a
a
ï
ï
ï
m
m
m



c
c
c
h
h
h
ì
ì
ì
m

m
m

 Small Caps:
CHỮ HOA NHỎ

 All Caps: CHỮ HOA LỚN
 Hidden: Ẩ (không cho hiển thò ký tự “n”). Giấu một số đoạn trong văn bản: Khi cần
giấu các đoạn văn bản trong tài liệu Word nhiều người thường dùng cách đổi màu text sao cho
trùng với màu nền, ví dụ vào Format>Font, chọn màu trắng trong Font Color. Tuy nhiên cách
này không hiệu quả lắm, nếu các đoạn văn bản muốn giấu khá dài thì người khác có thể dễ
dàng phát hiện ra khi trên tài liệu có một khoảng trắng lớn. Có một cách khác hữu hiệu hơn,
đó là dùng chức năng Hiddent Text chức năng này cho phép bạn có thể giấu một đoạn văn bản
bí mật ở bất cứ nới đâu trên tài liệu Word, có độ dài không giới hạn và rất an toàn. Cách làm
như sau:
- Đánh dấu khối chọn vùng văn bản nào đó mà bạn muốn giấu chúng đi, bấm tổ hợp
phím Ctrl+Shift+H. Khi đó vùng văn bản này sẽ bò ẩn, đồng thời đoạn văn bản khác ở phần kế
tiếp sẽ tự động tràn lên thế vào chỗ trống, do đó tài liệu của bạn sẽ liền lạc và không bò đức
đoạn.
- Để hiển thò lại đoạn văn đã giấu, bạn cũng đánh dấu khối chọn nó ngay tại vò trí của
nó trước đây (đánh dấu khối chọn trên đoạn tài liệu vừa lấp chỗ). Sau đó cũng dùng tổ hợp
phím Ctrl+Shift+H để làm xuất hiện đoạn văn bản trở lại như ban đầu.
- Nếu muốn in các đoạn văn bản đang ẩn ra giấy cùng với các đoạn tài liệu bình thường
thì bạn cần xác lập thêm chức năng in cả phần Hiddent Text khi xác lập thông số cho máy in
(File>Print>Options và đánh dấu chọn mục Hiddent Text).
 Preview: Khung hiển thò.
 Default: Lưu những thông số đã chọn trong hội thoại Font thành mặc nhiên.




Xem thêm thủ thuật:
Điều chỉnh thiết lập của Word: Các thiết lập mặc đònh của Word có thể gây khó khăn
cho người sử dụng, nhất là khi soạn thảo văn bản chữ Việt có dấu. Để điều chỉnh lại các thiết
lập này, bạn cần nắm lệnh Font trong menu Format và lệnh Options trong menu Tools.
- Điều chỉnh font mặc đònh: Font mặc đònh sau khi cài đặt Word là Times New Roman,
đây là một font Unicode. Do vậy, bạn cần điều chỉnh lại bộ gõ chữ Việt thì mới gõ được chữ
Việt có dấu khi soạn thảo. Tuy nhiên, nếu bạn thường soạn thảo và trình bày các văn bản bằng
các font VNI thì nên điều chỉnh để font VNI-Times làm font mặc đònh. Bấm menu
Format>Font. Ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn font VNI-Times ở khung font, chọn Normal ở khung
Font Style, bấm chọn 12 (hoặc 14) ở khung Size, bấm nút Default và chọn Yes ở thông báo
hiện ra.
- Điều chỉnh các thiết lập khác: Các thiết lập còn lại đa số đều nằm trong cửa sổ
Options (menu Tools>Options). Cửa sổ này có rất nhiều thẻ, mỗi thẻ chứa các thiết lập tương
ứng.
Các điều chỉnh đơn vò cm, mm… thay cho đơn vò mặc đònh inches; hoặc điều chỉnh số
file văn bản vừa mở nằm trong thẻ General.
Các thiết lập liên quan đến khung nhìn của cửa sổ soạn thảo nằm trong thẻ View. Ở
thẻ này, mục Startup Task Panel được chọn mặc đònh, do vậy mỗi khi chạy Word, bạn đều thấy
một khung hiện những file vừa làm việc trước đó. Còn mục Text boundaries không được chọn
sẵn, nếu mục này được chọn thì cửa sổ soạn thảo sẽ hiện đường giới hạn vùng làm việc.
Thẻ Edit sẽ chứa những thiết lập liên quan đến việc chỉnh, sửa, xóa, copy… văn bản.
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.4 -
Thẻ Print chứa những thiết lập dành riêng cho Word khi in văn bản. Nếu gặp hiện
tượng máy in ngược, điều chỉnh lại lựa chọn trong thẻ này.
Thẻ Save chứa các lựa chọn cho việc lưu văn bản: Bạn có thể thiết lập thời gian tự
động lưu khi soạn thảo, tạo file dự phòng khi lưu thành file mới…
Thẻ File Locations cho phép bạn thay đổi thư mục My Document mặc đònh thành một
thư mục khác mỗi khi lưu file.
Thẻ Track Chages ít được sử dụng. Các thiết lập trong thẻ này sẽ xuất hiện khi sử

