QTH-CHUONG 09 pot

1
Kiểm soát là gì?
Có những phương pháp kiểm soát nào?
Tiến trình kiểm soát bao gồm những bước nào?
2
1. Khái niệm
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm
bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các
mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.
3
2. Ý nghĩa:

Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.

Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo
thứ tự quan trọng.

Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính.
4
2. Ý nghĩa (tt)

Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách
nhiệm.

Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì
quan trọng hay không cần thiết.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc
hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người


Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn
chỉnh
5
3. Phân loại

Kiểm tra trước, trong, sau.

Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…
6
4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra

Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.

Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.

Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.

Việc kiểm tra phải khách quan.

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.

Việc kiểm tra phải tiết kiệm.

Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.
7
4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra

Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra


Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý

Thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khách quan

Phù hợp với bầu không khí của tổ chức

Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng
8
5. Quá trình kiểm tra

Thiết lập tiêu chuẩn

Đo lường thành quả

Sửa chữa sai lầm

Phòng ngừa
9
10
11
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn

Số lượng giờ công.

Số phế phẩm.

Chi phí.


Doanh thu.

Sự hài lòng của khách hàng…
12
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN

Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá được hiệu
quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các công việc đó. Tiêu chuẩn
“mập mờ” dễ sinh ra tranh chấp.

Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường được sẽ
làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công việc có phù hợp
với tiêu chuẩn hay không.
13
5.2 Đo lường thành quả

Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện để có
biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).

Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.

Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra.
14
5.3 Sửa chữa sai lầm

Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…

Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng khác.
15

5.4 Phòng ngừa

Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?

Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.

Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.

Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.

Trainning và theo dõi.
16
Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá)
Vấn đề
Nguyên nhân tầng 1
Nguyên nhân tầng 2
17
6. Kiểm tra dự phòng (pre-check)
6.1 Khái niệm:

Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên liệu trước
sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các
biện pháp kiểm soát phòng ngừa.

Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy trình quản lý.
18
6.2 Các cấp bậc tài liệu

Cấp 1


Cấp 2

Cấp 3

Cấp 4
Sổ tay
Thủ tục
Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn
Biểu mẫu/hồ sơ
19
6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.

Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn
giải quá trình.

Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ
thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc
setup quá trình.
20
6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt)
Stt Công
đoạn
Điểm kiểm
soát
Thiết bị sử
dụng
Tần
suất
Tài

liệu
hướng
dẫn
Ngườ
i thực
hiện
Hồ sơ
Đặc
tính/
thông
số
Mức
qui
định
Đo
lườn
g
Công
nghệ
21
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu

Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự hiệu quả cao
nhất.

Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto.

Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ thuật về
quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các nhà quản trị tìm ra
điểm trọng yếu này.

22
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)
Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi sau:

Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận mình?

Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?

Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai lạc?
23
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)

Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người chịu trách
nhiệm về sự thất bại.

Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.

Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều nhất mà ít
tốn kém nhất?
24
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho việc kiểm soát toàn
bộ các nguy cơ của tổ chức.

Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống HACCP của các
công ty sản xuất thực phẩm.

Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình trong tổ chức.
25

6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (tt)
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT

Xác định nguy cơ:

Đưa ra các giải pháp:

Lựa chọn giải pháp phù hợp.

Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả.