Hình thức của hợp đồng kinh doanh pot

Hình thức của hợp đồng kinh doanh -
yếu tố không nên xem nhẹ!
Bill Gates, trong một lần phỏng vấn các ứng
viên thi tuyển vào Microsoft, đã đặt câu hỏi:
“Theo các bạn, đâu là yếu tố duy trì sự ổn định
và thành công của các hoạt động kinh doanh
ngày nay?”. Một ứng viên đã trả lời: “Đó là tính chặt chẽ của hợp
đồng”. Nhiều người khi đó đã nghi ngờ sự nghiêm túc trong câu
trả lời của ứng viên này, chỉ duy nhất Bill Gates là không nghĩ
như vậy. Ông đã cho ứng viên này điểm tối đa.

Trên thương trường, bất kể hoạt động kinh doanh nào của bạn
với đối tác bên ngoài cũng đều được thể hiện thông qua hợp
đồng. Đây chính là ràng buộc pháp lý về nghĩa vụ của các bên
trong kinh doanh. Khá nhiều các tranh chấp kinh doanh ngày nay
đều xuất phát từ những bất cập của hợp đồng. Nhiều công ty, tập
đoàn lớn trên toàn thế giới đã tổ chức bộ phận pháp lý riêng để
xem xét, đánh giá và tư vấn cho mình trước khi ký kết các hợp
đồng. Nhiều chuyên gia kinh tế từng đặt câu hỏi: Đâu là yếu tố
quan trọng nhất của một thương vụ làm ăn? Phần lớn câu trả lời
nhận được là: tính chặt chẽ và hình thức của hợp đồng.
Tại Ford, một trong những hãng sản xuất xe hơi lớn nhất thế
giới, bên cạnh hàng nghìn các hợp đồng mua bán xe hơi mỗi
ngày, hãng còn tham gia vào rất nhiều giao dịch kinh doanh khác
như đầu tư, phân phối, mua nguyên vật liệu… John Mene, cố vấn
pháp luật của Ford, cho biết: “Trung bình mỗi ngày, các giám đốc,
trưởng phòng ban của hãng chúng tôi phải ký kết gần 3000 hợp
đồng khác nhau. Và chỉ cần một hợp đồng có sai sót thôi cũng đủ
để chúng tôi mất đi hàng triệu USD. Do vậy, quá trình soạn thảo
và ký kết hợp đồng luôn được thực hiện rất chặt chẽ, có nhiều
chữ ký của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng”.

Hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay chỉ
là những thỏa thuận bằng lời, đều đóng vai trò là “hòn đá tảng”
cho các hoạt động đầu tư và phần lớn các hoạt động kinh doanh
khác của công ty. Mỗi hợp đồng sẽ là cơ sở tạo thành các yếu tố
liên quan, từ đó thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác
như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách
nhiệm…Xây dựng được mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập
trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Muốn vậy, trước tiên, các
công ty phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn, sau đó là xác định
những điều khoản và nội dung thiết yếu của mối quan hệ kinh
doanh đó, chẳng hạn như quyền và trách nhiệm của các bên, bồi
thường như thế nào khi có thiệt hại xảy ra… Những bản dự thảo
hợp đồng tạm trong quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm
bảo cho công ty sớm nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề thiết
yếu có thể bị bỏ qua.
Thực tế cho thấy đã có nhiều trường hợp các bên giao kết hợp
đồng với nhau và tiến hành các hoạt động kinh doanh, nhưng rồi
khi một tranh chấp nhỏ xảy ra, một trong hai bên đối tác lại lợi
dụng sự thiếu chặt chẽ trong hợp đồng để thu lợi riêng cho mình.
Chẳng hạn, nếu đối tác ký kết hợp đồng với bạn chưa có giấy
phép đăng ký kinh doanh và quá trình thực hiện hợp đồng kinh
doanh có phát sinh tranh chấp, mà đến trước thời điểm phát sinh
tranh chấp họ vẫn chưa hoàn tất thủ tục pháp lý đó để thực hiện
phần việc đã thoả thuận trong hợp đồng, thì hợp đồng kinh doanh
này bị coi là vô hiệu toàn bộ. Lúc này, người thiệt hại sẽ là bạn
bởi bạn là người kinh doanh hợp pháp, nhưng trong trường hợp
này bạn sẽ không có căn cứ để yêu cầu bên đối tác kinh doanh
thực hiện các nghĩa vụ đã ký kết.
Tự do thoả thuận là một trong những nguyên tắc quan trọng trong
giao kết hợp đồng kinh doanh. Điều này có nghĩa là các bên

