Những cách tìm kiếm khách hàng tổ chức lễ động thổ, khánh thành,khai trương.. doc

Những cách tìm kiếm khách hàng tổ chức lễ động thổ, khánh
thành,khai trương
Yếu tố nào quan trọng nhất trong tìm kiếm khách hàng tổ chức sự kiện?
Cũng như trong ngành tổ chức sự kiện nói chung, trong việc tổ chức sự kiện khánh
tiết (khởi công, khánh thành, khai trương, động thổ ), sẽ có một số điều kiện cần
thiết để bạn có thể thành công trong việc tiếp cận và chinh phục khách hàng. Đó
chính là kinh nghiệm, năng lực, mối quan hệ và giá cả.
Tuy nhiên, trong mảng tổ chức lễ động thổ, khởi công, khánh thành, khai trương ở
Việt Nam hiện nay, những agency chuyên tổ chức sự kiện dạng này vẫn đánh giá
cao nhất vai trò của việc thiết lập các mối quan hệ với khách hàng. Quan hệ càng
mạnh mẽ, đi sâu vào các tầng cấp thì cơ hội thành công cho bạn càng cao.
Tiếp đó là vấn đề năng lực và kinh nghiệm công ty, tuy nhiên nếu công ty bạn đã
từng có kinh nghiệm làm một vài Event tương tự, bạn chắc chắn sẽ giành điểm
tuyệt đối ở phần này. Khi chưa từng có kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành, khai
trương, khởi công, động thổ , bạn có thể liên kết với một đối tác đã từng có kinh
nghiệm tổ chức sự kiện dạng này để đấu thầu nhằm tận dụng kinh nghiệm và nền
tảng của họ, từ sự kiện sau bạn có thể tự tin "tung hoành" được rồi.
Về giá cả, nếu là một agency chuyên tổ chức các sự kiện dạng này, bạn có thể đầu
tư mua sẵn các vật dụng phục vụ sự kiện như lều bạt, cổng hơi, bàn ghế và có
nhà kho chứa các vật dụng này, mức giá của bạn sẽ hết sức cạnh tranh. Còn nếu
bạn phải đi thuê, bạn sẽ không có lợi thế bằng các agency khác. Lúc đó thì chỉ có
cách trông đợi vào lợi thế các mối quan hệ hoặc kinh nghiệm, năng lực, hoặc là
bạn phải chấp nhận làm một chương trình với lợi nhuận không cao.
Nhanh nhạy nắm bắt thông tin
Khi có một công trình chuẩn bị tổ chức khởi công, khai trương , thường thì chắc
chắn có nhiều đối thủ cạnh tranh của bạn cũng đã nghe ngóng được thông tin và
tìm cách tiếp cận họ, cho nên càng tiếp cận sớm thì cơ hội dành cho bạn càng cao.
Một cách làm thông thường mà tất cả các Event Agency đều sử dụng, đó là thông
qua mạng lưới quan hệ của mình để tìm kiếm thông tin và khách hàng tiềm
năng có nhu cầu tổ chức khởi công, khai trương, khánh thành, động thổ , từ đó và
xâm nhập vào các phòng ban có liên quan của công ty, cơ quan khách hàng để tiếp

