LUẬN VĂN: Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDACTĐ miền Bắc ppt

LUẬN VĂN:
Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý
đảm bảo vật tư tại Ban QLDACTĐ miền Bắc





LỜI NÓI ĐẦU

Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụ trọng tâm, bức
xúc mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng quan tâm hàng đầu. Muốn làm đ-
ược điều đó yếu tố đầu tiên cho Ban QLDACTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm
vật tư trước, trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệu quả
nhất, đạt kết quả cao nhất.
Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại Ban QLDACTĐ miÒn B¾c (Qu¶n lý
dù ¸n c«ng tr×nh ®iÖn ), qua nghiên cứu tổng quát của bản thân. Được sự giúp đỡ tận
tình của lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng. Tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một
số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDACTĐ miền
Bắc”. Nội dung gồm 3 chương sau:
* Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật tư sản xuất của
doanh nghiệp
* Chương II: Thực trạng của công tác quản lý bảo đảm vật tư của ban
QLDACCTĐMB
* Chương III: Một số biện pháp quản lý bảo đảm vật tư của ban

QLDACCTĐMB
Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi Ban QLDACTĐ và giới hạn trong một vài
vấn đề về công tác quản lý bảo đảm vật tư của Ban. Với mục đích đánh giá đúng những
mặt đã làm được và chưa làm được để kiến nghị với Ban QLDACTĐMB có biện pháp
xử lý hiệu quả hơn.

CHƯƠNG I
TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH
NGHIỆP

I. SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM
VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP
1. Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất
Để quá trình SX có thể diễn ra, mọi doanh nghiệp đều phải có được yếu tố: Vật
tư, lao động và tiền vốn.
- Vật tư là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùng cho sản xuất như:
Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng. Nói rộng ra vật tư chính là tư
liệu sản xuất ở dạng tiềm năng không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào. Nh-
ưng để có được vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bị những
vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường và liên
tục. Do đó phải đảm bảo vật tư cho sản xuất là một quá trình kinh tế xã hội.
Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lên CNXH ở nước
ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về mặt bằng bảo quản tốt vật tư thực
hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có chiến lược kinh
doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị trường, tổ chức bộ máy quản lý và
tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết
quả cao. Có như vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản
xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội.

2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất
Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật
tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản

xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không
đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm.
Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan
trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể
đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu
động.
- Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số
lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp
cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí
không cần thiết.
- Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư
giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức.
- Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan
trọng.
- Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép
nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi phí lưu thông)
dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm.
Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công
tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản phẩm công nghệ thì vật
tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí. Vì vậy tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản
xuất sẽ làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm.
II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ
CỦA DOANH NGHIỆP
Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất. Tổ chức và
quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bước sau:
1. Mua sắm vật tư

Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất. Muốn

kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế của mình thì ngay
khâu đầu tiên này phải hoạt động có chất lượng cao. Vì vậy không ngừng đổi mới và
nâng cao chất lượng công tác này là nhiệm vụ không thể thiếu được của doanh nghiệp.
Nó phải có cơ sở khoa học và gồm các nội dung sau:

a) Xác định nhu cầu
Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được
đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng cho doanh nghiệp của mình.
* Nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp.
Xác định theo công thức
Nhu cầu vật tư (N)=(khối lượng xây lắp) x (định mức vật tư cho một đơn vị xây
lắp)
* Nhu cầu vật tư dự trữ:
Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa và đại
lượng dự trữ sản xuất tối thiểu. Đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa bằng dự trữ chuẩn bị
cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự trữ thường xuyên tối đa. Đại lượng dự trữ sản xuất tối
thiểu bằng tổng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm.
b. Xác định lượng hàng đặt mua
Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không bị ứ đọng ở khâu
dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn.
Xác định lượng hàng mua theo công thức:
)VdVd(VV
12cdcm




Trong đó:

V
cm
: Lượng vật tư cần mua
V
cd
: Lượng vật tư cần dùng
Vd
1
: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ
Vd
2
: Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ
Vđ
1
= (Vk + Vnk )- Vx.
Vk: Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm tồn kho
Vnk: lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.

Vx: Lượng vật tư xuất dùng thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.
c. Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán
Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán hàng hoá.
Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành
trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực
hiện và chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá.
2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư
Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp phải được
tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt.
Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận
chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt
mất mát trong vận chuyển.

Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và bảo quản hàng
hoá. Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng mua bán vật tư
hàng hoá về nguyên vẹn bảo đảm số lượng và chất lượng. Ai là người chịt trách nhiệm
về những hao hụt và hư hỏng hàng hoá. Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai
đoạn. Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận tại kho của doanh
nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở doanh
nghiệp theo hai phương pháp chủ yếu: phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp
kiểm tra điển hình.
Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được số lượng chất
lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn. Tiếp nhận chính xác quy cách chủng loại
vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho
theo sự bố trí sắp xếp trong kho. Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật
tư nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm định chính xác.
Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chất lượng hoặc thiếu hụt phải có biên
bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi
chuyển cho bộ phận có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ.

Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh nghiệp phải tổ
chức quản lí và bảo quản hàng ở kho. Kho là nơi dự trữ bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết
bị trước khi đưa vào sử dụng. Tuỳ thuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho
của doanh nghiệp được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phù
hợp.
Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống thiết bị cần thiết cho
bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở, xuất nhập vật tư. Vật tư trong kho
phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo đặc điểm của các thiết bị, vật tư. Tránh hư hỏng, làm
xuống cấp vật tư. Tận dụng tối đưa diện tích kho. Đảm bảo an toàn trong kho tránh mất
mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra.
Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xây dựng không đáng
kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông. Vật tư được bảo quản tùy thuộc vào tính chất lý
hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho. Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở

thời điểm nào cũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ.
3. Cấp phát vật tư
Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm cho sản xuất hoạt động
của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao động của công nhân
tăng thêm vòng quay của vốn lưu thông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và hạ giá
thánh sản phẩm v.v.
Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức. Hạn mức là lượng vật tư quy
định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao. Hạn
mức cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư
lĩnh được một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tư trong
việc quản lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách,
phẩm chất góp phần chấn chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ
và đơn giản hoá công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư.
Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập phiếu
xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức xuất hàng.

4. Quyết toán sử dụng
Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc mua sắm,
tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các
doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán
lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có
tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi,
nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có
thể áp dụng ba phương pháp sau để quyết toán vật tư :
- Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra thực
tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng vật tư xuất trong
kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức.
+ Phương pháp đơn hàng:
Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh
thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng.

+ Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra:
Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật tư được tiến hành
theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất.
Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm nhân với mức tiêu
dùng vật tư. So sánh thực thi với mức quy định về vật tư ta biết được sự chênh lệch với
mức tiết kiệm hay bội chi.

CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACTĐMB

I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM
VỤ CỦA BAN QLDACTĐMB.
1 . Qu¸ tr×nh h×nh thµnh
Thực hiện quyết định 315/HĐBT ngày 1/9/1990 về việc chấn chỉnh lại sản xuất
kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh. Ngày 15/7/1995 Tổng giám đốc công ty
Điện lực Việt Nam đã ký quyết định số 492 ĐVN/TCCB-LĐ về việc thành lập Ban
QLDACCTĐMB trên cơ sở sát nhập Ban Quản lý công trình đường dây 500 KV cùng
một phần lực lượng Ban QLCT Điện.
Trụ sở của Ban QLDACTĐMB đặt tại 1111D đường Hồng Hà - Quận Hoàn
kiếm Hà Nội.
Ban QLDA CTĐMB là một tổ chức sự nghiệp kinh tế trực thuộc Tổng Công ty
Điện lực Việt nam là đơn vị có tư cách pháp nhân được mở tài khoản tại Ngân hàng,
Kho bạc Nhà nước, được sử dụng con dấu riêng để ký kết hợp đồng liên quan đến thực
hiện dự án theo nhiệm vụ và phân cấp củaTCT
(1)
. Vì vậy vốn hoạt động của Ban là vốn
do Nhà nước cấp. Trách nhiệm của Ban là sử dụng nguồn vốn đó sao cho có hiệu quả,
tiết kiệm và hợp lý nhất. Ban được uỷ quyền tiếp nhận từ chủ đầu tư để quản lý và thanh
toán cho các tổ chức tư vấn các đơn vị xây lắp cung ứng vật tư thiết bị, chi phí cho các

công việc của ban QLDA kể cả việc tham gia với tư cách hoạt động tư vấn, được quản
lý và sử dụng có hiệu quả các loại vốn đó.
Nhiệm vụ của Ban QLDACCTĐ là quản lý các dự án lưới điện có điện áp từ 110
KV trở lên và các công trình điện khác theo phân cấp của TCT giao được quy định