dụng lệnh Track Chages trong menu Tools, lệnh này giúp phát hiện những thay đổi trong văn
bản.
Thẻ Spelling & Grammar, chứa các điều chỉnh về kiểm tra ngữ pháp và từ. Nó chỉ có
tác dụng khi soạn thảo văn bản tiếng Anh. Bạn nên bỏ các mục chọn có chữ Check nếu soạn
thảo tiếng Việt.
Thẻ Security giúp bạn đặt password bảo vệ văn bản.
Thẻ User Information cho phép điều chỉnh lại thông tin người sử dụng Word, thông
tin này sẽ tự động lưu trong văn bản.
Thẻ Compatibility cho phép chọn lại sự tương thích giữa các phiên bản Word, cũng
như giữa Word với các chương trình khác có trong bộ Office.

 Lớp Character Spacing: Dùng để đònh khoảng cách giữa các ký tự.
 Scale: Đònh dạng bề rộng
chữ. Đònh tỷ lệ co dãn bề
ngang giữa các ký tự, mặc
nhiên 100%.
 Spacing: Dùng để đònh
khoảng cách giữa các ký tự,
có các mức:
 Normal: Bình thường
 Expanded: Tăng
khoảng cách (kéo dãn ra).
 Condendsed: Giảm
khoảng cách (nén sít lại).
 Position: Dùng để đònh
vò trí của các ký tự so với
dòng, có các mức:
 Normal: Vò trí bình
thường.
 Raised: Tương tự chỉ số

trên, có thể nâng lên từ từ
theo nhiều mức trong hộp By.
 Lowered: Tương tự như
chỉ số dưới, có thể hạ xuống
từ từ theo nhiều mức trong
hộp By.
Hình V-2
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.5 -
 Lớp Text Effects: Qui đònh tính linh động của các ký tự, có thể nhấp nháy, lấp
lánh… nhằm gây sự chú ý và bắt mắt người đọc. Đònh dạng này chỉ có tác dụng khi xem văn
bản trong Word mà không in được.
 Non: Chữ bình thường.
 Blinking Background: Nền
chữ nhấp nháy.
 Las Vegas Lights: Chữ có
những ngôi sao màu chạy
xung quanh.
 Marching Black Ants: Chữ
có những đường gạch đen
chạy xung quanh.
 Marching Red Ants: Chữ
có những đường gạch đỏ chạy
xung quanh.
 Shimmer: Chữ có nét
nhòe.
 Sparkle Text: Chữ có các ngôi sao lấp lánh.

2. Đònh dạng đoạn văn bản. Lệnh Format\Paragraph:
Một Paragraph là một đoạn văn bản liên tục (có thể một hoặc nhiều dòng, một câu hoặc

nhiều câu) được xác đònh bằng 2 lần bấm phím Enter (một cho đầu và một cho cuối đoạn).
Hay nói cách khác, chương trình soạn thảo (Word) sẽ cho rằng tất cả những ký tự gõ vào
giữa 2 lần Enter là 1 đoạn văn bản, và nó căn cứ vào đó để thực hiện đònh dạng. Lệnh
Format\Paragraph dùng để mở hội thoại Paragraph phục vụ cho việc đònh dạng Paragraph.
Các bước đònh dạng đoạn văn bản:
 Chọn các đoạn văn bản muốn đònh dạng, nếu đònh dạng chỉ một đoạn thì đặt con trỏ
trong đoạn đó.
 Chọn lệnh Format\Paragraph (hoặc chọn đònh dạng trên thanh Formatting có thể
xem lại lệnh View\Toolbars\Formatting ở mục 5 phần b hoặc sử dụng phím tắt của lệnh), hội
thoại Paragraph xuất hiện. (Hình V-4)
Hình V-3
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.6 -

Lớp Indents and Spacing (Hình V-4):
 Alignment: Hộp thả chọn
cách chỉnh dòng cho đoạn văn
bản gồm có:
 Left: Chỉnh văn bản dồn
về bên trái (canh trái), khi đó
lề phải có dạng răng cưa.
 Centered: Chỉnh văn bản
dồn vào giữa (canh giữa), khi
đó hai bên lề trái và lề phải sẽ
có dạng răng cưa.
 Right: Chỉnh văn bản dồn
về bên phải (canh phải), khi đó
lề trái có dạng răng cưa.
 Justified: Chỉnh văn bản
canh đều hai bên, khi đó lề trái

và lề phải đều thẳng.
 Indentation: Đònh lề cho
đoạn:
 Left: Đònh lề trái, là
khoảng cách từ lề trái của trang
in (Left Margin) đến ký tự đầu
tiên của dòng.
 Right: Đònh lề phải, là
khoảng cách từ lề phải của
trang in (Right Margin) đến ký tự cuối cùng của dòng.
 Special: có các lựa chọn sau:
 Non: Bình thường, không thụt tất cả các dòng của Paragraph.
 First line: Chỉ đònh dòng đầu tiên của Paragraph cách lề trái của trang in là bao nhiêu
cm (hoặc inch).
 Hanging: Chỉ đònh các dòng còn lại
của Paragraph (từ dòng thứ hai trở đi) cách
lề trái của trang in là bao nhiêu cm (hoặc
inch).
 Line Spacing: Đònh khoảng cách giữa
các dòng trong Paragraph.
 Single: Khoảng cách dòng đơn (bình
thường).
 1.5 Lines: Khoảng cách gấp rưỡi so
với khoảng cách bình thường.
 At Least: Tối thiểu, đủ để phân cách
giữa các dòng.
 Exactly: Xác đònh chính xác chiều
cao của dòng đúng với số ghi trong hộp At.
 Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần
với dòng bình thường số lần trong hộp At.

 Double: Khoảng cách gấp đôi so với
Hình V-5
Hình V-4
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.7 -
Hình V-6
khoảng cách bình thường.
 Preview: Khung hiển thò kết quả đònh dạng.
 Tabs: Mở hội thoại Tabs để đònh các điểm dừng (xem lệnh Format\Tabs). (Hình V-5)
 Lớp Line and Page Breaks: Qui đònh cách ngắt dòng và ngắt trang:
 Pagination: Cách tổ chức
trang:
 Window/Orphan Control:
Tự động điều khiển các dòng
quả phụ/cô nhi. Trong
Paragraph, dòng quả phụ là
dòng đứng lẻ loi ở đầu trang
tiếp theo, còn các dòng khác
nằm trên trang trước. Dòng cô
nhi là dòng nằm ở cuối trang
trước còn các dòng khác của
Paragraph nằm ở đầu trang
sau. Khi mục này được chọn,
Word sẽ tự động kiểm tra và bố
trí lại văn bản để tránh các
trường hợp quả phụ/cô nhi.
 Keep lines together: Nếu
chọn sẽ không cho ngắt trang ở
giữa đoạn.
 Keep with next: Nếu chọn

sẽ tránh ngắt trang ở đoạn hiện
hành, đoạn tiếp theo.
 Page break before: Đặt
dấu ngắt trang vào đầu đoạn
hiện hành.
 Suppress line number: Nếu chọn sẽ không in con số chỉ dòng đoạn được chọn.
 Don’t hyphenate: Nếu chọn sẽ không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong đoạn.



Xem thêm thủ thuật:
Quét chọn đoạn văn bản cần thực hiện, hoặc bấm chuột vào vò trí bất kỳ trong đoạn văn
cần thực hiện. Bấm menu Format>Paragraph. Thẻ Indents and Spacing của cửa sổ Paragraph
theo mặc đònh hiện ra:
Bấm ô Alignment chọn Left hoặc Centered, Right, Justified để canh lề (biên) trái, giữa,
phải, đều văn bản (có thể thực hiện nhanh thao tác này bằng cách bấm các nút hình các dòng
kẻ trên thanh công cụ Formatting).
Thay đổi giá trò trong 2 ô Left, Right để đẩy đoạn văn bản vào trong (giá trò >0) hoặc ra
ngoài (giá trò <0) so với những đoạn văn khác.
Bấm ô Special chọn First line và giá trò ở ô By (nằm bên cạnh). Nếu muốn hàng đầu tiên
của đoạn văn thụt vào một khoảng (đã xác đònh ở ô By) so với các hàng còn lại trong đoạn
văn; chọn Hanging và giá trò ở ô By nếu muốn tất cả các hàng trong đoạn văn thòt vào trong
so với hàng đầu tiên của đoạn văn.
Thay đổi giá trò trong 2 ô Before, After để tạo khoảng cách giữa các đoạn văn (không
nên tạo khoảng cách giữa các đoạn văn bằng việc bấm 2 hay nhiều lần phím Enter).
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.8 -
Hình V-7
Để thay đổi khoảng cách giữa các hàng trong cùng một đoạn văn, bạn quét chọn đoạn
văn hay toàn bộ văn bản, mở lại cửa sổ Paragraph, bấm ô Line Spacing, chọn 1 trong 6 lựa

