Cần có sự chuẩn bị tốt cho một cuộc đàm phán ppt

Cần có sự chuẩn bị tốt cho một cuộc
đàm phán
Là một nhà kinh doanh, mà thường xuyên phải tiến hành đàm
phán thương nghiệp, làm thế nào để đạt được hiệu quả đàm phán
cao nhất, điều này đã được biểu hiện rõ thông qua các phương
diện sau.
Cần có ngoại hình ưa nhìn
Tục ngữ có câu: “Người dựa vào quần áo, ngựa dựa vào yên”,
trang phục phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến ngoại hình của
người đàm phán. Trang phục của người chủ tọa nên chú ý tới:
Phong cách ăn mặc chỉnh tề, phẳng phiu; Trang phục vuông vức,
quần có xếp ly, cổ áo, tay áo luôn giữ sạch sẽ, đặc biệt là phải
phù hợp với ngoại hình. Một người có cách ăn mặc cầu kì, kì quái
sẽ tạo ấn tượng không tốt với đối tác.
Về phương diện ngoại hình, nam giới nên cắt tóc ngắn, gọn
gàng, không nên để kiểu tóc quá dài và kì dị. Kiểu tóc để tự
nhiên, gọn gàng, khiến mọi người có cảm giác trang trọng. Tóc
của nữ giới có thể thay đổi nhiều kiểu khác nhau, tuy nhiên cũng
không nên quá kì dị. Đối với nữ giới mà nói, trang điểm nhẹ
nhàng sẽ càng tăng thêm vẻ đẹp tự nhiên. Ngược lại, trang điểm
quá đậm sẽ tạo cảm giác tầm thường trong mắt mọi người. Cuối
cùng, cần chú ý tới sự thống nhất về trang phục, giày tất, kết hợp
ví da và mũ.
Yêu cầu thứ hai là chú ý tới lời ăn tiếng nói
Trong quá trình đàm phán, thái độ cũng như lời nói của người
đàm phán cần lịch sự. Một người giỏi giao tiếp thì trong khi nói
luôn giữ thái độ đúng mực, không lạnh nhạt cũng như không vồn
vã, không kiêu ngạo cũng như không tự ti. Ngược lại, khi nói chỉ
mong nhanh chóng đạt được yêu cầu hay có cử chỉ vâng vâng dạ
dạ thì điều đó sẽ ảnh hưởng xấu đến bản thân.
Trong khi họp mà bạn sử dụng ngôn ngữ bừa bại sẽ biểu hiện

thái độ không tôn trọng đối phương, thậm chí gây ra hiểu lầm và
xung đột. Đối với người đàm phán, vấn đề trước tiên họ gặp phải
chính là cách xưng hô. Nhất thiết phải phân biệt rõ đối tượng để
tiến hành đàm phán, tôn trọng những thói quen xưng hô của đối
phương, chú ý tới quan hệ thân thuộc, những khác biệt về tuổi
tác, tính cách, cũng như cách quan tâm lẫn nhau của họ, đồng
thời, khi xưng hô cần biết phân biệt trường hợp để biểu hiện sự
tôn trọng với đối phương.
Trong khi đàm phán, nên chú ý tới khoảng cách khi nói, cử chỉ
hay âm điệu cũng như cách sắp xếp câu nói cho hợp lý v.v….
Khoảng cách nói quá xa rất dễ dẫn đến tâm lý “ gây hấn” hơn là
tâm lý “ cùng nhau hợp tác ”, sẽ làm sự cách biệt ngày càng lớn,
và nảy sinh mâu thuẫn. Khoảng cách gần gũi, biểu thị quan hệ
đàm phán thân mật giữa hai bên, dễ dàng nhượng bộ và thậm
chí có thể làm giảm cảm giác nặng nề. Thông thường, khoảng
cách đàm phán nên giữ ở mức độ hơn nửa mét một chút.
Ngoài ra, người đàm phán cần có tư thế, cử chỉ hợp lý. Cử chỉ
đóng vai trò chủ yếu trong cuộc đàm phán, khi sử dụng ngôn ngữ
cơ thể cần chú ý tới khoảng cách không gian. Đồng thời, người
đàm phán cần hiểu rõ dụng ý cử chỉ của đối phương. Bàn tay
đung đưa biểu thị sự không đồng ý; ngón tay gõ nhẹ lên bàn biểu
thị sự cảm ơn; hai tay xoa vào nhau biểu thị sự vui mừng hoặc
vội vàng; giơ tay có nghĩa là không nói nữa. Trong cuộc đàm
phán, người đàm phán có thể vận dụng cử chỉ để biểu thị ngôn
ngữ, dụng ý của mình, ngón tay cái biểu thị số lượng, sự tán
thưởng, sự phê bình, khẳng định và phủ định. Khi vận dụng ngôn
ngữ cơ thể cần tránh những cử chỉ khuếch trương thái quá.
Khi đàm phán, âm điệu nói có sự ngừng ngắt thay đổi, giúp tăng
hiệu quả và nội dung ngôn ngữ. Âm điệu lạnh nhạt bình thản thì
gây cảm giác xa cách với đối phương. Ngược lại, nếu như âm

