những quyết định về địa điểm tổ chức sự kiện

Những quyết định về địa
điểm tổ chức sự kiện
Những quyết định cụ thể trực tiếp trong
địa điểm giải quyết những mâu thuẫn
nội tại của địa điểm, đáp ứng được yêu cầu của sự kiện
về một địa điểm cụ thể. Sức chứa của phòng tổ chức: nhà
tổ chức phải biết sức chứa hợp lệ của căn phòng và tuân
theo đúng quy định. Có thể phát thiếp mời nhiều hơn và
theo các thời điểm khác nhau. Chẳng hạn, buổi sáng
riêng, buổi chiều riêng và buổi tối riêng.
Trong những trường hợp như vậy phải có mở đầu và kết
thúc chính thức cho từng hoạt động tổ chức sự kiện và
phải đảm bảo rằng các khách mời đều ra về trước khi
hoạt động sự kiện tiếp theo diên ra. Tuy nhiên việc này là
khó bảo đảm. Do vậy cần phải chấp hành những quy định
về sức chứa là 4m vuông cho một khách dự.
 Vệ sinh: vệ sinh trước, trong và sau khi sự kiện diễn
ra. Cần có đội dọn vệ sinh liên tục để đảm bảo cho
các hoạt động sự kiện diễn ra an toàn. Điều này cũng
có thể được thực hiện miễn phí nếu được thỏa thuận
trước trong hợp đồng.
 Khoanh vùng, giới hạn: phải tìm hiểu những gì được
phép và không được phép làm. Phải làm việc với
chính quyền địa phương, làm việc với các ngành
chức năng: cứu hỏa, y tế, cảnh sát. Nếu sự kiện sử
dụng đèn chiếu, bong treo phải làm việc với cơ quan
hàng không, v.v… bằng văn bản.
 Bảo hiểm: quyết định bảo hiểm cho mình, cho khách
mời, dụng cụ và thiết bị. An toàn phải đặt lên trên các
mối quan tâm về bảo hiểm. Cần tìm các giải pháp
hữu hiệu can thiệp để các hoạt động sự kiện diễn ra

được an toàn. An toàn bao gồm an toàn với người,
với vật và với môi trường.
 Thời gian: phải quyết định sử dụng địa điểm vào thời
gian nào? Kéo dài bao lâu? Phải biết rõ giờ ngày
tháng năm sử dụng địa điểm. Những hạn định thời
gian đó phải ghi rõ trong hợp đồng để tránh hiểu lầm.
Cần thiết phải có thêm thời gian bố trí sắp đặt tùy
theo từng loại hình và nội dung sự kiện yêu cầu.
 Những vần đề thuộc các quy chế riêng: những địa
điểm thuộc các công trình lịch sử, viện bảo tàng,
phòng triển lãm nghệ thuật và các địa điểm khác có
một số quy chế riêng về những sự kiện được phép và
không được phép diễn ra. Đó là những điều đặc biệt
áp dụng cho từng địa điểm nêu trên. Cần đảm bảo
khách không ghi bất cứ thứ gì lên tường và họ phải
biết cái gì làm được, cái gì không làm được.Trong
viện bảo tàng, Nhà tổ chức phải trả thêm phí bảo vệ,
khách không được vào khu vực hạn chế đi lại.
 Hoàn thiện và bổ sung: rất ít loại địa điểm tổ chức sự
kiện đã hoàn hảo theo yêu cầu tổ chức sự kiện.
Thông thường các địa điểm đều phải bổ sung và
hoàn thiện mới thỏa mãn được yêu cầu sự kiện.
Chẳng hạn như hệ thống ánh sáng. Ánh sáng dễ tạo
ấn tượng, tạo nên tâm lý môi trường không gian sự
kiện, cây cảnh, đồ gỗ và nhiều thứ khác, thậm chí
thực hiện cải tạo phòng ốc. v.v… theo yêu cầu cụ thể
của sự kiện đặt ra.
 Nhà bếp: nhà bếp đặt ở khu vực nào? Phòng nào?
Phục vụ những gì? Có bao nhiêu công việc đối với
nhà bếp? phục vụ bao nhiêu khách cùng một thời