(1)
Tổng công ty Điện lực Việt Nam

trong Nghị định 117-CP ngày 20/10/1994 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng,
cụ thể là:
- Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trong nước và nước ngoài
đã nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu
quả.
- Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho các công trình
điện.
- Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác quản
lý dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng công
trình, công tác đền bù và giải phóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất
khác.
- Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản.
- Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây dựng từ chuẩn bị
đầu tư đến kết thúc đầu tư.
- Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch toán kế toán các
công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác quản lý dự án, tư vấn và sản xuất
khác
2 . Bộ máy quản lý của Ban QLDACTĐMB
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Do đặc điểm quản lý của ban,
mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức và nội bộ
các bộ phận với nhau được tổ chức như sau:
+ Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và hai phó chủ nhiệm.

- Chủ nhiệm ban: Là đại diện pháp nhân, là người điều hành cao nhất mọi hoạt động
của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc TCT trong các hoạt
động của quá trình chuẩn bị thực hiện đầu tư, cũng như kết thúc xây dựng đưa dự án vào
khai thác và sử dụng.

- Các phó chủ nhiệm: Là người giúp việc cho Chủ nhiệm được chủ nhiệm giao
quản lý và điều hành một số lĩnh vực theo phân công cụ thể và chịu trách nhiệm trước
chủ nhiệm và trước pháp luật các lĩnh vực được giao.
a. Phòng tổng Hợp (P1)
- Đưa ra các phương án tổ chức sắp xếp bộ máy quán lý trong cơ quan
- Quản lý cán bộ công nhân viên chức. Như điều động, đề bạt, xét lương, nâng
bậc khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân
viên đáp ứng yêu cầu của ban.
- Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện hợp đồng lao động, báo cáo
lao động và tiền lương.
- Quản lý công văn giấy tờ, làm lịch công tác, phổ biến các văn bản pháp quy,
chế độ chính sách.
- Quản lý tài sản cơ sở vật chất của Ban.
- Làm tốt công tác bảo vệ nội bộ.
b. Phòng kế hoạch (P2)
- Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nội bộ và kế hoạch sản xuất
khác.
Soạn thảo hợp đồng kinh tế (trừ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu).
- Nhận các hồ sơ khảo sát, thiết kế kỹ thuật, đơn hàng, bản vẽ thi công, dự toán
các công trình gửi cho các đơn vị liên quan.
- Thanh toán các khối lượng xây lắp cho các công trình.
- Thanh quyết toán A+B và thanh lý hợp đồng
- Làm thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng đất, cấp đất, giấy phép xây dựng các
công trình.
- Tổ chức công tác đền bù tài sản

c. Phòng tài chính kế toán (P3 )
- Lập kế toán năm - quý
- Đảm bảo vốn cho nhu cầu theo kế hoạch.
- Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán.
- Cấp phát đủ vốn cho các đơn vị theo hợp đồng
- Thanh toán các nhu cầu chi phí cho bộ máy hoạt động của Ban. Lập các thống
kê tài chính kế toán theo qui định của tổng công ty.
- Tổ chức quyết toán các công trình
- Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu
d. Phòng vật tư (P4)
- Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây sứ, phụ kiện sản
xuất trong nước.
- Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình.
- Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp phát vật tư, lập
quy trình kho tàng.
- Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư.
- Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng vào công trình.
- Đối chiếu thanh quyết toán vật tư.
-Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ.
- Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu
e. Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5)
- Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi, đề cương khảo
sát
- Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật.

- Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình
- Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế
- Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu.
- Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn.

- Nghiệm thu hạng mục công trình và công trình khi hoàn thành
- Cùng B lập tiền lương hoàn công, tập hợp các bàn giao công trình cho C.
- Đảm nhận công tác kỹ thuật an toàn của Ban.
g. Kho Thượng Đình
Ban QLDACCTĐ có kho chứa vật tư là kho Thượng Đình
Kho Thượng Đình rộng 13000 m
2

Nhiệm vụ của kho :
- Quản lý đất đai nhà cửa kho tàng trong phạm vi kho.
- Tiếp nhận vật tư thiết bị nhập kho.
- Cấp phát vật tư thiết bị khi có lệnh
- Sắp xếp bảo quản VTTD tại kho
- Tổ chức bảo vệ an toàn cho kho
1. Phần nhân lực:
Ban có 170 người trong đó:
- Trình độ đại học : l35 người
- Trình độ trên đại học 15 người
- Trình độ trung cấp 10 người
- Công nhân và lao động thủ công 10 người.
Nhìn chung, trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ trong ban là cao.

