10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện pptx

10 bí quyết để tổ chức
thành công một sự kiện


Hàng năm, những chuyên gia marketing tiêu hơn 20 tỷ USD cho các hoạt
động sự kiện (tradeshows - events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập
đoàn (corporate events), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động.
Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả
do những hoạt động này mang lại.
Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó
phải dựa trên những điều kiện nhất định như: phải được lên kế hoạch chặt
chẽ, có mục tiêu chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hềt bạn
phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành công. Trải qua nhiều
năm kinh nghiệm, tôi đúc kết thành 10 nguyên lý sau:


1. Sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing
Sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán
hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm
nhập thị trường, nghiên cứu thị trường. Thật ra trong số những hoạt động
marketing, sự kiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn
có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR
và quảng cáo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn
thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ
lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại.

2. Sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix

Luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt thời gian có
mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng ta
sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen
thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng
phí. Do đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh
doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại.
Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để
thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.


3. Xác định đúng đối tượng mục tiêu
Một sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút và những
người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng.
Do đó khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần phải xác định đối tượng bạn
muốn thu hút sự chú ý là ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của
họ. Bạn phải xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn
muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối
thiểu hoá những vị khách không mời mà tới.


4. Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể
Lập kế hoạch – lên ngân sách – xác định thước đo để đánh giá hiệu quả –
triển khai – đo lường. Đa số doanh nghiệp, khi lên kế hoạch thực hiện một
chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh
giá hiệu quả. Họ dừng lại sau khi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca
rằng rất khó để đo lường hiệu quả. Thật ra, Sự kiện cũng giồng như các hoạt
động marketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng không khó
như người ta tưởng.

5. Sự kiện không phải là công cụ toàn năng
Sự kiện thường không mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhận biết thương
hiệu và nó cũng không phải là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin
của khách hàng. Để thực hiện những mục tiếu đó bạn phải lựa chọn những
công cụ marketing
hiệu quả hơn.

6. Sự kiện chỉ là
một phần trong
kế hoạch
marketing
Một vài doanh
nghiệp nghĩ rằng,
họ chỉ cần kéo
khách hàng tới,
trình bày cho họ
nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả
bạn cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và Sự kiện chỉ là một phần
trong kế hoạch marketing.

7. Truyền thông cho sự kiện của bạn
Để có được một sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày
diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền thông cho
sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt động
truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút
được sự chú ý.

8. Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện
Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tại thời điểm diển ra
sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên

chú trọng số lượng. Bạn chỉ cần có một kế hoạch cụ thể - những thông tin cần
thu thập và bỏ ra một ít thời gian và công sức. Nếu như bạn không có kế
hoạch cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay
và dồn sức cho những hoạt động khác

9. Yếu tố con người quyết định tất cả
Nều sự kiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, thì điều kiện
để giao tiếp thành công là sự tích cực tương tác của 2 phía. Thành công là bạn
phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc
đẩy họ và giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải chọn
lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả với nhóm
khán thính giả mục tiêu.

10. Sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh
Đừng vì một vài thân cây mà đốn cả khu rừng. Lập kế hoạch và triển khai sự
kiện là một hoạt động vô cùng phức tạp. Bạn vừa phải trưng bày đẹp, vừa
phải tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần phải chu đáo và hàng tá
những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hoàn hảo khác. Tuy nhiên những
công việc này không phải là tất cả những hoạt động của doanh nghiệp, chúng
đơn giản cũng như một vài thân cây trong cả khu rừng. Một khu rừng đúng
nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu
bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong một sự kiện thì coi như bạn đã bỏ
lỡ những hiệu quả mà sự kiện đó mang lại.