QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG MS PROJECT

BÀI GIẢNG
BÀI GIẢNG
QUẢN LÝ DỰ ÁN
QUẢN LÝ DỰ ÁN
BẰNG MS PROJECT
BẰNG MS PROJECT
Chương 3:
Chương 3:
Quản lý dự án bằng
Quản lý dự án bằng


MS Project
MS Project
1
Nội dung
Tạo lập và tổ chức dự án
1
Lập lịch cho các nhiệm vụ
2
Đánh giá điều chỉnh lịch biểu
5
2
Quản lý chi phí
4
Quản lý tài nguyên dự án
3
In ấn báo cáo
6
Tạo lập và tổ chức dự án


Mục tiêu của dự án là gì?

Sản phẩm, dịch vụ nào được cung cấp?

Ai là những người tham gia chính?

Dự án bắt đầu và kết thúc khi nào?

Dự án sẽ được thực hiện ở đâu?

Tại sao lại đề xuất dự án?

Những khó khăn, rủi ro dự án có thể gặp
phải?
Với bản phát biểu công việc, trưởng dự án sẽ có câu
trả lời cho 7 câu hỏi trên. Hơn nữa từ đó, trưởng dự
án rút ra những thông tin sau:
- Khó khăn, rủi ro trong công việc
- Các yêu cầu của những bên liên quan
- Mức độ hỗ trợ từ những người tham gia
- các giả thiết chính
- Trách nhiệm chính
- Những mốc quan trọng
- Tiêu chuẩn về chất lượng
- Xác định các mục tiêu
Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ

chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.
Nội dung bản phát biểu công việc gồm
–
Giới thiệu
–
Phạm vi
–
Các giả định
–
Các ràng buộc
–
Các tiêu chuẩn thực hiện
–
Sản phẩm và mô tả dịch vụ
–
Những trách nhiệm chính
–
Tham khảo
–
Sửa đổi, bổ sung
–
Chữ ký
Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,

k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Thiết lập đơn vị tiền tệ
Vào File chọn Option sẽ có hộp thoại Project
Option, chọn Display

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.
Ta thay đổi đơn vị tiền tệ của Việt Nam là vnd,
chọn số thập phân là 0 ta
được thiết lập mới như sau:

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ

chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Tạo một dự án mới
B1 : Khởi động MS Project vào file chọn
New| Blank Project nhấn Create để hệ thống
tạo một dự án mới

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Tạo một dự án mới
B2: Lưu tệp tin lại dùng Ctrl + S đặt tên cho tệp
tin lưu vào vị trí phù hợp trong ổ cứng.

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,

k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Tạo một dự án mới
B3: Thiết lập ngày bắt đầu ngày kết thúc của dự
án. Vào menu Project | Project Information
xuất hiện hộp thoại điền thông tin ngày bắt
đầu dự án vào đó. Các chuyên gia khuyến
cáo là ngày kết thúc nên để cho MS Project
tự tính toán.

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Tạo một dự án mới
B4 : Chọn File | Info nhấn nút Project
Information bên phía tay phải chọn
Advanced Properties, ta được một hộp

thoại sau đó ta chỉnh những thông tin cần
thiết cho hệ thống.

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Xác định thông tin dự án
B1 : Vào tab Project chọn Project Information

B2: Hộp thoại Project Information xuất hiện
Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Thiết lập lịch cho dự án

B1 : Trên tab Project chọn Change Working
Time, xuất hiện hộp thoại

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Thiết lập lịch cho dự án
B2: Vào options… để thiết lập lại lịch cho
dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc,
thời gian kết thúc, số giờ làm việc …
B3: Vào tab Exception nhập thông tin Name,
Start, Finish sau đó nhấn Details… để lựa
chọn ngoại lệ cho ngày đó ngày đó có
phải là ngày làm việc hay không? Làm thời
gian như thế nào?

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]

khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Thiết lập lịch cho dự án


Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Lập danh sách các nhiệm vụ của dự án
B1: Vào Task chọn Gantt Chart
B2: Trong cột Task Mode chọn một trong hai
loại Task Mode. Nhập tên trong cột Task
name. Khi đó ta chưa vội tính toán số
ngày cho từng công việc thì MS Project mặc
định là 1 ngày bắt đầu từ ngày bắt đầu dự án.

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:

Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Tạo các nhiệm vụ phụ (subtask)
B1: Chọn các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ ( có
thể là một hoặc hơn 1 nhiệm vụ là con của
nhiệm vụ khác) bằng cách bôi đen các nhiệm vụ
đó.
B2: Trong menu Task nhấn Indent Task để
báo rằng đây là một nhiệm vụ con

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Ngày tháng và khoảng thời gian nhiệm vụ
B1: Chọn nhiệm vụ( bôi đen nhiệm vụ đó)
B2 : Nhập số ngày để hoàn thành nhiệm vụ đó.

Tạm thời cứ đặt thông tin ngày bắt đầu là ngày
bắt đầu dự án, vì sau khi ta liên kết với
cácnhiệm vụ khác thì ta sẽ được con số chính
xác nhất.

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Thiết lập deadline
Deadline là thời hạn cuối cùng có thể để thực hiện
công việc đó. Sau khi thiết lập ta sẽ thấy có mũi
tên ở thời điểm ta thiết lập.
B1: Chọn nhiệm vụ, kích đúp vào nhiệm vụ đó ta
được hộp thoại Task Information:

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]

Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Thiết lập deadline
B2: Chọn tab Advanced vào phần deadline chọn
ngày là hạn cuối cùng như hình trên. Khi đó ta
được ở Gantt Chart như sau:

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Thiết lập mốc dự án
B1: Trong cột Duration của công việc cần tạo môc
nhập 0.
B2: Nhấn phím Enter.

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ

chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Nhập ghi chú cho các nhiệm vụ (task notes)
B1: Chọn task cần ghi chú, nhấn chuột phải chọn
Note
B2: Hiển thị một hộp thoại, chúng ta ghi lại những
thông tin cần thiết rồi nhấn OK để kết thúc và
lưu, Cancel để kết thúc và không lưu.

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Đính kèm các liên kết vào nhiệm vụ
B1: Chọn nhiệm vụ cần đính kèm thêm các liên
kết. Nhấn chuột phải chọn Hyperlink

B2 : Chọn tài liệu muốn liên kết đến trong phần
Link to như hình trên, ta được như sau:

Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Đính kèm các liên kết vào nhiệm vụ

Nếu gửi Mail thì vào mail address, thiết lập địa
chỉ người nhận, tiêu đề,…
Tạo lập và tổ chức dự án
•
Ý tưởng:
Dãy khóa cần sắp xếp là k[1],k[2],…,
k[n]. Ở lượt thứ i (i=1,2,3,…,n-1) ta sẽ
chọn trong dãy khóa k[i+1],…., k[n]
khóa nhỏ nhất và đổi chỗ nó với k[i]
Sau n-1 lượt khóa từ nhỏ đến lớn sẽ
được sắp xếp ở các vị trí thứ 1, thứ 2,
…thứ n-1, thứ n.

Đính kèm các liên kết vào nhiệm vụ

B3: Trên phần Text to play đặt lại tên cho dễ nhớ,
nhấn OK

B4: Khi muốn mở link liên kết này ở Grantt chart
nhấn vào hyperlink
chọn Hyperlink| Open hyperlink
Tạo lập và tổ chức dự án