Nghệ thuật đàm phán, kỳ 1 ppsx

Nghệ thuật đàm phán, kỳ 1.


Đàm phán là một hoạt động gắn với mọi quan hệ giữa người với người
mà hàng ngày chúng ta vẫn tiến hành và nhiều khi tiến hành một cách
trực giác không kịp có thời gian suy nghĩ đến.
Trong lĩnh vực quản lý đàm phán là một bộ phận không thể tách rời
mang lại thành công hay thất bại cho bạn cũng như doanh nghiệp.
Mỗi người chúng ta có thể dễ dàng nhớ lại vô vàn tình huống trong lĩnh
vực nghề nghiệp hay trong cuộc sống riêng tư. Ai mà chẳng đã phải đối
đầu với những áp lực (cuộc chiến cân não), ai mà chẳng đã từng là nạn
nhân của những thói lừa bịp, mưu mẹo và các thủ đoạn đe dọa hay giật
dây. Bắt buộc phải nhượng bộ trong những tình huống đó, chúng ta đều
giữ lại trong người một nỗi niềm cay đắng và tự hứa sẽ không bao giờ để
rơi vào tình trạng đó.
Nhưng cũng từ đó dần hình thành nên một nhận thức mang tính sung đột
với đàm phán và cuối cùng đưa đến một cách đối sử dựa trên sự thiếu tin
cậy giữa các bên. Quyền lợi ích kỷ bản thân, thiếu một thái độ thông
cảm độ lượng đối với các lợi ích của các đối tác trong đàm phán và đàm
phán gần như thu hẹp vào một sự so sánh lực lượng giữa các bên. Người
ta có thể dễ dàng hình dung những tổn hại do những thái độ tương tự đối
với đàm phán có thể gây ra. Vậy có thể tránh không để bị lôi cuốn vào
những lệch lạc ấy không? Tránh những cạm bẫy của trực giác? Kẻ yếu,
kẻ mạnh có ngồi vào bàn thương lượng được không? Những công trình
nghiên cứu về đàm phán xuất phát từ các trường đại học Mỹ và rồi lan ra
toàn thế giới.
Đối với mỗi người chúng ta, đó là một khả năng đem lại cuộc sống. Dù
muốn hay không, những giờ phút đầu tiên trong đời và suốt một đời
người chúng ta thèm muốn đạt được nguyện vọng và ước mong bằng
cách thích nghi với các điều bó buộc của hoàn cảnh xã hội và vật chất
chung quanh ta. Nếu chúng ta không đạt được điều chúng ta mong

muốn, đó là do trật tự đã sắp đặt và chúng ta phải cải tiến không ngừng
năng lực, sự tinh thông để đàm phán, thỏa thuận với người khác làm sao
để được hài lòng hơn là không thương lượng.
Thế nào là một đàm phán thành công
- Khi một cuộc đàm phán không đi đến kết quả, việc nhận sét kết quả
thất bại thường đi đôi với việc người ta nhận ra đã mất những gì? Và khi
sự việc đã qua, sự tức giận dịu lại người ta bắt đầu suy nghĩ, đi tìm một
lối thoát, một sự thỏa hiệp cũng như những biện pháp để đạt tới. Điều
này là một phần của quá trình đàm phán. Thất bại không có nghĩa là tan
vỡ, có thể một biện pháp đúng đắn lúc này là tạm ngừng cuộc đàm phán
khi người ta cảm thấy bế tắc, hoặc đang bị lạm dụng. Cắt đứt đàm phán
là chối bỏ, một việc không dễ chịu chút nào, để lại những vết hằn không
dễ xóa bỏ.
- Vì người ta trong bất kỳ tình thế như thế nào, chiến tranh hay cạnh
tranh. . . cuối cùng cũng phải ngồi lại với nhau quanh bàn đàm phán.
Trong cuộc gặp các nghi thức được đặt ra, các thủ đoạn, mưu kế có
trước và người tham gia có thể học hỏi lẫn nhau ở những điều không nói
rõ ra và quy định các điều kiện tiếp nhận đề nghị của nhau.
- Thắng, chống lại hay cùng đi tới là câu hỏi đặt ra trong cuộc đàm phán.
Ai chẳng có cảm giác hài lòng sau khi đã “giành” được một khoản hạ
giá đáng kể hay những sự dễ dàng phụ thêm trong cuộc thương lượng
mua bán tài sản có giá trị (nhà, xe. . .) Nhưng những cuộc đàm phán ấy
không lặp lại, dĩ nhiên chúng ta có xu hướng ích kỷ, chỉ muốn dành
nhiều phần lợi cho mình mà thiệt thêm cho người khác. Đó là một trò
chơi mà kết quả bằng không, vì trong đó điều người này thắng thì người
khác thua thiệt và cũng có khi ngược lại: kẻ ngoài cười nụ, người trong
khóc thầm. Nhưng chúng ta không nên quan tâm nhiều tới điều đó vì
chúng ta thường không quan tâm đến đối tác sau cuộc đàm phán. Nhưng
nó sẽ hoàn toàn khác đối với những cuộc đàm phán diễn ra với những
người thân thiết như họ hàng, cha mẹ, hay bè bạn trong cuộc sống riêng

