Làm việc nhóm và những điểm cần lưu ý doc

Làm việc nhóm và
những điểm cần lưu ý

Để làm việc nhóm hiệu quả cần có một số kỹ năng nhất định. Tuy nhiên,
bên cạnh đó, trong quá trình làm việc nhóm có những chi tiết nhỏ mà
nhiều bạn không để ý tới. Bài viết này sẽ giúp các bạn biết rõ về những
điều cần chú ý trong quá trình làm việc nhóm và bạn sẽ thấy làm việc
nhóm không khó một chút nào.

Buổi gặp mặt đầu tiên
Có thể nói buổi gặp gỡ đầu tiên của một nhóm làm việc là một thời điểm
rất quan trọng. Đây là lúc gây dựng và kích hoạt tinh thần chung của
nhóm. Nếu không, sẽ rất khó khơi dậy điều này vào thời gian sau đó để
xây dựng một nhóm làm việc năng động và nhiệt huyết.

Trưởng nhóm nên xác định vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho các thành
viên. Thời điểm này cũng là cơ hội tốt để tìm hiểu bạn cùng nhóm. Bạn
sẽ làm quen và có được thiện cảm ban đầu giúp cho công việc giữa các
thành viên sẽ suôn sẽ hơn.

Văn hoá nhóm
Nói đơn giản đó là tinh thần chung, quan điểm, những điều thể hiện cá
tính của nhóm. Phải xác định rõ lý do nhóm tồn tại, mục tiêu và phương
pháp đạt được. Sự thống nhất ban đầu sẽ giúp các thành viên hiểu rõ
những điều họ phải làm. Màu truyền thống, slogan hay một chiếc áo
được thiết kế riêng cho nhóm cũng sẽ khơi dậy được tinh thần và sự
hứng thú với nhóm làm việc. Tiếc rằng khá nhiều bạn ít để ý đến những
điều này và coi đó là sự rườm rà không cần thiết. Tuy nhiên, một nhóm
làm việc có được văn hoá nhóm thường được các thành viên hưởng ứng
nồng nhiệt và có thái độ tích cực hơn mối khi nhóm gặp các vấn đề khó
khăn hay cạnh tranh với nhóm khác.

Thiết lập thời gian biểu
Nếu là một nhóm trưởng, bạn không nên để các thành viên tận cuối mỗi
buổi họp nhóm mới biết khi nào sẽ là buổi họp tiếp theo. Vạch ra rõ ràng
thời gian biểu, lịch làm việc và thời hạn công việc (deadline) cho từng
khoảng thời gian nhất định sẽ giúp các thành viên dễ dàng sắp xếp cho
phù hợp. Bạn nên in ra thành từng bản đưa cho các thành viên hoặc gửi
email và cập nhật thông tin thường xuyên.

Lựa chọn nơi gặp gỡ thường xuyên thuận tiện
Địa điểm cũng là yếu tố quan trọng. Không phải bất cứ nơi nào cũng phù
hợp để tiến hành họp nhóm. Có nhiều ý kiến cho rằng quán cà phê hay
trà sữa không phải là một nơi thích hợp để làm việc nhóm. Do các thành
viên dễ rơi vào trạng thái thư giãn hơn là tập trung suy nghĩ giải quyết
công việc. Hơn nữa có một số địa điểm âm nhạc hơi lớn và chỉ thích hợp
để giải trí. Một nơi yên tĩnh không khí thoáng đãng sẽ là nơi lý tưởng.

Đừng nhảy vào kết luận quá nhanh.
Đây là lỗi thường gặp trong quá trình làm việc nhóm. Khi đưa ra vấn đề
và thảo luận, các thành viên có xu hướng đưa ra nhanh các kết luận. Tuy
nhiên đây chính là lý do dẫn tới những vấn đề như lạc hướng và sai lầm
sau này. Phải đảm bảo các ý đã được làm rõ và được các thành viên
thông suốt. Khi đó mới có thể có sự nhìn nhận toàn diện vấn đề và tìm ra
cách giải quyêt đúng đắn.

Đừng quên ghi chú
Rất đáng tiếc rằng rất nhiều nhóm làm việc thông thường quên điều này.
Chính vì thế nên sau mỗi buổi họp nhóm, hầu như các ý và các vấn đề
trong buổi họp hay bị “quên”. Tốt nhất, các thành viên phải chuẩn bị các
sổ tay để ghi chép các ý kiến cũng như các quyết định để theo dõi công
việc.

Lắng nghe
Có vẻ như nhiều bạn coi đây là chi tiết thừa. Vì cơ bản, lúc họp nhóm,
có người nói ắt phải có người nghe. Tuy nhiên vấn đề là sau khi nghe
xong, bạn hiểu người đối diện đến mức độ nào, bạn hồi đáp lại ý kiến
của họ ra sao và bạn bổ sung thêm được những điều gì. Đó gọi là lắng
nghe. Quá trình truyền tải ý tưởng của các thành viên sẽ đạt được hiệu
quả cao nếu có sự lắng nghe tốt. Vì khi làm việc nhóm, điều quan trọng
đó là sự đóng góp ý kiến, điều chỉnh và bổ sung lẫn nhau nhằm có
những ý kiến tốt nhất.


Trò chơi đoàn kết
Một trò chơi nhỏ cho cả nhóm cùng tham gia hay một vài câu đố vui sẽ
giúp cho nhóm gắn bó hơn. Có rất nhiều trò chơi nhóm đơn giản nhưng
lại rất hiệu quả để gia tăng tinh thần đoàn kết giữa các thành viên. Sau
những giờ làm việc căng thẳng, đây là những trò chơi xả stress và giúp
các thành viên gắn bó hơn.

Ăn mừng
Đừng bao giờ quên tận hưởng những thành tích mà nhóm đạt được. Có
thể là công việc hoàn thành sớm hơn dự định hay một thành viên nào đó
có ý tưởng hay. Nên có những phần thưởng nhỏ khích lệ tinh thần
chung. Một bữa tiệc liên hoan hay một buổi karaoke sau khi dự án hay
bài thuyết trình hoàn thành sẽ củng cố và đảm bảo tinh thần cho các dịp
làm việc khác.