được phép lựa chọn hình thức thích hợp khi ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên, để bảo đảm an toàn pháp luật trong các giao dịch hợp
đồng giữa các bên, cũng như để bảo vệ trật tự pháp luật và lợi
ích kinh doanh đối với một số loại hợp đồng pháp luật đòi hỏi
người chịu trách nhiệm ở công ty giao kết hợp đồng phải tuân
theo những hình thức nhất định, ngược lại, hợp đồng đó sẽ
không có hiệu lực. Vì thế, yếu tố hình thức hợp đồng kinh doanh
và ảnh hưởng của nó đến hiệu lực của hợp đồng sẽ rất quan
trọng trong các hoạt động kinh doanh.
ình thức của hợp đồng là cách thức thể hiện ý chí ra bên ngoài
dưới hình thức nhất định của các chủ thể hợp đồng. Thông qua
cách thức biểu hiện này, người ta có thể biết được nội dung của
giao dịch kinh doanh đã xác lập. Hình thức của hợp đồng có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng trong tố tụng, bởi đó là chứng cứ xác
nhận các quan hệ kinh doanh đã và đang tồn tại giữa các bên, từ
đó xác định trách nhiệm khi có vi phạm xảy ra. Hình thức của hợp
đồng có thể là lời nói, văn bản hoặc các hành vi cụ thể. Trong
trường hợp pháp luật có quy định giao dịch kinh doanh phải được
thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc phải được công chứng,
chứng thực, đăng ký hay xin phép thì các bên phải tuân thủ quy
định về hình thức khi ký kết hợp đồng.
Có thể nói, hình thức hợp đồng được hiểu là sự thể hiện nội dung
của hợp đồng và những thủ tục mà pháp luật quy định bắt buộc
các bên giao kết hợp đồng phải tuân thủ khi ký kết một số loại
hợp đồng nhất định.
Việc đưa ra hình thức bắt buộc đối với một số loại giao dịch là
nhằm mục đích lưu ý các bên cần thận trọng hơn khi giao kết
kinh doanh và nhằm đảm bảo tính rõ ràng của việc tồn tại các
giao dịch kinh doanh, quyền và nghĩa vụ cũng như đặc điểm của
quan hệ pháp luật kinh doanh.

Một trong các vấn đề mà các chuyên gia về pháp luật kinh doanh
quan tâm là hình thức hợp đồng có ảnh hưởng đến hiệu lực của
hợp đồng như thế nào. Về vấn đề này, pháp luật của các nước
có những quan điểm và cách tiếp cận khác nhau.
Ở nhiều nước trên thế giới, pháp luật có những điều khoản cụ thể
đối với một số hợp đồng, bắt buộc từng loại phải được thể hiện
bằng hình thức nhất định, nếu vi phạm quy định này, hợp đồng
đã ký kết sẽ không có giá trị pháp lý. Vi phạm các quy định bắt
buộc về hình thức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến pháp luật và trật tự
công. Vì vậy, chừng nào sự thống nhất của các bên chưa được
thể hiện bằng những hình thức nhất định theo đòi hỏi của pháp
luật thì chừng đó chưa có hợp đồng. Pháp luật một số nước coi
sự vi phạm về hình thức là vi phạm lợi ích công cộng nên hợp
đồng vô hiệu tuyệt đối. Ví dụ, pháp luật của Đức đã đưa ra các
đòi hỏi đầu tiên là phải tuân thủ nghiêm ngặt điều kiện về hình
thức để nhằm bảo vệ những người không có kinh nghiệm đối mặt
với những tình huống bất ngờ, cũng như để hạn chế phương
pháp chứng cứ. Tuy nhiên, việc pháp luật quy định hợp đồng phải
được thiết lập bởi những hình thức nhất định sẽ vô tình tạo nên
khoảng cách nhất định giữa sự thỏa thuận mong muốn của các
bên với hiệu lực của hợp đồng. Hay ở một số nước theo hệ thống
luật Anh - Mỹ (common law), người ta quan niệm hình thức văn
bản là bắt buộc đối với các hợp đồng có giá trị. Đơn cử Anh và
Úc, hợp đồng bắt buộc phải được lập thành văn bản khi giá trị
của nó lớn hơn 10 bảng Anh. Quy định này xuất phát từ hệ thống
luật án lệ coi các văn bản hợp đồng có giá trị bắt buộc và có tính
chất như luật đối với các bên và đó chính là căn cứ cơ bản để cơ
quan có thẩm quyền xem xét giải quyết tranh chấp. Nhờ đó, hợp
đồng ở các nước này được soạn thảo rất chặt chẽ.
Một số nước theo hệ thống luật lục địa (continental law) như