chọn; Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly, Multiple. Mỗi lựa chọn sẽ tạo ra một khoảng
cách hẹp, rộng giữa các hàng theo qui đònh của Word. Bạn có thể thay đổi giá trò trong ô At để
tăng/giảm khoảng cách; khi thực hiện, bạn quan sát khung Preview để xem phần mô tả dạng
đang chọn. Bấm OK khi thực hiện xong. Thao tác đònh dạng đoạn văn trong cửa sổ Paragraph
tuy đầy đủ nhưng mất thời gian. Bạn có thể thực hiện nhanh đònh dạng First line, Hanging, đẩy
đoạn văn vào trong hoặc ra ngoài bằng cách bấm giữ chuột và kéo các nút First Line Indent,
Hanging Indent, Left Indent, Right Indent trên cây thước của cửa sổ soạn thảo. Để biết tên các
nút này, bạn di chuyển nút có hình tam giác, hình vuông ở hai đầu thước soạn thảo và xem tên
ở bảng chỉ dẫn hiện ra.

3. Chèn ký tự và số đặc biệt vào văn bản. Lệnh Format\Bullets and Numbering:
Với những phím chữ và số trên bàn phím bạn chỉ có thể gõ được những ký tự bình
thường. Ngoài những ký tự bình thường này, khi tạo và trình bày văn bản, bạn cần dùng đến
các ký tự đặc biệt như: Hình cây viết, hình cuốn sách, hình bì thư…, rõ ràng là bạn không thể
gõ chúng từ bàn phím, khi đó bạn phải dùng đến chức năng chèn ký tự đặt biêt của Word.
Lệnh Format\Bullets and Numbering dùng để ghi các ký hiệu đặc biệt (Bullets), hay điền
số thứ tự (Numbering) ở đầu các đoạn văn bản (Paragraph). Bullets and Numbering được
dùng để giới thiệu các mục trong danh sách.
a). Chèn ký tự đặc biệt đầu hàng:
 Chọn các đoạn văn bản
muốn ghi ký hiệu Bullets.
 Chọn Format\Bullets
and Numbering, hội thoại
Bullets and Numbering xuất
hiện. (Hình V-7)
 Chọn lớp Bulleted, trên
hội thoại xuất hiện 7 ô trong
đó có chứa 7 Bullets chuẩn
và 1 ô rỗng (None).
 Nhắp chọn 1 trong 7

Bullets trên, muốn bỏ Bullets
nhắp ô None.
 Nhắp OK để thực hiện.
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.9 -

Thẻ Picture:

Lớp Pictures:

Hình V-8
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.10 -

Lớp Motion Clips:

Hình V-9

Thẻ Customize:

Hình V-10
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.11 -
 Bullet: Chọn một ký hiệu khác để thay thế cho Bullets trong ô đang chọn.

Hình V-11
 Font: Mở hội thoại Font (Hình V-12) để đònh dạng cho Bullets.
 Bullet position: Chỉ
đònh khoảng cách từ lề trái
đến Bullets.

 Text position: Chỉ đònh
khoảng cách từ lề trái của
trang đến văn bản.



Xem thêm thủ thuật:
Nếu muốn chèn ký tự đặc
biệt vào đầu mỗi hàng khi
xuống dòng (để đánh dấu cho
dễ thấy), bạn làm như sau:
Trước tiên, bạn quét chọn các
hàng cần chèn dạng ký tự này,
bấm menu Format>Bullets and
Numbering. Ở cửa sổ hiện ra,
bấm thẻ Bulleted, bấm chọn 1
trong 7 dạng ký tự cần chèn và
rồi OK. Trường hợp không tìm
thấy ký tự cần chèn, bấm chọn
1 dang bất kỳ trong số các
dạng đang thấy, bấm nút
Customize, bấm chọn ký tự cần
chèn, bấm OK. Nếu vẫn chưa
tìm thấy ký tự cần chèn bấm
tiếp nút Character, bấm ô Font
chọn Symbol hay Wingdings, Webdings… rồi chọn ký tự cần chèn, bấm OK.

Hình V-12
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.12 -

b). Chèn số thứ tự đầu hàng:
 Chọn các đoạn văn
bản muốn ghi số thứ tự.
 Chọn Format\Bullets
and Numbering, hội thoại
Bullets and Numbering xuất
hiện. (Hình V-13)
 Chọn lớp Numbered,
trên hội thoại xuất hiện 7 ô
trong đó có chứa 7 dạng số
chuẩn và 1 ô rỗng (None).
 Nhắp chọn 1 trong 7
dạng số, nếu muốn bỏ số
thứ tự thì nhắp ô None.
 Nhắp OK để thực
hiện.
Có thể sử dụng lệnh
Format\Bullets and
Numbering để điền số thứ tự
hay các ký hiệu vào trong
các ô của bảng.

