10 cách để tăng luợng người tham dự trong những sự kiện hội thảo potx

10 cách để tăng luợng người tham dự trong những sự
kiện hội thảo
Các sự kiện hội thảo thường mang đặc thù là kêu gọi người tham dự,
không giống như những event cộng đồng khác, hội thảo giới hạn số
lượng và đối tượng tham gia, cũng chính vì điều này mà sự có mặt của
người tham dự là rất quan trọng bởi vì nó liên quan đến nhiều yếu tố
như kinh phí, địa điểm, diễn giả, Làm cách nào để thu hút người tham
gia hội thảo một cách hiệu quả?
1. Thực hiện những cuộc gọi/email nhắc nhở
Thông thường, khi chúng ta mời khách tham dự sự kiện sẽ gửi thiệp mời cho
họ rồi thôi, cho đến ngày diễn ra sự kiện. Nhưng để bảo đảm số lượng người
tham gia được như dự kiến, ta nên lưu ý gọi điện thoại hoặc email để nhắc
họ như một sự xác nhận về sự kiện diễn ra và cũng yêu cầu họ xác nhận về
sự có mặt của họ trong sự kiện đó. Một lời mời trực tiếp bằng miệng sẽ tốt
hơn là trên giấy tờ.

2. Tăng truyền thông trên mạng xã hội
Đăng bài viết tuyên truyền cho sự kiện lên các trang mạng xã hội như
LinkedIn, Facebook và Twitter. Những người kết nối với bạn sẽ được thông
báo. Khuyến khích các thành viên trong ban tổ chức của bạn cũng làm như
vậy, nếu họ có một blog, yêu cầu họ chia sẻ liên kết sự kiện với các kết nối
của họ, bạn bè và những người quan tâm. Bây giờ tất cả các kết nối của họ
sẽ thấy rằng họ đã đăng ký. Bằng cách này bạn đã vượt ra ngoài mạng ngang
hàng của bạn và mở rộng danh sách khách mời của bạn. Một lần nữa, sử
dụng báo cáo mà các trang web hiện nay đều có sẵn để giúp xác định những
nơi tốt nhất để thúc đẩy sự kiện của bạn. Nếu bạn tham gia vào cộng đồng
trực tuyến, chẳng hạn như các diễn đàn hoặc blog sẽ giúp ích nhiều hơn
trong việc thúc đẩy sự kiện của bạn trong cộng đồng.

Làm thế nào để thu hút nhiều người đến với sự kiện hội thảo?
3. Làm những khảo sát về đề tài mong muốn tiếp theo trong các sự kiện

Ý kiến của những người tham gia đôi khi giúp ích rất nhiều trong việc hình
thành ý tưởng cho sự kiện tiếp theo hoặc hoàn thiện quy trình tổ chức của
bạn. Ví dụ với một cuộc hội thảo chuyên đề, một số người thích các cuộc hội
thảo vào buổi sáng, và những người khác thích chương trình vào buổi chiều.
Một số thích ngày thứ 7, số khác lại thích sự kiện tổ chức vào ngày chỉ
nhật, Trong cuộc khảo sát ý kiến phản hồi của bạn, sẽ giúp tìm ra những
người tham dự của bạn muốn gì và những gì sẽ có ích với họ, từ đó bạn có
thể đi theo và thực hiện để thành công hơn.

4. Sáng tạo trong tổ chức
Những sự kiện độc đáo sẽ thu hút người tham gia hơn, mà đôi khi đơn giản
chỉ là thay đổi kết cấu của chương trình một chút, như là tăng thêm tính
tương tác cho mỗi sự kiện, giúp mọi người kết nối tốt hơn. Hoặc thay cho
cach tặng quà doorgift hay awaygift thông thường là cách tặng quà độc đáo
dành cho mỗi người tham dự. Chỉ cần có sự khác biệt thì bạn dễ dàng lôi kéo
người khác tham gia sự kiện của mình.

5. Mời những diễn giả nổi tiếng
Một cách thành công để tăng số lượng người tham dự sự kiện là có một
khách mời nổi tiếng, đặc biệt là nếu họ làm việc trong cùng ngành hoặc
ngành công nghiệp mới nổi. Hãy xem xét việc có một MC, những người sẽ
được tương tác và giải trí. Hãy nhớ rằng sự tham dự của sự kiện của bạn có
liên quan đến chất lượng của các sự kiện trước đó bạn đã thực hiện.

6. Chọn địa điểm hợp lý
Địa điểm rất quan trọng với việc tổ chức một hội thảo, có thể chủ đề sự kiện
của bạn hấp dẫn nhưng nơi tổ chức quá xa hoặc không thuận tiện cũng là
một yếu tố làm giảm số lượng người tham dự. Chọn địa điểm nên lưu ý về
cách sắp xếp bàn ghế, cách tổ chức phục vụ và thậm chí là cả nơi để xe (ví
dụ phải gửi xe bên đường hay gửi xe xa rồi đi bộ lại sẽ bất tiện hơn gửi xe

tại chỗ).

7. Lắng nghe ý kiến trong hội thảo
Lắng nghe nhu cầu của những người tham gia và những ý kiến đóng góp của
họ, có thể chúng nhiều và trùng lặp, nhưng giữa một rừng thông tin rác
chúng ta vẫn có thể gạn lọc ra thông tin vàng, vậy thì không nên bỏ lỡ cơ hội
được lắng nghe. Người ta có câu "chúng ta có hai tai và một miệng, chúng ta
nên lắng nghe nhiều hơn hai lần chúng ta nói chuyện".

8. Tăng cường giao tiếp trước và trong sự kiện
Sử dụng các công cụ để thúc đẩy sự kết nối lẫn nhau trước và trong sự kiện.
Nhu cầu mở rộng quan hệ là tiềm tàng với mọi người, nếu bạn cho họ nhiều
cơ hội tiếp cận và mở rộng quan hệ thì họ sẽ rất mong muốn tham gia vào sự
kiện. Bạn có thể sử dụng những người kết nối để kết nối họ với nhau dễ
dàng hơn, tạo điều kiện cho người tham gia có nhiều cơ hội giao lưu,

Tăng cường kết nối trong các sự kiện cũng là một cách
thu hút người tham gia
9. Làm các chiến dịch Viral marketing hiệu quả
Đăng một bài chi tiết về sự kiện trên trang web công ty của bạn, gửi email
mời, thúc đẩy các sự kiện trong blog của bạn và gửi newsletter. Thêm một
dòng trong chữ ký email của bạn với một liên kết đến trang web của sự kiện
tuỳ chỉnh của bạn.
Ngoài ra, việc thực hiện các chiến dịch viral marketing cũng rất quan trọng.
Xem lại báo cáo từ các trang web để giúp xác định những nơi nào là tốt nhất
để thúc đẩy sự kiện của bạn.

10. Tận dụng các mối quan hệ xã hội của mình
Các mối quan hệ xã hội cũng là một yếu tố góp phần làm tăng số lượng cho
một sự kiện. Hãy tạo điều kiện để mọi người có thể tham dự một sự kiện dễ

dàng hơn khi một người nào đó được phép mang theo một khách mời hoặc
quan hệ kinh doanh. Hãy nhắc họ về buổi hội thảo của bạn chứ đừng ỷ y
rằng họ nhớ và họ tự động đến.