tư cũng như các cuộc đàm phán sảy ra không ngừng trong cuộc sống
nghề nghiệp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. . . Chúng ta không
được phép không biết đến điều gì sảy ra với đối tác sau khi đàm phán
kết thúc. Nếu họ không hài lòng, thậm chí hụt hẫng, chắc hẳn họ sẽ
không sẵn sàng đến với chúng ta trong các cuộc đàm phán sau và cách
cư sử của họ sẽ bị ảnh hưởng hoặc họ lẩn tránh không chịu thương
lượng với ta hoặc họ sẽ tìm cách ăn miếng trả miếng.
Những cuộc đàm phán thường xuyên đó sẽ nằm trong mối quan hệ mà
chúng ta muốn thiết lập. Muốn củng cố, muốn làm cho tốt hơn. Trước
hết đó là dịp tạo ra giá trị cung cấp các giải pháp cho các vấn đề khó
khăn, cách giải quyết các cuộc sung đột hoặc tạo ra những cơ hội để phát
triển. Tiếp đó là tìm ra cách hai bên tiếp nhận được để cùng nhau chia sẻ
giá trị đã được tạo ra một cách không nhất thiết phải là công bằng và
bình đẳng giữa các bên.
Vậy nếu người ta thừa nhận rằng những người đàm phán với chúng ta
hôm nay sẽ cũng là những người đàm phán sau thì đó là một cuộc đàm
phán tốt, các bên tham gia đều tự coi như những người thắng cuộc. Cuối
cùng thì các bên đàm phán có thể phát biểu “Tất cả chúng ta cùng tiến”
hoặc “Họ đã nghe chúng ta, họ đã thông cảm những yêu cầu của chúng
ta”, “Họ là những người cứng rắn nhưng cũng là những người đúng
mực”, “Không ai mất thể diện”, “Điều đó khuyến khích những lần đàm
phán sau”
Đây là một trong những cách đơn giản dùng để minh họa các cuộc đàm
phán trong đó tất cả đều hài lòng, tuy rằng hài lòng theo các cách khác
nhau. Hài lòng có thể đánh giá ở mức độ phần lớn các điều mong muốn
đều đạt được trong khi bên kia kém hài lòng hơn nhưng cũng đánh giá
kết quả đàm phán đã cải thiện tình cảm của họ và ấp ủ hy vọng sẽ thu
được nhiều lợi hơn trong các cuộc đàm phán sau.
Trên thực tế, cum từ win-win (các bên đều thắng) che dấu một tình trạng
khó sử (dilemne) cha tất cả các bên tham gia đàm phán. Chúng ta không

