Hướng dẫn quản lý hồ sơ điện tử

TELSOFT QMS
TQMS/G_D005 Phiên bản: 1.0
Ngày ban hành: 01/11/2009
HƯỚNG DẪN
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
STT Vị trí sửa đổi Tóm tắt nội dung thay đổi Phiên bản Ghi chú
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.
1. MỤC ĐÍCH
Qui định này nhằm mục đích hướng dẫn việc quản lý tài liệu các dự án trực thuộc phần
mềm dưới dạng bản mềm.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Qui định này được áp dụng cho các văn bản thuộc hồ sơ của dự án sử dụng phương thức
quản lý điện tử, được liệt kê trong bảng sau
Loại văn bản Xem xét
Tài liệu là sản phẩm của quá trình phát triển phần mềm: Tài liệu
mô tả hoạt động của hệ thống, tài liệu mô tả yêu cầu người sử
dụng, tài liệu đặc tả phần mềm, tài liệu phân tích, tài liệu thiết
kế...
Có
Kế hoạch của dự án: Kế hoạch phát triển dự án, kế hoạch kiểm tra
thử nghiệm, kế hoạch triển khai và hỗ trợ(nếu có)...
Có
Biên bản họp, xem xét, đánh giá Không
Bản phân công công việc Không
Báo cáo công việc Không
Chuẩn thiết kế lập trình Có
1. Loại văn bản: các loại văn bản trong hồ sơ dự án phần mềm
2. Xem xét: Có yêu cầu phải thực hiện xem xét hay không?
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN

Sổ tay quá trình:
STT Tên tài liệu Mã tài liệu
4. HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
4.1Soạn thảo và phân phối cho người xem xét
1. Người soạn thảo thực hiện việc soạn thảo các văn bản của tài liệu dự án tại máy tính cá nhân
của mình
2. Nếu là văn bản cần xem xét
- Soạn thảo xong, người soạn gửi cho người xem xét (do quản trị dự án chỉ định) thông qua
mạng thông tin nội bộ, có quy định thời hạn trả lời
- Người soạn thảo tiếp nhận thông tin đánh giá của người xem xét thông qua mạng thông tin
nội bộ
- Nếu phải sửa đổi, người soạn thảo thực hiện lại bước (1)(2)
- Sau khi đã được chấp thuận từ tất cả những người xem xét, người soạn thảo gửi văn bản
đã được chấp thuận cho người quản lý hồ sơ dự án bằng mạng thông tin nội bộ
3. Nếu là văn bản không cần xem xét, người soạn thảo gửi trực tiếp cho người quản lý hồ sơ dự
án bằng mạng thông tin nội bộ
4.2Xem xét
1. Người xem xét tiếp nhận văn bản cần xem xét từ mạng thông tin nội bộ
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.
2. Trường hợp văn bản xem xét cần có sửa đổi, bổ sung, người xem xét gửi các thông tin sửa đổi
cho người soạn thảo thông qua mạng thông tin nội bộ
3. Khi văn bản xem xét được chấp thuận, người xem xét thông báo cho người soạn thảo và người
quản lý hồ sơ của dự án bằng mạng thông tin nội bộ theo mẫu báo cáo xem xét.
4. Trong trường hợp sau thời hạn được quy định không có phản hồi từ người xem xét, người quản
lý hồ sơ sẽ yêu cầu quản trị dự án chỉ định người xem xét khác hoặc quyết định chấp nhận văn
bản
4.3Ban hành
1. Việc ban hành các văn bản thuộc hồ sơ dự án do người quản lý hồ sơ của dự án đảm nhiệm
2. Người quản lý hồ sơ nhận văn bản từ mạng thông tin nội bộ, thực hiện việc kiểm tra và chỉnh

