Những nguyên tắc nên biết khi gửi thiệp mời cho khách docx

Những nguyên tắc nên biết khi gửi thiệp mời
cho khách
Là người làm sự kiện, hẳn chúng ta đều hiểu tầm quan trọng của khách
mời trong bất cứ event nào. Một sự kiện diễn ra đều nhắm đến đối
tượng là khách mời, vì thế sự có mặt của họ, thái độ hài lòng và cảm
nhận tốt đẹp của họ về sự kiện chính là tiêu chí mà chúng ta hướng đến.
Trong tất cả những hoạt động xung quanh khách mời, lời mời là quan
trọng hàng đầu và việc để lại ấn tượng tốt đẹp hay phản cảm cho họ
cũng bắt nguồn từ đây. Một số nguyên tắc về lời mời trong sự kiện dành
cho khách.
Về thư mời
Thư mời hoặc thiệp mời dự buổi tiệc nhất định phải đưa sớm, thời gian lý
tưởng là một tuần và tối thiểu là hai ngày, mời người đến dự tiệc trong thời
gian quá gấp là không lịch sự, điều này rất dễ gây cho khách hàng cảm giác
mình chỉ được mời để bổ sung vào chỗ khiếm khuyết mà người mời trước
không thể đến.
Trên thư mời cần ghi rõ thời gian, địa điểm (khi cần thiết có thể trưng cầu ý
kiến của khách mời, sau đó mới phát thư mời), giới thiệu sơ lược về lý do
mở tiệc, phạm vi khái quát nguời tham dự tiệc v.v…
Nếu như muốn mời người thân của khách hàng đến cùng nhất định phải nói
rõ. Nhiều khách mời muốn đi cùng vợ con hoặc bạn bè, nếu chúng ta không
nói rõ sẽ khiến khách ngần ngại. Và nên nói rõ khách nên dắt theo bao nhiêu
người.
Ngôn từ của thiếp mời cần phải khẩn khoản nhưng không quá mãnh liệt.
Điều này thể hiện thiện chí của chúng ta rất mong muốn sự có mặt của họ và
tầm quan trọng của họ đối với chúng ta chứ không phải là trông đợi họ tham
gia để mưu cầu lợi ích nào đó.
Về sắp xếp vị trí khách mời
Thứ tự sắp xếp người tham dự tiệc trong hoạt động tiệc mời luôn luôn phản
ánh sự đối xử nồng hậu của “chủ nhà” đối với khách hàng, sự sắp xếp thứ tự
khách hàng không thoả đáng sẽ dẫn đến sự phiền phức.

Khi gửi thiệp, cần lưu ý các yếu tố như thời gian gửi, những yêu cầu đối với
khách,
Trong một số sự kiện quan trọng, cần có các lưu ý mời xác nhận khách mời
có thể tham dự hay không và qua đó “chủ nhà” mới có thể có thời gian sắp
xếp chỗ ngồi. Thông thường, khi muốn nhận được trả lời thì phía tổ chức
đều in trên góc thiếp mời chữ R? S? V? P, đây là từ viết tắt (xin trả lời) của
tiếng Pháp Re’Pondezsil-vons Ptait, nhận được thiệp mời như vậy, khách sẽ
hiểu và nhanh chóng trả lời. Trong trường hợp sợ khách không biết hoặc
không để ý, có thể in một dòng chữ bằng tiếng Việt như "Vui lòng phản hồi
sau khi nhận được thiệp để BTC sắp xếp chu đáo hơn", hoặc các chữ như
RegretsOnly, tức là nếu không thể tham dự tiệc cần nhanh chóng trả lời,