30 điều người làm tổ chức sự kiện buộc phải biết pot

30 điều người làm tổ chức sự kiện
buộc phải biết
Đã có rất nhiều bài viết hay những câu hỏi đề cập đến tố chất, kĩ năng
để trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi. Nhưng những kiến thức tối
thiểu mà một người làm Event cần phải nắm được thì không phải ai
cũng biết. Các thành viên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn) đã
cùng thảo luận và bầu chọn ra 30 kỹ năng cơ bản như sau:

1. Phải biết viết proposal, kịch bản chương trình, MC Script
2. Phải biết phân biệt chất liệu và hình thức in hiflex, PP, back lit
3. Phải có trong tay ít nhất 5 supplier về in ấn/thi công
4. Phải biết ở địa phương mình có sảnh khách sạn nào đủ chỗ cho 500 người

Khi có cơ hội, hãy tranh thủ lấy thông tin về các địa điểm tổ chức, chụp vài
bức ảnh
và lưu các dữ liệu lại để sử dụng khi cần thiết
5. Phải biết trả giá
6. Phải biết đấu nối dây điện, sử dụng máy khoan (đặc biệt là nam).
7. Phải biết sử dụng bộ đàm
8. Phải biết về độ phân giải hình ảnh: để phân biệt được máy chiếu độ phân
giải 720p hay 1080p khác nhau thế nào, in offset với độ phân giải nào và in
kỹ thuật số với độ phân giải nào là phù hợp.
9. Phải biết sử dụng cơ bản các phần mềm Corel, Photoshop: Mỗi Event
Team thường có ít nhất 1 designer, nhưng đôi khi, quá lệ thuộc vào designer
để chỉnh sửa những chi tiết nhỏ nhặt như là một dòng chữ hay xê dịch vị trí
một chi tiết nào đó sẽ làm bạn trở nên bị động và mất thời gian chờ đợi.
10. Phải biết phân biệt các loại jack cắm của dàn âm thanh
11. Phải biết phân biệt sự khác nhau của in offset, in kỹ thuật số
12. Phải biết thời gian tối thiểu để có 1000 bản in offset
13. Phải biết các cách truy cập Intetnet ở mọi lúc, mọi nơi
14. Phải biết sử dụng MicroSoft Office, đặc biệt là Power Point

15. Phải biết sử dụng các chương trình máy tính khác hỗ trợ cho việc lập kế
hoạch (Tham khảo thêm Sử dụng phần mềm Mind map để phát triển ý tưởng
trong tổ chức event)
16. Phải biết kết nối máy tính với máy chiếu, sử dụng máy chiếu: không phải
Event nào bạn cũng thuê các supplier cung cấp những hạng mục này, vì thế,
trong quá trình làm việc, nên tìm hiểu khi có cơ hội, chắc chắn sẽ phải sử
dụng đến.
17. Phải biết cách ăn mặc: điều này rất quan trọng, vì tùy tính chất của các
sự kiện, ví dụ một ngày hội tổ chức ngoài trời phải hoạt động nhiều thì nên
mặc quần jean áo thun sao cho dễ đi lại. Còn event trong một resort năm sao
cao cấp với những khách mời VIP và không cần phải chạy chương trình liên
tục thì có thể mặc đồ lịch sự như đầm, váy nhưng đảm bảo thoải mái và kín
đáo.
18. Phải biết thủ tục, giấy tờ về xin phép quảng cáo, tổ chức event: nếu
không phải trực tiếp đi xin giấy phép thì bạn cũng phải nắm được thủ tục để
biết được trình từ và thời gian, sau đó sắp xếp kế hoạch sao cho phù hợp.
19. Phải đọc xong cuốn Marketing căn bản của Philip Kotler
20. Phải biết phân biệt các loại tiệc (set menu, finger food, cocktail, buffet,
coffee break )
21. Phải có số điện thoại của ít nhất 3 Event freelancer, helper
22. Phải biết vị trí hệ thống đèn của các địa điểm tổ chức (điều này bạn phải
làm việc với người quản lý khi thuê địa điểm, sau đó sẽ làm việc lại với bên
âm thanh - ánh sáng để họ nắm, đồng thời trong kịch bản cũng phải làm rõ
khi nào thì tắt đèn, mở đèn hay ánh sáng như thế nào cho biểu diễn, cho
dùng tiệc)
23. Phải biết cơ bản các nguồn điện cần thiết (ví dụ làm event có ca nhạc,
rock show cần nguồn điện mạnh, nếu bạn không nắm rõ sẽ khó làm việc để
yêu cầu bên cung cấp địa điểm chuẩn bị, gây đứt mạch, ngắt nguồn khi sự
kiện đang diễn ra).
24. Phải biết các loại vật liệu cơ bản: format, MDF, ván F, sắt hộp 2 li, 4 li

(bạn phải nắm được một số vật liệu cơ bản như vậy cũng như giá cả để
không bị hớ khi supplier báo giá và tiện so sánh)
25. Phải có mối quan hệ tốt với nhiều bầu show
26. Phải biết vài kĩ năng canh góc chụp ảnh (việc này cần thiết khi đi khảo
sát để đem về cho thiết kế các hạng mục cũng như hình ảnh để làm tư liệu).
27. Phải có vài đoạn nhạc sử dụng cho Event trong máy tính phòng khi cần
đến
28. Phải biết lên dự trù kinh phí
29. Phải có mối quan hệ rộng rãi với các agency khác để xem họ đang làm
gì, cho khách hàng nào và làm như thế nào
30. Phải biết các kiểu set up bàn ghế trong khán phòng (U shape, theater,
round shape, T-shape, boadroom, Cocktail, banquet )