Pháp, Thụy Sỹ thì coi tự do ký kết hợp đồng là nguyên tắc cơ
bản. Ở các nước này, sự thoả thuận thể hiện ý chí chung của các
bên đã là điều kiện đủ để hình thành nên hợp đồng, cho dù chúng
được thể hiện dưới bất cứ hình thức nào. Nguyên tắc này coi
trọng “chữ tín”, nghĩa là khi đã cam kết điều gì thì các bên phải tự
giác thực hiện. Thực tế này đã giúp loại bỏ các trường hợp hợp
đồng bị vô hiệu vì có vi phạm về hình thức.
Có lẽ do không coi hình thức là điều kiện xác định tính hợp pháp
của hợp đồng mà luật của nước Pháp có sự phân biệt giữa giao
dịch kinh doanh không có hiệu lực với giao dịch kinh doanh do
không tuân thủ theo thủ tục nhất định (mà trên thực tế dù hợp
đồng có hiệu lực song lại không thể chứng minh được, hoặc
không đủ chứng cứ để chứng minh trước toà án về sự tồn tại của
hợp đồng khi có tranh chấp). Tuy nhiên, sự phân biệt giữa giao
dịch kinh doanh không có hiệu lực và giao dịch kinh doanh có
hiệu lực nhưng không thể chứng minh được trên thực tế là không
lớn, bởi nếu giao dịch có hiệu lực nhưng không thể chứng minh
được một cách dễ dàng thì rất khó khăn để xác định sự tồn tại
của nó, mà chỉ có thể được xác định khi có sự thừa nhận của các
chủ công ty mà thôi. Vì vậy, để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp
của mình, các chủ công ty Pháp thường ký kết hợp đồng bằng
văn bản cho dù pháp luật có đòi hỏi hay không.
Hệ thống pháp luật của Đức lại hoàn toàn khác. Mặc dù, hình
thức của giao dịch kinh doanh không có chức năng chứng cứ,
nhưng vi phạm điều kiện về hình thức sẽ đưa đến sự vô hiệu của
hợp đồng. Sự giải thích duy nhất đối với việc trói buộc một chế tài
mạnh như vậy là do nhà làm luật quan tâm tới việc bảo vệ các
bên trước những tình huống bất ngờ. Do đó, Đức đã đưa vào
phần chung của Bộ luật dân sự nguyên tắc: giao dịch pháp luật
không được thực hiện bằng hình thức hợp pháp thì sẽ bị vô hiệu

hoặc không có giá trị. Điều này được lý giải là các đòi hỏi hình
thức được dự liệu để nhằm bảo vệ những người không có kinh
nghiệm trước sự bất ngờ, cũng như hạn chế phương pháp chứng
cứ. Luật dân sự Việt cũng có cách tiếp cận như vậy về hình thức
hợp đồng.
Đối với các giao dịch thương mại, khuynh hướng của các nước
thuộc hệ thống luật châu Âu là hướng tới sự không bắt buộc về
hình thức. Khuynh hướng này đã được thể hiện rất rõ trong
nguyên tắc hợp đồng thương mại quốc tế, theo đó không có sự
bắt buộc về hình thức của hợp đồng. Ngược lại, ở Mỹ, Bộ luật
thương mại đòi hỏi hợp đồng mua bán hàng hoá phải thể hiện
bằng văn bản nếu giá cả vượt quá một con số xác định và hướng
tới mục đích tất cả các giao dịch đều phải được thể hiện bằng
văn bản.
Như vậy, không có hệ thống pháp luật nào có thể miễn trừ hoàn
toàn các đòi hỏi về hình thức, song việc có thừa nhận hình thức
là điều kiện hiệu lực của hợp đồng hay không lại phụ thuộc cách
tiếp cận vấn đề của pháp luật từng nước. Do vậy, trong giao dịch
kinh doanh, trước khi tiến hành ký kết hợp động kinh doanh với
các đối tác nước ngoài, bạn cần xem xét và nắm vững các quy
định pháp luật về hợp đồng của nước đó. Một lời khuyên đối với
các công ty là khi ký kết Hợp đồng kinh doanh quốc tế, công ty
nên thoả thuận với đối tác để luật điều chỉnh Hợp đồng là luật của
nước mình. Có như thế, khi có tranh chấp xảy ra, công ty sẽ đỡ
mất thời gian tìm hiểu pháp luật nước ngoài và có thêm lợi thế để
giải quyết các vướng mắc phát sinh.
Sau cùng, văn hoá và trình độ kinh doanh của mỗi công ty thể
hiện ở việc giao tiếp trong đàm phán và ký kết hợp đồng. Đó là
mối quan hệ giữa người bán và người mua, là văn hoá trong giao
tiếp với khách hàng, với đối tác kinh doanh. “Lời chào cao hơn

mâm cỗ”, bạn nên thể hiện sự tôn trọng khách hàng và đối tác
qua sự chặt chẽ và nghiêm túc của các bản hợp đồng. “Xây dựng
và chuẩn bị các bản hợp đồng kinh doanh cũng đồng nghĩa với
thành công trong các giao dịch kinh doanh và thiết lập hình ảnh
đẹp về công ty trong con mắt đối tác”- một chuyên gia pháp luật
của Mỹ đã nhận định như vậy.