chỉ ích kỷ (muốn có lợi hơn người khác) tuy biết rằng nếu người khác
không được gì thì quá trình đàm phán chấm dứt, do đó cần có một tấm
lòng vị tha để tiếp tục cuộc chơi (sự trao đổi). Tài khéo léo của người
đàm phán một phần ở chỗ biết cách làm chủ nghịch lý này. Người ta
thấy rõ cái khó là làm sao dẫn dắt quá trình trong khi phải vượt qua vô
số trở ngại, tránh được các cạm bẫy, để đưa người đối thoại tiếp nhận
những đề nghị của mình đưa ra một cách không ích kỷ và cũng là để đáp
ứng những nguyện vọng hoặc lợi ích của chính họ.
Quá trình đàm phán là một nghệ thuật. Người đàm phán phải làm thay
đổi nhận thức của người đối thoại với các vấn đề mấu chốt trong nội
dung đàm phán (các vấn đề được-thua) và đối với các lợi ích tương ứng
bằng cách sử dụng và các nguồn lực và kỹ thuật giao tiếp cùng với nghệ
thuật thuyết phục.
- Khi nào hai bên đều thắng? Những bài học kinh điển chủ yếu nêu ra ba
tình huống.
+ Khi các bên đàm phán cùng đi đến lợi ích chung và cùng nhau chia sẻ
thắng lợi một cách đúng đắn.
+ Khi mỗi bên đàm phán đều đánh giá rằng họ đã hài lòng và đã giành
được điều quan trọng nhất đối với họ.
+ Cuối cùng khi một bên đàm phán đánh giá rằng điều đã giành được
bằng thương lượng, dù không thỏa mãn hoàn toàn nguyện vọng của
mình, cũng lớn hơn điều đã có nếu không đàm phán.
Trong một cuộc đàm phán khi tạm ngừng hoặc thất bại luôn được nhìn
nhận như một cuộc tạm nghỉ, và việc nối lại là không thể tránh được nếu
mối quan hệ giữa hai bên không bị tan vỡ.
Dưới đây là những kỹ năng chỉ ra giúp bạn có một cuộc đàm phán hiệu
quả, đi đến thắng lợi dành tốt, lâu dài dành cho cả hai bên.
1. Trước khi đàm phán nên suy nghĩ trước đã.
Trước tiên và quan trọng nhất là cần biết được điều mong muốn của
mình là gì, trong cuộc đàm phán cần phải biết điều gì là quan trọng nhất.

Đồng thời cũng phải tìm hiểu rõ đối tượng đàm phán: mình sẽ phải
thương lượng với ai đây, và nếu kết quả đàm phán không hài lòng thì
mình sẽ làm gì? Người ta cố gắng tìm những cách làm đối tượng đàm
phán không thể không hài lòng. Có những câu hỏi đặt ra cần phải giải
đáp trước khi tiến hành đàm phán để có được một kết quả thành công.
Cần đưa ra các yếu tố năng động của một cơ chế phù hợp và dễ thuyết
phục người đối thoại. Khi người ta lựa chọn một giải pháp là bởi vì giải
pháp đó đã chứng tỏ là tốt hơn cả và như vậy người ta sẽ cảm thấy mình
thắng mặc dù giải pháp ấy không thể hoàn toàn thỏa mãn được tất cả
mọi nguyện vọng.
2. Nhận thức về vấn đề đang cần đàm phán.
Sẽ có một chút giao động khi bắt đầu tranh luận, đến một lúc nào đó
người ta tự hỏi “Người ta đang nói về vấn đề gì đây, thực sự vấn đề là ở
chỗ nào? Vấn đề đang tranh luận có phải là đề tài đang cần đàm phán
không?”\
Và mỗi bên đều có những nhận thức khác nhau về cùng một vấn đề. Và
trước hết phải tìm xem phía đối tác trong đàm phán xem xét vấn đề như
thế nào, họ nhận thức tình thế ra sao và đâu là những khả năng đưa đến
kết quả của đàm phán. Và đối tác cũng không do dự gì để trình bày quan
điểm của họ, cách nhìn nhận sự việc của họ và cách làm của họ như thế
nào để thúc đẩy cuộc thảo luận tiến tới. Và như vậy họ mở cửa để ta có
thể nhìn nhận lại sự việc và cung cấp những yếu tố hữu ích cho bạn khi
muốn thay đổi cách nhìn nhận của họ. Họ sẽ tập trung lý lẽ vào vấn đề
cốt tử ấy để dành bằng được thắng lợi về phía họ. Bản thân chúng ta
cũng nhìn nhận về vấn đề mấu chốt đó như thế nào và sẽ quyết định lập
trường đàm phán của chúng ta. Điểm mấy chốt được xem như điểm ăn –
thua trong thương lượng nên sẽ có thái độ mềm dẻo để không tổn hại
đến vấn đề chính.
Lập trường đàm phán. Đưa ra một lập trường đàm phán có thể là một
chiến thuật muốn uy hiếp đối phương chứng tỏ sức mạnh và quyết tâm