Ngoài cách ghi Bullets và số thứ tự như trên, bạn có thể sử dụng nút Bullets and
Numbering trên thanh đònh dạng Formatting có thể xem lại lệnh View\Toolbars\Formatting ở
mục 5 phần b.

Thẻ Customize:

Hình V-14




Xem thêm thủ thuật:
Bạn vẫn thực hiện tương tự như thao tác chèn ký tự đặc biệt đầu hàng, nhưng thay vì bấm
chọn thẻ Bulleted ở cửa sổ hiện ra, bạn bấm chọn thẻ Numbered, bấm chọn 1 dạng số rồi bấm
OK.
Ở 2 trường hợp chèn ký tự đầu hàng, để bỏ các ký tự đã chèn, bạn quét chọn lại các
hàng đã thực hiện chèn, bấm menu Format>Bullets and Numbering, bấm thẻ Numbered (hoặc
thẻ Bulleted), bấm chọn None, bấm OK.
Hình V-13
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.13 -
c). Lớp Outline Numbered:

Hình V-15

Thẻ Customize:

Hình V-16
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.14 -



Xem thêm thủ thuật:
Chèn ký tự đặc biệt tại vò trí bất kỳ: Trước tiên, bạn xác đònh vò trí cần chèn ký tự trong
văn bản, đặt con nháy soạn thảo vào vò trí này, bấm menu Insert>Symbol, bấm thẻ Symbols,
bấm ô Font, chọn Symbol hay Wingdings, Webdings… rồi bấm đũp chuột lên ký tự cần chèn
hoặc bấm chọn ký tự cần chèn rồi bấm nút Insert. Nếu đây là ký tự thường xuyên chèn, bấm
nút Shortcut Key rồi gõ một phím nào đó để gán ký tự đó cho phím này, bấm nút Assign. Lần

sau muốn chèn ký tự này, bạn chỉ việc bấm phiám đã gán.

4. Đònh dạng khung và nền. Lệnh Format\Borders and Shading:
Lệnh Format\Borders and Shading dùng để kẻ khung bao và tô nền cho các đoạn văn
bản (Paragraph) và các ô trong bảng (Table). Khung bao có thể là nét đơn, nét đôi, nét ba…,
nền tô có thể đậm nhạt và có nhiều mẫu khác nhau…
Cách thực hiện kẻ khung và tô nền:
 Chọn các đoạn văn bản kẻ khung, tô nên.
 Chọn lệnh Format\Borders and Shading để mở hội thoại Borders and Shading.
 Chọn lớp Borders. (Hình V-17)
 Chọn kiểu đường kẻ (Style), màu đường kẻ (Color), độ rộng đường kẻ (Width).
 Chọn dạng kẻ trong các hộp Setting, hoặc nhắp trên lề trong khung Preview.
 Nếu muốn tô nền thì chọn lớp Shading, sau đó chọn màu tô trong bảng màu Fill.
 Nhắp để OK thực hiện.
Chú ý: Có thể đònh dạng khung và nền bằng thanh công cụ Tables and Borders thì ta xem
lại lệnh View\Toolbars\Tables and Borders ở mục 5 phần e menu View.
Hội thoại Borders and Shading:

Tạo khung cho từng đoạn văn bản. Lớp Borders:
- Quét chọn
đoạn văn cần
thực hiện,
bấm menu
Format>Bord
ers and
Shading. Ở
cửa sổ hiện
ra bấm thẻ
Borders, bấm
chọn một

dạng khung
là: Box,
Shadow, 3-D
ở phần
Setting. Bấm
chọn loại
đường kẻ
khung ở ô
Style. Bấm ô
Color, chọn
màu cho
đường kẻ
Hình V-17
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.15 -
khung. Bấm ô Width chọn bề dày đường kẻ khung. Trong khi bấm chọn quan sát trong khung
Preview để biết trước dạng khung sắp
tạo. Cuối cùng bấm ô Apply to, chọn
Paragraph nếu muốn tạo khung cho cả
đoạn văn bản, hoặc chọn Text nếu chỉ
muốn tạo khung cho các hàng đã chọn,
bấm OK.
Nếu tạo khung sai, quét chọn lại vùng
văn bản trong khung đã tạo, truy cập vào
cửa sổ tạo khung nói trên, bấm chọn
None ở phần Setting, bấm OK.
Các mục trong hội thoại Border and
Shading: (Hình V-17)
 Setting: Cho chọn một trong các
kiểu khung bao.