Sơ đồ tổ chức quản lý tại Ban QLDACCTĐ

PHÒNG KỸ THUẬT
(P5)
PHÒNG TỔNG HỢP.
(P1)
PHÒNG KẾ HOẠCH
(P2)
PHÒNG VẬT TƯ
NGOẠI (P6)
PHÒNG KINH TẾ
DỰ TOÁN (P7)
PHÒNG TÀI CHÍNH
(P3)
PHÒNG VẬT TƯ
(P4)
KHO



PT
BAN
KỸ
THUẬT



PTB
KINH
TẾ

TRƯỞNG
BAN
CHỦ
NHIỆM

II. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ
VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACTĐ
Với chức năng thay mặt chủ đầu tư tổ chức đấu thầu xây lắp, đấu thầu xây lắp
vật tư, thiết bị, ký hợp đồng tư vấn hoặc tự làm theo giấy phép hành nghề về giám sát
chất- lượng vật tư, thiết bị kỹ thuật và chất lượng thi công đến công tác nghiệm thu công
trình. Ban QLDACTĐMB phải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn, là đầu mối
của việc quản lý kỹ thuật và vật tư của các công trình điện từ 110KV đến 500KV. Nên
việc bảo đảm vật tư thiết bị đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại cho các công ty xây lắp
(bên B) trước khi khởi công là một vấn đề rất quan trọng đòi hỏi bộ máy tổ chức quản lý
vật tư của Ban phải làm việc rất năng động, tích cực, khoa học thì mới thực sự có hiệu
quả. Bởi vì vật tư thiết bị của ngành điện rất đưa dạng, phức tạp mỗi loại có tính chất sử
dụng khác nhau, do đó có tính chất kỹ thuật khác nhau. Tất cả các vật tư thiết bị đưa vào
sử dụng đều phải đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật. Ngoài
ra đối với một số thiết bị như máy biến áp, máy ngắt, chống sét v.v Phải đảm bảo tiêu
chuẩn cách điện theo từng cấp điện áp.
Do yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật như vậy vật tư thiết bị ngành điện phải
được bảo quản trong điều kiện tương đối ngặt nghèo như độ ẩm trong kho phải thấp,
môi trường không có chất hoá học, chất ăn mòn, chất A-xít v v. Vì chủ yếu những vật
tư thiết bị này được mua ở nước ngoài mà Ban QLDACCTĐMB đã từng quan hệ là :
- Hãng Simen của Đức
- Hãng Shanghai của Nam Triều Tiên
- Ucraina (của Nga cũ)
- Hãng Xicamex của Pháp
- Hãng Aegpld của Singapore

Các loại vật tư này thường là máy biến thế, máy ngắt điện, cầu dao điện, cầu dao
cách ly, các loại tủ, bảng điện, các loại thu lôi v.v

Tuy nhiên để giảm giá thành công trình và phát huy được việc sản xuất trong
nước Ban vẫn tổ chức mua một số mặt hàng mà yêu cầu kỹ thuật không mà trong nước
sản xuất như cấu kiện cột, các loại phụ kiện bắt dày, ắc quy v.v của các cơ sở như
Máy cơ khí Yên Viên, Nhà máy chế tạo thiết bị điện Đông Anh v.v
Tóm lại, vật tư thiết bị của Ban chủ yếu là nhập ngoại nên phòng vật tư của ban
chỉ làm nhiệm vụ nhận theo mã hàng cấp phát cho B nhận theo công trình. Ban chỉ cho
phép các bên mua những vật tư thiếu chưa nhập kịp.
Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm :
a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6)
Có nhiệm vụ:
- Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại cho công
trình.
- Tổ chức gọi thầu và xét thầu
- Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký
b) Phòng vật tư nội (P4)
- Tiếp nhận và cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại từ cảng cho các bên xây 1ắp.
- Quản lý và xử lý vật tư tồn đọng của các công trình trước đây.
- Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắm được nguồn vật tư
cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban ký hợp đồng xây lắp chủ yếu là nguồn vật
tư trong nước với hai nội dung tiến độ và chất lượng (nếu được phân công)
- Quyết toán vật tư công trình
c. Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị.
d. Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị không thể không
nhờ tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường có khối lượng lớn vì vậy, khối lượng vật
tư cần vận chuyển rất lớn nên các bạn hàng vận chuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí
nghiệp giao nhận vận chuyển xí nghiệp vận tải hạng nặng

