NHỮNG CÁCH TÌM KIẾM KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC LỄ ĐỘNG THỔ potx

NHỮNG CÁCH TÌM KIẾM KHÁC HÀNG
TỔ CHỨC LỄ ĐỘNG THỔ,
KHÁNH THÀNH, KHAI TRƯƠNG…
Event Channel - Mỗi ngày có hàng trăm công trình được tổ chức khai
trương, khởi công, động thổ, khánh thành, trên cả nước, có nhiều
người làm Event băn khoăn không biết làm cách nào để có phương
pháp tiếp cận các khách hàng loại này một cách hiệu quả để có thể chào
mời dịch vụ tổ chức sự kiện khánh tiết của mình.
Chúng tôi xin chia sẻ một số lưu ý khi tìm kiếm và làm việc với các khách
hàng có nhu cầu về các Event dạng này:
Yếu tố nào quan trọng nhất trong tìm kiếm khách hàng tổ chức sự
kiện?
Cũng như trong ngành tổ chức sự kiện nói chung, trong việc tổ chức sự kiện
khánh tiết (khởi công, khánh thành, khai trương, động thổ ), sẽ có một số
điều kiện cần thiết để bạn có thể thành công trong việc tiếp cận và chinh
phục khách hàng. Đó chính là kinh nghiệm, năng lực, mối quan hệ và giá cả.
Tuy nhiên, trong mảng tổ chức lễ động thổ, khởi công, khánh thành, khai
trương ở Việt Nam hiện nay, những agency chuyên tổ chức sự kiện dạng này
vẫn đánh giá cao nhất vai trò của việc thiết lập các mối quan hệ với khách
hàng. Quan hệ càng mạnh mẽ, đi sâu vào các tầng cấp thì cơ hội thành công
cho bạn càng cao.
1
Tiếp đó là vấn đề năng lực và kinh nghiệm công ty, tuy nhiên nếu công ty
bạn đã từng có kinh nghiệm làm một vài Event tương tự, bạn chắc chắn sẽ
giành điểm tuyệt đối ở phần này. Khi chưa từng có kinh nghiệm tổ chức lễ
khánh thành, khai trương, khởi công, động thổ , bạn có thể liên kết với một
đối tác đã từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện dạng này để đấu thầu nhằm
tận dụng kinh nghiệm và nền tảng của họ, từ sự kiện sau bạn có thể tự tin
"tung hoành" được rồi.
Về giá cả, nếu là một agency chuyên tổ chức các sự kiện dạng này, bạn có
thể đầu tư mua sẵn các vật dụng phục vụ sự kiện như lều bạt, cổng hơi, bàn

ghế và có nhà kho chứa các vật dụng này, mức giá của bạn sẽ hết sức cạnh
tranh. Còn nếu bạn phải đi thuê, bạn sẽ không có lợi thế bằng các agency
khác. Lúc đó thì chỉ có cách trông đợi vào lợi thế các mối quan hệ hoặc kinh
nghiệm, năng lực, hoặc là bạn phải chấp nhận làm một chương trình với lợi
nhuận không cao.
Nhanh nhạy nắm bắt thông tin
Khi có một công trình chuẩn bị tổ chức khởi công, khai trương , thường thì
chắc chắn có nhiều đối thủ cạnh tranh của bạn cũng đã nghe ngóng được
thông tin và tìm cách tiếp cận họ, cho nên càng tiếp cận sớm thì cơ hội dành
cho bạn càng cao. Một cách làm thông thường mà tất cả các Event Agency
đều sử dụng, đó là thông qua mạng lưới quan hệ của mình để tìm kiếm thông
tin và khách hàng tiềm năng có nhu cầu tổ chức khởi công, khai trương,
khánh thành, động thổ , từ đó và xâm nhập vào các phòng ban có liên quan
của công ty, cơ quan khách hàng để tiếp cận và chào hàng dịch vụ của mình.
Chúng ta cũng có thể thông qua các tin tức trên báo đài tại địa phương để
nắm rõ hoạt động của các doanh nghiệp, ví dụ như có một công ty sắp xây
dựng nhà máy chế biến nông sản, một tập đoàn mới vào Việt Nam sắp mở
một siêu thị, hoặc tỉnh nào đó đang đệ trình dự án xây bệnh viện Mỗi
thông tin đều có thể đem đến cho bạn một cơ hội đến trước đối thủ trong
việc tiếp cận khách hàng. Trong công ty Đại Dương Event luôn có một nhân
viên phụ trách xem lướt các tờ báo đại chúng, tạp chí đầu tư, bản tin đấu
thầu hàng ngày và ghi nhận lại tình hình các khách hàng tiềm năng trên thị
trường, sau đó thông tin này được chuyển đến trưởng phòng kinh doanh để
xem xét và phân bổ cho các nhân viên kinh doanh.
Một cách khác hay được các công ty tổ chức Event áp dụng để tiếp cận
khách hàng là thăm dò trực tiếp các công trình đang rục rịch thi công. Ở đâu
2
mới manh nha đo đạc giải phóng mặt bằng, san lấp đất , đã có những nhân
viên kinh doanh của Event Agency có mặt để thăm dò. Những đầu mối
thông tin quan trọng nhưng dễ tiếp cận nhất là từ chính những người đang