điệu tự nhiên tình cảm sẽ khiến cho đối phương giảm bớt cảm
giác căng thẳng, từ đó dễ dàng tiến hành đàm phán, đem lại một
kết cục đàm phán tốt đẹp. Âm điệu không đồng nhất sẽ phản ánh
mức độ quan trọng của người đàm phán với cuộc đàm phán.
Người đàm phán cần chú ý tới cách sử dụng từ ngữ trong đàm
phán, nắm bắt tốt những cách chào hỏi xã giao như hỏi han, mở
đầu, bàn bạc trao đổi hay cách kết thúc cuộc đàm phán, những từ
ngữ hay dùng như “ chào ông ”; “cảm ơn ”; “ mong hợp tác lâu
dài ”; “ tạm biệt ”. Ngôn ngữ sử dụng phải hợp lý, khéo léo, tránh
dùng những từ ngữ cứng nhắc, gượng gạo. Vận dụng những từ
ngữ có cảm xúc. Một người đàm phán giỏi có kinh nghiệm
…ngược lại không nên có thái độ cự tuyệt hay tạo cảm giác gây
hấn, dễ gây ra sự ghen ghét, khó chịu.
Yêu cầu thứ ba là về phương diện hành vi, động tác
Hành vi của người đàm phán được biểu hiện qua nhất cử nhất
động của họ trong suốt quá trình đàm phán, cũng như thái độ và
hiệu quả đàm phán.
Người đàm phán cần có tư thế đứng thẳng, vai bằng, thu vai,
ngực thẳng, hai mắt nhìn thẳng, miệng và gương mặt tươi tắn,
hoà nh•, hai vai thả tự nhiên, không gò bó, vắt hai tay ra sau hoặc
đan chéo trước ngực, hai chân các khớp xương gối và hông thả
lỏng về trước. Tư thế đứng thẳng cũng phản ánh trạng thái tâm
lý, nói lên ý chí hăng hái sôi nổi của người đàm phán, tràn đầy tự
tin và sức sống.
Người đàm phán cần có tư thế ngồi lịch sự, đoan trang. Khi đàm
phán, tư thế ngồi phù hợp nhất là để hai chân tiếp đất, đầu gối
trống thẳng, toàn thân hướng về phía trước, tránh việc vừa ngồi
xuống đã dựa ngay vào ghế, hành vi này rõ ràng biểu thị không
lịch sự, khi ngồi ghế salông hai chân nên để nghiêng hoặc gác
chân lên nhau là thích hợp, nữ giới khi ngồi tránh dạng hai chân,

