hướng dẫn cài đặt và sử dụng email với outlook express

TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
TRUNG TÂM TIN HỌC
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
SỬ DỤNG EMAIL
VỚI OUTLOOK EXPRESS
TP. HỒ CHÍ MINH 8-2007
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG EMAIL
VỚI OUTLOOK EXPRESS
I. Cài đặt Outlook Express
1. Khởi động Oulook Express lần đầu
Vào Start > Program > Outlook Express
Mục Display name: Gõ tên đầy đủ như hình vẽ VD Nguyen Van A
Bấm Next để sang bước kế tiếp
Màn hình sau sẽ hiện ra
Mục E-mail address: Gõ vào địa chỉ được cấp phát VD:
như hình sau:
2
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Bấm Next để sang bước kế tiếp:
My incoming mail server is a: POP3
Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server: Gõ vào:
mail.hcmpreu.edu.vn
Outgoing mail (SMTP) Server: mail.hcmpreu.edu.vn
Như hình sau:
3
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Bấm Next để sang bước kế tiếp
Mục Account name: gõ vào account được cấp phát
Password: được cấp phát
Remember password: Ghi nhớ password của email lên máy hiện hành.

Nếu để trống thì mỗi khi mở Outlook Express sẽ yêu cầu nhập password.
Bấm Next để sang bước kế tiếp:
4
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Bấm Finish để kết thúc
Chú ý:
Nếu đã chạy Outlook Express trước đó thì vào menu Tool > Account
> Mail > Add > Mail
Sau đó thực hiện như I.1
2. Hiệu chỉnh Tham số
Bấm vào menu Tool > Accounts
5
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Chọn mail.hcmpreu.edu.vn > chọn tiếp Properties
Như hình sau
Chọn table Advanced
Incoming mail (POP3): 995
Check mục This server requets a secure connection (SSL) như hình vẽ
6
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Chọn OK > Close để hoàn thành
Chú ý: Nếu ở phần I. 1. ta thực hiện có sai sót không nhận, gởi thư được
ta có thể sử dụng phần I. 2. này để hiệu chỉnh: Như Name, Email
address, Server
7
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Hiệu chỉnh tham số Server
II. Hướng dẫn tạo Address Book
Bước 1: Mở Address Book
Trong Outlook Express: Bấm vào menu Tools > Address Book

8
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Hoặc bấm vào biểu tượng Address trên thanh Toolbar
Khi đó cửa sổ Address Book sẽ xuất hiện như hình sau
9
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Bước 2: Tạo Thư mục mới (New Folder)
Folder dùng để phân nhóm các địa chỉ email
Ví dụ: Ban be, Dbdh, Ba con
Vào menu File > New Folder
10
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Như vậy ta có các thư mục đã tạo sẵn cho việc lưu các địa chỉ sẽ phân
nhóm trong các bước kế tiếp
Bước 3: Tạo một địa chỉ liên lạc (New Contact)
Chọn một thư mục vừa tạo giả sử Dbdh
Bấm vào File > New Contact
Contact Properties sẽ xuất hiện
Điền vào các Tên, Địa chỉ email giả sử như hình sau:
11
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Nhấn nút Add > OK
Lặp lại Bước 3 nếu muốn thêm địa chỉ muốn lưu vào Address Book của
mình
Khi đó ta có Address Book giả sử như sau:
Bước 4: Tạo Group (Mail list)
12
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Group dùng để gởi email cùng nội dung đến nhiều người cùng nhóm
Ta thực hiện:

- Chọn Folder VD: Dbdh để chứa nhóm
- Vào menu File > New group
Group Name: Gõ tên nhóm. Tên nhóm không được trùng tên với Folder
đã có
- Chọn thành viên nhóm: Bấm vào Nút Select Members
Nháy đôi vào email muốn chọn để đưa vào Group
13
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Chú ý: Một Group có thể chứa các email của nhiều Folder khác nhau
III. Gởi email - Sử dụng Address Book
- Tạo thư mới:
Trong cửa sổ Outlook Express vào menu File > New > Mail Message
14
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Hoặc bấm vào biểu tượng Create trên thanh tool bar
Khi đó cửa sổ New Message se xuất hiện như sau:
15
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
- Chọn địa chỉ người nhận từ Address Book:
Bấm vào nút To: / Cc: Để chọn địa chỉ người nhận hoặc địa chỉ đồng gởi
tử Address Book đã tạo ở phần II
Khi đó cửa sổ Address Book sẽ hiện ra:
16
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Nháy đôi vào địa chỉ người nhận hoặc chọn nhiều địa chỉ bằng cách
nhấn phím Ctrol + Click chuột vào các tên muốn chọn, rồi bấm
To:/Cc:/Bcc:, Rồi nhấn OK. Khi đó địa chỉ người nhận sẽ được chuyển
sang To:/Cc:/Bcc:, tương ứng như hình sau:
17
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM

IV: Nhập nội dung và gởi thư:
- Nhập nội dung vào cửa sổ nội dung
- Gởi kèm File đã soạn như Word, Excel, (Nếu có) bằng cách:
Vào menu Insert > File Attachment , hoặc bấm vào nút Attach trên
thanh Tool bar
Chọn File muốn Attach rồi nháy đôi hoặc bấm vào nút Attach hoặc nháy
đôi vào File muốn Attach. Khi đó File được chọn sẽ được đưa vào mục
Attach như hình sau:
18
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
- Gởi thư: Lúc này thư đã sẵn sàng để gởi: Bấm vào nút Send để gởi
thư
Thư sẽ được máy chủ email gởi đến người nhận
V. Sử dụng Identities để tạo nhiều email account trên Outlook
Express
Ta có thể tạo nhiều email account trên Outlook Express để nhiều người
có thể cùng sử dụng Outlook Express mà không ảnh hưởng đến nhau,
các email acount này hoàn toàn đôc lập nhau, người sử dụng này không
thể đọc được email của người khác, nếu không có mật khẩu (password)
1. Thêm Identity mới
Để tạo Identity ta thực hiện các bước sau:
Vào Menu File > Identities > Add New Identity như hình sau:
19
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Gõ Password
OK > OK
Chuyển sang Identity vừa tạo.
20
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Yes

Lặp lại các bước từ I (I. Cài đặt Outlook Express)
2. Sử dụng Identity
Để sử dụng Identity: Vào menu File > Switch Identyti
Chọn Identity
Gõ Password nếu có
21
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Gõ Password của email server nếu password không được lưu ở phần cài
đặt (I. 1.)
Màn hình chính của Outlook Express
22
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
3. Xem thư
Bên cửa Folder ta chọn Inbox (hộp thư đến)
Nháy đôi vào thư muốn mở để xem nội dung thư
23
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
4. Nhận File đính kèm
Để nhận và lưu file đính kèm ta thực hiện như sau:
Mở email chứa file đính kèm (như mục V. 3.)
Nhấn phím phải chuột lên File cần lưu, rồi chọn Save as để lưu 1 file,
Save all để lưu tất cả các file
24
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG DỰ BỊ ĐẠI HỌC TP.HCM
Chọn Browse để chọn thư mục lưu trữ, rồi bấm Save để lưu
Để mở file gởi kèm, Ta dùng Windows Explorer chọn thư mục lưu trữ ở
bước trên rồi Open vừa nhận với Ứng dụng thích hợp như Word, Excel,
Acrobat
25