 None: Không kẻ (nét kẻ rỗng).
 Box: Kẻ hộp.
 Shadow: Đường kẻ có nét bóng
mờ.
 3-D: Đường kẻ không gian ba
chiều.
 Custom: Đường kẻ tuỳ ý. Nhắp tại
các vò trí của khung trong mục Preview
để kẻ/bỏ.
 Style: Kiểu đường
kẻ.
 Color: Hộp thả
cho chọn màu đường
kẻ.
 Width: Hộp thả
cho chọn độ rộng
đường kẻ.
 Options: Đặt các
lựa chọn về khoảng
cách giữa đường kẻ
và văn bản (From
Text). (Hình V-18)
 Show Toolbar:
Cho hiển thò thanh
công cụ Tables and
Borders.
 Thẻ Horizontal
Line. (Hình V-19)
 Preview: Khung
hiển thò, có thể nhắp

chuột vào cạnh để kẻ
theo kiểu Custom.
Hình V-18
Hình V-19
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.16 -
 Tạo đường viền trang văn bản. Lớp Pape Border: Dùng để tạo khung bao cho trang.
Các thành phần của lớp Page Border (Hình V-20) cũng giống như lớp Border. Ngoài ra, có
thể chọn các mẫu hoa văn trong hộp thả Art để làm khung bao cho trang.
- Đối với trang bìa, hoặc văn bản có đường viền trang, bấm menu Format>Borders and
Shading. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Page Border rồi thực hiện chọn dạng đường viền như khi
chọn khung. Tuy nhiên, ở phần tạo này có thêm một số tính năng khác: Bấm ô Art (nếu phần
này chưa được cài sẵn sẽ xuất hiện thông báo yêu cầu bỏ đóa CD-ROM Office để cài thêm),
chọn một dạng đường viền; Bấm ô Apply to: chọn Whole document để tạo đường viền cho tất
cả các trang, chọn This section để chỉ áp dụng cho Section-First page only để tạo viền cho
trang đầu tiên của section hiện hành, chọn This section-All except first page để tạo viền cho
toàn bộ trang có trong section nhưng trừ trang đầu tiên.

Hình V-20

Tô màu nền khung văn bản. Lớp Shading:
- Quét chọn vùng văn bản cần thực hiện, bấm menu Format>Borders and Shading. Ở
cửa sổ hiện ra bấm thẻ Shading (Hình V-21). Bấm ô Apply to, chọn dạng tô là Paragraph cho
cả đoạn văn bản hay chọn Text để chỉ tô các hàng trong vùng chọn. Bấm chọn màu cần tô
trong phần Fill. Bấm ô Style chọn mẫu tô, bấm ô Color chọn màu dùng cho mẫu tô, bấm OK.
Nếu thực hiện sai, quét chọn lại vùng văn bản đã tô, truy cập cửa sổ tô màu nền, bấm chọn No
Fill, bấm OK.

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.17 -

Hình V-21
5. Chia cột văn bản. Lệnh Format\Column:
Lệnh
Format\
Columns dùng
để chia văn bản
thành nhiều cột
(giống như các
cột của trang
báo). Việc chia
cột nên thực
hiện sau khi đã
nhập hoàn
chỉnh văn bản.
Cách thực
hiện chia cột:
 Chọn
lệnh
View\Print
Layout để
chuyển qua chế độ trình bày trang.
 Xác đònh khối văn bản muốn chia
cột.
 Chọn lệnh Format\Columns, hội
thoại Columns xuất hiện. (Hình V-22)
 Nhập hay chọn số cột trong mục
Number of Columns.
 Đặt các
lựa chọn khác

(nếu cần).
 Nhắp OK
để thực hiện.
Chú ý: Trước
khi thực hiện,
bạn đặt con
nháy soạn thảo
ở vò trí cuối
đoạn, cuối vùng
cần thực hiện,
bấm 1 hay 2 lần
phím Enter (nếu
không thực hiện
thao tác này, sau
khi chia văn bản
chỉ nằm ở cột
đầu tiên của tất cả các trang). Khi thực
hiện, có thể việc ngắt cột sẽ không như
mong muốn. Để ngắt toàn bộ một vùng văn
bản sang cột bên cạnh, đặt con nháy soạn
thảo ở đầu vùng cần thực hiện, bấm tổ hợp
3 phím Ctrl+Shift+Enter.
Hội thoại Columns: (Hình V-22)
Hình V-22
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.18 -
 Presets: Liệt kê các ô tương ứng với
số cột và cho chọn.
 Number of Columns: Cho nhập hay
chọn số cột muốn chia.

 Width and spacing: Chọn độ rộng cột
(Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các
cột.
 Equal column width: Nếu chọn, các
cột sẽ có độ rộng bằng nhau.
 Line between: Giữa các cột có đường
phân cách.
 Apply to: Chia cột cho khối văn bản
được chọn (Selected text) hay cho toàn văn
bản (Whole document).
 Preview: Khung hiển thò minh họa.