càng không nên mở rộng chân, trông không lịch sự, biểu hiện là
người thiếu văn hoá.
Người đàm phán cần có dáng đi tự nhiên thoải mái. Yêu cầu về
dáng đi là khi đi hai vai thẳng, ánh mắt nhìn thẳng, gương mặt
tươi vui. Tay thả lỏng, bàn tay nắm lại. Hai tay đung đưa một
cách tự nhiên.
Những yêu cầu về dáng đi có thể phân biệt được sự đồng nhất
giữa chủ và khách: Làm khách, khi vào nhà bước đi chậm rãi,
nhìn quanh một lượt, xác định chỗ ngồi và phương hướng thích
hợp cho mình; Làm chủ, khi khách vào phòng, nên bước nhanh
vào trước, mắt nhìn và đưa ra lời thăm hỏi khách, nhằm biểu hiện
tình cảm chân thành, thái độ thiện chí mong muốn cùng hợp tác.
Chủ nhà vào phòng trước tiên sau đó để biểu thị lịch sự chủ nhà
mời khách ngồi vào chỗ của mình, sau đó tới lượt mình ngồi.
Ngoài ra, thái độ của người đàm phán có ảnh hưởng trực tiếp tới
hiệu quả của cuộc đàm phán cũng như cảm xúc hai bên đàm
phán. Nếu như một bên đối tác có thái độ không tốt hay quá cứng
nhắc, thậm chí có thái độ đả kích đối phương, sẽ khiến cho cuộc
đàm phán bị rơi vào bế tắc. Nếu thái độ hai bên đối tác hoà
thuận, thân thiết, sẽ không khó để xây dựng một không khí đàm
phán hoà hợp. Đồng thời, các hành vi, hoạt động của người đàm
phán cũng phản ánh hiệu quả đàm phán.
Tóm lại, người đàm phán xây dựng được những hình tượng tốt
sẽ nắm trong tay quyền chủ động và đạt được thành công rực rỡ
trong cuộc đàm phán.
Nói về phong độ và khí chất đàm phán. Phong độ và ngoại hình
có liên quan mật thiết với nhau, một người có những cử chỉ tự
nhiên, tinh thần hăng hái, và tràn đầy sức sống, sẽ dễ dàng thu
hút được sự quan tâm của người khác. Đồng thời, một người
đàm phán có phong cách hấp dẫn, quyến rũ, ngoại hình tự tin,

luôn luôn ngăn nắp, không kiêu căng cũng không tự ti khiến cho
đối phương luôn có một cách nhìn tôn trọng và khâm phục, càng
thêm trân trọng cuộc đàm phán. Người đàm phán xây dựng được
một hình ảnh diện mạo tốt, thêm một chút kinh nghiệm đàm phán
và tự tin, thì có thể nói rằng người đó cũng có một phong độ tốt.
Ngược lại, một người có diện mạo trung bình lại không chú ý đến
cách ăn mặc thì người đó không có phong độ tốt. Phong độ chính
là biểu hiện bên ngoài của một người khi người đó kinh nghiệm
phong phú, và một tầm hiểu biết sâu rộng sau một quá trình tích
luỹ lâu dài. Đó cũng là biểu hiện hoàn hảo nhất trong sự kết hợp
giữa ngoại hình và phẩm chất bên trong mỗi con người.
Một người có phong độ và khí chất hoàn hảo, thì cho dù họ
không nói gì, chỉ cần đứng hay ngồi ở một nơi nào đó, lập tức sẽ
thu hút được sự chú ý, ấn tượng sâu đậm và cảm tình đặc biệt
của mọi người. Cố tướng quân Geoger John Marshall – người
Mỹ là một người có khí chất đặc biệt. Theo lịch sử, chỉ khi tướng
quân Marshall xuất hiện, lập tức ông trở thành tâm điểm chú ý
của các tướng sĩ, ai cũng có thể cảm nhận thấy vẻ uy nghiêm vô
hình của ông mà cảm phục ông, giọng nói trầm ấm, thận trọng
vững vàng nhưng đầy tinh thần quyết tâm, những phẩm chất đặc
biệt trời phú của ông đã được biểu hiện rất rõ trong khi đàm
phán, khiến ai ai cũng phải kính sợ, nể phục. Ngoài tướng quân
Marshall thì Napoleon cũng có một khí chất như vậy, Napoleon
vừa vào phòng tất cả mọi người lập tức nín thở, tinh thần căng
thẳng, không ai dám động một tiếng, trong tim như có cảm giác
kính sợ không nói lên lời. Vẻ đẹp ngoại hình và khí chất bên trong
con người dường như không có liên quan gì đến nhau, trên thực
tế thì Napoleon chỉ cao 1,6m, người thấp nhỏ.
Một người đàm phán có khí chất phi thường, có khả năng
làm người khác kính sợ sẽ khiến đối phương luôn có cái

