để tổ chức thành công một online event

Để tổ chức thành công một online
event
Việc tổ chức sự kiện hiện nay còn bao hàm cả tổ chức sự kiện trực tuyến và
càng ngày các Event trực tuyến được tổ chức ngày càng nhiều. Nhưng tổ
chức một online event làm sao cho hiệu quả, và đo lường hiệu quả tổ chức
sự kiện làm sao cho chính xác là điều trăn trở của những người thực hiện.

Chọn kênh thực hiện phù hợp

Nhiều công ty tổ chức Event của mình trên một microsite được thuê thiết kế
như một trang web độc lập hoặc là dành một phần riêng trên website của
mình cho việc này. Việc này có thuận lợi là họ có thể có một trang web hoàn
toàn theo ý muốn của mình với những chức năng phục vụ tốt nhất cho ý
tưởng về sự kiện của họ. Chẳng hạn một cuộc triển lãm ảnh thì trang web sẽ
được tối ưu những hiệu ứng trình diễn ảnh hoa mỹ nhất, hay trang web phục
vụ một cuộc thi thì có phần bầu chọn, bình luận, tổng kết điểm, sắp xếp thí
sinh hữu hiệu nhất. Đi đôi với việc này là một chi phí đầu tư khá lớn cho
việc xây dựng microsite trong khi thời gian sử dụng không lâu.

Nhiều công ty chọn giải pháp khác: xây dựng chiến dịch (campaign) của
mình trên một diễn đàn (forum) hay trang mạng xã hội trung gian, ví dụ
Facebook, Zing Me Việc này sẽ tiết kiệm cho nhà tổ chức một chi phí
đáng kể lại tranh thủ được sự kết nối đông đảo từ cộng đồng có sẵn trên các
mạng xã hội đó.

Vậy nên tổ chức sự kiện trên microsite, website hay "tá túc" trên một forum,
mạng xã hội nào đó sẽ hiệu quả hơn? Về việc này sẽ có một số điều bạn nên
cân nhắc như sau:

Trước tiên là về độ phủ: Bạn chỉ nên làm microsite khi bạn chắc chắn có một
chiến lược truyền thông rầm rộ đi kèm, nếu chỉ đơn thuần xây dựng

microsite mà không quảng bá mạnh mẽ thì sẽ rất lèo tèo người tham gia. Đó
là lý do chỉ có các nhãn hàng mạnh mới dám bỏ nhiều tiền của ra làm các
chiến dịch (campaign) trên microsite. Ngược lại, nếu làm trên các forum,
mạng xã hội khác, bạn sẽ có sẵn một cộng đồng khổng lồ, việc tổ chức một
cuộc thi trên Facebook chẳng hạn, có thể đem về cho bạn 10,000 - 20,000
thành viên một tháng mà không tốn quá nhiều nỗ lực quảng bá.

Thứ hai là về các tính năng của website: Microsite sẽ là nơi bạn mặc sức thể
hiện thông điệp marketing của mình qua giao diện, tính năng giống như
mình mong muốn, trong khi đó các trang tạo trên những mạng xã hội khác
chẳng khác gì một gian hàng tiêu chuẩn trong hội chợ: đơn điệu và mờ nhạt.
Tuy nhiên nếu Event của bạn tổ chức khá đơn giản thì bạn cũng có thể xem
việc tổ chức trên fan page như một cách tiết giảm chi phí và tăng độ phủ, và
bạn cũng có thể phát triển các ứng dụng cộng thêm (application) chẳng hạn
các trò chơi nhỏ, các thăm dò để phục vụ Event của mình, các mạng xã hội
nền tảng mở như Facebook, Google+, Zing Me đều hỗ trợ việc này. Các
forum thì hỗ trợ việc này kém nhất, họ chỉ có thể dành cho bạn một khu vực,
gọi là Box, trên forum của mình, và các tương tác được thực hiện dưới hình
thức mở topic, comment, chức năng bầu chọn cũng khá kém, tuy nhiên
nhiều forum có số lượng thành viên lớn cũng là mảnh đất màu mỡ mà người
làm marketing nhắm đến, vì một sự kiện tổ chức trên đó có thể thu hút vài
trăm ngàn người chú ý chỉ trong vài ngày.

Mạng xã hội Facebook xây dựng trên nền tảng mở cho phép bạn phát triển
khá hoàn thiện các tính năng, ứng dụng theo như mong muốn, thậm chí tùy
biến về HTML để có trang Fan page thu hút nhất có thể. Tuy nhiên, nếu
bạn muốn có một Fan page thân thiện hơn với sự hỗ trợ tối đa từ đội ngũ
phát triển, giúp bạn tiết kiệm chi phí về kỹ thuật lẫn những thiếu sót có thể
xảy ra trong quá trình phát triển các ứng dụng sao cho tương thích với mạng
xã hội đó, bạn cũng có thể xem xét việc hợp tác, kết nối với các nhà phát

triển mạng xã hội nội địa như là Zing Me và Go.vn. Hiện nay các mạng xã
hội này đã có chính sách hợp tác đôi bên cùng có lợi với những đối tác triển
khai chiến dịch marketing, truyền thông trên nền tảng của họ, cho nên việc
cùng bàn thảo và hợp tác sẽ diễn ra tương đối thuận lợi. Thêm vào đó Nhà tổ
chức có thể tận dụng kênh thanh toán trực tuyến và phân phối trên toàn quốc
- vốn đã được phát triển từ lâu cho cộng đồng game thủ của họ - điều mà
những mạng quốc tế như Facebook, Google+ chưa hỗ trợ tốt.