Nếu vật tư trong nước hoặc hàng nhẹ không cồng kềnh thì có thể dùng ngay
phương tiện vận tải của ban hoặc thuê phương tiện vận tải.
III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN
QLDACTĐMB
1. Xác định nhu cầu
Xác định đúng, chính xác nhu cầu tiêu dùng của các đơn vị sản xuất kinh doanh.
Chỉ có trên cơ sở nắm chắc được nhu cầu thì doanh nghiệp mới thực hiện tốt việc bảo
đảm vật tư được với đặc trưng là quản lý làm A cho các đơn vị xây lắp nên nhu cầu vật
tư cho xây dựng cơ bản được tính bằng phương pháp sau :
*Phương pháp hiện vật:
Nhu cầu vật tư (N) =(Khối lượng xây lắp )x(định mức vật tư cho một đơn vị xây
dựng).
Phương pháp này đòi hỏi công trình xây lắp cụ thể khối lượng công việc phải
chính xác và vì vậy phải làm tốt công tác thiết kế kỹ thuật và thiết kế thi công
*Phương pháp giá trị.
Nhu cầu vật tư (N) = (khối lượng công việc xây lắp tính theo 1000đ) x (mức vật
tư cho 1000đ giá trị xây lắp) phương pháp này nhanh gọn nhưng ít chính xác, thường
được sử dụng để tính nhu cầu vật tư cho các công trình lớn trên phạm vi rộng.
*Nhu cầu về vật tư dự trữ
Dự trữ vật tư ở các doanh nghiệp được xây dựng bao gồm 2 bộ phận: dự trữ ở
chân công trình và ở các kho.
Dự trữ ở chân công trình được xác định bằng phương pháp:
T=

Trọng tải của phương tiện vận tải
Mức tiêu thụ bình quân 1 ngày đêm
=
td
M
P

t: Số ngày dự trữ.
- Chỉ tiêu hiện vật (D): D=P.t

D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện vật.
P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm.
P=

N(năm)
360
= N(quý)

90
= N(tháng)

30
- Chỉ tiêu giá trị (G)
G=


n
1i
ii
gD
D
i
: Mức dự trữ vật tư i
g
i
: Giá một đơn vị vật tư i

* Dự trữ vật tư ở kho:
Dự trữ ở kho đối với những loại vật tư chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên có
giá trị lớn. Nó bao gồm 3 bộ phận :
-Dự trữ thường xuyên ( D
tx
, t
cb
, G
tx
) được tính giống nh dự trữ tại chân công
trình.
- Dự trữ chuẩn bị ( D
cb
, t
cb
, G
cb
) được tính căn cứ vào thời gian cần thiết để chuẩn
bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà xác định.
- Dự trữ bảo hiểm: có tác dụng bảo hiểm vật tư cho sản xuất, trong mọi tình
huống nó được xác định bằng 30% dự trữ thường xuyên.
Tóm lại đối với dự trữ sản xuất, việc xác định đúng đắn các mức dự trữ có ý
nghĩa rất lớn trong các doanh nghiệp. Chúng cho phép giảm mức chi phí về bảo quản
hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư
hàng hóa cần thiết trong sản xuất để thực hiện được những nhiệm vụ đề ra ngăn ngừa
việc hình thành quá mức lực lượng dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ
chu chuyển vốn, phát hiện và có biện pháp giải quyết các hàng hoá ứ đọng của
doanh nghiệp.
2. Kiểm tra nhu cầu và xác định lượng hàng đặt mua
Kiểm tra nhu cầu để xác định chính xác lượng hàng đặt mua cũng như để chuẩn

bị cấp phát cho các công ty xây lắp (các bên) tiến hành thi công xây dựng các công trình