nhìn tôn trọng
Khí chất đặc biệt của người đàm phán luôn được biểu hiện thông
qua các động tác cơ thể ví dụ như dáng đứng, dáng ngồi hay
dáng đi, phong cách nói chuyện hay nụ cười. Hành động tự nhiên
gợi ra cảm giác quyền uy, giống như sợi dây kết nối với đối
phương, khiến đối phương bị khất phục bởi bạn.
Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có những suy nghĩ thận
trọng hay cái bắt tay chắc chắn, tinh thần tràn đầy tự tin và diện
mạo đẹp, đó cũng chính là những nhân tố biểu hiện phong độ và
khí chất của người đó. Sức thu hút tiềm ẩn đó khiến đối phương
có cảm giác “ được đàm phán với bạn là niềm vinh hạnh cho tôi ”,
cũng giống như cảm giác vui sướng khi trong một trận cầu được
tranh đấu với đối thủ ngang tài ngang sức. Đối phương trong lòng
cũng có cảm giác nhắc nhở mình “ khi đàm phán với người này,
nhất định không thể thất lễ ”, từ đó sẽ có cảm giác đàm phán tự
tin hơn.
Khí chất, phong độ phi thường của người đàm phán ngoài khả
năng thiên phú thì cần có quá trình tích luỹ kiến thức và luyện tập
từ thực tiễn mà có. Điều này yêu cầu người đàm phán cần có tầm
hiểu biết kiến thức sâu rộng, nắm rõ tâm lý học đàm phán và
hành vi học đàm phán, cùng những kinh nghiệm đàm phán phong
phú, để có đủ năng lực ứng phó với những tình huống đàm phán
phức tạp, mặt khác cũng cần nắm rõ những qui định và luật pháp
kinh doanh, cùng kiến thức luật pháp quốc tế, và những kiến thức
chuyên môn v.v…. Những kiến thức này chính là những tiền đề
đ• được người đàm phán chuẩn bị sẵn, cũng là yêu cầu tố chất
phù hợp với người đàm phán. Có được những kiến thức này,
người đàm phán mới có thể tự tin bước vào cuộc đàm phán. Sự
tự tin chính là biểu hiện bên ngoài của một người đàm phán có
phong độ và khí chất tốt.

Ngoài phương diện tích luỹ tu dưỡng kiến thức, người đàm phán
cũng cần gia tăng luyện tập và tích luỹ các phương diện khác, để
nuôi dưỡng khí chất và phong độ cho mình. Ví dụ như, người
đàm phán nên tích cực tham gia các hoạt động xã hội để nắm
vững các lễ nghi giao tiếp xã hội, tích luỹ kinh nghiệm giao tiếp xã
hội, người đàm phán cũng cần tham gia nhiều các hoạt động đàm
phán để tích luỹ kinh nghiệm đàm phán phong phú. Đồng thời,
tích cực tích luỹ các bài học kinh nghiệm, nếu thiếu thì tích cực
bổ sung, điều này rất có lợi cho người đàm phán trong lần đàm
phán đàu tiên có được một khí chất và phong độ tốt, một diện
mạo bình tĩnh.
Những phương diện trên chưa hẳn đã đủ, người đàm phán cũng
cần tăng cường rèn luyện thực tế, luyện tập đi dáng đi vững
chắc, ngữ điệu giọng nói. Ngoài ra, người đàm phán cần gia tăng
rèn luyện thông qua hình thức “ thực hiện mô phỏng ”, tập cách
đàm phán, có thể sắp xếp diễn biến cuộc đàm phán ngay từ trong
đầu, tính toán, sắp xếp “ diễn tập trong đầu ”cuộc đàm phán thứ
hai, dự tính, hình dung trước địa điểm đàm phán, thần thái, phản
ứng của đối tác đàm phán và mỗi câu đối thoại giữa hai bên đàm
phán, kĩ xảo, sách lược của bạn cũng như các tình huống có thể
xảy ra trong cuộc đàm phán, đồng thời tìm ra những cách giải
quyết phù hợp nhất, , những phương diện này không quá khó
khăn, mà bạn cũng có thể tự do phát huy khả năng của mình, và
thể hiện phong độ cũng như sức thu hút đặc biệt của mình.