hoặc đưa ra những yêu sách rồi sau đó hạ dần trong thương lượng thì
vừa. Và như vậy thường càng làm cho tình huống sấu hơn. Vậy phải đối
sử ra sao khi gặp phải những đối tượng “lên gân” khăng khăng bám giữ
lập trường lên gân của mình? Trước hết không nên đem lập trường của
ta ra đối chọi nếu người ta muốn tránh một cuộc “chiến tranh lập
trường”
Cạm bẫy của các cuộc đàm phán giả tạo. Cái này diễn ra rất nhiều ở các
đàm phán trong quản lý, giữa giới chủ và công nhân. Và để tránh hiện
tượng này ta nên đưa ra quan điểm then chốt đồng thời tìm hiểu lập
trường đàm phán từ phía bên kia thông qua các “small talk” (những cuộc
nói chuyện nhỏ) hoặc những cuộc họp thu hẹp.
Và ai cũng biết rằng đã bước vào đàm phán hay bất cứ cuộc thương
lượng nào cũng phải có nhân nhượng, chiếu cố lẫn nhau. Đây là những
yếu tố sẽ góp phần lớn việc thiết lập quan hệ giữa các bên khi bước vào
đàm phán.
3. Đối tượng đàm phán với bạn.
Biết rõ người sẽ đàm phán với mình là việc làm đầu tiên trước khi bắt
đầu công việc. Ngay cả đối với những người đã thân thiết từ trước hay
đã gặp nhiều lần. Lao vào đàm phán mà biết rất ít về những người sắp
đàm phán với mình có thể gây nên thất vọng, đặc biệt là những đối
tượng có nên văn hóa khác nhau.
Bản sắc nghề nghiệp. Anh ta đại diện cho ai, quyền uy như thế nào? Cấp
bậc, có đủ thẩm quyền để thương lượng với ta không? Và một điều cũng
không kém phần quan trọng đó là người ta sẽ cố tìm hiểu thể thức điều
hành cuộc đàm phán của người đối thoại. Và quá trình đi đến quyết định
đối với anh ta là như thế nào? Những cấm kỵ và những nghi thức phải
tuân thủ trong văn hóa của người đối thoại?
Chắc chắn không dễ gì một lúc mà biết được mọi thứ trên nhưng ta tự
nhủ điều đó dần dần sẽ phải được tìm hiểu thêm trong quá trình đàm
phán. Và cái khó là nếu không biết các cơ chế này thì chúng ta rất dễ đi