điện. Ban quản lý dự án công trình điện Miền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền
thay mặt chủ đầu tư tiếp nhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đã
được duyệt để tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật, tiến độ và giá thành
công trình.
Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thi công, chủ nhiệm thiết
kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến công trình) và lập biên bản giao tuyến công
trình điện.
Để xác định chính xác lượng hàng đặt mua, phòng vật tư dựa trên bản dự toán
công trình, biên bản giao tuyến (gọi là bản tiền lương vật tư) để mua sắm.
3. Lựa chọn người cung ứng
Quá trình lựa chọn người cung ứng thực chất là quá trình tìm hiểu cặn kẽ, so
sánh đặc điểm những nguồn hàng mà doanh nghiệp sẽ mua sắm. Trong nền kinh tế thị
trường rất nhiều người bán nên đòi hỏi người làm công tác vật tư phải chọn lựa những
nơi có nguồn hàng có lợi như:
- Giá thành phải hợp lý, phù hợp với hàng hóa và giá cả trên thị trường (phải thấp
hơn hoặc bằng giá xây lắp theo dự toán).
Là đơn vị được ủy quyền thay mặt chủ đầu tư cung ứng thiết bị cho các công ty
xây lắp. Nên vật tư thường dùng là vật liệu có khối lượng chất lượng cao mang đặc
trưng của ngành điện và phần lớn phải nhập đặt mua ở nước ngoài như một số mặt hàng
đã nêu ở trên (Simen của Đức, Sicamex của Pháp.v.v
Tuy nhiên, đôi khi Ban QLDACTĐ vẫn chọn mua một số loại hàng ở các doanh
nghiệp trong nước để giảm giá thành. Nhưng Doanh nghiệp này có những lợi thế riêng
tất nhiên hàng hoá của họ cũng phải đảm bảo nguyên tắc trên và thường là các Doanh
nghiệp cùng ngành như: Cáp điện mua ở nhà máy cơ khí Yên viên, Xí nghiệp cung ứng
vật tư Hà Nội, sứ Hoàng Liên Sơn, Đông Anh. Cột ở bê tông Chèm, bê tông Thịnh Liệt.
Đó là những đơn vị cung ứng truyền thống, đã được ngành và Tổng cục chất lượng
kiểm tra.

Sau khi thực hiện các bước trên quy trình nghiệp vụ tiếp theo của phòng vật tư sẽ
là:
a. Đối với hàng nhập khẩu
Lệnh giao hàng: Phòng Vật tư nhận từ kho hàng 6 bản thực hiện và luân chuyển
như sau:
- Kiểm định và nhận hàng theo lệnh giao hàng ký hoá đơn quyết toán lô hàng,
quyết toán tầu. Khi quyết toán xong còn một bản gốc lưu phòng vật tư (P4) sao 2 bản
gửi phòng tài chính và phòng Vật tư ngoại (P6).
- Biên bản kiểm hoá tại cảng: Được thành lập cùng với Hải quan để hoàn thành
thủ tục Hải quan hoặc lập với cảng. Khi giao nhận hàng có diễn giải chi tiết. Khi thực
hiện xong còn một bản gốc lưu P4 sao 2 bản lưu P3 và P6.
- Chứng thư giám định hàng.
Trường hợp này đổ vỡ, hư hỏng không đúng hợp đồng, Ban mời cơ quan có tư
cách pháp nhân giám định và lập thư giám định để giải quyết bồi thường hàng hóa.
- Đối với các hợp đồng do công ty điện lực ký, A có hợp đồng ủy thác thì P4
không phải thực hiện các nhiệm vụ trên mà chỉ tổ chức theo dõi giám sát.
b. Đối với hãng gia công chế tạo hoặc mua trong nước
Tổ chức nghiệm thu hàng gia công:
- Căn cứ hợp đồng gia công hoặc phân công của Tổng công ty, P4 tổ chức
nghiệm thu hàng hóa tại vị trí gia công (có quỹ tính riêng) trước khi nhận hàng giao cho
B (các công ty xây lắp).
- Cán bộ tiếp liệu khi nhận hàng đã có nghiệm thu, ký phiếu hóa đơn tài chính
với cơ quan sản xuất khi giao xong cho B, sao cho P4 liên giao cho P2 để làm thủ tục
thanh toán tiền hàng.
c. Công tác tiếp nhận
c1. Với hàng nhập khẩu:

P4 tiếp hàng tại cảng, tổ chức vận chuyển để nhập vào kho (thông qua đơn vị vận
chuyển nội bộ hoặc bên ngoài do P2 ký hợp đồng).
- Đối với hàng nguyên đai nguyên kiện, kho có trách nhiệm chuyển hàng từ trên

phương tiện xuống an toàn và chuyển vào vị trí bảo quản. Thủ kho và cán bộ giao hàng
lập biên bản giao nhận căn cứ vào hàng thực tế (3 bản) nội dung ghi rõ lệnh, mã hàng,
đuôi số kiện, tên kiện, số xe vận chuyển, tên lái xe, trọng lượng thô, tinh.
Biên bản được gửi cho:
- Kho giữ 01 bản
- Người vận chuyển một bản
- Phòng vật tư một bản
+ Lập phiếu nhập kho:
Căn cứ vào lệnh giao hàng, biên bản giao hàng giữa thủ kho và cán bộ tiếp liệu P4
lập 3 phiếu nhập kho phải có đầy đủ các thành phần ký.
c2. Đối với hàng mua trong nước:
- Khi có lệnh, P4 căn cứ quyết định đến đơn vị bán liên hệ và lấy giấy báo giá
gửi P2, P3.
- Khi P2 ký xong hợp đồng mua và P3 trả xong tiền hàng thì thông báo cho P4 để
P4 tổ chức nhận hàng.
- Khi nhận hàng xong, P4 gửi P2 và P3 hóa đơn để thanh lý hợp đồng.
c3. Xuất hàng để thi công công trình:
Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của chủ nhiệm P4 kiểm tra hàng tồn
kho và lập phiếu xuất kho. Nội dung phiếu xuất kho ghi rõ: căn cứ theo lệnh và các đặc
điểm khác như đã nêu ở trên.
c4. Quyết toán nguồn hàng:

- Sau khi công trình đóng điện, các hợp đồng mua hàng ngoài nước, trong nước
đã thực hiện xong. P4 lập quyết toán nguồn hàng và hiện vật gồm số vật tư theo hợp
đồng, số thực nhận đã sử dụng cho công trình hoặc điều động hoặc sẽ tồn kho.
* Quyết toán vật tư công trình:
- Sau khi công trình đóng điện, P5 gửi cho P4 bản tiền lương hoàn công để cùng
P4 cùng Ban quyết toán công trình.
c5. Những kết quả đã đạt được của Ban QLDACTĐMB trong những năm qua:
* Là một doanh nghiệp được thành lập (7/95) trong điều kiện vô cùng khó khăn

về mọi mặt. Nhiệm vụ quản lý đầu tư xây dựng cơ bản theo cơ chế mới. Bước đầu
nhiệm vụ kế hoạch được giao không đủ điều kiện để triển khai, đặc biệt là triển khai
theo nghị định 117/CP sau đó là nghị định 42 /CP) về vốn đầu tư và thủ tục ban đầu
Mặc dù vậy với sự giúp đỡ của Tổng công ty điện Việt Nam và bằng sự nỗ lực vượt bậc
của toàn thể cán bộ CBCNV trong Ban đã từng bước khắc phục khó khăn ổn định tổ
chức, cơ sở vật chất, tháo gỡ từng khâu, giải quyết từng việc để đưa công tác quản lý đi
vào nề nếp hoàn thành nhiệm vụ trọng tâm của mình.
Từ khi thành lập (7/95) đến hết tháng 6/2005 ban QLDACTĐMB đã đạt được
những kết quả sau:
Xây lắp và thiết bị : 857320 triệu đồng
Chi phí khác :85274 triệu đồng
* Thực hiện kế hoạch tiến độ công trình.
+ Lưới điện 500 KV: thi công chống nhiễu và thiết kế móng hơn 526 vị trí trên
toàn tuyến với điều kiện thi công trải rộng gần khắp đất nước.
+ Lưới điện 220kv: thi công hoàn thành 81công trình. Hoàn thành các thủ tục
báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán 15 công trình.
+ Lưới điện 110 kv: Hoàn thành 76 công trình
+ Công trình chống quá tải đã có luận chứng, thiết kế kỹ thuật 15 công trình.

