529 mẹo nhỏ máy tính

529 mẹo nhỏ máy tính – Làm việc với Microsoft Office 2007
Bài viết cập nhật vào 18/06/2008 14:24:06

LỜI KHUYÊN
Đừng bao giờ rời tay khỏi bàn phím
Hãy học cách điều khiển không cần dùng chuột cho
mọi thứ! Gõ nhẹ phím Alt trong ứng dụng Office
2007, khi đó ribbon được bao trùm ngay lập tức bởi
các ký tự nhỏ chỉ thị các phím nhấn. Nhấn ký tự
tương ứng với từng ribbon khác (H cho Home, N cho
Insert, …) để truy cập vào các điều khiển ribbon sâu
và nhiều phím tắt cho từng mục.
Đặt lại kích thước một ribbon
Không giống như menu của MS Office cũ, các mục trong ribbon không thể sắp xếp lại. Nhưng
ribbon có thể thay đổi kích thước và giảm những cung cấp sẵn của nó dựa trên lượng không
gian trên màn hình mà bạn có được. Giữ màn hình tối đa 1.024x768 để xem được mọi thứ.
Mở rộng các khả năng của Office
Office SharePoint Server 2007 đang chạy trên máy chủ trong văn phòng để lưu trữ tài liệu cho
mục đích sử dụng sau hoặc cho các đồng nghiệp. Ví dụ, một bản presentation PowerPoint 2007
– hoặc chỉ là một slide – trong SharePoint Slide Library có thể trở thành một mẫu cho các trình
diễn sau này. Các dịch vụ Excel của SharePoint Server cũng có thể render trang bảng tính như
một tài liệu HTML.
Tăng khả năng tương thích của file
Nếu chỉ có một mình bạn sử dụng Office 2007, hãy lưu các file theo định dạng file Office cũ để
những người khác có thể mở chúng. Bạn có thể thiết lập điều này một cách mặc định: trong
Word, bạn hãy vào nút Office, chọn Word Options | Save, sau đó trong Save Files trong Format
này bạn chọn Word 97-2003 document (*.doc). Rich Text Format (*.rtf) sẽ làm việc thậm chí cả
bên ngoài Word.
HƯỚNG DẪN
Điều chỉnh Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar choán mất một phần không gian bên trái của thanh tiêu đề trong cửa sổ

ứng dụng Office 2007. Bạn có thể chuyển nó xuống bên dưới ribbon (kích chuột phải vào bên
cạnh các Add-In để có một menu) và tùy chỉnh nó theo ý bạn.
Giấu và khôi phục lại ribbon
Để ẩn ribbon trong Office 2007, bạn hãy kích đúp vào tab, nhấn Ctrl-F1 hoặc kích chuột phải và
chọn Minimize the Ribbon. Lúc này Ribbon sẽ lại giống như hầu hết menu khác, ẩn cho tới khi
bạn kích vào tab và sử dụng phím Alt để hiện các phím kích hoạt như đã được hướng dẫn ở
trên.
Thay đổi các vị trí lưu mặc định
Tất cả các phiên bản Office đều có các vị trí lưu mặc định của riêng nó. Để thay đổi vị trí Save
As này trong ứng dụng Office 2007, hãy kích vào nút Office tròn (góc trên bên phải) và chọn
Options | Save. Trong Word, bạn có thể chọn Browse để chỉ định vị trí mặc định cho việc lưu
file nào đó; trong Excel và PowerPoint, bạn phải paste vào đường dẫn đến vị trí đó từ Windows
Explorer.
Tạo SmartArt
SmartArt để tùy chỉnh đồ họa và biểu đồ, nó nằm trên tab Insert trong các ứng dụng chính của
Office 2007. Word chỉ có 6 kiểu sơ đồ bị hạn chế mà bạn có thể sử dụng; trong khi Excel và
PowerPoint có đến 15 kiểu, những lựa chọn này có thể tùy chỉnh với văn bản mà bạn sở hữu.
Bên cạnh đó bạn cũng có thể kích vào tab “Design” (tab này xuất hiện khi bạn đang chọn một
kiểu đồ họa hoặc biểu đồ đã được vẽ) để điều chỉnh màu sắc.
Tạo các nút với WordArt
WordArt khác với SmartArt. Nó tạo các chuỗi văn bản theo mẫu có sẵn mà bạn không thể chỉnh
sửa được. Trong Excel và PowerPoint thì đây là một công cụ rất hữu dụng cho việc nhúng văn
bản với các hiệu ứng đặc biệt. WordArt nằm trên tab Insert trong cả Word, Excel và PowerPoint
nhưng trong Excel và PowerPoint bạn sử dụng tab Format để thay đổi hình dáng của văn bản,
hoặc thậm chí tạo các nút.
CÔNG CỤ BỔ XUNG
Bổ sung thêm tab cho những người mới bắt đầu
Bạn cảm thấy lộn xộn bởi những thay đổi trong Office 2007? Download bộ "Get Started Tab"
cho Word, Excel, và PowerPoint từ www.microsoft.com/downloads. Các tiện ích này sẽ đặt một
tab mới lên chương trình tương ứng với các liên kết đến phần hướng dẫn tương tác trực tuyến,

demos và video hướng dẫn về cách làm chủ phần mềm.
Xem các tài liệu không cần Office
Bạn có thể mở, xem và in các tài liệu Office 2007 mà không cần sở hữu Office. Download bộ
xem riêng cho Word, Excel, hoặc PowerPoint từ www.microsoft.com/downloads.
Mở các tài liệu mới bằng Office cũ
Hãy download về phiên bản "Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and
PowerPoint 2007 File Formats" – đây chính là gói tương thích của Microsoft Office cho định
dạng Word, Excel, và PowerPoint 2007. Lúc này bạn có thể mở file Office 2007 mới trong các
phiên bản Office cũ hơn.