đến sử sự vụng về. Và hậu quả đàm phán co lại và đi đến bế tắc. Và như
vậy người ta không tìm thấy cái đang tìm.
Người đàm phán phải làm chủ được cảm súc của mình và của người đối
thoại với mình. Mục tiêu đầu tiên là xác lập nền tảng quan hệ nhiều mặt,
đóng trước những biểu hiện dè dặt, lấp lửng của người đối thoại, vô hiệu
hóa thái đội nghịch thường che giấu kỹ. Biết lắng nghe và độ lượng mới
giúp bạn có được điều này.
4. Điều bạn thực sự mong muốn và điều gì là quan trọng với người
khác?
Có nhiều trường hợp người ta đi vào đàm phán thường che giấu những
mong muốn và nhu cầu thực một cách vô tình hay hữu ý. Thậm chí các
bên đề ra rất cao và kiên quyết để dương cao thanh chắn và tạo nên mối
tương quan lực lượng trong đàm phán tùy thuộc vào lời lẽ cay độc và
năng lực hăm dọa của người đối thoại.
Bậc thang lợi ích. Bao giờ cũng có bảng phân chia lợi ích từng vấn đề
theo thứ bậc trên dưới tùy theo mức độ quan trọng mà mỗi bên đòi thỏa
mãn. Và rất may các bảng này ở mỗi bên lại khác nhau. Và điều quan
trọng là người ta có thể phải bộc lộ mục tiêu ưu tiên của mình hay che
giấu nó đến phút cuối mà chúng ta khó biết được. Ở đây mỗi bên đều đặt
ra cho mình ngưỡng tới hạn của một vấn đề hay vùng thỏa thuận chấp
nhận được. Mà phía bên kia đáp ứng được là có thể chấp nhận được.
5. Bạn sẽ làm gì nếu không đạt được những điều đáng kể đối với bạn?
Chúng ta đều đồng ý rằng nếu thấy trước thất bại, người ta sẽ không mấy
khi bỏ công sức để cố làm một công việc gì đó. Không biết phải làm gì
nếu đàm phán không thành công thì cũng rất nguy hiểm, vì người ta có
nguy cơ phải miễn cưỡng nhận những điều kiện ít thỏa mãn, vì không có
sự lựa chọn nào khác hoặc không dự liệu một giải pháp lùi.
Có lẽ không cần phải đàm phán khi người ta dự cảm thấy đàm phán sẽ
đem lại kết quả không mỹ mãn bắc cách làm khác, không nhất thiết phải
đàm phán. Trong đàm phán nếu thấy trước một kết quả là một bước lùi

hay tệ hơn là phương án sẽ đưa ra để thương lương (gọi là BATNA =
best alternative to negotiated agreement = phương án tối ưu đem ra trao
đổi) thì người ta không nên thương lượng làm gì.
Mỗi bên đều có một batna riêng và dương cao nó nhằm giảm nhẹ các
phương án lựa chọn của đối phương, mục đích để dẫn đối phương tiếp
thu đề nghị của mình đưa ra. Và bên nào cũng cố gắng như vậy. Và
tương quan này đặt ra ai sẽ mất nhiều hơn nếu đàm phán thất bại, tạo ra
các tình huống no-deal (cắt cầu) và khi hai bên căng thẳng có khi tới
mức đánh bài ngửa thì khi đó có lẽ các phương án được cởi mở hơn, khi
đó những nhân nhượng từ hai phía dễ đặt ra hơn. Hai bên cùng nhau ước
lượng xem nếu không đi đến thỏa thuận thì mỗi bên sẽ mất gì và có lẽ
đối tác của bạn cũng sẽ đồng ý?
6. Thái độ trong đàm phán.
Trong đàm phán, cách đối sử của mỗi chúng ta mỗi người một khác, vì
chúng tùy thuộc vào những kiểu sống và tính cách của mỗi người chúng
ta. Không ai tránh được lệch lạc trong lĩnh vực quan hệ giữa cá nhân với
nhau, sự đối đầu ngay cả với người thân thiết hoặc trong gia đình, có thể
sảy ra gay gắt, những lý lẽ hợp lý nhiều lúc bị những cảm súc không hợp
thời che lấp và tạo nên những tình huống sung đột. Dẫn đến những nhận
thức sai lầm hay những hành động không kiểm soát được. Sự lừa bịp
trong đàm phán thường sảy ra trong các quan hệ xã hội, và quá trình
đàm phán chứa đựng nhiều cạm bẫy. Và che dấu thủ đoạn của mình là
một bộ phận trong đàm phán. Trong lúc này thái độ điềm tĩnh và làm
chủ được mối quan hệ thiết lập được là điều rất quan trọng để có được
quyết định đúng. Cái này chỉ có được thông qua rèn luyện trong đàm
phán mà có.
Thái độ ân cần có đi có lại (nhân nhượng) là điều thiết yếu để đạt được
mục đích chủ yếu trong đàm phán. Mọi cuộc đàm phán đã chứng tỏ rằng
cách ứng sử ích kỷ hay cạnh tranh đều ít đe lại sự thỏa mãn lâu dài cho
cả hai phía. Cuộc đàm phán có đi có lại làm điều kiện cho sự phát triển