cận và chào hàng dịch vụ của mình.
Chúng ta cũng có thể thông qua các tin tức trên báo đài tại địa phương để nắm rõ
hoạt động của các doanh nghiệp, ví dụ như có một công ty sắp xây dựng nhà máy
chế biến nông sản, một tập đoàn mới vào Việt Nam sắp mở một siêu thị, hoặc tỉnh
nào đó đang đệ trình dự án xây bệnh viện Mỗi thông tin đều có thể đem đến cho
bạn một cơ hội đến trước đối thủ trong việc tiếp cận khách hàng. Trong công ty
Đại Dương Event luôn có một nhân viên phụ trách xem lướt các tờ báo đại chúng,
tạp chí đầu tư, bản tin đấu thầu hàng ngày và ghi nhận lại tình hình các khách
hàng tiềm năng trên thị trường, sau đó thông tin này được chuyển đến trưởng
phòng kinh doanh để xem xét và phân bổ cho các nhân viên kinh doanh.
Một cách khác hay được các công ty tổ chức Event áp dụng để tiếp cận khách
hàng là thăm dò trực tiếp các công trình đang rục rịch thi công. Ở đâu mới manh
nha đo đạc giải phóng mặt bằng, san lấp đất , đã có những nhân viên kinh doanh
của Event Agency có mặt để thăm dò. Những đầu mối thông tin quan trọng nhưng
dễ tiếp cận nhất là từ chính những người đang làm việc tại công trình đó, bạn có
thể lân la làm quen với công nhân và bảo vệ, mời họ ly cafe, điếu thuốc và hỏi
thăm về công trình, thông thường những người này khá cởi mở và thân thiện nên
bạn dễ dàng khai thác thông tin từ họ. Cần lấy thông tin tối đa về chủ đầu tư, nhà
thầu, chẳng hạn như tên công ty, đầu mối liên lạc, ngày làm lễ khởi công, hay
ngày dự kiến hoàn thiện, các công trình sắp thi công có liên quan sau đó về tra
cứu thêm thông tin trên Internet hay từ tổng đài địa phương để tìm ra các thông tin
cần bổ sung khác. Khi đi nhớ mang theo thư ngỏ hay brochure của công ty, biết
đâu bạn vô tình gặp được người cần tiếp cận ngay tại hiện trường, như vậy bạn sẽ
không bỏ qua cơ hội của bạn.
Một cách khác là mua thông tin từ các công ty chuyên cung cấp cơ sở dữ liệu cho
ngành, chẳng hạn như trong ngành xây dựng có công ty BCI-Asia (chuyên cung
cấp một database đầy đủ, cập nhật thông tin về các dự án, công trình thông qua
một phần mềm tích hợp trên trang web mà chúng ta cần có tài khoản đăng nhập để
tra cứu. Thông tin bao gồm mô tả dự án, các giai đoạn quy hoạch, thiết kế, đấu
thầu hoặc xây dựng, chi phí ước tính và lịch trình xây dựng và một phần rất quan

trọng là những thông tin đầy đủ về các nhân vật quyết định chủ chốt như nhà đầu
tư, kiến trúc sư, tư vấn thiết kế và nhà thầu , kèm theo đó là những công trình có
liên quan đến chủ đầu tư cũng như những nhân sự tham gia công trình đó. Tất
nhiên, họ sẽ tính phí cho một dịch vụ cung cấp thông tin có giá trị như vậy, mức
phí vào khoảng $1000 - $1500 cho một tài khoản đăng nhập. Bạn cũng có thể đặt
bản tin đấu thầu của Báo Đấu thầu (www.thongtindauthau.com.vn), họ sẽ gởi bản
tin điện tử vào email cho bạn theo định kỳ.
Những điều cần lưu ý khi làm việc với khách hàng tổ chức lễ khánh thành,
khai trương, động thổ, khởi công
Như đã nói ở trên, trong các sự kiện dạng này, sức mạnh của mối quan hệ đóng
một một vai trò quan trọng. Nếu không có nó, bạn cũng có thể thực hiện bằng cách
liên hệ từ các vòng ngoài, chẳng hạn thu thập thông tin về công ty, liên hệ với
phòng hành chánh hoặc marketing (thường đây là các bộ phận phụ trách việc tìm
đối tác tổ chức sự kiện) và gởi hồ sơ năng lực của công ty mình cho họ, tuy nhiên
cơ hội thành công chỉ khoảng 20%. Bạn có thể nâng cao cơ hội thành công bằng
cách nhắm đến những cơ quan nhà nước nhỏ, chưa có nhiều mối liên doanh liên
kết hay trực thuộc các tập đoàn lớn, hoặc các công ty tư nhân, công ty nước
ngoài
Trong cách làm việc với các đối tượng khách hàng cũng có đôi điều cần chú ý.
Các công ty nhà nước, nhất là các công ty lớn, thì thường không cần cầu kỳ và
sáng tạo mang tính đột phá trong nội dung chương trình, họ chỉ cần một chương
trình tươm tất, ngân sách cũng không phải vấn đề họ quá bận tâm, miễn là agency
có cách ứng xử phù hợp. Các công ty nước ngoài cũng là đối tượng không bận tâm
với việc tiết kiệm ngân sách, nhưng họ cần một chương trình gây ấn tượng với
những điểm nhấn đặc biệt, bạn nên đưa vào proposal của mình những tiết mục đặc
sắc cho những phần như cắt băng khánh thành, động thổ, thông xe Đối tượng
thường coi trọng những chương trình tiết kiệm mà vẫn hiệu quả nhất là các công
ty tư nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có yêu cầu khá cao về chất lượng chương
trình, nhưng đi kèm đó phải là một ngân sách "nhẹ nhàng", hợp lý. Dựa trên đặc
điểm của từng khách hàng mà công ty tổ chức sự kiện có cách tiếp cận phù hợp và

chào bán cho họ những giải pháp phù hợp nhất, có như vậy thì khả năng thành
công của Agency mới được nâng cao.