6. Đònh dạng Tab. Lệnh Format\Tabs:
Khi bạn gõ phím Tab thì con trỏ sẽ nhảy và dừng ở những điểm cách nhau đều đặn, đó là
các điểm dừng của Tab. Mặc nhiên khoảng cách giữa các Tab là 0.5 inch (tức 1.27 cm), tuy
nhiên bạn có thể xác đònh các điểm dừng của Tab một cách tuỳ ý.
Khi di chuyển con trỏ bằng phím Tab, có thể không để lại dấu vết gì trước Tab hoặc để lại
những dấu dẫn (leader) trước Tab. Đó là một hàng dấu chấm (……), hay dấu gạch (______) để
dẫn người đọc ngang suốt trang.
a). Cách cài đặt các điểm dừng của Tab:
Cách 1: Sử dụng lệnh Format\Tab
 Chọn lệnh Format\Tabs để mở hội thoại Tabs. (Hình V-23)
 Nhập vào hộp Tab stop position con số chỉ điểm dừng của Tab tính từ lề trái.
 Đặt các tuỳ chọn Alignment, Leader (nếu cần).
 Nhắp trên nút Set để thiết lập.
 Muốn đặt các điểm dừng Tab khác thì thực hiện lại các bước ,,.
 Nhắp OK để đóng hội thoại Tab.
Cách 2: Sử dụng chuột:
 Trỏ chuột vào ký hiệu và nhắp để chọn dạng canh Tab.
 Nhắp chuột vào thước ngang và nhắp để đặt các điểm dừng của Tab.

Lưu ý: Trong cách này thì không đặt được các Leader cho Tab.
Hội thoại Tabs:
 Tab stop position: Liệt kê các điểm
dừng của Tab hiện có tính từ lề trái (Left
Margins).
 Alignment: Canh dữ liệu tại điểm
dừng của Tab.
 Left: Dữ liệu nhập vào canh về
phía trái của Tab rồi sang bên phải (mặc
nhiên).
 Center: Dữ liệu nhập vào canh
vào giữa Tab rồi phát triển qua 2 bên.
 Right: Dữ liệu nhập vào canh về
phía phải của Tab rồi phát triển sang bên
trái.
 Decimal: Dóng thẳng hàng các dối
số có dấu chấm thập phân (.).
 Bar: Có thanh đứng ngay Tab (|).
 Leader: Thêm các dấu dẫn phía
trước Tab.
Hình V-23
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.19 -
 : Không có dấu dẫn trước Tab.
 : Dấu dẫn là một dãy dấu chấm
 : Dấu dẫn là một dãy dấu gạch giữa
 : Dấu dẫn là một dãy dấu gạch dưới _______________________
 Set: Đặt các lựa chọn Alignment, Leader cho Tab đang chọn (Tab đang hiện trong mục
Tab stop position).
 Clear: Xóa Tab đã chọn (có thể trỏ chuột vào ký hiệu Tab trên thước ngang và kéo nó

ra khỏi thước để bỏ).
 Clear all: Xóa tất cả các Tab hiện có.
 Default tab stops: Qui đònh khoảng cách Tab mặc nhiên (bình thường là 0.5 inch).

b). Xóa hay thay đổi điểm dừng của Tab:
 Chọn các đoạn văn bản mà bạn cần xóa hay dòch chuyển các điểm tab cần thiết.
 Để xóa điểm tab, hãy bấm và rê trỏ chuột trên ký hiệu tab ra khỏi thước đo nằm
ngang.
 Để dòch chuyển điểm tab, hãy bấm và rê trỏ chuột trên ký hiệu tab trên thước đo nằm
ngang dời qua phải hoặc trái đến vò trí cần thiết.

7. Tạo chữ to ở đầu đoạn. Lệnh Format\Drop Cap:
hư bạn đã thấy ký tự chữ N của chữ “Như” ở đầu câu này là một ký tự lớn và
nằm trên ba dòng liên tiếp. Ký tự N được gọi là Drop Cap, nó được sử dụng tại
phần đầu của một bức thư, tiêu đề tạp chí, chương sách hay các ấn phẩm khác.
Để tạo Drop Cap thì sử dụng lệnh Format\Drop Cap.
Cách tạo Drop Cap:
 Xác đònh ký tự muốn tạo Drop Cap.
 Chọn lệnh Format\Drop Cap, hội thoại Drop
Cap xuất hiện. (Hình V-24)
 Chọn dạng Drop Cap trong mục Position.
 Xác đònh số dòng mà ký tự được phép “nằm”
trên đó trong mục Lines to drop.
 Nhắp OK để thực hiện.
Chú ý: Trước khi thực hiện Drop Cap, bạn soạn thảo
văn bản một cách bình thường như những văn bản khác.
Để bỏ đònh dạng, bấm chọn chữ, bấm menu Format>Drop
Cap, bấm chọn None ở cửa sổ hiện ra.
Hội thoại Drop Cap:
 Position: Đònh vò trí cho ký tự Drop Cap.