điểm? công suất của nhà bếp tới mức nào? Cần gặp
bên cung cấp thực phẩm tại địa điểm tổ chức để họ
kiểm tra thực địa và đưa ra những yêu cầu cụ thể. Họ
sẽ có cách bố trí công suất và những vấn đề khác
của bếp. cần chú ý là chỉ chấp nhận báo giá đồ ăn
của bếp bằng văn bản. Đảm bảo giá bao gồm lựa
chọn thực đơn, số lượng, giá cả, thuế, giao hàng và
số nhân công phục vụ. phải ghi chi tiết thời gian hiệu
lực của hợp đồng. Yêu cầu phải ghi rõ nhân viên nào
sẽ phụ trách công việc. Họ có phục vụ nhu cầu đồ
uống không? Có phụ trách việc thu dọn và rữa bát đĩa
không?
 Những dụng cụ cho ăn uống và nhân viên phục vụ:
bát đĩa, ly tách và dao dĩa tại nơi tổ chức thuộc loại
nào? Phải đảm bảo đã kiểm tra thực tế những thứ đó
tại nơi dụng cụ đó sử dụng được. Trước ngày diễn ta
sự kiện hãy kiểm tra lại xem các dụng cụ này đã sẵn
sàng chưa, có đạt tiêu chuẩn không. Số lượng các
dụng cụ nêu trên bao giờ cũng lớn hơn số thực khách
tham dự. Số nhân viên phục vụ có cần bổ sung thêm
không? Nếu để khách tự đi lấy ly, nĩa dùng xong họ
sẽ để bất cứ nơi nào có thể, sau đó tiện lại lấy ly, nĩa
khác làm số lượng tăng lên đáng kể và nhân viên
phục vụ cũng phải tăng lên để giải quyết ngay hậu
quả này.
 Phòng vệ sinh phục vụ sự kiện: cần bao nhiêu phòng
vệ sinh cho sự kiện theo quy định chung là một buồng
vệ sinh phục vụ 75 khách. Cần kiểm tra cụ thể xem
đã có bao nhiêu buồng vệ sinh, hiện trang của chúng
thế nào? Cần sữa chữa và bổ sung thêm bao nhiêu?

Người tham dự được sử dụng những buồng vệ sinh
nào? V.v…
 Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ: việc chăm
sóc nhân viên rất quan trọng không chỉ là lý do nhân
viên. Nếu họ mệt, giận dữ, khát nước, mức độ phục
vụ và cả sự kiện có thể bị ảnh hưởng. Phải đảm bảo
nhân viên được nghỉ ngơi cùng với thực phẩm món
ăn nhẹ và hoa quả. Tìm hiểu và bố trí phòng vệ sinh
riêng cho nhân viên. Nhân viên cũng cần được chăm
sóc chu đáo nhưng không làm trễ nải công việc một
cách không cần thiết, không quan hệ với khách tham
dự ngoài chức năng đã được xác định.
Kinh nghiệm, trình độ của nhân viên và cán bộ quản lý:
nhân viên và cán bộ quản lý trong tổ chức sự kiện là bộ
mặt của công ty, tạo hình ảnh và ấn tượng công ty trong
công chúng. Cần phải có những nhân viên và cán bộ tốt
nhất, nhiều kinh nghiệm nhất cho tổ chức sự kiện. Hãy
dành thời gian tới nơi tổ chức sự kiện để quan sát và gặp
gỡ họ, điều chỉnh những gì không phù hợp. Đối với cán bộ
quản lý cần phải biết được trình độ chung và trình độ của
từng cá nhân ở các vị trí khác nhau trong tổ chức sự kiện.
Những gì cần được bổ sung và bổ sung bằng cách nào.
Đối với Nhà tổ chức cũng cần nhìn nhận lại mình, nếu đã
từng tổ chức sự kiện nhỏ hơn thì hãy học hỏi kinh nghiệm
của những người đã tổ chức những sự kiện lớn hơn, nhất
là sự kiện cùng loại.
Những quy định về phòng hỏa hoạn và an toàn: cần phải
biết các quy định và Nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách
nhiệm xin giấy phép liên quan. Không hy vọng nơi tổ chức
cung cấp cho chúng ta mọi thứ cần thiết. Cần phải có đủ

các loại giấy phép (đồ uống, hoạt động quá giờ quy định,
dựng lều, phòng chống cháy nổ, v.v… )