làm việc tại công trình đó, bạn có thể lân la làm quen với công nhân và bảo
vệ, mời họ ly cafe, điếu thuốc và hỏi thăm về công trình, thông thường
những người này khá cởi mở và thân thiện nên bạn dễ dàng khai thác thông
tin từ họ. Cần lấy thông tin tối đa về chủ đầu tư, nhà thầu, chẳng hạn như tên
công ty, đầu mối liên lạc, ngày làm lễ khởi công, hay ngày dự kiến hoàn
thiện, các công trình sắp thi công có liên quan sau đó về tra cứu thêm
thông tin trên Internet hay từ tổng đài địa phương để tìm ra các thông tin cần
bổ sung khác. Khi đi nhớ mang theo thư ngỏ hay brochure của công ty, biết
đâu bạn vô tình gặp được người cần tiếp cận ngay tại hiện trường, như vậy
bạn sẽ không bỏ qua cơ hội của bạn.
Đầu mối thông tin của bạn có thể ở ngay tại các công trường xây dựng
Một cách khác là mua thông tin từ các công ty chuyên cung cấp cơ sở dữ
liệu cho ngành, chẳng hạn như trong ngành xây dựng có công ty BCI-Asia
(www.bciasia.com) chuyên cung cấp một database đầy đủ, cập nhật thông
tin về các dự án, công trình thông qua một phần mềm tích hợp trên trang
web mà chúng ta cần có tài khoản đăng nhập để tra cứu. Thông tin bao
gồm mô tả dự án, các giai đoạn quy hoạch, thiết kế, đấu thầu hoặc xây dựng,
chi phí ước tính và lịch trình xây dựng và một phần rất quan trọng là những
thông tin đầy đủ về các nhân vật quyết định chủ chốt như nhà đầu tư, kiến
trúc sư, tư vấn thiết kế và nhà thầu , kèm theo đó là những công trình có
3
liên quan đến chủ đầu tư cũng như những nhân sự tham gia công trình đó.
Tất nhiên, họ sẽ tính phí cho một dịch vụ cung cấp thông tin có giá trị như
vậy, mức phí vào khoảng $1000 - $1500 cho một tài khoản đăng nhập. Bạn
cũng có thể đặt bản tin đấu thầu của Báo Đấu thầu
(www.thongtindauthau.com.vn), họ sẽ gởi bản tin điện tử vào email cho bạn
theo định kỳ.
Những điều cần lưu ý khi làm việc với khách hàng tổ chức lễ khánh
thành, khai trương, động thổ, khởi công
Như đã nói ở trên, trong các sự kiện dạng này, sức mạnh của mối quan hệ

đóng một một vai trò quan trọng. Nếu không có nó, bạn cũng có thể thực
hiện bằng cách liên hệ từ các vòng ngoài, chẳng hạn thu thập thông tin về
công ty, liên hệ với phòng hành chánh hoặc marketing (thường đây là các bộ
phận phụ trách việc tìm đối tác tổ chức sự kiện) và gởi hồ sơ năng lực của
công ty mình cho họ, tuy nhiên cơ hội thành công chỉ khoảng 20%. Bạn có
thể nâng cao cơ hội thành công bằng cách nhắm đến những cơ quan nhà
nước nhỏ, chưa có nhiều mối liên doanh liên kết hay trực thuộc các tập đoàn
lớn, hoặc các công ty tư nhân, công ty nước ngoài
Trong cách làm việc với các đối tượng khách hàng cũng có đôi điều cần chú
ý. Các công ty nhà nước, nhất là các công ty lớn, thì thường không cần cầu
kỳ và sáng tạo mang tính đột phá trong nội dung chương trình, họ chỉ cần
một chương trình tươm tất, ngân sách cũng không phải vấn đề họ quá bận
tâm, miễn là agency có cách ứng xử phù hợp. Các công ty nước ngoài cũng
4
là đối tượng không bận tâm với việc tiết kiệm ngân sách, nhưng họ cần một
chương trình gây ấn tượng với những điểm nhấn đặc biệt, bạn nên đưa vào
proposal của mình những tiết mục đặc sắc cho những phần như cắt băng
khánh thành, động thổ, thông xe Đối tượng thường coi trọng những
chương trình tiết kiệm mà vẫn hiệu quả nhất là các công ty tư nhân, doanh
nghiệp vừa và nhỏ, họ có yêu cầu khá cao về chất lượng chương trình,
nhưng đi kèm đó phải là một ngân sách "nhẹ nhàng", hợp lý. Dựa trên đặc
điểm của từng khách hàng mà công ty tổ chức sự kiện có cách tiếp cận phù
hợp và chào bán cho họ những giải pháp phù hợp nhất, có như vậy thì khả
năng thành công của Agency mới được nâng cao.
5