 Options: Các tuỳ chọn.
N

Hình V-24
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.20 -
 Font: Hộp thả để chọn Font cho ký tự Drop Cap.
 Lines to drop: Xác đònh ký tự Drop Cap nằm bao nhiêu dòng (mặc nhiên 3 dòng).
 Distance from text: Khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến văn bản.

8. Xoay chữ trong Text Box. Lệnh Format\Text Direction:
Với đònh dạng này, bạn có thể tạo ra các chữ xoay đứng hướng sang trái hoặc sang
phải.
 Nhắp chọn công cụ Text Box trên thanh Drawing (xem lại ở mục 5 phần c của lệnh
View\Toolbars\Drawing).
 Kéo chuột vẽ Text Box.
 Nhập văn bản vào trong Text Box.
 Bấm menu Format\Text Direction (hay nhắp trên nút công cụ (Change Text
Direction) để thay đổi hướng văn bản.
 Bấm một dạng trong cửa sổ hiện ra rồi bấm OK.
Chú ý: Bạn có thể thực hiện việc đònh dạng này sau khi thực hiện đònh dạng Drop Cap.

9. Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại. Lệnh Format\Change Case:
Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại, thay vì xóa và gõ lại bạn chọn
lệnh Format\Change Case để chuyển đổi các ký tự từ chữ thường sang chữ hoa và ngược lại.
Cách thực hiện:
 Chọn khối văn bản muốn chuyển đổi.
 Chọn lệnh Format\Change Case (hay nhấn Shift+F3), hộp Change Case hiện ra.
 Nhắp chọn kiểu chuyển đổi trong hội thoại. (Hình V-25)
 Nhắp OK để thực hiện.

Hội thoại Change Case:
 Sentence case: Viết hoa ký tự đầu tiên của câu.
 lower case: chuyển toàn bộ khối văn bản sang
chữ thường.
 UPPER CASE: CHUYỂN TOÀN BỘ KHỐI
VĂN BẢN SANG CHỮ HOA.
 Title Case: Viết Hoa Ký Tự Đầu Tiên Của Từ,
Các Ký Tự Khác Là Chữ Thường.
 tOGGLE cASE: Viết thường ký tự đầu tiên của
từ, các ký tự khác là chữ hoa.

10. Đònh dạng nền văn bản. Lệnh Format\Background:
Lệnh Format\Background dùng để chọn nền cho văn bản. Với chức năng Fill Effects,
Word cung cấp các mẫu nền để trang trí, đặc biệt bạn có thể chọn một tập tin hình ảnh để
làm nền cho văn bản. Ngoài các màu chuẩn do Word cung cấp bạn có thể tự pha chế thêm
các màu khác qua chức năng More Colors.
Hình V-25
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.21 -

a). Lệnh Format\Background\More Colors:
 Lớp Standard: Một hình lục giác chứa các màu chuẩn và cho chọn. Muốn chọn màu
nào thì nhắp vào ô màu đó và OK.

Hình V-26
 Lớp Custom: Dùng để điều chế màu mới:
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.22 -

Hình V-27

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.23 -
b). Lệnh Format\Background\Fill Effects:
 Lớp Gradient: Màu nền theo
kiểu dãy màu chuyển tiếp từ màu
này sang màu khác.
 Colors: Dùng để chọn dạng
màu. Có thể chọn một trong các
dạng sau:
 One color: Dùng một màu
chuyển từ sáng đến tối. Chọn màu
trong Color 1 và chỉnh độ sáng tối
bằng thanh trượt ngay phía dưới.
 Two colors: Dùng 2 màu,
chuyển tiếp từ màu 1 sang màu 2,
chọn màu 1 trong Color 1, màu 2
trong Color 2.
 Preset: Chọn màu do
Word đònh sẵn.
 Shading styles: Các kiểu tô
bóng.
 Variants: Chọn các kiểu
chuyển tiếp.


Lớp Texture: Cho chọn nền và những mẫu hoa văn.

Hình V-29
Hình V-28
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format

Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.24 -
 Lớp Pattern: Cho chọn nền là các mẫu dạng ô lưới.

Hình V-30
 Lớp Picture: Cho chọn tập tin hình ảnh để làm nền cho văn bản.

Hình V-31

Khi chọn nền cho văn bản Word sẽ tự động chuyển qua chế độ View\Print Layout và
chỉ có chế độ này thì mới nhìn thấy nền.