sửa(nếu cần) về mẫu mã, khuôn dạng, đánh số phiên bản... theo quy định của STQT phần
mềm
3. Với các văn bản cần xem xét, người quản lý hồ sơ thực hiện kiểm tra đầy đủ bằng chứng chấp
thuận.
4. Người quản lý hồ sơ thực hiện sao chép văn bản vào thư mục tương ứng của dự án
5. Thư mục lưu trữ các văn bản thuộc hồ sơ dự án được phân quyền truy cập như sau:
- Cho phép đọc, ghi, xoá với người quản lý hồ sơ
- Cho phép chỉ đọc với tất cả thành viên còn lại của dự án
5. Người quản lý hồ sơ bổ sung văn bản vừa được ban hành vào danh mục hồ sơ dự án. Danh
mục này được lưu trữ trong thư mục gốc của dự án
6. Với các văn bản cần xem xét, người quản lý hồ sơ thông báo bằng mạng thông tin nội bộ cho
các thành viên có liên quan của dự án (do quản trị dự án xác định) về việc ban hành văn bản
4.4Cập nhật văn bản đã ban hành
1. Người quản lý hồ sơ dự án là người duy nhất chịu trách nhiệm cập nhật văn bản đã ban hành.
Vì vậy người quản lý hồ sơ dự án chính là cán bộ quản lý cấu hình của dự án. Trong trường hợp
không có cán bộ quản lý cấu hình riêng rẽ, quản trị dự án chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ.
2. Các yêu cầu sửa đổi, cập nhật văn bản đã ban hành được gửi tới người quản lý hồ sơ dự án
bằng mạng thông tin nội bộ, và phải được quản trị dự án chấp thuận
Người quản lý hồ sơ thực hiện việc cập nhật thay đổi vào văn bản gốc trong thư mục lưu trữ
của dự án và cập nhật vào danh mục hồ sơ dự án(nếu việc thay đổi văn bản dẫn đến thay đổi
danh mục hồ sơ dự án). Đồng thời thực hiện việc thay đổi mã số phiên bản theo quy định của
STQT phần mềm.
Với các văn bản cần xem xét, người quản lý hồ sơ thông báo bằng mạng thông tin nội bộ cho
các thành viên có liên quan của dự án (do quản trị dự án xác định) về việc cập nhật thay đổi
của văn bản
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.
4.5Lưu trữ và bảo vệ hồ sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử được quản lý tập trung tại bộ phận, do người quản lý hồ sơ của từng dự án chịu
trách nhiệm. Việc quản lý sử dụng của cán bộ phần mềm được thực hiện thông qua phân

quyền truy cập trên mạng thông tin nội bộ
2. Thư mục dùng để lưu trữ các văn bản của hồ sơ điện tử phải được đặt trên máy chủ có hệ
thống kiểm soát chống Virus máy tính. Việc đảm bảo máy chủ có hệ thống chống Virus do cán
bộ quản lý hệ thống thông tin tại bộ phận chịu trách nhiệm
3. Việc sao lưu các hồ sơ điện tử được thực hiện theo quy định trong kế hoạch dự án nhưng tối
thiểu là 1 lần/tuần. Theo định kỳ 6 tháng 1 lần cán bộ quản lý hệ thống thông tin tại bộ phận
chịu trách nhiệm sao lưu toàn bộ các hồ sơ điện tử theo quy định về Kiểm soát hệ thống thông
tin.
4. Thời gian lưu trữ hồ sơ điện tử là 3 năm theo quy định về Kiểm soát hồ sơ chất lượng.
4.6Loại bỏ
1. Các đề xuất về việc loại bỏ văn bản được gửi tới người quản lý hồ sơ dự án bằng mạng thông
tin nội bộ và phải được quản trị dự án chấp thuận
2. Người quản lý hồ sơ xóa bỏ văn bản gốc trong thư mục lưu trữ của dự án, cập nhật vào danh
mục hồ sơ dự án
3. Với các văn bản cần xem xét, người quản lý hồ sơ thông báo bằng mạng thông tin nội bộ cho
các thành viên có liên quan của dự án (do quản trị dự án xác định) về việc loại bỏ văn bản
Người duyệt Người kiểm tra Người lập
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.