tốt và tính vững bền của mối quan hệ tin cậy lẫn nhau. Vào lúc thích hợp
người ta có thể không chấp nhận bất kỳ thủ đoạn nào gây mất ổn định
trong đàm phán, và tố cáo ngay khi chúng xuất hiện. Một thái độ ân cận
phải chăng là phương tiện truyền tải tình cảm tốt nhât?
7. Kết thúc thương lượng.
Sau các quá trình thương thảo và nhân nhượng lẫn nhau. Và có khi trong
đàm phán người ta cố gắng đáp ứng nhu cầu chủ yếu của đối phương
bằng cách nào đó để dành được sự nhân nhượng hay một sự thỏa ước
theo yêu cầu chủ yếu của mình. Và khi đó đàm phán đi đến bước ký kết,
cam kết các thỏa thuận đã đạt được.
Trường hợp không thỏa thuận được chủ yếu là do một trong hai phía
không thỏa mãn được các mục tiêu của mình và tin rằng phía đối tác có
thể cố gắng hơn nữa.
Mềm dẻo trong mối quan hệ. Đôi khi trong đàm phán sự cứng rắn trong
lập trường của phía đối phương gây ra nhiều căng thẳng thậm chí bế tắc.
Khi đó có thể chúng ta đưa ra một lời khước từ một cách từ tốn rằng “có
lẽ có trục trặc gì đó và tôi sẵn sàng xem sét lại đầu đuôi sự việc, nhưng
tôi không chấp nhận sự đe dọa cũng như anh khỏi cần khởi kiện”.
Nhưng sau khi lấy lại bình tĩnh bạn có thể chứng tỏ mình mềm dẻo
bằng những quan hệ khiêm nhường, nhã nhặn, thanh thản và có tình thần
xây dựng.
Vai trò của người đi đàm phán là đạt mục tiêu đề ra. Dù mục tiêu đó có
đạt được một phần cũng do người đối thoại với mình. Cần kiềm chế tính
hung hăng gây gổ của người đối thoại nhằm vào cá nhân bạn. Mà
nguyên nhân gây ra tính hung hăng cũng có thể do chính sự vụng về từ
phía bản thân bạn thể hiện qua câu nói, hay những nguyên nhân khác mà
bạn chưa biết. Và nếu căng thẳng tồn tại và diễn ra giai dẳng thì cách tốt
nhất là nên tránh đi chỗ khác, tạm hoãn đến thời điểm dịu bớt để tiếp
tục.
Điểm cuối cùng cần nhắc lại trong một đàm phán bền vững và phát triển

là một cuộc đàm phán mà trong đó có sự nhân nhượng giữa các bên, đạt
được đa số các nhu cầu chủ yếu của mỗi bên. Đó mới là một đàm phán
thành công.
Kỳ II của mục này sẽ nêu bật các tình huống đàm phán cụ thể trong quản
lý và các cách giải quyết hợp lý thuận lợi cho cả hai bên.