* Các công trình đã hoàn thành
a. Công tác VTTB
- Đã tổ chức công tác đấu thầu mua sắm thiết bị cho 17 trạm quá tải và một số
trạm khác bảo đảm đúng tiến độ quy định: an toàn và bí mật tuyệt đối
- Đã thương thảo và ký hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị của 21 công trình
(trong đó có 17 công trình chống quá tải).
- Tổ chức tốt việc vận chuyển máy biến thế và cấp phát vật tư thiết bị cho 5 trạm
biến áp đảm bảo chất lượng kinh tế, an toàn và đúng tiến độ.
-Tổ chức tối việc tiếp nhận và cấp phát sắt thép nhập khẩu tại Hải Phòng giao
cho tác B với số lượng là 9.978 tấn
-Tổ chức việc đấu thầu mua sắm VTTB cho sửa chữa các công trình hư hỏng do

bão lụt. Bảo quản VTTB trong kho không bị hư hỏng mất mát.
b. Công tác nghiệm thu thanh quyết toán
- Hoàn thành quyết toán công trình đường dây 500kv giai đoạn 1
- Đã quyết toán 8 công trình (do đơn vị cũ chuyển sang) và trình nhà nước duyệt.
- Hoàn thành quyết toán được 67 công trình mới cùng với việc quyết toán công
trình cũ là giải phóng kho vật tư ứ đọng nhiều năm chúng ta đã kiểm kê xác định vật tư
tồn kho tương đối chính xác, đã ký hợp đồng nhượng bán trên 100 tấn thép ứ đọng cho
đơn vị trong ngành được tổng công ty cho phép, chuẩn bị tốt các điều kiện để quý
3/2006 đấu giá tiếp số thép ứ đọng còn lại.
- Đã tập trung, giải quyết tốt các công trình trọng điểm như trạm Hà Tĩnh, trạm
Sơn La, mở rộng ngăn lộ Đông Anh đáp ứng nhu cầu lắp đặt và bảo đảm đúng quy chế
chọn thầu và chỉ định thầu của Tổng Công Ty nay chưa có trường hợp nào vi phạm
đáng kể. Ngoài ra Ban còn trực tiếp đảm nhận việc tiếp nhận phân phối thép do Tổng
Công Ty ký hợp đồng để phân phối cho các công ty xây lắp 1000 tấn (kể cả nhập ngoại
và trong nước) đã và đang quyết toán vật tư và tài chính số thép trên với cơ chế phức tạp
về cả chủng loại và giá trị được an toàn trong điều kiện khó khăn của Ban.

4. Quá trình tiếp nhận và bảo quản vật t-
Những vật t- thiết bị đ-ợc mua sắm cho Ban quản lý phải đ-ợc tổ chức tiếp
nhận bảo quản tốt.
Để đảm bảo đ-ợc yêu cầu đó Ban đã giao cho kho Th-ợng đình những chức
năng và nhiệm vụ sau:
- Chức năng: Tham m-u chủ nhiệm điều hành dự án quản lý giao nhận, bảo
quản , sắp xếp vật t- thiết bị của Ban thuộc phạm vi kho quản lý.
- Nhiệm vụ :
+Tiếp nhận vật t- thiết bị nhập kho và sắp xếp theo đúng quy hoạch kho
+ Th-ờng xuyên làm công tác bảo quản , vệ sinh kho vật t- thiết bị theo đúng
định kỳ quy định
+ Cấp phát vật t- thiết bị đảm bảo an toàn , kịp thời theo phiếu cấp hàng
+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an toàn tuyệt đối

+ Xây dựng quy chế quy định nội quy bảo vệ, giao nhận hàng
+ Lập kế hoạch và nhu cầu sửa chữa, xây dựng kho hàng tháng quý, năm
+ Là thành vên của hội đồng kiểm kê
+ Quan hệ với địa ph-ơng để giảI quyết các công việc liên quan
5. Cấp phát vật t-
Để cho hoạt động sản xuất của Ban đ-ợc nhịp nhàng góp phần tăng năng suất
lao động , tang thêm vòng quay của vốn l-u thông , nâng cao chất l-ợng và hạ giá thành
sản phẩm cho công trình . Lãnh đạo Ban đã giao cho phòng vật t- những chức năng và
nhiệm vụ sau:
- Chức năng : Tham m-u chủ nhiệm tổ chức quản lý công tác mua sắm, vận
chuyển, cấp phát vật t- thiết bị cho các dự án.
- Nhiệm vụ: